Regulamin przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych 1

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 37 Rektora Akademia Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowice z dnia r. ws. wprowadzenia Regulaminu przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych i zagranicznych Regulamin przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych 1 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy Regulamin obejmuje wnioskowanie i realizację projektów badawczych, zwanych dalej projektami, finansowanych lub dofinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych, pozyskiwanych w ramach konkursów ogłaszanych przez instytucje i podmioty finansujące naukę. 2. Wnioskodawcą jest Akademia Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach (AWF Katowice) występująca jako jednostka naukowa w charakterze jedynego wnioskodawcy lub lidera albo partnera konsorcjum. 3. Projektodawcą jest pracownik Uczelni lub inna osoba fizyczna, która za Prorektora ds. nauki uzyskała prawo realizacji projektu badawczego w Uczelni. 4. Dokumenty związane z wnioskowaniem i realizacją projektu finansowanego lub współfinansowanego ze środków krajowych lub zagranicznych powinny być sporządzone w języku polskim. Jeżeli program wymaga sporządzenia wniosków w innym języku niż polski, Projektodawca jest również zobowiązany do przedstawienia przetłumaczonych dokumentów. 5. Dokumenty związane z wnioskowaniem i realizacją projektu podpisywane są przez Rektora AWF Katowice lub osoby działające na mocy pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora. 2 Wnioskowanie o finansowanie lub współfinansowanie projektów ze środków krajowych lub zagranicznych 1. Projektodawca zamierzający ubiegać się o środki krajowe lub zagraniczne na realizację projektu składa w Biurze Transferu Technologii (BTT) formularz pn. Zgłoszenie projektu, stanowiące załącznik nr 1 oraz Oświadczenie w sprawie przetwarzania danych osobowych, stanowiące załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 2. W/w Zgłoszenie projektu dotyczy również sytuacji, w których AWF Katowice jest przewidywany jako partner konsorcjum (wniosek składa inny podmiot), a zasady programu oraz charakter udziału AWF Katowice w projekcie nie przewidują na etapie wnioskowania konieczności zawierania umowy pomiędzy partnerami. 3. Projektodawca składa Zgłoszenie projektu, na co najmniej 2 miesiące przed ostatecznym terminem złożenia wniosku do konkursu. 4. Decyzję w sprawie przygotowania wniosku podejmuje Prorektor ds. nauki.

2 5. Po uzyskaniu zgody na przygotowanie wniosku, Projektodawca we współpracy z BTT przygotowuje kompletny wniosek. 6. W celu prawidłowego przygotowania wniosku i jego realizacji może zostać powołany Zespół roboczy, który na wniosek Kierownika BTT powołuje Rektor. 7. Zespół roboczy mogą tworzyć: - pracownik BTT (pełniący funkcję przewodniczącego Zespołu), - projektodawca, - pracownik Kwestury, - pracownik Działu Spraw Pracowniczych i Płac, -pracownik Działu Inwestycji, Funduszy Europejskich i Zamówień Publicznych (w przypadku gdy wystąpi konieczność dokonania zakupu wymagającego procedury zamówienia publicznego), - pracownicy działów merytorycznie związanych z tematyką projektu, - przedstawiciele konsorcjum, o ile zaistnieje taka konieczność. 8. Do zadań Zespołu roboczego należy pomoc informacyjna, doradcza i organizacyjna celem zapewnienia zgodności wniosku z zasadami konkursu i wytycznymi programu. 9. Do zadań BTT należy przede wszystkim: - koordynowanie pracami Zespołu roboczego, - niezwłoczne przekazanie Prorektorowi ds. nauki Zgłoszenia projektu, Karty projektu wraz z wnioskiem, do oceny zasadności złożenia wniosku, a po uzyskaniu decyzji niezwłoczne przekazanie jej kierownikowi projektu, - gromadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej projektu, - niezwłoczne przekazywanie do działu Kwestora kopii umowy o dofinansowanie i ewentualnych aneksów, jak również wszystkich dokumentów finansowych, - weryfikacja zgodności wydatków z umową o dofinansowanie, - współpraca z Kierownikiem projektu, - współpraca z partnerami Konsorcjum, o ile w celu realizacji projektu zostało powołane Konsorcjum, - aplikowanie do instytucji finansującej o dokonanie zmian w projekcie na wniosek Kierownika projektu, - sporządzanie okresowych i końcowych wniosków o płatność, - sporządzania okresowych i końcowych raportów z realizacji projektu, - przygotowywanie wniosków o przeprowadzanie audytu zewnętrznego, - niezwłoczne informowanie Prorektora ds. nauki o nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu. 10. Projektodawca składa Kartę projektu, stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu, wraz z gotowym wnioskiem do BTT co najmniej na dwa tygodnie przed obowiązującym terminem składania wniosków. 11. Decyzję w sprawie złożenia wniosku do instytucji organizującej konkurs podejmuje Rektor lub osoba działający z upoważnienia Rektora. 12. BTT prowadzi ewidencję składanych wniosków.

3 3 Realizacja projektów 1. Projektodawca niezwłocznie przekazuje do BTT wszelkie informacje dotyczące wszystkich etapów oceny wniosku przez instytucję finansującą oraz przyznania dofinansowania. 2. W przypadku przyznania dofinansowania BTT koordynuje działania zmierzające do zawarcia umowy o dofinansowanie, a w szczególności: - przekazuje Rektorowi projekt umowy do zaopiniowania i podpisania, - wraz z Projektodawcą przygotowuje obowiązkowe załączniki lub zleca ich przygotowanie właściwym jednostkom organizacyjnym AWF. 3. Kierownik projektu składa oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 4. Po zawarciu umowy o dofinansowanie pomiędzy Uczelnią i jednostką finansującą, Kierownik projektu otrzymuje szczegółowy zakres obowiązków lub zostaje z nim zawarta umowa. 5. Do obowiązków Kierownika projektu należy w szczególności: - realizacja projektu zgodnie z obowiązującym prawem, umową o dofinansowanie, regulacjami wewnętrznymi Uczelni oraz dokumentami programowymi, - wnioskowanie o powołanie i zatrudnienie zespołu projektowego zgodnie z Regulaminem zatrudniania i wynagradzania osób uczestniczących w Akademii Wychowani Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w realizacji projektów (Uchwała Senatu AWF Katowice Nr AR001 z dnia ), - organizacja i podział zadań personelu projektu oraz ustalenie zasad współpracy pomiędzy personelem projektu a jednostkami realizującymi projekt, - merytoryczne określanie celu wydatkowania środków i składanie zapotrzebowań, z zachowaniem terminów zapewniających realizację postanowień zawartych w umowie, - ścisła współpraca z BTT i przekazywanie na bieżąco do BTT wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu, - niezwłoczne informowanie BTT o konieczności wprowadzenia zmian w projekcie czy nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu, - nadzór nad właściwym rozliczeniem projektu z uwzględnieniem wynagrodzeń, w tym nad sporządzaniem kart czasu pracy osób realizujących projekt, - sporządzanie miesięcznych raportów merytorycznych z wykonanych prac, - przedstawianie dokumentacji projektu w przypadku kontroli projektu przez podmiot zewnętrzny. 4 Przechowywanie dokumentacji 1. Ustala się następujący sposób archiwizowania dokumentacji projektu: - oryginał umowy o dofinansowanie projektu, oryginał umowy Konsorcjum oraz dokumentacja projektu przechowywane są w BTT; - oryginały dokumentacji finansowej dot. projektu przechowywane są, odpowiednio do Zakresu, w Kwesturze lub w Dziale ds. Pracowniczych i Płac;

4 - oryginały dokumentacji przetargowej przechowywane są w Dziale Inwestycji, Funduszy Europejskich i Zamówień Publicznych; - oryginały kart czasu pracy przechowywane są w Dziale Spraw Pracowniczych i Płac; - pozostałe dokumenty związane z realizacją projektu przechowywane są we właściwych jednostkach administracji AWF. 2. Każda jednostka organizacyjna zaangażowana w realizację projektu prowadzi dla niego odrębną dokumentację (segregator/teczkę), umożliwiającą pełny monitoring i kontrolę jego realizacji na każdym etapie. 5 Klauzula informacyjna RODO 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej: RODO, informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych podanych w formularzach stanowiących załączniki do Regulaminu przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych jest Akademia Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach. z siedzibą w Katowicach przy ul. Mikołowskiej 72 a. 2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu iod@awf.katowice.pl 3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z przygotowywaniem wniosku o dofinansowanie projektu i ewentualną realizacją projektu oraz jako niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust.1 lit. f RODO) 4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych poza uprawnionymi na podstawie prawa będą lub mogą być: Biuro Transferu Technologii, instytucje lub osoby współpracujące przy realizacji projektu. 5. Podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa, a w pozostałym zakresie jest dobrowolne, jednakże konieczne dla przygotowania wniosku o dofinansowanie oraz ewentualnej realizacji projektu. 6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania projektu oraz w obowiązkowym okresie przechowywania dokumentacji związanej z projektem. 7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do sprostowania nieaktualnych lub nieprawidłowych danych osobowych, prawo do ich usunięcia, prawo do ograniczonego przetwarzani, prawo do przenoszenia danych. Prawa te może Pani/Pan realizować osobiście w siedzibie Administratora.

5 8. Posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody bez podania przyczyny w dowolnym momencie. W celu złożenia oświadczenia o wycofaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymagane jest przyjście osobiście do siedziby Administratora. 9. W przypadku uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa, w szczególności przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. 10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.

6 Załącznik Nr 1 do Regulaminu przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych - projekt finansowany ze środków krajowych * - projekt finansowany ze środków zagranicznych * * niewłaściwe skreślić 1 Tytuł projektu lub nazwa inwestycji aparaturowej 2 Nazwa programu/ priorytetu/ działania/ konkursu 3 Termin składania wniosków 4 Udział AWF Katowice w projekcie: - jedyny wnioskodawca - Lider - Partner 5 Partnerzy 6 Imię, nazwisko Projektodawcy Osoba do kontaktu 7 Numer telefonu 8 9 Nazwa jednostki organizacyjnej AWF, w której ma być realizowany projekt 10 Wydział 11 Wnioskowana wysokość dofinansowania 12 Przewidywana całkowita wartość projektu w przypadku projektów realizowanych w konsorcjum 13 Przewidywana wartość projektu dla zadań realizowanych w AWF Katowice 14 Przewidywany lista osób zaangażowanych w projekcie i ich funkcje w projekcie 15 Krótki opis projektu Zgłoszenie projektu 16 Czy wymagana jest zgoda Komisji Bioetycznej? 17 Czy wymagana jest zgoda Komisji Etycznej ds. Doświadczeń na Zwierzętach? 18 Opracował: (podpis Projektodawcy) 19 Opinia Kierownika jednostki organizacyjnej (Katedry, Zakładu, Laboratorium), w której ma być realizowany projekt 20 Opinia Dziekana 21 Decyzja Prorektora ds. nauki

7 Załącznik Nr 2 do Regulaminu przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych. - projekt finansowany ze środków krajowych * - projekt finansowany ze środków zagranicznych * * niewłaściwe skreślić 1 Tytuł projektu lub nazwa inwestycji (aparaturowej lub budowlanej) 2 Nazwa programu/ priorytetu/ działania/ konkursu 3 Termin składania wniosków 4 Udział AWF Katowice w projekcie: - Lider - Partner Partnerzy 5 Imię, nazwisko Projektodawcy Osoba do kontaktu 6 Numer telefonu 7 Lista osób zaangażowanych w projekcie z określeniem ich funkcji oraz ze wskazaniem 3 osób kluczowych 8 Nazwa jednostki organizacyjnej AWF, w której ma być realizowany projekt 9 Wydział Karta projektu 10 Całkowita wartość projektu w przypadku projektów realizowanych w konsorcjum 11 Wartość projektu dla zadań realizowanych w AWF w tym: Wnioskowana wysokość dofinansowania Wkład własny AWF: - kwotowy - rzeczowy (obliczony i udokumentowany przez AWF) 12 Wysokość kosztów pośrednich (w %) -obowiązująca wg Zarządzenia Rektora AWF...% -wskazana w regulaminie konkursu...% 13 Wyszczególnienie planowanych kosztów projektu lub szacunkowa wartość inwestycji 14 Opis aparatury planowanej do zakupu wraz z podaniem docelowego miejsca

8 posadowienia oraz szacowaną wartością (jeżeli dotyczy) 15 Wyszczególnienie dodatkowych kosztów związanych z realizacją projektu np. utrzymania inwestycji, koszty zatrudnienia dodatkowych pracowników 16 Proponowane źródło finansowania kosztów niekwalifikowalnych 17 Planowany termin rozpoczęcia realizacji projektu 18 Planowany termin zakończenia realizacji projektu 19 Czy uzyskano zgodę Komisji Bioetycznej? 20 Czy uzyskano zgodę Komisji Etycznej ds. Doświadczeń na Zwierzętach? 21 Krótki opis projektu 22 Opracował: (podpis Projektodawcy) 23 Opinia Kierownika jednostki organizacyjnej, w której ma być realizowany projekt 24 Opinia Dziekana 25 Opinia Kwestora 26 Opinia Kanclerza 27 Decyzja Rektora/Prorektora

9 Załącznik Nr 3 do Regulaminu przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych Oświadczenie Niniejszym oświadczam, że zapoznałem się z umową o dofinansowanie, dokumentami programowymi oraz Zarządzeniem nr... w sprawie Regulaminu przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych i akceptuję obowiązki Kierownika projektu.... data i podpis

10 Załącznik Nr 4 do Regulaminu przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych OŚWIADCZENIE Niniejszym oświadczam, że zapoznałam/-em się z informacjami na temat Administratora i wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Akademię Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach z siedzibą przy ul. Mikołowskiej 72 a, Katowice w celu prowadzenia zadań związanych z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie projektu i jego ewentualnej realizacji.... data i podpis