ZARZĄDZENIE Nr 686/F/2014 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 17 października 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 686/F/2014 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 17 października 2014 r. w sprawie zmiany zarządzenia Nr 622/F/2013 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 11 czerwca 2013 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Urzędu Miejskiego w Słupsku. Na podstawie art.10 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U., z 2013 r. poz. 330, zm. poz. 613, z 2014 r. poz. 768 i poz ) zarządzam, co następuje: W Załączniku do Zasad (polityki) Rachunkowości rozdział X otrzymuje brzmienie: 1. ROZD ZIAŁ X S Z C Z E G Ó Ł O W E Z A S A D Y P R O W A D Z E N I A R A C H U N K O W O Ś C I P R Z Y R E A L I Z A C J I P R O J E K T Ó W Z E Ś R O D K Ó W B U D Ż E T U Ś R O D K Ó W E U R O P E J S K I C H I Ś R O D K Ó W P O C H O D Z E N I A Z A G R A N I C Z N E G O N I E P O D L E G A J Ą C Y C H Z W R O T O W I 1. Ustala się szczegółowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych dla środków europejskich oraz zakładowy plan kont do ewidencji wykorzystania środków europejskich budżetu Miasta Słupska i jednostki budżetowej Urzędu Miejskiego w Słupsku. 2. Zasady prowadzenia rachunkowości środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i środków pochodzenia zagranicznego niepodlegających zwrotowi prowadzi się na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, podstawowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013, poz. 289) oraz w oparciu o uregulowania zawarte

2 w niniejszym zarządzeniu Prezydenta Miasta Słupska w sprawie Zasad (polityki) rachunkowości Urzędu Miejskiego w Słupsku. 3. Przy ustalaniu zasad prowadzenia ewidencji księgowej projektów uwzględnia się zapisy w umowach na poszczególne projekty w zakresie ewidencji księgowej w celu prawidłowego ich rozliczenia. 4. Jednostka Budżetowa Urząd Miejski środki pochodzące ze środków budżetu środków europejskich księguje w taki sam sposób jak pozostałe środki budżetowe Te same zasady obowiązują w zakresie ewidencji środków pochodzenia zagranicznego niepodlegających zwrotowi Środki europejskie i środki pochodzenia zagranicznego przekazywane są do jednostki budżetowej za pośrednictwem rachunku budżetu i są wykazywane na kontach służących ewidencji także innych środków otrzymanych przez jednostkę budżetową na realizację wydatków przy zastosowaniu odpowiedniej klasyfikacji budżetowej. 4.3 W sprawozdawczości budżetowej wydatki ze środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego wykazuje się w sprawozdaniu Rb 28S Na potrzeby ewidencji wydatków ze środków budżetu środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego każdy projekt posiada nazwę i numer zadania budżetowego umożliwiający identyfikację wszystkich operacji gospodarczych realizowanych w ramach projektu Jednostka budżetowa Urząd Miejski ponosi wydatki bezpośrednio z odrębnych rachunków bankowych założonych w banku na potrzeby każdego projektu, na który wpływają środki na wydatki Dla projektów finansowanych ze środków budżetu środków europejskich lub środków pochodzenia zagranicznego, gdzie na część finansowaną z zagranicy udzielana jest zaliczka, jednostka budżetowa Referat Wydatków i Organ prowadzą wspólny jeden rachunek bankowy dla zaliczki w następującym zakresie: 1) w jednostce budżetowej: a) wpływ zaliczki ujmuje się jako środki na wydatki, b) płatności zobowiązań za wykonane roboty, usługi lub dostawy dla wykonawców, dostawców księguje się jako wydatki, c) zwrot niewykorzystanej zaliczki ujmuje się jako zwrot środków na wydatki. 2) w organie: a) wpływ zaliczki ujmuje się jako dochód budżetu, b) płatności księguje się jako środki na wydatki dla jednostki budżetowej,

3 c) niewykorzystana zaliczka podlega zwrotowi do instytucji finansującej w terminie wynikającym z umowy, d) pozostające saldo na na rachunku zaliczkowym projektu potwierdza jednostka budżetowa realizująca dany projekt jako środki przekazane na wydatki, a w organie są to środki przekazane na wydatki, pozostające do rozliczenia. Zapisy księgowe z wyciągów bankowych rachunku zaliczkowego odbywają się jednocześnie w organie i jednostce budżetowej pod datą zdarzenia gospodarczego, angażując odpowiednie konta w organie i jednostce budżetowej Służby finansowe w Urzędzie Miejskim zobowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości dla jasnego, rzetelnego i wiernego wykorzystania i zarządzania środkami europejskimi i pochodzenia zagranicznego Dowody księgowe (faktury, rachunki, listy płac) dotyczące realizacji projektów współfinansowanych z budżetu środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego opisywane są przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizację projektu. Opis winien zawierać nazwę projektu, numer umowy o dofinansowanie, rodzaj wydatku (priorytet, działanie, pozycja budżetu, koszt), opis merytoryczny wydatku, podział wydatków na poszczególne źródła ich finansowania w podziałkach klasyfikacji budżetowej. 4.9 Zasady obiegu dokumentów księgowych określone zostały w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych i zasad oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań, stanowiącej Załącznik Nr 4 do Zasad (polityki) Rachunkowości Urzędu Miejskiego Procedura dokonywania płatności za dostawy, usługi i roboty odebrane w ramach realizowanego projektu powinna obejmować następujące etapy: 1) rejestracja wpływu faktury wraz z protokołem odbioru w centralnym rejestrze faktur, 2) kontrola merytoryczna faktury polega ona na sprawdzeniu, czy zdarzenie gospodarcze przedstawione w dokumencie księgowym jest zgodne z rzeczywistością, zawartymi umowami, procedurami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych i innymi. Ważne znaczenie merytoryczne mają takie szczegóły kontroli, jak: a) prawidłowe nazewnictwo dokonanych operacji, ich symbolika klasyfikacyjna, b) pomiar ilościowy i wartościowy (w tym ceny, stawki itp.), c) informacje o płatności, d) dane o rachunku bankowym, e) identyfikacja podmiotowa i przedmiotowa, f) informacje dodatkowe (np. środki transportu, opakowania, atesty jakościowe),

4 g) sprawdzenie czy kwoty wynikają z harmonogramu rzeczowo finansowego; 3) kontrola formalna faktury polega na sprawdzeniu czy dokument spełnia określone wymogi formalne zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 poz. 1485). 4) kontrola rachunkowa faktury polega na dokładnym sprawdzeniu, czy dane liczbowe na dowodach księgowych są prawidłowo wyliczone rachunkowo zgodnie z zasadami działań matematycznych i obowiązującymi normami (normy zaokrągleń, obliczeń podatkowych itp.). Osoby dokonujące kontroli rachunkowej powinny przeprowadzić obliczenia od początku w sposób prawidłowy, niezależnie od danych wynikowych na dowodzie księgowym. Kontrolujący nie może z góry akceptować sposobów obliczeń bez względu na to, kto je uprzednio wykonywał. Dowód po kontroli rachunkowej nie może już zawierać żadnych błędów rachunkowych. Przeprowadzenie powyższych kontroli musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i podpisu osób sprawdzających. Dokumenty, które nie zostały poddane kontroli i nie spełniają wymienionych wymogów, nie mogą być ani zadekretowane, ani dopuszczone do ewidencji księgowej. Kontrolę przeprowadza się zgodnie z zasadą dwóch par oczu przez dwie osoby ze służb finansowych. W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, kontrolujący: a) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty wystawcy lub właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień, b) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, c) o odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej kwoty lub operacji albo może wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. 5) służby finansowo - księgowe sporządzają dyspozycje przelewów zgodnie z podziałem wydatków dokonanym przez wydział merytoryczny na poszczególne źródła finansowania w podziałkach klasyfikacji budżetowej (środki własne i środki podlegające refundacji z budżetu środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego), 6) po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe (faktura wraz z dyspozycjami przelewów) uznane za prawidłowe są kierowane do fazy dekretacji, a następnie przechodzą do akceptacji. Akceptacji dokonuje Prezydent Miasta (kierownik jednostki) lub osoby przez niego upoważnione oraz Skarbnik (główny księgowy) lub osoby przez niego upoważnione.

5 4.11. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu, kompletowane są w oddzielnych segregatorach, które przechowywane są w siedzibie Urzędu Miasta Słupska w odpowiednio zabezpieczonych szafach W podstawowych zbiorach dowodów księgowych Urzędu Miasta znajdują się potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dowodów księgowych dotyczy wydatków poniesionych z okresu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie Dotacje celowe z budżetu państwa (współfinansowanie) a także środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej zalicza się do dochodów j.s.t. 5. Organ ewidencję otrzymanych środków na realizację projektów ze środków pochodzących z budżetu środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego ujmuje się w księgach budżetu w taki sam sposób jak pozostałe środki budżetowe W sprawozdawczości budżetowej dochody z tytułu środków pochodzących z budżetu środków europejskich, środków pochodzenia zagranicznego niepodlegających zwrotowi wykazuje się w sprawozdaniu Rb 27S w odpowiedniej klasyfikacji budżetowej Na potrzeby projektu otwiera się rachunki bankowe służące do ewidencji operacji gospodarczych związanych z realizacją projektu. Przy Urzędzie Miejskim otwiera się rachunek wydatkowy, przy organie rachunek transferowy oraz w razie potrzeby otwiera się rachunek zaliczkowy, chyba że umowa projektu stanowi inaczej Ewidencję dochodów pochodzących z budżetu środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego niepodlegających zwrotowi prowadzi się na poszczególne zadania poprzez przypisanie odpowiedniego numeru zadania do danego projektu Przy realizacji projektów współfinansowanych Miasto Słupsk może korzystać z zaliczki. Otrzymanie środków z zaliczki i wydatki z zaliczki dokonywane są na odrębnym rachunku bankowym. Rachunek zaliczkowy jest wspólny dla organu i jednostki budżetowej. Na rachunku zaliczkowym odpowiednich księgowań dokonuje zarówno organ jak i jednostka budżetowa w celu prawidłowego rozliczenia projektu i zaliczki (opis przy jednostce budżetowej pkt. 3.6). saldo niewykorzystanych środków na wydatki na rachunku zaliczkowym ujmuje się w księgach jednostki budżetowej (UM) Dla zapewnienia płynności realizacji projektów Miasto Słupsk może zaangażować własne środki. Przelewu środków dokonuje się z rachunku budżetu na rachunek transferowy przy organie i następnie przekazuje jednostce budżetowej jako środki na wydatki projektu, bądź bezpośrednio na rachunek wydatkowy projektu realizowanego przez jednostkę budżetową Na zadania inwestycyjne współfinansowane z budżetu środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego Miasto może pozyskiwać przychody z zachowaniem przepisów ustawy

6 Prawo Zamówień Publicznych. Przychody uruchamiane są do wysokości faktur lub na refundację poniesionych wydatków i wpływają na rachunek budżetu stanowiąc zobowiązanie Miasta Słupska. Pozyskane przychody przekazywane są do jednostki budżetowej jako środki na wydatki. Miasto Słupsk może pozyskiwać przychody zarówno na wkład własny jak i UE Odsetki od zobowiązań finansowych, jako koszty obsługi długu są planowane i wykonane w wydatkach budżetu na zasadach ogólnych. Odsetki zapłacone w trakcie realizacji projektu i przed oddaniem inwestycji do użytkowania zwiększają nakłady ujęte na koncie 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje) Różnice wynikające z rozliczenia końcowego danego projektu przeksięgowuje się na konto Przy ewidencji środków pochodzących z budżetu środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego niepodlegających zwrotowi stosuje się zasadę kasowo memoriałową, w zależności od potrzeb ewidencyjnych w celu prawidłowego rozliczenia projektu Jednostka budżetowa dokonuje rozliczenia wydatków projektu z organem finansowym na podstawie sprawozdania budżetowego, Rb-28S Refundacja wydatków na zadania współfinansowane z budżetu środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego niepodlegających zwrotowi wpływa w organie na rachunek transferowy i ujmuje się w ewidencji księgowej w podziałkach klasyfikacji budżetowej określonej w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014, poz. 1053) Odsetki od środków na wydzielonych rachunkach projektów zarówno w jednostce budżetowej, jak i w organie stanowią dochody budżetu miasta i są przekazywane do referatu dochodów, chyba że umowa na projekt stanowi inaczej Zasady archiwizowania dokumentacji związanej z projektami określone zostały w rozdziale XV Załącznika do Zarządzenia Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Urzędu Miejskiego. W przypadku dofinansowania ze źródeł zewnętrznych w szczególności UE przyjmuje się zasady i okres przechowywania dokumentacji zgodnie z zasadami zawartymi w umowach na poszczególne projekty. 6. Na potrzeby realizacji projektu pn. "Nowy Przebieg Drogi Krajowej Nr 21", ustala się następujące zasady prowadzenia rachunkowości oraz przepływów pieniężnych Wydatki Projektu podlegają ewidencji w księgach Zarządu Infrastruktury Miejskiej (ZIM) i Urzędu Miejskiego (UM) W celu umożliwienia identyfikacji wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem oraz dokonanych księgowań kosztów, wydatków, przychodów i dochodów,

7 stosuje się zasad określonych w Zasadach (polityce) rachunkowości w ZIM i UM w szczególności z uwzględnieniem zasad określonych w umowie związanej z realizacją Projektu Dla udokumentowania wszystkich zdarzeń, transakcji, operacji bankowych związanych z realizacją Projektu służą konta księgowe wykazane w Załączniku Nr 1 i Nr 2 do Zasad (polityki) Rachunkowości UM. Natomiast w części wydatków realizowanych przez ZIM obowiązują zasady (polityki) rachunkowości ZIM Na potrzeby Projektu tworzy się także konta analityczne dotyczące dochodów i wydatków w jednostkach budżetowych Przy realizacji w/w Projektu obowiązują zasady opisane w pkt. 1,2 niniejszego rozdziału W zakresie ewidencji dochodów budżetowych (Organ) obowiązuje zapis w punkcie W zakresie pozyskiwania środków na finansowanie inwestycji stosuje się zasady określone w punktach 5.6 i Na potrzeby Projektu wyodrębnia się trzy rachunki bankowe dla potrzeb przekazywania środków finansowych i ich wydatkowanie: 1) rachunek zaliczkowy 2) rachunek transferowy 3) rachunek wydatkowy Zapisy księgowe z wyciągów bankowych odbywają się jednocześnie w Organie i jednostkach budżetowych (ZIM, UM) pod datą zdarzenia gospodarczego, angażują odpowiednie konta księgowe w Organie i jednostkach budżetowych realizujących Projekt: Ad 1) w zakresie rachunku zaliczkowego ustala się: a) w Organie - wpływ zaliczki ujmuje się jako dochód budżetu przy zastosowaniu odpowiedniej klasyfikacji budżetowej, - wypłaty (płatności) księguje się jako przekazanie środków na wydatki dla jednostki budżetowej ZIM i UM, - niewykorzystana kwota zaliczki podlega zwrotowi do instytucji finansującej w terminie wynikającym z umowy, - saldo środków na jest potwierdzane przez budżet (Organ), na potrzeby sporządzenia bilansu. b) w jednostce budżetowej - wpływ zaliczki z instytucji wdrażającej, nie podlega ewidencji w jednostkach budżetowych (ZIM, UM),

8 - wypłaty zobowiązań za wykonane roboty, usługi lub dostawy dla wykonawców księguje się jako wydatki przy równoległym księgowaniu na podstawie dowodu PK (Polecenie Księgowania) środków otrzymanych na wydatki do wysokości dokonanej płatności, - wpłaty (płatności) z rachunku zaliczkowego dokonuje się tylko na wydatki w części finansowanej z UE "7", - na jednostka budżetowa nie potwierdza salda niewykorzystanej zaliczki. Ad 2) w zakresie rachunku transferowego: - rachunek tworzy się tylko w Organie na potrzeby przekazywania refundacji poniesionych wydatków z instytucji wdrażającej i jest w dyspozycji budżetu (Organ), - otrzymane refundacje księguje się jako dochód budżetu (Organ), - otrzymane środki przekazuje się na rachunek główny budżetu (Organ), - saldo na potwierdza Organ. Ad 3) w zakresie rachunku wydatkowego: a) w Organie - rachunek jest w dyspozycji budżetu (Organ) i służy do przekazywania środków finansowych dla jednostek budżetowych realizujących Projekt w części stanowiącej wkład własny 9, - rachunek zasilany jest w środki finansowe z rachunku głównego budżetu przekazywane są na rachunki wydatków w jednostkach realizujących wydatki Projekt (ZIM, UM), - saldo na oznacza stan przekazanych środków na wydatki Projektu, do rozliczenia z jednostką Na potrzeby Projektu tworzy się także konta analityczne dotyczące dochodów i wydatków w jednostkach budżetowych Jednostka Urząd Miejski wydatki projektu finansowane z części wkładu własnego - 9 realizuje z rachunku podstawowego (rachunek bieżący jednostki) Odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, o których mowa w pkt stanowią dochody budżetu Miasta i przekazywane są do Referatu Dochodów Jednostka Urząd Miejski dokonuje rozliczenia dochodu z organem na podstawie sprawozdania budżetowego Rb-27S Wszystkie dowody księgowe stanowiące podstawę dokonywania wydatków ze środków Projektu podlegają szczegółowemu opisowi wg wzoru na załączniku nr 2 z uwzględnieniem zasad określonych w pkt niniejszego rozdziału Wszystkie oryginalne dowody źródłowe w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu znajdują się w Zarządzie Infrastruktury Miejskiej w Słupsku, a kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem w Referacie Wydatków.

9 6.15. Jednostka ZIM na podstawie oryginałów dowodów księgowych sporządza wniosek o płatność z zachowaniem wszystkich zasad określonych w umowie z instytucją wdrażającą. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta Słupska. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Andrzej Kaczmarczyk ZASTĘPCA PREZYDENTA

10 U Z A S A D N I E N I E Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. W związku z podpisaniem umowy o dofinansowanie Projektu pn. Nowy przebieg drogi krajowej nr 21 w Słupsku wprowadza się do niniejszych zasad (polityki) rachunkowości zmiany dotyczące ewidencji księgowej, archiwizowania danych oraz przepływów środków pieniężnych związanych z realizacją Projektu.