1. Parametry systemu ToyDMS...2 2. Moduł uprawnień systemu ToyDMS...4 3. Moduł zarządzania grupami użytkowników...6 4. Słowniki systemu ToyDMS...7 Stosowane skróty i nazwy: Administrator aplikacji osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie systemu ToyDMS w Państwa ASD. System system ToyDMS, Dealer Management System. Menu kontekstowe menu rozwinięte po wciśnięciu prawego klawisza myszy. Menu główne menu zawierające opcje plik, Moduły, Nowe dokumenty itd. dostępne z okna głównego Systemu. Okno modułu okno główne każdego z modułów Systemu, pojawia się po wybraniu opcji z menu głównego Moduły. Okno przeglądowe część okna obsługi modułu zawierająca dane w formie tabeli. 1
1. Parametry systemu ToyDMS Parametryzacja systemu ToyDMS dostępna jest poprzez menu główne Parametry i opcję Systemu. Poniżej znajduje się opis każdego z parametrów. Ekran 1 - Główne okno parametrów systemu ToyDMS. Analiza płatności wraz z podgałęziami Ustawienie opcji na Tak umożliwia informowanie operatora Systemu o wszystkich zaległościach płatniczych klienta oraz o wszystkich zaległościach płatniczych przeterminowanych. CRM parametry dotyczą transmisji CRM z ASD do TMPL, standardowo ustawimy Tryb na Automat i ręcznie, możemy także wprowadzić login osoby powiadamianej o tej transmisji. Powiadomienie wysyłane jest wewnętrzną pocztą Systemu. DMS-XML parametr zawiera szereg opcji służących do ustawienia opóźnienia przesyłania dokumentów XML z Systemu do systemu FK. Pozwala także określić datę od której mają być generowane dokumenty oraz ścieżkę zapisu plików XML. Dystrybutor płynów parametr pozwala określi czy System ma współpracować z systemem olejowym. Obsługuje dystrybutory firm WOSP, Orion oraz Italcom. Określenie kodu dystrybutora i przypisanie do konkretnej jednostko organizacyjnej musi być dokonane po wcześniejszym uruchomieniu i skonfigurowaniu dostępu do plików wymiany między oboma systemami. Eksporty wraz z podgałęziami w podgałęzi CARMEN określamy ścieżkę zapisu plików wygenerowanych z Systemu a przeznaczonych dla klientów flotowych systemu CARMEN. W podgałęzi CRM określamy ścieżkę zapisu plików XML z crm wysyłanych z Systemu do TMPL. Podgałąź Faktury zakupowe służy do określenia eksportu i importu faktur zakupowych między Oddziałami w obrębie jednego Systemu. Floty parametr określa dostęp do serwisu internetowego TMPL służącego sprawdzeniu informacji o pojeździe flotowym. 2
Harmonogram warsztatu parametr umożliwia określenie zakresu czasowego działania zmiany pierwszej i drugiej warsztatu, daje możliwość zmiany sposobu harmonogramowania na Stanowiska lub Pracowników. Import WARRTOY określamy w nim dostęp do pliku wymiany warr.toy, zaznaczamy także sposób jego pobierania. Zalecany jest tryb Automat i ręczny. Ustalamy także login osoby powiadamianej o aktualizacjach tego pliku. Import cennika TMPL określamy tutaj ścieżkę do pliku ceny.zip oraz ścieżkę wynikową do której plik będzie rozpakowany. Hasło służy do rozpakowania pliku pobranego z TMPL. Magazyn i Parametry ustalamy tutaj źródło tworzenia dokumentu PZ na części. Opcja 0 pozwala utworzyć PZ po pobraniu Delivery Note a opcja 1 umożliwia utworzenie PZ bezpośrednio z pobranej Faktury zakupowej. Moduł ankietowania klientów określamy tutaj czy po sprzedaży usługi serwisowej oraz po wydaniu samochodu ma się pojawić komunikat z informacją o wykonaniu ankiety oraz dodaniu zadania do terminarza. Ustalamy tutaj także po ilu dniach powinno pojawić się przypomnienie. Raporty wraz z podgałęziami w tym miejscu określamy ścieżki zapisu plików HTML wygenerowanych na podstawie opcji dostępnych w menu głównym Raporty. Systemowe i zakładka I ramka Finansowe pozwala na zmianę metody obliczania akcyzy, pozwala na wyłączenie obliczania opłaty skarbowej oraz doliczania podatku PCC do wartości magazynowej samochodu. Pole Fiskalizacja faktur VAT Marża daje dostęp do czterech sposobów ich fiskalizacji. Ramka Magazyn pozwala na określenie sposobu utrzymania stanów magazynowych, w tej chwili System poprawnie ustala tylko wg stanów optymalnych (ustawiane w kartotece asortymentowej). W polu ścieżka do EPC ustawiamy katalog w którym znajdują się pliki wyeksportowane z EPC. Systemowe i zakładka II ramka Opis interwencji serwisowych zawiera opcje włączenia/wyłączania przepisywania nazwy typu interwencji serwisowej do opisu usterki. Ramka Samochody daje możliwość ustalenia procentów prowizji przy rejestracji polis ubezpieczeniowych, kredytów i leasingów. Ramka Wyświetlania wyboru materiałów zawiera opcje włączania/wyłączania pojawiania się wyboru materiałów podczas dodawania usterek promocyjnych SDC. Systemowe i zakładka III zakładka Numeracja dokumentów pozwala na określenie sposobu numerowania szeregu dokumentów generowanych w Systemie. Systemowe i zakładka IV zakładka Pozostałe pozwala ustalić jedynie sposób domyślny drukowania raportów kasowych oraz rodzaj podpisu osoby wystawiającej dokumenty sprzedaży. Systemowe i Klient pocztowy System ToyDMS pozwala na przejęcie podstawowych funkcji klienta poczty elektronicznej. W podzakładce Klient pocztowy określamy dostęp do serwera SMTP i POP3 lub IMAP4. Systemowe i Wyciągi bankowe opcje dostępne w tej gałęzi umożliwiają ustawienie współpracy z systemem MultiCash oraz Ksenofont. Ramka Ksenofont daje możliwość ustawienia ścieżki dostępu do plików wyciągów bankowych wyeksportowanych przez Ksenofont według ustalonych kodów rachunków bankowych z pola Lista banków. Terminarz opcje dostępne w tej gałęzi nie są wykorzystywane w Systemie. Transmisja Ruch w salonie opcje dostępne w tej gałęzi służą do ustalenia serwera docelowego TMPL zbierającego informacje o ruchu w salonie. Opcja RATIO umożliwia określenie jaki procent odczytów z rejestratora ma być przesyłany do TMPL. Transmisja CARS i PNG > CARS opcje pozwalają na określenie katalogu zapisów plików CARS Ftp oraz w szczególnych przypadkach dają możliwość pobrania pełnych słowników CARS FTP tzw. Listy dostępności. Transmisja CARS i PNG > CARS > FTP określamy tutaj szczegóły transmisji zamówień na samochody nowe. 3
Transmisja CARS i PNG > CARS > SOAP opcje z transmisji SOAP służą do określenia dostępu do słowników siatek wyrobów. Dzięki tej transmisji dostępne są opcje podczas konfiguracji samochodu nowego. Chcąc pobrać pełne słowniki czyścimy datę ostatniej aktualizacji. Pełne słowniki można pobrać jedynie na specjalnych uprawnieniach Administratora. Transmisja CARS i PNG > PNG szczególnie ważne są opcje w ramce Terminy, dzięki ich ustawieniu odpowiednia osoba powiadamiana (pole poniżej) będzie informowana o granicznych terminach dla Napraw Gwarancyjnych. Komunikaty pojawiają się w module Gwarancje serwisowe. Transmisja CARS i PNG > PNG > FTP opcje pozwalają na określenie szczegółów transmisji plików PNG. Transmisja MORE I LP określamy tutaj dostęp do serwera programu lojalnościowego Toyota More. Transmisja PL21 i TMME opcje pozwalają na zmianę parametrów związanych z transmisją zamówień na części do TMME. Transmisja PL21 i TMPL opcje pozwalają na zmianę parametrów związanych z transmisją zamówień na części do TMPL. Zamówienia i Zamówienia uzupełniające zapas parametr pozwala na określenie które magazyny mają być brane pod uwagę podczas generowania zamówienia uzupełniającego zapas (zamówienie dzienne). W przypadku pozostawienia opcji pustej analiza dotyczy wszystkich magazynów. 2. Moduł uprawnień systemu ToyDMS Moduł uprawnień uruchamiamy za pomocą menu głównego Plik i opcji Uprawnienia. Ekran 2 - Główne okno modułu uprawnień. Uprawnienia w systemie ToyDMS nadawane są dla grup użytkowników, uprawnienia nadane dla konkretnych użytkowników są nadpisywane uprawnieniami grupy w momencie logowania do systemu. Przypisanie uprawnień rozpoczynamy od wybrania grupy docelowej, 4
robimy to za pomocą przycisku Wybierz użytkownika, w dalszej kolejności wybieramy grupę uprawnień do nadania, robimy to za pomocą przycisku Wybierz grupę uprawnień. W oknie wyboru uprawnień zaznaczamy żądany poziom i wybieramy zasób dla którego chcemy nadać uprawnienia np.: jednostka organizacyjna, punkt sprzedaży czy też kasa. Ekran 3 - Okno modułu uprawnień z wybranymi grupami. Do wybory konkretnych uprawnień może służyć menu kontekstowe i jego opcje. Po zaznaczeniu żądanych uprawnień zapisujemy je przyciskiem Zapisz. Do wprowadzenia uprawnień wymagane jest przelogowanie użytkownika przynależnego do grupy której uprawnienia dotyczyły. Ekran 4 - Menu kontekstowe w module uprawnień. W celu zaoszczędzenia czasu pomocny okazuje się przycisk Kopiuj, kopiowanie uprawnień pomiędzy grupami użytkowników, daje możliwość skopiowania powiązań pracowników w 5
strukturze przedsiębiorstwa. Podczas tworzenia wielu podobnych jednostek organizacyjnych pomocna okazuje się opcja kopiowania do zasobów i użytkowników. Ekran 5 - Menu kopiowania w module uprawnień. Zestaw wszystkich uprawnień możemy zapisać w pliku HTML, eksport uruchamiamy z menu Plik > Zapisz do pliku. Wyeksportować możemy wybrane uprawnienia lub całość uprawnień. 3. Moduł zarządzania grupami użytkowników Moduł zarządzania grupami użytkowników uruchamiamy za pomocą menu głównego Plik i opcji Grupy użytkowników. Moduł pozwala na powiązanie pracowników zarejestrowanych w kartotece pracowników z wcześniej wprowadzonymi grupami użytkowników. Każda z grup użytkowników może mieć inne uprawnienia a pracownik powiązany z kilkoma grupami musi wybrać podczas logowania grupę w jakiej chce pracować. Nową Grupę rejestrujemy za pomocą menu głównego Grupy i opcji Nowa, wprowadzając nazwę grupy należy pamiętać by nie wprowadzić znaków specjalnych i polskich znaków. Po zapisaniu nowej grupy możemy połączyć z nią pracowników poprzez ich zaznaczenie po stronie okna Użytkownicy, zaznaczenie grupy po stronie Grupy użytkowników i wybranie z menu głównego Powiązania opcji Powiąż. Wprowadzone powiązania możemy usunąć zaznaczając parę grupa-użytkownik w części Lista powiązań i wybierając z menu głównego Powiązania opcję Usuń. Należy pamiętać iż użytkownik SYSDBA może usuwać wszystkie powiązania a użytkownika ADMINISTRATOR tylko te które są utworzone przez niego. 6
Ekran 6 - Okno grup użytkowników systemu ToyDMS. 4. Słowniki systemu ToyDMS Z punktu widzenia Administratora systemu ToyDMS najważniejsze słowniki znajdują się w gałęziach: Ogólne firmy, Struktura firmy, Oddziały-struktury, Obrotu wewnętrznego oraz Kontrahenci i pracownicy. Ekran 7 - Menu główne Słowniki. Najważniejsze słowniki z grupy Ogólne firmy to: - Sposoby zapłaty, umożliwiający włączenie lub wyłączenie określonej formy płatności dla dokumentów sprzedaży i zakupu. 7
- Uwagi stałe, umożliwia wprowadzenie własnych uwag które mogą być powiązane dokumentami sprzedaży w określonych punktach sprzedaży. - Słownik wskaźników, umożliwia wprowadzenie własnych wskaźników do segregacji i oznaczania klientów w kartotece. - Słownik priorytetów, umożliwia wprowadzenie własnych priorytetów pomocnych przy segregacji i oznaczeniu klientów w kartotece. - Lokalizacja drukarek fiskalnych, pozwala na zdefiniowanie nowej drukarki fiskalnej oraz na zmianę ustawień bieżącej w przypadku zmiany stanowiska komputerowego. - Pieczątki, pozwala zdefiniować pieczątki dla dokumentów sprzedaży. - Stanowisk warsztatowe, dale możliwość zdefiniowania stanowisk warsztatowych wyświetlanych w harmonogramie serwisu. - Karty klienta, dzięki niemu możemy utworzyć własne wirtualne karty rabatowe z narzuconymi rabatami. - Klienci flotowi systemu Carmen, pozwala na wygenerowanie plików do systemu obsługi floty. - Kody adresów dostaw części, ustawiamy w nim kod adresu dostawy części z TMME a w przypadku kilku lokalizacji możemy zdefiniować kilka kodów adresowych. - Obsługa tabeli stawek roboczogodzin, dzięki temu obszernemu słownikowi możemy zdefiniować standardowe stawki roboczogodzin z podziałem na kanały wydatków, rodzaje operacji, typy zleceń, marki i modele producenta, klientów oraz grupy klientów. Ekran 8 - Słownik, Ogólne firmy. Najważniejsze słowniki z grupy Struktura firmy to: - Przedsiębiorstwa, daje możliwość zdefiniowania nowego przedsiębiorstwa w strukturze lub zmianę danych istniejącego. 8
- Oddziały, pozwala na dodanie nowego Oddziału w ramach Przedsiębiorstwa. - Działy, pozwala na dodanie nowego Działu w ramach Oddziału. - Jednostki organizacyjne, umożliwia wprowadzenie nowych jednostek organizacyjnych np. magazynów, sprzedaży pozostałej itp. - Kasy, tutaj definiujemy nowe kasy niezbędne do obsługi modułu dowodów kasowych. Ekran 9 - Słownik, Struktura firmy. Najważniejsze słowniki z grupy Oddziały- struktury to: - Jednostki org.-pracownicy, pozwala na powiązanie pracowników z jednostkami organizacyjnymi typu serwis, magazyn i sprzedaż pozostała. - Punkty sprzed.-sprzedawcy, pozwala na powiązanie sprzedawców(pracowników) z punktami sprzedaży. - Kasy-kasjerzy, pozwala na powiązanie kasjerów(pracowników) ze zdefiniowanymi kasami (obsługa dowodów kasowych). - Punkty sprzed.-kasy, umożliwia powiązanie punktów sprzedaży z kasami. - Punkty sprzed.-jedn.org., umożliwia powiązanie punktów sprzedaży z jednostkami organizacyjnymi (niezbędne do wystawiania faktur) Ekran 10 - Słownik, Oddziały-struktury. Najważniejsze słowniki z grupy Obrotu wewnętrznego to: - Punkty sprz. dok. sprzed., umożliwia dodanie określonych typów dokumentów sprzedaży do istniejących punktów sprzedaży. - Punkty sprz. kody uwag, umożliwia przypisanie wcześniej wprowadzonych uwag stałych do istniejących punktów sprzedaży. - Punkty sprz. sposoby zapłaty, umożliwia dodanie określonych typów sposobów zapłaty do istniejących punktów sprzedaży. - Jedn. org. dok. wew., umożliwia dodanie określonych typów dokumentów wewnętrznych do istniejących jednostek organizacyjnych. Ekran 11 - Słownik, Obrotu wewnętrznego. 9
Najważniejsze słowniki z grupy Kontrahenci i pracownicy to: - Dostawcy, umożliwia zarejestrowanie nowego dostawy na podstawie klienta firmy istniejącego w kartotece lub pozwala na jego dodanie. - Inspektoraty, umożliwia zarejestrowanie nowego inspektoratu ubezpieczeniowego na podstawie klienta firmy istniejącego w kartotece lub pozwala na jego dodanie. - Pracownicy, umożliwia zarejestrowanie nowego pracownika na podstawie klienta osoby fizycznej istniejącego w kartotece lub pozwala na jego dodanie. - Banki, umożliwia zarejestrowanie nowego banku na podstawie klienta firmy istniejącego w kartotece lub pozwala na jego dodanie. Ekran 12 - Słownik, Kontrahenci i pracownicy. 10
Ekran 1 - Główne okno parametrów systemu ToyDMS....2 Ekran 2 - Główne okno modułu uprawnień....4 Ekran 3 - Okno modułu uprawnień z wybranymi grupami...5 Ekran 4 - Menu kontekstowe w module uprawnień...5 Ekran 5 - Menu kopiowania w module uprawnień...6 Ekran 6 - Okno grup użytkowników systemu ToyDMS...7 Ekran 7 - Menu główne Słowniki...7 Ekran 8 - Słownik, Ogólne firmy...8 Ekran 9 - Słownik, Struktura firmy....9 Ekran 10 - Słownik, Oddziały-struktury...9 Ekran 11 - Słownik, Obrotu wewnętrznego....9 Ekran 12 - Słownik, Kontrahenci i pracownicy....10 11