Projekt ZACHODNIOPOMORSKA AK@DEMIA ECDL! finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PO Kapitał Ludzki i z budżetu Państwa, Priorytet IX, Działanie 9.6., Poddziałanie 9.6.2., nr umowy: UDA-POKL.09.06.02-32-127/12-00 realizowany przez SYSTEMA Sp. z o.o. ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZB.CAT.1 z dnia 08.04.2014 r. I. ZAMAWIAJĄCY Nazwa: SYSTEMA Sp. z o.o., Biuro Projektu w Szczecinie Adres:, Dane kontaktowe: Tel. 48 721 202 099, e-mail: zp@systema.pl NIP: 734-28-37-147 REGON: 492664434 Wspólny Słownik Zamówień (CPV): CPV 55.52.000.000-1 Usługi dostarczania posiłków Do opisu przedmiotu zapytania zostały użyte kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) oraz dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie zmiany CPV. Zamawiający informuje, że przedmiot niniejszego zapytania będzie finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PO Kapitał Ludzki i z budżetu Państwa, Priorytet IX, Działanie 9.6., Poddziałanie 9.6.2. Podwyższanie kompetencji osób dorosłych w zakresie ICT i znajomości języków obcych, projekt ZACHODNIOPOMORSKA AK@DEMIA ECDL!, nr umowy UDA- POKL.09.06.02-32-127/12-00. Zamawiający informuje, że wartość zamówienia będącego przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego przekracza 14 tys. euro netto (wartość zamówienia ustalana zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w ustawie z dn. 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych) i zostanie ono udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA 1. Przedmiotem zamówienia jest: Realizacja usługi cateringu wraz z dowozem na miejsca szkoleń, organizowanych w ramach Projektu w okresie kwiecień 2014 r. marzec 2015 r. na terenie całego województwa zachodniopomorskiego, w terminach i miejscach zgodnych z harmonogramem realizacji szkoleń dostarczonym przez Zamawiającego POKL.09.06.02-32-127/12 ZACHODNIOPOMORSKA AK@DEMIA ECDL! Strona 1 z 5
na 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia. Szkolenia będą organizowane dla grup składających się od 10 do 14 Uczestników szkolenia każda. Na jeden dzień szkoleniowy składa się 6 godzin dydaktycznych. W trakcie całego Projektu projektodawca planuje przeszkolenie łącznie 300 osób (240 osób szkolenie ECDL Start, 60 osób szkolenie ECDL Core). ECDL Start Liczba dni szkoleniowych w ramach jednej grupy Średnia liczba osób w grupie Liczba osobodni w ramach jednej grupy 10 12 120 ECDL Core Liczba dni szkoleniowych w ramach jednej grupy Średnia liczba osób w grupie Liczba osobodni w ramach jednej grupy 20 12 240 2. Specyfikacja przedmiotu zamówienia: 2.1. Usługa cateringu obejmuje przygotowanie, dostarczenie i serwowanie posiłków w formie szwedzkiego stołu dla 300 uczestników Projektu oraz uprzątnięcie miejsca serwowania posiłków po ich zakończeniu; wskazanie miejsca serwowania posiłku leży w gestii Zamawiającego. 2.2. Szczegółowe godziny realizacji usługi cateringu w danym dniu szkoleniowym przekaże Zamawiający na 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia. 2.3. Usługa cateringu dostępna przez cały dzień szkoleniowy, rozumiana jako przerwa kawowa dla grupy szkoleniowej (minimalny zakres obejmuje: woda mineralna, kawa (typu Nescafe, Jacobs, Tchibo etc.), herbata (typu Lipton, Ahmad), cukier (saszetki), śmietanka, ciastka oraz ciepły jednodaniowy posiłek obiadowy dla każdej osoby (np. sztuka mięsa, zestaw surówek, porcja ziemniaków, napój itp.). 2.4. Wszelkie czynności związane z przygotowaniem i wyeksponowaniem posiłków powinny odbywać się poza czasem przeznaczonym na konsumpcję. 2.5. Wykonawca będzie przygotowywał posiłki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o warunkach zdrowotnych żywności i żywienia (Dz. U. z 2005 Nr.31 poz.265 z późniejszymi zmianami, łącznie z przepisami wykonawczymi do tej ustawy). 2.6. Wykonawca odpowiada za transport przedmiotu zamówienia oraz podanie go w sposób i przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami, zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia. 3. Termin wykonania zamówienia W okresie kwiecień 2014 r. marzec 2015 r. na terenie województwa zachodniopomorskiego, w terminach i miejscach zgodnych z harmonogramem realizacji szkoleń dostarczonym przez Zamawiającego na 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia. POKL.09.06.02-32-127/12 ZACHODNIOPOMORSKA AK@DEMIA ECDL! Strona 2 z 5
4. Maksymalna wartość Zamawiający informuje potencjalnych Wykonawców iż maksymalna wartość zamówienia za tzw. osobodzień cateringu to kwota 25,00 PLN brutto. III. Wymagania formalne stawiane przez Zamawiającego: 1. Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą odpowiadającą zakresowi przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca zrealizował catering z dowozem na miejsce dla łącznej liczby osób nie mniejszej niż 50 osób w okresie ostatnich 3 lat od dnia złożenia oferty. 3. Wykonawca wpłacił na konto Zamawiającego w Banku Millennium S.A. rachunek numer 08 1160 2202 0000 0001 0400 4448, przed terminem składania ofert, wadium w wysokości 2 000,00 zł (słownie: dwa tysiące złotych). 4. W przypadku wyłonienia Wykonawcy wadium zostanie zamienione na kaucję, której zadaniem będzie zabezpieczenie roszczeń w przypadku niewywiązania się lub niedbałego wykonania przyszłej umowy. Wykonawcy niewyłonieni w trakcie niniejszego postępowania otrzymają zwrot wadium po zakończeniu postępowania. 5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 200,00 złotych (słownie: dwieście złotych 00/100) za każdy stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. 6. Kara umowna potrącana będzie z kaucji. Po każdym przypadku potrącenia kwoty kary umownej, kwotę kaucji należy uzupełnić do pierwotnej wartości w ciągu 7 dni od daty potrącenia o czym Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego (e-mail). IV. Sposób wyłonienia Wykonawcy oraz opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty 1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych na realizację zamówienia. 2. Kryterium wyboru: 2.1. Cena brutto za jeden posiłek dla jednego uczestnika Projektu (tzw. osobodzień). 3. Postępowanie mające na celu wyłonienie Wykonawcy przebiegać będzie dwuetapowo: ETAP I. 1. Potencjalni Wykonawcy składają ofertę na załączonym formularzu. 2. Zamawiający weryfikuje pod względem formalnym złożone oferty i informuje mailowo o wynikach weryfikacji formalnej. 3. Wykonawcy, którzy spełnili wymogi formalne zapraszani są do udziału w etapie drugim. ETAP II. 1. O wyborze Wykonawcy zadecyduje aukcja elektroniczna przeprowadzona na platformie EFSArt w terminie określonym przez Zamawiającego. 2. Zakwalifikowani do etapu 2 Wykonawcy otrzymają hasło dostępu do platformy EFSArt i zostaną poinformowani o przebiegu aukcji (e-mail). 3. Planowany termin rozpoczęcia aukcji to 25 kwiecień 2014 r. (piątek) godzina: 12:00 4. Aukcja dla zamówienia potrwa 20 minut. 5. Najniższa oferta cenowa złożona przez Wykonawcę w 2. etapie postępowania w odniesieniu do POKL.09.06.02-32-127/12 ZACHODNIOPOMORSKA AK@DEMIA ECDL! Strona 3 z 5
zamówienia jest ceną ostateczną dla danego Wykonawcy. 6. Wszyscy Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie (e-mail) o przebiegu postępowania. 7. Jeżeli zaoferowane ceny będą równe to o kolejności decyduje wcześniejszy termin wpływu wadium na konto bankowe Zamawiającego. 8. Postępowanie uznaje się za nierozstrzygnięte jeżeli w 2. etapie nie wpłynie żadna oferta cenowa. V. Wykluczenie z udziału w postępowaniu: 1. Z możliwości realizacji zamówienia wykluczani będą Wykonawcy powiązani z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: 1.1. uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 1.2. posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; 1.3. pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 1.4. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, potencjalny wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań. VI. Warunki płatności: Na podstawie faktury przedstawionej przez Wykonawcę po zakończeniu szkolenia każdej grupy, przelewem w terminie 14 dni od wystawienia faktury VAT. VII. Terminy i opis sposobu przygotowania oferty: 1. Oferta powinna zostać przygotowana w wersji papierowej, w języku polskim na załączonym formularzu. 2. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę a wszystkie jej strony parafowane. 3. Do oferty należy dołączyć podpisaną na każdej stronie przez Wykonawcę treść niniejszego zapytania. 4. Oferta musi zawierać: 4.1. pełne dane adresowe Wykonawcy tj. kontakt telefoniczny i mailowy, adres strony WWW (o ile Wykonawca posiada), kontakt do osoby wyznaczonej do dalszych prac z Zamawiającym, jej telefon i adres e-mail, 4.2. kopię przelewu bankowego potwierdzającą wpłatę wadium, 4.3. wypełniony (i podpisany) formularz oferty wraz z wypełnionym (i podpisanym) oświadczeniem dot. braku powiązań; 4.4. kopię niniejszego zapytania, 4.5. proponowany asortyment dla przerwy kawowej i dla obiadu (przykładowe menu na 10 dni), 4.6. wykaz zrealizowanych (dla min. 50 osób w ciągu ostatnich 3 lat) takich samych lub podobnych usług ze wskazaniem Zamawiającego (pełna nazwa i adres), zakresem realizowanej usługi cateringowej (np. ilość grup szkoleniowych, ilość dostarczonych posiłków) oraz terminem i miejscem realizacji (w formie zestawienia tabelarycznego lub/i referencji). 5. Ofertę należy dostarczyć w wersji papierowej, pocztą, osobiście lub kurierem w nieprzekraczalnym terminie do dnia 24.04.2014 r. (czwartek) do godziny 12:00. Oferty dostarczone po tym terminie lub przygotowane niezgodnie z opisem nie będą rozpatrywane. 6. Ofertę w zaklejonej kopercie z dopiskiem: POKL.09.06.02-32-127/12 ZACHODNIOPOMORSKA AK@DEMIA ECDL! Strona 4 z 5
Postępowanie nr ZB.CAT.1 nie otwierać przed godziną 12:00 dnia 24.04.2014 r. (czwartek) należy dostarczyć do siedziby Biura Projektu: Biuro Projektu ZACHODNIOPOMORSKA AK@DEMIA ECDL! lub przesłać zeskanowaną ofertę wraz z załącznikami na e-mail: zp@systema.pl 7. Osoba do kontaktów: Natalia Kinal, e-mail: nkinal@systema.pl Załączniki: 1. Formularz oferty POKL.09.06.02-32-127/12 ZACHODNIOPOMORSKA AK@DEMIA ECDL! Strona 5 z 5