Informatyzacja Przedsiębiorstw Microsoft Dynamics NAV 2016 Moduł finansowo-księgowy lab2 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 1
Plan zajęć 1 Bilans otwarcia... 3 1.1 Otwarcie raportu kasowego... 3 1.2 Zaksięgowanie wpłaty 50 000PLN... 5 1.3 Zamknięcie raportu kasowego... 8 2 Faktura zakupu... 10 2.1 Ewidencja faktury zakupu... 10 2.2 Zapisy na kontach powstałe przy księgowaniu faktury zakupu... 12 2.3 Podgląd wydruku zaksięgowanej faktury zakupu... 14 3 Płatność za fakturę zakupu... 14 3.1 Otwarcie raportu kasowego... 14 3.2 Wypłata gotówkowa dla dostawcy... 15 4 Faktura sprzedaży... 19 4.1 Ewidencja faktury sprzedaży... 19 4.2 Zapisy na kontach powstałe przy księgowaniu faktury sprzedaży... 21 4.3 Wpłata gotówkowa od nabywcy... 24 5 Zamknięcie raportu kasowego... 28 6 Statystyka sprzedaży... 30 7 Analiza wielowymiarowa... 31 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 2
1 Bilans otwarcia 1.1 Otwarcie raportu kasowego Raport kasowy jest dziennym zestawieniem operacji kasowych; system wypełnia raport kasowy na podstawie zaksięgowanych wpłat i wypłat. Poniżej przedstawiony jest przykładowy raport kasowy z dwoma operacjami wypłatą i wpłatą. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 3
Wpłata 50 000PLN na początek działalności firmy wymaga uprzedniego otwarcia raportu kasowego. Raport kasowy otwiera się z : Menu DziałyZarządzanie FinansamiZarządzanie kasą gotówkową Raporty kasowe. Tworzymy nowy raport kasowy (Ctrl + N) i klikamy <Enter> na polu Nr, co spowoduje nadanie nowego numeru wg listy serii numeracji i otworzenie raportu kasowego. Raport kasowy będzie działał w tle i będzie automatycznie dopisywał zaksięgowane wpłaty i wypłaty gotówkowe. Zamkniemy go dopiero po zaksięgowaniu wpłaty gotówkowej. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 4
1.2 Zaksięgowanie wpłaty 50 000PLN Tworzymy nową wpłatę gotówkową (Ctrl + N) wysokości 50 000PLN z konta Funduszu jednostki 800-001. Menu DziałyZarządzanie FinansamiZarządzanie kasą gotówkową Wpłaty gotówkowe. Nr: nadawany jest automatycznie z listy serii numeracji Typ konta: Konto K/G, Nr konta: 800-001, Opis: Bilans otwarcia kasy, Kwota: 50 000 Księgujemy wpłatę: zakładka Narzędzia główne Księguj(F9) Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 5
Poprawność księgowania możemy sprawdzić 1. oglądając Saldo w kartotece kasy w DziałyZarządzanie FinansamiZarządzanie kasą gotówkową Kasy Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 6
2. oglądając Saldo konta 100-001 (Kasa PLN) w DziałyZarządzanie FinansamiKsięga główna Plan kont Zakładka Nawiguj ->Przegląd planu kont Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 7
1.3 Zamknięcie raportu kasowego Po zaksięgowaniu jakiejkolwiek wpłaty/wypłaty gotówkowej, w raporcie kasowym pojawia się nowy wiersz, odzwierciedlający tę wpłatę/wypłatę. Zamykamy raport kasowy poprzez przycisk Zamknij na zakładce Narzędzia główne Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 8
Po zamknięciu raportu kasowego można zweryfikować saldo początkowe oraz saldo końcowe na wydruku (zakładka Akcje DrukujPodgląd). W przypadku bilansu otwarcia saldo początkowe wynosi 0, saldo końcowe wynosi 50 000. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 9
2 Faktura zakupu 2.1 Ewidencja faktury zakupu W ćwiczeniu wystawimy fakturę zakupu kilku komputerów od dostawcy HURTCOMP. Menu DziałyZakupPrzetwarzanie zamówieńfaktury zakupu. Tworzymy nową fakturę zakupu (Ctrl + N). W polu Nr dostawcy (zakup) podajemy z listy dostawcę HURTCOMP. Ustawiamy Datę wpływu dokumentu i Datę VAT oraz wpisujemy dowolne oznaczenie Nr faktury dostawcy. W dolnej części podajemy ile, których komputerów zakupiono, oraz jaki był ich bezpośredni koszt jednostkowy bez VAT (czyli jednostkowa wartość netto). Każdy typ komputerów wpisujemy w osobny wiersz na fakturze. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 10
Po wprowadzeniu faktury, ale przed jej zaksięgowaniem, warto sprawdzić poprawność wprowadzonych danych: zakładka Narzędzia głównestatystyka. Księgowanie faktury: zakładka Narzędzia główne Księguj (F9). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 11
2.2 Zapisy na kontach powstałe przy księgowaniu faktury zakupu W Menu DziałyZarządzanie FinansamiZobowiązaniaHistoriaZaksięgowane faktury zakupu można wybrać z listy zaksięgowaną fakturę i obejrzeć jej szczegóły. W szczególności klikając na przycisk Nawiguj w zakładce Narzędzia główne można obejrzeć zapisy księgi głównej powstałe przy księgowaniu faktury. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 12
Ponadto na Planie kont (DziałyZarządzanie FinansamiKsięga głównaplan kont) warto przeanalizować szczególnie takie pozycje jak Zobowiązania, Rozrach. VAT z US, Towary. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 13
2.3 Podgląd wydruku zaksięgowanej faktury zakupu W Menu DziałyZarządzanie FinansamiZobowiązaniaHistoriaZaksięgowane faktury zakupu można wybrać z listy zaksięgowaną fakturę i obejrzeć podgląd jej wydruku. 3 Płatność za fakturę zakupu 3.1 Otwarcie raportu kasowego Raport kasowy (pkt.1.1) otwiera się z Menu DziałyZarządzanie FinansamiZarządzanie kasą gotówkową Raporty kasowe. Tworzymy nowy raport kasowy (Ctrl + N) i klikamy <Enter> na polu Nr, co spowoduje nadanie nowego numeru z listy serii numeracji i otworzenie raportu kasowego. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 14
3.2 Wypłata gotówkowa dla dostawcy Zapłata za dostarczone komputery odbywa się poprzez Wypłatę gotówkową: Menu DziałyZarządzanie FinansamiZarządzanie kasą gotówkowąwypłaty gotówkowe. Zgodnie z przykładową wypłatą pokazaną poniżej: w polu Nr klikamy Enter, co powoduje nadanie numeru wypłaty z listy serii numeracji w polu Typ konta wybieramy Dostawca, w polu Nr konta podajemy z listy dostawcę HURTCOMP, w polu Nr dok. rozliczającego możemy wybrać z listy fakturę, której dotyczy wykonywana płatność (lista zawiera tylko faktury, które nie są do końca uregulowane). Tworzy się wówczas powiązanie płatności z konkretną fakturą. Wskazanie numeru dokumentu rozliczającego spowoduje automatyczne wypełnienie się pola Kwota wartością z powiązanej faktury. Oczywiście za fakturę nie trzeba płacić od razu w całości i wartość w polu Kwota można w każdej chwili zmodyfikować. w polu Kwota podajemy, ile chcemy zapłacić dostawcy. W poniższym przykładzie pokazano tylko częściowe uregulowanie zobowiązań wobec dostawcy: z 43 050 PLN jakie jesteśmy mu winni, płacimy w ramach tej wypłaty gotówkowej jedynie 40 000PLN, co oznacza, że nasze zobowiązania wobec niego po tej wypłacie będą na poziomie 3 050 PLN. Księgujemy wprowadzoną wypłatę gotówkową (zakładka AkcjeKsięguj (F9)). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 15
Dla zaksięgowanej wypłaty gotówkowej warto obejrzeć jakie powstały zapisy księgi głównej: Menu DziałyZarządzanie FinansamiZarządzanie kasą gotówkowąhistoria Zaksięgowane wypłaty gotówkowe; dla wybranej z listy wypłaty klikamy przycisk Nawiguj. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 16
Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 17
Warto również przeanalizować zmianę wartości pozycji Kasa, Rozrach. VAT z US i Zobowiązania w planie kont. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 18
4 Faktura sprzedaży 4.1 Ewidencja faktury sprzedaży W ćwiczeniu wystawimy fakturę sprzedaży kilku komputerów dla nabywcy ElectronicBay. Menu DziałySprzedaż i MarketingPrzetwarzanie zamówieńfaktury sprzedaży. Tworzymy nową fakturę sprzedaży (Ctrl + N). W nagłówku faktury klikamy Pokaż więcej pól, by mieć dostęp do wszystkich potrzebnych pół. W polu Nr nabywcy (sprzedaż) podajemy z listy nabywcę ElectronicBay. Ustawiamy Daty oraz w polu Kod sprzedawcy wybieramy z listy Inicjały sprzedawcy (by można było później analizować ile sprzedali wybrani sprzedawcy). W dolnej części podajemy ile, których komputerów sprzedaliśmy, oraz jaka była ich cena jednostkowa bez VAT (netto). Każdy typ komputerów wpisujemy w osobny wiersz na fakturze. Po wybraniu, którego zapasu dotyczy wpis na fakturze sprzedaż (czyli po wypełnieniu pola Nr), po kliknięciu na przycisk Wiersz Dostępność zapasu wg, będzie można sprawdzić m.in. dostępność zapasu, czyli jego ilość na magazynie. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 19
Po wprowadzeniu faktury, ale przed jej zaksięgowaniem, warto sprawdzić poprawność wprowadzonych danych: zakładka Narzędzia głównestatystyka. W statystyce faktury sprzedaży widać za jaką kwotę brutto (Suma z VAT) oraz netto (Sprzedaż PLN) sprzedaliśmy zapasy, jaki był zysk w PLN i w %, oraz jaki był koszt sprzedanych towarów (w naszym przypadku jest on równy cenie netto przy zakupie). Po zamknięciu Statystyki sprzedaży księgujemy fakturę: przycisk Księguj (F9). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 20
4.2 Zapisy na kontach powstałe przy księgowaniu faktury sprzedaży W Menu DziałyZarządzanie FinansamiNależnościHistoriaZaksięgowane faktury sprzedaży można wybrać z listy zaksięgowaną fakturę i obejrzeć jej szczegóły. W szczególności klikając na klawisz Nawiguj można obejrzeć zapisy księgi głównej powstałe przy księgowaniu faktury. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 21
Ponadto na Planie kont (DziałyZarządzanie FinansamiKsięga głównaplan kont) warto przeanalizować szczególnie takie pozycje jak Kasa, Należności, Rozrachunki VAT (konto 221-000 zawiera różnicę VATu naliczonego i należnego), Towary, Sprzedaż towarów (konto ewidencjonujące zyski) i Wartość sprzedanych towarów (konto kosztów). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 22
Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 23
4.3 Wpłata gotówkowa od nabywcy Zapłata za sprzedane komputery odbywa się poprzez Wpłatę gotówkową. Do wpłacania (wypłacania) pieniędzy z kasy niezbędny jest otwarty raport kasowy. Jeśli raport kasowy dotyczący odpowiedniej faktury zakupu został zamknięty, należy go ponownie otworzyć (Menu DziałyZarządzanie FinansamiZarządzanie kasą gotówkowąraporty kasowe, wybieramy z listy odpowiedni raport kasowy, przycisk Narzędzia główneotwórz ponownie). Wpłatę pieniędzy realizujemy poprzez Menu DziałyZarządzanie Finansami Zarządzanie kasą gotówkową Wpłaty gotówkowe. Zgodnie z przykładową wpłatą pokazaną poniżej: w polu Nr klikamy Enter, co powoduje nadanie numeru wpłaty z listy serii numeracji w polu Typ konta wybieramy Nabywca w polu Nr konta podajemy z listy nabywcę ElectronicBay w polu Nr dok. rozliczającego możemy wybrać z listy fakturę, której dotyczy wykonywana płatność (lista zawiera tylko faktury, które nie są do końca uregulowane). Tworzy się wówczas powiązanie płatności z konkretną fakturą. Wskazanie numeru dokumentu rozliczającego spowoduje automatyczne wypełnienie się pola Kwota wartością z powiązanej faktury. Oczywiście wpłata za fakturę nie musi być wykonana od razu w całości, więc wartość w polu Kwota można w każdej chwili zmodyfikować. w polu Kwota podajemy ile zapłacił nam nabywca. W poniższym przykładzie pokazano tylko częściowe uregulowanie należności od nabywcy: z 12 300 PLN jakie jest nam winny nabywca wpłacił w ramach tej wpłaty gotówkowej jedynie 12 000PLN, co oznacza, że nasze należności od niego po tej wpłacie będą na poziomie 300PLN. Księgujemy wprowadzoną wpłatę (przycisk Księguj (F9)). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 24
Dla zaksięgowanej wpłaty gotówkowej warto obejrzeć jakie powstały zapisy księgi głównej: Menu Działy Zarządzanie Finansami Zarządzanie kasą gotówkowąhistoria Zaksięgowane wpłaty gotówkowe; dla wybranej z listy wpłaty klikamy przycisk Nawiguj. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 25
Warto również przeanalizować w planie kont zmianę wartości pozycji Kasa, Należności, Rozrach. VAT, Towary, Sprzedaż towarów (konto ewidencjonujące zyski) i Wartość sprzedanych towarów (konto do ewidencji kosztów u nas równych cenie netto zakupu). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 26
Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 27
5 Zamknięcie raportu kasowego Po dokonaniu wypłaty dla dostawcy (zakup) i wpłacie od nabywcy (sprzedaż) należy zamknąć odpowiedni raport kasowy poprzez kliknięcie przycisku Zamknij. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 28
Raport kasowy można wydrukować (zakładka Akcje DrukujPodgląd ). W celu zweryfikowania poprawności zapisów należy zweryfikować wszystkie wpłaty i wypłaty a w szczególności Saldo początkowe (PLN) oraz Saldo końcowe (PLN). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 29
6 Statystyka sprzedaży System pozwala na wykonywanie różnego rodzaju statystyk. Jedną z nich jest statystka sprzedaży. Menu DziałySprzedaż i Marketing Przetwarzanie zamówień Raporty Statystyka sprzedaży. Na podstawie tego raportu można zweryfikować Zysk ze sprzedaży w ramach kontrahentów. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 30
7 Analiza wielowymiarowa System pozwala na wykonywanie różnego rodzaju analiz porównawczych z wykorzystaniem zdefiniowanych w systemie wymiarów. W ramach zajęć definiowaliśmy wymiary dla Zestawów komputerowych i dla Sprzedawców. Możemy zatem przeprowadzić np. analizę wielkości sprzedaży z podziałem na poszczególne zestawy komputerowe i na poszczególnych sprzedawców, którzy wystawiali faktury sprzedaży. DziałyZarządzanie finansami Księga główna Analizy i raporty Analiza wielowymiarowa Klikamy na Kod arkusza analitycznego PRZYCHODY, a następnie klikamy Aktualizacja w celu zaktualizowania danych do analizy wielowymiarowej: Edytujemy arkusz analityczny PRZYCHODY. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 31
Uzupełniamy pola w zakładce Ogólne : Kod arkusza analitycznego wybieramy PRZYCHODY Pokaż jako wiersze wybieramy np.: TOWAR Pokaż jako kolumny wybieramy np.: SPRZEDAWCA W zakładce Filtry uzupełniamy pola: Filtr daty filtrujemy za jaki okres chcemy oglądać analizę Filtr konta K/G pozostawiamy bez zmian, są to konta przychodowe W zakładce Opcje ustawiamy w jaki sposób mają być wyświetlane kwoty. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 32
W zakładce Narzędzia główne po wybraniu przycisku Pokaż macierz uzyskujemy analizy w różnym ujęciu. Przedstawione dane możemy wyeksportować do Excela i przeanalizować poprzez przycisk Eksportuj do programu Excel. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 33