Omówienie zagadnień związanych z opodatkowaniem działalności jednostek jest niezwykle istotne ze względu na częste zmiany przepisów prawa. Jedną z ważniejszych nowości obowiązujących od 1.1.2014 r. jest nowelizacja ustawy o podatku VAT. Nowe przepisy wprowadziły szereg zmian m.in. w zakresie rozpoznawania momentu powstawania obowiązku podatkowego oraz zasad wystawiania faktur VAT. Zapoznanie się z przedmiotowymi zmianami jest niezwykle istotne dla kierowników jednostek oraz służb finansowo-księgowych działających w szkołach. Ponadto opracowanie to przybliża wiele ciekawych zagadnień związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej, w tym m.in. związanych z: n przygotowywaniem planów finansowych, n przeprowadzaniem inwentaryzacji, n prowadzeniem wydzielonego rachunku dochodów oraz n przygotowywaniem sprawozdań budżetowych i sprawozdań z operacji finansowych z uwzględnieniem zmian w prawie, które miały miejsce na koniec 2013 r. i na początku 2014 r. Dzięki kompleksowemu ujęciu zagadnień związanych z prowadzeniem jednostki oświatowej opracowanie to będzie przydatne nie tylko dla kierowników jednostek oświatowych i służb finansowo-księgowych działających w szkołach, lecz również dla pracowników i kierowników ZEAS-ów. Urszula Winkowska-Zakrzewska prawnik, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Ekspert z zakresu finansów publicznych ze szczególnym uwzględnieniem rachunkowości budżetowej. Posiada kilkuletnie doświadczenie jako ekspert wśród jednostek z sektora finansów publicznych. Jest autorką wielu publikacji z zakresu obowiązków podatkowych oraz rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz współautorką wielu książek i opracowań skierowanych do tej grupy. ISBN 978-83-255-6205-2 cena 139 zł FINANSE PUBLICZNE DLA PRAKTYKÓW Jednostki oświatowe, jako jednostki budżetowe, są obciążone szeregiem obowiązków nałożonych na nie przepisami prawa, w tym ustawą o rachunkowości i ustawą o finansach publicznych. Niniejsza publikacja ma za zadanie przybliżyć czytelnikowi zakres obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości jednostki oświatowej oraz zakres odpowiedzialności w przypadku ich niewykonania, bądź nieprawidłowego wykonania, jak również wyjaśnić zagadnienia związane z opodatkowaniem działalności prowadzonej przez placówki oświatowe. pod red. Urszuli Winkowskiej-Zakrzewskiej Rachunkowość i podatki w publicznych jednostkach oświaty Rachunkowość i podatki w publicznych jednostkach oświaty okladka:okladka_1_klasyfikacja.qxd 14-02-23 14:11 Page 1 pod redakcją Urszuli Winkowskiej-Zakrzewskiej Rachunkowość i podatki w publicznych jednostkach oświaty Zmiany w podatku VAT w 2014 r. Sprawozdania budżetowe po zmianach Obowiązki płatnika podatku dochodowego Przygotowywanie planów finansowych Przeprowadzanie inwentaryzacji Prowadzenie wydzielonego rachunku dochodów
pod red. Urszuli Winkowskiej-Zakrzewskiej Rachunkowość i podatki w publicznych jednostkach oświaty Wzory dokumentów z wyjaśnieniami Wydawnictwo C.H.Beck Warszawa 2014
Rachunkowość i podatki w publicznych jednostkach oświaty 1. wydanie Stan prawny: marzec 2014 Redakcja: Marcin Majchrzak Wydawnictwo C.H.Beck 2014 Wszelkie prawa zastrzeżone. Opinie zawarte w niniejszej publikacji wyrażają osobisty punkt widzenia Autorów. Wydawnictwo C.H.Beck nie ponosi odpowiedzialności za zawarte w niej informacje. Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, 00-203 Warszawa tel.: 22 31 12 222 faks: 22 33 77 601 www.beck.pl www.beckinfobiznes.pl Skład i łamanie: PanDawer Druk: Elpil, Siedlce ISBN 978-83-255-6205-2 ISBN e-book 978-83-255-6206-9
Spis treści Wykaz autorów... Wykaz skrótów... Wprowadzenie... IX XIII XVII Dział I. Rachunkowość... 1 1. Wstęp... 1 2. Zadania i odpowiedzialność dyrektora jednostki oświatowej za rachunkowość i finanse... 2 2.1. Zakres odpowiedzialności gmin za szkoły i przedszkola... 2 2.2. Zadania i obowiązki dyrektorów jednostek oświatowych w zakresie finansów i rachunkowości... 3 2.3. Formy organizacyjno-prawne jednostek organizacyjnych w oświacie... 4 2.4. Zadania kierownika jednostki organizacyjnej systemu oświaty w świetle przepisów ustawy o finansach publicznych i przepisów wykonawczych... 5 2.5. Zadania kierownika jednostki w zakresie rachunkowości... 11 2.6. Regulacje wewnętrzne w zakresie rachunkowości wprowadzane przez kierownika jednostki... 14 2.7. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych... 50 2.8. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych... 67 3. Upoważnienie dyrektora gminnej szkoły lub placówki oświatowej do zaciągania zobowiązań w imieniu gminy... 70 3.1. Upoważnienie do zaciągania zobowiązań w sferze prawa cywilnego... 71 3.2. Źródło upoważnienia do zaciągania rocznych zobowiązań finansowych... 72 3.3. Dopuszczalność zaciągnięcia zobowiązania na rok następny lub zobowiązania wieloletniego... 73 3.4. Pełnomocnictwo dla dyrektora samorządowej szkoły lub placówki do prowadzenia spraw bieżących... 75 3.4.1. Omówienie wzoru pełnomocnictwa ogólnego... 75 4. Obsługa placówek oświatowych przez ZEAS oraz określenie wzajemnych relacji pomiędzy placówkami... 76 4.1. Zadania związane z realizacją obsługi administracyjnej szkół... 77 4.2. Tworzenie jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej... 77 4.3. Funkcjonowanie jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej... 78 4.4. Formy obsługi szkół i placówek oświatowych... 79 4.5. Zespół Obsługi Szkół i Przedszkoli ZEO... 80 4.6. Porozumienie między dyrektorem ZEO, a dyrektorem szkoły lub przedszkola... 80 4.7. Sprawozdawczość... 81 4.7.1. Sprawozdawczość budżetowa... 81 4.8. Przykładowy zakres czynności pracownika ZEO prowadzącego księgi rachunkowe szkoły lub przedszkola... 82 III
Spis treści 4.9. Odpowiedzialność dyrektora szkoły lub przedszkola za naruszenie dyscypliny finansów publicznych... 82 5. Zasady sporządzania planu finansowego... 83 5.1. Terminy do przygotowania planu finansowego... 83 5.2. Przygotowanie planu finansowego przez ZEAS... 89 5.3. Elementy planu finansowego szkoły... 89 5.4. Zmiany w planach finansowych... 93 5.5. Plany finansowe wydzielonego rachunku dochodów... 94 6. Wydzielony rachunek dochodów... 96 6.1. Jednostki budżetowe, w których może zostać utworzony wydzielony rachunek dochodów... 96 6.2. Tworzenie wydzielonych rachunków dochodów... 100 6.2.1. Źródła dochodów... 100 6.2.2. Wydatki dokonywane z wydzielonego rachunku... 103 6.2.3. Pozostałe elementy funkcjonowania wydzielonego rachunku dochodów... 105 6.3. Wydzielone rachunki dochodów a dyscyplina finansów publicznych... 108 6.4. Przykłady wzorów dokumentów związanych z wydzielonym rachunkiem dochodów... 110 6.4.1. Przykład uchwały organu stanowiącego... 110 6.4.2. Przykładowy załącznik do uchwały budżetowej gminy na 2014 r.... 114 6.4.3. Przykładowe plany finansowe wydzielonego rachunku dochodów placówki oświatowej... 115 6.4.4. Przykładowe plany finansowe wydzielonego rachunku dochodów przedszkola na 2014 r.... 116 7. Kontrola zarządcza w jednostce oświatowej... 118 7.1. Definicja kontroli zarządczej... 118 7.2. Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą w jednostce oświatowej... 119 7.3. Znaczenie i rola kontroli zarządczej w jednostce oświatowej... 119 7.4. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostce oświatowej... 120 7.5. Kontrola zarządcza a kontrola finansowa... 121 7.5.1. Główny księgowy... 123 7.5.2. Kontrola zarządcza... 124 7.6. System kontroli zarządczej w jednostce oświatowej... 124 7.6.1. Zakres podmiotowy i przedmiotowy... 125 7.6.2. Organizacja systemu kontroli zarządczej w jednostce... 126 7.6.2.1. Współudział pracowników... 126 7.6.2.2. Spójność systemu... 126 7.6.2.3. Zespół ds. kontroli... 127 7.6.2.4. Skład zespołu... 127 7.6.3. Mechanizmy kontrolne... 127 7.6.3.1. Koszty wdrożenia... 127 7.7. Standardy kontroli zarządczej... 127 7.7.1. Grupy standardów... 128 7.7.2. Środowisko wewnętrzne... 129 7.7.3. Ustalanie mierników... 131 7.7.4. Akceptowalny poziom ryzyka... 131 7.7.5. Procedury zarządzania ryzykiem... 131 7.7.6. Mechanizmy kontroli... 132 7.7.7. Informacja i komunikacja... 134 IV
Spis treści 7.7.8. Monitorowanie i ocena... 135 7.7.9. Samoocena kontroli zarządczej... 136 7.8. Procedury kontroli zarządczej... 136 7.8.1. Zasady tworzenia procedur... 136 7.8.2. Zespół koordynujący... 137 7.8.3. Reakcja na ryzyko... 137 7.8.4. Podział obowiązków... 137 7.9. Dokumentacja związana z prowadzeniem kontroli zarządczej w placówkach oświaty... 138 7.9.1. Zasady kontroli zarządczej... 138 7.9.2. Procedura zarządzania ryzykiem... 141 7.10. Plan działalności i sprawozdanie z jego wykonania... 146 7.10.1. Budowa planu działalności... 146 7.10.2. Sprawozdanie z wykonania planu działalności... 147 7.11. Procedury kontroli w jednostce oświatowej wynikające z ustawy o rachunkowości... 147 7.11.1. System kontroli należności... 148 7.11.2. System kontroli zobowiązań krótkoterminowych... 149 7.11.3. Kontrola dowodów księgowych... 150 7.11.4. Zadania kontroli formalno-rachunkowej... 153 8. Inwentaryzacja w jednostkach organizacyjnych oświaty... 153 8.1. Zasady ogólne... 153 8.2. Istota inwentaryzacji... 153 8.3. Cel inwentaryzacji bilansowej... 154 8.4. Zakres inwentaryzacji... 154 8.5. Terminy i częstotliwość... 155 8.6. Metody inwentaryzacji... 157 8.6.1. Spis z natury... 158 8.6.2. Uzgadnianie sald... 158 8.6.3. Porównanie danych ksiąg... 158 8.7. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury... 159 8.8. Komisja inwentaryzacyjna... 160 8.9. Dokumentacja czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych w drodze spisu z natury... 161 8.10. Przykładowa instrukcja inwentaryzacyjna... 161 8.11. Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych... 167 8.11.1. Różnice zawinione oraz niezawinione... 169 8.11.2. Ubytki naturalne mieszczące się w granicy limitów... 171 8.11.3. Kompensata niedoborów... 171 8.12. Ewidencja nadwyżki środka trwałego ujawnionego w trakcie inwentaryzacji... 172 8.13. Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia salda... 173 8.14. Inwentaryzacja drogą weryfikacji... 174 8.15. Rozliczenie inwentaryzacji i ujęcie jej wyników w księgach rachunkowych... 175 8.16. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych... 175 9. Sprawozdania budżetowe w jednostkach oświaty... 176 9.1. Ogólne zasady sporządzania sprawozdań budżetowych... 177 9.2. Zakres informacyjny i zasady sporządzania sprawozdania Rb-27S... 178 9.3. Zakres informacyjny i zasady sporządzania sprawozdania Rb-28S... 181 V
Spis treści 9.4. Zasady konstrukcji sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wydzielonym rachunku... 186 9.5. Terminy sprawozdania oraz odbiorcy sprawozdania... 189 9.6. Sprawozdanie Rb-28 NWS z wykonania planu wydatków samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego, które nie wygasły z upływem roku budżetowego... 190 10. Sprawozdania w zakresie operacji finansowych samorządowych placówek oświatowych... 192 10.1. Rodzaje sprawozdań... 192 10.2.Terminy sporządzania i przekazywania sprawozdań... 193 10.3. Formy sporządzania i przekazywania sprawozdań... 193 10.4. Korekty sprawozdań... 194 10.5. Podstawowe zasady sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych... 195 10.6. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zakresie sprawozdawczości... 196 10.7. Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji... 196 10.8. Roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych Rb-UZ... 203 10.9. Kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych Rb-N... 208 11. Wydatki strukturalne w jednostkach oświatowych... 216 11.1. Ewidencja wydatków strukturalnych... 216 11.1.1. Dodatkowa klasyfikacja... 217 11.1.2. Wydatki strukturalne definicja... 217 11.1.3. Sposób klasyfikowania... 217 11.1.4. Dodatkowa ewidencja... 217 11.1.5. Data wprowadzenia do ewidencji... 218 11.2. Sporządzenie sprawozdania Rb-WSa... 218 11.3. Przykład poprawnie wypełnionego sprawozdania RB-WSa... 232 Dział II. Prawo podatkowe... 241 1. Wstęp... 241 2. Podatek dochodowy od osób fizycznych... 242 2.1. Opodatkowanie podatkiem dochodowym dodatkowych świadczeń powiązanych ze stosunkiem pracy... 242 2.1.1. Opodatkowanie podatkiem dochodowym premii... 242 2.1.2. Opodatkowanie podatkiem dochodowym nagród przyznawanych pracownikom... 244 2.1.3. Opodatkowanie diet przyznawanych z tytułu podróży służbowej... 246 2.1.4. Opodatkowanie imprez integracyjnych... 247 2.1.5. Opodatkowanie podatkiem dochodowym posiłków spożywanych przez nauczycieli w trakcie rad pedagogicznych... 251 2.2. Świadczenia socjalne nabywane na rzecz pracowników... 253 2.2.1. Zakres opodatkowania świadczeń pracowniczych w myśl PDOFizU... 253 2.2.2. Zwolnienie świadczeń pracowniczych od podatku dochodowego... 254 2.3. Zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym i motywacyjnym... 258 2.3.1. Regulacje zawarte w ustawie o systemie oświaty... 258 2.3.2. Skutki podatkowe otrzymania przez uczniów świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym oraz motywacyjnym... 262 VI
Spis treści 2.4. Następstwa uchwały NSA dotyczącej opodatkowania przychodu ze świadczeń medycznych podatkiem dochodowym od osób fizycznych skutki dla pracowników jednostek oświatowych... 265 2.4.1. Możliwość skorzystania z usług medycznych na skutek wykupu przez pracodawcę pakietu tych usług... 265 2.4.2. Skutki w podatku dochodowym od osób fizycznych... 266 2.4.3. Skutki w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne... 271 2.4.4. Schemat korekt deklaracji/informacji w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz deklaracji i raportów w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne... 271 3. Podatek VAT... 272 3.1. Uchwała NSA w sprawie uznania za podatników podatku VAT gminnych jednostek budżetowych... 272 3.2. Zwolnienie podmiotowe w podatku VAT... 273 3.3. Zasady wystawiania faktur VAT oraz ich rodzaje na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług... 274 3.3.1. Podmioty zobowiązane do wystawiania faktur VAT... 274 3.3.2. Podatnicy zwolnieni... 274 3.3.3. Obowiązek wystawiania faktur VAT... 275 3.3.4. Regulacje wspólnotowe... 275 3.3.5. Elementy faktur VAT... 276 3.3.6. Nowe terminy wystawiania faktur VAT... 278 3.3.7. Zasady wcześniejszego wystawiania faktur... 279 3.3.8. Przeliczanie kwot wyrażonych na fakturach VAT... 280 3.3.9. Rodzaje faktur VAT... 280 3.3.9.1. Faktury korygujące... 280 3.3.9.2. Noty korygujące... 281 3.3.9.3. Faktury zaliczkowe... 282 3.3.9.4. Faktury wystawiane na żądanie... 284 3.3.9.5. Faktury wystawiane w formie elektronicznej... 284 3.3.9.6. Faktury wystawiane w języku obcym... 286 3.4. Refakturowanie usług... 287 3.4.1. Zagadnienia wstępne... 287 3.4.2. Definicja refakturowania... 287 3.4.3. Refakturowanie w świetle ustawy o podatku VAT niezbędne elementy refaktury... 289 3.4.3.1. Konsekwencje podatkowe... 289 3.4.3.2. Marża pośrednika... 291 3.5. Najem w podatku od towarów i usług... 293 3.5.1. Zagadnienia wstępne... 293 3.5.2. Instytucja najmu... 293 3.5.3. Podatek VAT należny... 293 3.5.4. Moment powstania obowiązku podatkowego... 294 3.5.5. Refakturowanie usług powiązanych z najmem... 295 3.5.6. Podatek VAT naliczony... 297 3.5.7. Obniżenie podatku należnego... 297 3.6. Opodatkowanie usług świadczonych na stołówkach szkolnych w świetle ustawy o podatku VAT... 298 3.6.1. Zwolnienie od opodatkowania podatkiem VAT usług stołówkowych... 298 VII
Spis treści 3.6.1.1. Zwolnienie usług stołówkowych świadczonych pomiędzy szkołami publicznymi... 298 3.6.1.2. Zwolnienie usług stołówkowych jako zakwalifikowanych do usług związanych z edukacją... 300 3.6.2. Opodatkowanie usług stołówkowych świadczonych w szkołach... 302 3.6.3. Obowiązek umieszczania dodatkowych informacji na fakturach dokumentujących sprzedaż zwolnioną... 304 3.7. Dotacje, subwencje oraz dopłaty o podobnym charakterze w świetle ustawy o podatku od towarów i usług... 305 3.7.1. Pojęcie dotacji, subwencji oraz dopłaty o podobnym charakterze... 305 3.7.2. Obowiązek podatkowy... 305 3.7.3. Podstawa opodatkowania... 307 3.7.4. Stawka podatku VAT... 309 3.7.5. Dokumentowanie otrzymania oraz zwrotu dotacji... 309 3.7.6. Następstwa zwrotu dotacji lub subwencji... 309 3.8. Zakupy inwestycyjne oraz remonty w świetle przepisów prawa podatkowego... 310 3.8.1. Definicja środków trwałych... 310 3.8.2. Środki trwałe w budowie... 311 3.8.3. Rozliczanie środków trwałych wartość początkowa... 311 3.8.4. Zakupy inwestycyjne zaliczane u podatnika do środków trwałych... 313 3.8.4.1. Remonty... 313 3.8.4.2. Modernizacja obiektów już istniejących... 314 3.8.4.3. Wznoszenie oraz zakup nowych obiektów... 314 3.8.5. Zakupy środków trwałych niestanowiących nieruchomości... 315 3.9. Proporcja w podatku VAT oraz roczna korekta podatku... 315 3.9.1. Czynności uprawniające do odliczenia podatku dochodowego... 315 3.9.2. Kwota podatku naliczonego... 316 3.9.3. Ograniczenia w odliczeniach podatku... 317 3.9.4. Rozszerzenia w odliczeniach podatku... 318 3.9.5. Podział zakupów ze względu na charakter ich wykorzystania... 318 3.9.5.1. Zakup bezpośredni... 318 3.9.5.2. Zakup pośredni... 319 3.9.6. Zakup związany z działalnością... 319 3.9.7. Zakup niezwiązany z działalnością... 319 3.9.8. Działalność mieszana... 319 3.9.9. Struktura sprzedaży... 320 3.9.10. Ustalenie proporcji... 320 3.9.11. Sposób określania wskaźnika proporcji... 321 3.9.12. Sprzedaż dokonana... 321 3.9.13. Orientacyjne określenie proporcji... 322 3.9.14. Korekta podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością mieszaną... 323 3.9.15. Zmiana przeznaczenia towarów i usług... 326 VIII
Wykaz autorów Monika Dragańczuk ekonomistka, absolwentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie oraz Podyplomowych Studiów Administrowania Funduszami Unijnymi Kolegium Zarządzania i Finansów w Szkole Głównej Handlowej. Główny specjalista w Wydziale Polityki Regionalnej w Departamencie Polityki Regionalnej i Rolnictwa w Ministerstwie Finansów. Specjalistka ds. weryfikacji zasady dodatkowości w jednostkach budżetowych oraz klasyfikacji wydatków strukturalnych w jednostkach sektora finansów publicznych. Znajomość specyfiki funkcjonowania sektora finansów publicznych nabyła w praktyce podczas długoletniej pracy zarówno w Departamencie Budżetu Państwa, jak i na obecnym stanowisku w Wydziale Polityki Regionalnej. Posiada praktyczną wiedzę z zakresu planowania i sprawozdawczości budżetowej oraz zasad stosowania zarówno klasyfikacji budżetowej, jak i klasyfikacji wydatków strukturalnych. Jest bezpośrednio zaangażowana w proces wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce oraz odpowiedzialna za prawidłową realizację i rozliczenie kilku projektów współfinansowanych ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007 2013, które są realizowane w ramach Jednostki odpowiedzialnej za weryfikację zasady dodatkowości, a także za sprawny przebieg procesu planowania i sprawozdawczości budżetowej, w zakresie zaplanowanych środków. Prowadzi szkolenia z zakresu prawidłowego klasyfikowania przez jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych wydatków strukturalnych. Autorka publikacji nt. wydatków strukturalnych. Elżbieta Garczarek praktyk, audytor wewnętrzny posiada zaświadczenie MF, certyfikat CFE, CICA. Naczelnik Wydziału Kontroli Wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Kaliszu. Posiada wieloletnie doświadczenie zawodowe w kontroli i audycie w sektorze finansów publicznych: Nadzór Farmaceutyczny, RIO, samorząd terytorialny. Wykładowca na licznych kursach i szkoleniach w zakresie finansów publicznych, audytu i kontroli organizowanych przez firmy komercyjne, jednostki samorządowe, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, w formach otwartych i zamkniętych. Wykładowca na Studiach podyplomowych w zakresie audytu, kontroli i finansów publicznych, autorka wielu publikacji z problematyki finansów publicznych. Wojciech Lachiewicz jest absolwentem Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Do połowy lat 90. był pracownikiem naukowym Katedry Prawa Admi- IX
Wykaz autorów nistracyjnego UJ, a od powstania samorządów gminnych, równolegle pracownikiem samorządowego kolegium odwoławczego, a potem urzędu wojewódzkiego. Od 1993 r. jest zatrudniony w Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Krakowie. Od końca lat 80-tych współpracuje z praktyką administracyjną, w tym w tematyce finansów publicznych, organizacji administracji i gospodarki przestrzennej. Brał udział w zespołach opracowujących projekty ustaw i rozporządzeń z ww. tematyki. Jest autorem licznych publikacji. Joanna Marczewska ekonomista, absolwent Politechniki Świętokrzyskiej w Kielcach. Wieloletni pracownik Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach. Pełniła funkcję Naczelnika Wydziału Kontroli Gospodarki Finansowej Regionalnej Izby Obrachunkowej, obecnie Członek Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach, posiada szeroką wiedzę z zakresu finansów publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Pełniła funkcję asystenta szkoleniowców Chartered Institue of Public Finance and Accountancy w czasie kursów organizowanych przez Program Wspierania Samorządów Lokalnych (LGAP) Brytyjskiego Funduszu Know-How dla inspektorów Regionalnych Izb Obrachunkowych Warszawa 1998 r. Tematyka kursów obejmowała: nowe podejście do kontroli w RIO, badanie gospodarności, korupcję i nieprawidłowości, kontrolę procesów skomputeryzowanych, metody doboru próby (kierownikiem programu LGAP był Paweł Swianiewicz). Jest współautorem części polskiej poradnika przygotowanego przez konsultantów z Audit Commission i pracowników regionalnych izb obrachunkowych w ramach Programu Wspierania Samorządów Lokalnych, sponsorowanego ze środków brytyjskiego Funduszu Know-How, jak również autorem i współautorem wielu publikacji w Finansach Komunalnych. Stale współpracuje z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej w Kielcach i Świętokrzyską Agencją Rozwoju Regionu S.A., jako ekspert w dziedzinie planowania i realizacji budżetu jednostek samorządu terytorialnego. Stanisława Szlachta jest absolwentką Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie. Posiada uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz certyfikat audytora wewnętrznego sektora finansów publicznych. Specjalista-praktyk w zakresie gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, sprawozdawczości i rachunkowości budżetowej. Do grudnia 1998 r. pracowała w administracji rządowej, a od 1.7.1999 r. jest Dyrektorem Wydziału Finansowego Urzędu Miasta. Jest członkiem Regionalnej Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Współpracuje jako trener z firmami szkoleniowymi. Wydała książkę Wzorcowa instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych. Ponadto autor licznych publikacji. Izabela Świderek doktor nauk ekonomicznych w specjalności: analiza ekonomiczno- -finansowa i finanse publiczne. Od dwunastu lat związana zawodowo z jednostkami samorządu terytorialnego. Od 2007 r. pełni funkcję skarbnika jednostki samorządu teryto- X
Wykaz autorów rialnego. Autorka i współautorka publikacji z zakresu finansów publicznych. Prowadzi szkolenia z zakresu finansów publicznych. Urszula Winkowska-Zakrzewska prawnik, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Ekspert z zakresu finansów publicznych ze szczególnym uwzględnieniem rachunkowości budżetowej. Posiada kilkuletnie doświadczenie jako ekspert wśród jednostek z sektora finansów publicznych. Jest autorką wielu publikacji z zakresu obowiązków podatkowych oraz rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz współautorką wielu książek i opracowań skierowanych do tej grupy. XI
Wykaz skrótów 2005FinansePublU... ustawa z dnia 30.6.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) DyscFinU... ustawa z 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.) DochJSTU... ustawa z 13.11.2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2010 r. Nr 80, poz. 526 ze zm.) FundŚwSocU... ustawa z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) FinansePublU... ustawa z 27.8.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) KC... ustawa z 23.4.1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) KN... ustawa z 26.1.1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) MinWynNauczR... rozporządzenie MENiS z 31.1.2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz.U. z 2005 r. Nr 22, poz. 181 ze zm.) PDOFizU... ustawa z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) PomSpołU... ustawa z 12.3.2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 ze zm.) PożPublU... ustawa z 24.4.2003 o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536. ze zm.) XIII
Wykaz skrótów PrezWprowU... ustawa z 27.8.2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1241 ze zm.) PromZatrU... ustawa z 20.4.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, (Dz.U. Nr 99, poz. 1001 ze zm.) RachunkU... ustawa z 29.9.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ze zm.) SamGminU... ustawa z 8.3.1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) SamPowU... ustawa z 5.6.1989 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, ze zm.) SamWojU... ustawa z 5.6.1989 r. o samorządzie wojewódzkim (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590, ze zm.) SprBudżR... rozporządzenie Ministra Finansów z 3.2.2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2010 r. Nr 20, poz. 103 ze zm.) StatPublR... rozporządzenie MEN z 21.5.2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz.U. Nr 61, poz. 624 ze zm.) SysOśwU... ustawa z 7.9.1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) SzczegZasRachR... rozporządzenie MF z 5.7.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861, ze zm.) VATU... ustawa z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535, ze zm.) WychTrzPzeciwAlkU... ustawa z 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.) ZwZawU... ustawa o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.) XIV
Wykaz skrótów Pozostałe skróty art... artykuł BIP... Biuletyn Informacji Publicznej Dz.U.... Dziennik Ustaw JST... jednostka samorządu terytorialnego MEN... Ministerstwo Edukacji Narodowej NSA... Naczelny Sąd Administracyjny RIO... Regionalna Izba Obrachunkowa SN... Sąd Najwyższy t.j.... tekst jednolity WSA... wojewódzki sąd administracyjny w zw.... w związku ze zm.... ze zmianami ZFŚS... zakładowy fundusz świadczeń socjalnych XV
Wprowadzenie Jednostki oświatowe, jako jednostki budżetowe, są obciążone szeregiem obowiązków nałożonych na nie przepisami prawa. Niniejsze opracowanie ma za zadanie przybliżyć czytelnikowi zakres obowiązków związanych z prowadzeniem jednostki oświatowej oraz zakresem odpowiedzialności w przypadku ich niewykonania, bądź nieprawidłowego wykonania, jak również wyjaśnić zagadnienia związane z opodatkowaniem działalności prowadzonej przez placówki oświatowe. Omówienie zagadnień związanych z opodatkowaniem działalności jednostek jest niezwykle istotne ze względu na częste zmiany przepisów prawa. Jedną z ważniejszych nowości obowiązujących od 1.1.2014 r. jest nowelizacja ustawy o podatku VAT. Nowe przepisy wprowadziły szereg zmian m.in. w zakresie rozpoznawania momentu powstawania obowiązku podatkowego oraz zasad wystawiania faktur VAT. Zapoznanie się z przedmiotowymi zmianami jest niezwykle istotne dla kierowników jednostek oraz służb finansowo-księgowych działających w szkołach. Wiąże się to z faktem, że jednostki oświatowe bardzo często poza działalnością edukacyjną dokonują również dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotów prywatnych prowadzących, bądź nieprowadzących, działalności gospodarczej. Może to być m.in. wynajem pomieszczeń bądź sprzedaż posiłków osobom, które nie uczą się w szkole. W takich przypadkach jednostki oświatowe często mają wątpliwości, czy muszą opodatkować tą działalność podatkiem VAT. Nie należy również zapominać, że na jednostkach oświatowych ciążą także obowiązki wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednostki te, jako płatnicy składek, mają obowiązek m.in. do naliczenia, pobrania oraz odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy. Zagadnienie to z pozoru nie powoduje trudności. Niemniej pracownicy często poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymują również inne świadczenia takie jak: premie, nagrody, bądź świadczenia socjalne. W sytuacji gdy pracownik otrzyma dodatkowe świadczenie od pracodawcy, wówczas powstaje wątpliwość, czy jednostka powinna opodatkować takie świadczenie podatkiem dochodowym. Ponadto opracowanie to przybliża wiele ciekawych zagadnień związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej, w tym m.in. z przygotowywaniem planów finansowych, przeprowadzaniem inwentaryzacji, prowadzeniem wydzielonego rachunku dochodów oraz przygotowywaniem sprawozdań budżetowych. XVII
Wprowadzenie Nie należy również zapominać, że prowadzenie rachunkowości jednostek oświatowych może zostać powierzone zespołowi ekonomiczno-administracyjnemu (ZEAS-owi). W takiej sytuacji kierownicy jednostek niejednokrotnie mają wątpliwości, jakie czynności jednostki mają obowiązek wykonywać samodzielnie, a jakie powinny zostać przekazane do wykonania ZEAS-owi. Powstaje również wątpliwość, czy przekazanie ZEAS-owi czynności związanych prowadzeniem rachunkowości powoduje również przekazanie odpowiedzialności za ich niewykonanie, bądź nienależyte wykonanie. Dzięki kompleksowemu ujęciu zagadnień związanych z prowadzeniem jednostki oświatowej opracowanie to będzie przydatne nie tylko dla kierowników jednostek oświatowych i służb finansowo-księgowych działających w szkołach, lecz również dla pracowników i kierowników ZEAS-ów. Urszula Winkowska-Zakrzewska XVIII
Dział I. Rachunkowość 1. Wstęp Urszula Winkowska-Zakrzewska Jednostki systemu oświaty (szkoły, przedszkola, gimnazja itp., zwane dalej: placówkami oświatowym, szkołami, placówkami) jako jednostki budżetowe muszą wykonywać szereg obowiązków nałożonych na nie przepisami prawa. Obowiązki te niejednokrotnie wywołują wątpliwości w zakresie ich prawidłowego wykonania, bądź ponoszenia odpowiedzialności w przypadku ich niewykonania lub niewłaściwego wykonania. Niejednokrotnie pracownicy placówek oświatowych nie wiedzą, czy wykonując określone czynności ponoszą za nie odpowiedzialność, oraz czy odpowiedzialność za wykonywanie tych czynności w ogóle została im powierzona. W przypadku, gdy rachunkowość jednostki prowadzona jest przez zespół ekonomiczno-administracyjny, kierownicy jednostek mają wątpliwości. w jakim zakresie określone czynności np. związane z przeprowadzaniem inwentaryzacji, przygotowywaniem planów finansowych lub sprawozdań, powinien wykonywać ten zespół, a w jakim kierownik jednostki. Powstaje również problem, kto w takiej sytuacji ponosi odpowiedzialność: ZEAS, czy kierownik jednostki? Niniejszy dział ma za zadanie przybliżenie czytelnikowi problematyki prowadzenia rachunkowości w szkołach oraz wskazanie obowiązków jakie ciążą na kierownikach oraz pracownikach jednostek oświatowych oraz skutki ich niewykonania bądź nienależytego wykonania. 1