A N E K S Nr 1/2006 do Zarządzenia nr 4/2006 p. o. Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji z dnia 01 lipca 2006 r. w sprawie zasad obiegu dokumentów finansowych. 1 W 1 dodaje się następujący zapis: Do instrukcji obiegu dokumentów finansowych z dniem 2 stycznia 2007 r. wprowadza się załączniki: Załącznik nr 2 do Instrukcji - Instrukcja operacji kasowych oraz zakres obowiązków kasjera w OPI. Załącznik nr 3 do Instrukcji - Instrukcja księgowa rozliczania delegacji zagranicznych. Załącznik nr 4 do Instrukcji - Instrukcja księgowa kontroli kasy. Załącznik nr 5 do Instrukcji - Instrukcja księgowa wprowadzenia pieczątki na dowodach księgowych. 2 Pozostałe zapisy dotyczące Instrukcji obiegu dokumentów finansowych pozostają bez zmian. p. o. Dyrektora dr Dorota Maciejko Warszawa 29.12.2006 r.
Załącznik nr 2 do Instrukcji wprowadzonej Zarządzeniem nr 4/2006 z dnia 1 lipca 2006 Instrukcja Operacji Kasowych oraz zakres obowiązków kasjera w OPI 1. Przyjmowanie i wypłacanie gotówki w zakresie wszelkich operacji gotówkowych przeprowadzanych w OPI. 2. Prowadzenie na bieŝąco (bezpośrednio po dokonaniu kaŝdej operacji) ewidencji obrotów kasy w raporcie kasowym. 3. Pobieranie z banku gotówki na podstawie czeków gotówkowych. 4. Obroty gotówki winny być udokumentowane dowodami źródłowymi lub zastępczymi dowodami kasowymi (asygnaty KP - Kasa przyjmie i KW Kasa wypłaci). 5. Dowód kasowy Kasa przyjmie stanowi podstawę do ujęcia przychodu gotówki. KaŜdorazowo powinien zawierać: numer kolejny, datę wystawienia, nazwisko lub nazwę dokonującego wpłaty, treść, kwotę wpłaty (liczbowo i słownie) oraz podpis kasjera i głównego księgowego. Dowód KP wystawia się w trzech egzemplarzach, z których oryginał załączony jest do raportu kasowego, jedną kopię otrzymuje wpłacający, a druga kopia pozostaje w bloczku. 6. Podstawę do dokonania rozchodu gotówki stanowią dokumenty Kasa wypłaci, Wniosek o zaliczkę, Rozliczenie zaliczki, Polecenie wyjazdu słuŝbowego, Rachunek, Faktura bądź teŝ wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oświadczenia pracowników o dokonaniu wydatków. Dokument Kasa wypłaci zawiera następujące dane: numer kolejny i datę wystawienia, nazwisko lub nazwę otrzymującego wypłatę, treść, kwotę wypłaty (liczbowo i słownie) oraz podpis kasjera, otrzymującego wypłatę i głównego księgowego. Dowód KW wystawia się (analogicznie jak KP ) w trzech egzemplarzach. Wszystkie dokumenty stanowiące podstawę do dokonania rozchodu gotówki wymagają przed dokonaniem wypłaty akceptacji głównego księgowego. 7. Raport kasowy winien być oznaczony kolejnym numerem i datą (okresem) jego sporządzenia oraz zawierać podpisy kasjera i głównego księgowego. Błędy w raporcie kasowym poprawiać moŝna wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka powinna być zaopatrzona w podpis kasjera i datę dokonania poprawki. 1
8. Po zakończeniu miesięcznego raportu kasowego, dokument ten wraz z załączonymi dowodami księgowymi przekazywany jest Dyrektorowi OPI. Wyrazem dokonania kontroli dokumentów kasowych przez Dyrektora OPI jest złoŝenie podpisu na raporcie kasowym. 9. Co najmniej raz w miesiącu główny księgowy dokonuje kontroli kasy, z której sporządza na piśmie protokół, podpisywany przez osobę prowadzącą kasę. Uprawniony do kontroli kasy jest ponadto Dyrektor OPI. 10. Gotówka i czeki gotówkowe powinny być przechowywane w sejfie. 11. Przy przejmowaniu kasy przez nowego pracownika przyjmujący, po jej szczegółowym sprawdzeniu i uzgodnieniu, zamieszcza na raporcie kasowym uwagę: Kasę przyjąłem, stan gotówki..., data, podpis. 12. Pogotowie kasowe zostaje ustalone na kwotę 3 000 zł (słownie trzy tysiące złotych). Zapoznałam się i przyjmuję do realizacji i stosowania Zatwierdzam...... (podpis pracownika) (podpis pracodawcy) 2
Załącznik nr 3 do Instrukcji wprowadzonej Zarządzeniem nr 4/2006 z dnia 1 lipca 2006 r. Instrukcja księgowa rozliczania delegacji zagranicznych 1. pobranie dewiz z banku na delegację zagraniczną: jeŝeli pobieramy dewizy z własnego konta walutowego- przeliczamy po kursie kupna banku prowadzącego rachunek, jeŝeli kupujemy dewizy płacąc środkami z własnego rachunku bieŝącegoprzeliczamy po kursie sprzedaŝy banku od którego kupujemy walutę (przewalutowanie), Ma 130/ Wn 149 pod kaŝdą transakcję dołączamy tabelę kursów banku wg którego dokonujemy rozliczeń 2. wpłata środków do kasy jednostki: przyjmujemy środki w PLN w takiej samej kwocie jak zostało dokonane przeliczenie w pkt.1 Ma 149/ Wn 100 3. wypłata z kasy pracownikowi na poczet zaliczki na delegację zagraniczną: pracownik kwituje na dowodzie KW odbiór pieniędzy. Ma 100/ Wn 234 w treści operacji piszemy imię i nazwisko pracownika- kwotę dewiz- delegacja nr... kraj wyjazdu) 4. rozliczenie delegacji (stosujemy metodę uproszczoną)- faktury, kwota diet przysługujących, inne wydatki, przeliczamy po kursie historycznym- z dnia pobrania zaliczki Wn 407/ Ma 234 5. Wn 100/ Ma 234 gdy pracownik zwraca nadwyŝkę do kasy jednostki Kwotę dewiz przeliczamy po aktualnym kursie kupna banku prowadzącego nasz rachunek dewizowy i dokonujemy wypłaty waluty z kasy na rachunek bankowy tego samego dnia, w którym otrzymaliśmy zwrot niewykorzystanych dewiz (nie występują róŝnice kursowe). 3
Wn 149/ Ma 100 Wn 130/ Ma 149 lub 6. Wn 234/ Ma 100 gdy naleŝy pracownikowi dopłacić do odbytej delegacji. Wypłacamy pracownikowi z kasy jednostki wyliczoną wcześniej róŝnicę między pobraną zaliczką a kosztami odbytej delegacji (w PLN). Pracownik na dowodzie kasowym KW kwituje własnoręcznym podpisem odbiór pieniędzy. 4
Załącznik nr 4 do Instrukcji wprowadzonej Zarządzeniem nr 4/2006 z dnia 1 lipca 2006 r. Instrukcja księgowa kontroli kasy PROTOKÓŁ STANU KASY Z DNIA... Komisja w składzie: 1.... 2.... stwierdziła, iŝ: w dniu... w kasie znajdują się czeki bankowe z konta nr... od: seria... i nr czeku... do: seria... i nr czeku... stan kasy w dniu... wynosi... zł... gr (słownie:...) w nominałach wg poniŝszej tabeli. Nominał Ilość Wartość 200,00-100,00-50,00-20,00-10,00-5,00-2,00-1,00-0,50-0,20-0,10-0,05-0,02-0,01 - razem - Podpisy Komisji 5
Załącznik nr 5 do Instrukcji wprowadzonej Zarządzeniem nr 4/2006z dnia 1 lipca 2006 r. Instrukcja księgowa wprowadzenia pieczątki na dowodach księgowych: fakturach zakupu, rozliczeniach delegacji słuŝbowych, rachunkach wystawionych przez zleceniobiorców do umów zlecenia i o dzieło, innych dowodach księgowych obowiązujący wzór: wypełniają Koordynatorzy: 1. Nr... i nazwa projektu.....data... podpis... 2. Zgodność z harmonogramem projektu data....podpis... 3. Sprawdz. pod względem celowości poniesionego wydatku, data podpis 4. Koszty dział. gosp... zł/ statutowej.. zł data.podpis... 5. Wymienione usługi wykonano/towary odebrano/ i przyjęto, data... podpis... wypełnia księgowość: 6. Wpłynęło do działu finansowo-księgowego, data podpis... 7. Zgodność z umową...... data..podpis... 8. Sprawdz. pod względem formalno-rachunk., data. podpis... 9. Zatwierdzono do wypłaty kwotę zł... słownie zł....... Główny Księgowy Dyrektor data podpis data podpis 6