w sprawie utworzenia punktu kasowego w Uczelni

Transkrypt

1 e ),10~,-SKA AKADEMIA w Słupsku SŁUPSK ul. Arciszewskiego 22 a Zarządzenie nr Nr 51Xll tel. O Rektora Akademii Pomorskiej w Słupsku z dnia 28 stycznia 2009 roku w sprawie utworzenia punktu kasowego w Uczelni Zgodnie z 50 ust. 5 pkt 3 Statutu Akademii Pomorskiej w Słupsku, w sytuacji braku ofert na dalsze prowadzenie Agencji PKO BP zarządzam, co następuje: 1 1. Od 2 lutego 2009 roku w pomieszczeniu dotychczasowej agencji PKO BP (w budynku Wydziału Filologiczno-Historycznego) tworzy się punkt kasowy. 2. Zadaniem punktu kasowego będzie obsługa płatności pracowników i studentów w obrocie służbowym, tj.: - wypłata wynagrodzeń pracowników nieposiadających kont osobistych, - wypłata zaliczek na delegacje i ich rozliczenie, - wypłata zaliczek na zakupy gotówkowe oraz ich rozliczenie, - wypłata jednorazowych zapomóg studenckich, - wpłaty gotówkowe za zakwaterowania doraźne w DS. 3. Płatności niewymienione w punkcie 2 będą przekazywane na konta osobiste (np.: wynagrodzenia, stypendia) lub realizowane w formie auto wypłaty w kasach oddziałów banku PeKaO S.A. na terenie RP (np. świadczenia socjalne na rzecz emerytów AP). 4. Płatności na rzecz kontrahentów będą przekazywane na ich konta bankowe. 5. Studenci posiadający zobowiązania wobec Uczelni (opłaty za DS., za usługi edukacyjne, rekrutacyjne, za dyplomy, legitymacje, etc.) musząje realizować poprzez bank lub pocztę Punkt kasowy będzie czynny od poniedziałku do piątku, w godz.: Pogotowie kasowe ustala się na poziomie 2000 zł. Większe wypłaty należy zgłaszać na dzień przed wypłatą. 3. Procedury i upoważnienia związane z uruchomieniem i funkcjonowaniem punktu kasowego opracuje i przedstawi do akceptacji kwestor. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. REKTOR dr hab. p~n~ Drozd Otrzymują: - prorektorzy, dziekani. - dyrektorzy instytutów, kierownicy katedr, kierownicy jednostek międzywydziałowych, - kanclerz, kwestor, kierownicy pozostałych jednostek organizacyjnych - kierownik Osiedla Akademickiego - Rada Uczelniana Samorządu Studenckiego.

2 Załącznik nr l do Zarządzenia Nr 51XIllJ2009 Rektora Akademii Pomorskiej w Słupsku z dnia 28 stycznia 2009r. INSTRUKCJA KASOWA AKADEMII POMORSKIEJ W SŁUPSKU CZĘŚĆ OGÓLNA 1. Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarki kasowej Akademii Pomorskiej w Słupsku i została opracowana na podstawie: - ustawy z r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), - ustawy z r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.u. z 2004r. Nr 173, poz ze zm.), - rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14.1O.1998r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 1998 r. Nr 129 poz. 858 ze zm.), - Kodeksu Pracy z r. tekst jednolity z r. (Dz.u. 1998, Nr 21, poz. 94 ze zm.). 2. Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczą kasjera i pracowników uczestniczących w kontroli funkcjonowania kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresów czynności. Instrukcja ma na celu zapewnienie właściwej ochrony interesów Akademii Pomorskiej w Słupsku, poprzez uregulowanie m.in.: ~ warunków organizacyjno-technicznych kasy oraz formy jej zabezpieczenia, ~ wymogów kwalifikacyjnych stawianych osobom pełniącym funkcję kasjera, ~ zasad przewozu i przechowywania środków pieniężnych, ~ zasady ustalania tzw. "pogotowia kasowego", ~ trybu dokonywania operacji kasowych, ~ zasad archiwizacji dokumentacji kasowej. l. POMIESZCZENIA KASOWE 1. Kasa jest zlokalizowana w przybudówce Wydziału Filologiczno-Historycznego, jej usytuowanie gwarantuje bezpieczeństwo obrotu środkami pieniężnymi, a także umożliwia sprawne funkcjonowanie. 2. Pomieszczenie kasy powinno być wydzielone, a jego okna i drzwi specjalnie wzmocnione lub okratowane. Okienko, przez które kasjer dokonuje wypłaty winno być zamykane i posiadać zabezpieczenie przed kradzieżą (np. kraty, szyby antywłamaniowe). Pomieszczenie powinno być wyposażone w sygnalizację alarmową. 3. Kasa musi być wyposażona w szafę stalową lub pancerną do przechowywania środków pieniężnych.

3 2. KASJER 1. Kasjerem może być osoba legitymująca się: a) minimum średnim wykształceniem, b) nienaganną opinią, c) pełną zdolnością do czynności prawnych, d) praktyką w księgowości finansowej lub przeszkoleniem w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej, e) niekaralnością za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciw mieniu (oświadczenie kasjera). 2. Kasjer przyjmuje odpowiedzialność materialną za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów dotyczących gospodarki kasowej. 3. Przejęcie przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności komisji wyznaczonej przez Kwestora lub osobę przez niego upoważnioną. 4. Kasjer powinien dysponować aktualnym wykazem oraz wzorami podpisów osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych. 5. Kasa funkcjonuje w każdy dzień roboczy w godzinach zgodnie z Zarządzeniem. Rektor powierza obowiązki kasjera wskazanej osobie (pracownikowi Uczelni). W przypadku usprawiedliwionej nieobecności do 3 dni roboczych - choroba, opieka nad dzieckiem kasa nie będzie funkcjonowała. Przy dłuższych nieobecnościach ustalone zostanie zastępstwo. 3. OCHRONA I TRANSPORT ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH l. W kasie mogą być przechowywane środki pieniężne w wysokości zapewniającej właściwą ich ochronę. 2. Kierownik jednostki, na wniosek kwestora, ustala wysokość "pogotowia kasowego", tj. wielkość gotówki na dokonywanie niezbędnych wydatków. 3. Transport środków pieniężnych powinien odbywać się przy użyciu odpowiednich zabezpieczeń technicznych: ~ środki wartości pieniężnych nieprzekraczających pogotowia kasowego - pozyskiwane będą z bankomatu PKO BP na terenie Uczelni, ~ wartości pieniężne większe niż pogotowie kasowe transportuje się pojazdami służbowymi. 4. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych. 4. GOSPODARKA KASOWA 1. W kasie mogą znajdować się środki pieniężne: ~ pogotowie kasowe na bieżące wydatki w wysokości ustalonej przez Rektora AP w Słupsku, ~ gotówka podjęta z rachunku bankowego na określone rodzaje wydatków, ~ gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy, ~ gotówka uzyskana z bankomatu PKO BP na podstawie karty płatniczej wystawionej na nazwisko kasjera. 2. Pogotowie kasowe jest uzupełniane do ustalonej wysokości ze środków podjętych z bankomatu lub rachunku bankowego. 2

4 3. Nadwyżka gotówki ponad stan pogotowia kasowego, nie musi być odprowadzona w danym dniu na rachunek bankowy, jeżeli nie przekracza 1O.000zł. 4. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Kwota niewypłacona może być przechowywana w kasie do 7 dni, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia. Gotówki tej nie wlicza się do wielkości ustalonego pogotowia kasowego. 5. Kasa nie może przyjmować lub wypłacać gotówki w przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz gdy wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość euro. 5. DOKUMENTACJA KASOWA l. Wszystkie obroty gotówkowe winny być udokumentowane dowodami kasowymi: )o- wpłaty gotówkowe - własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, )o- wypłaty gotówkowe - rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki. 2. Dokumentację kasy stanowią dokumenty: a) operacyjne kasy: raport kasowy, dowód wpłaty i wypłaty; b) źródłowe lub dyspozycyjne kasy: dowody zakupu i sprzedaży (faktury, rachunki), wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki i delegacji służbowej, lista płac i wypłat zasiłków, rachunki umów (np. zlecenia, o dzieło) oraz inne dokumenty dopuszczone do obiegu w Akademii Pomorskiej; c) organizacyjne kasy: instrukcja kasowa, potwierdzenie przyjęcia odpowiedzialności materialnej, opis stanowiska pracy kasjera oraz protokoły inwentaryzacyjne i przejęcia - przekazania kasy. 3. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy dowody kasowe są sprawdzone i zatwierdzone według procedur kontroli oraz gospodarowania środkami pod względem formalnym i rachunkowym. Jeśli tak nie jest - kasjer nie może przyjąć tych dowodów do realizacji (nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera). 5. Zastępczych dowodów wypłat gotówki "KW - kasa wypłaci" nie może wystawiać kasjer. Wystawia je wyłącznie osoba do tego upoważniona (pracownik sekcji finansowo-księgowej). 6. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje na dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, podając kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy zbiorczych dowodów, w których wpisana jest słownie w złotych ogólna suma wypłat (np. listy płac). Wówczas każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki. 7. Przy wypłacie gotówki osobie nieznanej kasjer zobowiązany jest żądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego jej tożsamość oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę i określić wystawcę dokumentu. 8. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać - na jej prośbę lub na prośbę kasjera - może podpisać się inna osoba (nie może to być kasjer), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt dokonania tej wypłaty osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. 3

5 Na dowodzie kasowym umieszcza się: numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę, oraz dane osoby podpisującej jako świadek. 9. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. Powinno ono zawierać potwierdzenie własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to winno być dokonane przez notariusza, właściwy urząd administracji państwowej lub samorządowej, zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła upoważnienie lub zakład leczniczy służby zdrowia w razie przebywania tej osoby na leczeniu. 10. Zrealizowane przychodowe i rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty i numeru dokumentu zaewidencjonowanego w raporcie kasowym. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonanych w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzanego przez kasjera. 11. Raporty kasowe sporządza się za każdy dzień roboczy. Zapisy w raporcie kasowym winny być dokonywane chronologicznie. 12. Po sporządzeniu raportu kasowego za dany dzień i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie kasjer podpisuje raport i przekazuje jego oryginał z dowodami kasowymi upoważnionemu pracownikowi referatu rachunkowości. 13. Niedobór kasowy stanowi rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi. Rozchód taki nie jest uwzględniany przy ustaleniu gotówki w kasie i obciąża on kasjera. 14. Nadwyżką kasową jest gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi i stanowi ona pozostałe przychody operacyjne. 6. ZASADY WYPEŁNIANIA DRUKÓW KASOWYCH Dowód wpłaty - kasa przyjmie Własnymi przychodowymi dowodami kasowymi są: a) dowód wpłaty - "KP" jest generowany automatycznie w systemie HMS efka - ewidencja komputerowa b) dowód wpłaty - "KP" (druk poligraficzny) z jednostek wewnętrznych. Dowód wpłaty "KP" jest drukiem ścisłego zarachowania. Dowód wpłaty wypełnia kasjer po przyjęciu gotówki do kasy. Na dowodzie wpłaty gotówki należy podać nazwisko i imię wpłacającego, tytuł wpłaty, datę, kwotę oraz podpis kasjera, sporządzając go w trzech egzemplarzach, przy czym: oryginał wręcza się osobie dokonującej wpłaty, pierwszą kopię przekazuje się z raportem do Księgowości, druga kopia zostaje w kasie. W dowodzie wpłaty nie można dokonywać żadnych skreśleń ani poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez wpłacającego wydanego mu pokwitowania nie wystawia się duplikatu. 4

6 Na prośbę wpłacającego wydaje się zaświadczenie o wydaniu pokwitowania, które winno zawierać dane z pokwitowania, tj. kwotę, tytuł wpłaty, datę. Dowód wypłaty "KW" - Kasa wypłaci Dowód wypłaty "KW" jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania i stanowi on dowód zastępczy służący do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy w sytuacji, gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi (np.: nie podjęte w terminie wypłaty z listy płac). Dokument "KW" wystawia upoważniony pracownik Sekcji Finansowo-Księgowej w dwóch egzemplarzach, z których: oryginał jest załącznikiem do raportu kasowego, kopia pozostaje w bloku formularzy w komórce finansowej. W dowodzie "KW" nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie, w przypadku dokonania pomyłki należy błędny dowód anulować iwystawić nowy dowód. Dowód,,KW" podpisuje wystawiający, wypłacający i otrzymujący gotówkę. Do wypłaty dowód ten zatwierdza kwestor lub kierownik Sekcji Finansowo-Księgowej. Bankowy dowód wpłaty Bankowy dowód wpłaty służy do udokumentowania wpłaty nadwyżki gotówki ponad ustalony stan pogotowia kasowego na właściwy rachunek bankowy. Dokument sporządza kasjer w trzech egzemplarzach, z tego jeden egzemplarz otrzymuje bank, drugi osoba wpłacająca gotówkę, a trzeci przekazuje się wraz z raportem kasowym do Sekcji F-K. Raport kasowy "RK" Raport kasowy służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie. Wypełniany jest on na bieżąco w porządku chronologicznym, tj. w takiej kolejności w jakiej następują wpłaty i wypłaty. Przy zastosowaniu techniki komputerowej zasady sporządzania raportu kasowego i wypełniania dowodów wpłaty i wypłaty określa instrukcja do stosowanego programu komputerowego. W sporadycznych wypadkach dopuszcza się raport sporządzony ręcznie. Czeki gotówkowe Czeki gotówkowe są drukami ścisłego zarachowania, ewidencjonowanymi po pobraniu z banku. Wypełniane są zgodnie z obowiązującymi w tej mierze przepisami bankowymi i podpisywane są przez osoby posiadające złożony wzór podpisu w banku. Okres przechowywania dokumentów kasowych Kopie raportów kasowych, dowodów wpłaty i dowodów wypłaty przechowuje się w kasie przez okres trzech lat po zakończeniu roku obrotowego. Oryginały raportu kasowego wraz z załączonymi dowodami przechowuje się łącznie z innymi dowodami księgowymi przez okres 5 lat po zakończeniu roku obrotowego. Numeracja Raportów Kasowych oraz dowodów KP i KW jest automatyczna. 5

7 7. KONTROLA KASY l. Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej, przez osoby wyznaczone przez kwestora lub osobę przez niego upoważnioną. 2. Inwentaryzację kasy przeprowadza się: - w dniach ustalonych przez kierownika jednostki, - na dzień przekazania obowiązków kasjera, - w ostatnim dniu roboczym roku. 3. Osoby zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji wyznacza kierownik jednostki, a gdy konieczne jest przeprowadzenie jej w czasie nieobecności kasjera, zespół spisowy składający się co najmniej z trzech osób. 4. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisany przez członków zespołu i kasjera, a w razie przekazywania kasy - przez osobę przyjmującą i przekazującą. 5. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. 6. Protokół inwentaryzacji otrzymują: - oryginał - kwestor, - pierwszą kopię - osoba zdająca kasę, - drugą kopię - osoba przyjmująca kasę. 7. Doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie kierownika jednostki. Fakt dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokołem. KJerownikjednostki 6