Instrukcja kasowa w Zarządzie Obsługi Jednostek Miejskich. we Wrocławiu

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 13/2011 Dyrektora Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu z dnia 31 maja 2011r. Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu Instrukcja kasowa w Zarządzie Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu Opracował: Zatwierdził: Wrocław, dnia 31 maja 2011r.

2 Spis treści Rozdział I... 2 Podstawa prawna... 2 Rozdział II... 2 Techniczna organizacja kasy... 2 Rozdział III... 2 Transport i przechowywanie gotówki... 2 Rozdział IV... 3 Wymagania i obowiązki kasjera... 3 Rozdział V... 3 Przepływ gotówki w kasie... 3 Rozdział VI... 4 Dokumentacja obrotu kasowego... 4 Rozdział VII... 5 Czek gotówkowy... 5 Rozdział VIII... 5 Raport kasowy... 5 Rozdział IX... 6 Inwentaryzacja kasy... 6 Rozdział X... 7 Zasady postępowania z fałszywymi znakami pieniężnymi... 7 Załącznik nr Załącznik nr Załącznik nr Załącznik nr Załącznik nr Strona 1

3 Rozdział I Podstawa prawna Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w Zarządzie Obsługi Jednostek Miejskich i została opracowana na podstawie: 1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jednolity tekst: Dz.U. z 2009r., Nr 152, poz ze zm.), 2. Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (jednolity tekst: Dz.U. z 2010 r., Nr 220, poz ze zm.), 3. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2010 r., Nr 166, poz ), 4. Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (jednolity tekst: Dz. U. z 1998r., Nr 21, poz. 94 ze zm.). Rozdział II Techniczna organizacja kasy 1. Pomieszczenie kasy jest wydzielone oraz wyposażone w urządzenia alarmowe, zewnętrzne okna pomieszczenia kasy zabezpieczone są kratą, a drzwi wyjściowe specjalnie wzmocnione i zamykane na dwa zamki. Wydzielone stanowisko kasjera uniemożliwia swobodny dostęp do kasy osobom postronnym. 2. Pomieszczenia kasowe w czasie pracy muszą być stale zamknięte od wewnątrz i nie mogą w nich przebywać osoby nieupoważnione. 3. Kasjer ponosi odpowiedzialność za codzienne dokładne zamknięcie i sprawdzenie po zakończeniu pracy zamknięć kas, kłódek i zamków. 4. Po zakończeniu pracy, wartości pieniężne przechowuje się w sejfie gabinetowym w pomieszczeniu kasy. 5. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza kierownikowi jednostki. 6. Przyjmowanie i wypłacanie gotówki następuje w dni robocze tygodnia w godzinach: oraz w środy w godzinach: Rozdział III Transport i przechowywanie gotówki 1. Transport wartości pieniężnych odbywa się przy udziale wyspecjalizowanej firmy. 2. Szczegółowe przepisy regulujące ochronę podczas transportu gotówki muszą odpowiadać wymogom rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września Strona 2

4 2010 r. (Dz. U. z 2010 r., Nr 166, poz ). 3. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych. Rozdział IV Wymagania i obowiązki kasjera 1. Kasjerem może być osoba: 1) posiadająca wykształcenie minimum średnie, 2) nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko prawu, 3) posiadająca nienaganną opinię, 4) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie. 3. Kasjer przyjmując obowiązki składa pisemną deklarację odpowiedzialności o następującej treści: W związku z powierzeniem mi obowiązków kasjera przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze oraz inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie. 4. Po zapoznaniu się z instrukcją kasową kasjer składa pisemne oświadczenie ( załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji kasowej ). Rozdział V Przepływ gotówki w kasie 1. W kasie mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe składające się na: 1) niezbędny zapas gotówki (pogotowie kasowe) na bieżące wydatki, 2) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków, 3) gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy, 4) inne wartości pieniężne za pisemną zgodą kierownika jednostki. 2. Wysokość pogotowia kasowego dla jednostki oświaty w obsłudze Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich ustala Dyrektor jednostki (załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji kasowej). 3. Wysokość pogotowia kasowego dla ZOJM ustala Dyrektor Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich (załacznik nr 3 do niniejszej instrukcji kasowej). 4. Niezbędny zapas gotówki w miarę wykorzystania powinien być uzupełniony do ustalonej wysokości na bieżąco. 5. Stan gotówki w kasie nie może przekraczać kwoty ubezpieczonej. Po przekroczeniu tego stanu kasjer odprowadza nadwyżkę środków pieniężnych na rachunek bankowy nie później niż na początku dnia następującego po dniu, w którym nastąpiło przekroczenie stanu. 6. Podjęta z rachunku bankowego gotówka na pokrycie określonych rodzajowo wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej wielkości zapasu pogotowia kasowego. 7. Gotówka podjęta z rachunku sum depozytowych podlega wypłacie osobie prawnej lub fizycznej, której dotyczy i nie może być wykorzystana na pokrycie innych wydatków jednostki. Strona 3

5 Rozdział VI Dokumentacja obrotu kasowego 1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi: 1) zastępczymi dowodami kasowymi czyli asygnatami kasowymi: Kasa przyjmie (KP) oraz Kasa wypłaci (KW), 2) dokumentami źródłowymi takimi jak: listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, faktury zakupu, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat itp. 2. Listę dokumentów, na podstawie których dokonywane są operacje kasowe, szczegółowe wymagania, jakie powinny one spełniać, listę osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów określa Instrukcja obiegu dokumentów finansowoksięgowych w Zarządzie Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu, wprowadzona odrębnym Zarządzeniem Dyrektora ZOJM.. Kasjer powinien posiadać aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów. 3. Dowody kasowe muszą być podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wpłat lub wypłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawionych przez kasjera. 4. Wpłaty gotówkowe dokonuje się na podstawie dowodów kasowych KP. Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę oraz zawierać: numer dowodu KP, datę wpłaty, tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty wypisaną cyframi i słownie, a także dane osoby wpłacajacej. 5. Wypłata gotówki z kasy może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, tj.: 1) rachunków, faktur wystawionych przez kontrahentów, 2) list płac dotyczących wynagrodzeń, innych wypłat pieniężnych, premii oraz nagród, 3) dowodów z dokonanych wpłat na własne rachunki bankowe potwierdzonych stemplem bankowym, 4) własnych dowodów źródłowych realizowanych np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia 5) oraz, w uzasadnionych przypadkach - dowodów wypłaty KW. 6. Dowody kasowe powinny zostać przed dokonaniem wypłaty gotówki sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis. 7. Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem oraz datą otrzymania gotówki. Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera. 8. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki, wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu. 9. Przy wypłacie gotówki na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Osoba upoważniona zobowiązana jest posiadać Strona 4

6 dokument potwierdzający tożsamość osoby wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym w celu stwierdzenia przez kasjera własnoręczności podpisu złożonego na upoważnieniu. Upoważnienie winno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. 10. Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera w 2 egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla księgowości, kopia jest pokwitowaniem dla wpłacającego/odbierającego wypłatę, a w systemie bazodanowym sporządzana jest druga kopia w wersji elektronicznej. 11. W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować i wystawić nowy, prawidłowy dowód kasowy. Rozdział VII Czek gotówkowy 1. Czek gotówkowy jest formą realizowania obrotu gotówkowego. 2. Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania. 3. Czek gotówkowy jest dokumentem, w którym wystawca zawiera polecenie do banku wypłacenia kwoty, na którą opiewa czek osobie wskazanej lub okazicielowi. 4. Niedozwolone są żadne poprawki na czeku. W razie popełnienia pomyłki w jego wypełnianiu blankiet danego czeku należy anulować. 5. Czek gotówkowy wypełnia bezpośrednio kasjer. 6. Czek podpisywany jest przez osoby upoważnione zgodnie ze złożona kartą wzorów podpisów. Rozdział VIII Raport kasowy 1. Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje bieżąco w Raporcie kasowym. 2. Zrealizowane dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody zostały wpisane. 3. Raporty kasowe prowadzi sie odrębnie dla każdego rachunku bankowego. 4. Raporty kasowe powinny być sporządzane za każdy dzień roboczy. 5. Wypełnienie Raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku i wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty chronologicznie, z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz z podaniem symbolu źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji. 6. Raport kasowy zamyka się poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego gotówki wg reguły remanentowej: stan początkowy gotówki na dzień rozpoczęcia Raportu kasowego + wpłaty - wypłaty = stan końcowy na dzień zamknięcia raportu kasowego 7. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer po Strona 5

7 zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego przekazuje do działu księgowości. 8. Raporty kasowe sporzadzane są przez kasjera w 1 egzemplarzu przeznaczonym dla księgowosci, a jego kopia sporządzana jest w wersji elektronicznej w systemie bazodanowym. Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej. Każda poprawa wymaga podpisu osoby dokonującej poprawy, wpisania daty i godziny dokonania korekty. Rozdział IX Inwentaryzacja kasy 1. Podstawowym narzędziem kontroli prowadzonej gospodarki kasowej jest inwentaryzacja, którą należy przeprowadzić drogą spisu ilości środków pieniężnych. 2. Spis z natury środków pieniężnych polega na przeliczeniu wszystkich środków pieniężnych znajdujących się w kasie oraz przeliczeniu czeków gotówkowych i sprawdzeniu ich ilości z księgą druków ścisłego zarachowania. 3. Wartość bilonu znajdującego się w opakowaniach może być ustalona w drodze przeliczenia opakowań i pomnożenia ich ilości przez kwotę określoną na opakowaniu, pod warunkiem, że opakowania są oryginalne i znajdują się w stanie nienaruszonym, a ilość i rodzaj bilonu znajdująca się w tych opakowaniach była sprawdzana wyrywkowo w trakcie spisu. 4. Inwentaryzacji dokonuje zespół spisowy składający się z co najmniej dwóch pracowników Działu Inwentaryzacji. 5. Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana co najmniej: 1) na dzień kończący rok obrotowy, 2) przy zmianie kasjera, 3) na koniec kwatrału, 4) w innych przypadkach przewidzianych prawem. 6. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas (np. choroba, urlop), a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie bez przeprowadzenia inwentaryzacji. 7. Inwentaryzacja może być przeprowadzona także w dowolnym innym niezapowiedzianym terminie zgodnie z decyzją Dyrektora Zarządu oraz w sytuacjach losowych. 8. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi, a także fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie stanowią niedobór kasowy i obciążają kasjera. 9. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. 10. Dokumentem potwierdzającym kontrolę kasy jest Protokół z inwentaryzacji kasy (załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji kasowej ). Strona 6

8 Rozdział X Zasady postępowania z fałszywymi znakami pieniężnymi 1. W przypadku przedstawienia w kasie znaku pieniężnego (banknotu lub monety) sfałszowanego lub budzącego wątpliwości co do autentyczności, kasjer obowiązany jest ten znak zatrzymać i o zatrzymaniu sporządzić protokół w 3 egzemplarzach ( załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji kasowej ). 2. Zatrzymany znak pieniężny wraz z oryginałem protokołu należy niezwłocznie przesłać do właściwej terytorialnie jednostki policji. 3. Drugi egzemplarz protokołu otrzymuje jako pokwitowanie osoba, która przedstawiła zatrzymany znak pieniężny. 4. Trzeci egzemplarz pozostaje w aktach Zarządu. 5. Jeżeli zachodzi podejrzenie, że zatrzymany znak pieniężny został sfałszowany przez osobę przedstawiającą znak lub nasuwa się przypuszczenie, że osoba ta rozmyślnie puszcza w obieg fałszywe znaki pieniężne, należy niezwłocznie wezwać organy policji. Strona 7

9 Załącznik nr 1 do Instrukcji Kasowej Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu z dnia 31 maja 2011r. Oświadczenie Niniejszym oświadczam, że przyjęłam do wiadomości i ścisłego przestrzegania instrukcję kasową oraz zobowiązuję się postępować zgodnie z określonymi w niej przepisami i zasadami.

10 Załącznik nr 2 do Instrukcji Kasowej Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu z dnia 31 maja 2011r. (pieczątka jednostki) Wrocław, dnia Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich Ul. G. Zapolskiej 2/ Wrocław Dyrektor. ustala pogotowie kasowe na bieżące wydatki w kasie ZOJM w wysokości.(słownie:...) z mocą obowiązującą od dnia. (podpis i pieczątka dyrektora)

11 Załącznik nr 3 do Instrukcji Kasowej Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu z dnia 31 maja 2011r. Ustala się pogotowie kasowe dla dwóch kas ZOJM: 1. Kasa Nr 1 Pani Danuta Narojczyk 1) na działalność socjalną do 20000,00 w tym: pożyczki mieszkaniowe do 5000,00 pozostała działalność socjalna do 15000,00 2. Kasa Nr 2 Pani Teresa Ciura 1) na działalność wynikającą z zleconych zadań dla jednostek oświaty do 10000,00 2) na działalność socjalną do 20000,00 w tym: pożyczki mieszkaniowe do 5000,00 3) pozostała działalność socjalna do 15000,00 4) na działalność bieżącą ZOJM do 3000,00 5) na działalność Organów Osiedli do 50000,00

12 Załącznik nr 4 Wrocław, dnia... do Instrukcji Kasowej Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu z dnia 31 maja 2011r. PROTOKÓŁ Nr... Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie przeprowadzonej w dniu od godz... do godz. przez zespół spisowy w składzie: przewodniczący... członek... członek... Inwentaryzację przeprowadzono w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej:... W toku inwentaryzacji stwierdzono, co następuje: 1. rzeczywisty stan gotówki w kasie stan gotówki wg raportu kasowego nadwyżka niedobór* Różnica zapisu w raporcie kasowym nr... z dnia... pod pozycją nr... na podstawie dowodu KP KW nr stan czeków.... Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie. W związku z ustaleniami zawartymi w niniejszym protokole osoba materialnie odpowiedzialna nie wniosła zastrzeżeń wniosła następujące zastrzeżenia*... Zespół spisowy: *niepotrzebne skreślić Osoba materialnie odpowiedzialna... strona 1 (załącznika Nr 4)

13 ZESTAWIENIE GOTÓWKI W KASIE: Ilość Nominał Razem Ilość Nominał Razem... x x x x x x x x x x x x x x x x x 0, x 0, x 0, x 0, x 0, x 0, x 0, x 0, x 0, x 0, x 0, x 0,01... Razem:... Razem:... Zespół spisowy: Osoba materialnie odpowiedzialna... strona 2 (załącznika Nr 4)

14 Załącznik nr 5 do Instrukcji Kasowej Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu z dnia 31 maja 2011r. Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich Ul. G. Zapolskiej 2/ Wrocław Wrocław, dnia.. PROTOKÓŁ Nr. zatrzymania fałszywych znaków pieniężnych 1. Dane osoby wpłacającej:. (imię i nazwisko). 2. Opis znaków pieniężnych: (adres) Rodzaj nominału*) Wartość nominału w zł Rok emisji Seria i numeracja banknotu Ilość sztuk banknot/moneta banknot/moneta banknot/moneta banknot/moneta 3. Źródło pochodzenia zatrzymanego/ych znaków wg oświadczenia wpłacającego:.. (podpis kasjera). (podpis wpłacającego) W załączeniu zatrzymane znaki pieniężne. *) niepotrzebne skreślić