I N S T R U K C J A w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Słaboszowie. Rozdział I Zabezpieczenie mienia i ochrona wartości pieniężnych

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr Or Wójta Gminy w Słaboszowie I N S T R U K C J A w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Słaboszowie Rozdział I Zabezpieczenie mienia i ochrona wartości pieniężnych 1 1. Kasa powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo obrotu, a także umożliwiającym sprawne jej funkcjonowanie. 2. Okna w pomieszczeniu kasy powinno być okratowane. 3. Kasa powinna być wyposażona w szafę metalową do przechowywania środków pieniężnych. Rozdział II Kasjer 2 1. Kasjerem może być osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, mająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy, powierzone mu mienie. 3. Przyjęcie przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności głównego księgowego lub jego zastępcy. 4. Kasjer przejmując obowiązki składa pisemną deklarację o odpowiedzialności o następującej treści : Przejmując obowiązki kasjera, przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie. Data i podpis. 5. Kasjer powinien posiadać obowiązującą w jednostce instrukcję w sprawie gospodarki kasowej oraz wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych, jak również wzory ich podpisów załącznik Nr 1 do instrukcji. Rozdział III Pomieszczenie kasy, ochrona i transport wartości pieniężnych

2 3 1. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 2. Wartości pieniężne winny być przechowywane: w kasecie stalowej, jeżeli zapas wartości pieniężnych nie przekracza 0,1 j.o. w szafie metalowej, jeżeli zapas wartości pieniężnych nie przekracza 0,4 j.o. 3. Jednostka obliczeniowa (j.o.) oznacza jednostkę określająca dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartościach pieniężnych wynoszącą 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał ogłoszonego przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego W Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski Transport wartości pieniężnych w kwocie do 0,3 j.o. ochraniany jest wyłącznie przez osobę transportującą, tj. kasjer. 2. Transport wartości pieniężnych powyżej 0,3 j.o. podlega ochronie w sposób określony w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. 3. Wartości pieniężne większe niż 1 j.o. transportuje się w sposób określony w rozporządzeniu, o którym mowa w punkcie 2. 5 Kasjer zobowiązany jest do zachowania tajemnicy o terminach i wartościach pieniężnych przechowywanych oraz transportowanych. Rozdział IV Gospodarka kasowa 6 1. W kasie mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe składające się na: gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, gotówkę pochodzącą z bieżących wpłat do kasy, gotówkę i papiery wartościowe przechowywane jako depozyt od osób fizycznych i prawnych. 2. Stan gotówki w kasie nie może przekroczyć 0,5 jednostki obliczeniowej. Po przekroczeniu tego stanu kasjer odprowadza nadwyżkę środków pieniężnych na rachunek bankowy nie później niż na początku dnia następującego po dniu, w którym nastąpiło przekroczenie stanu.

3 3. Gotówkę wpłaconą do kasy należy na bieżąco ( nie rzadziej niż na koniec każdego tygodnia) odprowadzać na rachunek bieżący prowadzony w Krakowskim Banku Spółdzielczym Oddział w Kalinie Wielkiej Podjętą z rachunku bankowego gotówkę, przeznaczoną na pokrycie określonych rodzajowo wydatków jednostki należy przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu. 2. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków może być przechowywana w kasie urzędu, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia. 3. Gotówka przechowywana w kasie urzędu w formie depozytu, podlegająca zwrotowi osobie prawnej lub osobie fizycznej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystana na pokrycie wydatków jednostki, jak również w celu uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki i nie jest wliczana do ustalonej dla urzędu wielkości tego zapasu Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany odpowiednimi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. 2. Fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie stanowią niedobór kasowy. 3. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Dokumentację kasy stanowią: Rozdział V Dokumentacja kasowa 1) dokumenty operacyjne kasy: raport kasowy RK, dowód wpłaty KP, dowód wypłaty KW, czek gotówkowy, bankowy dowód wpłaty, 2) dokumenty źródłowe dyspozycyjne: dowody zakupu faktury, rachunki, dowody sprzedaży, wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, rozliczenie delegacji służbowej, listy płac, listy wypłat zasiłków, premii, nagród, rachunki za prace wykonane na podstawie umów zleceń lub umów o dzieło, inne akceptowane przez kierownika jednostki lub skarbnika, 3) dokumenty organizacyjne kasy: instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, 9

4 zakres czynności kasjera, wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi - z wzorami podpisów ((zał. Nr 1), protokoły przyjęcia przekazania kasy, protokoły kontroli kasy, protokoły inwentaryzacyjne, 4) dokumenty sporządzane przez kasjera: ewidencja przechowywanych depozytów, zestawienie nie podjętych w terminie wynagrodzeń i innych należności objętych listami płac, inne rejestry Wpłat gotówkowych dokonuje się na podstawie dowodu wpłaty. Dowód wpłaty powinien zawierać podpis kasjera przyjmującego gotówkę, nr dowodu, datę wpłaty, tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty wpisaną cyframi i słownie. 2. Ewidencja przyjętych i wydanych depozytów musi zwierać co najmniej następujące dane numer kolejny depozytu, określenie deponowanego przedmiotu, a przy gotówce jej wysokość, określenie właściciela depozytu, datę i godzinę przyjęcia depozytu, datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do składania lub podjęcia depozytu, podpis kasjera. Rozdział VI Przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat z kasy Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody księgowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłaty lub wpłaty. Dowody księgowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione, nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera. 2. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki, wyrażonych cyframi i słowami. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastępczych dowodów w celu udokumentowania wpłaty lub wypłaty gotówki poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki. 3. W przypadku, gdy błędy zostały popełnione w źródłowych dowodach kasowych w celu ich skorygowania należy dokonać na podstawie wystawionych na ich miejsce zastępczych dowodów wypłat gotówki Wypłata gotówki z kasy może nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, to znaczy na podstawie: 1) dowodów wpłat na własne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania wpłaty powinien potwierdzać stempel banku na dowodzie wpłaty,

5 2) rachunków i faktur wystawionych przez kontrahentów, 3) list wypłat dotyczących wynagrodzeń, stałych świadczeń pieniężnych, nagród oraz zbiorczych zestawień wypłat sporządzonych na podstawie rejestru nie podjętych płac, 4) własnych źródłowych dowodów kasowych (np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia na zakup materiałów i usług), 5) dowodów wypłat kasa wypłaci (dotyczy nie podjętych płac). 2. Własne źródłowe dowody kasowe, wystawione w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia, w tym także zaliczek na koszty podróży służbowych, powinny określać termin, do którego zaliczka ma być rozliczona. 3. Dowody kasowe powinny zostać przed dokonaniem wypłaty gotówki sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. 4. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki i główny księgowy lub osoba przez nich upoważniona. 5. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór w sposób trwały, podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera. 6. Obowiązek wypisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy przypadku wypisywania przez wystawcę tych dowodów na zbiorczych zestawieniach, w których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty w złotych. 7. Jeżeli dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż na jedną osobę, to każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym, kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu. 2. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera podpis może złożyć inna osoba (z wyjątkiem pracownika zlecającego wypłatę), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w dowodzie kasowym. 3. Na dowodzie kasowym zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dowodu, stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie nie mogącej się podpisać. 4. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia przez osobę wymienioną w dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. 5. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości, własnoręczności podpisu wystawiającego upoważnienie przez notariusza lub właściwy urząd gminy. 6. Upoważnienie do odbioru powinno być dołączone do dowodu kasowego. Rozdział VII Zasady sporządzania dokumentów kasowych

6 15 Do prowadzenia operacji kasowych w Urzędzie Gminy w Słaboszowie służy program komputerowy KASA, który: - wystawia dokumenty kasowe KP i KW, - tworzy raporty kasowe i weryfikuje je ze stanem gotówki w kasie automatycznie nadając im numery przy zachowaniu pełnej ciągłości numeracji (pierwsze cyfry dotyczą kolejnego w okresie w okresie danego roku sprawozdawczego / rok), - automatycznie określa przynależność dokumentu do raportu kasowego. 1. Dowód wpłaty KP. Dowód wpłaty wypełnia kasjer w dwóch egzemplarzach, z których: - oryginał pozostaje jako załącznik do raportu kasowego, - 1 sza kopia jest dla wpłacającego, W dowodzie KP nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełniane w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu. Anulowane formularze dowodu KP nie mogą być zniszczone. Na dowód wystawienia dowodu KP kasjer w pozycji wystawił składa własnoręczny podpis. Drugi podpis składa kasjer w pozycji otrzymałem, jako potwierdzenia przyjęcia gotówki, a następnie przekazuje dowód do zatwierdzenia głównemu księgowemu. 2. Dowód wypłaty KW. Dowód KW stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy. Dowód ten sporządza się w jednym egzemplarzu, który jest załącznikiem do raportu kasowego W dowodzie KW nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełniane w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu. Anulowane formularze dowodu KW nie mogą być zniszczone. Dowód podpisują: wystawiający, wypłacający i otrzymujący gotówkę. Do wypłaty dowód KW zatwierdza główny księgowy. 3. Raport kasowy - Rk. Raport kasowy służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie. Wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym tzn. w kolejności dokonywanych wpłat i wypłat. Raport kasowy sporządza się w sposób następujący: Każda strona raportu kasowego podlega oddzielnemu zsumowaniu, a łączną sumę obrotów objętych raportów kasowych wpisuje się w wierszu obroty dnia na ostatniej stronie raportu kasowego. Po ustaleniu obrotów rubryk przychód i rozchód, następuje rozliczenie pozostałości gotówki na dzień następny, w ten sposób, ze do stanu poprzedniego wpisanego w wierszu stan kasy poprzedni przeniesionego z raportu kasowego na dzień (okres) poprzedni dodaje się obroty przychodowe i odejmuje obroty rozchodowe, a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu stan kasy obecny.

7 Raport kasowy sporządza kasjer w jednym egzemplarzu, oryginał wraz ze wszystkimi załącznikami (dowodami przychodowymi i rozchodowymi) ułożonymi chronologicznie przekazuje głównemu księgowemu lub upoważnionej osobie. Raport kasowy sporządza się w dniu w którym dokonano operacji gotówkowych w kasie. Nie sporządza się raportów zerowych. Program KASA jest zabezpieczony hasłem użytkownika przed nieumyślnym lub niepowołanym dostępem do programu bądź do niektórych jego funkcji. Mechanizm archiwizacji umożliwia tworzenie na dyskietce lub dysku twardym skompensowanych, zapasowych kopii danych. Rozdział VIII Czynności kontrolne 16 Inwentaryzacja kasy 1. Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana nie rzadziej niż: - na dzień kończący rok obrotowy - przy zmianach na stanowisku kasjera - w dowolnym czasie według decyzji kierownika jednostki - w sytuacjach losowych. 2. W toku inwentaryzacji, poza gotówką, podlegają zinwentaryzowaniu depozyty kasowe. 3. Osoby zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji wyznacza kierownik jednostki, a gdy konieczne jest przeprowadzenie jej w czasie nieobecności kasjera, zespół spisowy składający się co najmniej z trzech osób. 4. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisany przez członków zespołu i kasjera, a w razie przekazywania kasy przez osobę przyjmującą i przekazującą. 5. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. 6. Protokół inwentaryzacji otrzymują: oryginał, główny księgowy, pierwszą kopię, osoba zdająca kasę, drugą kopię, osoba przyjmująca kasę. 7. Doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie kierownika jednostki. Fakt dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokołem (zał. Nr 2). Załącznik Nr 1

8 WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO DYSPONOWANIA GOTÓWKĄ I ZATWIERDZANIA DOWODÓW KASOWYCH Lp. Nazwisko i imię Stanowisko Wzór podpisu 1. Kita Zbigniew Wójt Gminy 2. Kawiorska Ewa z-ca Wójta Gminy 3. Reisner Iwona Skarbnik Gminy 4. Klimczyk Anna z-ca Skarbnika Gminy Załącznik Nr 2

9 Protokół nr... z przeprowadzenia kontroli kasy... w... Zespół spisowy działając na podstawie zarządzenia Wójta Gminy nr... z dnia... w następującym składzie osobowym: 1. przewodniczący członek... w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej... w dniu... dokonał komisyjnego przeliczenia znajdujących się w kasie środków pieniężnych, dowodów kasa przyjmie, kasa wypłaci. Stwierdzony stan faktyczny komisja porównała z saldem raportu kasowego zamkniętego w dniu Stwierdzony stan gotówki w kasie: a) banknoty... szt. a szt. a szt. a szt. a szt. a... b) bilon... c) wartość a+ b... d) stwierdzono nadwyżkę niedobór Inne wartości pieniężne Stwierdzone różnice pomiędzy stanem faktycznym, a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do wartości pieniężnych wymienionych w pkt 2 i 3 niniejszego protokołu Uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy oraz pomieszczenia, w którym znajduje się kasa :... Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej Podpis członków zespołu spisowego