Załącznik nr 3 do Zasad Prowadzenia Rachunkowości. INSTRUKCJA KASOWA CENTRUM KSZTAŁCENIA PRACOWNIKÓW SŁUśB SPOŁECZNYCH W SKARśYSKU-KAMIENNEJ

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Zasad Prowadzenia Rachunkowości INSTRUKCJA KASOWA CENTRUM KSZTAŁCENIA PRACOWNIKÓW SŁUśB SPOŁECZNYCH W SKARśYSKU-KAMIENNEJ 1 Podstawa prawna Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej dla jednostek wchodzących skład Centrum Kształcenia Pracowników SłuŜb Społecznych w SkarŜysku-Kamiennej i została opracowana na podstawie: 1. Ustawy z r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 Nr 76, poz. 694 ze zm.), 2. Ustawy z r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1807), 3. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pienięŝnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858 ze zm.), 4. Kodeks pracy (t.j.dz.u Nr 21, poz. 94 z późn.zm.). 2 Techniczna organizacja kasy 1. Pomieszczenie kasy jest wydzielone, okna pomieszczenia kasy zabezpieczone kratą, drzwi wyjściowe antywłamaniowe i zamykane na dwa zamki oraz dodatkowo zabezpieczone kratą. Wydzielone stanowisko kasjera uniemoŝliwia swobodny dostęp do kasy osobom postronnym. 2. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania zabezpieczeń w postaci, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza na piśmie kierownikowi. 3. Przyjmowanie i wypłacanie gotówki następuje w dni robocze tygodnia w godzinach Transport i przechowywanie gotówki 1. Transport wartości pienięŝnych powinien odbywać się przy uŝyciu odpowiednich zabezpieczeń technicznych: transport wartości pienięŝnych nieprzekraczających 1 jednostki obliczeniowej moŝe być wykonywany pieszo, jeŝeli uŝycie pojazdu mechanicznego nie jest uzasadnione. W przypadku, gdy przenoszone wartości pienięŝne przekraczają 0,3 jednostki obliczeniowej, osoba transportująca powinna być chroniona przez co najmniej jednego pracownika ochrony, który moŝe być nieuzbrojony; wartości pienięŝne większe niŝ 1 jednostka obliczeniowa transportuje się pojazdami specjalnymi lub przystosowanymi; transport wartości pienięŝnych powyŝej 20 jednostek obliczeniowych wykonuje się przy uŝyciu pojazdów specjalnych. 2. Szczegółowe przepisy regulujące ochronę podczas transportu gotówki muszą odpowiadać wymogom rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z r. (Dz.U. Nr 129, poz. 858 ze zmianami). 3. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pienięŝnych. 4 Wymagania i obowiązki kasjera 1. Kasjerem moŝe być osoba: posiadająca wykształcenie minimum średnie, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko prawu, posiadająca nienaganną opinię, 1

2 posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie 3. Przejęcie-przekazanie kasy moŝe nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności osoby wyznaczonej przez dyrektora. 4. Kasjer przyjmując obowiązki składa pisemne oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (załącznik do niniejszej instrukcji). 5 Przepływ gotówki w kasie 1. W kasie mogą znajdować się tylko środki pienięŝne i papiery wartościowe składające się na: niezbędny zapas gotówki (pogotowie kasowe) na bieŝące wydatki, gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków, gotówka pochodząca z bieŝących wpłat do kasy, gotówka i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu otrzymane od osób prawnych i fizycznych, inne wartości pienięŝne za pisemną zgodą kierownika. 2. Wysokość pogotowia kasowego w Kolegium Pracowników SłuŜb Społecznych ustala się na kwotę 500 zł. W Policealnej Szkole Pracowników SłuŜb Społecznych pobiera się zaliczki na określone cele. 3. Niezbędny zapas gotówki w miarę wykorzystania powinien być uzupełniony do ustalonej wysokości, co najmniej na koniec kaŝdego tygodnia. 4. Gotówkę wpłaconą do kasy naleŝy na bieŝąco (nie rzadziej niŝ na koniec kaŝdego tygodnia) odprowadzać na: dla Kolegium rachunek bieŝący prowadzony w Banku Spółdzielczym nr gotówka z tytułu sprzedaŝy gotówkowej, róŝnicy z rozliczenia pobranej zaliczki na zakupy, koszty delegacji itp., dla ZFŚS dla Policealnej Szkoły rachunek bieŝący prowadzony w Banku Spółdzielczym nr gotówka z tytułu sprzedaŝy gotówkowej, róŝnicy z rozliczenia pobranej zaliczki na zakupy, koszty delegacji itp., dla ZFŚS. 5. Stan gotówki w kasie nie moŝe przekraczać 0,5 jednostki obliczeniowej. Po przekroczeniu tego stanu kasjer odprowadza nadwyŝkę środków pienięŝnych na rachunek bankowy nie później niŝ na początku dnia następującego po dniu, w którym nastąpiło przekroczenie stanu. 6. Podjęta z rachunku bankowego gotówka na pokrycie określonych rodzajowo wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej wielkości zapasu pogotowia kasowego. Niewypłacone kwoty kasjer odprowadza na rachunek bankowy nie rzadziej niŝ na koniec kaŝdego tygodnia. 7. Gotówka podjęta w danym dniu z rachunku sum depozytowych podlega zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, do której depozyt naleŝy, i nie moŝe być wykorzystana na pokrycie innych wydatków jednostki. Gotówka ta nie moŝe zostać podjęta z konta bankowego wcześniej niŝ na koniec tygodnia poprzedzającego zaplanowaną wypłatę. 8. Kasa nie moŝe przyjmować lub wypłacać gotówki w przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość euro. 6 Udokumentowanie operacji kasowych 1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi: Kasa przyjmie (KP) oraz Kasa wypłaci (KW), dokumentami źródłowymi takimi jak: listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, faktury zakupu, dowody wpłat na rachunki bankowe, 2

3 pokwitowania wpłat itp. 2. Wpłaty gotówkowe dokonuje się na podstawie dowodów kasowych KP. Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę oraz zawierać: numer dowodu KP, datę wpłaty, tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty wypisaną cyframi i słownie. 5. Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera w 3 egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla księgowości, jedna kopia jest pokwitowaniem dla wpłacającego/odbierającego wypłatę, a druga kopia pozostaje w bloczku. 6. Formularze dowodów kasowych połączone w bloczki powinny zostać oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane przed oddaniem do uŝytkowania kasjerowi. Ciągłość numeracji musi być zachowana w całym okresie danego roku sprawozdawczego. 7. Na okładce kaŝdego bloczka dowodów kasowych naleŝy zamieścić: kolejny numer bloczka formularzy, numery kolejne formularzy w danym bloczku (od nr... do nr...), datę wydania do uŝytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia..., zwrócono dnia...), podpis osoby wydającej druki. 8. Bloczki formularzy dowodów kasowych wydawane są kasjerowi wyłącznie na podstawie zapotrzebowania i za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania. 9. W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych naleŝy je anulować i wystawić nowy, prawidłowy dowód kasowy. Kopie anulowanego dowodu zachowuje kasjer, a oryginał jest dołączany do bloczku dowodów kasowych. Adnotacja o anulowaniu dowodu wraz z jego numerem jest umieszczana na bloczku dowodów. 7 Obieg dokumentów kasowych 1. Wypłata gotówki z kasy moŝe być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, tj.: faktur VAT wystawionych przez kontrahentów, list płac dotyczących wynagrodzeń, innych wypłat pienięŝnych, premii oraz nagród, dowodów z dokonanych wpłat na własne rachunki bankowe potwierdzonych stemplem bankowym, własnych dowodów źródłowych realizowanych np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia oraz - w uzasadnionych przypadkach - dowodów wypłaty KW. 2. Dowody kasowe powinny zostać przed dokonaniem wypłaty gotówki sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. 3. Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem oraz datą otrzymania gotówki. Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera. 4. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zaŝądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego toŝsamość odbiorcy gotówki. 5. JeŜeli wypłata następuje na podstawie upowaŝnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym naleŝy zaznaczyć, Ŝe wypłaty dokonano osobie upowaŝnionej. UpowaŜnienie naleŝy dołączyć do dowodu kasowego. 8 Raport kasowy 1. Raport kasowy jest zbiorczym dowodem księgowym grupującym wszystkie operacje gotówkowe za dany okres. Okres, który obejmuje raport kasy jest uzaleŝniony od skali obrotu gotówkowego. MoŜe być sporządzany za okresy tygodniowe, dekadowe bądź miesięczne. 3

4 2. Odrębne raporty kasowe naleŝy sporządzać do konta podstawowego i konta ZFŚS osobno dla kaŝdej jednostki wchodzącej w skład Centrum. 3. Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje bieŝąco w Raporcie kasowym. Zapisy w Raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym w dniu, w którym nastąpiły przychód i rozchód. 4. Zrealizowane dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody zostały wpisane. 5. Wypełnienie Raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku i wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty chronologicznie, z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz z podaniem symbolu źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji. 6. Raport kasowy zamyka się poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje za pokwitowaniem do działu księgowości. Kopia raportu pozostaje w kasie. Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej. KaŜda poprawa wymaga podpisu osoby dokonującej poprawy, wpisania daty dokonania korekty. 9 Inwentaryzacja kasy 1. Inwentaryzację środków pienięŝnych przeprowadza się na drodze spisu z natury metodą pełną. 2. Skład zespołu spisowego określa kierownik jednostki. 3. Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana co najmniej: na dzień kończący rok obrotowy, przy zmianie kasjera, a takŝe innych przypadkach przewidzianych prawem. 4. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie moŝna nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeŝeli zmiana następuje na krótki czas (np. choroba, urlop), a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie bez przeprowadzenia inwentaryzacji. 5. Inwentaryzacja moŝe być przeprowadzona takŝe w dowolnym innym niezapowiedzianym terminie zgodnie z decyzją kierownika jednostki oraz w sytuacjach losowych. 6. Przed rozpoczęciem spisów z natury zespół spisowy pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, a takŝe o uzgodnieniu tej ewidencji z księgowością. 7. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi, a takŝe fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie stanowią niedobór kasowy i obciąŝa kasjera. 8. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyŝkę kasową. 10 Gospodarka drukami ścisłego zarachowania 1. Kasjer moŝe przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od działających w jednostce organizacji społecznych, agencji PKO, kas zapomogowo-poŝyczkowych, a takŝe innych pracowników jednostki plombowane kasy zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane: a) numer kolejny depozytu, b) określenie deponowanego przedmiotu, a przy gotówce określić jej wysokość, 4

5 c) określenie jednostki, której własność stanowi depozyt, di datę i godzinę przyjęcia depozytu) datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upowaŝnionej do podjęcia i podpis kasjera. Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie moŝe być łączona z gotówką jednostki. 1. Gospodarką drukami ścisłego zarachowania winny być objęte druki płatne oraz druki, które podlegają kontroli ilościowej, a w szczególności: a) czeki gotówkowe i rozrachunkowe, b) kwitariusze przychodowe oraz inne przychodowe asygnaty kasowe, c) druki dyplomów Kolegium, d) arkusze spisu z natury w chwili ich wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej e) druki legitymacji itp. 2. Druki ścisłego zarachowania naleŝy przechowywać pod zamknięciem w szafach, kasetkach naleŝycie zabezpieczonych pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników. Ewidencję w/w druków naleŝy prowadzić bieŝąco w księdze druków ścisłego zarachowania. Ewidencję prowadzą pracownicy, którym powierzono druki. 3. Księgę druków naleŝy ponumerować, przesznurować oraz oparafować. Księgę tę wraz z dowodami przychodowymi i rozchodowymi stanowiącymi podstawę zapisu przechowują pod zamknięciem odpowiedzialni pracownicy. 4. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania. 5. Przyjęcia druków dyplomów ukończenia szkoły dokonuje protokolarnie komisja powołana przez dyrektora. 6. Odpowiedzialny pracownik ustala w ewidencji stan ilościowy druków na koniec kaŝdego roku ze stanem rzeczywistym. O wszelkich róŝnicach zawiadamia niezwłocznie dyrektora i głównego księgowego. W razie zagubienia, zniszczenia lub kradzieŝy druków ścisłego zarachowania dyrektor przeprowadza dochodzenie, wyciągając odpowiednie wnioski słuŝbowe w stosunku do osób winnych. W razie zagubienia lub kradzieŝy ksiąŝeczki czeków gotówkowych lub rozrachunkowych, naleŝy ponadto zawiadomić oddział banku. Blankiety czeków gotówkowych przechowuje pod zamknięciem kasjer, który ponosi osobiście odpowiedzialność za ich naleŝyte zabezpieczenie.. 5

6 Załącznik do instrukcji kasowej W Z Ó R SkarŜysko-Kamienna, dnia... Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie Nazwisko i imię pracownika Ja niŝej podpisany oświadczam, Ŝe: 1. Przyjmuję na siebie odpowiedzialność materialną za powierzone mienie pracodawcy środki pienięŝne w kasie, druki ścisłego zarachowania w SkarŜysku-Kamiennej. (nazwa jednostki) 2. Zobowiązuję się do niezwłocznego informowania pracodawcy o wszelkich trudnościach związanych z naleŝytym zabezpieczeniem powierzonego mi mienia. 3. Przyjmuję na siebie obowiązek rozliczenia się z powierzonego mienia na kaŝde Ŝądanie pracodawcy oraz pokrycie wszelkich strat pracodawcy powstałych na skutek niedoboru w powierzonym mieniu. podpis pracownika 1. Pracodawca ze swojej strony zobowiązuje się zapewnić pracownikowi warunki naleŝytego zabezpieczenia powierzonego mienia. Dyrektor Centrum 6