INSTRUKCJA KASOWA Niniejsza instrukcja kasowa określa zasady gospodarki kasowej stosowanej w naszej jednostce

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do Zarządzenia nr Burmistrza Leśnicy z dnia 01 lutego 2011 INSTRUKCJA KASOWA Niniejsza instrukcja kasowa określa zasady gospodarki kasowej stosowanej w naszej jednostce Druki podlegające przepisom niniejszej instrukcji są traktowane jako druki ścisłego zarachowania, jeżeli spełniają następujące przesłanki: a/ są opieczętowane b/ ponumerowane c/ podpisane d/ ujęte są w księdze druków ścisłego zarachowania W przypadku braku spełnienia powyższych przesłanek druki takie nie są traktowane jako druki ścisłego zarachowania. W celu zapewnienia poprawności obrotu n/w dowodami kasowymi prowadzi się ewidencję druków ścisłego zarachowania. Do dokumentów stosowanych w obrocie gotówkowym zalicza się w szczególności: - dowód wypłaty KW - raport kasowy RK - wniosek o zaliczkę - rozliczenie zaliczki - czek gotówkowy, rozrachunkowy - rachunek z wyjazdu służbowego - bankowy dowód wpłaty - faktura VAT, rachunek- płacone gotówką - dowody opłaty targowej - kwitariusz przychodowy K Dowód wypłaty- KW Przeznaczenie : Dowód KW stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat z kasy, które nie mogą być potwierdzone źródłowymi dowodami kasowymi/faktury i rachunki gotówkowe/ Dowód wystawiany jest w przypadku: - wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę nie podjętego w terminie - wypłaty będącej wynikiem rozliczenia zaliczki - w innych przypadkach, gdy brak jest dowodu źródłowego np. wypłaty pożyczki mieszkaniowej

2 Dowód KW wystawia pracownik księgowości w dwóch egzemplarzach, wpisując następujące dane: datę, odbiorcę i jego adres, tytuł wypłaty, sumę w złotych cyfrowo i słownie, podpis wystawiającego w pozycji sporządził,podpis wypłacającego i otrzymującego gotówkę. Jako dowód sprawdzenia formalnego i rachunkowego, dokument podpisuje pracownik księgowości dokonując jednocześnie dekretacji. Dowód zatwierdza wstępnie główny księgowy, a następnie kierownik jednostki gospodarczej. Poszczególne egzemplarze dowodu przeznaczone są : - oryginał dla księgowości /raport kasowy/ - kopia w bloczku do rozliczenia Formularze dowodów wypłaty gotówki powinny być połączone w bloki i ponumerowane przez kasjera przed przekazaniem ich do użytkowania. Formularze te podlegają ponumerowaniu z zachowaniem ciągłości numeracji w ciągu roku obrotowego. Anulowane formularze rozchodowych dowodów kasowych nie mogą być niszczone, lecz podlegają przechowywaniu w blokach formularzy. Wystawiający dowód określa w nim datę wypłaty, nazwisko i imię osoby otrzymującej, dokładne określenie tytułu wypłaty oraz kwotę wypłaty cyfrą i słownie, podpisując następnie dowód w pozycji wystawił. Następnie dowód podlega zatwierdzeniu przez głównego księgowego i kierownika jednostki. Kasjer potwierdza swoim podpisem wypłatę gotówki z kasy. Dokument podlega ewidencji w raporcie kasowym. Kasjer dokonuje wypłaty po uprzedniej weryfikacji danych na podstawie dokumentu tożsamości odbiorcy gotówki z kasy nie dotyczy pracowników jednostki. 2.Raport kasowy RK Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie kilkudniowym. Raport kasowy sporządza się za okres miesięczny lub też krótszy w zależności od ilości zdarzeń ekonomicznych mających wpływ na stan kasy. Raport kasowy sporządzany jest w dwóch egzemplarzach przez kasjera. Bieżący numer raportu kasowego, odnotowany w prawej górnej rubryce ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji w ramach roku sprawozdawczego. W lewym górnym rogu raport zaopatrzony jest w pieczęć firmową, a w rubryce kasa oznaczeniem kasy, dla której raport jest sporządzony. Poszczególne dowody kasowe ewidencjonowane w raporcie kasowym podlegają chronologicznej i systematycznej ewidencji w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce treść określa się rodzaj operacji gotówkowej. Ogólną ilość egzemplarzy przychodowych i rozchodowych wpisuje się w przeznaczonej na ten cel rubryce w dolnym prawym rogu raportu. Kwoty operacji gotówkowych w zależności od ich rodzaju wpisuje się do rubryki przychód lub rozchód. Wypłaty wynagrodzeń dokonywane na podstawie list płac ewidencjonuje się w raporcie kasowym w łącznej kwocie obejmującej sumy wypłacone w danym dniu. Po ustaleniu obrotów przychodowych i rozchodowych, kasjer oblicza pozostałość gotówki na dzień następny. Do stanu wpisanego w wierszu stan kasy poprzedni - przeniesionego z raportu kasowego za dzień/okres/ poprzedni-dodaje się obroty przychodowe.

3 Następnie odejmuje się obroty rozchodowe, a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu stan kasy obecny. Po dokonaniu tych wszystkich czynności kasjer podpisuje raport kasowy i przekazuje za pokwitowaniem jego oryginał wraz z wszystkimi dowodami upoważnionemu pracownikowi księgowości, kopia raportu kasowego pozostaje w bloczku raportów. Uprawniony pracownik księgowości dokonuje sprawdzenia wszystkich dokumentów i operacji pieniężnych pod względem formalno-rachunkowym, potwierdzając to swoim podpisem w rubryce kontrola. Raporty kasowe prowadzi się dla: - pogotowia kasowego wydatki do wysokości pogotowia kasowego przychód kasowy zasilenie z banku na podstawie czeku gotówkowego -wpłat podatkowych dochód podatkowy - rozchód - wpływ do banku - wpłat budżetowych dochód budżetowy /bez podatków/ - rozchód wpływ do banku - wydatków na określone cele /np. ZFOŚ i GW, ZFŚS, wydatków budżetowych/-rozchód kasowy-zasilenie z banku na podstawie czeku gotówkowego 3.Wniosek o zaliczkę Służy jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki na zakupy gotówkowe. Wniosek o zaliczkę sporządza w jednym egzemplarzu wnioskujący wypłatę określonej sumy na dokonanie zakupów gotówkowych, określając rodzaj wydatków, na które ma być wypłacona zaliczka oraz termin rozliczenia-nie dłuższy niż 7 dni. Wnioski o wypłacenie zaliczki podpisywane są przez kierownika danej komórki organizacyjnej; odpowiada on za kontrolę merytoryczną dokumentu, natomiast pod względem formalno-rachunkowym dokument sprawdza pracownik księgowości. Wniosek podlega zatwierdzeniu przez głównego księgowego(skarbnika) i kierownika jednostki. Wypełniony i zatwierdzony-stanowi podstawę do wypłacenia gotówki z kasy. Dla zabezpieczenia możliwości wyegzekwowania pobranej przez pracownika kwoty, wniosek zawiera klauzulę upoważniającą do potrącenia nierozliczonej w terminie zaliczki z wypłaty najbliższego wynagrodzenia. Zaliczka nie powinna być zatwierdzona do wypłaty,jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej. Pracownicy których charakter pracy wymaga dokonywania częstych zakupów/zaopatrzenie, działalność administracyjno-gospodarcza/ pobierają zaliczki stałe. Przy zaliczkach stałych pracownik rozlicza się na koniec bieżącego roku, natomiast w trakcie roku otrzymuje równowartość wydatkowanych kwot na podstawie dowodów wydatków. 4.Rozliczenie zaliczki Dokument służy do udokumentowania rozliczenia z pobranej zaliczki. Na jego podstawie kasjer dokonuje wypłaty lub przyjmuję niewykorzystaną zaliczkę.

4 Dokument sporządza zaliczkobiorca, podczas rozliczania się z zaliczki w jednym egzemplarzu. Wypełnia on drugą stronę formularza podając wszystkie dowody źródłowe /rachunki/ opłacone z zaliczki lub z własnych środków pieniężnych. Na stronie pierwszej wypełnia część górną, ustalając sumę do zwrotu lub pobrania z kasy dopłaty. Sprawdzenia merytorycznego dokonuje bezpośredni przełożony zaliczkobiorcy, sprawdzenia formalno-rachunkowego dokonuje wyznaczony pracownik księgowości. Rozliczenie zaliczki zatwierdza główny księgowy i kierownik jednostki. 5.Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji. Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego następuje na podstawie decyzji kierownika jednostki lub bezpośredniego przełożonego pracownika. Dokument wystawiony jest w jednym egzemplarzu przez pracownika do spraw kadrowych. Wypełnione polecenie musi zawierać numer kolejny wpisany do kontrolki, imię i nazwisko, stanowisko, cel podróży, miejscowość, datę oraz określenie środka lokomocji. Polecenie wyjazdu służbowego podpisuje kierownik jednostki lub bezpośredni przełożony. Pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów podróży. Rozliczenia rachunku kosztów podróży i diet dokonuje osoba oddelegowana w ciągu 7 dni od daty zakończenia podróży. Stwierdzenie wykonania polecenia służbowego potwierdza osoba delegująca, zaś sprawdzenie formalne i rachunkowe księgowość. Kwotę do wypłaty zatwierdza główny księgowy i kierownik jednostki gospodarczej. 6. Czek gotówkowy Służy do udokumentowania podjęcia gotówki z banku. Czek gotówkowy stanowi polecenie/dla banku/wypłacenia określonej sumy gotówki. Czek gotówkowy podobnie jak wszystkie dokumenty bankowe będące dyspozycją pieniężną podpisywany jest przez upoważnione do tego osoby. Wzory podpisów osób upoważnionych oraz ich nazwiska powinny być podane do wiadomości banku i zamieszczone w karcie wzorów podpisów, która złożona jest w banku finansującym. Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank, ujętych w książeczkach czekowych, zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego. Czek musi być wypełniony atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Czeki gotówkowe mogą być czekiem imiennym lub na okaziciela. Wypłata czeku imiennego przez bank następuje po sprawdzeniu tożsamości osoby wymienionej na czeku. Czek jest ważny 10 dni od daty wystawienia, przy czym do obliczenia ilości dni ważności czeku nie wlicza się dnia wystawienia czeku. Książeczka czystych blankietów czekowych przechowywana jest w kasie pancernej księgowości. Grzbiety książeczek wykorzystanych czeków w ciągu roku przechowywane

5 są również w kasie pancernej a po zakończeniu roku przekazywane są do archiwum zakładowego. Księgowość ma obowiązek prowadzenia ewidencji otrzymanych książeczek czekowych. 7. Bankowy dowód wpłaty Służy do udokumentowania wpłaty do banku finansującego,gotówki z kasy jednostki gospodarczej. Dokument wypełniany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach. Wpłacone banknoty i monety pieniężne specyfikuje się na odwrotnej stronie dokumentu. Wszystkie egzemplarze bankowego dowodu wpłaty składa osoba wpłacająca wraz z gotówką do banku. Po przyjęciu gotówki,bank zatrzymuje oryginał dla siebie, pierwszą kopię przekazuje osobie wpłacającej, drugą natomiast przekazuje do jednostki wraz z wyciągiem bankowym. 8. Czek rozrachunkowy Służy do rozliczeń pomiędzy jednostkami gospodarczymi i osobami fizycznymi za towary, roboty oraz usługi. Czek rozrachunkowy wystawia księgowy; podpisują go pod pieczątką uzupełnioną numerem konta, osoby upoważnione do podpisu. Odbiorca czeku ma obowiązek potwierdzenia przyjęcia czeku na grzbiecie/trzecim odcinku/pozostającym w książeczce czekowej. Termin ważności czeku rozrachunkowego wynosi 10 dni od dnia wystawienia i w tym terminie winien być przekazany do banku. Po upływie tego terminu bank nie przyjmuje czeku do realizacji. Czek rozrachunkowy-podobnie jak czek gotówkowy- jest drukiem ścisłego zarachowania, podlega ścisłej ewidencji i kontroli. 9.Depozyty Jest obcym dowodem źródłowym o charakterze majątkowym /gwarancje bankowe, ubezpieczeniowe, akcje i obligacje oraz inne instrumenty finansowe z wyłączeniem gotówki, która to jako depozyty jest przyjmowana do kasy na zasadach dotyczących przyjęcia gotówki (KP) /. Każdy depozyt jest ewidencjonowany w ewidencji depozytów w wartości nominalnej, ilości oraz rodzaju. Depozyt jest zabezpieczany przez kasjera jednostki w kasie pancernej jednostki i przechowywany tam aż do czasu, kiedy nastąpi jego zwolnienie stosownie do przepisów prawa. Osoba składająca depozyt do kasy jednostki otrzymuje pokwitowanie przyjęcia przez kasjera depozytu w jednym egzemplarzu. Pokwitowanie jest podstawą do zwrotu depozytu, jeśli może być on zwolniony. Kasjer na takim pokwitowaniu potwierdza zwolnienie depozytu. Jeśli w wyznaczonym terminie /zawiadomienie dla składającego depozyt/ depozyt nie zostanie odebrany, kasjer za pokwitowaniem wydaje taki depozyt właściwej komórce

6 merytorycznej celem odesłania go do dającego depozyt za potwierdzeniem odbioru. Zwrot depozytu pieniężnego z kasy dokonywany jest za uprzednim uzyskaniem takiej dyspozycji od komórki merytorycznej, co do możliwości zwolnienia depozytu. Kasjer prowadzi ewidencję pokwitowań odbioru depozytów od pierwszego numeru do ostatniego narastająco. 10.Dowody opłaty targowej Służą do poboru opłaty targowej. Są drukiem ścisłego zarachowania. Bloczki opłaty targowej są wydawane za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania pracownikowi straży miejskiej, który dokonuje czynności poboru. Rozliczenie z pobranych kwot opłaty targowej następuje za dany dzień najpóźniej następnego dnia. Rozliczenie z bloczku następuje na bieżąco po wykorzystaniu całości. Bloczki opłaty targowej są ponumerowane, ostemplowane przed ich wydaniem. Każda wpłata jest udokumentowana dowodem przyjęcia gotówki k-103. Anulowane dowody wpłaty opłaty targowej pozostają w bloczku opłaty targowej i podlegają rozliczeniu. 11. Bloczki mandatów karnych Służą do poboru opłaty z tytułu wystawionych mandatów karnych. Są drukiem ścisłego zarachowania. Bloczki mandatów karnych przechowywane są przez kasjera jednostki w kasie. Za pokwitowaniem pracownika straży miejskiej w ewidencji druków ścisłego zarachowania są one mu wydawane do rozliczenia. Bloczki mandatów karnych są zbroszurowane, ponumerowane, opieczętowane. Mandaty karne są wystawiane w dwóch egzemplarzach po jednym dla: - odbiorcy mandatu - kopia pozostaje w bloczku mandatów karnych. Anulowane, przekreślone ze względu na błędy mandaty karne pozostają w bloczku mandatów karnych i podlegają rozliczeniu. W przypadku mandatów karnych gotówkowych wpłaty ich wartości za dany dzień są odprowadzane do kasy urzędu najpóźniej następnego dnia. Pracownik z tytułu pobranych bloczków mandatów karnych rozlicza się z Urzędem Wojewódzkim. 12. Kwitariusz przychodowy K-103 Jest przeznaczony do ewidencjonowania wpływów z tytułu podatków lokalnych. Jest drukiem ścisłego zarachowania i podlega ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania. Za prawidłowość gospodarki nimi odpowiedzialny jest kasjer urzędu. Kwitariusz przychodowy K-103 jest zbroszurowany, ponumerowany oraz podpisany. W przypadku poboru podatku przez inkasenta/sołtys/ jest on za pokwitowaniem mu przekazywany do rozliczenia. Kwitariusz jest wypełniany w trzech egzemplarzach: - oryginał-dla wpłacającego

7 - 1 kopia dla inkasenta - 2 kopia pozostaje w bloczku dla księgowości. Anulowane, przekreślone ze względu na błędy kwity K-103 zostają zwracane razem z zużytym bloczkiem. Rozliczenie z bloczków następuje w terminie określonym w umowie z inkasentem. W przypadku wpłaty podatku do kasy urzędu: - oryginał-dla wpłacającego, - 1 kopia dla księgowości podpięta do raportu kasowego, - 2 kopia pozostaje w bloczku. Odpowiedzialność w zakresie prawidłowej gospodarki środkami pieniężnymi kasy ponosi kasjer jak za mienie powierzone do wyliczenia. Główny księgowy raz na kwartał w obecności kasjera dokonuje czynności kontroli stanu funkcjonowania kasy poprzez kontrolę dowodów kasowych gotówkowych. Wyrazem tej kontroli jest sporządzony protokół kontroli. Niniejsza instrukcja może być w każdym czasie modyfikowana z uwagi na zmiany w przepisach obowiązujących.