Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 4/2005 Wójta Gminy Skąpe

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 4/2005 Wójta Gminy Skąpe 1. Gospodarka kasowa i ochrona wartości pienięŝnych Wartości pienięŝne powinny być przechowywane i transportowane w warunkach zapewniających naleŝytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 1. Pomieszczenie kasy Pomieszczenie, w którym przechowywane są wartości pienięŝne, powinny spełniać następujące wymogi: - okna pomieszczenia kasy zabezpieczone kratami, - w kasie nie moŝe być przechowywana gotówka ani inne wartości nie będące własnością. Dopuszczalne jest jedynie przechowywanie w formie depozytu gotówki, pieczęci i druków. - depozyt musi być przekazany w zalakowanej kopercie. 2. Przechowywanie wartości pienięŝnych Wartości pienięŝne winny być przechowywane w warunkach zapewniających właściwą, zgodną z przepisami ochronę przed kradzieŝą, utratą lub zniszczeniem. Wartości pienięŝne powinno powierzać się osobie - mającej nienaganną opinię, a w szczególności nie karanymi, - posiadającej kwalifikacje zawodowe, zapewniające znajomość prawidłowego przechowywania oraz przyjmowania i wydawania wartości pienięŝnych. 3. Ochrona wartości pienięŝnych w transporcie Transport wartości pienięŝnych powinien odbywać się w sposób gwarantujący bezpieczeństwo przenoszonych pieniędzy. 2. Zapas gotówki w kasie W kasie Urzędu moŝe znajdować się: a) niezbędny zapas gotówki pogotowie kasowe ustala się w wysokości do 5.000,00 zł. Niezbędny zapas gotówki w kasie w miarę wykorzystania moŝe być uzupełniony do ustalonej wysokości środków. b) gotówka podjęta z rachunków bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków. Gotówkę podjętą z rachunków bankowych na pokrycie określonych wydatków przeznacza się na cel określony przy jej podjęciu.

2 Nie wykorzystaną cześć gotówki odprowadza się na rachunek bankowy. Gotówka z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków moŝe być czasowo przechowywana w kasie pod warunkiem jej naleŝytego zabezpieczenia do wysokości ,00 zł. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonego zapasu. c) gotówka pochodząca z bieŝących wpływów do kasy. Gotówka z bieŝących wpływów do kasy winna być odprowadzona na właściwe rachunki bankowe do końca kaŝdego dnia lub na dzień następny, z wyjątkiem dni kończących kwartał. Na koniec kaŝdego kwartału gotówka powinna być odprowadzana w dzień kończący kwartał. Jeśli dzień kończący kwartał przypada w dzień wolny od pracy to w dzień poprzedzający. d) gotówka przechowywana w formie depozytu. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu, podlega zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złoŝyła, nie moŝe być wykorzystana na pokrywanie wydatków. 3. Odpowiedzialność kasjera Osobą odpowiedzialną za stan gotówki w kasie oraz za prawidłowość operacji kasowych jest kasjer: - składa on pisemne zobowiązanie do ponoszenia odpowiedzialności materialnej, - powinien mieć jednoznacznie określony zakres czynności i odpowiedzialności, - ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania przepisów dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania gotówki oraz jej transportu, - ponosi odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz materialną za powierzone mienie, - przejęcie kasy powinno następować na podstawie protokołu, w którym podaje się wyniki przeliczenia, jakie są przekazywane pracownikowi czasowo przejmującemu kasę. Funkcjonowanie kasy podlega okresowym kontrolom przeprowadzonym przez Skarbnika Gminy lub osoba upowaŝniona przez Wójta Gminy. Z kontroli winien być sporządzony protokół. Kontrole powinny być przeprowadzane nie rzadziej niŝ raz na miesiąc.

3 Kontrole doraźne powinny być odnotowane na raporcie kasowym. 4. Dokumentacja obrotu kasowego Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane: a) wpłaty gotówkowe własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, b) wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody kasowe. 5. Poprawienie błędów w dowodach kasowych 1. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach kasowych przeróbek wymazywanie treści i uŝywanie korektorów. 2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych własnych i obcych moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz z uzasadnieniem. 3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenia podpisu osoby upowaŝnionej. Nie moŝna poprawić pojedynczych liter i cyfr. 4. Błędy popełnione w asygnatach kasowych poprawia się przez anulowanie błędnych asygnat przychodowych lub rozchodowych i wystawienie nowych prawidłowych dowodów. Asygnata anulowana pozostaje w bloczku. 6. Obrót kasowy 1.Wpłaty kasowe Formularze przychodowych dowodów wpłat połączone w bloczki, przed oddaniem do uŝytkowania dla kasjerek powinny być ponumerowane w sposób trwały z zachowaniem ciągłości numerów i powinny być wydawane wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umoŝliwić kontrolę przychodu i rozchodu bloczków formularzy. Przychodowe dowody kasowe (kwitariusz przychodowy wystawia się w 3 egzemplarzach, z czego: - oryginał otrzymuje wpłacający,

4 - pierwsza kopia przeznaczona jest dla księgowości, - druga kopia pozostaje w kwitariuszu do celów kontrolnych. Pokwitowania powinny być sporządzone w sposób staranny, czytelny i trwały, powinny zawierać m.in.: - datę wpłaty, - imię i nazwisko wpłacającego, - adres wpłacającego, - nazwę, rodzaj wpłaconej naleŝności, - kwoty naleŝności głównej, - podpis własnoręczny przez kasjera przyjmującego wpłaty, - sumy wpłaconych kwot powtórzone słownie. 2. Wypłaty kasowe Źródłowymi dokumentami obrotu kasowego uzasadniającymi wypłatę są m. in.: - listy płac i listy wypłat, - wnioski o wypłatę zaliczek, - rozliczenia zaliczek, - rachunki i faktury innych jednostek gospodarczych, - dowody wpłat na rachunki bankowe fakt dokonania wpłaty musi być potwierdzony stemplem bankowym na dowodzie wpłaty. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym przez pracowników zobowiązanych do wykonywania tych czynności, którzy na dowodach księgowych zamieszczają swój podpis i datę. Sporządzone dowody zatwierdza do wypłaty dyrektor i Główna Księgowa lub osoba przez nie upowaŝniona. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym, na którym odbiorca kwituje jej odbiór swoim podpisem na danym dowodzie kasowym w sposób trwały. Przy wypłacie osobom nieznanym, kasjer obowiązany jest zadąć okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego toŝsamość odbiorcy gotówki i jednocześnie wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer dowodu toŝsamości, datę wystawienia i określenie jego wystawcy.

5 JeŜeli wypłata następuje na podstawie upowaŝnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym, naleŝy zaznaczyć, Ŝe wypłaty dokonano osobie upowaŝnionej. UpowaŜnienie naleŝy dołączyć do dowodu kasowego. UpowaŜnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie toŝsamości w postaci własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upowaŝnienie. Potwierdzenie moŝe być dokonane przez notariusza, właściwy urząd, zakład pracy lub zakład leczniczy. Jeśli zamiast asygnaty rozchodowej pokwitowaniem wypłaty gotówki są załączone faktury i rachunki naleŝy Ŝądać oświadczenia: Kwituję odbiór gotówki w kwocie... z podaniem daty i podpisu. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numer i pozycji raportu kasowego, pod którą wypłata została wpisana do raportu. 3. Czeki gotówkowe Czek gotówkowy jest: - formą realizowania obrotu gotówkowego, - drukiem ścisłego zarachowania, - dokumentem, w którym wystawca zawiera polecenie dla banku (wypłacenia kwoty, na którą opiewa czek osobie wskazanej na czeku lub okazicielowi), - na czeku nie wolno dokonywać Ŝadnych poprawek. W razie popełnienia pomyłki w jego wypełnieniu blankiet czeku naleŝy anulować przez napisanie anulowany oraz postawienie daty i podpisu osoby anulującej czek. Czek anulowany pozostaje w depozycie. - czek jest waŝny 10 dni od daty wystawienia. 7. Raport kasowy. Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieŝąco w raporcie kasowym. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz podaniem

6 symbolu i numeru źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści, w dniu, w którym przychód lub rozchód miał miejsce. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo, na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych. Okres, który obejmuje raport kasowy moŝe być róŝny w zaleŝności od ilości operacji, jednak nie moŝe wykraczać poza okres sprawozdawczy i moŝe powinien być prowadzony odrębnie dla kaŝdej działalności. Raport zawiera pieczęć nagłówkową, oznaczenie okresu, za jaki jest sporządzony, numer raportu. Raport kasowy zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczeniem stanu końcowego gotówki. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje za pokwitowaniem do księgowania. Kopia raportu pozostaje w kasie. 8. Niedobory i nadwyŝki w kasie 1. Rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy i obciąŝa kasjera. 2. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyŝkę kasową i podlega przekazaniu w terminie 30 dni od momentu stwierdzenia na bankowym rachunku dochodów budŝetowych. 9. Depozyty Kasjer moŝe przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane zaplombowane kasety, koperty zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer, powinna zawierać, co najmniej dane: - kolejny numer depozytu, - określenie deponowanego przedmiotu lub gotówki, - określenie jednostki, której własność stanowi depozyt, - datę i godzinę przyjęcia depozytu,

7 - datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upowaŝnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera. Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie moŝe być łączona z gotówką jednostki.