WYKAZ DOKUMENTÓW. Wykaz dokumentów stosowanych w zakresie sprzedaży usług i towarów przez jednostki organizacyjne Uczelni.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do instrukcji WYKAZ DOKUMENTÓW Wykaz dokumentów stosowanych w zakresie sprzedaży usług i towarów przez jednostki organizacyjne Uczelni. Lp. Nazwa dokumentu Wystawiający Ilość egzemplarzy Termin Termin przekazania do 1. Faktura VAT upoważniony do wystawiania dokumentów sprzedaży oryginał kontrahent kopia jednostka organizacyjna kopia kwestura Do 7 dni od wykonania usługi, sprzedaży, wpłaty kontrahenta nie później niż do 7-go dnia następnego 2. Faktura korygująca VAT upoważniony do wystawiania dokumentów sprzedaży oryginał kontrahent kopia jednostka organizacyjna kopia podpisana przez kontrahenta kwestura 3. Nota korygująca Kontrahent oryginał kwestura kopia kontrahent 4. Rejestr faktur sporządzany przez upoważniony do wystawiania dokumentów sprzedaży jednostkę organizacyjną 5. Rejestr Sprzedaży VAT odpowiedzialny za rozliczenie VAT 2 egz 1 kwestura 2 jednostka organizacyjna według potrzeb według potrzeb do 10-go dnia następnego, za miesiąc poprzedni 1 egz Do 25-ego za miesiąc poprzedni nie później niż do 7-go dnia następnego nie później niż do 7-go dnia następnego do 7-go dnia następnego

2 Wykaz dokumentów dotyczących zakupu środków trwałych, materiałów, towarów i usług wystawianych przez kontrahentów ( zewnętrzne) Lp. Nazwa dokumentu Wystawiający Ilość egzemplarzy Termin Termin przekazania do 1. Rachunek Kontrahent Oryginał kwestura Do 7 dni od wykonania usługi lub sprzedaży towarów 2. Faktura VAT Kontrahent Oryginał -kwestura Do 7 dni od wykonania usługi, sprzedaży, wpłaty 3. Faktura korygująca VAT Kontrahent Oryginał kwestura kopia jednostka organizacyjna kopia podpisana przez kontrahenta kwestura według potrzeb, 2 dni od otrzymania 4. Faktura VAT RR jednostki upoważniony do wystawienia dokumentu (nabywca) 5. Nota korygująca jednostki upoważniony do wystawienia dokumentu 7. Rejestr zakupu VAT kwestury odpowiedzialny za rozliczenie VAT 8. Nota księgowa Księgowości, pracownicy oraz pozostałych jednostek organizacyjnych Uczelni Oryginał rolnik Kopia kwestura Oryginał kontrahent Kopia podpisana przez kontrahenta kwestura Oryginał kwestura Oryginał kontrahent Kopia Dział Księgowości Ogólnej Do 7 dni od wykonania usługi lub sprzedaży towarów według potrzeb Do 25-ego za miesiąc poprzedni, 2 dni od

3 Wykaz dokumentów stosowanych w zakresie gospodarki finansowo-księgowej Lp. Nazwa dokumentu Wystawiający Ilość egzemplarzy Termin Termin przekazania do 1. Czek gotówkowy Kierownik Działu 1 egz. Przed podjęciem Księgowości gotówki 2. Kwitariusz przychodowy Kasjer Oryginał wpłacający Kopia Kwestura Kopia zostaje w bloczku w chwili przyjmowania wpłaty Z raportem kasowym na bieżąco 3. Kwitariusz przychodowy Upoważniony pracownik jednostki, przyjmujący gotówkę Oryginał wpłacający Kopia Kasa Kopia zostaje w bloczku 4. Raport kasowy Kasjer Oryginał Kwestura Przed wpłatą codziennie codziennie 5. Bankowy dowód wpłaty Kasjer Oryginał bank Przed wpłata do banku Kopia raport kasowy 6. Wyciąg bankowy Bank 1 egz Każdego dnia po zmianie środków na W dniu otrzymania z banku rachunku 7. Rejestr pobranych 1 egz. W dniu pobrania zaliczek Księgowości zaliczki 8. Wniosek o zaliczkę odpowiedniej komórki 1 egz Dział Księgowości Min. 1 dzień przed pobraniem zaliczki 9. Rozliczenie zaliczki, który pobrał zaliczkę 14 dni od pobrania zaliczki Oryginał Dział Księgowości 10. Przekaz pocztowy Kasjer 2 odcinki -poczta 1 odcinek raport kasowy W dniu wskazanym na wniosku o zaliczkę nie dłużej niż 14 dni od pobrania zaliczki

4 Lp. Nazwa dokumentu Wystawiający Ilość egzemplarzy Termin Termin przekazania do 11. Rejestr niepodjętych płac Kasjer Oryginał-Dział Księgowości Ogólnej 12. Polecenie przelewu 1 egz. aa, 1 egz. system elektroniczny 13. Polecenie księgowania 1 egz. 14. Wezwanie do zapłaty Oryginał dłużnik Po upływie terminu Księgowości Ogólnej płatności 15. Potwierdzenie salda Oryginał kontrahent Ostatni kwartał roku Księgowości Ogólnej obrotowego 16. Nota odsetkowa Oryginał kontrahent Po uregulowaniu Księgowości Ogólnej należności 17. Lista poniesionych kosztów podróży studenta odpowiedzialny za rozliczenia ze studentami Oryginał Dział Księgowości 18. Polecenie wyjazdu służbowego jednostki 19. Delegacja zagraniczna Współpracy z Zagranicą 20. Oświadczenie o Używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych 21. Ewidencja przebiegu pojazdu Oryginał pracownik, Dział Księgowości Oryginał Dział Księgowości Ogólnej Przed wyjazdem służbowym Przed wyjazdem służbowym Nie później niż 7 dni po zakończeniu delegacji Nie później niż 14 dni po zakończonej podróży zagranicznej 1 eg. Dział Księgowości Na koniec Do 5-go następnego 1 egz. Do kontroli na koniec

5 Lp. Nazwa dokumentu Wystawiający Ilość egzemplarzy Termin Termin przekazania do 22. Umowa o używanie samochodu prywatnego dziekanatu Oryginał Dział Księgowości Przed wyjazdem służbowym Przed wyjazdem służbowym do celów służbowych 23. Lokata terminowa Bank 1 egz Po zawarciu lokaty 24. Faktura Wewnętrzna Księgowości Oryginał + kopia Dział Księgowości Ogólnej po otrzymaniu faktury 25. Rachunek wewnętrzny jednostki 26. Zestawienie wpływu opłat studentów za miejsce 27. Zestawienie wpływu opłat za akademiki Dom studencki Dom studencki Oryginał usługobiorca ( jednostka organizacyjna) Kopia Dział Księgowości Oryginał-Dział Księgowości Ogólnej Oryginał Dział Księgowości Ogólnej zagranicznej Na koniec Na koniec Do 5-go następnego Do 15-go następnego za miesiąc poprzedni Do 15-go następnego za miesiąc poprzedni

6 Wykaz dokumentów dotyczących środków trwałych i obrotu materiałowego Lp. Nazwa dokumentu Wystawiający Ilość egzemplarzy Termin 1. Zestawienie różnic Oryginał osoba materialnie odpowiedzialna Po zakończeniu inwentaryzacyjnych Księgowości spisu 2. Przyjęcie środka trwałego OT 3. Protokół przejęcia/przekazania środka trwałego PT 4. Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego MT 5. Likwidacja środka trwałego LT 6. Przyjęcie materiału PZ Materiałowej Księgowości Materiałowej Księgowości Materiałowej Aparatury i Pomocy dydaktycznych Uczelnianej Komisji Likwidacyjnej Magazynier otrzymująca środek trwały Kopia Dział Aparatury i Pomocy Dydaktycznych Oryginał jednostka przejmująca Kopia Dział Księgowości Materiałowej Kopia Dział Aparatury i Pomocy Dydaktycznych Kopia jednostka przekazująca Kopia Dział aparatury i Pomocy Dydaktycznych Kopia jednostka przekazująca Kopia jednostka przejmująca Kopia jednostka użytkująca Kopia Dział Aparatury i Pomocy Dydaktycznych Kopia Dział Księgowości Ogólnej magazyn w dniu wydania do użytkowania W dniu przekazania środka trwałego Najpóźniej z chwilą wydania/ przekazania środka trwałego W dniu likwidacji środka trwałego Z chwilą przyjęcia materiału Termin przekazania do W 2 dni od przyjęcia środka trwałego W 2 dni od przekazania/przyjęcia potwierdzone przez odbiorcę W 2 dni od W 2 dni od 5 dni od daty

7 Lp. Nazwa dokumentu Wystawiający Ilość egzemplarzy Termin 7. Zwrot materiału ZW 8. Przesunięcie międzymagazynowe Mm 9. Pobranie z magazynu RW 10. Wydanie materiałów na zewnątrz WZ 11. Zestawienie zużycia alkoholi, trucizn i metali szlachetnych Samodzielnej Sekcji Zaopatrzenia i Gospodarki Magazynowej Samodzielnej Sekcji Zaopatrzenia i Gospodarki Magazynowej Samodzielnej Sekcji Zaopatrzenia i Gospodarki Magazynowej Samodzielnej Sekcji Zaopatrzenia i Gospodarki Magazynowej jednostki Kopia jednostka zwracająca materiał Kopia magazynier przyjmujący Kopia magazynier przekazujący Kopia magazynier przejmujący Kopia magazynier przekazujący Kopia magazynier wydający Kopia pobierający Z chwilą dokonania zwrotu Z chwilą dokonania przesunięcia Termin przekazania do 3 dni od daty 3 dni od daty przesunięcia 3 dni od daty wydania materiałów 3 dni od wydania materiałów na koniec kwartału Do 10-go dnia następnego kwartału

8 Wykaz dokumentów dotyczących wynagrodzeń i stypendiów Lp. Nazwa dokumentu Wystawiający Ilość egzemplarzy Termin Termin przekazania do 1. Lista wynagrodzeń Dział Oryginał kasa, bank 2 dni przed wypłatą osobowych Kopia Dział Płac Kopia paski dla pracowników 2. Lista wynagrodzeń Dział Oryginał kasa, bank 2 dni przed wypłatą bezosobowych 3. Umowa zlecenie jednostki 4. Umowa o dzieło jednostki 5. Rachunek do umowy zlecenie 6. Rachunek do umowy o dzieło 7. Wykaz godzin nadliczbowych i nieobecności jednostki jednostki jednostki Kopia Dział Płac Oryginał Dział Oryginał Dział Oryginał Dział Oryginał Dział Oryginał Dział 8. Lista stypendialna dziekanatu Oryginał Dział Księgowości /Dział 9. Lista do wypłaty stypendiów Księgowości Oryginał, kopia-aa Do 15-go dnia Do 20-go dnia Do 10-go dnia Do 10-go dnia Do 5-go dnia Do 5-go dnia Do 5-go dnia Do 15-go każdego

9 Wykaz dokumentów dotyczących rozliczeń z Urzędem Skarbowym, ZUS i PZU Lp. Nazwa dokumentu Wystawiający Ilość egzemplarzy Termin 1. PIT-2 Oświadczenie pracownika dla celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych Oryginał Dział Płac i Świadczeń Należy złożyć przed pierwszą wypłatą w danym roku podatkowym; Oświadczenia nie składa się jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego 2. PIT 12 Oświadczenie pracownika dla celów dokonania rocznego obliczenia podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez podatnika za cały rok podatkowy 3. PIT-y do urzędów skarbowych 4. ZUS ZZA Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych 5. ZUS RCA Raport imienny dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego 6. ZUS RSA Raport imienny o wypłacanych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek 7. ZUS DRA Deklaracja rozliczeniowa 8. PZU Deklaracja rozliczeniowa Oryginał Dział Płac i Świadczeń Oryginał Urząd Skarbowy Oryginał ZUS Oryginał ZUS Oryginał ZUS Oryginał ZUS Oryginał PZU w poprzednich latach nie uległ zmianie Należy złożyć przed dniem 15 stycznia roku następującego po roku podatkowym, za który płatnik dokona rozliczenia podatkowego Do 15-go marca roku następującego po roku podatkowym 7 dni do powstania obowiązku ubezpieczenia Termin opłacania składek na ubezpieczenie społeczne Termin opłacania składek na ubezpieczenie społeczne Termin opłacania składek na ubezpieczenie społeczne Termin opłacania składek na grupowe ubezpieczenie pracownicze