Obowiązek określenia przez kierownika tych zasad - jako procedury dokonania wydatków ze środków publicznych - wynika z ustawy o finansach publicznych.

Transkrypt

1 Obowiązek określenia przez kierownika tych zasad - jako procedury dokonania wydatków ze środków publicznych - wynika z ustawy o finansach publicznych. Środki pieniężne są najbardziej płynnym składnikiem majątku obrotowego, przeznaczonym na bieżące wydatki oraz zapłatę bieżących zobowiązań o najkrótszym terminie ich wymagalności. Rozliczenia środków pieniężnych mogą być dokonywane w formie gotówkowej lub bezgotówkowej. Obrót gotówkowy realizowany jest w jednostkach budżetowych za pośrednictwem kasy, którą należy odpowiednio zorganizować i zabezpieczyć. Na funkcjonowanie kasy ma wpływ szereg szczególnych zasad obowiązujących jednostki sektora finansów publicznych. Jednym z podstawowych zagadnień dotyczących funkcjonowania kasy jest zabezpieczenie przechowywanych środków pieniężnych oraz ich transport z i do banku. Kwestie te reguluje rozporządzenie wydane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858; ost. zm. Dz. U. z 2000 r. Nr 17, poz. 221). Zgodnie z 1 pkt 2 ww. rozporządzenia przez wartości pieniężne należy rozumieć: 1. krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, 2. czeki, z wyjątkiem czeków zakreślonych, skasowanych lub opatrzonych indosem pełnomocniczym, zawierającym wzmiankę wartość do inkasa", należność do inkasa" lub inną o podobnym charakterze, 3. weksle, z wyjątkiem weksli opatrzonych indosem pełnomocniczym, zawierającym wzmiankę wartość do inkasa" lub inną o podobnym charakterze, 4. inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę, 5. złoto, srebro i wyroby z tych metali, kamienie szlachetne i perły, a także platynę i inne metale z grupy platynowców, W celu ochrony wartości pieniężnych należy zapewnić między innymi bezpośrednią fizyczną ochronę budynków, pomieszczeń i pojazdów przeznaczonych do ich przechowywania lub transportu oraz wykonać techniczne zabezpieczenie tych budynków, pomieszczeń i pojazdów. 1 / 6

2 W celu zabezpieczenia technicznego należy stosować: - do przechowywania wartości pieniężnych - pomieszczenia lub urządzenia odpowiedniej klasy odporności na włamania (podział pomieszczeń i urządzeń w zależności od odporności na włamanie oraz ze względu na limit przechowywanych wartości pieniężnych jest szczegółowo określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia); - do przewożenia wartości pieniężnych - pojazdy przystosowane do przewozu wartości pieniężnych lub pojazdy specjalne (tzw. bankowozy); - do ochrony budynków i pomieszczeń oraz pojazdów - systemy alarmowe (szczegółowy wykaz znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia). Dopuszczalne limity przechowywanych i transportowanych środków pieniężnych określone są w rozporządzeniu w jednostkach obliczeniowych. Jednostka obliczeniowa wynosi 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej Monitor Polski". Zasady obrotu gotówkowego należy określić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Obowiązek określenia przez kierownika zasad gospodarki kasowej (jako procedury dokonania wydatków ze środków publicznych) wynika z przepisów art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. W instrukcji kasowej kierownik jednostki ustala wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie, zwanego pogotowiem kasowym. Przy określaniu wysokości pogotowia kasowego należy uwzględnić minimum potrzeb w zakresie obrotu gotówkowego wszystkich komórek jednostki. Jest to także forma zabezpieczenia gotówki, ponieważ - kiedy kwota gotówki w kasie jest niższa od ustalonego pogotowia - kasjer powinien pobrać z banku gotówkę w celu uzupełnienia środków w kasie do wysokości określonego pogotowia. Natomiast w przypadku nadwyżki środków w kasie - powinien odprowadzić nadwyżkę na rachunek bankowy. 2 / 6

3 Instrukcja kasowa powinna zawierać przede wszystkim: - zasady zabezpieczenia kasy w danej jednostce, - zasady powierzania obowiązków kasjerowi, zasady ochrony, transportu i przenoszenia środków pieniężnych, zasady gospodarki kasowej (pogotowie kasowe), - zasady pobierania gotówki do kasy (wzory podpisów na czekach gotówkowych, zasady gospodarki czekami), - zasady wystawiania wtórnych dowodów kasowych KP i KW oraz zasady i terminy sporządzania raportów kasowych, - zapisy dotyczące inwentaryzacji gotówki w kasie, o ile nie zostały ujęte w instrukcji inwentaryzacyjnej. Osobą materialnie odpowiedzialną za gotówkę w kasie jest kasjer, do którego obowiązków należy przyjmowanie i przekazywanie do banku gotówki. Ważnym zagadnieniem jest właściwy wybór kasjera, do którego kierownictwo jednostki ma pełne zaufanie co do uczciwości i fachowości. Przed powierzeniem funkcji kasjera kierownik jednostki może zwrócić się z zapytaniem o karalność do właściwej instytucji. Kasjer powinien podpisać oświadczenie potwierdzające przyjęcie odpowiedzialności materialnej za będące w jego dyspozycji wartości, które umieszcza się w aktach osobowych pracownika. Do ewidencji środków pieniężnych w jednostkach sektora finansów publicznych służy konto 101 Kasa". Po stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma - rozchody gotówki i niedobory kasowe. Konto 101 może wykazywać jedynie saldo Wn, które wyraża stan gotówki w kasie. Różnorodność operacji kasowych powoduje, że konto Kasa" koresponduje z wieloma innymi kontami. Według obowiązującego układu bilansu dla jednostek budżetowych, środki pieniężne są ujmowane w pozycjach: środki pieniężne w kasie, środki pieniężne na rachunkach bankowych, inne środki pieniężne. 3 / 6

4 Obrót gotówkowy w jednostce musi być odpowiednio udokumentowany dowodami kasowymi: - wpłaty gotówkowe - dokumentowane są własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, tj. KP - Kasa przyjmie. KP jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym zaraz po jego otrzymaniu i przechowywanym w kasie. Dowód KP wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach, z których: oryginał jest dołączany do raportu kasowego, pierwsza kopia jest dla wpłacającego jako dowód wpłaty, druga kopia pozostaje w bloku formularzy do rozliczenia i kontroli. W dowodzie KP nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie, w razie pomyłki należy błędny dowód anulować (nie niszczyć) i wystawić nowy; - wypłaty gotówkowe - dokumentowane są: 1. źródłowymi dowodami kasowymi, tj. faktury, rachunki, wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki i delegacji służbowej, lista płac i wypłat zasiłków oraz inne dokumenty akceptowane przez upoważnione do tego osoby, 2. zastępczymi dowodami wypłaty gotówki, tj. KW - Kasa wypłaci. Dowód wypłaty KW jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania wystawianym przez upoważnionego pracownika księgowości w dwóch egzemplarzach, z których: oryginał jest załącznikiem do raportu kasowego, kopia pozostaje w bloku formularzy. W przypadku błędnego wystawienia dowodu KW, należy go anulować i wystawić nowy. Dowód KW podpisują osoby: wystawiająca, wypłacająca i otrzymująca gotówkę. Do wypłaty dowód ten zatwierdza główny księgowy. Kasowymi dowodami księgowymi są także dowody umożliwiające korzystanie z rachunku bankowego, tj. czek gotówkowy i gotówkowy dowód wpłaty. Ze względu na to, że odpowiednio wystawione czeki dają możliwość podjęcia gotówki z baku, dostęp do nich powinien być ograniczony. Kasjer obowiązany jest sprawować kontrolę nad czekami, wpisywać je do określonych urządzeń ewidencyjnych. 4 / 6

5 Do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie służy raport kasowy. Wypełniany jest na bieżąco w porządku chronologicznym, tj. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty i wypłaty. Częstotliwość sporządzania raportu zależy od wielkości obrotów w kasie. Najczęściej przyjmowanymi okresami, jakie obejmuje jeden raport kasowy są dzień, tydzień, dekada, miesiąc. Według zasad prowadzenia rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości, inwentaryzację środków pieniężnych jednostki przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, lecz taka częstotliwość nie jest wystarczająca dla bezpieczeństwa kasowego obrotu gotówkowego. Inwentaryzacji środków pieniężnych dokonuje się także na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządza się protokół. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji kasy, zaniechanie inwentaryzacji czy też rozliczenie jej w sposób niezgodny z przepisami o rachunkowości skutkuje odpowiedzialnością kierownika jednostki. Prowadząc gospodarkę kasową w jednostkach sektora finansów publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami należy pamiętać o tym, że: - stwierdzone nadwyżki gotówki w kasie w jednostce budżetowej stanowią dochody budżetowe w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, - w jednostkach budżetowych, zakładach budżetowych i gospodarstwach pomocniczych gotówkę w walutach obcych koryguje się na koniec każdego kwartału o różnice kursowe wyliczone po obowiązującym na dzień przeliczenia średnim kursie ustalonym dla każdej waluty przez NBP, - w jednostkach budżetowych nie wolno dokonywać wydatków z pobranych do kasy dochodów budżetowych - muszą one zostać odprowadzone na rachunek bieżący dochodów, a na wydatki budżetowe pobiera się gotówkę z rachunku bieżącego jednostki. 5 / 6

6 Podsumowując: przyjmowanie i wydatkowanie gotówki z kasy to obrót gotówkowy, a zasady dokonywania tego obrotu określane są jako gospodarka kasowa. Gospodarka kasowa musi być prowadzona w każdej jednostce budżetowej zgodnie z zasadami systemu kontroli wewnętrznej obejmującej ruch i stan środków pieniężnych. Kontrola wewnętrzna wymusza warunki prawidłowej realizacji obrotu gotówkowego oraz pełnego jego bezpieczeństwa. Podstawową zasadą obrotu gotówkowego jest osobowe rozdzielenie funkcji dysponowania gotówką od funkcji realizacji tych dyspozycji. Dla prowadzenia prawidłowej gospodarki kasowej ważną sprawą jest właściwy wybór kasjera, a także częste i nie zapowiadane przeprowadzanie inwentaryzacji stanu gotówki w kasie oraz prawidłowości dokumentów kasowych. Akty prawne: 1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). 2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz z późn. zm.), 3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), 4. Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. z 2006 r. Nr 116, poz. 783), 5. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858; ost. zm. Dz. U. z 2000 r. Nr 17, poz. 221). 6 / 6