INWENTARYZACJA Spis treści 1. Wstęp... 2 2. Arkusze spisu z natury... 2 2.1. Arkusz spisu z natury bez stanów ewidencyjnych... 3 2.2. Arkusz spisu z natury bez stanów ewidencyjnych (wzór 2)... 5 2.3. Arkusz spisu z natury ze stanami ewidencyjnymi... 6 3. Różnice remanentowe... 7 3.1. Lista pozycji w oknie różnic remanentowych... 8 3.1.1. Ostrzeżenia i wskaźniki wyświetlane w oknie różnic remanentowych... 9 3.2. Funkcje w oknie różnic remanentowych... 13 3.3. Wprowadzanie różnic remanentowych... 14 3.3.1. Przygotowanie kart towarowych do wprowadzania różnic remanentowych... 15 3.3.2. Ręczne uzupełnianie stanów... 16 3.4. Usuwanie końcówek... 17 3.4.1. Usuwanie końcówek procentowo... 18 3.4.2. Usuwanie końcówek ilościowo... 18 3.4.3. Usuwanie końcówek poniżej minimalnej podzielności... 18 3.5. Różnice remanentowe z użyciem czytnika kodów kreskowych... 19 3.6. Zatwierdzanie różnic remanentowych... 20 4. Raporty różnic remanentowych... 20 Strona 1 z 25
1. WSTĘP jest ogółem czynności mającym na celu sporządzenie szczegółowego spisu z natury wszystkich składników majątkowych. Efekty przeprowadzonego badania dają możliwości wykrycia wszelkich niezgodności, zarówno nadwyżek jak i niedoborów, a także pozwalają skorygować wyliczenia ewidencyjne do ilości i wartości odpowiadającej rzeczywistemu stanowi posiadania. Podczas okresowego remanentu kontrolnego mogą zostać wykazane różnice ewidencyjne pomiędzy faktycznym stanem magazynowym, a stanem poszczególnych pozycji wynikającym z ewidencji księgowej. Różnice takie mogą wynikać z zmiany naturalnych cech przedmiotów (przeterminowanie, utlenianie się, wysychanie, niedokładny pomiar) lub z powodów omyłek przy tworzeniu ewidencji księgowej, na przykład podczas przyjmowania, czy wydawania towarów. Jeżeli zostaną stwierdzone różnice inwentaryzacyjne należy ustalić wartości i ilości pozycji niezgodnych za pomocą korekt. Ustalenie właściwych wartości ewidencyjnych odbywa się najczęściej na podstawie arkuszy spisu z natury. 2. ARKUSZE SPISU Z NATURY System KS-ASW udostępnił użytkownikom specjalnie przygotowane raporty, ułatwiające przeprowadzenie inwentaryzacji. Najbardziej popularne to arkusze spisu z natury dostępne w module ASW14-Magazyn w menu głównym Magazyn Arkusze spisu z natury. Użytkownik ma do dyspozycji trzy rodzaje takich wydruków: 1. Bez stanów ewidencyjnych 2. Bez stanów ewidencyjnych (wzór 2) 3. Ze stanami ewidencyjnymi Szczegółowy opis każdego z powyższych raportów znajduje się poniżej. Strona 2 z 25
2.1. Arkusz spisu z natury bez stanów ewidencyjnych Arkusz spisu z natury zawiera takie dane jak: L.p. liczba porządkowa; Numer numer towary z karty towaru; 1. Arkusz spisu z natury bez stanów ewidencyjnych Nazwa leku nazwa handlowa leku zgodna z kartą towaru; J.m. jednostka apteczna zgodna z kartą towaru; VAT stawka VAT zgodna z kartą towaru (w przypadku wyświetlenia wszystkich serii, jest to stawka VAT zgodna z kartą zakupu); Ilość 1, Cena 1, Ilość 2, Cena 2, Ilość 3, Cena 3 pola do wpisywania wartości inwentaryzacyjnych. Dodatkowo na raporcie może być wyświetlana kolumna uwag po odpowiednim ustawieniu opcji w module ASW41-Administrator Opcje modułów ASW14-Mgazyn Ustawienia globalne Wydruk kolumny z uwagami na arkuszu spisu z natury bez stanów ewidencyjnych. Arkusz spisu z natury bez stanów ewidencyjnych można także odfiltrować według ustawień użytkownika. Służy do tego dodatkowe okno: Strona 3 z 25
2. Ustawienia filtra arkusza spisu z natury bez stanów ewidencyjnych W oknie filtra użytkownik ma do dyspozycji ustawienia, które można dowolnie łączyć: Zakres do wyboru wszystkie towary lub towary z receptariuszy powiązanych z magazynem; Uwzględnij tylko te pozycje, które są na wybranym magazynie raport będzie zawierał tylko te pozycje towarowe, które aktualnie posiadają stan ewidencyjny powiązany z aktualnie zalogowanym magazynem, większy od zera; Powiel pozycje o wielu seriach raport będzie uwzględniał tyle pozycji ile jest serii towarowych powiązanych z danym magazynem; Wybór receptariusza wyświetla listę zdefiniowanych w systemie receptariuszy, z możliwością wielokrotnego wyboru; Wybór klasy towarowej wyświetla listę zdefiniowanych w systemie klas towarowych, z możliwością wielokrotnego wyboru; Wybór grypy asortymentowej wyświetla listę zdefiniowanych w systemie grup asortymentowych z możliwością wyboru jednej z nich; Strona 4 z 25
2.2. Arkusz spisu z natury bez stanów ewidencyjnych (wzór 2) 3. Arkusz spisu z natury bez stanów ewidencyjnych (wzór 2) Arkusz spisu z natury bez stanów ewidencyjnych (wzór 2) różni się od swojego poprzednika możliwością wyboru komisji spisowej, a także danymi, które wyświetlane są na raporcie. Arkusz spisu z natury zawiera takie dane jak: L.p. liczba porządkowa; Numer numer towary z karty towaru; Nazwa leku nazwa handlowa leku zgodna z kartą towaru; J.m. lekospisowa zgodna z kartą towaru; Ilość, Cena, Wartość, Uwagi pola do wpisywania wartości inwentaryzacyjnych. Strona 5 z 25
4. Filtr dla arkusza spisu z natury bez stanów ewidencyjnych (wzór 2) Dane wyświetlane na raporcie można odfiltrować analogicznie jak w poprzednim raporcie, jednak filtr został dodatkowo wzbogacony o pola: Rodzaj inwentaryzacji pole tekstowe do uzupełnienia przez użytkownika, później wyświetlane na raporcie; Skład zespołu spisowego pozwala na wybór z listy pracowników przewodniczącego zespołu i jego członków. Można także wpisać odpowiednie dane ręcznie w polu edycyjnym; Osoba odpowiedzialna materialnie pozwala na wybór z listy pracowników osoby odpowiedzialnej materialnie. Można także wpisać odpowiednie dane ręcznie w polu edycyjnym; Dodatkowa informacja w stopce strony pozwala na ręczne wpisanie dodatkowych informacji, które będą pojawiały się w stopce każdej strony raportu. 2.3. Arkusz spisu z natury ze stanami ewidencyjnymi Arkusz spisu z natury ze stanami ewidencyjnymi posiada dodatkowe dane, które mogą być bardzo przydatne podczas spisu kontrolnego. Użytkownik ma szansę od razu porównać wartości, które wyliczył, a tym samym uniknąć zbędnych pomyłek. Po wybraniu arkuszu spisu z natury ze stanami ewidencyjnymi wyświetli się pytanie, które pozwoli zdecydować, czy raport ma zawierać wszystkie towary, czy też tylko pewien zakres alfabetyczny. 5. Zakres alfabetyczny dla spisu z natury Strona 6 z 25
Po wyborze alfabetycznym można także wybrać klasę towarów, według klas zdefiniowanych w systemie. Gotowy raport arkuszu spisu z natury ze stanami ewidencyjnymi wygląda następująco: Dane umieszczone na raporcie: L.p. liczba porządkowa; Numer numer towaru według karty towaru; 6. Arkusz spisu z natury ze stanami ewidencyjnymi Nazwa towaru nazwa handlowa towaru zgodna z kartą towarową; J.m. jednostka lekospisowa zgodna z kartą towaru; Stan ewidencyjny stan według ewidencji (ilość, cena zakupu brutto, wartość zakupu brutto, VAT, kwota VAT); Stan faktyczny wartości do uzupełnienia podczas spisu kontrolnego. Raport umożliwia dodatkowo wyświetlenie informacji o serii i miejscu składowania danej pozycji. Odpowiednie ustawienia można znaleźć w module ASW41-Administrator ASW14 Magazyn Ustawienia globalne Wydruk numeru serii towaru na arkuszach spisu z natury i ASW14 Magazyn Ustawienia globalne Wydruk miejsca składowania na arkuszach spisu z natury. 3. RÓŻNICE REMANENTOWE Jeżeli na podstawie arkuszy spisu z natury zostały stwierdzone różnice pomiędzy stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym należy wykonać odpowiednie korekty. Do tego celu można użyć funkcję Różnic remanentowych, która znajduje się w module ASW14-Magazyn w menu głównym programu Operacje Różnice remanentowe, lub pod skrótem klawiaturowym [Ctrl+7] z głównego okna programu. Po wybraniu funkcji Różnice remanentowe użytkownik zobaczy okno z listą towarów, które według ewidencji księgowej znajdują się na aktualnie zalogowanym magazynie. Najczęściej są to pozycje zgodne z Strona 7 z 25
receptariuszami danego magazynu, ale także wszystkie te spoza receptariusza, które znajdują się na danym magazynie. 7. Okno różnic remanentowych Podczas wprowadzania różnic remanentowych nie należy wprowadzać dokumentów zakupów i prowadzić jakichkolwiek operacji wydań na innym komputerze (w ramach inwentaryzowanego magazynu). 3.1. Lista pozycji w oknie różnic remanentowych Lista pozycji towarowych zawiera następujące dane: Numer numer towaru według numeru karty towarowej; Kod towaru kod towaru nadany przez użytkownika w polu Kod na karcie towarowej; Nazwa towaru nazwa handlowa towaru zgodna z nazwą nadaną przez użytkownika na karcie towarowej; Seria seria towaru zgodna z kartą zakupu; Ilość faktyczna kolumna edytowalna przez użytkownika, do wpisywania faktycznej ilości. Szerszy opis w dalszej części dokumentu; J.m. (lek.) jednostka lekospisowa karty zakupu; Reszta ilości faktycznej kolumna edytowalna przez użytkownika, ilość w jednostce aptecznej z karty towarowej. Szerszy opis w dalszej części dokumentu; Strona 8 z 25
J.m. (apt.) jednostka apteczna zgodna z kartą towaru; Ilość ewidencyjna ilość zgodna z ilością ewidencyjną dla dostawy; Cena zakupu brutto cena brutto wybranej karty zakupu; Ostrz. i wskaźniki ostrzeżenia i wskaźniki z karty towarowej. Kolumny można dowolnie sortować naciskając na nagłówek wybranej kolumny. Po wybraniu pozycji towaru można dodatkowo zobaczyć bardziej szczegółowe dane umieszczone w nagłówku okna. 8. Informacje szczegółowe na temat pozycji towaru w różnicach remanentowych Numer dokumentu numer dokumentu zakupu lub przesunięcia międzymagazynowego, z którego pochodzi wybrana pozycja; Miejsce składowania miejsce składowania towaru; Ilość zakupiona ilość z dokumentu przyjęcia magazynowego; Ilość jedn. w opakowaniu ilość w opakowaniu zgodna z polem Ilość jednostek w opakowaniu z karty towarowej; Data zakupu data zakupu z dokumentu przyjęcia magazynowego; Kod kreskowy kod kreskowy dostawy; Ilość fakt. ilość wprowadzona przez użytkownika. Jeżeli nie została zmieniona system przyjmuje, że stan faktyczny nie uległ zmianie i jest prawidłowy; Data ważności data ważności dostawy; Półka półka, na której znajduje się dostawa; Ilość ewid. ilość według ewidencji księgowej; Stan karty stan karty towaru o S oznacza, że ostatnie wydanie tego towaru było ze wskazanej dostawy; o W oznaczenie wstrzymania dostawy; o - z oznaczonej partii było tworzone wydanie; Mnożnik lek. mnożnik lekospisowy dostawy; Mnożnik apt. mnożnik apteczny z karty towaru; Najmn. podz. najmniejszy podzielnik zgodny z kartą towaru. 3.1.1. Ostrzeżenia i wskaźniki wyświetlane w oknie różnic remanentowych Podczas wprowadzania różnic remanentowych mogą wyświetlić się ostrzeżenia, ikony lub może nastąpić zmiana koloru czcionki. Wskaźniki te mają istotne znaczenie informacyjne dla użytkownika. Informacja pojawiająca się w momencie wywoływania okna Różnic remanentowych: Strona 9 z 25
9. Informacja o dokumentach w buforze Komunikat pojawia się, jeżeli w module ASW11-Wydawanie lub ASW13-Zakupy istnieją dokumenty, które nie zostały jeszcze zatwierdzone. Zaleca się wyczyścić bufor rozchodów przed rozpoczęciem uzupełniania różnic remanentowych, gdyż dokumenty niezatwierdzone mają wpływ na ilość ewidencyjną. 10. Informacja o buforze różnic remanentowych Powyższy komunikat oznacza, że różnice remanentowe są już w trakcie wprowadzania na innym komputerze lub że część pozycji została już uzupełniona wcześniej. 11. Informacja o modyfikacji pozycji uzupełnionych Strona 10 z 25
Powyższa wyświetla się, jeżeli pozycja, która została uzupełniona w oknie Różnice remanentowe zostanie zmieniona przed zatwierdzeniem różnic i stworzeniem korekty. Przykładowo komunikat pokaże się, jeżeli różnice remanentowe na danej pozycji zostaną wpisanie, a następnie zostało utworzone wydanie z tej samej pozycji. Pozycje zmienione można wydrukować za pomocą funkcji [F10] Drukuj, a na liście różnic remantowych oznaczone będą symbolem. Zaleca się ponowne sprawdzenie stanów faktycznych dla takich pozycji. W trakcie wprowadzania różnic remanenowych może się także pojawić komunikat o tym, że wybrana pozycja została zmieniona na innym stanowisku. 12. Informacja o modyfikacji uzupełnianej pozycji na innym stanowisku Komunikat pojawia się, jeżeli użytkownik nie posiada aktualnych danych o edytowanej pozycji różnic remanentowych. W przypadku takiego komunikatu wpisywana wartość zostanie anulowana, a zamiast tego w kolumnie Ilość faktyczna i Reszta ilości faktycznej pokażą się najnowsze dane zgodne z tym, co zostało wprowadzone na innych stanowiskach. Wynika to z tego, że system pozwala edytować tylko aktualne informacje. Ikony pojawiające się na liście towarów i kolumna Ostrzeżenia i wskaźniki: dostawa przetarminowana; dostawa wstrzymana częsciowo lub w całości; stan ewidencyjny został zmieniony po wprowadzeniu różnic remanentowych (np. w przypadku wydawania podczas wprowadzania różnic remanetowych); trucizna; lek bardzo silnie działający; lek silnie działający; narkotyk; psychotrop; prekursor; lek silnie upośledzający; lek upośledzający; import docelowy; składnik receptury; opakowanie do receptury; cytostatyk; spirytus; z receptarusza; Strona 11 z 25
zamiennik; w lodówce; antybiotyk; żywienie pozajelitowe; składnik żywienia pozajelitowego Zmiana koloru czcionki: 13. Data ważności zaznaczona kolorem czerwonym Data ważności oznaczona kolorem czerwonym oznacza, że dana dostawa jest przeterminowana. Informacja jest ściśle związana ze znacznikem przy nazwie towaru. Jednostka zaznaczona kolorem czerwonym w kolumnie J.m.(apt) (jednostka apteczna z karty towaru) oznacza, że jednostka lekospisowa jest taka sama jak jednostka apteczna. W takiej sytuacji różnice remanentowe mogą być wprowadzane z dokładnością do jednostki lekospisowej, co w niektórych sytuacjach może być niewygodne. Aby ostrzeżenie zniknęło można ustawić właściwe mnożniki na karcie towaru. Strona 12 z 25
14. Ilość faktyczna oznaczona różnymi kolorami Ilość faktyczna oznaczona kolorem czerwonym oznacza, że do tej pory wprowadzona przez użytkownika ilość danej pozycji jest mniejsza niż ilość ewidencyjna. Jeżeli ilość faktyczna jest w kolorze zielonym, oznacza to, że ilość wprowadzona jest większa niż ilość ewidencyjna. Jeżeli ilość faktyczna oznaczona jest kolorem czarnym to znaczy, że ilość naniesiona przez użytkownika jest zgodna z ilością ewidencyjną. 3.2. Funkcje w oknie różnic remanentowych Pod listą pozycji towarowych znajduje się szereg funkcji, które mogą ułatwić wprowadzanie różnic remanentowych: [Ctrl+F2] Zeruj stany o Wszystkie stany zeruje ilości faktyczne wszystkich towarów związanych z obecnie zalogowanym magazynem. Oznacza to konieczność wprowadzenia wszystkich inwentaryzowanych pozycji; o Pozostałe dostawy wybranego towaru wyświetla listę towarów i zeruje te dostawy wybranego towaru, które do tej pory nie zostały zmienione za pomocą różnic remanentowych; o Wszystkie dostawy wybranego towaru zeruje wszystkie dostawy wybranego towaru niezależnie od tego, czy różnice remanentowe zostały wprowadzone; o Wybrana klasa towaru wyświetla listę klas towarowych zdefiniowanych wcześniej w systemie aptecznym z możliwością wyboru tej, dla której stany mają zostać wyzerowane; o Wybrana grupa asortymentowa wyświetla listę grup asortymentowych zdefiniowanych wcześniej w systemie aptecznym, z możliwością wyboru tej, dla której stany mają zostać wyzerowane; Strona 13 z 25
o Wybrane miejsce składowania wyświetla listę miejsc składowania zdefiniowanych wcześniej w systemie aptecznym, z możliwością wyboru tej, dla której stany mają zostać wyzerowane; [F3] Karta towaru pozwala na podgląd wybranej karty towaru; [F4] Usuń końcówki funkcja pozwalająca na zdjęcie ze stanu końcówek ilości aktualnych pozycji. Dokładniejszy opis funkcji znajduje się poniżej w punkcie Usuwanie końcówek; [F5] Zatwierdź zatwierdzanie wprowadzonych do tej pory różnic remanentowych. Funkcja powoduje korektę stanów magazynowych i jest operacją nieodwracalną; [F6] Bilans wyświetla podsumowanie do tej pory wprowadzonych różnic remanentowych; [F7] Kolektor funkcje ułatwiające wprowadzanie różnic remanentowych. Dokładniejszy opis poniżej w punkcie Kolektor; [F8] Anuluj pozycje anuluje operacje wprowadzania różnic remanentowych na wskazanej pozycji; [Alt+F8] Anuluj wszystko anuluje wszystkie do tej pory wprowadzone różnice remanentowe; [F9] Pokaż zerowe dodatkowo pokazuje dostawy, których stan ewidencyjny jest równy zero; [F10] Wydruk pozwala wydrukować aktualny stan różnic remanentowych; o Z rozdzieleniem reszty opakowań Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (wszystko) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (braki) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki) o Bez rozdzielenia reszty opakowań Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (wszystko) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (braki) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki) o Wydruk pozycji nieuzupełnionych [F12] Odśwież odświeża wyświetlone informacje. Szczególnie przydatne w przypadku, gdy różnice remanentowe prowadzone są na kilku stanowiskach jednocześnie; [ESC] Wyjście opuszcza okno różnic remanentowych; Wydruk pozycji nieuzupełnionych możliwy jest tylko z okna Różnic remanentowych. Oznacza to, że jeżeli wydruk jest potrzebny należy go wykonać przed zatwierdzeniem zmian za pomocą [F5] Zatwierdź. 3.3. Wprowadzanie różnic remanentowych Aby sprawnie uzupełnić różnice remanentowe i stworzyć odpowiednie korekty stanu ewidencyjnego został przygotowany szereg funkcjonalność. Poniżej można znaleźć kilka wskazówek, które pomogą w korzystaniu z tych bardziej skomplikowanych i mogą okazać się przydatne podczas czasem żmudnego procesu uzupełniania właściwych danych. Strona 14 z 25
3.3.1. Przygotowanie kart towarowych do wprowadzania różnic remanentowych 15. Pozycje różnic remanentowych z taką samą jednostką lekospisową i apteczną Przed przystąpieniem do wprowadzania różnic remanentowych warto zwrócić uwagę na pozycje, które mają czerwoną jednostkę w kolumnie J.m. (apt). Oznacza to, że jednostka lekospisowa jest identyczna jak jednostka apteczna. W niektórych sytuacjach może to utrudnić wpisywanie różnic remanentowych zwłaszcza, jeżeli osoba, która uzupełniła arkusze spisu z natury uzupełniła ilość faktyczną w na przykład tabletkach. Wtedy, aby stworzyć odpowiednie korekty pozostaje żmudne obliczanie na kalkulatorze odpowiednich wartości lub po prostu przygotowanie odpowiednio kart towarowych uzupełniając właściwe jednostki. Strona 15 z 25
16. Karta towaru z uzupełnionym mnożnikiem aptecznym Zaznaczony na powyższym rysunku mnożnik jest wartością wyświetlaną w oknie różnic remanentowych w kolumnie J.m. (apt). Dzięki takim ustawieniom różnice remanentowe można będzie wprowadzać w tym przypadku w opakowaniach i w tabletkach. Podczas przeglądania kart towarowych warto od razu zwrócić uwagę na minimalną podzielność towaru zapisaną w polu Min podzielność. Ta wartość jest także brana pod uwagę w różnicach remanentowych. W karcie powyżej minimalna podzielność to 1 tabletka. Oznacza to, że podczas wprowadzania różnic remanentowych końcówki mniejsze niż tabletka (w tym wypadku 1/10 opakowania) będą zaokrąglane do jednej tabletki, na przykład: 12,3 tabletki => 1 opakowanie i 3 tabletki 12,31 tabletki => 1 opakowanie i 3 tabletki 3.3.2. Ręczne uzupełnianie stanów Różnice remanentowe wprowadza się najczęściej tylko na pozycjach, które różnią się stanem faktycznym od ewidencyjnego. Jeżeli te dwa stany są identyczne to nie ma potrzeby wpisywania nowych wartości, gdyż system sam interpretuje pozycję niewpisaną, jako pozycję, której oba stany są zgodne. Strona 16 z 25
17. Pozycja, gdzie nie zmienił się stan ewidencyjny Jeżeli jednak arkusze spisu z natury wykażą różnicę w stanie faktycznym to należy wpisać odpowiednie wartości w polu Ilość faktyczna lub w polu Reszta ilości faktycznej. W polu ilość faktyczna należy wpisać ilość w jednostkach lekospisowych: 18. Wpisywanie wartości w jednostkach lekospisowych Pole reszta ilości faktycznej uzupełniane jest automatycznie i nadpisywane (w przypadku, jeżeli wcześniej w tym polu były wartości). W przypadku, jeżeli w pole ilość faktyczna zostanie wpisany ułamek dziesiętny to także system odpowiednio to przeliczy, z uwzględnieniem najmniejszego podzielnika (jeżeli został ustawiony). (ilość faktyczna ilość całkowita) * mnożnik apteczny <=> najmniejszy podzielnik Przykład dla leku, którego mnożnik apteczny równy jest 10 tabl., najmniejsza podzielność to 1 tabl., a wpisywana ilość faktyczna to 5,4: Czyli ilość faktyczna to 5 opakowań i 4 tabletki. (5,4-5) * 10 <=> 1 Różnice remanentowe umożliwiają także wpisanie osobno ilości aptecznej. Pole Reszta ilości faktycznej także jest edytowalne. Tu także są uwzględniane najmniejsze podzielności i także jest przeliczana ilość lekospisowa. 3.4. Usuwanie końcówek Opcja usuwania końcówek może automatycznie uzupełnić różnice pomiędzy stanem faktycznym i ewidencyjnym, zaokrąglając końcówki stanów powstałe na przykład w wyniku produkcji. Zostały przygotowane trzy typy tej funkcji: Procentowo Strona 17 z 25
Ilościowo Poniżej minimalnej podzielności 3.4.1. Usuwanie końcówek procentowo Usuwanie końcówek procentowo odbywa się według wzoru: Ilość aktualna/ilość zakupiona < wprowadzona wartość 3.4.2. Usuwanie końcówek ilościowo 19. Usuwanie końcówek procentowo Usuwanie końcówek ilościowo polega na ściągnięciu ze stanu wszystkich końcówek mniejszych niż wartość wprowadzona przez użytkownika. 20. Ilościowe usuwanie końcówek 3.4.3.Usuwanie końcówek poniżej minimalnej podzielności Usuwanie końcówek poniżej minimalnej podzielności wyszukuje wszystkie te pozycje, których końcówka ilości ewidencyjnej jest mniejsza niż minimalna podzielność ustawiona na kracie leku. Na rysunku poniżej widać przykład wykorzystania funkcji. Najmniejszy podzielnik zgodnie z kartą leku to jedna tabletka, a więc do tej wartości została zaokrąglona ilość faktyczna. Strona 18 z 25
21. Usuwanie końcówek godnie z minimalną podzielnością 3.5. Różnice remanentowe z użyciem czytnika kodów kreskowych W oknie różnic remanentowych można z powodzeniem używać czytnika kodów kresowych do wyszukiwania konkretnej serii danego towaru. Po przeczytaniu kodu kreskowego w oknie różnic remanentowych system wyszukuje pasującą pozycję i ustawia się na niej. Dodatkowo do obsługi czytnika kodów kreskowych została przygotowana funkcja Czytnik kodów kresowych, którą można znaleźć pod przyciskiem [F7] Kolektor. 22. Funkcja czytnik kodów kreskowych Funkcjonalność pozwala na szybkie wprowadzenie pozycji o wprowadzoną wcześniej ilość. Okno ma dwa tryby zmieniane przyciskiem [F8] Usuń/Dodawanie. W trybie dodawania po przeczytaniu kodu, stan Strona 19 z 25
odnalezionej pozycji będzie zwiększany o wartość w polu edycyjnym umieszczonym w stopce okna. W trybie usuwania stan faktyczny odnalezionej pozycji będzie zmniejszany o odpowiednią ilość z pola edycyjnego. Funkcje w oknie Czytnik kodów kreskowych: [F4] Stała ilość zmienia domyślną ilość w polu edycyjnym; [F5] Kod ręczny jeżeli zdarzy się, że kod kreskowy na towarze jest niemożliwy do przeczytania za pomocą czytnika kodów kreskowych można wpisać go ręcznie dzięki funkcji [F5] Kod ręczny; [F7] Znajdź wyszukuje w bazie BLOZ lub w kartotekach towarowych pozycji z odpowiednim kodem kresowym; [F8] Usuwanie/Dodawanie przełącza tryb okna odejmuje lub dodaje wskazaną ilość z pola edycyjnego dla odczytanej pozycji towarowej; [F10] Drukuj pozwala na wydruk wszystkich oczytanych pozycji lub tylko pozycji nierozpoznanych (pozycje nierozpoznane to pozycje zaznaczone kolorem czerwonym, dla których kod kreskowy nie został odnaleziony); [ESC] Wyjście opuszcza okno Czytnik kodów kreskowych i uzupełnia stany w oknie Różnic remanentowych. 3.6. Zatwierdzanie różnic remanentowych Przed zatwierdzeniem różnic remanentowych należy wydrukować odpowiednie raporty za pomocą [F10] Drukuj. Wydruk pozwoli się dodatkowo upewnić, że wprowadzone zmiany są prawidłowe. Po zatwierdzeniu różnic remanentowych wydruki będą dostępne w menu głównym programu ASW14-Magazyn Operacje Raporty różnic remanentowych. Wydruk pozycji nieuzupełnionych możliwy jest tylko z okna Różnic remanentowych. Oznacza to, że jeżeli wydruk jest potrzebny, należy go wykonać przed zatwierdzeniem zmian za pomocą [F5] Zatwierdź. Po zatwierdzeniu różnic remanentowych raport nie będzie dostępny w menu głównym programu ASW14- Magazyn Operacje Raporty różnic remanentowych. Zatwierdzenie różnic remanentowych jest operacją nieodwracalną. Po wybraniu funkcji [F5] Zatwierdź wyświetli się okno potwierdzające operację, a następnie zostają stworzone odpowiednie korekty wyrównujące stan faktyczny i ewidencyjny. 23. Zatwierdzanie różnic remanentowych 4. RAPORTY RÓŻNIC REMANENTOWYCH Po zatwierdzeniu Różnic remanentowych zostaje utworzony dokument korekty, który można znaleźć w module ASW14 Magazyn w menu głównym Operacje Raporty różnic remanentowych Dokumenty. Wyświetli się lista dokumentów remanentowych związanych z obecnie zalogowanym magazynem. Strona 20 z 25
Lista raportów z różnic remanentowych zawiera: 24. Lista dokumentów powstałych z różnic remanentowych Data raportu data wykonania raportu różnic remanentowych; Numer dokumentu numer nadany podczas zatwierdzania różnic remanentowych zgodnie z ustaleniami definicji dokumentów finansowych; Osoba imię, nazwisko i tytuł osoby zatwierdzającej różnice remanentowe; Uwagi uwagi do dokumentu wpisywane w momencie zatwierdzania różnic remanentowych. Funkcje dostępne w oknie Raporty z różnic remanentowych [ENT] Pokaż raport wyświetla szczegółową listę pozycji raportu różnic remanentowych; [F10] Zbiorczy raport różn. Rem. o Z rozdzieleniem reszty opakowań Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (wszystko) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (braki) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki) o Bez rozdzielenia reszty opakowań Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (wszystko) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (braki) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki) [ESC] Wyjście opuszcza listę dokumentów remanentowych. Wydruki będą zawierać wszystkie pozycje różnic inwentaryzacyjnych z podanego przez użytkownika okresu czasu, bez podziału na konkretne dokumenty. Raporty takie najczęściej stosowane są w przypadku, Strona 21 z 25
gdy z różnych przyczyn powstało kilka raportów różnic remanentowych dotyczących jednego magazynu w podobnym okresie czasu. Można wtedy otrzymać pozycje z wielu raportów na jednym wydruku. Oprócz wskazania przedziału dat można zawęzić raport za pomocą filtra: Przykładowy wydruk wygląda następująco: 25. Opcje wydruku arkusza różnic inwetaryzacyjnych Strona 22 z 25
26. Wydruk różnic inwetaryzacyjnych dla okresu czasu Wydrukowanie konkretnego raportu różnic remanentowych możliwe jest po wejściu w podgląd dokumentów za pomocą [ENT] Pokaż raport. 27. Przegląd przykładowego dokumentu różnic remanentowych W nagłówku okna znajdują się szczegółowe dane na temat aktualnie zaznaczonej pozycji dokumentu, takie jak dostawca, data dokumentu przyjęcia, numer dokumentu przyjęcia i data ważności. Lista pozycji różnic remanentowych zawiera następujące dane: L.p. numer kolejny; Strona 23 z 25
Numer towaru numer towaru nadawany podczas zakładania karty towaru; Nazwa towaru nazwa handlowa zgodna z nazwą na karcie towaru; Seria seria dostawy; VAT VAT dostawy; Cena cena dostawy; Stara ilość aktualna ilość aktualna przed zatwierdzeniem różnic remanentowych; Nawa ilość aktualna ilość aktualna po zatwierdzeniu różnic remanentowych. Funkcje dostępne w przeglądzie dokumentu różnic remanentowych: [+] Porządek sortuje listę pozycji; [F10] Drukuj drukuje wyświetlone pozycje; [F11] Arkusz różnic o Z rozdzieleniem reszty opakowań Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (wszystko) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (braki) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki) o Bez rozdzielenia reszty opakowań Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (wszystko) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (braki) Arkusz różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki) o Wydruk pozycji nieuzupełnionych drukuje wszystkie pozycje, które nie zostały zmienione podczas wprowadzania różnic remanentowych [ESC] Wyjście opuszcza listę dokumentów remanentowych. Przykładowy wydruk różnic remanentowych z rozdzieleniem reszty opakowań wygląda następująco: Strona 24 z 25
28. Arkusz różnic inwentaryzacyjnych z rozdzieleniem reszty opakowań Przykładowy raport różnic inwentaryzacyjnych bez rozdzielenia reszty opakowań wygląda następująco: 29. Raport różnic inwentaryzacyjnych bez rozdzielenia reszty opakowań Strona 25 z 25