IIIIIIIIIIIIIIIMMIMMIII O programie Program Itelix itender Manager przeznaczony jest do zarządzania zapytaniami ofertowymi przesyłanymi za pomocą poczty elektronicznej przez firmy korzystające z systemu Itelix itender. Pliki te mają rozszerzenie.itn i mogą być otwierane jedynie za pomocą omawianej aplikacji. Itelix itender Manager pozwala na otwieranie zarówno plików zapytań ofertowych jak i złożonych ofert. Wszelkie dane przychodzące jak i wychodzące są szyfrowane, tak więc aby móc je otworzyć należy podać odpowiednie hasło (przekazane przez firmę korzystającą z systemu Itelix itender przed pierwszym wysłaniem zapytania ofertowego). Menu programu Menu programu składa się z dwóch zakładek: Tenders oraz Settings. Na każdej z nich znajdują się przyciski wywołujące poszczególne funkcje programu. W przypadku zakładki Tenders są to funkcje związane z postępowaniami przetargowymi (zapytaniami ofertowymi, złożonymi ofertami itp.), natomiast w przypadku zakładki Settings są to funkcje związane z konfiguracją programu. Dostęp do najczęściej wykorzystywanych funkcji możemy również uzyskać klikając na okrągły przycisk systemowy, znajduący się w lewym, górnym rogu aplikacji. Po jego naciśnięciu otworzy się specjalne menu. Po jego lewej stronie znajdziemy zestaw najczęściej wykorzystywanych funkcji programu, natomiast po prawej stronie pojawi się lista ostatnio otwieranych zapytań ofertowych i złożonych ofert. Menu zawierające najczęściej używane funkcje oraz listę ostatnio otwieranych plików
Zakładka Tenders Enquiries W tej sekcji dostępne są opcje dotyczące zapytań ofertowych. Open enquiry Przyciski dostępne w sekcji poświęconej zapytaniom ofertowym Opcja ta pozwala na otworzenie zapytania ofertowego z pliku o rozszerzeniu ITN. Ten sam efekt uzyskamy klikając dwukrotnie na plik z zapytaniem, będący załącznikiem do e-mail a zawierającego zapytanie ofertowe, wysłanego przez firmę korzystającą z systemu Itelix itender. Po otworzeniu pliku w części głównej programu wyświetlony zostanie panel informacyjny, zawierający szczegóły zapytania. Uaktywnione zostaną ponadto pozostałe przyciski dostępne w tej sekcji. Wygląd aplikacji z otwartym zapytaniem ofertowym W górnej części panelu wyświetlone są informacje na temat postępowania: nazwa firmy składającej zapytanie ofertowe, nazwa postępowania i jego numer, termin składania ofert oraz maksymalny czas na realizację zlecenia. Poniżej wyświetlone są załączniki dodane do tego zapytania oraz jego opis.
Enquiry preview Aby wyświetlić szczegóły zapytania ofertowego w formie przeznaczonej do wydrukowania (plik PDF) należy nacisnąć przycisk Enquiry preview. Przykładowy plik zapytania ofertowego (w formacie PDF) Jeśli postępowanie jest aktywne (termin przesłania ofert nie został przekroczony) możliwe jest wykonanie następujących akcji: zadać pytanie dotyczące postępowania, wysłać ofertę złożyć rezygnację z brania w nim udziału. Informacja: W przypadku, gdy minął czas na przesyłanie ofert data wyświetlana jest kolorem czerwonym. Send question Aby zadać pytanie klientowi, należy użyć przycisku Send question. Po jego naciśnięciu wyświetlone zostanie okno pozwalające na wysłanie pytania.
Okno wysyłania pytania do firmy zlecającej Po wpisaniu tematu i treści wiadomości oraz ewentualnie dodaniu załączników (możliwość dodawania załączników i ich typy oraz maksymalne rozmiary są określanie indywidualnie dla każdego postępowania) możemy wysłać ofertę e- mailem lub zapisać specjalny plik autoryzacyjny na dysku. Po naciśnięciu przycisku Send as e-mail otworzone zostanie wypełnione okno nowej wiadomości domyślnego programu pocztowego. Aby przekazać nasze pytanie klientowi wystarczy jedynie wysłać tę wiadomość na wpisany już w oknie adres e- mail. Druga opcja (zapisanie pliku autoryzacyjnego) przydatna jest np. wtedy, gdy nie mamy zainstalowanego programu pocztowego na swoim komputerze, lub nasz program nie wspiera funkcji MAPI. W takiej sytuacji należy wprowadzić treść pytania bezpośrednio w oknie wysyłania wiadomości naszego systemu pocztowego (może to być także aplikacja internetowa, czyli tzw. Webmail), dołączyć wspomniany plik autoryzacyjny (jako załącznik) i wysłać tak przygotowanego e-maila na adres, który został wyświetlony w okienku komunikatu podczas zapisywania pliku autoryzacyjnego na dysk. Send offer Aby przygotować i wysłać ofertę należy nacisnąć przycisk Send offer. Wyświetlone zostanie wówczas okno pozwalające wprowadzić szczegóły naszej oferty.
Okno przygotowywania nowej oferty Najważniejsze dane do wypełnienia dotyczą ceny oraz czasu realizacji zlecenia. Po prawej stronie okna znajduje się panel z polami dodatkowymi zapytania ofertowego. Pozwala on na wprowadzenie szczegółowych danych dotyczących naszej oferty w formie narzuconej przez firmę wysyłającą zapytanie ofertowe. Część z tych pól może być wstępnie wypełniona, część może być pozostawiona do wypełnienia przy składaniu oferty. Dodatkowo niektóre pola mogą mieć wyłączoną możliwość edycji. Oferty, podobnie jak pytania, pozwalają na dodawanie załączników na tych samym zasadach. W momencie, kiedy dane oferty zostały już wprowadzone, możemy otworzyć podgląd naszej oferty (w formacie PDF), poprzez naciśnięcie przycisku Offer preview. Okno podglądu przygotowywanej oferty
Aby wysłać przygotowaną ofertę możemy, analogicznie jak w sytuacji pytań, wysłać ofertę e-mailem lub zapisać ją na dysku. Po naciśnięciu przycisku Send as e-mail otworzone zostanie wypełnione okno nowej wiadomości domyślnego programu pocztowego. Aby przekazać naszą ofertę klientowi wystarczy jedynie wysłać tę wiadomość na wpisany już w oknie adres e- mail. Druga opcja (zapisanie pliku z ofertą na dysku) przydatna jest np. wtedy, gdy nie mamy zainstalowanego programu pocztowego na swoim komputerze, lub nasz program nie wspiera funkcji MAPI. W takiej sytuacji należy utworzyć nową wiadomość w naszym systemie pocztowym (może to być także aplikacja internetowa, czyli tzw. Webmail), dołączyć wspomniany plik z ofertą (jako załącznik), wpisać ewentualnie dodatkowe uwagi na temat naszej oferty w treści e-maila i wysłać go na adres, który został wyświetlony w okienku komunikatu podczas zapisywania pliku z ofertą na dysk. Resign from tender Jeśli nie chcemy brać udziału w danym postępowaniu, możemy wysłać rezygnację poprzez wybranie opcji Resign from tender. Program potwierdzi wykonanie tej operacji i otworzy okno wiadomości, którą należy wysłać na wprowadzony automatycznie adres klienta. Jeśli okno nie otworzyło się, możemy zapisać specjalny plik autoryzacyjny na dysku. Wysłanie tego pliku (jako załącznika do pustego maila) na wskazany adres e-mail potwierdzi naszą rezygnację. Close enquiry Aby zamknąć panel zapytania ofertowego należy wybrać opcję Close enquiry. Submitted offers W tej sekcji dostępne są funkcje dotyczące złożonych za pomocą programu itender Manager ofert. Open offer Przyciski dostępne w sekcji poświęconej złożonym ofertom Po przygotowaniu oferty i wysłaniu jej do klienta nie mamy możliwości modyfikowania jej. W każdej chwili możemy jednak wysłać do klienta nową ofertę (system Itelix itender domyślnie bierze pod uwagę jedynie ostatnią nadesłaną ofertę
od każdego dostawcy), oczywiście pod warunkiem, że termin składania ofert nie został przekroczony. Wszystkie wysłane za pomocą programu Itelix itender Manager oferty możemy w każdej chwili podejrzeć. Do tego celu służy przycisk Open offer. Po otworzeniu pliku w części głównej programu wyświetlone zostaną szczegóły oferty. Uaktywnione zostaną również pozostałe przyciski dostępne w omawianej sekcji. Wygląd aplikacji z otwartą ofertą W górnej części panelu wyświetlone są informacje na temat złożonej oferty: data wygenerowania oferty, nazwa postępowania i jego numer oraz proponowana cena i czas realizacji zlecenia. Poniżej wyświetlony jest formularz, zawierający informacje dodatkowe na temat oferty (w formie zestawu predefiniowanych pól). Offer preview Aby wyświetlić szczegóły złożonej oferty w formie drukowalnej (plik PDF) należy nacisnąć przycisk Offer preview.
Close offer Okno podglądu złożonej oferty Aby zamknąć panel oferty należy wybrać opcję Close offer. Program W tej sekcji dostępna jest jedynie opcja pozwalająca na zamknięcie programu. Dostępna jest ona również z poziomu menu aplikacji (otwieranego za pomocą okrągłego przycisku znajdującego się w lewym, górnym rogu okna aplikacji). Program można zamknąć również poprzez naciśnięcie przycisku [X] znajdującego się po prawej stronie, na pasku tytułu aplikacji. Zamknięcie programu Zakładka Settings Password W tej sekcji dostępna jest opcja pozwalająca na wprowadzenie i zapamiętanie hasła, umożliwiającego otwieranie zapytań ofertowych i formularzy danych. Twoje hasło jest nadawane arbitralnie przez system Itelix itender i może być różne u każdego z klientów (firm, które przesyłają Tobie pliki z zapytaniami ofertowymi wygenerowanymi przez wspomniany system).
Ustawianie haseł Po naciśnięciu przycisku Set password wyświetlone zostanie okno ustawiania hasła. Z dostępnej listy należy wybrać tego klienta, dla którego chcemy ustawić hasło. Na tym etapie program nie sprawdza poprawności wprowadzonych haseł. Dopiero w momencie otwierania konkretnego zapytania ofertowego lub formularza danych poprawność hasła zostanie zweryfikowana. Wówczas, jeśli hasło nie będzie prawidłowe, wyświetlone zostanie okno, w którym trzeba będzie podać prawidłowe hasło. Na tym etapie będzie istniała możliwość zapamiętania hasła. Okno ustawiania hasła Informacja: Wszystkie hasła przechowywane są w rejestrze systemowym w postaci zaszyfrowanej. Your data W tej sekcji dostępne są opcje związane z aktualizacją Twoich danych, przechowywanych u klientów. Dostępne przyciski w sekcji poświęconej aktualizacji danych
Każdy klient (firma, która może przysyłać Tobie pliki z zapytaniami ofertowymi przy wykorzystaniu systemu Itelix itender) ma możliwość włączenia funkcji aktualizowania wybranych informacji (np. danych teleadresowych) przez samych dostawców. Z jednej strony ułatwia to dostawcom samodzielne aktualizowanie określonych informacji z nimi związanych, bez potrzeby angażowania klienta w ten proces. Z drugiej zaś pozwala klientowi na wprowadzanie tylko podstawowych informacji (np. nazwa firmy i e-mail) na temat dostawców zainteresowanych współpracą i przerzucenie na nich konieczności wprowadzenia pełnych danych (takich jak profil, adres, dane urzędowe itp.). Aby móc edytować własne dane, przechowywane w bazie danych klienta, musisz posiadać aktualny formularz danych. Możesz go uzyskać od klienta wysyłając do niego specjalny e-mail, zawierający żądanie nadesłania formularza. Download data Aby uzyskać formularz danych należy użyć przycisku Download data. Po jego naciśnięciu, w wyświetlonym oknie należy wybrać klienta z listy i nacisnąć przycisk Next. Okno wyboru zleceniodawcy. Na następnym ekranie musisz podać swój adres e-mail oraz hasło powiązane z danym klientem. Informacja: Jeśli podasz nieprawidłowe dane albo system klienta nie wspiera tej funkcji otrzymasz stosowną wiadomość na swój adres e-mail. Po naciśnięciu przycisku Send wyświetli się okno wiadomości, którą należy wysłać na wypełniony już adres e-mail. Jeśli okno nie otworzyło się, możesz zapisać na dysku specjalny plik, który następnie należy wysłać na wskazany adres e-mail. Po otrzymaniu formularza danych, masz 7 dni na jego edycję i ewentualne wysłanie do systemu klienta.
Update data Jeśli otrzymałeś już plik formularza danych możesz go otworzyć za pomocą przycisku Update data. Jeśli formularz danych jest aktualny (nie minęło 7 dni od jego pobrania), możesz dokonać w nim zmian i wysłać zmiany do systemu klienta za pomocą przycisku Update your data. Po naciśnięciu tego przycisku wyświetli się okno wiadomości, którą należy wysłać na wypełniony już adres e-mail. Informacja: W momencie przetworzenia zmian przez system klienta lub wystąpienia błędu, otrzymasz stosowną wiadomość e-mail. Close form Aby zamknąć plik formularza danych należy wybrać opcję Close form. Settings W tej sekcji dostępna jest opcja pozwalająca na ustawienia aktualizacji oraz serwera Proxy. Ustawienia programu Po naciśnięciu przycisku Program settings wyświetlone zostanie okno, w którym możemy zdecydować czy program ma codziennie sprawdzać dostępność aktualizacji oraz ewentualnie zdefiniować ustawienia serwera Proxy (co jest niezbędne wtedy, kiedy nie masz bezpośredniego dostępu do Internetu). Updates W tej sekcji dostępne są opcje związane z aktualizowaniem programu i wyświetlaniem historii zmian programu. Check for updates Dostępne przyciski w sekcji poświęconej aktualizacjom program Po naciśnięciu przycisku Check for updates program sprawdzi czy jest możliwa aktualizacja do nowszej wersji. Jeśli tak, wyświetlone zostanie okno z listą zmian i przyciskiem pozwalającym na dokonanie aktualizacji. History of changes Naciśnięcie przycisku History of changes wyświetli okno z listą zmian wprowadzonych w ostatnich aktualizacjach programu.
Help W tej sekcji dostępna jest opcja pozwalająca na wyświetlenie informacji o producencie programu i licencji. Informacje na temat programu