ROK 2013 KONTROLE PROBLEMOWE:

Transkrypt

1 Znak sprawy: ROK 2013 KONTROLE PROBLEMOWE: AiK Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Szkoła Podstawowa Nr 4 w Pyskowicach ul. Wojska Polskiego 23 Okres objęty kontrolą: Rok 2012 Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Celowość i zasadność dokonywanych wydatków w poszczególnych paragrafach: 4210, 4300, Przestrzeganie wewnętrznych procedur dotyczących gospodarki finansowej obowiązujących w Jednostce. Przestrzegać wymogu zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości w zakresie dekretacji dokumentów księgowych, Dokumenty księgowe opatrzyć datą przy zatwierdzaniu do wypłaty przez Głównego Księgowego oraz Dyrektora Jednostki, Stosować wymóg sporządzania dokumentów PK - polecenie księgowania w sytuacji dokonywania przeksięgowań między paragrafami, Dokonywać opisu faktur w sposób umożliwiający stwierdzenie co zostało zakupione, jaki był cel zakupu oraz gdzie trafił zakupiony towar, Przestrzegać wymogu zawartego w 6 ust. 1 Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 8 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Pyskowicach z dnia r. w zakresie nanoszenia na dowody księgowe wpływające z zewnątrz do jednostki daty wpływu oraz numeru dziennika korespondencyjnego, Dokonać analizy uregulowań zawartych w Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów w zakresie postanowień dotyczących udzielania zaliczek, Czynności związane z kontrolą merytoryczną oraz formalno rachunkową rozdzielić pomiędzy rożne osoby zasada dwóch par oczu, Kontrolę merytoryczną dokonywać przez upoważnionych do tego pracowników, Zakupy dotyczące zaopatrzenia w leki gabinetu pielęgniarskiego oraz apteczek pierwszej pomocy dokonywać na zasadach wynikających z rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 listopada 2007 r. w sprawie: rodzaju oraz zakresu świadczeń zapobiegawczych, diagnostycznych, leczniczych i rehabilitacyjnych udzielanych przez pielęgniarkę albo położną samodzielnie bez zlecenia lekarskiego bądź w oparciu o zalecenia lekarskie,

2 Podczas aktualizacji wewnętrznych procedur dokonywać ich pełnej weryfikacji i aktualizacji, Przestrzegać regulacji zawartych w Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych w zakresie zasad zawierania umów przez Szkołę Przestrzegać procedury zawartej w Zarządzeniu nr 9 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Pyskowicach z dnia 24 listopada 2009 r. w sprawie: ustalenia zasad udzielania zamówień publicznych przez szkołę Podstawową nr 4 o wartości nie przekraczającej euro netto. Znak sprawy: AiK Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Szkoła Podstawowa Nr 6 w Pyskowicach ul. Wyzwolenia 4 Okres objęty kontrolą: Rok 2012 Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Celowość i zasadność dokonywanych wydatków w poszczególnych paragrafach: 4210, 4300, 4700, Przestrzeganie wewnętrznych procedur dotyczących gospodarki finansowej obowiązujących w Jednostce. Przestrzegać wymogu zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości w zakresie dekretacji dokumentów księgowych, Dokumenty księgowe opatrzyć datą dokonania kontroli merytorycznej oraz datą zatwierdzenia dokumentów do wypłaty przez Dyrektora Jednostki, Przestrzegać wymogu zawartego w 6 ust. 1 Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Finansowo - Księgowych wprowadzonej Zarządzeniem nr 3A/2009/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 6 w Pyskowicach z dnia r. w zakresie nanoszenia na dowody księgowe wpływające z zewnątrz do jednostki daty wpływu oraz numeru dziennika korespondencyjnego, Czynności związane z kontrolą merytoryczną oraz formalno rachunkową rozdzielić pomiędzy rożne osoby zasada dwóch par oczu, Przestrzegać ustalonych terminów wynikających z 14 ust. 2 Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Finansowo - Księgowych wprowadzonej Zarządzeniem nr 3A/2009/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 6 w Pyskowicach z dnia r. w zakresie rozliczania zaliczek długoterminowych (pogotowia kasowego),

3 Dokonać analizy uregulowań zawartych w Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów w zakresie postanowień dotyczących udzielania zaliczek, Wnioski o zaliczki wypełniać w sposób rzetelny i kompletny, Dokonywać zakupów dotyczących zaopatrzenia w leki gabinetu pielęgniarskiego oraz apteczek pierwszej pomocy na zasadach wynikających z rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 listopada 2007 r. w sprawie: rodzaju oraz zakresu świadczeń zapobiegawczych,diagnostycznych, leczniczych i rehabilitacyjnych udzielanych przez pielęgniarkę albo położną samodzielnie bez zlecenia lekarskiego bądź w oparciu o zalecenia lekarskie, Dokonać aktualizacji obowiązujących w jednostce wewnętrznych procedur kontroli w zakresie gospodarki finansowej w związku ze zmianą przepisów prawa powszechnie obowiązującego, Przestrzegać regulacji zawartych w Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych w zakresie zasad zawierania umów przez Szkołę, Przestrzegać procedurę zawartą w Zarządzeniu nr 3/2009/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 6 w Pyskowicach z dnia 20 listopada 2009 r. w sprawie: Udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości euro. Sprawozdania finansowe podpisywać przez Dyrektora szkoły, a w sytuacji jego nieobecności zgodnie z dyspozycją art.39 ust.7 ustawy o systemie oświaty, Wprowadzić wymóg dokonywania czynności ostemplowania każdego dowodu księgowego (faktury, rachunku) Delegować uprawnienia na czas nieobecności dyrektora i wicedyrektora należy przekazywać na podstawie upoważnienia, które winno być zgodne z przepisami prawa, Prowadzić rejestr udzielanych upoważnień i pełnomocnictw, Uregulować kwestie związane ze zwrotem kosztów poniesionych przez nauczycieli na doskonalenie zawodowe.

4 Znak sprawy: AiK Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Miejski Żłobek w Pyskowicach ul. Paderewskiego 5 Okres objety kontrolą: Prawidłowość funkcjonowania gospodarki magazynowej artykułów żywnościowych. II kwartał 2012 roku Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Ceny na fakturach dotyczących zakupu artykułów żywnościowych (pieczywo, nabiał) winny być zgodne z danymi zawartymi w sprawozdaniu z przychodu i rozchodu artykułów żywnościowych oraz kartotekami żywieniowymi zakupionych produktów. Znak sprawy: AiK Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Miejska Biblioteka Publiczna w Pyskowicach Plac Piłsudskiego 1 Okres objęty kontrolą: Rok 2012 Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Celowość i zasadność dokonywanych wydatków na zakup nagród w konkursach oraz przestrzeganie wewnętrznych procedur dotyczących funkcjonowania biblioteki oraz gospodarki finansowej. Dokonać aktualizacji Statutu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Pyskowicach, w związku ze zmianą przepisów prawa powszechnie obowiązujących, Zaktualizować i dostosować do potrzeb Miejskiej Biblioteki Publicznej w Pyskowicach Regulamin Organizacyjny oraz schemat organizacyjny. Regulamin organizacyjny zaopiniować zgodnie z przepisami prawa przez organizatora, Zaktualizować i dostosować Politykę rachunkowości Miejskiej Biblioteki Publicznej w Pyskowicach do wymogów zawartych w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości (t. j.dz.u z późn. zm.), Zaktualizować Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej do euro w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Pyskowicach, w związku ze zmianą przepisów prawa powszechnie obowiązującego,

5 Z zarządzenia nr 12/10 z dnia r. Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Pyskowicach w sprawie: kontroli i obiegu dokumentów księgowych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Pyskowicach usunąć zapis 5 ust. 7 dający pracownikom możliwość dokonywania zakupów za zgodą dyrektora z własnych pieniędzy, Z zakresów czynności pracowników biblioteki wykreślić zapis mówiący o: uprawnieniu pracowników do składania wniosków dotyczących pracy pod adresem organizatora, Procedury, regulaminy, zarządzenia, obowiązujące w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Pyskowicach winny być przyjęte do wiadomości i stosowania przez każdego pracownika. Świadczyć o tym winien: złożony przez pracownika podpis wraz z datą przyjęcia do wiadomości i stosowania uregulowania, Uregulować kwestię pełnienia zastępstw przez pracowników biblioteki w Regulaminie Organizacyjnym bądź w zakresach czynności służbowych pracowników, Rozwiązać kwestię w zakresie wyznaczenia zastępstwa za głównego księgowego na wypadek jego nieobecności, Uzupełnić upoważnienie dla pracownika zastępującego Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Pyskowicach o prawo do zatwierdzania do zapłaty wydatków oraz podpis pracownika wraz z datą, poświadczający przyjęcie powyższego upoważnienia do wiadomości i stosowania, Dokonać aktualizacji i dostosować do potrzeb Miejskiej Biblioteki Publicznej w Pyskowicach Zarządzenie nr 2/93 z dnia r. w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, Wszystkie wydatki biblioteki poddawać kontroli pod względem ustawy o zamówieniach publicznych, Na fakturach dotyczących wydatków związanych z wyjazdami do kina, teatru itd., a będących formą nagrody w konkursach, stosować jasny, pełny opis danego wydatku, Wydatki związane z zakupem artykułów żywnościowych poczęstunków księgować na odpowiednich kontach zgodnie z zakładowym planem kont przyjętym Zarządzeniem nr 9 z dnia r. w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Pyskowicach, Każdą operację finansową lub gospodarczą należy poddać kontroli przez co najmniej dwie

6 osoby, tak aby jeden pracownik nie prowadził wszystkich kluczowych etapów dla operacji finansowych i gospodarczych, Każde wydane upoważnienie winno zawierać: numer upoważnienia zgodnie z rejestrem wydanych upoważnień funkcjonującym w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Pyskowicach. Znak sprawy: AiK Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Gimnazjum Nr 1 w Pyskowicach ul. Strzelców Bytomskich 1 Okres objęty kontrolą: Rok 2012 Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Celowość i zasadność dokonywanych wydatków w poszczególnych paragrafach: 4210, 4300, Przestrzeganie wewnętrznych procedur dotyczących gospodarki finansowej obowiązujących w Jednostce. Dokonać aktualizacji oraz weryfikacji wewnętrznych procedur finansowych dostosowując ich zapisy do potrzeb jednostki, Wszystkie dokumenty księgowe podlegające kontroli merytorycznej oraz podlegające zatwierdzeniu do wypłaty winny być opatrzone data dokonania przedmiotowych czynności, Stosować dekretacje dokumentów księgowych zgodnie z wymogiem art. 21 ust. 1 pkt.6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dokumenty księgowe wpływające do Gimnazjum Nr 1 opatrzyć należą datą wpływu, Każdą operację finansową lub gospodarczą należy poddać kontroli przez co najmniej dwie osoby, W zakresie udzielanych zaliczek dostosować zapisy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych do potrzeb jednostki, Nie przekraczać przyznawanych limitów kwotowych zaliczek oraz terminów ich rozliczania. Nie udzielać zaliczek pracownikom, którzy nie rozliczyli się z wcześniej pobranych zaliczek, Nie dokonywać płatności za zakupy dla szkoły z prywatnych środków finansowych, Wnioski o zaliczki wypełniać w sposób kompletny i rzetelny, Przestrzegać ustalonych terminów płatności,

7 Każdą fakturę/rachunek opisać w sposób jasny, umożliwiający ustalenie co zostało zakupione oraz w jakim celu zakup został dokonany, Upoważnienia formułować w taki sposób, aby z ich treści jasno wynikało do czego została upoważniona dana osoba, Umowy podpisywane przez szkołę winny zawierać: numer umowy zgodny z rejestrem umów, kontrasygnatę głównego księgowego. Na umowie zgodnie z 4 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych obowiązującej w Gimnazjum Nr 1 winien znaleźć się podpis pracownika negocjującego warunki umowy. Poprawki dokonywane na umowach należy opatrzyć datą oraz podpisem osoby dokonującej zmian, Płatność faktur opiewających na znaczne kwoty należy dokonywać przelewem bankowym. Zaliczki gotówkowe winny być wykorzystywane na pokrycie drobnych wydatków, co wynika z instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Znak sprawy: Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Okres objęty kontrolą: AiK Przedszkole Nr 3 w Pyskowicach ul.wojska Polskiego 19 Prawidłowość funkcjonowania gospodarki magazynowej artykułów żywnościowych. I kwartał 2012 roku Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Doprowadzić do zgodności ewidencji magazynowej środków żywności z ewidencją księgową wynikającą z różnic z tytułu zaokrągleń podatku VAT, Uzgadniać salda między ewidencją magazynową prowadzoną w Przedszkolu nr 3, a ewidencją księgową przez Intendenta i pracownika ZOPO w sposób formalny, ewentualne niezgodności pomiędzy ewidencjami wyjaśnić pisemnie min. w formie notatek służbowych, Proces prowadzenia kontroli wewnętrznych gospodarki magazynowej winien zostać udokumentowany,

8 Znak sprawy: Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Okres objęty kontrolą: AiK Przedszkole Nr 4 w Pyskowicach ul. Dąbrowskiego 3 Prawidłowość funkcjonowania gospodarki magazynowej artykułów żywnościowych. III kwartał 2012 roku Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Wzmocnić nadzór nad pracą Intendenta w zakresie prowadzenia dokumentacji gospodarki magazynowej artykułów żywnościowych. Dokumentację dotycząca gospodarki magazynowej środków żywnościowych należy prowadzić w sposób rzetelny i sprawdzalny. Uzgadniać salda między ewidencją magazynową prowadzoną w Przedszkolu Nr 4, a ewidencją księgową przez Intendenta i pracownika ZOPO w sposób formalny, a ewentualne niezgodności pomiędzy ewidencjami wyjaśniać pisemnie min. w formie notatek służbowych. Przeprowadzać kontrole wewnętrzne gospodarki magazynowej w formie udokumentowanej. Rozchód produktów spożywczych z magazynu na kuchnię należy potwierdzić przez Kucharkę oraz Intendenta. Inwentaryzację drogą spisu z natury przeprowadzać w sposób rzetelny min. ustalając rzeczywistą ilość poszczególnych składników majątku tj. pomiar ilości poprzez przeliczenie, zważenie, zmierzenie, wycenę tych ilości i porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic. Podstawę prawną Instrukcji magazynowej Przedszkola Nr 4 dostosować do wymogów wynikających z zasad techniki prawodawczej. Instrukcję magazynową Przedszkola Nr 4 dostosować do funkcjonujących w Jednostce stanowisk pracy tj. Kierownika gospodarczego i Intendenta. Dokonać zmiany Instrukcji magazynowej Przedszkola Nr 4 w zakresie wykreślenia stanowiska Głównego Księgowego oraz Magazyniera. Przedmiotowe stanowiska nie funkcjonują w Przedszkolu Nr 4 w Pyskowicach.

9 KONTROLE DORAŹNE: Znak sprawy: Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: AiK KASA ul. Strzelców Bytomskich 3 Kontrolą objęto: stan gotówki w kasie, stan gotówki wynikający z raportów kasowych, stan druków ścisłego zarachowania, ewidencję druków ścisłego zarachowania, ewidencje gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych oraz depozytów, stan gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych oraz depozytów Okres objęty kontrolą: Stan na dzień r. Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Brak. Bez uwag. KONTROLE SPRAWDZAJĄCE: Znak sprawy: Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Okres objęty kontrolą: AiK Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Przedszkole Nr 1 w Pyskowicach ul. Oświęcimska 28 Analiza realizacji zaleceń pokontrolnych w odniesieniu do kontroli doraźnej przeprowadzonej w 2012 r., a dotyczącej funkcjonowania gospodarki magazynowej artykułów żywnościowych. IV kwartał 2012 roku Wprowadzić w jednostce wewnętrzne procedury regulujące kwestie związane z gospodarka magazynową. Sposób wykonania/realizacji zalecenia: Zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Nr 1 w Pyskowicach nr 01/09/2012 z dnia r. wprowadzono instrukcje magazynową regulującą kwestie związane z funkcjonowaniem gospodarki magazynowej.

10 Zapewnić przechowywanie artykułów żywnościowych w sposób umożliwiający dostęp do nich osób trzecich. Sposób wykonania/realizacji zalecenia: W Przedszkolu Nr 1 wydzielono pomieszczenie przeznaczone na przechowywanie artykułów żywnościowych. Pomieszczenie przeznaczone na magazyn artykułów żywnościowych znajduje się przy kuchni i jest odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. Uregulować kwestie związane z przychodem rozchodem artykułów żywnościowych oraz odnotowaniem powyższych czynności na stosowanych dokumentach. Sposób wykonania/realizacji zalecenia: W Przedszkolu prowadzony jest zeszyt wydanych produktów z magazynu żywieniowego, gdzie codziennie prowadzona jest ewidencja wydanych z magazynu produktów w rozbiciu na: śniadanie, obiad i kolację. Wydanie produktu potwierdzane jest każdorazowo przez Intendenta i Kucharkę własnoręcznym podpisem. Oprócz powyższego zeszytu drukowane są dzienne raporty żywieniowe, które zawierają jadłospis na cały dzień, liczbę dzieci i pracowników korzystających z posiłków, ilość i wartość produktów wykorzystanych do przygotowania posiłków oraz przeliczoną dzienna stawkę żywieniową. Stwierdzono, że dzienne raporty żywieniowe są zgodne pod względem ilościowym z prowadzonym zeszytem wydanych produktów z magazynu żywieniowego. W trakcie kontroli stwierdzono, że wydawany towar z magazynu pod względem asortymentowym jest zgodny z jadłospisem. Wzmocnić nadzór nad intendentem w zakresie prowadzenia dokumentacji dotyczącej gospodarki magazynowej artykułami żywnościowymi (dzienne raporty żywieniowe, zestawienia ilościowo wartościowe). Sposób wykonania/realizacji zalecenia: W ramach czynności kontrolnych dokonano porównania stanu faktycznego magazynu artykułów żywnościowych z prowadzoną ewidencją magazynową. W wyniku podjętych działań nie stwierdzono rozbieżności. Prowadzić niezapowiedziane kontrole wewnętrzne funkcjonowania gospodarki magazynowej artykułami żywnościowymi.

11 Sposób wykonania/realizacji zalecenia: W ramach zastosowanych mechanizmów kontrolnych gospodarki magazynowej w Przedszkolu Nr 1 cyklicznie prowadzone są kontrole przez kierownika gospodarczego, co każdorazowo zostaje odnotowane w prowadzonym w tym celu rejestrze przeprowadzonych kontroli. Ponadto Zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Nr 1 w Pyskowicach nr 02/09/2012 z dnia r. w sprawie: kontroli w zakresie prowadzenia gospodarki magazynowej i jej dokumentowania w Przedszkolu Nr 1 w Pyskowicach zobowiązano Kierownika gospodarczego do pełnienia nadzoru nad funkcjonowaniem gospodarki magazynowej oraz ustalono terminy tej kontroli. Wzmocnić system gospodarki magazynowej artykułów żywnościowych w jednostce. Sposób wykonania/realizacji zalecenia: Podczas kontroli stwierdzono, że proces funkcjonowania gospodarki magazynowej w Przedszkolu Nr 1 przebiega prawidłowo, dokumentacja prowadzona jest w sposób rzetelny i przejrzysty zapewniający sprawne uzgadnianie stanów magazynowych. Znak sprawy: Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Okres objęty kontrolą: AiK Miejski Żłobek w Pyskowicach ul. Paderewskiego 5 Analiza realizacji zaleceń pokontrolnych w odniesieniu do kontroli problemowej przeprowadzonej w 2012 r., a dotyczącej celowości i zasadności dokonywanych wydatków w paragrafach: 4210, 4300, 4700 i II półrocze 2012 roku Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Dostosować bieżące zapisy Zarządzenia nr 2/2011 Dyrektora Miejskiego Żłobka w Pyskowicach z dnia 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych w Miejskim Żłobku w Pyskowicach w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek do potrzeb jednostki.

12 Sposób wykonania/realizacji zalecenia: W Miejskim Żłobku wprowadzono Zarządzeniem Nr 4/2012 Dyrektor Żłobka Miejskiego w Pyskowicach z dnia r. Procedurę udzielania i rozliczania zaliczek gotówkowych w Miejskim Żłobku. Do przedmiotowej procedury wprowadzono Zarządzeniem nr 6/2012 Dyrektora Miejskiego Żłobka w Pyskowicach z dnia r. zmiany. Przestrzegać ustalonych terminów rozliczania zaliczek. Przestrzegać nieprzekraczania przyznanych limitów kwotowych zaliczek. Udzielać zaliczki wyłącznie na podstawie wniosku wypełnionego kompletnie i rzetelnie. Przestrzegać zasady udzielania kolejnej zaliczki, po dokonaniu rozliczenia z poprzedniej zaliczki. Sposób wykonania/realizacji zaleceń: W ramach kontroli procedury pobierania i rozliczania zaliczek gotówkowych nie stwierdzono uchybień. Zaliczki pobierane są na podstawie wniosków o zaliczki, które wypełniane są w sposób rzetelny i kompletny. Wnioski sprawdzane są pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzane do wypłaty przez upoważnione osoby. Pracownik pobierający zaliczkę rozlicza ją w wyznaczonym na wniosku terminie zgodnie z ustaleniami zawartymi w Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych Miejskiego Żłobka w Pyskowicach. Limity kwotowe pobranych zaliczek nie są przekraczane. Rozliczenie zaliczki następuje na podstawie druków rozliczenia zaliczki wraz z załączonymi do niego dowodami zakupu. Przy opisie dokumentów księgowych stosować zapisy 3 pkt. 3 Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Miejskiego Żłobka w Pyskowicach Nr 2/2011 z dnia r. Ponadto opis dokumentu księgowego winien uwzględniać : - datę dokonania zatwierdzenia do wypłaty przez Głównego Księgowego i Kierownika Jednostki, - daty dokonania weryfikacji pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym.

13 Dokumenty księgowe podpisywać przez upoważnione do tego osoby. Wprowadzić procedurę stosowania adnotacji o dacie wpływu dokumentu księgowego do jednostki wraz z podaniem nr pozycji wpisu do rejestru. Dokonywać kwalifikacji wydatków strukturalnych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. z 2010 r.,nr 44, poz.255 ze zm.). Sposób wykonania/realizacji zaleceń: W wyniku kontroli stwierdzono, że dokumenty księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalno rachunkowej oraz są zatwierdzane do wypłaty przez upoważnionych pracowników, o czym świadczą złożone na dokumentach podpisy wraz z datą dokonania powyższych czynności. Ponadto wydatki podlegają kontroli pod względem klasyfikacji wydatków strukturalnych. Na każdym dokumencie widnieje pieczątka z odpowiednią adnotacją świadcząca o dokonanej kontroli. Dokumenty księgowe podpisywane są przez wyznaczone w Instrukcji Kontroli i Obiegu Dokumentów Księgowych Miejskiego Żłobka osoby. Przestrzegać wymogu stosowania dokumentów PK - polecenie księgowania. Sposób wykonania/realizacji zalecenia: W sytuacji, gdy z zaliczki stałej pobieranej z 4210 dokonuje się zakupów, które podlegają klasyfikowaniu w innym podziałkach klasyfikacji budżetowej niż 4210, przy rozliczeniu zaliczki dokonywane są przeksięgowania na podstawie sporządzonych dokumentów PK polecenie księgowania.

14 Znak sprawy: Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: AiK Przedszkole Nr 3 w Pyskowicach ul. Wojska Polskiego 19 Analiza realizacji zaleceń pokontrolnych w odniesieniu do kontroli problemowej przeprowadzonej w 2012 r., a dotyczącej celowości i zasadności dokonywanych wydatków w paragrafach: 4210, 4300, 4700 i Okres objęty kontrolą: Od II kwartału 2012 r. do końca 2012 r. Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Dokonywać aktualizacji obowiązujących w jednostce wewnętrznych procedur kontroli w zakresie gospodarki finansowej w związku ze zmiana przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Sposób wykonania/realizacji zalecenia: Dyrektor Przedszkola Nr 3 w Pyskowicach dokonał aktualizacji oraz weryfikacji obowiązujących w Jednostce procedur kontroli w zakresie gospodarki finansowej. Obowiązujące w Przedszkolu Nr 3 procedury posiadają aktualne podstawy prawne, załączniki do przedmiotowych zarządzeń są podpisane przez Dyrektora. Do każdej procedury dołączona została lista pracowników wraz z ich podpisami, które to potwierdzają fakt zapoznania się każdego pracownika z wdrażanymi zasadami. Dostosować bieżące zapisy zarządzenia nr 05/03/04 w sprawie zmian Instrukcji Obiegu Dokumentów Księgowych Przedszkola Nr 3 w Pyskowicach w zakresie zasad pobierania i rozliczania zaliczek do potrzeb jednostki. Przestrzegać ustalonych terminów rozliczania zaliczek oraz przyznawanych limitów kwotowych zaliczek. Wnioski o zaliczki wypełniać w sposób rzetelny i kompletny. Sposób wykonania/realizacji zaleceń: W ramach kontroli procedury pobierania i rozliczania zaliczek nie stwierdzono uchybień. Dyrektor Przedszkola Nr 3 w Pyskowicach zaktualizował oraz dostosował do potrzeb jednostki zapisy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek.

15 Zaliczki pobierane są na podstawie wniosków o zaliczkę, które wypełniane są w sposób rzetelny i kompletny. Wnioski sprawdzane są pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzane do wypłaty przez upoważnione osoby. Pracownik pobierający zaliczkę rozlicza ją w wyznaczonym na wniosku terminie zgodnym z ustaleniami zawartymi w Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych. Limity kwotowe pobranych zaliczek nie są przekraczane. Rozliczenie zaliczek następuje na podstawie druków rozliczenia zaliczki wraz z załączonymi do niego dowodami zakupu. Przestrzegać wymogów wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości (t.j.-dz.u. z 2009 r., Nr 152, poz.1223 ze zm.) oraz Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 16 Dyrektora Przedszkola Nr 3 z dnia r. w zakresie dokonywania poprawek na dokumentach księgowych. Dokumenty księgowe opatrzyć datą dokonania zatwierdzenia dokumentu do wypłaty przez Głównego Księgowego i Kierownika Jednostki, co wynika z zapisów 3 pkt. 3 Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych stanowiących załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16 Dyrektora Przedszkola Nr 3 z dnia r. Stosować monity, notatki służbowe itp. w przypadku wpływu do Jednostki dokumentów księgowych (faktur), w których termin płatności upłynął celem uniknięcia dodatkowych kosztów. Przestrzegać wymogu dokonywania potwierdzania na dokumentach księgowych wpływu do ZOPO, w szczególności na wnioskach o rozliczenie zaliczki i dołączonych do nich fakturach. Zachować zasadę dwóch par oczu podczas kontroli dokumentów księgowych. Sposób wykonania/realizacji zaleceń: W takcie czynności kontrolnych stwierdzono, że na skontrolowanych dokumentach księgowych korekty błędnych zapisów dokonywane są poprzez skreślenie błędnej treści z jednoczesnym zachowaniem czystości poprzedniego zapisu i opatrzone parafką osoby dokonującej korekty. Ustalono jednak, że przy korekcie pracownika brakuje daty. Dokumenty księgowe poddane kontroli opatrzone zostały datą dokonania zatwierdzenia wydatku do

16 wypłaty zarówno przez Dyrektora Przedszkola jak i Głównego Księgowego. Ponadto zgodnie z wydanym zaleceniem każdy dowód księgowy przekazywany do ZOPO opatrzony został datą wpływu. W kontrolowanym okresie miały miejsce dwie sytuacje kiedy faktury wpłynęły do jednostki z przekroczeniem terminu płatności. W obu przypadkach do faktur dołączone zostały stosowne notatki służbowe pracowników bądź monity do strony. W zakresie przestrzegania w Jednostce zasady dwóch par oczu podczas kontroli dokumentów księgowych, stwierdza się że w okresie wakacyjnym pod nieobecność dyrektora miała miejsce sytuacja, gdzie na podstawie upoważnienia kierownik gospodarczy dokonał zatwierdzenia wydatków, a ponadto weryfikował równocześnie dokumenty pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, co nie powinno mieć miejsca z uwagi na brak zapewnienia odpowiedniej kontroli. Pozostałe dokumenty księgowe były poddawane kontroli z zachowaniem podziału funkcji kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej pomiędzy rożnych pracowników przedszkola. Znak sprawy: AiK Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Przedszkole Nr 4 w Pyskowicach ul. Dąbrowskiego 3 Analiza realizacji zaleceń pokontrolnych w odniesieniu do kontroli problemowej przeprowadzonej w 2012 r., a dotyczącej celowości i zasadności dokonywanych wydatków w paragrafach: 4210, 4300, 4700 i Okres objęty kontrolą: Od II półrocza 2012 r. do końca 2012 r. Data rozpoczęcia kontroli: Data zakończenia kontroli: Dokonać aktualizacji obowiązujących w jednostce wewnętrznych procedur kontroli w zakresie gospodarki finansowej w związku ze zmianą przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Sposób wykonania/realizacji zalecenia: Zarządzeniem nr 5/2011/12 Dyrektora Przedszkola Nr 4 w Pyskowicach z dnia r.

17 w sprawie: zmian w Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych w Przedszkolu Nr 4 w Pyskowicach dokonano aktualizacji zapisów w zakresie terminów rozliczania zaliczek gotówkowych oraz sposobu opisu dokumentów księgowych wpływających do Przedszkola. Podczas kontroli stwierdzono, że dokonano zmian w załączniku nr 2 do Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych stanowiącego listę osób upoważnionych do kontroli merytorycznej, formalno rachunkowej oraz zatwierdzania wydatków wraz z wzorami podpisów. Dostosować bieżące zapisy zarządzenia Instrukcji Obiegu Dokumentów Księgowych stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Przedszkola Nr 4 Nr 5/2009 z dnia r. w sprawie: rozliczania zaliczek do potrzeb jednostki, przestrzegać ustalonych terminów rozliczna zaliczek oraz przyznawanych limitów kwotowych zaliczek, zaliczki wypełniać w sposób rzetelny i kompletny. Sposób wykonania/realizacji zalecenia: W ramach kontroli procedury pobierania i rozliczania zaliczek nie stwierdzono uchybień. Dyrektor Przedszkola Nr 4 w Pyskowicach zaktualizował oraz dostosował do potrzeb jednostki zapisy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w zakresie terminów rozliczania zaliczek. Zaliczki pobierane są na podstawie wniosków o zaliczkę, które wypełniane są w sposób rzetelny i kompletny. Wnioski sprawdzane są pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby. Pracownik pobierający zaliczkę rozlicza ją w wyznaczonym na wniosku terminie zgodnym z ustaleniami zawartymi w Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych. Limity kwotowe pobranych zaliczek nie są przekraczane. Rozliczenie zaliczek następuje na podstawie - druków rozliczenia zaliczki wraz z załączonymi do niego dowodami zakupu. Dokumenty księgowe opatrzyć datą dokonania zatwierdzenia dokumentu do wypłaty przez Głównego Księgowego i Kierownika Jednostki oraz datą dokonania weryfikacji pod względem merytorycznym co wynika z zapisów 3 pkt.3 Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów

18 Księgowych stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Przedszkola Nr 4 Nr 5/2009 z dnia r. Wprowadzić procedurę stosowania adnotacji o dacie wpływu dokumentu księgowego do jednostki wraz z podaniem nr pozycji wpisu do rejestru.w przypadku sytuacji wpływu do Jednostki dokumentów księgowych (faktur), w których termin płatności upłynął stosować monity, notatki służbowe itp. celem uniknięcia dodatkowych kosztów. Przestrzegać czynności opisywania wszystkich faktur oraz dokonywania adnotacji z podaniem nr pozycji wpisu do książki magazynowej, kasowej zakupionych towarów. Wprowadzić wymóg dokonywania czynności ostemplowania każdego dowodu księgowego (faktury, rachunku). Przestrzegać wymogu stosowania dokumentów PK polecenie księgowania. Sposób wykonania/realizacji zaleceń: Dokumenty księgowe poddane kontroli opatrzone zostały datą dokonania zatwierdzenia wydatku do wypłaty przez Głównego księgowego oraz datą dokonania kontroli merytorycznej. W trakcie kontroli ustalono, że wszystkie dokumenty księgowe wpływające do Przedszkola zostały opatrzone adnotacją tj. datą wpływu i numerem rejestru. Wszystkie skontrolowane dokumenty księgowe były opisane zgodnie z przyjętymi zasadami wynikającymi z zapisu 3 pkt. 3 Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych. Na fakturach zakupu stosowano adnotacje z podaniem numeru pozycji wpisu do ewidencji magazynowej, książki kasowej. W Przedszkolu Nr 4 wprowadzono procedurę ostemplowania każdego dokumentu księgowego. W poddanym kontroli okresie nie stwierdzono wymogu zastosowania dokumentów PK polecenie księgowania rozliczonej zaliczki w związku z przeksięgowaniami między paragrafami. Podsumowując w roku 2013 Biuro Audytu i Kontroli przeprowadziło: 8 kontroli problemowych, 4 kontrole sprawdzajace, 1 kontrolę doraźną.