z dnia 3 lutego 2011 r. Zatwierdzone Uchwałą nr 239/2011 Zarządu Województwa Wielkopolskiego

Transkrypt

1 WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ WIELKOPOLSKIM REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM NA LATA W ZAKRESIE DZIAŁALNOŚCI PUNKTÓW INFORMACYJNYCH FUNDUSZY EUROPEJSKICH Zatwierdzone Uchwałą nr 239/2011 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 3 lutego 2011 r. Poznań, 2011

2 SPIS TREŚCI Skróty:... 3 I. Podstawy prawne... 3 II. Cel wytycznych... 5 III. Zadania realizowane przez Punkt Informacyjny FE Zasady udzielania informacji Konsultacje bezpośrednie Konsultacje telefoniczne Korespondencja elektroniczna Korespondencja pisemna Organizacja działań o charakterze informacyjnym i promocyjnym Opracowywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych Dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych IV. Sprawozdania z działalności V. Wizualizacja PI FE VI. Certyfikacja Konsultantów PI FE VII. Szkolenia VIII. Refundacja kosztów działalności PI FE Zasady finansowania działalności PI FE oraz kwalifikowalność wydatków Rozliczanie działalności PI FE IX. Archiwizacja dokumentów X. Kontrola XI. Ewaluacja SPIS ZAŁĄCZNIKÓW... 20

3 Skróty: UMWW Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu DPR Departament Polityki Regionalnej UMWW OIPS Oddział Informacji, Promocji i Szkoleń DPR UMWW MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego IZ WRPO Instytucja Zarządzająca Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata PI FE Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich GPI FE Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich I. Podstawy prawne Niniejsze wytyczne przygotowane zostały na podstawie następujących aktów prawa: 1) artykułu 69 Rozporządzenia ogólnego Rady (WE) nr 1083/2006 (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 210, 31/07/2006 P z późniejszymi zmianami), zgodnie z którym Państwo członkowskie i instytucja zarządzająca programem operacyjnym dostarczają informacji na temat operacji i współfinansowanych programów oraz zapewniają ich promocję. Informacje takie kieruje się do obywateli Unii Europejskiej i beneficjentów, w celu podkreślenia roli Wspólnoty i zapewnienia przejrzystości pomocy funduszy ; 2) artykułu 5 ustęp 1 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (WE) nr 1828/2006 (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 371, 8/12/2006 z późniejszymi zmianami), zgodnie z którym Instytucja zarządzająca zapewnia, zgodnie ze strategią komunikacji, szerokie rozpowszechnianie informacji o programie operacyjnym łącznie ze wskazaniem wkładu finansowego właściwych funduszy oraz zapewnia dostęp do informacji wszystkim zainteresowanym stronom ( ) ; 3) artykułu 5 ustęp 2 lit. d Rozporządzenia wykonawczego Komisji (WE) nr 1828/2006, zgodnie z którym Instytucja zarządzająca dostarcza potencjalnym beneficjentom jasnych i szczegółowych informacji dotyczących przynajmniej: ( ) punktów kontaktowych na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym, w których można uzyskać informacje na temat programów operacyjnych ; 3

4 4) artykułu 27 ustęp 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712), zgodnie z którego treścią instytucja zarządzająca ( ) może powierzyć realizację czynności technicznych związanych z obsługą swoich zadań innym podmiotom na podstawie odpowiednio porozumienia lub umowy ; 5) artykułu 127 ustęp 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U Nr 157, poz.1240), zgodnie z którego treścią dotacjami celowymi są także środki przeznaczone na (...) realizację projektów pomocy technicznej z udziałem środków europejskich ; 6) artykułu 8 ustęp 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U r. Nr 142, poz z późn. zm.), zgodnie z którym w celu wykonywania zadań województwo (..) może zawierać umowy z innymi podmiotami ; 7) Wytycznych MRR w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. Rozdział 7: Podstawowe narzędzia działań informacyjnych i promocyjnych Podrozdział 1: Punkty informacyjne, zgodnie z którymi (..) Instytucje zarządzające Regionalnym Programem Operacyjnym zapewniają funkcjonowanie sieci informacyjnej w regionie, która zajmuje się dystrybucją informacji dotyczących danego RPO. Sieć informacyjna powinna mieć zasięg co najmniej taki, aby zapewnić równomierny dostęp do informacji wszystkim zainteresowanym, przy czym zaleca się, aby jeden punkt informacyjny przypadał minimalnie na obszar jednego podregionu zgodnie z listą podregionów zawartą w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2007 r. w sprawie wprowadzenia Nomenklatury Jednostek Terytorialnych do Celów Statystycznych. 8) Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego, z dnia 7 grudnia 2009 roku. 9) Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania z dnia 20 kwietnia 2010 r. 10) Porozumienia w sprawie funkcjonowania na terenie województwa wielkopolskiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich zawartego w dniu 14 maja 2010 roku pomiędzy Ministrem Rozwoju Regionalnego a Województwem Wielkopolskim. 4

5 11) Zasad rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich wydanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, z dnia 15 listopada 2010 r.. 12) Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w sprawie realizacji usługi wsparcia w procesie rozliczania dotacji współfinansowanych z Funduszy Europejskich na lata przez sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich z dnia 28 października 2010 r. 13) Zasad stosowania znaku Punkt Informacyjny wydanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego w dniu 20 października 2010 r. 14) Umów dotacji na organizację i prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w powiatach: gnieźnieńskim, jarocińskim, kaliskim, kolskim, konińskim, leszczyńskim, międzychodzkim, nowotomyskim, ostrzeszowskim i wągrowieckim. II. Cel wytycznych Przedmiotowy dokument stanowi instrukcję dotyczącą zasad działalności, rozliczania oraz kontroli Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w Wielkopolsce, działających w ramach krajowego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich. Niniejsze wytyczne obowiązują: Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich: Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich - z wyłączeniem punktu VIII i X; Lokalne Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich funkcjonujące w starostwach powiatowych na podstawie Umów dotacji, na organizację i prowadzenie PI FE. III. Zadania realizowane przez Punkt Informacyjny FE PI FE, w porozumieniu z IZ WRPO, realizuje zadania z zakresu prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Funduszy Europejskich oraz do społeczności lokalnej. Zadania w imieniu IZ WRPO realizuje w przedmiotowym zakresie DPR. 5

6 Do zadań realizowanych przez PI FE należy: a) udzielanie informacji na temat Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata ; b) udzielanie informacji ogólnych na temat krajowych programów operacyjnych funkcjonujących w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata ; c) diagnostyka potencjalnego beneficjenta i kierowanie go do odpowiednich instytucji w celu uzyskania szczegółowych informacji; d) organizacja działań o charakterze informacyjnym i promocyjnym dotyczących Funduszy Europejskich typu: szkolenia, spotkania informacyjne, mobilne Punkty Informacyjne, publikacja ogłoszeń w prasie itp., przynajmniej raz w miesiącu; e) współpraca przy opracowywaniu materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących Funduszy Europejskich; f) dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych poświęconych Funduszom Europejskim; g) pomoc beneficjentom w procesie rozliczania środków otrzymanych w ramach Funduszy Europejskich obejmująca m.in.: - informowanie o przebiegu rozliczania (etapy, procedury, wymagane dokumenty) oraz zasadach kontroli projektów; - informowanie o wymogach przy opisywaniu dokumentów finansowoksięgowych oraz wymogach formalnych wniosków o płatność; - wstępne doradztwo dla beneficjentów przy wypełnianiu wniosków o płatność pod względem formalnym poprzez objaśnienie instrukcji wypełniania i przygotowania dokumentu; - organizowanie, we współpracy z IZ WRPO, spotkań informacyjnych, wykładów, szkoleń dla beneficjentów. Ponadto, do zadań Głównego Punktu Informacyjnego FE należy koordynacja merytorycznej działalności PI FE w zakresie: - konsultacji odpowiedzi na pytania beneficjentów/potencjalnych beneficjentów FE oraz treści materiałów informacyjnych z zakresu WRPO, przygotowywanych przez konsultantów Lokalnych Punktów Informacyjnych FE; 6

7 - przygotowywania raz na kwartał listy najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi PI FE, do publikacji w internecie. Informacje podane przez Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich nie stanowią oficjalnego stanowiska Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata i nie mogą stanowić podstawy do formułowania jakichkolwiek roszczeń, a także nie stanowią oferty w rozumieniu prawa polskiego. Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich ani jego pracownicy nie odpowiadają za błędną interpretację udzielonych informacji, ani za następstwa czynności podjętych na ich podstawie. Usługi informacyjne świadczone przez pracowników PI FE nie mają wpływu na ocenę wniosku i przyznanie dotacji. Zadania PI FE realizowane są w jego siedzibie, przy czym na określonych w niniejszych wytycznych warunkach, dopuszcza się ich realizację poza siedzibą PI FE, z tym zastrzeżeniem, że w godzinach pracy, co najmniej jeden Konsultant musi być stale obecny w Lokalu. 1. Zasady udzielania informacji PI FE udziela informacji w formie: konsultacji bezpośrednich, rozmów telefonicznych, korespondencji elektronicznej, korespondencji pisemnej. Wszystkie odpowiedzi na pytania udzielane są w formie, w jakiej zostały zadane chyba, że interesant wyrazi zgodę na inną formę odpowiedzi. Wszystkie przeprowadzone konsultacje są rejestrowane w formularzu sprawozdawczym stanowiącym załącznik nr I do niniejszych wytycznych. Korespondencja PI FE podlega dodatkowo archiwizacji w formie: - elektronicznej (na płytach CD/DVD) lub papierowej korespondencja ; - papierowej korespondencja pisemna. 7

8 1.1. Konsultacje bezpośrednie Konsultacje bezpośrednie odbywają się w siedzibie PI FE lub, w uzasadnionych przypadkach, w innym dogodnym miejscu poza Punktem np. w ramach mobilnego Punktu Informacyjnego FE. W przypadku skomplikowanego zapytania konsultant, po uprzednim wyjaśnieniu i przygotowaniu odpowiedzi, zobowiązany jest do jej przekazania najpóźniej w ciągu dwóch dni roboczych. Wyjątek stanowią pytania wymagające konsultacji międzyinstytucjonalnych lub eksperckich. W takim przypadku istnieje obowiązek powiadomienia pytającego o skierowaniu zapytania do właściwej instytucji i/lub eksperta. Odpowiedź uzyskana od właściwej instytucji i/lub eksperta jest niezwłocznie przekazywana pytającemu. W przypadku udzielania konsultacji poza siedzibą PI FE, konieczne jest wcześniejsze uzgodnienie drogą elektroniczną z DPR, za pośrednictwem OIPS, zasadności udzielenia konsultacji. Pracownik PI FE zobowiązany jest również do przygotowania notatki służbowej uzasadniającej przeprowadzenie konsultacji w terenie. Przygotowaną notatkę należy załączyć do miesięcznego sprawozdania z działalności PI FE Konsultacje telefoniczne Konsultacje telefoniczne odbywają się podczas prowadzenia rozmowy telefonicznej. W przypadku skomplikowanego zapytania konsultant zapisuje pytanie i po wyjaśnieniu oraz przygotowaniu odpowiedzi wykonuje telefon zwrotny najpóźniej następnego dnia roboczego. Wyjątek stanowią pytania wymagające konsultacji międzyinstytucjonalnych lub eksperckich. W takim przypadku istnieje obowiązek powiadomienia pytającego o skierowaniu zapytania do właściwej instytucji i/lub eksperta. Odpowiedź uzyskana od właściwej instytucji i/lub eksperta jest niezwłocznie przekazywana pytającemu Korespondencja elektroniczna Korespondencja w formie elektronicznej prowadzona jest z zatwierdzonych przez DPR adresów , właściwych dla danych PI FE. 8

9 W przypadku pytań w formie elektronicznej odpowiedź powinna być udzielona w ciągu trzech dni roboczych. Wyjątek stanowią pytania wymagające konsultacji międzyinstytucjonalnych lub eksperckich. W takim przypadku istnieje obowiązek powiadomienia pytającego o skierowaniu zapytania do właściwej instytucji i/lub eksperta. Odpowiedź uzyskana od właściwej instytucji i/lub eksperta jest niezwłocznie przekazywana pytającemu. W przypadku skierowania klienta PI FE do innej instytucji odpowiedź powinna zostać przesyłana również do wiadomości tej instytucji. Podpis, który należy umieścić pod wiadomością wygląda następująco: [IMIĘ] [NAZWISKO] Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich / Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego / Starostwo Powiatowe w [MIASTO] [ULICA] [KOD], [MIASTO] [TELEFON] [FAKS] [adres ] Serwis informacyjny: Informacje podane przez Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich nie stanowią oficjalnego stanowiska Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata i nie mogą stanowić podstawy do formułowania jakichkolwiek roszczeń, a także nie stanowią oferty w rozumieniu prawa polskiego. Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich ani jego pracownicy nie odpowiadają za błędną interpretację udzielonych informacji, ani za następstwa czynności podjętych na ich podstawie. 9

10 1.4. Korespondencja pisemna Odpowiedź na pytanie zadane w formie pisemnej powinna być udzielona w ciągu trzech dni roboczych. Wyjątek stanowią pytania wymagające konsultacji międzyinstytucjonalnych lub eksperckich. W takim przypadku istnieje obowiązek powiadomienia pytającego o skierowaniu zapytania do właściwej instytucji i/lub eksperta. Odpowiedź uzyskana od właściwej instytucji i/lub eksperta jest niezwłocznie przekazywana pytającemu, a wysyłka powinna być potwierdzona w książce adresowej jednostki udzielającej odpowiedzi lub na potwierdzeniu wysłania faksu. Korespondencja pisemna prowadzona jest z wykorzystaniem listownika odpowiedniego dla danego PI FE. Wzór listownika stanowi załącznik nr IX do niniejszych wytycznych. W przypadku udzielania odpowiedzi drogą pisemną, pod odpowiedzią należy zamieścić formułę: Informacje podane przez Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich nie stanowią oficjalnego stanowiska Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata i nie mogą stanowić podstawy do formułowania jakichkolwiek roszczeń, a także nie stanowią oferty w rozumieniu prawa polskiego. Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich ani jego pracownicy nie odpowiadają za błędną interpretację udzielonych informacji, ani za następstwa czynności podjętych na ich podstawie. 2. Organizacja działań o charakterze informacyjnym i promocyjnym PI FE, we współpracy z DPR, ma możliwość organizacji działań o charakterze informacyjnym i promocyjnym. Działania te muszą być wcześniej uzgodnione z DPR za pośrednictwem OIPS. W związku z powyższym, pracownicy PI FE zobowiązani są, każdego roku, do przygotowania Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych PI FE na rok przyszły. Powyższy dokument, przygotowywany według wzoru stanowiącego załącznik nr IV, przesyłany jest do DPR w terminie do 31 sierpnia każdego roku. 10

11 W przypadku organizacji lub współorganizacji przez PI FE przedsięwzięć o charakterze informacyjnym, promocyjnym lub szkoleniowym, dotyczących Funduszy Europejskich, organizatorzy zobowiązani są do: - właściwego oznakowania działań informacyjno-promocyjnych, zgodnie z Księgą identyfikacji wizualnej NSS oraz Zasadami stosowania znaku Punkt Informacyjny ; - sporządzenia dokumentacji fotograficznej; - przygotowania listy obecności zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr X do niniejszych Wytycznych (dotyczy spotkań informacyjnych oraz szkoleń). 3. Opracowywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych PI FE może przygotowywać materiały informacyjne i promocyjne w celu umieszczenia ich na stronie internetowej lub opublikowania w prasie lokalnej, a także uczestniczyć w tworzeniu publikacji informacyjno-promocyjnych przygotowywanych przez DPR. Między innymi w tym celu pracownicy PI FE, raz na kwartał, przesyłają do DPR zestawienia najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi do publikacji na stronach internetowych. Listy pytań i odpowiedzi przesyłane są na adres promocja.wrpo@wielkopolskie.pl. Wszelkie materiały informacyjne i promocyjne przygotowywane przez pracowników PI FE podlegają akceptacji przez DPR. Ponadto, pracownicy PI FE zobowiązani są do archiwizacji opublikowanych materiałów. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie materiałów należy również przesłać do DPR w formie załącznika do sprawozdania miesięcznego. 4. Dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych PI FE zajmuje się dystrybucją materiałów informacyjnych i promocyjnych na temat Funduszy Europejskich. Materiały informacyjne i promocyjne przekazywane są do PI FE przez DPR za pośrednictwem OIPS. Pracownicy Punktu zgłaszają drogą elektroniczną bądź pisemną, zapotrzebowanie na materiały informacyjne i promocyjne z uwzględnieniem rodzaju materiałów oraz liczby sztuk. Materiały dystrybuowane w PI FE są bezpłatne. 11

12 IV. Sprawozdania z działalności Konsultacje prowadzone przez pracowników PI FE podlegają monitoringowi. W tym celu każda usługa informacyjna jest odnotowana w formularzu sprawozdania z działalności PI FE stanowiącego załącznik nr I do niniejszych Wytycznych. Pracownicy PI FE przygotowują sprawozdania miesięczne oraz roczne z działalności PIFE. Sprawozdania z działalności PI FE podpisane przez Starostę Powiatu lub osobę upoważnioną, są przekazywane do DPR w następujących terminach: - sprawozdania miesięczne w terminie 5 dni roboczych od zakończonego miesiąca (decyduje data stempla pocztowego), - sprawozdania roczne - na koniec roku kalendarzowego, w terminie do 7 stycznia roku następnego (decyduje data stempla pocztowego). Elektroniczne wersje sprawozdań PI FE przesyła na adres: promocja.wrpo@wielkopolskie.pl. V. Wizualizacja PI FE Wizualizacja PI FE w Wielkopolsce umożliwia ich identyfikację w ramach Systemu Informacji o Funduszach Europejskich w Polsce. Wizualizacja PI FE powinna uwzględniać: odpowiednie oznakowanie budynku, w którym znajduje się PI FE; zamieszczenie odpowiedniej tabliczki na drzwiach wejściowych do PI FE; wygląd pomieszczenia, w którym świadczone są usługi w ramach działalności PI FE. W celu ujednolicenia oznakowania PI FE, wzór tabliczki na drzwi oraz tabliczki informacyjnej ustala DPR. Ponadto DPR, za pośrednictwem OIPS, zobowiązuje się do dostarczenia tabliczek informacyjnych wraz z innymi materiałami umożliwiającymi identyfikację wizualną PI FE. Wnętrze pomieszczenia powinno być zagospodarowane w sposób nie budzący wątpliwości interesantów, iż znajdują się w Punkcie Informacyjnym Funduszy Europejskich. Materiały informacyjne i promocyjne powinny być umieszczone w miejscu widocznym i dostępnym dla klientów PI FE. Konsultanci w swojej pracy 12

13 powinni wykorzystywać materiały biurowe dostarczane Punktom przez DPR w tym: notesy, teczki, podkłady na biurko itp. Certyfikaty Konsultantów PI FE powinny być umieszczone w widocznym miejscu w pomieszczeniu PI FE. VI. Certyfikacja Konsultantów PI FE Pracownikami PI FE mogą być osoby posiadające wykształcenie wyższe lub będące w trakcie jego zdobywania, które uzyskały Certyfikat Konsultanta Funduszy Europejskich. Powyższy dokument, stanowiący potwierdzenie umiejętności danej osoby z zakresu wiedzy niezbędnej do prowadzenia PI FE, wydaje IZ WRPO. Warunkiem wydania Certyfikatu jest pozytywne zdanie egzaminu z zakresu wiedzy o Funduszach Europejskich w okresie programowania Certyfikat wydawany jest na okres: - obowiązywania umowy dotacji w przypadku Konsultantów Lokalnych PI FE; - jednego roku kalendarzowego w przypadku Konsultantów Głównego PI FE. Termin egzaminu certyfikującego wyznacza DPR. W przypadku braku możliwości uczestnictwa wszystkich Konsultantów PI FE w wyznaczonym terminie egzaminu, DPR wyznacza dodatkowy termin. W przypadku nieuzyskania przez Konsultanta wymaganej liczby punktów na egzaminie certyfikującym, DPR wyznacza termin egzaminu poprawkowego. Egzamin poprawkowy organizowany jest w terminie siedmiu dni roboczych od daty przeprowadzenia egzaminu certyfikującego. Nieprzystąpienie Konsultanta PI FE do egzaminu certyfikującego bez uzasadnienia lub nieuzyskanie wymaganej liczby punktów na egzaminie poprawkowym, skutkuje zawieszeniem Konsultanta w czynnościach związanych z zadaniami realizowanymi przez PI FE. VII. Szkolenia DPR za pośrednictwem OIPS systematycznie prowadzi szkolenia uzupełniające wiedzę pracowników PI FE. Konsultanci PI FE zobowiązani są również do uczestnictwa w szkoleniach organizowanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Ponadto, pracownicy PI FE mogą brać udział w szkoleniach 13

14 organizowanych przez IZ WRPO dla beneficjentów oraz w indywidualnych szkoleniach zewnętrznych. W przypadku korzystania przez Konsultantów Lokalnych PI FE ze szkoleń zewnętrznych, wyjazdów na konferencje lub inne spotkania, które nie są organizowane przez DPR, a odbywają się w godzinach pracy PI FE oraz gdy związana z wyjazdami delegacja będzie rozliczana w ramach kosztów działalności Punktu, dany pracownik zobowiązany jest drogą pisemną lub elektroniczną uzyskać akceptację DPR. Ponadto pracownicy GPI FE korzystają ze szkoleń przewidzianych w Rocznym Planie kształcenia i doskonalenia zawodowego pracowników UMWW. VIII. Refundacja kosztów działalności PI FE 1. Zasady finansowania działalności PI FE oraz kwalifikowalność wydatków Działalność PI FE finansowana jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna , ze środków budżetu państwa oraz ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Wszystkie wydatki ponoszone przez PI FE powinny być zgodne z zapisami Krajowych wytycznych MRR dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , Wytycznych MRR w zakresie korzystania z pomocy technicznej, Wytycznych IZ WRPO w zakresie korzystania z Pomocy Technicznej oraz Zasadami rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W przypadku wystąpienia wątpliwości zostanie wydane oficjalne stanowisko DPR w sprawie kwalifikowalności wydatków PI FE. Środki na działalność PI FE przyznawane są w formie dotacji celowej, na zasadach refundacji za rzeczywiste poniesione wydatki związane z funkcjonowaniem PI FE. Maksymalna kwota dotacji celowej przypadająca na jeden PI FE w skali roku wynosi PLN (słownie: sto czterdzieści cztery tysiące PLN), przy czym wartość 14

15 refundacji środków za każdy kwartał kalendarzowy nie może być większa niż PLN (słownie: trzydzieści sześć tysięcy PLN). W ramach kwoty przeznaczonej na działalność PI FE refundacji podlegają: 1) Koszty bieżące funkcjonowania, w tym: a. wynagrodzenia, b. delegacje służbowe, c. szkolenia dla pracowników, d. materiały biurowe, e. inne (koszty eksploatacyjne, najmu pomieszczeń, usług telekomunikacyjnych itp.). 2) Działania informacyjno-promocyjne LPI, w tym: a. działania promocyjne, b. spotkania informacyjne, szkolenia organizowane przez PI FE. Refundacja kosztów działalności PI FE nie obejmuje wydatków inwestycyjnych. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych, w związku z udzieleniem dotacji celowej, starostwo powiatowe zobowiązane jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków. 2. Rozliczanie działalności PI FE Zgodnie z treścią zawartej Umowy dotacji, w terminie najpóźniej do 5 dni roboczych od zakończenia miesiąca (decyduje data stempla pocztowego) starostwo powiatowe przesyła na adres DPR miesięczne Zestawienie wydatków za prowadzenie PI FE zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr II do niniejszych Wytycznych. Zestawienie wydatków powinno być zgodne z Kartą weryfikacji stanowiącą załącznik nr III. Do zestawienia wydatków, załączyć należy kserokopie wszystkich dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną, zawierające zapisy dotyczące stosowania bądź wyłączenia ustawy prawo zamówień publicznych, w tym: faktury, rachunki oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, 15

16 listy płac, deklaracje ZUS DRA, deklaracje imienne (RCA, RCX), zaliczki za PIT (z oświadczeniem o ujęciu osób objętych projektem i kwoty zaliczek za każdą z osób), kopie wyciągów z rachunku bankowego z potwierdzeniami operacji związanych z Umową, delegacje wraz z kserokopią dowodu potwierdzającego przejazd (bilet kolejowy, autobusowy) programem spotkania oraz akceptacją DPR, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie oraz uzasadnienie wyjazdu służbowego, upoważnienia do podpisywania i potwierdzania dokumentów księgowych, inne dokumenty, na podstawie których można zweryfikować podane informacje poświadczające rzeczywiste koszty poniesione w wyniku działalności PI FE. Oprócz rozliczeń miesięcznych, Starostwo Powiatowe zobowiązane jest do przesyłania kwartalnych sprawozdań finansowych z wykorzystania dotacji celowej. Ww. rozliczenia dotacji przesyłane są na formularzu zgodnym z załącznikiem nr VIII do niniejszych Wytycznych, w terminie 5 dni roboczych od zakończenia kwartału (decyduje data stempla pocztowego). Środki na działalność PI FE w grudniu, Instytucja Zarządzająca WRPO przekazuje w formie zaliczki. W tym celu, w terminie do 8 listopada, starostwo powiatowe występuje z wnioskiem o wypłatę zaliczki wg wzoru stanowiącego załącznik nr VI do niniejszych Wytycznych. IZ WRPO informuje o przyznaniu zaliczki w ciągu 5 dni roboczych od złożenia poprawnego wniosku. Środki przekazane w formie zaliczki należy wydatkować tylko i wyłącznie do 31 grudnia. W terminie najpóźniej do 7 stycznia następnego roku (decyduje data stempla pocztowego), starostwo powiatowe przesyła do weryfikacji zestawienie wydatków (zgodnie z załącznikiem nr II) oraz rozliczenie zaliczki za grudzień (zgodnie z załącznikiem nr VII). Zwrot niewykorzystanych środków następuje w terminie zgodnym z Umową dotacji na działalność Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich, po zaakceptowaniu zestawienia wydatków i rozliczenia zaliczki 16

17 na grudzień oraz po otrzymaniu z DPR informacji dot. rozliczonych kwot i sposobie zwrotu środków. Od kwot dotacji zwróconych po terminie określonym w art. 168 ustawy o finansach publicznych nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu dotacji. W przypadku gdy przedstawione rozliczenie wymaga udzielenia dodatkowych informacji, zostanie wysłane pismo lub z wezwaniem PI FE do udzielenia stosownych wyjaśnień/usunięcia nieprawidłowości. Na dokumentacji PI FE, DPR może nanosić poprawki we własnym zakresie. IX. Archiwizacja dokumentów Podmiotem zobowiązanym do zachowania wymogów dotyczących archiwizacji dokumentów, zgodnie z art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 jest Zarząd Województwa Wielkopolskiego, odpowiedzialny za realizację projektu System Informacji o Funduszach Europejskich w Wielkopolsce. Obowiązki Starostw Powiatowych w zakresie archiwizacji dokumentów dot. działalności PI FE wynikają z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U nr14 poz. 67), oraz obowiązujących w tej materii wewnętrznych uregulowań. Z uwagi na fakt, iż koszty refundowane są na podstawie dokumentacji starostw powiatowych, w ramach których działalność prowadzą PI FE, każde starostwo zobowiązane jest przesyłać na bieżąco, do UMWW, wszystkie potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów związanych z działalnością PI FE, na oryginałach których dokonano korekt lub uzupełnień. 17

18 X. Kontrola Kontrola działalności Lokalnych PI FE odbywa się na podstawie zapisów zawartej Umowy dotacji w sprawie działalności PI FE. 1. IZ WRPO ma prawo do przeprowadzania kontroli planowych oraz kontroli doraźnych na miejscu prowadzenia działalności informacyjnej. Zakres kontroli na miejscu obejmuje m.in: weryfikację oryginalnej dokumentacji dotyczącej działalności PI FE (w tym Zestawień wydatków za prowadzenie PI FE, dokumentów księgowych, umów o pracę, zakresów czynności, umów, protokołów zdawczoodbiorczych itp.); przestrzeganie zasad wizualizacji, w tym weryfikację oznakowania PI FE na zewnątrz i wewnątrz budynku oraz kontrolę oznakowania dokumentacji, sprzętu, materiałów informacyjno-promocyjnych itp.; zasady obsługi i udzielania informacji; weryfikację przeprowadzonych spotkań informacyjnych (w tym: weryfikację agend, list obecności, prezentacji itp.); ewidencję wewnętrzną pracy PI FE (w tym: weryfikację prowadzonych konsultacji, maili, pism, wizyt bezpośrednich itp.); poprawność sporządzania raportów z działalności; przechowywanie dokumentów. Techniki kontrolne: przegląd zgodności kopii z oryginałami dokumentacji (sprawdzenie czy oryginalne dowody księgowe są zgodne z kopiami załączonymi do rozliczeń), wypełnienie list sprawdzających, wywiady z pracownikami i innymi osobami zaangażowanymi w realizację porozumień, zdjęcia i nagrania multimedialne, mystery shopping jako forma weryfikacji poziomu obsługi klientów PI FE oraz jakości udzielanych informacji, ankietyzowanie klientów PI FE, 18

19 wizyta w trakcie organizowanych projektów (np. konferencji, seminariów, wydarzeń promocyjnych). 2. IZ WRPO powiadamia PI FE w formie pisemnej (faksem lub pocztą elektroniczną) o zakresie oraz dacie planowanej kontroli, w terminie minimum 5 dni roboczych przed planowaną kontrolą. 3. W przypadku kontroli doraźnej IZ WRPO powiadamia o niej PI FE na 2 dni robocze przed planowaną kontrolą. 4. W przypadku stwierdzonych nieprawidłowości, IZ WRPO zobowiązuje PI FE do ich usunięcia oraz może przeprowadzić kontrolę doraźną. 5. Brak realizacji zaleceń pokontrolnych w wyznaczonym terminie może skutkować rozwiązaniem Umowy dotacji. XI. Ewaluacja W celu dostosowania usług PI FE do potrzeb odbiorców, prowadzone są badania ewaluacyjne działalności Punktu. Weryfikacja poziomu usług PI FE następuje np. poprzez ankietyzację/badanie poziomu zadowolenia klientów PI FE. W tym celu, każdej osobie korzystającej z porad konsultantów, w miejscu działalności PI FE, powinna zostać wręczona ankieta ewaluacyjna. Klient powinien zostać poinformowany o ankiecie na początku konsultacji. Wypełniona ankieta wrzucana jest do urny umieszczonej w pobliżu wejścia do siedziby PI FE. Ankieta ewaluacyjna jest anonimowa. Druki ankiet oraz urnę do ich przechowywania zapewnia DPR. W przypadku braku oryginalnych formularzy, ankiety mogą być drukowane w wersji czarno-białej. Wypełnione ankiety PI FE przesyłane są razem ze sprawozdaniem miesięcznym do DPR. IZ WRPO zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Wytycznych w zakresie działalności PI FE, w każdym czasie obowiązywania Umów dotacji dotyczących działalności Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich. 19

20 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW I. Formularz sprawozdania z działalności PI FE. II. Zestawienie wydatków za prowadzenie PI FE. III. Karta weryfikacji zestawienia wydatków za prowadzenie PI FE w starostwach powiatowych. IV. Wzór rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych PI FE. V. Wzór zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności. VI. Zapotrzebowanie na zaliczkę na grudzień VII. Rozliczenie zaliczki na grudzień VIII. Sprawozdanie finansowe z wykonania zadania (dotacji celowej). IX. Wzór listownika PI FE. X. Wzór listy obecności. 20