INSTRUKCJE WYKONAWCZE INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ

Transkrypt

1 Departament Polityki Regionalnej Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr.../2010 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia... Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Instytucja Pośrednicząca PO KL INSTRUKCJE WYKONAWCZE INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach Podpis osoby reprezentującej Instytucję Pośredniczącą Podpis osoby reprezentującej Instytucję Zarządzającą

2 Spis treści 1. OBJAŚNIENIA SKRÓTÓW KRÓTKI OPIS PO KL ORGANIZACJA IP ROLA IP SCHEMAT ORGANIZACYJNY IP INSTRUKCJA AKCEPTACJI I ZATWIERDZANIA PISM I DOKUMENTÓW PROCESY DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA SYSTEMEM INSTRUKCJA PODPISYWANIA POROZUMIENIA IP IZ INSTRUKCJA ANEKSOWANIA POROZUMIENIA IP IZ INSTRUKCJA PODPISYWANIA POROZUMIENIA IP IW (IP2) INSTRUKCJA ANEKSOWANIA POROZUMIENIA IP IW (IP2) INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA OPISÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA I KONTROLI ORAZ ICH AKTUALIZACJI INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA I AKTUALIZACJI INSTRUKCJI IP INSTRUKCJA WERYFIKACJI, ZATWIERDZANIA, AKTUALIZACJI INSTRUKCJI IW (IP2) INSTRUKCJA PRZYGOTOWYWANIA NA śądanie KE DANYCH ZGODNIE Z ZAŁĄCZNIKIEM III DO ROZPORZĄDZENIA KE NR 1828/ PROCESY OGŁASZANIA KONKURSÓW, NABORU, OCENY I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW ORAZ PODPISYWANIA UMÓW O DOFINANSOWANIE PROJEKTU INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA ORAZ PRZYJMOWANIA PLANU DZIAŁANIA (PD )I JEGO ZMIANY ORAZ TRYB DOKONYWANIA ODSTĘPSTW OD REALIZACJI PD INSTRUKCJA OCENY PROJEKTÓW SYSTEMOWYCH REALIZOWANYCH PRZEZ KOMÓRKI ORGANIZACYJNE PEŁNIĄCE ROLĘ IW (IP2) I PODEJMOWANIA UCHWAŁ W SPRAWIE ICH REALIZACJI) INSTRUKCJA PRZYGOTOWYWANIA I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW SYSTEMOWYCH REALIZOWANYCH PRZEZ IP (PR/INNE DEPARTAMENTY MERYTORYCZNE UMWM) INSTRUKCJA WPROWADZANIA ZMIAN W PROJEKTACH SYSTEMOWYCH IW (IP2) ORAZ ZMIANY UCHWAŁY W SPRAWIE REALIZACJI PROJEKTU SYSTEMOWEGO IW (IP2) INSTRUKCJA ROZWIĄZANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU SYSTEMOWEGO IP/PODJĘCIA UCHWAŁY O ZAPRZESTANIU REALIZACJI PROJEKTU SYSTEMOWEGO IW(IP2) INSTRUKCJA DOTYCZĄCA REALIZACJI PROJEKTÓW INDYWIDUALNYCH INSTRUKCJA ROZPATRYWANIA ODWOŁAŃ PROCESY DOTYCZĄCE SPRAWOZDAWCZOŚCI I MONITOROWANIA INSTRUKCJA WERYFIKACJI OKRESOWYCH (ZA I PÓŁROCZE), ROCZNYCH I KOŃCOWYCH SPRAWOZDAŃ IW (IP 2) INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA I PRZESYŁANIA OKRESOWYCH ZA I PÓŁROCZE, ROCZNYCH I KOŃCOWYCH SPRAWOZDAŃ IP DO IZ INSTRUKCJA WERYFIKACJI INFORMACJI MIESIĘCZNYCH Z REALIZACJI PO KL SPORZĄDZONYCH PRZEZ IW (IP2) INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA I PRZESYŁANIA DO IZ INFORMACJI MIESIĘCZNYCH Z REALIZACJI PO KL SPORZĄDZONYCH PRZEZ IP INSTRUKCJA OBSŁUGI PRAC PODKOMITETU MONITORUJĄCEGO POKL PROCESY DOTYCZĄCE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH INSTRUKCJA WPROWADZANIA I WERYFIKACJI DANYCH DO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO INSTRUKCJA ZAPEWNIAJĄCA BEZPIECZEŃSTWO SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH LOKALNE SYSTEMY INFORMATYCZNE INSTRUKCJA NADAWANIA I ZMIANY UPRAWNIEŃ UśYTKOWNIKA KSI (SIMIK 07-13) INSTRUKCJA PRZEPROWADZENIE OKRESOWYCH PRZEGLĄDÓW KONT UśYTKOWNIKÓW W BAZIE PRODUKCYJNEJ I SZKOLENIOWEJ INSTRUKCJA KOPII BEZPIECZEŃSTWA WERSJI ELEKTRONICZNEJ UPRAWNIEŃ PROCESY DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO INSTRUKCJA DOTYCZĄCA SPORZĄDZENIA PROGNOZY FINANSOWEJ ORAZ WNIOSKOWANIA O DOTACJĘ CELOWĄ I ŚRODKI EUROPEJSKIE INSTRUKCJA DOTYCZĄCA URUCHOMIENIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA RZECZ PROJEKTÓW WŁASNYCH SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA (PROJEKTY SYSTEMOWE REALIZOWANE PRZEZ DEPARTAMENTY UMWM (IP), ROPS (IP), MCP (IP), MZMIUW (IP), MCDN (IP) ORAZ WUP (IP 2))

3 9.3 INSTRUKCJA DOTYCZĄCA URUCHOMIENIA ŚRODKÓW DOTACJI CELOWEJ NA RZECZ IW (IP2) WUP INSTRUKCJA DOTYCZĄCA URUCHOMIENIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA RZECZ PROJEKTU REALIZOWANEGO W PARTNERSTWIE INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA PROGNOZY WYDATKÓW PUBLICZNYCH W POŚWIADCZENIACH I DEKLARACJACH WYDATKÓW IP INSTRUKCJA DOTYCZĄCA SPORZĄDZANIA POŚWIADCZENIA I DEKLARACJI WYDATKÓW IP PROCESY DOTYCZĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI INSTRUKCJA WERYFIKACJI RAPORTÓW, ZESTAWIEŃ OTRZYMYWANYCH OD IW (IP 2) INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA PRZEZ IP RAPORTÓW, ZESTAWIEŃ PROCESY DOTYCZĄCE ODZYSKIWANIA KWOT INSTRUKCJA ODZYSKIWANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI FINANSOWYCH PODLEGAJĄCYCH ZWROTOWI (RO EFS) INSTRUKCJA ODZYSKIWANIA KOREKT FINANSOWYCH PODLEGAJĄCYCH ZWROTOWI (DOT. RO EFS) INSTRUKCJA PROWADZENIA REJESTRU PODMIOTÓW WYKLUCZONYCH Z MOśLIWOŚCI UBIEGANIA SIĘ O DOFINANSOWANIE PROCESY DOTYCZĄCE KONTROLI INSTRUKCJA WERYFIKACJI I ZATWIERDZANIA ROCZNYCH PLANÓW KONTROLI IW (IP2) INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA ROCZNEGO PLANU KONTROLI IP INSTRUKCJA PRZYGOTOWANIA, PRZEPROWADZANIA, KONTROLI, OPRACOWYWANIA INFORMACJI POKONTROLNEJ ORAZ SPORZĄDZANIA I MONITOROWANIA ZALECEŃ POKONTROLNYCH DLA KONTROLI SYSTEMOWEJ NA MIEJSCU, KONTROLI PROJEKTÓW REALIZOWANYCH PRZEZ IW (IP2), KONTROLI REALIZACJI PLANU DZIAŁANIA POMOCY TECHNICZNEJ ORAZ WIZYTY MONITORINGOWEJ INSTRUKCJA PODJĘCIA ODPOWIEDNICH DZIAŁAŃ W PRZYPADKU WDRAśANIA ZALECEŃ POKONTROLNYCH WYDANYCH PRZEZ INSTYTUCJĘ AUDYTOWĄ LUB INNE ORGANY KONTROLNE ORAZ PODJĘCIE DZIAŁAŃ PREWENCYJNYCH I KOREKCYJNYCH INSTRUKCJA DOTYCZĄCA KONTROLI KRZYśOWYCH PROCESY DOTYCZĄCE EWALUACJI INSTRUKCJA PROWADZENIA EWALUACJI PROCESY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ ZADAŃ W RAMACH POMOCY TECHNICZNEJ INSTRUKCJA PODPISYWANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁANIA POMOCY TECHNICZNEJ INSTRUKCJA ANEKSOWANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁANIA POMOCY TECHNICZNEJ INSTRUKCJA PRZYJMOWANIA ZASAD FINANSOWANIA ROCZNEGO PLANU DZIAŁANIA POMOCY TECHNICZNEJ DLA IW (IP2)I ICH AKTUALIZACJI INSTRUKCJA PODZIAŁU ŚRODKÓW POMIĘDZY IP A IW (IP2) ORAZ ROEFS ORAZ OPRACOWYWANIA ROCZNEGO PLANU DZIAŁANIA PT (RPD PT) ORAZ JEGO ZMIANY INSTRUKCJA WERYFIKACJI OKRESOWYCH (ZA I PÓŁROCZE), ROCZNYCH I KOŃCOWYCH SPRAWOZDAŃ Z REALIZACJI DZIAŁAŃ W RAMACH POMOCY TECHNICZNEJ IW (IP 2) INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ IP Z REALIZACJI PT INSTRUKCJA OPRACOWYWANIA I WERYFIKACJI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PT IP INSTRUKCJA WERYFIKACJI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PT IW (IP2) INSTRUKCJA NABORU, WYBORU ORAZ PODPISANIA UMÓW Z RO EFS INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA I PRZYJMOWANIA ZASAD PRZYGOTOWYWANIA OFERTY RO EFS NA KOLEJNY ROK KALENDARZOWY INSTRUKCJA WERYFIKACJI I AKCEPTACJI OFERT RO EFS NA KOLEJNY ROK KALENDARZOWY INSTRUKCJA WERYFIKACJI I AKCEPTACJI ZMIAN DO OFERT PRZEDSTAWIANYCH PRZEZ RO EFS W TOKU REALIZACJI DZIAŁAŃ INSTRUKCJA WERYFIKACJI I AKCEPTACJI DOKUMENTÓW PRZEDKŁADANYCH IP PRZEZ RO EFS W TOKU REALIZACJI DZIAŁAŃ INSTRUKCJA WERYFIKACJI WNIOSKU O ROZLICZENIE WYDATKÓW RO EFS INSTRUKCJA PROWADZENIA REJESTRU OBCIĄśEŃ NA PROJEKCIE PROCESY DOTYCZĄCE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH INSTRUKCJA REALIZACJI ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH PROCESY DOTYCZĄCE INFORMACJI, PROMOCJI SZKOLEŃ

4 16.1 INSTRUKCJA REALIZACJI DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH INSTRUKCJA REALIZACJI POLITYKI SZKOLENIOWEJ PROCESY DOTYCZĄCE ARCHIWIZACJI INSTRUKCJA ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI PROCESY DOTYCZĄCE PROJEKTÓW SYSTEMOWYCH REALIZOWANYCH PRZEZ DEPARTAMENTY UMWM INSTRUKCJA DOTYCZĄCA REALIZACJI PROJEKTÓW SYSTEMOWYCH IP INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PROJEKTÓW SYSTEMOWYCH IP INSTRUKCJA WPROWADZANIA ZMIAN W PROJEKTACH SYSTEMOWYCH IP (PR/INNYCH DEPARTAMENTÓW MERYTORYCZNYCH UMWM) DOKUMENTOWANIE PRZYPADKÓW ODSTĘPSTW OD ZAPISÓW INSTRUKCJI WYKONAWCZYCH IP ORAZ POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU WYKRYCIA BŁĘDU SYSTEMOWEGO ZAŁĄCZNIKI REGULAMIN ORGANIZACYJNY OPIS STANOWISK PRACY POSZCZEGÓLNYCH PRACOWNIKÓW ZAANGAśOWANYCH W REALIZACJĘ PO KL WZORY DOKUMENTÓW, PISM LISTY SPRAWDZAJĄCE INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO CERTYFIKAT ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA INFORMACJA MIESIĘCZNA DLA PROJEKTÓW SYSTEMOWYCH

5 1. OBJAŚNIENIA SKRÓTÓW AW- Biuro Audytu Wewnętrznego BF Departament BudŜetu i Finansów BF.I Zespół. Realizacji Dochodów i Wydatków BudŜetowych BF.VI Zespół ds. Funduszy Unii Europejskiej BIP Biuletyn Informacji Publicznej EFS Europejski Fundusz Społeczny ES- Departament Edukacji i Sportu EWT Europejska Współpraca Terytorialna FE Departament Funduszy Europejskich GRUZ Generalny Rejestr Umów i Zleceń w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego IK NSRO Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia IP Instytucja Pośrednicząca PO KL IW (IP 2) Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) PO KL IZ Instytucja Zarządzająca PO KL KM- Komitet Monitorujący PO KL KM MRPO Komitet Monitorujący Małopolski Regionalny Program Operacyjny KSI (SIMIK 07-13) SIMIK Krajowy System Informatyczny (SIMIK 07-13) KU Kancelaria Urzędu KZ Kancelaria Zarządu MRPO Małopolski Regionalny Program Operacyjny OR Departament Organizacyjny OR.V. Zespół ds. Personalnych PD Plan Działań PKM - Podkomitet Monitorujący PO KL 5

6 PK Polecenie Księgowania PN Departament Prawny PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki PR Departament Polityki Regionalnej PR. IV - Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji PO KL PR. V Zespół Zarządzania Finansowego PO KL PR. VI Zespół Promocji Programów PR. IX Sekretariat PROW Program Rozwoju Obszarów Wiejskich PT Pomoc Techniczna PZP Prawo Zamówień Publicznych RO EFS Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego ROPS Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej SW Departament Środowiska i Rozwoju Obszarów Wiejskich UE Unia Europejska UMWM Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego WE Wspólnoty Europejskie WM Województwo Małopolskie WUP Wojewódzki Urząd Pracy ZWM Zarząd Województwa Małopolskiego ZPK - Zintegrowany Planu Komunikacji dla Funduszy Europejskich dla WM na lata

7 2. TERMINOLOGIA Audyt: jest działalnością niezaleŝną, obiektywnie zapewniającą i doradczą, której celem jest przysporzenie wartości dodanej i usprawnienie działalności operacyjnej organizacji. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i governance. Audyt wewnętrzny realizowany jest zgodnie z zapisami ustawy o finansach publicznych, określającymi zasady audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Audyt wewnętrzny obejmuje ogół działań mających na celu: 1) niezaleŝne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezaleŝną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów; 2) czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. W UMWM funkcjonuje komórka audytu wewnętrznego podlegająca bezpośrednio Marszałkowi Województwa, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywania ustawowo określonych zadań audytowych oraz zadań wynikających z zawartych porozumień i umów w zakresie programów operacyjnych finansowanych ze środków Unii Europejskiej. Realizacja zadań następuje przy odpowiedniej liczbie zasobów ludzkich umoŝliwiającej ich prawidłową i efektywną realizację. W komórce audytu wewnętrznego zatrudnieni są audytorzy wewnętrzni oraz inne osoby, wykonujące zadania audytowe w sposób określony w Księdze Procedur Audytu Wewnętrznego zatwierdzonej przez Marszałka Województwa. Zadania komórki audytu wewnętrznego w zakresie IP PO KL obejmują niezaleŝne i obiektywne badanie systemu zarządzania i kontroli oraz czynności doradcze zgodnie z obowiązującymi regulacjami krajowymi oraz aktami prawa wspólnotowego. Beneficjent: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowane z budŝetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu lub decyzji o dofinansowanie projektu (vide art. 5 ust. 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju). DocMan elektroniczny system obiegu dokumentów Office Objects DocMan Działanie: jest to grupa projektów realizujących ten sam cel w ramach priorytetu programu operacyjnego. Działanie stanowi etap pośredni między priorytetem a projektem. Ewaluacja: to systematyczna i obiektywna ocena programu lub polityki, ich załoŝeń, procesu realizacji i rezultatów pod względem stosowności, skuteczności, trwałości, efektywności, a takŝe uŝyteczności podjętych w ich ramach działań. Powinna dostarczać rzetelnych i przydatnych informacji o obiekcie badania wspierając w ten sposób proces decyzyjny oraz wspierając współdziałanie wszystkich partnerów zaangaŝowanych w realizację projektu. Jest ona prowadzona przed rozpoczęciem programu ocena wstępna (tzw. ex-ante), w trakcie programu - ocena bieŝąca (tzw. on-going) i po zakończeniu ocena końcowa (tzw. ex-post). 7

8 Instytucja Zarządzająca: minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego odpowiedzialny za przygotowanie i realizację programu operacyjnego. Instytucja Pośrednicząca: organ administracji publicznej lub inna jednostka sektora finansów publicznych, której została powierzona, w drodze porozumienia zawartego z Instytucją Zarządzającą, część zadań związanych z realizacją programu operacyjnego. W Województwie Małopolskim funkcję Instytucji Pośredniczącej pełni Departament Polityki Regionalnej UMWM. Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia): podmiot publiczny lub prywatny, któremu na podstawie porozumienia lub umowy została powierzona, w ramach programu operacyjnego, realizacja zadań odnoszących się bezpośrednio do beneficjentów. W Województwie Małopolskim funkcje Instytucji WdraŜającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) pełni Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie. Kontrola projektów: obejmuje weryfikację dostarczania współfinansowanych produktów i usług oraz sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są wydatkami kwalifikowalnymi. Kontrola projektów obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrolę na miejscu. Kontrola jest przeprowadzana przez Instytucje Pośredniczące i/ lub Instytucje WdraŜające (IP2), a takŝe Instytucję Zarządzającą w przypadku kontroli projektów systemowych realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą. Kontrola systemowa: obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrole na miejscu. Przeprowadzana przez Instytucję Zarządzającą dotyczy weryfikacji realizacji zadań w Instytucjach Pośredniczących, a przeprowadzana przez Instytucje Pośredniczące dotyczy weryfikacji realizacji zadań w Instytucjach WdraŜających (IP2). Kontrole na miejscu: obejmują kontrole planowe (przeprowadzane w oparciu o Roczne Plany Kontroli) i, w razie konieczności, kontrole ad hoc (doraźne) kontrole nieujęte w Rocznym Planie Kontroli. Korekta finansowa: korekta finansowa jest przeprowadzana po wykryciu indywidualnych bądź systemowych nieprawidłowości i polega na anulowaniu całości lub części kwoty dofinansowania. Koszty kwalifikowalne: są to koszty niezbędne dla realizacji projektu, które zostały uwzględnione w budŝecie projektu, spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, są zawarte w wykazie kosztów kwalifikowanych oraz są zgodne z przepisami UE i krajowymi. Kryteria wyboru projektów: określony zestaw wymogów formalnych i merytorycznych, które muszą spełnić projekty, aby uzyskać dofinansowanie z programu operacyjnego. Kwalifikowalność wydatków: spełnienie przez wydatki poniesione w ramach programu operacyjnego kryteriów: spójności z postanowieniami przyjętego programu operacyjnego, określone szczegółowo przez Instytucję Zarządzającą zgodnie z art. 26 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju ( Dz.U. z Nr 227, poz.1658 z pózn. zm.) i dodatkowych, przewidzianych dla danego źródła finansowania, w przypadku programów finansowanych ze źródeł zagranicznych. 8

9 Monitorowanie: słuŝy zapewnieniu realizacji celów strategicznych i cząstkowych załoŝonych na poziomie Programu i poszczególnych osi priorytetowych (monitoring rzeczowy) oraz zagwarantowaniu pełnej absorbcji alokowanych środków (monitoring finansowy). Nieprawidłowości: jakiekolwiek naruszenie przepisów prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniedbania ze strony podmiotu gospodarczego, które spowodowało lub mogło spowodować szkodę w ogólnym budŝecie Wspólnot Europejskich w związku z finansowaniem nieuzasadnionego wydatku z budŝetu Wspólnoty. Plan Działań: jest to dokument o charakterze operacyjnym, przygotowywanym przez Instytucję Pośredniczącą dla kaŝdego Priorytetu, opiniowany przez Podkomitet Monitorujący PO KL i zatwierdzany przez IZ. Obejmuje okres jednego roku budŝetowego i ma na celu przedstawienie załoŝeń Instytucji Pośredniczącej w danym roku w odniesieniu do preferowanych form wsparcia (typów projektów), podziału środków finansowych na wybrane typy projektów oraz zasad i terminów wyboru projektów. Płatność zaliczkowa: ma miejsce wówczas, gdy beneficjent otrzymuje dofinansowanie, z góry (maksymalny próg zaliczki określa umowa o dofinansowanie projektu). Zaliczka przekazywana jest przez właściwą Instytucję WdraŜająca w celu umoŝliwienia rzeczowej realizacji projektu. Podkomitet Monitorujący PO KL: powoływany przez Komitet Monitorujący PO KL w drodze uchwały, która określi jego skład, zadania, tryb funkcjonowania oraz zasady powoływania poszczególnych przedstawicieli. Do głównych zadań Podkomitetu Monitorującego naleŝy rekomendowanie IZ akceptacji Rocznych Planów Działań. Pomoc techniczna: zapewnia wsparcie procesów zarządzania i wdraŝania programu operacyjnego, jak równieŝ efektywnego wykorzystania zasobów UE i krajowych, zgodnie z prawem i polityką Wspólnoty. Poświadczenie i deklaracja wydatków: jest to dokument potwierdzający wydatki poniesione przez beneficjenta i rozliczone we wnioskach o płatność, które zostały zatwierdzone przez Instytucję WdraŜającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia)/instytucję Pośredniczącą. Wydatki te (bez środków prywatnych i przychodu) są poświadczane w ramach Priorytetów (w tym z Pomocy Technicznej IW(IP II2) oraz IP) przez IP do IZ. Co do zasady Poświadczenia składane są raz na dwa miesiące. Priorytet: jest to grupa działań, których realizacja słuŝy osiągnięciu celu szczegółowego określonego w programie operacyjnym. Program operacyjny: dokument przedłoŝony przez państwo członkowskie i przyjęty przez Komisję, określający strategie rozwoju wraz ze spójnym zestawem priorytetów, które mają być osiągnięte z pomocą funduszu. Projekt: przedsięwzięcie realizowane w ramach programu operacyjnego na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie, zawieranej między beneficjentem a Instytucją Zarządzającą, Instytucją Pośredniczącą lub Instytucją Pośredniczącą 2 stopnia. Projekty konkursowe: wyłonione w trybie konkursu. 9

10 Projekty systemowe: polegające na dofinansowaniu realizacji przez poszczególne organy administracji publicznej i inne jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych, zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach dotyczących tych organów i jednostek lub w wytycznych, o których mowa w art. 35 ust.3 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju( Dz.U. z Nr 227, poz.1658 z pózn. zm). Protest: pisemne wystąpienie podmiotu wnioskującego o dofinansowanie projektu w ramach programu operacyjnego o ponowne sprawdzenie zgodności złoŝonego wniosku z kryteriami, o których mowa w art. 29 ust. 2 pkt 6 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Publiczne środki krajowe: środki finansowe pochodzące z budŝetu państwa oraz państwowych funduszy celowych, środki budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, środki innych jednostek sektora finansów publicznych, a takŝe inne środki jednostek oraz form organizacyjno-prawnych sektora finansów publicznych. Refundacja wydatków: zwrot przez Instytucję Zarządzającą wydatków realizowanych w ramach pomocy po ich poświadczeniu przez instytucję płatniczą. Refundacja wydatków dokonywana jest w postaci płatności okresowych lub salda końcowego. Sprawozdawczość: ciągły proces zdawania relacji do organu wyŝszego rzędu z postępowania wdraŝania Priorytetów. Sprawozdawczość odbywa się na poziomie Programu/Priorytetu/ Działania, są to: wnioski o płatność z częścią sprawozdawczą z realizacji projektów składanych przez beneficjentów, sprawozdania okresowe, roczne i końcowe, a takŝe informacje miesięczne składane przez Instytucję WdraŜające (IP2) do Instytucji Pośredniczącej, a następnie do Instytucji Zarządzającej. Umowa o dofinansowanie: umowa zawarta z beneficjentem nie będącym IP lub IP2, na podstawie, której beneficjent realizuje projekt współfinansowany z EFS w ramach PO KL; WdraŜanie: realizacja projektu /programu. Etap wdraŝania następuje po etapie programowania. Wkład własny: określony w umowie o dofinansowanie projektu albo decyzji część nakładów ponoszonych przez beneficjenta na jego realizację, nie podlegająca zwrotowi. Wniosek o dofinansowanie projektu: dokument będący załącznikiem do umowy przedkładany przez potencjalnego beneficjenta do Instytucji WdraŜającej w celu uzyskania środków finansowych na realizację projektu w ramach programu operacyjnego. Wniosek o płatność: jest dokumentem za pomocą którego rozlicza się wydatki w ramach projektu poniesione w danym okresie rozliczeniowym. Za okres rozliczeniowy uznaje się 1 miesiąc. Jest to: wniosek beneficjenta o płatność weryfikowany i zatwierdzany przez Instytucję WdraŜającą, wniosek o płatność w ramach projektów systemowych Instytucji WdraŜającej weryfikowany i zatwierdzany przez Instytucję Pośredniczącą, a takŝe wniosek o płatność Instytucji Pośredniczącej weryfikowany i zatwierdzany przez Instytucję Zarządzającą. Wniosek o refundację: zawiera zestawienie wydatków poniesionych w ramach Działania/Priorytetu/Programu (w rozbiciu na wkład EFS oraz krajowe współfinansowanie z uwzględnieniem źródeł współfinansowania) poświadczonych przez Instytucje 10

11 WdraŜającą/Instytucję Pośredniczącą/Instytucję Zarządzającą, a następnie weryfikowany i zatwierdzany przez Instytucję Certyfikującą i przekazywany do Komisji Europejskiej. Współfinansowanie ze źródeł krajowych: środki pochodzące z budŝetu państwa, Funduszu Pracy, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego i środków Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, które w zaleŝności od Działania, zapewniają współfinansowanie realizacji projektów. Wkład krajowy przewiduje równieŝ udział środków prywatnych. Wydatek kwalifikowany: wydatek lub koszt poniesiony przez beneficjenta w związku z realizacją projektu współfinansowanego ramach PO KL, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Wytycznych, który kwalifikuje się do refundacji ze środków EFS w trybie określonym w umowie o dofinansowanie projektu; Wydatek niekwalifikowany: środków EFS. wydatek lub koszt nie kwalifikujący się do refundacji ze Zamówienie publiczne: odpłatna umowa zawarta między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 11

12 3. KRÓTKI OPIS PO KL Zgodnie z Narodowymi Strategicznymi Ramami Odniesienia (NSRO) całość interwencji Europejskiego Funduszu Społecznego w Polsce na lata zostanie ujęta w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Celem głównym Programu jest wzrost poziomu zatrudnienia i spójności społecznej. Cel ten będzie realizowany m.in. poprzez aktywizację zawodową, rozwijanie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw i ich pracowników, podniesienie poziomu wykształcenia społeczeństwa, zmniejszenie obszarów wykluczenia społecznego oraz wsparcie mechanizmów efektywnego zarządzania w administracji państwowej. W ramach programu wsparciem zostaną objęte następujące obszary: zatrudnienie, edukacja, integracja społeczna, adaptacyjność przedsiębiorstw, zagadnienia związane z rozwojem zasobów ludzkich na terenach wiejskich, z budową sprawnej i skutecznej administracji publicznej wszystkich szczebli oraz partnerskiego państwa, a takŝe z promocją postaw zdrowotnych wśród osób pracujących i doskonaleniem zawodowym kadr medycznych. Działania podejmowane w ramach Programu zmierzają do podnoszenia i rozwijania potencjału podmiotów działających w obszarach objętych wsparciem EFS oraz upowszechniania programów wspierających zatrudnienie i integrację społeczną. Realizowane będą działania mające na celu aktywizację osób bezrobotnych i biernych zawodowo, zapobieganie wykluczeniu społecznemu oraz zapewnienie równego dostępu do zatrudnienia osobom i grupom społecznym doświadczającym dyskryminacji na rynku pracy, m.in. poprzez rozwijanie alternatywnych form zatrudnienia, podnoszenie lub zmianę kwalifikacji zawodowych, wspieranie zatrudnienia w sektorze ekonomii społecznej oraz promocję przedsiębiorczości i samozatrudnienia. Wspierany będzie takŝe rozwój potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw, poprzez inwestycje o charakterze ponadregionalnym w doskonalenie zawodowe kadr i poprawę jakości działań, wspierających rozwój usług szkoleniowo-doradczych w przedsiębiorstwach. W szerokim zakresie zapewnione zostanie wsparcie skierowane do przedsiębiorstw i ich pracowników, w szczególności osób o niskich lub zdezaktualizowanych kwalifikacjach zawodowych, w celu wzmocnienia ich potencjału i dostosowania kwalifikacji do potrzeb regionalnej strategii rozwoju, w tym wspieranie transferu wiedzy w ramach współpracy pracowników przedsiębiorstw oraz jednostek naukowych i badawczo-rozwojowych. W ramach priorytetów edukacyjnych realizowane będzie wsparcie na rzecz modernizacji i wdraŝania reform w systemie edukacji, ukierunkowanych na podwyŝszanie jakości i efektywności kształcenia, odpowiadających warunkom gospodarki opartej na wiedzy. Wsparcie udzielane w tym obszarze będzie przyczyniać się do: efektywnego zarządzania systemem edukacji, doskonalenia programów nauczania i uzupełniania ich o elementy innowacyjne, wzmocnienia efektywności systemu szkolenia i doskonalenia kadr edukacji. Ponadto przewidziane jest dostosowanie programów i kierunków nauczania do wymogów rynku pracy, podnoszenie kompetencji i poziomu wiedzy uczniów i studentów w zakresie nauk o znaczeniu kluczowym dla gospodarki, współpracę między instytucjami systemu edukacji a przedsiębiorstwami i sektorem badawczo rozwojowym, a takŝe wymianę informacji o kwalifikacjach uzyskiwanych w kontekście danego kierunku kształcenia. PoniewaŜ sytuacja jednostek na rynku pracy w duŝym stopniu jest zdeterminowana dostępem do odpowiedniej jakości edukacji i moŝliwościami korzystania z jej usług, wyrównywanie szans edukacyjnych na wszystkich etapach kształcenia będzie jednym z głównych kierunków działań. Podejmowane będą równieŝ działania nakierowane na 12

13 upowszechnienie kształcenia ustawicznego osób dorosłych podnoszących kwalifikacje lub uzupełniających wykształcenie w formach szkolnych lub pozaszkolnych oraz działania zmierzające do rozwoju szkół wyŝszych. Działania ukierunkowane na wzmacnianie zdolności polskiej administracji do wypełniania swoich funkcji w nowoczesny i partnerski sposób, realizowane będą poprzez podnoszenie jakości i dostępności usług publicznych, zwiększanie kompetencji kadr sektora publicznego oraz wspieranie i upowszechnianie współpracy pomiędzy tym sektorem a partnerami społeczno gospodarczymi. Z punktu widzenia lepszego wykorzystania moŝliwości zasobów ludzkich istotną kwestią pozostaje profilaktyka, promocja i edukacja zdrowotna, ukierunkowana na ograniczenie ogólnej podatności pracowników na choroby i zapobieganie chorobom zawodowym. W zakresie realizowanych działań moŝliwa będzie takŝe poprawa jakości zarządzania w ochronie zdrowia i podnoszenie konkurencyjności polskich pracowników medycznych, poprzez doskonalenie zawodowe kadr i racjonalne wykorzystanie ich potencjału. Istotną kwestię stanowi wsparcie rozwoju zasobów ludzkich na obszarach wiejskich, poprzez umoŝliwienie dostępu do wysokiej jakości edukacji i szkoleń, wsparcie dla zwiększenia zatrudnienia poza rolnictwem i rozwoju przedsiębiorczości. Program Operacyjny Kapitał Ludzki składa się z 10 Priorytetów, realizowanych równolegle na poziomie centralnym i regionalnym. Priorytety realizowane centralnie to: Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna; Priorytet II Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących; Priorytet III Wysoka jakość systemu oświaty; Priorytet IV Szkolnictwo wyŝsze i nauka; Priorytet V Dobre rządzenie; Priorytety realizowane na szczeblu regionalnym to: Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich; Priorytet VII Promocja integracji społecznej; Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki; Priorytet XI Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach. Ponadto realizowany będzie Priorytet X Pomoc techniczna, którego celem jest zapewnienie właściwego zarządzania, wdraŝania oraz promocji Europejskiego Funduszu Społecznego. 13

14 4. ORGANIZACJA IP Zgodnie z zapisami Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, w przypadku krajowych Programów Operacyjnych rolę Instytucji Zarządzającej pełni Minister właściwy ds. rozwoju regionalnego, rolę Instytucji Pośredniczącej Minister właściwy lub Samorząd Województwa. W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki funkcjonować będą dwa równoległe systemy wdraŝania. W odniesieniu do części priorytetów podjęta została decyzja o scentralizowaniu systemu wdraŝania. Funkcja Instytucji Pośredniczącej jest wówczas przypisana do właściwego merytorycznie Ministra. Natomiast w przypadku priorytetów wdraŝanych regionalnie Instytucją Pośredniczącą będzie Samorząd Województwa. W Województwie Małopolskim pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej (funkcje zarządcze) Zarząd Województwa Małopolskiego powierzył Uchwałą Nr 54/07 z 5 lutego 2007 roku Departamentowi Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. Funkcje wdroŝeniowe zostały przekazane do Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, który pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej 2 stopnia. Dzięki konsekwencji, zaangaŝowaniu wszystkich pracowników wdroŝony został i doskonalony jest Zintegrowany System Zarządzania oparty na Systemie Zarządzania Jakością (wg wymagań normy PN-EN ISO 9001:2001), Systemie Zarządzania Środowiskowego (wg wymagań normy PN-EN ISO 14001:2005), Systemie Zarządzania bezpieczeństwem i Higiena Pracy (wg wymagań normy PN-N ISO 18001:2004) oraz System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (wg wymagań normy PN-ISO/IEC 27001:2007). Certyfikowanie tego systemu jest dowodem uznania i potwierdzeniem stosowania wysokich standardów zarządczych. W październiku 2004 r. Urząd wdroŝył system zarządzania jakością, w 2005 r. rozszerzył jego zakres o zarządzanie środowiskowe, natomiast w 2006 r. o zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy oraz zarządzanie bezpieczeństwem informacji tworząc Zintegrowany System Zarządzania, certyfikowany pod koniec 2006 roku. W trakcie audytu certyfikującego, który był jednocześnie audytem nadzoru dla dwóch systemów jakość + środowisko, potwierdzono zgodność Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodnie z wymaganiami norm stanowiących kryteria audytu. 4.1 ROLA IP Zadania realizowane bezpośrednio przez Instytucję Pośredniczącą w Województwie Małopolskim (Departament Polityki Regionalnej UMWM): Zarządzanie poszczególnymi Priorytetami w ramach komponentu regionalnego PO KL, Przygotowywanie Poświadczeń i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów i przesyłanie ich do Instytucji Zarządzającej, Przekazywanie Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Certyfikującej wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji, Monitorowanie postępów w realizacji komponentu regionalnego w tym opracowanie 14

15 rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach Priorytetów komponentu regionalnego i przekazanie jej do Instytucji Zarządzającej PO KL, Przygotowanie Planów Działania dla kaŝdego z Priorytetów komponentu regionalnego PO KL, w tym szczegółowych kryteriów wyboru projektów i przedkładanie ich do zaopiniowania przez Podkomitet Monitorujący oraz do zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą, Uczestnictwo w przygotowaniu i koordynacja realizacji projektów systemowych Instytucji Pośredniczącej, Zgłaszanie propozycji projektów indywidualnych do Instytucji Zarządzającej oraz nadzór nad ich realizacją; Ocena wniosków o dofinansowanie projektów systemowych przygotowywanych przez komórki organizacyjne Wojewódzkiego Urzędu Pracy pełniące funkcję IW/IP2, przygotowywanie projektów decyzji o ich realizacji oraz akceptacja zmian w trakcie ich realizacji. Organizowanie naboru, powoływanie ekspertów i przekazywanie do IZ listy ekspertów; Opracowywanie wytycznych i procedur dotyczących wdraŝania komponentu regionalnego PO KL Realizacja procedury odwoławczej w ramach PO KL Zapewnienie realizacji projektów innowacyjnych i ponadnarodowych w ramach limitów środków określonych w dokumentach programowych, Opracowanie instrukcji wykonawczych Instytucji Pośredniczącej i przesyłanie ich do zatwierdzenia Instytucji Zarządzającej, Opracowywanie zasad dotyczących opracowywania instrukcji wykonawczych dla Instytucji Pośredniczącej II stopnia i zatwierdzenie tych instrukcji, Przygotowanie Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli w części dotyczącej Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Zapewnienie stosowania przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia odrębnych systemów księgowania lub odpowiednich kodów księgowych dla wszystkich operacji finansowych związanych z projektem, Prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania realizacji Priorytetu w ramach PO KL, Prowadzenie ewaluacji Priorytetu w oparciu o sporządzane okresowe Plany działań ewaluacyjnych, 15

16 Weryfikacja i zatwierdzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji Działań złoŝonych przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia, Monitorowanie stopnia realizacji wskaźników oraz odchyleń w realizacji wybranych wskaźników na poziomie Priorytetów, Opracowywanie okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji Priorytetu i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej, Prowadzenie działań promocyjnych i komunikacyjnych w ramach realizowanego Priorytetu PO KL w zakresie promocji regionalnego komponentu PO KL, Zapewnienie zgodności realizacji Priorytetu z wymogami informowania i promocji w ramach PO KL, Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów przez 3 lata od daty zamknięcia programu lub częściowego zamknięcia programu, a w przypadku dokumentów dotyczących pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom - 10 lat od dnia jej przyznania, Gromadzenie i opracowywanie informacji o nieprawidłowościach, Przygotowywanie raportów o nieprawidłowościach oraz zestawień nieprawidłowości i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej, Przygotowywanie rocznych planów kontroli Instytucji Pośredniczącej oraz przesyłanie ich do Instytucji Zarządzającej w celu zatwierdzenia, Weryfikacja oraz zatwierdzanie rocznych planów kontroli Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Prowadzenie kontroli systemowych w Instytucji Pośredniczącej II stopnia w celu zapewnienia prawidłowości prowadzenia systemu i przekazywanie wyników tej kontroli do Instytucji Zarządzającej PO KL, Poddawanie się kontroli uprawnionych podmiotów i zapewnienie im prawa wglądu w dokumenty związane z realizacją komponentu regionalnego, Obsługa funkcjonowania systemów informatycznych, przygotowywanie zbiorczych informacji z wykorzystaniem systemów informatycznych, Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, monitorowanie zamówień udzielonych przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia, Realizacja zadań z zakresu pomocy technicznej w tym: planowanie wydatków, przygotowywanie i zatwierdzanie wniosków o płatność, monitoring i inne, Prowadzenie rejestru kwot wycofanych, odzyskanych i do odzyskania dla komponentu regionalnego PO KL, 16

17 Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z postanowieniami stosownego porozumienia, Wybór Regionalnych Ośrodków EFS na zasadach określonych przez Instytucję Zarządzającą, Przekazywanie środków finansowych Regionalnym Ośrodkom EFS przeznaczonych na realizację zadań informacyjno-promocyjnych, doradczych i szkoleniowych z zakresu PO KL, Nadzór nad działalnością Regionalnych Ośrodków EFS oraz rozliczanie przekazanych im środków finansowych, Odzyskiwanie kwot nienaleŝnie wypłaconych beneficjentom, w tym wydawanie decyzji o zwrocie środków na podstawie przepisów o finansach publicznych. Zadania delegowane do realizacji Instytucji Pośredniczącej przez Instytucję Zarządzającą oddelegowane przez Instytucję Pośredniczącą do realizacji Instytucji WdraŜającej/ Instytucji Pośredniczącej II stopnia (Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie): Udział w przygotowaniu Planów Działania dla Priorytetów komponentu regionalnego PO KL, Udział w opracowaniu załoŝeń do rocznej i wieloletniej prognozy wydatków, Przygotowanie okresowych (za I półrocze), rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji Działań i przekazanie ich do Instytucji Pośredniczącej, Opracowanie instrukcji wykonawczych (na podstawie zasad dotyczących opracowania instrukcji Instytucji Pośredniczącej) i przesyłanie ich do zatwierdzenia Instytucji Pośredniczącej, Przyjmowanie wniosków o dofinansowanie realizacji projektów od beneficjentów, Dokonywanie oceny projektów, w tym projektów systemowych Instytucji Pośredniczącej oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy (z wyłączeniem projektów przygotowywanych przez komórki organizacyjne Wojewódzkiego Urzędu Pracy pełniące funkcje Instytucji WdraŜającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia), w oparciu o określone kryteria, Dokonywanie wyboru projektów konkursowych do dofinansowania, poprzez zatwierdzanie listy rankingowej wniosków spełniających minimum punktowe, 17

18 Przyjmowanie i rozpatrywanie protestów od beneficjentów, Podpisywanie umów z beneficjentami lub przyjmowanie projektów do realizacji na podstawie Uchwały Zarządu Województwa Małopolskiego, Przygotowanie i realizacja projektów systemowych, indywidualnych, ponadnarodowych oraz innowacyjnych Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Nadzór nad wdraŝaniem projektów, w tym weryfikacja i zatwierdzanie wniosków beneficjenta o płatność, Rozliczanie umów z beneficjentami zgodnie z przyjętymi procedurami i dokonywanie płatności, Prowadzenie kontroli realizacji nadzorowanych projektów z wyłączeniem kontroli projektów Instytucji Pośredniczącej II stopnia), Gromadzenie danych dla celów monitoringu, kontroli, audytów i ewaluacji, Przygotowanie raportów o nieprawidłowościach oraz zestawień nieprawidłowości i przekazanie ich do Instytucji Pośredniczącej, Prowadzenie rejestru kwot wycofanych, odzyskanych i do odzyskania dla Działań (rejestr dłuŝników), Prowadzenie działań informacyjnych i szkoleniowych dla beneficjentów, Zapewnienie zgodności realizacji Działania z wymogami informowania i promocji w ramach PO KL, Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów przez 3 lata od daty zamknięcia programu lub częściowego zamknięcia programu, a w przypadku dokumentów dotyczących pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom - 10 lat od dnia jej przyznania, Realizacja zadań z zakresu Pomocy Technicznej IP2 w tym: planowanie wydatków, przygotowywanie wniosków o płatność, monitoring i inne. Odzyskiwanie kwot nienaleŝnie wypłaconych beneficjentom, w tym przygotowywanie projektów decyzji o zwrocie środków na podstawie przepisów o finansach publicznych i przedkładanie ich na posiedzenie Zarządu Województwa Małopolskiego, Wystawiania na rzecz Beneficjentów zleceń płatności, o których mowa w art. 188 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz.1240) oraz dokonywania wypłat dotacji celowej na rzecz beneficjentów w części odpowiadającej wkładowi krajowemu ze środków budŝetu państwa. 18

19 Biorąc pod uwagę podział zadań miedzy Instytucją Pośredniczącą a Instytucją WdraŜającą/ Instytucją Pośredniczącą II stopnia i realizując obowiązek opracowania zasad dotyczących przygotowania instrukcji wykonawczych dla IW/IP2, o którym mowa powyŝej, IP zobowiązała IW/IP2 do opracowania niŝej wymienionych procedur: 1. Instrukcja sporządzania i aktualizacji Instrukcji IW/ IP2. 2. Procesy ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów oraz podpisywania umów o dofinansowanie projektu Instrukcja ogłaszania konkursów Instrukcja przyjmowania, oceny, zatwierdzania wniosków konkursowych, negocjacji Instrukcja podpisywania umów o dofinansowanie projektu (konkurs) Instrukcja wyboru projektów systemowych beneficjentów, podpisywania umów o dofinansowanie projektu/wydawania decyzji/uchwał 2.5. Instrukcja przygotowania i zatwierdzania projektów systemowych realizowanych przez IW/IP Instrukcja zgłoszenia, wyboru, podpisania umowy o dofinansowanie projektów indywidualnych 3. Instrukcja dotycząca postępowania odwoławczego. 4. Instrukcja aneksowania umowy o dofinansowanie projektu. 5. Instrukcja zerwania umowy o dofinansowanie projektu. 6. Procesy dotyczące sprawozdawczości i monitorowania Instrukcja sporządzania i przesyłania do IP okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań IW/IP Instrukcja sporządzenia i przesyłania do IP informacji miesięcznych z realizacji PO KL sporządzonych przez IW/IP2. 7. Procesy dotyczące systemów informatycznych Instrukcja wprowadzania i weryfikacji danych do systemu informatycznego Instrukcje zapewniające bezpieczeństwo systemów informatycznych Instrukcja nadawania i zmiany uprawnień uŝytkownika KSI (SIMIK 07-13) 7.4. Instrukcja wygaśnięcia uprawnień uŝytkownika KSI (SIMIK 07-13) 7.5. Instrukcja kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień 8. Procesy dotyczące zarządzania finansowego Instrukcja dotycząca weryfikacji wniosku o płatność beneficjenta, w tym części dotyczącej postępu realizacji projektu Instrukcja dotycząca sporządzenia wniosku o płatność IW/IP2 (projekty systemowe). 19

20 8.3. Instrukcja dotycząca dokonania płatności zaliczkowych, pośrednich, końcowych na rzecz beneficjenta. 9. Procesy dotyczące nieprawidłowości Instrukcja sporządzania przez IW/IP2 raportów, zestawień. 10. Procesy dotyczące odzyskiwania kwot Instrukcja odzyskiwania nieprawidłowości finansowych podlegających zwrotowi Instrukcja odzyskiwania korekt finansowych podlegających zwrotowi. 11. Procesy dotyczące kontroli Instrukcja sporządzania rocznego planu kontroli IW/IP Instrukcja przygotowania, przeprowadzania kontroli, opracowywania informacji pokontrolnej oraz sporządzania i monitorowania zaleceń pokontrolnych. 12. Procesy związane z realizacją zadań w ramach pomocy technicznej Instrukcja sporządzania sprawozdań IW/IP2 z realizacji PT Instrukcja opracowywania wniosku o płatność PT IW/IP Procesy dotyczące zamówień publicznych Instrukcja realizacji zamówień publicznych. 14. Procesy dotyczące informacji, szkoleń Instrukcja realizacji działań informacyjnych Instrukcja realizacji polityki szkoleniowej. 15. Procesy dotyczące archiwizacji Instrukcja archiwizacji dokumentacji. 16. Załączniki Regulamin organizacyjny Opisy stanowisk pracy poszczególnych pracowników zaangaŝowanych w realizację POKL Wzory dokumentów, pism Listy sprawdzające Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych. 4.2 SCHEMAT ORGANIZACYJNY IP 20

21 21

22 Wykaz podstawowych zadań realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą: Departament Polityki Regionalnej funkcje zarządcze Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji PO KL (PR.IV): Nadzór merytoryczny nad realizacją komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) i zarządzanie systemem wdraŝania, Koordynacja działań związanych z podpisywaniem i aneksowaniem porozumień międzyinstytucjonalnych IZ - IP oraz IP IP2, Przygotowanie i aktualizacja szczegółowego Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli, określającego organizację i procedury dla IP i IP2 w Województwie Małopolskim, Opracowywanie i aktualizacja instrukcji wykonawczych IP, Opracowywanie zasad dotyczących sporządzenia bądź aktualizacji instrukcji wykonawczych dla IP2 oraz weryfikacja i zatwierdzanie tych instrukcji oraz ich aktualizacji, Przygotowanie Planów Działania dla Priorytetów komponentu regionalnego PO KL w Województwie Małopolskim, Udział w przygotowaniu i koordynacja realizacji projektów systemowych i indywidualnych IP, Zgłaszanie propozycji projektów indywidualnych do IZ oraz nadzór nad ich realizacją; Ocena wniosków o dofinansowanie projektów systemowych przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcje IW/IP2, przygotowywanie projektów decyzji o ich realizacji oraz akceptacja zmian w trakcie ich realizacji; Koordynacja działań związanych z podziałem środków Pomocy Technicznej pomiędzy IP a IP2 i ROEFS, Opracowanie Planów Działań Pomocy Technicznej, Weryfikacja Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w zakresie działań IW (IP2) oraz ROEFS Sporządzanie wniosków o płatność z Pomocy Technicznej IP, Weryfikacja sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji działań

23 w ramach Pomocy Technicznej składanych przez IP2, Sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej, Weryfikacja sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji Działania składanych przez IP2, Sporządzanie sprawozdań okresowych (za I półrocze), rocznych i końcowych z realizacji Priorytetów i przekazywanie ich do IZ, Weryfikacja informacji miesięcznych z realizacji Działań przekazywanych przez IP2, Sporządzanie informacji miesięcznych z realizacji PO KL i przekazywanie ich do IZ, Organizowanie naboru, powoływanie ekspertów i przekazywanie do IZ listy ekspertów, Opracowywanie wytycznych i procedur dotyczących wdraŝania komponentu regionalnego PO KL, Prowadzenie ewaluacji priorytetu, zgodnie z procedurami określonymi przez IZ PO KL, Koordynacja działań związanych z nadawaniem, zmianą i wygaśnięciem uprawnień uŝytkownikom Krajowego Systemu Informatycznego (KSI), Prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania i kontroli realizacji Priorytetu w ramach PO KL, Realizacja procedury odwoławczej w ramach PO KL, Przeprowadzenie wyboru Regionalnych Ośrodków EFS, BieŜący nadzór nad działalnością Regionalnych Ośrodków EFS, Weryfikacja wniosków o rozliczenie wydatków Regionalnych Ośrodków EFS w zakresie postępu rzeczowego Przygotowywanie i przekazywanie dokumentów PO KL do archiwizacji, Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, Zapewnienie zgodności realizacji Priorytetu z wymogami informowania i promocji w ramach PO KL, Współpraca z Zespołem Promocji Programów w zakresie prowadzenie działań promocyjno informacyjnych w ramach regionalnego komponentu PO KL. 23

24 Zespół Zarządzania Finansowego PO KL (PR.V): Opracowanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach priorytetu i przekazanie do IZ PO KL, Opracowanie części finansowej Planów Działań dla Priorytetów komponentu regionalnego PO KL w Województwie Małopolskim, Przygotowywanie zapotrzebowania na dotację celową i środki europejskie, Sporządzanie Poświadczeń i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów Przekazywanie Instytucji Zarządzającej wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji, Weryfikacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosków o płatność z Pomocy Technicznej IP i IP2, Ocena wniosków o dofinansowanie projektów systemowych przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcję IW(IP2) Weryfikacja merytoryczna wniosków o rozliczenie wydatków Regionalnych Ośrodków EFS ); Kontrola na miejscu w IW(IP2) oraz ROEFS, Zapewnienie stosowania przez IW(IP2) odrębnych systemów księgowania lub odpowiednich kodów księgowych dla wszystkich operacji finansowych związanych z programem, Prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania realizacji Priorytetu w ramach PO KL, Weryfikacja raportów o nieprawidłowościach i zestawień nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu bądź informacji o braku nieprawidłowości otrzymywanych od IW (IP2) i ich przekazanie do IZ, Przygotowywanie raportów o nieprawidłowościach, zestawień nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu bądź informacji o braku nieprawidłowości i przekazywanie ich do IZ, Weryfikacja Rocznych Planów Kontroli IP2 oraz sprawozdań z ich realizacji, Sporządzanie i przekazywanie do IZ Rocznych Planów Kontroli IP, Przygotowanie i prowadzenie kontroli systemowych w IP2, w celu zapewnienia prawidłowości prowadzenia systemu, sporządzanie informacji i zaleceń pokontrolnych 24

25 i przekazywanie wyników tej kontroli do Instytucji Zarządzającej PO KL, Przygotowanie i prowadzenie kontroli projektów systemowych IW (IP2) i przekazywanie wyników tej kontroli do Instytucji Zarządzającej PO KL, Przygotowywanie i przekazywanie dokumentów PO KL do archiwizacji, Nadzorowanie procesów odzyskiwania kwot od IW(IP2) oraz z projektów systemowych IP, Departamentów UMWM, wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego, Przygotowywanie projektów decyzji o zwrocie środków na podstawie przepisów o finansach publicznych i przedkładanie ich na posiedzenie Zarządu Województwa Małopolskiego Prowadzenie rejestru kwot wycofanych, odzyskanych i do odzyskania dla komponentu regionalnego PO KL. Zespół Promocji Programów (PR.VI): Opracowanie i aktualizacja rocznych planów działań promocyjnych i informacyjnych, które stanowią część Zintegrowanego Planu Komunikacji dla Funduszy Europejskich w Województwie Małopolskim na lata oraz zapewnienie zgodności ich realizacji z wymogami informowania i promocji PO KL, Organizacja, udział i prowadzenie działań promocyjno informacyjnych w zakresie regionalnego komponentu PO KL w ramach Pomocy Technicznej PO KL (we współpracy z Zespołem Programowania i Monitoringu PO KL) oraz innych funduszy, Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej, Koordynacja działań związanych z powoływaniem członków Podkomitetu Monitorującego PO KL oraz przygotowanie materiałów na potrzeby Podkomitetu Monitorującego PO KL i obsługa prac Podkomitetu Monitorującego PO KL (w tym prowadzenie sekretariatu Podkomitetu Monitorującego PO KL). Biuro Audytu Wewnętrznego (AW) funkcje wspierające Zespół Audytu Wewnętrznego (AW.I) dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu oraz funduszy europejskich, dokonywanie analizy i oceny systemu zarządzania i kontroli, wdraŝania oraz realizacji 25