wniosku o płatność końcową przy projektach Pomocy Technicznej RPO WK-P wprowadzono zapis informujący, ze warunkiem certyfikacji wydatków jest

Transkrypt

1 UZASADNIENIE W celu usprawnienia procesu zarządzania i wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata dokonano zmiany w poniŝej wymienionych obszarach Instrukcji Wykonawczej. Konieczność wprowadzenia zmian w treści Instrukcji Wykonawczej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata , została podyktowana Zaleceniami UKS z audytu systemu, przedłoŝonymi przez Instytucję Audytową pismem o sygnaturze DO2/9013/6/415/AKT/11/4038 z dnia 10 sierpnia 2011 r., (NR kodu CCI 2007 PL 16 1 PO 006) oraz z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO. W podrozdziale "Wykaz aktów prawa" zaktualizowano zapisy, w związku z wejściem w Ŝycie znowelizowanych Wytycznych w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (MRR/H/4(4)08/2011). W rozdziale 1 Krótki opis Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego zmieniono formę przedstawiania treści tabelarycznej na formę opisową niŝej wymienionych podrozdziałów: Instrukcja dotycząca informowania IC o przyjęciu RPO WK-P na lata w drodze uchwały po wydaniu decyzji KE zatwierdzającej Program, Instrukcja dokonywania przeglądu i renegocjacji z Komisją Europejską RPO WK-P oraz informowania IK RPO, IK NSRO, IC o jego zmianach, Instrukcja sporządzania, weryfikacji, zatwierdzania, aktualizacji i przekazania przez IZ do IK RPO, IK NSRO, IC Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WK-P na lata , Instrukcja podpisania pre-umów oraz zobowiązań do prawidłowego przygotowania indywidualnych projektów kluczowych, Instrukcja dokonywania zmian w RPO WK-P na lata , Instrukcja dokonywania zmian Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WK-P na lata , Instrukcja dokonywania zmian w opisie systemu zarządzania i kontroli RPO WK-P na lata , Instrukcja dokonywania zmian w Instrukcji Wykonawczej RPO WK-P na lata i jej załącznikach, Instrukcja dokonywania zmian w wytycznych oraz 1.8 Instrukcja prowadzenia procesu konsultacji społecznych. Natomiast formę przedstawienia treści podrozdziału Harmonogram prac nad tworzeniem Indykatywnego wykazu projektów kluczowych w ramach RPO WK-P zamieniono na flowchart rezygnując z formy tabelarycznej. W podrozdziale 2.5 Zasady wypełniania obowiązków sprawozdawczych z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO WK-P dostosowano do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (MRR/H/4(4)08/2011) poprzez aktualizację metryki wskazanych wytycznych, opis sposobu prezentowania danych finansowych w odniesieniu do alokacji środków UE, wprowadzenie zapisów dotyczących informacji kwartalnej oraz zmian dotyczących trybu i terminów przekazywania dokumentów sprawozdawczych. W podrozdziale 2.6 zmieniono procesy podrozdziału Przekazanie zaliczek i rozliczenie zaliczki, w których z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO WK-P uzupełniono procesy o etap sporządzania wniosku o płatność przez Biuro Pomocy Technicznej RPO, zaktualizowano zapisy dotyczące weryfikacji wniosku o płatność według poszczególnych punktów listy sprawdzającej, zmieniono formę przedstawienia treści instrukcji, rezygnacja z formy tabelarycznej oraz wprowadzono ich flowcharty i skorygowano tytuł załącznika ZW Wzór dyspozycji wypłaty środków dla Beneficjenta Pomocy Technicznej RPO na Wzór dyspozycji wypłaty środków dla projektu w ramach Pomocy Technicznej RPO. Z kolei w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS z audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w wyŝej wymienionym podrozdziale dopuszczono moŝliwość dołączenia do wniosku o płatność jedynie zestawienia dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków, a w procedurze Instrukcja weryfikacji

2 wniosku o płatność końcową przy projektach Pomocy Technicznej RPO WK-P wprowadzono zapis informujący, ze warunkiem certyfikacji wydatków jest przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu z Pomocy Technicznej RPO lub wizyty monitorującej, w przypadku projektów wieloletnich. Dodatkowo w związku z zaleceniami zawartymi w ww. sprawozdaniu w załączniku ZW Wzór Uchwały Zarządu Województwa w sprawie przyznania dofinansowania projektu dla Pomocy Technicznej RPO oraz w procedurze Obowiązki sprawozdawcze wprowadzono zapisy obligujące Biuro Pomocy Technicznej RPO do przedkładania Departamentowi WdraŜania RPO comiesięcznej informacji o planowanych szkoleniach stanowiącej nowy załącznik ZW Wzór harmonogramu planowanych szkoleń. Z kolei w podrozdziale Realizacja dyspozycji wypłaty środków w myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO WK-P zaktualizowano sposób weryfikacji dyspozycji wypłaty środków przez Departament Finansów poprzez usunięcie załącznika ZW Wzór listy sprawdzającej dla Instytucji Zarządzającej przy dokonywaniu weryfikacji dyspozycji wypłaty środków dla Beneficjenta i wprowadzenie do treści procedury zagadnień zawartych w ww. liście, a takŝe zmieniono formę przedstawienia treści instrukcji, rezygnacja z formy tabelarycznej i wprowadzono jej flowchart. W podrozdziale Instrukcja weryfikacji prawidłowości realizacji projektu Pomocy Technicznej w myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO wprowadzono zapisy odwołania do dodanych do podrozdziału 6.7 Procesy dotyczące kontroli opisów metodologii doboru próby do kontroli w zakresie projektów szkoleniowych, jak równieŝ dodano załącznik ZW "Wzór harmonogramu planowanych szkoleń". W oparciu o znowelizowane Wytyczne w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (MRR/H/4(4)08/2011) dokonano aktualizacji podrozdziału Instrukcja sporządzania informacji miesięcznej, który zmienił nazwę na Instrukcja sporządzania informacji miesięcznej i kwartalnej oraz podrozdziału Instrukcja sporządzania i weryfikacji sprawozdania okresowego. W związku z powyŝszym w przedmiotowych instrukcjach wprowadzono odpowiednio zapisy dotyczące informacji kwartalnej oraz zmieniono zakres informacji miesięcznej i sprawozdania okresowego, a takŝe dostosowano do ww. wytycznych załączniki wykorzystywane procesach. W podrozdziałach Instrukcja sporządzania Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IZ do IC i Instrukcja sporządzania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność końcową od IZ do IC w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS z audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego wprowadzono zobowiązanie pracownika wieloosobowego stanowiska ds. monitoringu finansowego w Biurze Monitoringu i Sprawozdawczości RPO do nieujmowania w Poświadczeniu wydatku, co do którego istnieje podejrzenie wystąpienia uchybienia/nieprawidłowości. W podrozdziale 5.4 Procesy kontroli Programu wprowadzono zmiany, z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO oraz wynikające z wykonania rekomendacji z audytu systemu Urzędu Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy, do treści podrozdziału Kontrole krzyŝowe wykonywane przez IZ RPO WK-P dodano zapisy dotyczące metodyki prowadzenia kontroli krzyŝowych horyzontalnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego z projektami Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich , zwanego PO RYBY Z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO w podrozdziale Instrukcja organizacji i tworzenia Punktów Informacyjnych dodano zapisy do podrozdziału Zadania Punktów Informacyjnych i Punktu Konsultacyjnego odwołujące się do procedury dodanej do podrozdziału 6.7 Procesy dotyczące kontroli, mówiącej o kontroli, monitorowaniu, załoŝeniach i metodologii doboru próby projektów do kontroli trwałości, w której uczestniczyć będą Punkty Informacyjne w Toruniu.

3 Z uwagi na powyŝsze do ww. podrozdziału dodano równieŝ załącznik o numerze ZW Wzór Sprawozdania dotyczącego wypełnienia przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach dotyczące wypełnienia przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach RPO WK-P na lata Ponadto w związku z aneksowaniem Porozumienia w sprawie funkcjonowania na ternie WK-P systemu informacji o Funduszach Europejskich między Urzędem Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego zaktualizowanego o nowe zapisy dotyczące udzielania wstępnej pomocy Beneficjentom w procesie rozliczania projektów w ramach programów operacyjnych i regionalnych programach operacyjnych, wprowadzono stosowne zmiany do załączników ZZ Wzór formularza monitorowania działalności Punktów Informacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego i ZZ Wzór sprawozdania miesięcznego i rocznego z monitorowania działalności punktów informacyjnych. W załączniku ZW Instrukcji wypełniania wniosku w związku z brakiem regulacji dotyczących tzw. dochodu incydentalnego do powyŝszego dokumentu wprowadzona została definicja przedmiotowego pojęcia. Poza tym, zmianie uległy takŝe zapisy dotyczące zmiany sposobu obliczania luki finansowej w przypadku wystąpienia dochodu incydentalnego. W załączniku ZW Instrukcja wypełniania załączników doprecyzowano zapisy dotyczące składania dokumentów przez Wnioskodawcę przed podpisaniem umowy oraz zaktualizowano podstawy prawne. W myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO WK-P zmieniono załącznik ZW a Wzór umowy o dofinansowanie w formie zaliczki i refundacji projektu, w którym wprowadzono zapisy umoŝliwiające Beneficjentowi stosowanie mechanizmu wykupu wierzytelności. W załączniku ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o pozytywnym wyniku oceny merytorycznej i umieszczeniu projektu w odpowiednim miejscu rankingu doprecyzowano zapisy dotyczące przyznania dofinansowania dla wniosku o dofinansowanie projektu, który podlegał ponownej ocenie merytorycznej. Załącznik ZW a Wzór deklaracji bezstronności dla członka Zespołu Oceniającego dla Osi 1-7 dostosowano do minimalnego wzoru deklaracji bezstronności, określonego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, w związku z rekomendacją z audytu systemu UKS/IA. W myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO WK-P zmieniono załącznik ZW a Wzór pisma wzywającego Wnioskodawcę do dostarczenia zaktualizowanych dokumentów, w którym m.in. wyszczególniono dokumenty niezbędne do podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowanie projektu, zobligowano Beneficjenta do zapoznania się ze wzorem umowy/ porozumienia o dofinansowanie projektu, a takŝe wskazano moŝliwość aktualizacji harmonogramu realizacji projektu przed podpisaniem umowy. W oparciu o znowelizowane Wytyczne w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (MRR/H/4(4)08/2011) dokonano aktualizacji podrozdziału Instrukcja przygotowania dokumentów do informacji miesięcznej, który zmienił nazwę na Instrukcja przygotowania dokumentów do informacji miesięcznej i kwartalnej oraz podrozdziału Instrukcja przygotowania i weryfikacji dokumentów do sprawozdań okresowych. W związku z powyŝszym w przedmiotowych instrukcjach wprowadzono odpowiednio zapisy dotyczące informacji kwartalnej oraz zmieniono zakres informacji miesięcznej i sprawozdania okresowego, a takŝe dostosowano do ww. wytycznych załączniki wykorzystywane w procesach. Ponadto w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS z audytu systemu, zmieniono załącznik ZW Wzór listy sprawdzającej wniosek

4 Beneficjenta o płatność, w którym wprowadzono pytania zapewniające weryfikację przestrzegania krajowych i unijnych zasad promocji i ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz umoŝliwiające weryfikację wydatków w odniesieniu do Beneficjentów, którzy nie są zobligowani do stosowania ww. ustawy. W podrozdziale 6.5 Procesy dotyczące weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS zawarte w Sprawozdaniu z audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego wprowadzono zapis obligujący pracownika na stanowisku ds. wdraŝania właściwej osi priorytetowej w Wydziale WdraŜania Projektów do weryfikacji zestawienia wniosków o płatność w oparciu o rejestr nieprawidłowości w celu uniknięcia zawarcia w Poświadczeniu wydatków, wobec których wystąpiło podejrzenie uchybienia/ nieprawidłowości. Ponadto opracowano mechanizm weryfikacji wydatków w trakcie realizacji projektów wieloletnich oraz wprowadzono nowy załącznik ZW Wzór Raportu dokumentów księgowych załączonych do wniosków o płatność w całym okresie realizacji projektu, który umoŝliwia dokonanie losowego dobór próby przed przeprowadzeniem kontroli. W podrozdziale 6.7 Procesy dotyczące kontroli wprowadzono poniŝsze zmiany, z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO oraz wynikające z wykonania rekomendacji z audytu systemu Urzędu Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego. W podrozdziale Instrukcja przeprowadzania kontroli planowej zmiany związane z korektą treści Metodologii doboru próby dla kontroli planowych projektów realizowanych w ramach RPO WK-P , w części dotyczącej określenia minimalnej liczby projektów podlegających kontroli w danym roku. Wprowadzono do procedury odpowiednie zapisy mechanizmu zapewniającego dokumentowanie wyboru transakcji do weryfikacji podczas kontroli planowej na miejscu oraz nowy załącznik o numerze ZW Wzór Raportu dokumentów księgowych załączonych do wniosków o płatność w całym okresie realizacji projektu Do załącznika ZW Wzór listy sprawdzającej z kontroli na miejscu dodano pytania dotyczące zakresu przekazywanej dokumentacji tzw. Listy Hetmana oraz pisma z Centrum Unijnych Projektów Transportowych. Do powyŝszego załącznika wprowadzono takŝe zapisy związane z koniecznością zapewnienia podczas kontroli na miejscu, weryfikacji prawidłowości sporządzonej przez Beneficjenta metodologii wyliczenia kosztów ogólnych, przedstawionej we wniosku o dofinansowanie. W podrozdziale Instrukcja przeprowadzania wizyty monitorującej wprowadzono zmiany związane z uszczegółowieniem katalogu przyczyn uzasadniających przeprowadzenie wizyty monitorującej. Opracowano i dodano do treści procedury opis kontroli, monitorowania, załoŝeń oraz metodologii doboru próby projektów do kontroli trwałości, gdzie dodano załącznik ZW Wzór Sprawozdania dotyczącego wypełnienia przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach RPO WK-P na lata Do treści ww. instrukcji dodano zapisy uzupełniające, dotyczące przeprowadzania wizyt monitorujących, w zakresie postępu rzeczowego i finansowego (realizacja rzeczowa i finansowa umowy o dofinansowanie zgodnie z harmonogramem załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu), w realizacji projektów wieloletnich metodologię kontroli projektów, których realizacja rozciąga się na przestrzeni kilku lat. Jednocześnie wprowadzono do treści procesu opis metodologii doboru próby do kontroli w zakresie projektów szkoleniowych, w zakresie, której dodano załącznik ZW "Wzór harmonogramu planowanych szkoleń". W podrozdziale Kontrole krzyŝowe wykonywane przez IZ RPO WK-P poziom wdraŝania dodano zapisy dotyczące metodyki prowadzenia kontroli krzyŝowych horyzontalnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa

5 Kujawsko-Pomorskiego z projektami Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich , zwanego PO RYBY W procesach podrozdziału Wykrywanie, ocena i rejestrowanie nieprawidłowości w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS wprowadzono zobowiązanie pracownika na stanowisku ds. wdraŝania właściwej osi priorytetowej w Wydziale WdraŜania Projektów do przekazywania pracownikowi na wieloosobowym stanowisku ds. monitoringu finansowego w Biurze Monitoringu i Sprawozdawczości RPO notatki słuŝbowej dotyczącej naruszenia prawa/podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości. W myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO WK-P w podrozdziałach Archiwizacja dokumentów w Biurze Monitoringu i Sprawozdawczości RPO i Archiwizacja dokumentów w Biurze Ewaluacji RPO wprowadzono nowe teczki i podteczki do przechowywania akt. W podrozdziale 12.1 Wzory dokumentów, pism i list sprawdzających, dokonano modyfikacji w związku ze zmianami powyŝej opisanych procesów. Wymienione zmiany są niezbędne do ujęcia w systemie realizacji, celem usprawnienia procesu wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata