MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI OK-III SPRAWOZDANIE z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Gminie Niepołomice, w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy, Plac Zwycięstwa 13, 32-5 Niepołomice w zakresie realizacji zadania publicznego pt. Kampania społeczno-edukacyjna pn. Wyjście z sieci, w tym wydatkowania przekazanej dotacji. Kontrolę w dniu 18 grudnia 214 r. przeprowadzili następujący pracownicy Wydziału Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Lidia Graboń inspektor wojewódzki Przewodnicząca Zespołu Kontrolnego, - Sylwia Dutkiewicz starszy inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnień, znak OK-III o numerach: 149/214 i 15/214 z 17 grudnia 214 r., wydanych z upoważnienia Wojewody Małopolskiego przez Dyrektora Wydziału Organizacji i Kontroli. Kontrolą objęto okres realizacji zadania publicznego. I. USTALENIA OGÓLNE: 1. Przepisy regulujące tematykę kontrolowaną Ustawa z dnia 27 sierpnia 29 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 213 r. poz. 885 z późn. zm.). Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 213 r. poz. 33 z późn. zm.). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 21 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 214 r., poz. 153 z późn. zm.).

2 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 21 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 213 r. poz. 289 z późn. zm.). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 21 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 2, poz. 13). Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 214 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119). Rządowy program na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła. W Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach obowiązują następujące uregulowania wewnętrzne: - Statut Urzędu Miasta i Gminy Niepołomice został przyjęty uchwałą Nr LII/646/26 Rady Miejskiej w Niepołomicach z 8 sierpnia 26 r. w sprawie przyjęcia Statutu Urzędu Miasta i Gminy w Niepołomicach. - Regulamin Organizacyjny został wprowadzony Zarządzeniem Nr 2/13 Burmistrza Miasta i Gminy Niepołomice z dnia 2 kwietnia 213 r. w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Niepołomicach. - Zarządzenie Nr 64/212 Burmistrza Miasta i Gminy Niepołomice z dnia 25 czerwca 212 r. w sprawie zakładowego planu kont dla budżetu Miasta i Gminy Niepołomice oraz dla Urzędu Miasta i Gminy w Niepołomicach. Powyższym zarządzeniem wprowadzono szczególne zasady rachunkowości oraz plany kont, w tym: Załącznik nr 1 Zakładowy plan kont dla budżetu Miasta i Gminy Niepołomice, Załącznik nr 2 Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, Załącznik nr 3 Zasady ewidencji wydatków realizowanych w ramach projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków budżetu Unii Europejskiej, budżetu państwa oraz budżetu samorządu terytorialnego. Zmiany do Polityki rachunkowości zostały wprowadzone Zarządzeniem nr 128/212 z 31 grudnia 212 r. oraz Zarządzeniami nr 63 i 63a/214 z 18 czerwca 214 r. 2

3 - Zarządzenie nr 139/9 Burmistrza Miasta i Gminy Niepołomice z dnia 21 października 29 r. w sprawie instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach. Do powyższego zarządzenia załączone są karty wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzenia poszczególnych rodzajów dowodów księgowych. - Zarządzenie Nr 51/1 Burmistrza Miasta i Gminy Niepołomice z dnia 26 maja 21 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej i ustalenia Systemu Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach. 2. Zasady Programu Rządowy program na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła został przyjęty Uchwałą nr 13/214 Rady Ministrów z dnia 8 lipca 214 r. Zgodnie z zapisami Programu, zadania wynikające z Programu na poziomie województwa koordynuje wojewoda przy pomocy wojewódzkiego zespołu koordynacyjnego. Podmioty ubiegające się o finansowanie lub dofinansowanie w ramach Programu przedstawiają projekty dotycząc działań, mający na celu poprawę istniejącej sytuacji w danym obszarze, wpisujące się w cele Programu. Wojewódzki zespół koordynujący dokonuje oceny formalnej i merytorycznej projektów i rekomenduje wojewodzie najwyżej ocenione projekty do finansowania lub dofinansowania w ramach Programu. Zgodnie z pkt. 3.6 Programu, Wojewoda przyznaje finansowanie lub dofinansowanie w formie dotacji celowej na projekty realizowane przez: 1) organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 23 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 tej ustawy; 2) jednostki samorządu terytorialnego. Po zakończeniu realizacji projektów wojewódzki zespół koordynujący dokonuje oceny sprawozdań końcowych przekazywanych wojewodzie. 3

4 3. Jednostka kontrolowana W okresie objętym kontrolą: - Burmistrzem Miasta i Gminy był i jest nadal Pan Roman Ptak wybrany na to stanowisko w wyniku wyborów, które odbyły się 21 listopada 21 r. (Zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej w Niepołomicach z 22 listopada 21 r.) oraz ponownie wybrany w wyniku wyborów bezpośrednich w dniu 16 listopada 214 r. (Zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej w Niepołomicach z 17 listopada 214 r.) i złożeniu ślubowania w dniu 28 listopada 214 r. (wyciąg z protokołu nr I/214 z I sesji Rady Miejskiej w Niepołomicach z dnia 28 listopada 214 r.) - Skarbnikiem Gminy Głównym Księgowym Budżetu Gminy Niepołomice była i jest nadal Pani Beata Kolasa, która została powołana na to stanowisko z dniem 1 stycznia 29 r. uchwałą Nr XXXIX/47/8 Rady Miejskiej w Niepołomicach z dnia 3 grudnia 28 r. w sprawie: powołania Skarbnika Głównego Księgowego Budżetu Gminy Niepołomice. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali oraz dokumenty i wyjaśnienia przedkładali: - Pan Roman Ptak Burmistrz Niepołomic, - Pani Beata Kolasa Skarbnik Gminy Niepołomice, - Pani Renata Ptak Zastępca Skarbnika, - Pani Agnieszka Ligęza Główny Specjalista ds. Funduszy Zewnętrznych w Urzędzie Miasta i Gminy Niepołomice oraz w miarę potrzeb inni zainteresowani pracownicy. Realizację kontrolowanych zadań w zakresie finansowym ocenia się pozytywnie. II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE: 1. Oferta i umowa dotacyjna Uchwałą Nr XXXVII/56/14 Rady Miejskiej w Niepołomicach z dnia 3 stycznia 214 r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Niepołomice na rok 214, ustalono dochody budżetu na rok 214 w łącznej kwocie ,5 zł oraz wydatki budżetu na rok 214 w łącznej kwocie ,2 zł. Różnica między dochodami i wydatkami stanowiąca nadwyżkę budżetu w kwocie ,3 zł, która została przeznaczona na spłatę zadłużenia. 4

5 Wojewoda Małopolski na podstawie art. 43, 47 i 151 ustawy z dnia 27 sierpnia 29 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 213 r. poz. 885 z późn. zm.), art. 8 ust.1 pkt 2 i art. 45 ustawy z dnia 13 listopada 23 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 21 r. Nr 8, poz. 526, z późn. zm.) oraz uchwały nr 13/214 Rady Ministrów z dnia 8 lipca 214 r. w sprawie przyjęcia Rządowego programu na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła ogłosił konkurs ofert na realizację zadania, mającego na celu zwiększenie skuteczności działań wychowawczych i profilaktycznych na rzecz bezpieczeństwa i tworzenia przyjaznego środowiska w szkołach i placówkach dla dzieci i młodzieży na terenie województwa małopolskiego lub jego części (gmina, powiat) w 214 roku. Termin składania ofert wyznaczono do dnia 1 listopada 214 r. Gmina Niepołomice w dniu 1 listopada 214 r. złożyła ofertę w ramach konkursu ofert w ramach Rządowego programu na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła zadania publicznego pt. Kampania społeczno-edukacyjna pn. Wyjście z sieci realizowanego w okresie od 17 listopada 214 r. do 29 grudnia 214 r. 2. Przekazanie dotacji Wojewoda Małopolski na podstawie art. 15 ust. 2 h ustawy z dnia 24 kwietnia 23 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 214 r. poz. 1118), na podstawie rekomendacji Wojewódzkiego Zespołu Koordynującego ds. realizacji na terenie województwa małopolskiego Rządowego programu na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła, podjął decyzję o przyznaniu dofinansowania na realizację zadania wskazanego w ofercie złożonej przez Gminę Niepołomice pn. Kampania społecznoedukacyjna pn. Wyjście z sieci. Wysokość przyznanych środków publicznych określono na kwotę , zł. W dniu 18 listopada 214 r. pomiędzy Jerzym Millerem, Wojewodą Małopolskim zwanym dalej Wojewodą a Gminą Niepołomice reprezentowaną przez Romana Ptaka, Burmistrza Miasta i Gminy Niepołomice zostało zawarte porozumienie (Dziennik Urzędowy z 214 r. poz. 6822). Porozumienie zostało zawarte na podstawie art. 2 ustawy z dnia 23 stycznia 29 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 26 z późn. zm.), 5

6 art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 199 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 213 r. poz. 594 z późn. zm.), art. 45 i 48 ustawy z dnia 13 listopada 23 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 214 r. poz. 1115), art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 27 sierpnia 29 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 213 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz uchwały nr 13/214 Rady Ministrów z dnia 8 lipca 214 r. w sprawie przyjęcia Rządowego programu na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła. Zgodnie z zapisami 1. 1 Porozumienia Wojewoda powierzył realizację zadania publicznego pod tytułem Kampania społeczno-edukacyjna pn. Wyjście z sieci, określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Gminę, zwanego dalej zadaniem publicznym, a Gmina przyjmuje do realizacji zadanie publiczne w zakresie i na warunkach określonych w porozumieniu. Termin realizacji zadania publicznego ustalono w 2. 1 od dnia podpisania niniejszego porozumienia do dnia 31 grudnia 214 r. W myśl zapisów Porozumienia na wykonanie zadania, o którym mowa w 1 ust.1, Wojewoda udziela dotacji celowej w wysokości , zł, co stanowi 89,69% wartości zadania publicznego, na rachunek bankowy Gminy Niepołomice: (Małopolski Bank Spółdzielczy w Wieliczce) płatnej w następujący sposób: 1) I transza w wysokości , zł w terminie 3 dni od dnia podpisania porozumienia; 2) II transza w wysokości , zł w terminie do dnia 1 grudnia 214 r., po uprzednim przedstawieniu sprawozdania cząstkowego realizacji zadania w terminie do 2 grudnia 214 r., wykazującego zaangażowanie środków w wysokości odpowiadającej łącznej wysokości transzy I i II. 3. Gmina zobowiązuje się do wniesienia wkładu własnego na realizację zadania publicznego w wysokości 4.288, zł, co stanowi 1,31% wartości zadania publicznego. 4. Całkowity koszt zadania publicznego wynosi 41.6, zł. 5. W przypadku obniżenia kosztów zadania publicznego, wysokość dotacji ulegnie zmniejszeniu proporcjonalnie do wysokości udziału procentowego określonego w ust. 1. W Porozumienia Gmina zobowiązała się do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 213 r. poz. 33, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. 6

7 Opis faktur został określony w 4.2. w następujący sposób, cyt. Każda faktura lub inny dowód księgowy, opłacane z otrzymanej dotacji, mają być opatrzone na odwrocie pieczątką z adresem siedziby Gminy oraz sporządzonym w sposób trwały opisem zawierającym informacje: o nazwie zadania i numerze umowy, w jakiej wysokości i z jakich środków została pokryta wydatkowana kwota, jakie było przeznaczenie zakupionego towaru, usługi lub innego rodzaju opłacanej należności, czy przy realizacji zadania miały zastosowanie przepisy dotyczące zamówień publicznych. Informacja ta winna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za rozliczenia finansowo-księgowe Gminy. Zarządzeniem nr 49/14 Wojewody Małopolskiego z 13 listopada 214 r. (WF I z 14 listopada 214 r.) zwiększony został plan dotacji w dziale 81 Oświata i wychowanie, rozdziale 8195 Pozostała działalność, 22 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące realizowane przez gminę na podstawie porozumień z organami administracji rządowej o kwotę , zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania w ramach Rządowego programu na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła. Powyższa zmiana zgodna jest z decyzją Ministra Finansów Nr MF/FS5/3669/142/K1 z 1 listopada 214 r. oraz wnioskiem Wydziału Organizacji i Kontroli z dnia 13 listopada 214 r. Zarządzeniem Nr 17/214 Burmistrza Miasta i Gminy Niepołomice z dnia 19 listopada 214 r. w sprawie: zmiany budżetu Gminy Niepołomice na rok 214 wprowadzono w dziale 81 Oświata i wychowanie, rozdziale 8195 kwotę dotacji w wysokości , zł po stronie dochodów 22 w kwocie , zł oraz po stronie wydatków. Na przestrzeni roku plan ulegał zmianom w wyniku czego otrzymana dotacja została ujęta w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej (razem ze środkami własnymi) w ogólnej kwocie 41.6, zł w podziale na: Składki ZUS - na kwotę 948,29 zł, Fundusz Pracy - na kwotę 135,15 zł, Wynagrodzenia bezosobowe - na kwotę 9.516,56 zł, Zakup usług pozostałych - na kwotę 31., zł. 3. Realizacja zadania 7

8 Na realizację zadań objętych kontrolą Gmina Niepołomice otrzymała w roku 214 środki dotacji celowej w łącznej wysokości 37.34,3 zł, które wpłynęły na rachunek Gminy Niepołomice: - w dniu 2 listopada 214 r. kwota , zł dowód księgowy nr 1784), - w dniu 1 grudnia 214 r. kwota ,3 zł dowód księgowy nr 192) i zostały ujęte na koncie 13D (konto 13 Rachunek bieżący jednostki). Kwoty powyższe zostały wprowadzone do budżetu Gminy po stronie dochodów w dziale 81, rozdziale 8195, w 22, co jest zgodne z danymi wykazanymi w rocznym sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 214. W toku kontroli ustalono, że zadanie publiczne na dzień przeprowadzenia kontroli, tj. 18 grudnia 214 r., było w trakcie realizacji. Faktury są opisywane przez komórkę merytoryczną, a następnie przekazywane do działu księgowości. Na dzień kontroli faktury nie zostały jeszcze uregulowane. Na realizację kontrolowanego zadania Gmina Niepołomice zawarła następujące umowy oraz pokryła zobowiązania z nich wynikające (rachunki i faktury): Umowa zlecenie RPAN zawarta 26 listopada 214 roku z Instytutem Wspomagania Wychowania Archezja Karolina Gubała na przeprowadzenie szkolenia w dniu 15 grudnia w zakresie: przeprowadzenia wykładów i zajęć warsztatowych na temat profilaktyki cyberprzemocy, uzależnienia od Internetu i gier oraz bezpiecznego funkcjonowania w mediach społecznościowych, opracowanie materiałów szkoleniowych i przekazanie ich uczestnikom szkolenia, zapewnienie sal umożliwiających przeprowadzenie zajęć szkoleniowych i warsztatowych w miejscowości Niepołomice, zapewnienie dla uczestników szkolenia cateringu w formie przerwy kawowej oraz obiadu, wystawienie dla uczestników szkolenia zaświadczeń potwierdzających udział w szkoleniu oraz fotograficzne udokumentowanie przeprowadzenia szkolenia. W 3 umowy określono wysokość wynagrodzenia na 1., zł. Szkolenie stacjonarnego zostało przeprowadzone z elementami warsztatów dla wybranych przedstawicieli szkół. Warsztaty zostały podzielone na 5 grup (nauczyciele: grup przedszkolnych, klas 1-3, klas 4-6, klas gimnazjalnych oraz klas 8

9 ponadgimnazjalnych), tak aby dostosować problematykę warsztatów do wieku uczniów 1 szkolenie. Zaproszenie skierowano do 74 osób przedstawicieli szkół, przedszkoli, OHP i ośrodka opiekuńczo-wychowawczego z terenu Niepołomice. Na zaproszenie odpowiedziało i w szkoleniu uczestniczyły 42 osoby. Za wykonanie zadania Wykonawca wystawił Rachunek nr w dniu 17 grudnia 214 na kwotę 1., zł, który zapłacono 29 grudnia 214 roku na wskazany numer konta bankowego w wyznaczonym terminie. 2. Umowa RPAN zawarta w dniu 27 listopada 214 roku z Niepubliczną Poradnią Psychologiczno-Pedagogiczną Empatia z siedziba Wola Batorska. Przedmiot umowy obejmował opracowanie merytoryczne scenariuszy zdjęć dydaktycznych dla nauczycieli na temat bezpiecznego korzystania z Internetu, profilaktyki cyberprzemocy, uzależnienia od Internetu i gier oraz bezpiecznego funkcjonowania w mediach społecznościowych, obejmujących zajęcia dla grup wiekowych: przedszkolaki, klasy 1-3, klasy 4-6, uczniowie gimnazjum, uczniowie szkół ponadgimnazjalnych (po trzy komplety scenariuszy dla każdej grupy wiekowej. Wysokość wynagrodzenia na 1., zł określono w 5 niniejszej umowy. Zgodnie z umową nauczyciele dostali narzędzie pracy z uczniami- scenariusze w postaci broszury dla wszystkich nauczycieli szkół, przedszkoli, OHP i Ośrodka Opiekuńczo-Wychowawczego. Gmina Niepołomice na podstawie wystawionego przez Wykonawcę rachunku Nr 2/14 z dnia 8 grudnia 214 roku wypłaciła należność w wysokości 1., zł w dniu 29 grudnia 214 roku na wskazany numer rachunku bankowego. 3. Umowa RPAN zawarta w dniu 1 grudnia 214 roku z Firmą Pasaż Sp. z o.o. na realizacje druku scenariuszy zajęć lekcyjnych w ilości 5 egz. w terminie 8-12 grudnia 214 roku. Za terminowe i prawidłowe wykonanie zamówienia ustalono wynagrodzenie na kwotę 1.968, zł. Za wykonanie zadania zawartego w umowie Wykonawca wystawił fakturę VAT nr 53/12/14/D w dniu 17 grudnia 214 roku na kwotę zawartą w umowie, którą zapłacono przelewem w dniu 29 grudnia 214 roku. 4. Umowa RPAN zawarta w dniu 28 listopada 214 roku z Wykonawcą Praktyka Psychoterapeutyczna Serafin Olczak z siedzibą w Krakowie. Przedmiotem umowy było opracowanie broszury informacyjno-edukacyjnej, adresowanej do rodziców i nauczycieli na temat bezpiecznego korzystania z Internetu, profilaktyki cyberprzemocy, 9

10 uzależnienia od Internetu i gier oraz bezpiecznego funkcjonowania w mediach społecznościowych. Za wykonanie zamówienia strony ustaliły wynagrodzenie na kwotę 5., zł brutto. Zgodnie z zapisami 1 ust. 4 umowy przedmiot zamówienia został sporządzony w edytowanej wersji elektronicznej oraz został przekazany na nośniku elektronicznym i w wydruku w ilości po 3 egzemplarze, za które to Wykonawca w dniu 9 grudnia 214 roku wystawił rachunek nr 1/12/214 na kwotę 5., zł. Gmina dokonała przelewu na konto Wykonawcy w dniu 29 grudnia 214 roku, zgodnie z warunkiem określonym w umowie, dotyczącym wynagrodzenia na wskazane w rachunku konto bankowe. 5. Umowa RPAN zawarta w dniu 1 grudnia 214 roku z Firma Pasaż Sp. z o.o. na realizację wydruku broszury w ilości 3 5 egz. w terminie 1-17 grudnia 214 roku za wynagrodzenie ustalone w 3 zawartej umowy tj. 3.69, zł brutto. Broszura informacyjno-edukacyjna została sporządzona w formie mini przewodnika bezpiecznego korzystania z Internetu, poradnika dla rodziców i nauczycieli, odpowiadającego na najczęściej zadawane pytania. Przewodnik rodzice mogli odebrać bezpłatnie w sekretariatach szkół lub w Urzędzie Miasta i Gminy Niepołomice. Za wykonane czynności wymienione w umowie, w dniu 17 grudnia 214 roku, Wykonawca wystawił fakturę VAT nr 53/12/14/D na kwotę 3.69, zł, którą Gmina Niepołomice przekazała na właściwe konto w obowiązującym terminie tj. 29 grudnia 214 roku Umowa o dzieło UMiG.KA zawarta w dniu 28 listopada 214 roku z Panem Jackiem Ratajem, zamieszkałym w Niepołomicach. Przedmiotem umowy było nakręcenie krótkiego filmiku reklamowego czas projekcji maksymalnie 5 minut, mający charakter reklamowy o tematyce: bezpieczne korzystanie z Internetu, profilaktyka cyberprzemocy, uzależnienie od Internetu i gier oraz bezpiecznego funkcjonowania w mediach społecznościowych. Wykonawca przyjął odpowiedzialność za opracowanie i przygotowanie scenariusza, zaangażowanie i opłacanie ewentualnych aktorów, zakup rekwizytów, przygotowanie planu zdjęciowego, opłacenie zakupu podkładu muzycznego, ewentualne zaangażowanie i opłacenie lektora oraz wykonanie i opłacenie oprawy graficznej (czołówka, animacje, napisy końcowe). Aneksem Nr 1 z dnia 28 listopada 214 roku zmieniono czas projekcji filmu z maksymalnie 5 minut na maksymalnie 1

11 1 minut. Czas projekcji został zmieniony ze względu na zatwierdzenie scenariusza filmowego, który obejmował wszelkie zagadnienia ważne dla projektu, a skrócenie mogłoby zakłócić prawidłową realizację projektu. Za wykonanie przedmiotowego dzieła Wykonawca wystawił rachunek w dniu 17 grudnia 214 roku na kwotę 4., zł, (kwota została określona w 4.1 umowy). Gmina dokonała przelewu 29 grudnia 214 roku na właściwe konto bankowe Wykonawcy (3.64, zł + podatek 36, zł do Urzędu Skarbowego). 7. Umowa zlecenia UMiG.KA zawarta w dniu 17 listopada 214 roku z Panią Marzeną Stawarz na koordynację projektu kampanii społeczno-edukacyjnej pn. Wyjście z sieci w ramach rządowego programu na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła. Zleceniodawca zobowiązał się do zapłaty za wymienione czynności wynagrodzenie w wysokości 2.758,27 zł. Zadanie winno być wykonane w terminie od 17 listopada do 29 grudnia 214 roku. Aneksem nr 1 do umowy zmieniono czas wykonywania zadania od dnia 18 listopada do 29 grudnia 214 roku, ze względu na datę podpisania Porozumienia z Wojewodą 18 listopad 214. W aneksie zostały doprecyzowane również kwestie kar umownych. Za wykonane czynności, zawarte w umowie Gmina dokonała przelewu na konto Wykonawcy w wysokości 2.7,9 zł w dniu 29 grudnia 214 roku oraz odprowadziła podatek do Urzędu Skarbowego w kwocie 158, zł i składki do ZUS od pracownika w kwocie 592,37 zł. 8. Umowa zlecenia UMiG.KA zawarta w dniu 17 listopada 214 roku z Panią Agnieszką Ligęza na wykonanie finansowego rozliczenia projektu kampanii społecznoedukacyjnej pn. Wyjście z sieci w ramach rządowego programu na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła. Zleceniodawca zobowiązał się do zapłaty za wymienione czynności wynagrodzenie w wysokości 2.758,27 zł. Zadanie winno być wykonane w terminie od 17 listopada do 29 grudnia 214 roku. Aneksem nr 1 do umowy zmieniono czas wykonywania zadania od dnia 18 listopada do 29 grudnia 214 roku, ze względu na datę podpisania Porozumienia z Wojewodą 18 listopad 214. W aneksie zostały doprecyzowane również kwestie kar umownych. Za wykonane czynności, zawarte w umowie Gmina dokonała przelewu na konto Wykonawcy w wysokości 2.7,91 zł w dniu 29 grudnia 214 roku oraz odprowadziła podatek do Urzędu Skarbowego w kwocie 158, zł i składki do ZUS od pracownika w kwocie 592,36 zł. 11

12 W 411 Gmina wydatkowała kwotę 948,29 zł z tytułu ZUS-u od umów zlecenia oraz kwotę 135,15 zł Fundusz Pracy Sprawozdawczość z realizacji zadania W 3 ust. 1 umowy dotacyjnej określono terminy przedstawienia sprawozdań z realizacji zadania, a mianowicie: - do dnia 2 grudnia 214 r. sprawozdanie cząstkowe, - do dnia 16 grudnia 214 r. wstępne sprawozdanie z realizacji całości zadania, - w terminie 3 dni od dnia zakończenia realizacji sprawozdanie końcowe. Wzór sprawozdań został określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 21 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 211 r. Nr 6, poz. 25). W 9 ust. 1 umowy dotacyjnej przewidziano kary umowne z tytułu braku przesłania sprawozdań na pisemne wezwanie Zleceniodawcy. Jak ustalono, do dnia przeprowadzenia kontroli Gmina Niepołomice przedstawiła niżej wskazane sprawozdania: - w dniu 2 grudnia 214 r. sprawozdanie cząstkowe, - w dniu 12 stycznia 215 r. sprawozdanie końcowe z wykonania zadania. W wyniku pism wystosowanych z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego o numerach: OK- I z dnia 14 stycznia 215 roku oraz nr OK-I z dnia 19 stycznia 215 roku, dotyczących uzupełnienia, w dniu 16 lutego 215 roku Gmina Niepołomice przekazała niniejsze uzupełnienie do sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego kampania społeczno-edukacyjna pn. Wyjście z sieci, dotyczące wyników ewaluacji jakościowej i ilościowej, uwzględniającej wskaźniki realizacji zadania oraz rezultaty celów szczegółowych określonych w Rządowym programie na lata Bezpieczna i przyjazna szkoła opracowane na podstawie matrycy logicznej projektu wraz z uzupełnionym kwestionariuszem sprawozdania opracowanego przez MEN. Wykonanie wykazane w Sprawozdaniu końcowym przedstawia poniższa tabela: 12

13 Lp. Rodzaj kosztów Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Koszty faktycznie poniesione według rachunków i faktur (w zł) Różnica koszt całkowity z tego pokryty z dotacji z tego pokryty z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł, z tego pokryty z kładu osobowego, w tym świadczeń wolontariuszy koszt całkowity z tego pokryty z dotacji z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł, z tego pokryty z kładu osobowego, w tym świadczeń wolontariuszy koszt całkowity I Koszty merytoryczne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez Urząd Miasta i Gminy Niepołomice): 1) szkolenie stacjonarne dla nauczycieli 2) opracowanie scenariuszy zajęć dydaktycznych dla dzieci i młodzieży z elementami ewaluacji 3) wydruk scenariuszy 4) opracowanie broszury informacyjno-edukacyjnej 5) wydruk broszury 6) nakręcenie krótkiego filmiku reklamowego , 19, II Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez Urząd Miasta i Gminy Niepołomice: 1) wynagrodzenie koordynatora projektu , , ,28 953, ,99 -,1 -,1 2) wynagrodzenie osoby odpowiedzialnej za poprawne finansowe rozliczenie projektu III Ogółem , , ,7-342,2 Ze sporządzonego przez Gminę rozliczenia wynika, że całkowity koszt realizacji zadania wyniósł ,98 zł, w tym ze środków dotacji 37.4,28 zł i ze środków własnych Gminy 4.253,7 zł, w następujących paragrafach: 411 Składki ZUS kwota 948,29 zł, 412 Fundusz Pracy 135,15 zł, 417 Wynagrodzenia bezosobowe 9.516,54 zł, 43 Zakup usług pozostałych 3.658, zł. 13

14 Kwota poniesionych wydatków jest zgodna z ewidencją księgową konta: 13W na kwotę 948,29 zł, 13W na kwotę 135,15 zł, 13W na kwotę 9.516,54 zł, 13W na kwotę 3.658, zł, w okresie Różnica pomiędzy kwotą wykazaną w kosztorysie ofertowym, a rzeczywistym wykonaniem wydatków wynosi 342,2 zł. W złożonym wyjaśnieniu na okoliczność mniejszego kosztu wykonania zadania o 342,2 zł (41.6, zł ,98 zł) podano, cyt. Różnica (minus 342 zł) pomiędzy kosztami zakładanymi w kosztorysie ofertowym a faktycznie poniesionymi w przypadku wydruków scenariuszy i broszury wynikają z uszczegółowienia szczegółów technicznych wydruku (jakość papieru, format, ilość stron, szycie) po opracowaniu merytorycznym scenariuszy. W wyniku zapytania otrzymano ofertę z firmy drukarskiej na kwoty inne od wstępnie zakładanych w porozumieniu. W przypadku wydruku scenariuszy różnica wynosi minus 532 zł (25, zł 1968, zł) a w przypadku broszury plus 19 zł (369, zł 35, zł). Różnica (minus,2 zł) pomiędzy kosztami zakładanymi w kosztorysie ofertowym a faktycznie poniesionymi w przypadku kosztów obsługi zadania publicznego czyli koszty wynagrodzeń koordynatora (-,1 zł) i osoby odpowiedzialnej za poprawne finansowe rozliczenie projektu (-,1 zł) wynika z zaokrągleń programu obliczającego składki ZUS i należne podatki. Łączna różnica pomiędzy kosztami zakładanymi a faktycznie poniesionymi to minus 342,2 zł. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości,2 zł została przekazana do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego 3 grudnia 214 roku. 5. Dokumentacja i ewidencja księgowa zadania Dokumenty objęte kontrolą spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 213 r. poz. 33 z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione oraz zawierały pełny opis określony w 4.2 Porozumienia. Każda faktura, lub 14

15 inny dowód księgowy były opatrzone na odwrocie pieczątką z adresem Gminy oraz sporządzonym w sposób trwały opisem zawierającym informacje o nazwie zadania i numerze umowy, w jakiej wysokości i z jakich środków została pokryta wydatkowana kwota oraz jakie było przeznaczenie zakupionego towaru, usługi lub innego rodzaju opłacanej należności. Informacje te były podpisane przez osobę odpowiedzialną za rozliczenia finansowo-księgowe Gminy. Reasumując, środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadań objętych kontrolą zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, a dokumentacja źródłowa potwierdza, że dotacja celowa została wydatkowana w odpowiednim dziale i rozdziale klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 21 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 214 r. poz. 153 z późn. zm.). Na tym czynności kontrolne zakończono. Kontrolę wpisano do książki kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach pod pozycją 19. Kontrolujący: Inspektor Wojewódzki Lidia Graboń Kierownik komórki do spraw kontroli: Dyrektor Wydziału Sławomir Dyl Starszy Inspektor Wojewódzki Sylwia Dutkiewicz 15