WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Łódź, 28 lipca 2016 r. WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Pan Gabriel Szkudlarek Burmistrz Łasku WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1, art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 2 w związku z art. 37 ust. 8 i art. 76 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 3 oraz w związku z art. 18 ust. 1 i art ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi 4 i art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym 5 w dniach 30 maja 14 czerwca 2016 r. przeprowadzona została, w trybie zwykłym, kontrola w zakresie prawidłowości i legalności wykonywania przez Burmistrza Łasku, ul. Warszawska 14, Łask, zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na wydawaniu, odmowie wydania, zmianie zakresu i cofaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz przekazywania ww. danych i informacji do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej 6 w okresie od 1 stycznia 2016 r. do 30 kwietnia 2016 r. oraz wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego - według stanu na dzień rozpoczęcia kontroli. Kontrolę, na podstawie upoważnień wydanych przez Wojewodę Łódzkiego w dniu 20 maja 2016 r. przeprowadzili pracownicy Oddziału Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: 1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki, Kierownik Zespołu Kontrolerów, nr upoważnienia 52/2016; 2) Anna Czajeczna Specjalista Członek Zespołu Kontrolerów, nr upoważnienia 53/ j.t. Dz. U. z 2015 r., poz. 525 ze zm. 2 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz j.t. Dz. U. z 2015 r., poz. 584 ze zm., dalej zwana: usdg. 4 j.t. Dz. U z 2016 r., poz. 487 ze zm., dalej zwana: uwtpa. 5 j.t. Dz. U. z 2015 r., poz. 1142, dalej zwana: ukrs. 6 Dalej zwana: CEIDG

2 Burmistrzem Łasku jest Pan Gabriel Szkudlarek wybrany na urząd w wyborach, które odbyły się 30 listopada 2014 r. Obsługę organu zapewniają pracownicy podległego Burmistrzowi Urzędu Miejskiego w Łasku 7. Mając na uwadze stwierdzone nieprawidłowości oraz ich zakres kontrolowaną działalność należy ocenić: negatywnie w zakresie wydawania, odmowy wydania, zmiany zakresu i wygaszania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, negatywnie w zakresie przekazywania do CEIDG danych i informacji o decyzjach wydanych w powyższym zakresie, pozytywnie w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Ustalenia kontroli. A. Przygotowanie organizacyjne do wykonywania kontrolowanych zadań. 1. Komórką organizacyjną Urzędu wykonującą kontrolowane zadania jest Wydział Oświaty, Kultury, Promocji i Spraw Społecznych 8, podlegający bezpośrednio Burmistrzowi Łasku. Do zakresu działania tego Wydziału ( 13 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łasku 9 ) należy m.in. wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz prowadzenie spraw związanych z rejestracją działalności gospodarczej zgodnie z obowiązującymi przepisami. Naczelnikiem Wydziału jest Pani Jadwiga Kurkowska, która sprawuje nadzór m.in. nad wykonywaniem przez 3 pracowników 10 zadań objętych kontrolą. Jak wynika z zakresu czynności, Pani Naczelnik jest zobowiązana m.in. do zapewnienia prawidłowego i terminowego wykonywania zadań Wydziału, szczególnie przez sprawną organizację pracy, a także nadzór i bieżącą kontrolę nad prawidłowością i terminowością załatwianych spraw w Wydziale. Zakresy czynności służbowych pracowników zawierają stosowne zapisy. Jeden pracownik Wydziału realizuje zadania dotyczące KRS, a dwóch pracowników od 1 stycznia 2016 r. zajmuje się wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Wcześniej sprawami zezwoleń zajmował się inny pracownik, który został przeniesiony do wykonywania innych zadań w tym samym Wydziale. Należy odnotować, że pracownicy zajmujący się wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, 7 Dalej: Urząd. 8 Dalej również: Wydział. 9 Załącznik do Zarządzenia Burmistrza Łasku Nr 17/2016 z dnia 28 stycznia 2016 r., dalej również: Regulamin organizacyjny. 10 Jeden pracownik realizuje zadania dotyczące KRS, a 2 pracowników zajmuje się wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

3 zostali upoważnieni do przekazywania informacji do CEIDG przez Burmistrza dopiero w dniu 21 kwietnia 2016 r., a następnego dnia zgłoszeni do tego systemu. 11 Od dnia objęcia przez pracowników obowiązków do momentu zapewnienia im niezbędnych uprawnień upłynęło ponad trzy i pół miesiąca. Burmistrz wyjaśnił, że z uwagi na zmianę obowiązków pracowników zajmujących się sprawami zezwoleń z początkiem roku 2016 w wykonywanych zadaniach ( ) uczestniczył także pracownik, który zadania te wykonywał od wielu już lat przed zmianą zakresu obowiązków ( ). 12 Jak wyjaśniła Naczelnik, jednym z mechanizmów mającym na celu zapewnienie prawidłowego działania Wydziału w kontrolowanym zakresie było zaplanowanie i przeszkolenie pracowników, którzy przejęli zadania (...) Pracownikom zapewniono również pomoc, ze strony informatyka. 13 Rzeczywiście pracownicy odbyli w 2016 r. szkolenie, którego tematyka dotyczyła wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Podjęcie powyższych pozytywnych działań nie pozwoliło jednak na uniknięcie wystąpienia znacznych nieprawidłowości. 2. W okresie objętym kontrolą w kontrolowanej jednostce nie była przeprowadzana kontrola wewnętrzna. Do kontrolowanej jednostki nie wpłynęły również skargi czy wnioski dotyczące kontrolowanych zagadnień. 3. Prowadzone w Urzędzie spisy spraw z kontrolowanego zakresu zawierają informacje pozwalające na identyfikację sygnatury postępowania administracyjnego, daty wpływu wniosku, przedsiębiorcy i treści złożonego wniosku. W 1 pozycji (47a), dane zamieszczono w nieprecyzyjny sposób, powodujący wątpliwości w zakresie ustalenia autora pisma, co stanowi uchybienie W Urzędzie opracowano dla przedsiębiorców karty usług, udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu oraz w Biurze Obsługi Interesanta. Karty te zawierają najistotniejsze informacje o procesie wydawania zezwoleń oraz wzory wniosków: 1) o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, obejmujący informacje wymagane na podstawie art. 18 ust. 5 uwtpa oraz zawierający, zgodny z ust. 6 ww. przepisu, wykaz wymaganych załączników; 2) o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przedsiębiorcom, których działalność polega na organizacji przyjęć, obejmujący informacje wymagane na podstawie art. 18 ust. 5 w związku z art ust. 4 uwtpa, 3) o wydanie jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. Wzór ten obejmował, za wyjątkiem jednej, informacje wymagane na podstawie art. 18 ust. 5 w związku z art ust. 1 uwtpa. Brakowało części przeznaczonej na wpisanie adresu punktu 11 Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str. 72.

4 składowania napojów alkoholowych (magazynu dystrybucyjnego), co wynikało z pomyłki. 15 Przed sporządzeniem niniejszego dokumentu wzór wniosku został skorygowany. Jak wynika z ustaleń zawartych w punkcie dotyczącym terminowości przekazywania do CEIDG informacji o wydanych zezwoleniach, przygotowanie organizacyjne związane z zarządzaniem kadrą nie było wystarczające, co zdaniem organu kontroli przyczyniło się znacząco do powstania opisanych dalej naruszeń. B. Wydawanie, odmowa wydania, zmiana zakresu i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Informacje wstępne. Zbadane postępowania administracyjne zostały przeprowadzone z zachowaniem właściwości miejscowej i rzeczowej organu, a liczba obecnie obowiązujących zezwoleń na sprzedaż napojów o zawartości alkoholu powyżej 4,5% (z wyłączeniem piwa) nie przekracza limitu określonego w Uchwale Nr IX/69/07 Rady Miejskiej w Łasku z dnia 6 czerwca 2007 r. w sprawie określenia liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa), przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży, jak i w miejscu sprzedaży na terenie Gminy Łask. Według stanu na 30 kwietnia 2016 r. w Łasku funkcjonowało 90 punktów sprzedaży napojów alkoholowych. W okresie objętym kontrolą organ zezwalający przeprowadził 34 postępowania administracyjne z kontrolowanego zakresu: 24 wszczęte na wniosek przedsiębiorców, zakończonych udzieleniem 52 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, z których zbadano 10 (41,66%) postępowań, zakończonych udzieleniem 18 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, 1 wszczęte na wniosek przedsiębiorcy, zakończone wydaniem zezwolenia, na podstawie art ust. 4 uwtpa, które również zostało zbadane w toku kontroli, 2 zakończone wydaniem decyzji dotyczących zmiany zezwoleń zbadano oba postępowania, 7 zakończonych wydaniem decyzji w sprawie stwierdzenia wygaśnięcia zezwolenia, z których zbadano 3 (42,86%) postępowania. Wyjaśnienia przytaczane w dalszej części dokumentu składali Burmistrz Łasku, Naczelnik Wydziału oraz pracownicy. Mając na względzie kryteria: legalności i rzetelności, w wyniku badania wszystkich postępowań ustalono, co następuje. 15 Akta kontroli str. 66.

5 I. Postępowania w sprawie udzielenia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. 1. Wszystkie postępowania w sprawie wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych zostały wszczęte na wniosek przedsiębiorcy lub osoby reprezentującej przedsiębiorcę. Pisemnie potwierdzano przyjęcie wniosku przez organ, a wnioskodawca kwitował fakt otrzymania ww. potwierdzenia. W ten sposób wypełniono obowiązki wynikające z art. 11 ust. 3 i 4 usdg. 2. W 7 przypadkach wnioski zawierały kompletne informacje wymagane na podstawie art. 18 ust. 5 pkt 1-6 uwtpa, tj. oznaczenie rodzaju zezwolenia, oznaczenie przedsiębiorcy, jego siedzibę i adres, numer w rejestrze przedsiębiorców, przedmiot działalności wykonywanej przez wnioskodawcę, adres punktu sprzedaży i punktu składowania napojów alkoholowych (magazynu dystrybucyjnego). Stwierdzono jednak, iż 3 (30%) wnioski nie zawierały adresu ww. magazynu. 16 Burmistrz wyjaśnił: zdaniem organu zezwalającego jak i po uzyskanych informacjach ze szkoleń w zakresie danej tematyki, w przypadku nie wskazania powyższych danych, adres punktu składowania napojów alkoholowych (magazyn dystrybucyjny) należy traktować jako równoznaczny z adresem punktu sprzedaży. 17 Procedowanie wniosków dotkniętych powyższymi brakami formalnymi stanowi nieprawidłowość. Należy w tym miejscu podkreślić, iż braki formalne wniosków winny być usunięte w trybie określonym w art Kpa, tj, poprzez wezwanie wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Informacje przekazane na szkoleniu nie mogą uzasadniać odstępstw od stosowania przepisów powszechnie obowiązujących. W aktach spraw znajdowały się dokumenty potwierdzające tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych (art. 18 ust. 6 pkt 2 uwtpa), przy czym w 3 (30%) przypadkach dokumenty nie zawierały wskazania adresu punktu sprzedaży napojów alkoholowych (odpis z księgi wieczystej czy też akty notarialne dotyczące kupna-sprzedaży nieruchomości zawierały jedynie numery działek). Uznać należy wyjaśnienia wskazujące na ustalenie ww. informacji w ramach Urzędu, jednak brak dowodu w aktach sprawy potwierdzającego ustalenie stanowi uchybienie. Natomiast decyzja właściwego, tj. Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Łasku o zatwierdzeniu zakładu (art. 18 ust. 6 pkt 4 uwtpa), o której mowa w art. 65 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, ze zm.) została dołączona do wniosku tylko w 2 przypadkach. W pozostałych 8 sprawach wnioskodawcy załączali zaświadczenie PPIS w Łasku o wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów państwowej inspekcji 16 Akta kontroli str. 192, 295, Akta kontroli str. 418.

6 sanitarnej. Zaświadczenia obejmowały adresy punktów sprzedaży, które we wnioskach podawali przedsiębiorcy. Jak wynika z wyjaśnień Burmistrza, w oparciu o uzyskane stanowisko PPIS w Łasku, a także informację Państwowej Agencji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych 18, uznano jako wystarczające do wydania zezwolenia załączenie do wniosku ww. zaświadczenia. W świetle wyjaśnień Burmistrza, oraz stanowiska uzyskanego przez organ kontroli od Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego w Łodzi działanie w powyższym zakresie zostało przyjęte jako uzasadnione. Jak wynika z wyjaśnień Burmistrza, w żadnym przypadku nie była wymagana pisemna zgoda, o której mowa w art. 18 ust. 6 pkt 3 uwtpa. 3. Wszystkie zezwolenia wydane zostały zgodnie z art. 18 ust. 3a uwtpa, tj. po uzyskaniu pozytywnej opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Łasku, wyrażonej w formie postanowienia. Z wnioskiem do ww. Komisji o wydanie opinii zwracała się Naczelnik Wydziału w swoim imieniu, zamiast w imieniu organu zezwalającego (Burmistrza Łasku). Burmistrz wyjaśnił, że wystosowanie wniosku potraktowano jako czynność czysto techniczną ( ), uważając iż [wniosek] może (...) być podpisany przez naczelnika wskazanego wydziału. 19 Wyjaśnienia nie mogły zostać uznane za uzasadnione, jednak uwzględniając, że Naczelnik Wydziału posiadała upoważnienie do podejmowania czynności w imieniu organu, powyższe działanie uznano za uchybienie. 4. Wszystkie zezwolenia wydane zostały zgodnie z art ust. 2 uwtpa, tj. po wniesieniu na rachunek gminy wymaganej opłaty. 5. Decyzje wydano w oparciu o właściwe przepisy uwtpa oraz uchwały Rady Miejskiej w Łasku, podjęte na podstawie art. 12 ust. 1 i ust. 2 uwtpa: 1) oddzielnie na poszczególne rodzaje napojów alkoholowych, co jest zgodne z art. 18 ust. 3 uwtpa; 2) według form sprzedaży napojów alkoholowych, określonych w art. 18 ust. 1 uwtpa; 3) na czas oznaczony, zgodnie z art. 18 ust. 9 uwtpa. 6. Do wydanych zezwoleń dołączane były pouczenia dla przedsiębiorcy, zawierające istotne informacje, m.in. o warunkach prowadzenia sprzedaży napojów alkoholowych, przesłankach cofnięcia i wygaśnięcia zezwoleń czy o sposobie dokonywania opłat związanych z korzystaniem z uprawnień przyznanych zezwoleniem. Powyższe należy uznać jako przejaw dobrej praktyki. II. Postępowania w sprawie udzielenia zezwolenia, o którym mowa w art ust. 4 uwtpa. 1. Zezwolenia udzielono uprawnionemu podmiotowi, o którym mowa w art ust. 4 uwtpa dostęp 23 czerwca 2016 r. 19 Akta kontroli str. 418.

7 2. Wniosek przedsiębiorcy zawierał dane i informacje wymagane na podstawie art. 18 ust. 5 w związku z art ust. 4 uwtpa. W aktach sprawy brak było adnotacji o pisemnym potwierdzeniu przyjęcia wniosku przez organ (wnioskodawca nie skwitował faktu otrzymania ww. potwierdzenia). 20 Jak wyjaśniono, wnioski ( ) przyjmowane są w Biurze Obsługi Interesanta najprawdopodobniej w wyniku niedopatrzenia wnioskodawca nie otrzymał potwierdzenia złożenia wniosku. 21 W ten sposób naruszono art. 11 ust. 3 usdg, co stanowi nieprawidłowość. 3. Zezwolenie zostało wydane po wniesieniu opłaty, co jest zgodne z art ust. 5 uwtpa. 4. Zezwolenia udzielono w oparciu o właściwy przepis, tj. art ust. 4 uwtpa. 5. Okres obowiązywania zezwolenia wynosił nie więcej niż 2 lata, co jest zgodne z art ust. 4 uwtpa. 6. W pouczeniu dołączonym do decyzji niektóre zapisy były niezgodne z uwtpa, co świadczy o nierzetelnym jego przygotowaniu i stanowi nieprawidłowość. 22 Burmistrz wyjaśnił: rozbieżności zapisów zawartych w pouczeniu ( ) a ustawą wynikają z niedopatrzenia w tym zakresie. W przyszłości do wydawanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w miejscu organizacji przyjęć będzie dołączane pouczenie zawierające skorygowane zapisy ( ). 23 III. Postępowania w sprawie wygaszenia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. Zbadane decyzje w sprawie stwierdzenia wygaśnięcia zezwolenia wydane zostały na skutek wystąpienia przesłanki, o której mowa w art. 18 ust. 12 pkt 1 uwtpa, tj. likwidacji punktu sprzedaży. W merytorycznym zakresie nie stwierdza się odstępstw od stosowania przepisów uwtpa. Naruszenia dotyczące stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego przedstawiono w pkt V. IV. Zmiana decyzji Zbadane decyzje w sprawie zmiany zezwolenia wydane zostały na skutek wniosku przedsiębiorcy i dotyczyły zmiany adresu siedziby podmiotów uprawnionych do sprzedaży napojów alkoholowych. W jednym przypadku adres siedziby przedsiębiorcy był tożsamy z adresem punktu sprzedaży. Jak wyjaśnili pracownicy, zmiana dotyczyła jednak wyłącznie numeru posesji (nie zmieniła się lokalizacja punktu sprzedaży), co zostało zweryfikowane przez pracowników w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami UM w Łasku. W aktach sprawy brak było jednak dowodu potwierdzającego ww. weryfikację. 24 Pracownicy wyjaśnili: uznano, że ustna informacja, w ramach jednego Urzędu, jest wystarczająca. 25 Zgodnie z zasadą pisemności, wyrażoną w art Kpa, dokonana przez organ weryfikacja winna 20 Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str

8 zostać udokumentowana. Naruszenia dotyczące stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego przedstawiono w pkt V. V. Prawidłowość stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. 1. Skontrolowane postępowania prowadzone były, co do zasady, zgodnie z wymogami wynikającymi z Kpa. Ustalono, iż zezwolenia wydano zgodnie z art Kpa w formie decyzji administracyjnej podpisanej przez Naczelnika Wydziału Oświaty, Kultury, Promocji i Spraw Społecznych, działającego na podstawie upoważnienia Burmistrza do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej. Wydane decyzje, w tym także dotyczące zmiany zezwoleń i stwierdzenia wygaśnięcia zezwoleń, zawierają elementy wymagane na podstawie art Kpa. W przypadku zezwoleń nie zamieszczono uzasadnienia, jednak rozstrzygnięcia były w całości zgodne z żądaniem strony (art Kpa). 2. W 2 (12,50%) postępowaniach w aktach spraw brak było dokumentów potwierdzających weryfikację umocowania osób składających wniosek do reprezentowania przedsiębiorców będących osobami prawnymi. 26 Jak wyjaśnił Burmistrz: osoby uprawnione do reprezentowania ( ) zweryfikowano korzystając z elektronicznego dostępu do KRS tychże podmiotów. 27 Należy zauważyć, że zgodnie z zasadą pisemności postępowania administracyjnego dokonana przez organ weryfikacja umocowania winna zostać udokumentowana, poprzez załączenie do sprawy wydruku KRS (tak jak to uczyniono w innej sprawie 32/2016). W jednym postępowaniu dotyczącym stwierdzenia wygaśnięcia zezwolenia pismo do organu podpisał pełnomocnik (B) 28, do akt załączono kopię pełnomocnictwa. Pełnomocnikowi B pełnomocnictwa do reprezentowania podmiotu udzielił inny pełnomocnik (A), tego samego podmiotu. W aktach sprawy brak było jednak dokumentu potwierdzającego umocowanie pełnomocnika A do działania w imieniu podmiotu, w tym do dalszego delegowania pełnomocnictwa. 29 Burmistrz wyjaśnił: organ telefonicznie skontaktował się z siedzibą (...) [podmiotu], gdzie uzyskał informację, że ( ) [pełnomocnik A] jest uprawniony do reprezentowania jak pełnomocnik spółki ( ). 30 Powyższe działanie uznać należy za niedopuszczalne. Zgodnie z art i 3 Kpa pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu, a pełnomocnik winien dołączyć do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. W aktach sprawy winien zostać udokumentowany ciąg pełnomocnictw. Opisane wyżej działanie zakwalifikowano jako nieprawidłowość. 26 Akta kontroli str , , 27 Akta kontroli str Oznaczenia pełnomocników A i B dokonano na potrzeby opisywania ustaleń. 29 Akta kontroli str Akta kontroli str. 419.

9 3. Decyzje zostały wydane z zachowaniem terminów wynikających z Kpa, postępowania trwały od 5 do 24 dni, z 1 wyjątkiem, w którym postępowanie trwało 36 dni. W tym przypadku w potwierdzeniu przyjęcia wniosku poinformowano przedsiębiorcę, że sprawa zostanie załatwiona najpóźniej 30 dni od dnia złożenia wniosku. 31 Pomimo upływu ww. terminu organ nie dochował obowiązku wynikającego z art. 36 Kpa, co zakwalifikowano jako nieprawidłowość. Burmistrz wyjaśnił: organ nie zawiadomił ( ) o przyczynach niezałatwienia sprawy w terminie ( ) poprzez niedopatrzenie Na etapie przyjmowania wniosku o wydanie zezwolenia pracownicy, po okazaniu przez wnioskodawcę oryginałów załączników do wniosku, włączali do akt niepoświadczone w sposób określony w art. 76a 2 Kpa kserokopie tych dokumentów, 33 co zostało udokumentowane w adnotacjach urzędowych. Takie działanie należy uznać za nieprawidłowość. Zgodnie z powyższym przepisem zamiast oryginału strona może złożyć do akt odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym, zatem nie można uznać za wystarczające jedynie okazanie przez wnioskodawcę oryginałów załączników. 5. W postępowaniach w sprawie stwierdzenia wygaśnięcia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych strona nie została powiadomiona o wszczęciu postępowania z urzędu na podstawie art Kpa. Wprawdzie w wyjaśnieniach Burmistrz wskazał, że przedmiotowe postępowania prowadzone były na wniosek przedsiębiorców 34, jednak pismom, które wpłynęły do Urzędu, z uwagi na ich treść (informacja o rezygnacji ze sprzedaży alkoholu, brak wyrażonego żądania), nie można nadać waloru wniosku o wszczęcie postępowania, zatem organ winien prowadzić postępowanie jako wszczęte z urzędu, a tym samym zawiadomić stronę o jego wszczęciu. Ponadto w przedmiotowych postępowaniach nie zastosowano zasady czynnego udziału strony w postępowaniu, wyrażonej w art. 10 Kpa. Zauważyć jednak należy, że w przedstawionym przez stronę stanie faktycznym (likwidacja punktu sprzedaży napojów alkoholowych), podjęte rozstrzygnięcia były jedynie właściwe. 6. W postępowaniach o stwierdzenie wygaśnięcia zezwolenia strona nie została pouczona o obowiązku zawiadomienia organu administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego, wynikającym z art Kpa. 35 W myśl art. 9 Kpa, organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich 31 Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str

10 praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Postępowanie administracyjne w sprawie stwierdzenia wygaśnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych jest postępowaniem w nowej sprawie i nie stanowi kontynuacji sprawy administracyjnej rozstrzygniętej już decyzją zezwalającą na sprzedaż napojów alkoholowych 36, dlatego też nie można uznać za uzasadnione wyjaśnień, że Pouczenie takie było zamieszczane w potwierdzeniu przyjęcia wniosku o wydanie zezwoleń. 37 W wyniku braku pouczenia, w 1 postępowaniu w sprawie wygaśnięcia zezwolenia (omówienie w pkt 6) wystąpiła wątpliwość, pod jaki adres przesłać decyzję administracyjną. 7. Jedna decyzja w sprawie stwierdzenia wygaśnięcia zezwolenia, wydana w dniu 1 lutego 2016 r. po złożeniu informacji o likwidacji punktu sprzedaży przez pełnomocnika przedsiębiorcy, do dnia kontroli nie była doręczona, a nawet wysłana. 38 Jak wyjaśnił Burmistrz, przedsiębiorca ( ) nie jest w stanie odebrać wskazanej decyzji o wygaśnięciu. Z uzyskanych informacji wynikało, iż pod wskazanym we wniosku adresem ( ) przedsiębiorca nie prowadzi działalności dlatego też decyzja nie została wysłana drogą pocztową na powyższy adres. Dnia r. wysłano decyzję (...). 39 Jednak należy zauważyć, że w aktach sprawy znajduje się notatka służbowa, wskazująca na błędne pouczenie ustne strony przez pracownika Urzędu w toku rozmowy telefonicznej: pracownik jako dopuszczalne uznał oczekiwanie z doręczeniem decyzji do momentu zapowiadanego powrotu strony do Polski, a przedsiębiorca zobowiązał się do odbioru decyzji niezwłocznie po powrocie do kraju. 40 W myśl art Kpa, decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Niedoręczenie decyzji administracyjnej, pomimo upływu 82 dni roboczych od jej wydania, narusza ww. przepis i stanowi nieprawidłowość. W 2 (12,50%) przypadkach decyzję doręczono spółce, a nie imiennie pełnomocnikowi tej spółki, 41 czym naruszono art zd. 1 Kpa, który wskazuje, że jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika pisma doręcza się pełnomocnikowi. Powyższe stanowi nieprawidłowość. Burmistrz wyjaśnił: decyzję omyłkowo doręczono spółce ( ) a nie imiennie pełnomocnikowi tej spółki. Wskazany adres do korespondencji pełnomocnika jest taki sam jak adres spółki ( ). 42 Pozostałe wydawane w toku postępowań administracyjnych decyzje i postanowienia były prawidłowo doręczane stronom. 36 Adam Ostapski, Stwierdzenie wygaśnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, System Informacji Prawnej LEX, LEX/el Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str. 113, Akta kontroli str. 420.

11 8. W wyniku analizy postępowań dotyczących zmiany wcześniej wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych ustalono, że w obu badanych sprawach jedną decyzją administracyjną zmieniono kilka zezwoleń wydanych jednemu przedsiębiorcy. 43 Burmistrz wyjaśnił, że informację o dopuszczalności takiej procedury uzyskano między innymi na szkoleniu ( ) w 2014 r. oraz konferencji PARP-y [Państwowej Agencji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych]. 44 Odnosząc się do wyjaśnień wskazać należy, że ustawodawca jednoznacznie wskazał w art. 18 ust. 3 uwtpa, iż na każdy określony rodzaj alkoholu wydawane jest oddzielne zezwolenie na jego sprzedaż, zatem zmiana każdego udzielonego zezwolenia również winna nastąpić w odrębnej decyzji. Decyzję dotyczącą zmiany zezwolenia należy odróżnić od decyzji stwierdzającej wygaśnięcie zezwolenia. Druga z wymienionych decyzji ma charakter wyłącznie deklaratoryjny, czyli jedynie potwierdza wystąpienie skutku, który nastąpił z mocy prawa, toteż objęcie jednym postępowaniem kilku zezwoleń nie może mieć jakiegokolwiek negatywnego wpływu na wynik załatwienia sprawy. Dlatego też sytuację, w której jedną decyzją stwierdzano wygaśnięcie kilku zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych uznano za dopuszczalną. Wydanie w tej sytuacji jednej decyzji jest zgodne z zasadą szybkości i prostoty postępowania, która nakazuje organom administracji publicznej działać wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Podsumowując ustalenia opisane w części I-V niniejszego dokumentu należy podkreślić, że na przyznanie oceny negatywnej działalności wpłynęły nieprawidłowości opisane w części B pkt I ppkt 2 oraz części B pkt V ppkt 3, 6 i 7 niniejszego dokumentu. C. Przekazywanie danych i informacji do CEIDG. Pod względem terminowości przekazywania danych i informacji do CEIDG skontrolowano 61 decyzji (100%), z czego 24 (39,34%) zbadano również w zakresie poprawności i rzetelności przekazanych do systemu danych. 1. Do CEIDG wprowadzone zostały informacje o wszystkich udzielonych zezwoleniach oraz o stwierdzeniu wygaśnięcia uprawnień wynikających z zezwolenia. Odnośnie 2 decyzji wydanych w związku ze zmianą stanu faktycznego i prawnego stwierdzono, że w 1 przypadku nie wystąpiła konieczność aktualizacji danych wprowadzonych do CEIDG, dotyczących bezpośrednio zezwolenia (zmiana siedziby). W drugim przypadku zmianę danych dotyczących zezwolenia wprowadzono do CEIDG dopiero po rozpoczęciu kontroli. 43 Akta kontroli str Akta kontroli str. 420.

12 2. Do systemu wprowadzone zostały dane obowiązkowe 45, tj.: 1) numer jednoznacznie identyfikujący dane uprawnienie (w 3 przypadkach znak sprawy, w 21 przypadkach numer zezwolenia) 46, 2) data początkowa okresu ważności zezwolenia, 3) oznaczenie rodzaju zezwolenia i rodzaju objętych nim napojów alkoholowych, 4) data uprawomocnienia decyzji. Ponadto do systemu przekazano niektóre dane nieobowiązkowe, tj.: 1) datę końcową okresu ważności zezwolenia we wszystkich przypadkach, 2) opis obejmujący adres punktu sprzedaży w 8 przypadkach. Przekazano dane zgodne z zezwoleniami, z wyjątkiem daty uprawomocnienia 3 zezwoleń doręczonych przedsiębiorcy 6 maja 2016 r. Przed zakończeniem czynności kontrolnych upoważnieni pracownicy Urzędu wprowadzili do CEIDG właściwą datę uprawomocnienia. 3. Zgodnie z art. 37 ust. 5 USDG dane i informacje winny być przekazywane do CEIDG niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po uzyskaniu informacji o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy. Przed upływem końcowego terminu wynikającego z cytowanego przepisu przekazane zostały dane o 27 decyzjach administracyjnych (w 25 przypadkach - 5 dni roboczych od dnia doręczenia i w 2 przypadkach - 6 dni roboczych od dnia doręczenia). Przekazanie danych i informacji o pozostałych (54% zbadanych) decyzjach administracyjnych (w tym o wydaniu 29 zezwoleń, 3 decyzjach o stwierdzeniu wygaśnięcia zezwolenia i 1 decyzji w sprawie zmiany zezwolenia) nastąpiło z przekroczeniem ww. terminu, z opóźnieniem wynoszącym od 1 do nawet 61 dni roboczych w jednym skrajnym przypadku, co narusza art. 37 ust. 5 usdg, a tym samym stanowi nieprawidłowość. 48 Burmistrz wyjaśnił, że powyższe nastąpiło (...) z uwagi na zaniedbanie oraz niedopatrzenie wynikające między innymi ze zmiany obowiązków w zakresie kontrolowanej tematyki oraz natężenia pracy w pierwszym kwartale bieżącego roku. 49 Jednocześnie, biorąc pod uwagę, że organ, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, stwierdzono 1 przypadek przedwczesnego wprowadzenia danych o wygaśnięciu uprawnień wynikających z zezwolenia, bowiem do dnia 45 Instrukcja pn. Dokumentacja powykonawcza ST CEIDG. Dokumentacja użytkownika dla pracowników urzędów obsługujących rejestry działalności reglamentowanej w ST CEIDG. Opublikowana na stronie internetowej Ministra Gospodarki: Zgodnie z pkt ww. Instrukcji w polu sygnatura sprawy należy podać numer jednoznacznie identyfikujący dane uprawnienie. Może to być np. znak sprawy (zgodnie z instrukcją kancelaryjną) lub numer wpisu w prowadzonym rejestrze. 47 należy uwzględnić, że w 1 przypadku zmiana danych nie dotyczyła informacji o zezwoleniu wprowadzanych do CEIDG oraz w 1 przypadku decyzja nie była jeszcze doręczona. 48 Akta kontroli str , Akta kontroli str. 421.

13 kontroli decyzja nie została doręczona, 50 co również narusza powołane przepisy i stanowi nieprawidłowość. W 1 przypadku wskutek nieterminowego wprowadzania informacji, przez okres 10 dni CEIDG wskazywał, niezgodnie ze stanem faktycznym, na posiadanie przez przedsiębiorcę jednocześnie dwóch zezwoleń na sprzedaż tego samego rodzaju alkoholu w jednym punkcie sprzedaży. Informacja o wydaniu zezwolenia została wprowadzona przez pracownika Urzędu do CEIDG wcześniej, niż informacja o wygaśnięciu poprzedniego zezwolenia, wydanego na rzecz tego samego przedsiębiorcy. 51 W tym miejscu należy podkreślić, że celem wdrożenia systemu teleinformatycznego umożliwiającego utworzenie i prowadzenie centralnej ewidencji działalności gospodarczej, jest skrócenie czasu i zmniejszenie kosztów rejestracji działalności gospodarczej przez osoby fizyczne, uproszczenie procedur działania administracji publicznej oraz zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego wskutek udostępnienia informacji o przedsiębiorcach wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej. W rezultacie system umożliwia każdej osobie dostęp, drogą elektroniczną, do zapisanych w CEIDG informacji o przedsiębiorcach zarejestrowanych na terenie Polski. CEIDG pozwala na uzyskanie informacji, czy dany przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży napojów alkoholowych posiada wymagane w tym celu zezwolenie wydane przez właściwy organ. Podsumowując ustalenia opisane w części C niniejszego dokumentu należy podkreślić, że na przyznanie oceny negatywnej działalności wpłynęła skala nieprawidłowości polegających na nieterminowym przekazywaniu danych i informacji do CEIDG. D. Wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Zadania gminy w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego określa art. 2 ust. 2 UKRS, w myśl którego gmina zobowiązana jest zapewnić zainteresowanym: 1) wgląd do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD); 2) dostęp do urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych; 3) dostęp do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych. Formularze wniosków wymienione w 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania 52 winny 50 Akta kontroli str , Akta kontroli str , 474, Dz. U. z 2015 r. poz. 724.

14 być w myśl 4 ust. 1 ww. rozporządzenia udostępniane zainteresowanym za pośrednictwem wyznaczonych pracowników lub przez wyłożenie w siedzibie gminy. Na podstawie wyjaśnień pracownika, do którego obowiązków, zgodnie z zakresem czynności, należą m.in. wymienione zadania, ustalono, iż Urząd jest w pełni przygotowany do wykonywania czynności związanych z prowadzeniem KRS: w Biurze Obsługi Interesanta wywieszone jest zawiadomienie o numerze pokoju, w którym można uzyskać informacje o KRS; stosowne informacje są zamieszczone na stronie internetowej Urzędu; pracownik posiada przygotowane odpowiednie formularze i dostęp do informacji (w tym na stronie internetowej) o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych. W okresie objętym kontrolą nie wystąpiły przypadki zgłoszenia o udostępnienie formularzy wniosków o wpis spółki jawnej do KRS lub informacji o wysokości opłat. Natomiast dane dotyczące Polskiej Klasyfikacji Działalności udostępniane są zainteresowanym przedsiębiorcom na co dzień. Podsumowując ustalenia opisane w części D niniejszego dokumentu należy podkreślić, że na przyznanie oceny pozytywnej działalności wpłynęła prawidłowa realizacja kontrolowanych zadań. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) wdrożenie wydajnego i skutecznego systemu kontroli funkcjonalnej nad wykonywaniem zadań objętych zakresem kontroli; 2) dochowywanie wymogów wynikających z uwtpa oraz Kodeksu postępowania administracyjnego w odniesieniu do postępowań administracyjnych związanych ze sprzedażą napojów alkoholowych, tj: a) rzetelną weryfikację wniosków o wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, a w przypadku braków formalnych, stosowanie przepisu art Kpa, b) przestrzeganie zasady pisemności postępowania administracyjnego, wyrażonej w art Kpa, c) poszanowanie zasady zapewnienia czynnego udziału strony w postępowaniu, wyrażonej w art. 10 Kpa, w szczególności poprzez informowanie strony o wszczęciu postępowania z urzędu oraz umożliwienie stronie wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, d) realizację zasady wyrażonej w art. 9 Kpa poprzez prawidłowe pouczanie stron o przysługujących uprawnieniach oraz ciążących obowiązkach, w tym o obowiązku wynikającym z art Kpa,

15 e) weryfikowanie i dokumentowanie ciągu pełnomocnictw, w przypadku, gdy w sprawie działa pełnomocnik umocowany na podstawie pełnomocnictwa dalszego, f) doręczanie pism pełnomocnikowi, w przypadku gdy strona ustanowiła pełnomocnika (art zd. 1 Kpa), g) stosowanie art. 36 Kpa, zobowiązującego organ administracji publicznej do podania przyczyn zwłoki oraz wskazania nowego terminu załatwienia sprawy w każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, h) uznawanie za dowód w postępowaniu, oryginałów bądź odpisów dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem w sposób określony w art. 76a 2 Kpa; i) doręczanie stronom wydanych decyzji niezwłocznie po ich wydaniu (podpisaniu), 3) dokonywanie zmiany wydanych zezwoleń w formie decyzji administracyjnej, odrębnej dla każdego rodzaju zezwolenia; 4) potwierdzanie przyjęcia wniosku o wydanie zezwolenia podmiotom, o których mowa w art ust. 4 uwtpa oraz skorygowanie zapisów pouczenia dołączanego do decyzji wydawanych na podstawie powyższego przepisu; 5) stosowanie prawidłowej pieczęci przy podpisie w przypadku występowania do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Łasku przez osobę upoważnioną do działania w imieniu Burmistrza Łasku; 6) przekazywanie do CEIDG prawidłowych informacji oraz danych o wydanych decyzjach administracyjnych w badanym zakresie zgodnie z art. 37 ust. 5 USDG, tj. niezwłocznie nie później niż następnego dnia roboczego po uzyskaniu informacji o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy; 7) przekazywanie do CEIDG informacji oraz danych wyłącznie o doręczonych decyzjach administracyjnych, wydawanych w związku z realizacją kontrolowanych zadań; 8) rzetelne prowadzenie spisów realizowanych spraw. Na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej, proszę o udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Od przedmiotowego wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze (art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej). Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Ewa Wardęga Zastępca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli