MS Excel - PL. Tabele przestawne. Materiały szkoleniowe WSKAŻEMY CI NAJLEPSZĄ DROGĘ

Transkrypt

1 MS Excel - PL Materiały szkoleniowe Szkolenie prezentujące sposób tworzenia tabeli ch oraz sposoby pracy na nich. Narzędzie to jest w stanie znacznie usprawnić pracę na danych tabelarycznych pod warunkiem prawidłowej jego obsługi. Wszystkie aspekty związane z przygotowaniem, analizą i prezentacją danych za pomocą tabeli przestawnej są zaprezentowane na tym szkoleniu. Centrum Szkoleń i Optymalizacji WSKAŻEMY CI NAJLEPSZĄ DROGĘ

2

3 1. ZASTOSOWANIE CELE STOSOWANIA FUNKCJONOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DANE ŹRÓDŁOWE WSTAWIANIE WSTAWIANIE USTAWIANIE PÓL WYGLĄD UKRYWANIE ELEMENTÓW PODSUMOWANIA WYGLĄD USTAWIENIA PÓL USTAWIENIA POLA WARTOŚĆ USTAWIENIA POZOSTAŁYCH PÓL POKAZYWANIE JAKO AKTUALIZACJA WYKRES PRZESTAWNY GRUPOWANIE DATY LICZBY TEKSTY CZYM JEST WEŹ URUCHOMIENIE FUNKCJI DZIAŁANIE FUNKCJI POLE OBLICZENIOWE POLE OBLICZENIOWE ELEMENT OBLICZENIOWY DODATKOWE FRAGMENTATOR SPRAWDZANIE DANYCH JEDNOCZESNE GRUPOWANIE BLOKADA DODAWANIA ARKUSZY

4 Dlaczego używać tabel ch W tej sekcji omówione zostały główne cele stosowania tabel ch, podstawowe zasady ich funkcjonowania oraz rodzaj danych, na których zbudowane mogą zostać tabele przestawne. 1.1 Cele stosowania Tabela przestawna jest zaawansowanym i wielofunkcyjnym narzędziem. Może być stosowana w różnych celach, dzięki swej elastyczności i łatwości obsługi. Analiza mogą służyć do analizowania dużej liczby danych. Duża liczba danych oznacza wiele rekordów zapisanych w arkuszu Excela, w taki sposób jak w bazie danych każdy element zapisany jest w kolejnym wierszu, a jego poszczególne właściwości zapisane są w kolejnych kolumnach (kolumn również może być wiele). Przez analizę należy rozumieć czynność wyciągania wniosków na dany temat, na podstawie danych, które go w arkuszu prezentują. pomagają takie wnioski wyciągać dzięki odpowiedniemu przedstawieniu danych, ich grupowaniu oraz podsumowywaniu. Agregacja Tabela przestawna pozwala na łączenie (agregację) grup danych według wskazanej przez użytkownika logiki. W wyniku tego, duży zbiór danych może zostać przedstawiony w czytelny i znaczący sposób w niewielkiej tabeli, mieszczącej się w całości na ekranie komputera. Podsumowywanie Z wykorzystaniem tabeli przestawnej, użytkownik może w łatwy sposób podsumowywać dane zawarte w bazie danych, w wybrany przez siebie sposób. Możliwe jest obliczanie sumy wartości dla wskazanych grup danych, zliczanie ilości wystąpień pewnych zapisów w bazie danych, obliczanie wskaźników statystycznych, czy szukanie największych i najmniejszych wartości w określonej grupie danych. Rekonfiguracja Narzędzie to pozwala na błyskawiczną rekonfigurację sposobu prezentowania danych, tak aby w przeciągu kilku sekund otrzymać zupełnie nowe zestawienie, zbudowane na bazie takich samych danych, prezentujące inne informacje na ich temat. Filtrowanie i segregacja Narzędzia tabeli przestawnej pozwalają w wygodny sposób filtrować oraz segregować dane, tak aby przedstawiać możliwie najczytelniej oczekiwane przez użytkownika informacje. Porównywanie danych pozwalają na porównywanie danych ze sobą w łatwy sposób, w ramach ustalonych grup danych. Możliwe jest obliczenie ich stosunku do siebie, różnicy, a także zastosowanie wielu innych sposobów porównania. Przeglądanie i sprawdzanie poprawności danych - 4 -

5 Możliwość agregacji i podsumowania danych pozwala w łatwy sposób przeglądać dane, nie zajmujące już tak wielu wierszy jak dane źródłowe. Ponadto odpowiednie zastosowanie narzędzia pomaga w sprawdzeniu czy w danych źródłowych nie pojawiły się błędne zapisy. Tworzenie raportów i wykresów świetnie sprawdzają się sposób tworzenia raportów i wykresów prezentujących wyniki. Zagregowana forma pozwala w krótki sposób przedstawić najważniejsze informacje, bez konieczności przenoszenia zapisów tabeli przestawnej do osobnych komórek bądź arkuszy. Tabela przestawna sama w sobie może być raportem. Wykresy przestawne ułatwiają prezentację graficzną danych zawartych w tabelach ch, tak aby prezentowanie danych na wykresie było jeszcze łatwiejsze niż za pomocą wbudowanych, standardowych narzędzi tworzenia wykresów. 1.2 Funkcjonowanie tabel ch Tabela przestawna jest zautomatyzowanym tworem, obiektem generowanym przez Excela, na żądanie użytkownika. Tabela przestawna opiera się na wskazanych przez użytkownika danych źródłowych. To co jest widoczne w tabeli przestawnej zależy od zawartości tabeli danych, na których została zbudowana. Dane źródłowe nie mogą być natomiast zmodyfikowane przez operacje wykonane jedynie na tabeli przestawnej tabela przestawna stanowi swego rodzaju inteligentną nakładkę na surowe dane, która pozwala prezentować, grupować i segregować je na wiele sposobów. Na bazie jednej tabeli danych może zostać stworzonych wiele tabel ch, gdzie każda z nich prezentuje dane w inny sposób. Przy pracy na tabeli przestawnej, użytkownik posługuje się nazwami kolumn kolumny stanowią kategorie danych, które można w wieloraki sposób rozmieszczać w tabeli przestawnej. 1.3 Dane źródłowe Dane, na których zbudowana jest tabela przestawna muszą spełniać określone warunki, aby tabela przestawna mogła zostać utworzona oraz aby działała w efektywny sposób. Szczegóły budowy danych źródłowych będą omawiane również w dalszych rozdziałach, podczas omawiania kolejnych zagadnień tabel ch. 1. Forma bazy danych dane źródłowe powinny posiadać formę bazy danych, czyli informacje powinny być odpowiednio rozmieszczone w wierszach i kolumnach. W każdym kolejnym wierszu znajduje się osobny zapis, na temat osobnego elementu, które ma swoje własne cechy. Kolejnymi elementami mogą być osoby zatrudnione w firmie, faktury sprzedaży wprowadzone do systemu, produkty oferowane przez firmę, przelewy na koncie bankowym, zapisy w rejestrze środków trwałych, itp. W kolejnych kolumnach znajdują się kolejne cechy wspomnianych elementów na przykładzie faktur sprzedażowych data faktury, czego dotyczyła sprzedaż, kwota brutto, stawka VAT, kwota VAT, kwota netto, miejsce wystawienia faktury, osoba wystawiająca fakturę, itp. 2. Kolumny muszą mieć nagłówki każda kolumna danych, która wchodzi w skład danych źródłowych dla tabeli przestawnej musi posiadać nagłówek (jakąkolwiek wartość wpisaną w pierwszym wierszu). Jest to konieczne z racji tego, że niemożliwe byłoby odwołanie się do danej kolumny z danymi w tabeli przestawnej, jeśli nie miałaby ona nazwy. Brak nazwy - 5 -

6 kolumny spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie i zatrzyma tworzenie tabeli przestawnej. W sytuacji gdy dwie lub więcej kolumn ma taką samą nazwę, kolejnym kolumnom z powtarzającą się nazwą przypisywana jest powtarzająca się nazwą z dołączoną kolejną liczbą (np. Wiek, Wiek1, Wiek2 ). 3. Wiersze nie mają nagłówków każdy kolejny wiersz niesie ze sobą jedynie dane, których rodzaj opisany jest za pomocą nagłówka danej kolumny. Tabela nie może zawierać pierwszej kolumny, w której będzie znajdował się opis tego, co znajduje się w kolejnych wierszach. Przy prawidłowo stworzonej tabeli danych, użytkownik nie będzie w stanie stworzyć sensownej kolumny nagłówkowej. 4. Unikać pustych wierszy zaleca się unikanie pustych wierszy w ramach tabeli danych. Jeśli taki wiersz się pojawi należy go usunąć, tak aby dane stanowiły spójny ciąg. Tabela przestawna będzie prawidłowo funkcjonowała w przypadku znalezienia się w ramach danych źródłowych pustego wiersza, niemniej jednak ma to pewne wady: Jeśli użytkownik podczas tworzenia tabeli przestawnej pozwala Excelowi na odgadnięcie zakresu danych, który ma stanowić podstawę do jej utworzenia, może ona zaznaczyć niepełny zakres, zatrzymując się na pustym wierszu. Pusty wiersz będzie stanowił dodatkowy rodzaj danych, który może zaśmiecać obraz i wymagać przefiltrowania tabeli przestawnej, tak aby nie było go widać (np. gdy wyświetlane mają być rodzaje płci, to wyświetlone zostaną trzy rodzaje: Kobieta, Mężczyzna, (puste) ). 5. Nie może być pustych kolumn inaczej niż w przypadku wierszy, żadna z kolumn w ramach tabeli danych źródłowych nie może być całkowicie pusta. Wynika to z podpunktu 2., który wskazuje na to, że każda kolumna musi mieć przynajmniej nagłówek reszta komórek w kolumnie może być pusta. 6. Tylko jeden wiersz nagłówkowy w tabeli danych, znajdować się musi tylko jeden i dokładnie jeden wiersz nagłówkowy. Wszystkie wiersze poniżej pierwszego, są traktowane wiersze zawierające dane, dlatego użytkownik nie powinien umieszczać podwójnych nagłówków, w dwóch lub więcej wierszach (np. zapisanie w pierwszym wierszu Wynagrodzenie, a wierszu poniżej jednostkę, w jakiej prezentowane są dane, czyli PLN trzeba takie informacje zawrzeć w jednym wierszu, lub umieścić powyżej tabeli danych). 7. Jeden typ danych w kolumnie staraj się aby w jednej kolumnie występował tylko jeden typ danych, np. liczby, teksty, daty. Pomieszanie typów spowoduje utrudnienia w grupowaniu danych. Jeśli w kolumnie z liczbami pojawi się choćby jeden tekst, wówczas tabela przestawna będzie mogła pogrupować dane jedynie według zasad odpowiadających tekstom, a nie liczbom (szczegóły na temat grupowania znajdują się w jednej z dalszych sekcji). 8. Odpowiedni tych danych w kolumnie pamiętaj aby upewnić się, że dane w tabeli źródłowej reprezentują oczekiwany przez Ciebie typ (liczby, teksty, daty). Zdarzyć się może, że liczby zapisane są w formacie tekstu, w wyniku czego nie mogą być potem w tabeli przestawnej sumowane. Daty mogą być zapisane w formacie nierozpoznawalnym przez Excela daty, w związku z czym zostaną potraktowane tekst

7 Przykład 1.1 Otwórz: Zastosowanie /Tabela źródłowa 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Dostosowywanie danych źródłowych, tak aby mogły posłużyć do stworzenia tabeli przestawnej. Polecenie: Zaimportuj dane z pliku.txt, a następnie dostosuj ich ułożenie oraz zawartość, tak aby móc stworzyć tabelę przestawną. Spraw aby każda kolumna miała nagłówki, aby był tylko jeden wiersz nagłówkowy oraz aby w tabeli danych nie było pustych wierszy. 1. Zaimportuj dane z pliku Baza produkcja błędne ułożenie.txt. Przejdź do [Dane pole Dane zewnętrzne Z tekstu]. Wybierz odpowiedni plik. Przejdź przez trzy kroki kreatora nie zmieniając domyślnych ustawień. Zaimportuj dane do komórki B4. 2. W czwartej kolumnie, wstaw nagłówek (E7): Typ produktu 3. Usuń piąty wiersz arkusza, czyli drugi wiersz nagłówkowy bazy danych 4. Usuń pusty wiersz arkusza, znajdujący się w środku bazy danych wiersz nr 17 Przykład 1.2 Otwórz: Zastosowanie /Tabela źródłowa 2.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Oczyszczanie danych ze zbędnych znaków (spacji). Polecenie: Spraw aby dane, które po zaimportowaniu z pliku tekstowego są nieczytelne dla tabeli przestawnej, mogły być efektywnie i prawidłowo wykorzystane przez tabelę przestawną. Pozbądź się niepotrzebnych spacji, które powodują dublowanie się danych. 1. Zaimportuj dane z pliku Baza produkcja spacje.txt. Przejdź do [Dane pole Dane zewnętrzne Z tekstu]. Wybierz odpowiedni plik. Przejdź przez trzy kroki kreatora nie zmieniając domyślnych ustawień. Zaimportuj dane do komórki B4. 2. Stwórz tabelę przestawną 3. Do obszaru Etykiety wierszy wstaw pole Nazwa jednostki produkcyjnej 4. Sprawdź, że nazwa F-4 pojawia się dwukrotnie. 5. W arkuszu Dane przejdź do O6 i wstaw formułę, która usuwa zbędne spacje na początku i końcu wartości komórki: =USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(N6) 6. Przeciągnij formułę na sam dół tabeli źródłowej. 7. Skopiuj wszystkie komórki z nowowstawioną formułą. 8. Wklej specjalnie wartości do N6, tak aby podmienić wartości znajdujące się w kolumnie Nazwa jednostki produkcyjnej. 9. Stwórz ponownie tabelę przestawną - 7 -

8 Przykład 1.3 Otwórz: Zastosowanie /Tabela źródłowa 3.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Sprawdzenie, czy w poszczególnych kolumnach znajdują się dane oczekiwanego typu. Polecenie: Sprawdź, czy w kolumnach z liczbami, dane te mają typ liczbowy. Popraw dane błędnego typu. Wykonanie: Zamień separatory dziesiętne w formie kropek na przecinki w kolumnach Koszt produkcji oraz Cena. 1. Zaimportuj dane z pliku Baza drukarki błąd liczb.txt. Przejdź do [Dane pole Dane zewnętrzne Z tekstu]. Wybierz odpowiedni plik. Przejdź przez trzy kroki kreatora nie zmieniając domyślnych ustawień. Zaimportuj dane do komórki B4. 2. Zaznacz kolumny Koszt produkcji oraz Cena. 3. Przejdź do narzędzia Zamień skrót klawiszowy Ctrl + H. 4. W polu Znajdź wprowadź. (kropkę). W polu Zamień na wprowadź, (przecinek). 5. Stwórz tabelę przestawną

9 Jak wstawić tabelę przestawną do arkusza W tej sekcji omówione zostały kolejne kroki potrzebne do wstawienia tabeli przestawnej. Przedstawione są również zasady układania odpowiednich pól, tak aby tabela przestawna gotowa była do prezentacji danych. 2.1 Wstawianie Aby wstawić tabelę przestawną na podstawie odpowiedniej tabeli danych, należy wykonać następujące kroki: 1. Zaznaczenie odpowiedniej komórki w arkuszu: a. Jeśli chcesz aby Excel odgadnął zakres tabeli danych, zaznacz dowolną komórkę znajdującą się w zakresie tabeli danych. b. Jeśli chcesz samodzielnie określić zakres danych, zaznaczona może pozostać dowolna komórka. 2. Przejdź do [Wstawianie pole Tabele Tabela przestawna]. 3. W oknie Tworzenie tabeli przestawnej, w polu Zaznacz tabelę lub zakres ustaw zakres danych źródłowych jeśli Excel nie odgadnął go prawidłowo (patrz rys. Okno Tworzenie tabeli przestawnej). 4. Nadal w ramach okna Tworzenie tabeli przestawnej wybierz gdzie ma zostać wstawiona tabela przestawna (raport w formie tabeli przestawnej): a. Nowy arkusz zostanie utworzony zupełnie nowy arkusz i w nim osadzona zostanie tabela przestawna. b. Istniejący arkusz wskaż miejsce wśród istniejących arkuszy. Rys. Okno Tworzenie tabeli przestawnej

10 2.2 Ustawianie pól Po wstawieniu tabeli przestawnej widoczny jest prostokąt informujący o tym, że tabela przestawna została w danym miejscu wstawiona (patrz rys. Prostokąt informujący o wstawieniu tabeli przestawnej). Aby zaprezentować w niej dane, należy posłużyć się panelem o nazwie Lista pól tabeli przestawnej. 1. Panel pól aby panel Lista pól tabeli przestawnej pojawił się, należy nacisnąć na prostokącie oznaczającym miejsce wstawienia tabeli przestawnej (patrz rys. Panel pól). 2. Pola tabeli polami tabeli są wszystkie kolumny danych źródłowych każda kolumna to osobne pole. Nazwa pola odpowiada nagłówkowi kolumny (patrz rys. Pola tabeli). 3. Obszary tabeli przestawnej tabela przestawna posiada cztery obszary, odzwierciedlone w czterech małych okienkach widocznych na panelu pól: Filtr raportu, Etykiety kolumn, Etykiety wierszy, Wartości. Aby umieścić wybrane pole w odpowiednim obszarze tabeli, należy przeciągnąć nazwę pola i przenieść do wybranego obszaru tabeli przestawnej, znajdującego się w panelu pól (patrz rys. Obszary tabeli). Rys. Tabela przestawna Prostokąt informujący o wstawieniu tabeli przestawnej. Rys. Panel pól Tutaj wybierasz główne ustawienia tabeli przestawnej

11 Rys. Pola tabeli Polami tabeli przestawnej są nagłówki kolejnych kolumn tabeli źródłowej. Rys. Obszary tabeli Są to 4 miejsca, do których można wstawić pola. Aby tabela wyświetlała dane, należy pola przeciągnąć do odpowiednich obszarów, które zostały opisane poniżej: 1. Obszar Etykiety kolumn obszar ten odpowiada za wartości wyświetlane w nagłówkach kolumn. Jeśli wprowadzone zostanie tam pole oznaczające płeć, to w jednej kolumnie tabeli przestawnej pojawi się nagłówek Kobieta, w kolejnej natomiast nagłówek Mężczyzna. 2. Obszar Etykiety wierszy obszar ten odpowiada za wartości wyświetlane w nagłówkach wierszy. Obszar ten działa analogicznie do Etykiet kolumn. 3. Obszar Wartości do tego obszaru użytkownik przenosi pola, których wartości mają być wyświetlane wewnątrz tabeli przestawnej. Są to najczęściej wartości liczbowe, które stanowią bezpośrednią informację (np. wartość sprzedaży, koszt, ilość produktów, staż pracowników). 4. Obszar Filtr raportu obszar służy do wprowadzania pól, które będą stanowiły podstawę filtrowania danych. W ramach tych pól ustalone może zostać kryterium filtrowania danych tabeli przestawnej. Wybrane pole można wielokrotnie umieszczać w obszarze Wartości. Jednocześnie może zostać umieszczone ono także w obszarze Etykiety kolumn lub Etykiety wierszy lub Filtr raportu (patrz rys

12 Wielokrotne umieszczanie jednego pola). To samo pole nie może jednak być umieszczone jednocześnie w więcej niż jednym z obszarów: Filtr raportu, Etykiety kolumn, Etykiety wierszy. Rys. Wielokrotne umieszczanie jednego pola. W sytuacji gdy dane oraz tabela przestawne są bardzo dużych rozmiarów, użytkownik może wyłączyć aktualizowanie układu tabeli przestawnej za każdym razem, gdy któreś z pól zostanie dodane lub usunięte z obszaru. Aby to zrobić należy w panelu pól (Lista pól tabeli przestawnej) zaznaczyć opcję znajdującą się na samym dole, czyli Opóźnij aktualizację układu. Aby ręcznie zaktualizować układ należy nacisnąć przycisk znajdujący się obok, który w tej sytuacji stał się aktywny (patrz rys. Aktualizowanie układu tabeli). Rys. Aktualizowanie układu tabeli. Przykład 2.1 Otwórz: Wstawianie/Czytanie informacji 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Wyszukiwanie informacji za pomocą tabeli ch podstawy rozmieszczania pól w obszarach oraz odczytywanie informacji. Polecenie: Rozmieść pola w obszarach w taki sposób, aby odpowiedzieć na postawione pytania. Stwórz tabelę przestawną, a następnie wstawiaj pola Nazwa konta, Miejsce kosztu oraz Kwota kosztu w takie obszary aby odpowiedzieć na pytania. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Umieść pole Miejsce kosztu w obszarze Etykiety wierszy. 3. Umieść pole Nazwa konta w obszarze Etykiety kolumn. 4. Umieść pole Kwota kosztu w obszarze Wartości. Pytania: 1. Jaki był całkowity koszt prądu? 2. Jaka była suma wszystkich kosztów w dziale sprzedaży? 3. Jakie koszty wody poniósł duży magazyn? 4. Jaka była całkowita suma kosztów poniesiona przez całą firmę? 5. Jakie koszty amortyzacji poniósł dział serwisu? 6. Jakie koszty poniósł mały magazyn? 7. Ile kosztowały wynagrodzenia wszystkich pracowników?

13 Przykład 2.2 Otwórz: Wstawianie /Czytanie informacji 2.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Wyszukiwanie informacji za pomocą tabeli ch podstawy rozmieszczania pól w obszarach oraz odczytywanie informacji. Dostosowywanie danych źródłowych. Polecenie: Rozmieść pola w obszarach w taki sposób, aby odpowiedzieć na postawione pytania. Dostosuj dane tak aby móc stworzyć prawidłową tabelę przestawną. Stwórz tabelę przestawną, a następnie wstawiaj pola Nazwa konta, Miejsce kosztu oraz Kwota kosztu w takie obszary aby odpowiedzieć na pytania. 1. Zaimportuj dane z pliku Baza HR.txt. Przejdź do [Dane pole Dane zewnętrzne Z tekstu]. Wybierz odpowiedni plik. Przejdź przez trzy kroki kreatora ustawiając średnik ogranicznik. Zaimportuj dane do komórki B4. 2. Usuń drugi wiersz bazy danych (piąty wiersz arkusza). 3. Wstaw tabelę przestawną. 4. Umieść pole Dział w Etykietach wierszy, pole Stanowisko w Etykietach kolumn oraz pole Wynagrodzenie w Wartościach. Odpowiedz na następujące pytania: a. Ile zarabiają w sumie młodsi managerowie w dziale technicznym? b. Ile zarabiają wszyscy dyrektorzy? c. Ile zarabiają specjaliści w dziale administracji? d. Jaki jest łączny koszt wynagrodzeń pracowników Księgowości? e. Ile łącznie wynoszą koszty wynagrodzeń w tej firmie? 5. Stwórz nową tabelę przestawną i wstaw pole Wiek do Etykiet wierszy, wstaw pole Płeć do Etykiet kolumn oraz wstaw pole Wykorzystany urlop z 2013 roku do Wartości. Odpowiedz na następujące pytania: a. Ile dni urlopu wykorzystali w 2013 roku mężczyźni? b. Ile dni urlopu wykorzystały w 2013 roku kobiety w wieku 38 lat? c. Ile dni urlopu wykorzystali w 2013 roku pracownicy w wieku 27 lat? 6. Stwórz nową tabelę przestawną i wstaw pole Dział do Etykiet wierszy, wstaw pole Stanowisko do Etykiet wierszy (poniżej pola Dział ), wstaw pole Płeć do Etykiet kolumn oraz wstaw pole Wynagrodzenie do Wartości. Odpowiedz na następujące pytania: a. Ile zarobili, w sumie, mężczyźni pracujący na stanowisku specjalisty w dziale controllingu? b. Ile zarobiły wszystkie kobiety pracujące w dziale ści? c. Ile wynosiły koszty wynagrodzeń w dziale marketingu i reklamy? d. Ile zarobiły kobiety pracujące starszy specjalista w dziale R&D? 7. Stwórz nową tabelę przestawną i wstaw pole Dział do Filtru raportu, wstaw pole Stanowisko do Etykiet wierszy, wstaw pole Płeć do Etykiet kolumn oraz wstaw pole Wynagrodzenie do Wartości. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Ile zarobiły w sumie kobiety na stanowisku dyrektora w dziale księgowości? b. Jakie było łącznie wynagrodzenie seniorów w dziale zakupów? c. Ile zarobili w sumie mężczyźni pracujący na stanowisku asystenta w dziale HR? 8. Stwórz nową tabelę przestawną i wstaw pola tak aby odpowiedzieć na pytanie ile chorobowego w 2013 roku wykorzystali mężczyźni, w wieku 29 lat, pracujący na stanowisku asystenta, w dziale księgowości, którzy mieszkają we Wrocławiu? Wykonaj poniższe kroki: a. Wstaw pole Dział, pole Wiek oraz pole Miasto zamieszkania do Filtru raportu, wstaw pole Stanowisko do Etykiet wierszy, wstaw pole Płeć do Etykiet kolumn oraz wstaw pole Wykorzystane chorobowe do Wartości

14 Modyfikowanie wyglądu tabeli przestawnej W poprzedniej sekcji mowa była o dostosowywaniu układu tabeli przestawnej do własnych potrzeb. W tej części omówione zostały narzędzia pozwalające edytować wygląd układu, a nie zależności pomiędzy danymi. Informacje te będą dotyczyć wstawiania i ukrywania elementów pomocniczych do tabeli przestawnej, sterowania automatycznymi podsumowaniami oraz graficznej prezentacji tabeli. 3.1 Ukrywanie elementów W sytuacji gdy użytkownik ma zaznaczoną tabelę przestawną, a nie komórkę leżącą poza jej zakresem, widoczne są dwie dodatkowe zakładki na głównym pasku narzędzi: Opcje oraz Projektowanie. W zakładce Opcje, w polu Pokazywanie znajdują się trzy opcje pozwalające ukryć odpowiednie elementy tabeli przestawnej (patrz rys. Opcje ukrywania i pokazywania elementów): 1. Lista pól odznaczenie tej opcji powoduje schowanie panelu pól (Listy pól tabeli przestawnej). 2. Przyciski +/- - w sytuacji gdy więcej niż jedno pole zostało umieszczone w etykietach wierszy, bądź w etykietach kolumn, rozłożone one zostają hierarchicznie, tak że jedno pole jest zagnieżdżone w drugim. Są one wówczas pogrupowane podobnie jak w przypadku wykorzystania narzędzia autokonspektu, wbudowanego w Excelu poprzez naciśnięcie kwadratowego przycisku ze znakiem minus lub ze znakiem plus, odpowiednia grupa danych ulega ukryciu lub odkryciu. Odznaczenie przycisku o nazwie Przyciski +/- będzie skutkowało ukryciem tych przycisków w tabeli przestawnej. 3. Nagłówki pól odznaczenie tej opcji powoduje ukrycie tekstów o treści Etykiety kolumn oraz Etykiety wierszy, a także ukrycie filtrów dostępnych w tych komórkach, które pozwalają na filtrowanie danych po odpowiednich wartościach z etykiet kolumn lub z etykiet wierszy. Rys. Opcje ukrywania i pokazywania elementów. 3.2 Podsumowania W tabeli przestawnej użytkownik może sterować wyświetlaniem podsumowań częściowych oraz podsumowań końcowych. Aby to zrobić należy przejść do [Projektowanie pole Układ]

15 Za pomocą sum częściowych użytkownik może obliczać podsumowania grup danych wewnątrz tabeli przestawnej. Sumy końcowe dają możliwość obliczania w automatyczny sposób podsumowań dla całych wierszy lub dla całych kolumn. Rys. Sumy częściowe i końcowe. 3.3 Wygląd Tabele przestawną (raport w formie tabeli przestawnej) można zaprezentować w jednej z trzech wbudowanych form (patrz rys. Układ tabeli przestawnej): 1. Forma kompaktowa domyślna forma, uruchamiana przez [Projektowanie pole Układ Układ raportu Pokaż w formie kompaktowej]. Jej uruchomienie powoduje, w sytuacji gdy do etykiet wierszy lub etykiet kolumn wprowadzone zostanie więcej niż jedno pole, że pozycje tych etykiet są prezentowane w jednej kolumnie bądź w jednym wierszu (bardziej kompaktowo). Ponadto, etykiety wierszy i kolumn nie są opisane, są wstawione jedynie napisy Etykiety wierszy oraz Etykiety kolumn. 2. Forma konspektu forma uruchamiana przez [Projektowanie pole Układ Układ raportu Pokaż w formie konspektu]. Jej uruchomienie powoduje, w sytuacji gdy do etykiet wierszy lub etykiet kolumn wprowadzone zostanie więcej niż jedno pole, że pozycje tych etykiet prezentowane są w oddzielnych wierszach oraz oddzielnych kolumnach. Ponadto, każde pole wstawione do obszarów etykiet jest opisane swoją własną nazwą (nazwą tego pola). 3. Forma tabelaryczna - forma uruchamiana przez [Projektowanie pole Układ Układ raportu Pokaż w formie tabelarycznej]. Jej uruchomienie powoduje, w sytuacji gdy do etykiet wierszy lub etykiet kolumn wprowadzone zostanie więcej niż jedno pole, że pozycje tych etykiet prezentowane są w oddzielnych wierszach oraz oddzielnych kolumnach. Ponadto, każde pole wstawione do obszarów etykiet jest opisane swoją własną nazwą (nazwą tego pola). W tabeli przestawnej widoczne są linie siatki, tak jak w pozostałych komórkach arkusza. Etykiety grupy nadrzędnej nie znajdują się w osobnych wierszach. Jeśli użytkownik chce wstawić sumy częściowe, to w tej formie mogą one znajdować się jedynie u dołu grupy. Możliwe jest również, w sytuacji gdy do etykiet wierszy lub etykiet kolumn wprowadzone zostanie więcej niż jedno pole, wyświetlenie etykiety grupy nadrzędnej w każdym wierszu gdzie pojawiają się etykiety grupy jej podrzędnej (dostępne jedynie w wersji Excel 2010). Aby to wykonać należy przejść do [Projektowanie pole Układ Układ raportu Powtarzaj wszystkie etykiety elementów]. Aby wyłączyć te opcję należy nacisnąć pozycję znajdującą się w tym samym miejscu menu

16 Rys. Układ tabeli przestawnej. Modyfikować można styl tabeli przestawnej, tak aby dostosować kolorystykę, czcionki oraz obramowania do własnych wymagań. Narzędzia temu służące znajdują się w [Projektowanie pole Opcje stylu tabeli przestawnej] oraz w [Projektowanie pole Style tabeli przestawnej]. Rys. Style tabeli przestawnej. Przykład 3.1 Otwórz: Wygląd/Wygląd 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Opcje wyglądu tabeli przestawnej: Lista pól, Przyciski +/-, Nagłówki pól, sumy częściowe. Polecenie: Ustaw opcje wyglądu tabeli przestawnej, tak aby lepiej spełniała swoje zadanie (zgodnie z poleceniami). Ukryj wskazane elementy tabeli przestawnej. Pozbądź się sum częściowych. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Umieść pole Rozmiar oraz pole Czy drukuje w kolorze w obszarze Etykiety wierszy. 3. Umieść pole Kolor drukarki w obszarze Etykiety kolumn. 4. Umieść pole Sprzedaż w obszarze Wartości. 5. Przejdź do [Opcje pole Pokazywanie Lista pól] aby wyłączyć listę pól 6. Przejdź do [Opcje pole Pokazywanie Przyciski +/-] aby wyłączyć listę przyciski grupowania 7. Przejdź do [Opcje pole Pokazywanie Nagłowki pól] aby wyłączyć nagłówki pól 8. Przejdź od [Projektowanie pole Układ Sumy częściowe Nie pokazuj sum częściowych] aby wyłączyć sumy częściowe, na poziomie kolejnych rozmiarów drukarek

17 Przykład 3.2 Otwórz: Wygląd/Wygląd 2.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Układy w formie kompaktowej, konspektu i tabelarycznej. Powtarzanie etykiet elementów. Style tabeli przestawnej. Polecenie: Ustaw opcje wyglądu tabeli przestawnej, tak aby dane etykiety danych były lepiej widoczne. Ustaw opcje wyglądu tabeli przestawnej, tak aby przypominała ona zwykły zakres danych w formie tabeli. Wykonanie: Ustaw układ w formie konspektu oraz powtórz wszystkie etykiety elementów. Następnie stwórz drugą tabelę przestawną i ustaw układ tabelaryczny. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Nazwa jednostki, pole Typ produktu oraz pole Kierunek sprzedaży do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Magazyn do Etykiet kolumn. 4. Wstaw pole Kwota netto do Wartości. 5. Przejdź do [Projektowanie pole Układ Układ raportu Pokaż w formie konspektu]. 6. Przejdź do [Projektowanie pole Układ Układ raportu Powtórz wszystkie etykiety elementów]. 7. Stwórz nową tabelę przestawną 8. Powtórz operacje od 2 do Przejdź do [Projektowanie pole Układ Układ raportu Pokaż w formie tabelarycznej]. 10. Zmień kolor tabeli przechodząc do [Projektowanie pole Style tabeli przestawnej]

18 Jak budować tabelę przestawną Istotą tworzenia tabel ch jest zaprezentowanie pewnych danych. Najczęściej są to dane liczbowe, które można przedstawić w tabeli przestawnej na różne sposoby. Celem tworzenia tabeli przestawnej jest przekształcenie danych, które użytkownik już posiada w tabeli źródłowej, w taki sposób aby przynosiły one więcej informacji oraz były czytelniejsze. W tym celu można zastosować różny sposób prezentacji danych. 4.1 Ustawienia pola wartość Dane do zaprezentowania umieszczane są zazwyczaj w obszarze Wartości. Aby ustawić sposób ich prezentowania należy przejść do okna Ustawienia pola wartości. Aby to zrobić wykonaj jedną z następujących czynności: 1. Naciśnij prawym przyciskiem myszy na wybranym polu danych bezpośrednio w tabeli przestawnej i wybierz Ustawienia pola wartości. Rys. Ustawienia pola wartości prawy przycisk myszy. 2. W panelu pól (Lista pól tabeli przestawnej) naciśnij na pole wstawione do obszaru Wartości i wybierz Ustawienia pola wartości

19 Rys. Ustawienia pola wartości na liście pól. 3. Zaznacz w tabeli przestawnej komórkę, w której znajdują się dane wybranego pola, a następnie przejdź do [Opcje pole Aktywne pole Ustawienia pola]. Rys. Ustawienia pola wartości w zakładce Opcje. W tym oknie znajdują się dwie zakładki (patrz rys. Okno Ustawienia pola wartości). Omówiona zostanie teraz zakładka pierwsza, czyli Podsumowanie wartości według. Dane umiejscowione w konkretnym miejscu tabeli przestawnej, a więc spełniające pewne kryteria (np. wynagrodzenia osób w wieku powyżej 35 lat i pracujące w dziale sprzedaży) mogą być np. sumowane (suma wynagrodzeń), zliczane (ile jest osób w wieku powyżej 35 lat, pracujących w dziale sprzedaży, bez względu na wartość ich wynagrodzenia), może być wyliczana ich średnia (średnie wynagrodzenie), wyszukiwana wartość maksymalna (najwyższe wynagrodzenie), wartość minimalna (najniższe wynagrodzenie) oraz inne, widoczne w oknie Ustawienia pola wartości. Pozycja Licznik num. Służy do wyszukania ilości wartości, które są liczbami. Rys. Okno Ustawienia pola wartości

20 Najczęściej używanymi typami obliczeń jest suma oraz licznik. Należy pamiętać, że w przypadku gdy w polu znajdują się wartości inne niż liczby, nie będą one sumowane, ani nie będzie mogła być wykonana w prawidłowy sposób na nich żadna inna operacja matematyczna. Niemniej jednak, będą one mogły być zliczane, podobnie jak wartości liczbowe. W przypadku gdy wartościami w wybranym polu są liczby, domyślnie ustawiony jest typ obliczeń suma. Gdy wartościami nie są liczby, wówczas domyślnie ustawiany jest typ obliczeń licznik. Również w tym oknie możliwa jest zmiana nazwy danego pola, używanego w tabeli przestawnej. Aby to zrobić należy wprowadzić nową nazwę w pozycji Nazwa niestandardowa. Operacja ta nie zmieni nagłówka w tabeli źródłowej, ale jedynie nazwę za pomocą, której użytkownik operuje danymi w tabeli przestawnej. Nazwa źródłowa jest przez tabelę przestawną wciąż pamiętana i widoczna jest w tym oknie, pod pozycją Nazwa źródła. Użytkownik może zmienić format danych danego pola wartości, także z poziomu okna Ustawienia pola wartości. Aby to zrobić należy kliknąć przycisk Format liczby i ustawić pożądany format liczbowy. 4.2 Ustawienia pozostałych pól Użytkownik może dostosować pewne opcje dotyczące pól znajdujących się w innych obszarach niż obszar Wartości, czyli pola w Etykietach wierszy, Etykietach kolumn oraz Filtrze raportu. Aby otworzyć okno Ustawienia pola należy wykonać jedną z trzech czynności wskazanych w punkcie 4.1, wybierając pozycję Ustawienia pól. Rys. Okno Ustawienia pola. Nazwa pola - użytkownik może zmienić nazwę pola, w ramach pracy na tabeli przestawnej (nie zmienia się nazwa kolumny w danych źródłowych). Sumy częściowe użytkownik może określić, czy w ramach wybranego pola powinny wyświetlać się sumy częściowe. Wybór opcji Automatyczne powoduje wyświetlanie się sum częściowych. Za pomocą opcji Niestandardowe użytkownik może wybrać inny sposób obliczania sum częściowych niż sumowanie (np. zliczanie, średnia itp.). Możliwe jest wyświetlanie kilku sum częściowych, obliczanych za pomocą różnych funkcji (np. suma, licznik, średnia, maksimum itp.) aby to zrobić

21 należy zaznaczyć kilka funkcji jednocześnie na liście Niestandardowe. Użytkownik może dodać sumy częściowe także z poziomu wstążki, wybierając [Projektowanie pole Układ Sumy częściowe], niemniej jednak, przechodząc do ustawień pola, użytkownik może wskazać które konkretnie pola mają wyświetlać sumy częściowe, a które nie przy opcji dostępnej z poziomu wstążki, automatycznie wszystkie pola wyświetlają sumy częściowe. Dołącz nowe elementy do filtru ręcznego w przypadku dodania elementów obliczeniowych (omówionych w kolejnych sekcjach) opcja to określa, czy elementy te mają podlegać filtrowaniu, czy nie. Przykład 4.1 Otwórz: Ustawienia pól/sposoby podsumowania 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Podsumowanie według licznika. Pola służące do podsumowania według licznika. Polecenie: Sprawdź ilość zapisów na kontach kosztowych według podanych kryteriów. Rozmieść pola w odpowiednich obszarach, a następnie zmień sposób podsumowania danych na Licznik. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Miejsce kosztu do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Nazwa konta do Etykiet kolumn. 4. Wstaw pole Kwota kosztu do Wartości. 5. Przejdź do okna Ustawienia pola wartości dla pola Kwota kosztu 6. Ustaw podsumowanie za pomocą Licznika 7. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Ile było zapisów księgowych dotyczących jakiegokolwiek kosztu? b. Ile było zapisów księgowych dotyczących kosztów wynagrodzeń? c. Ile było zapisów księgowych dotyczących kosztów w dziale zakupów? d. Ile było zapisów księgowych dotyczących kosztów zakupów materiałów w hali produkcyjnej 1? e. Ile było zapisów księgowych dotyczących kosztów amortyzacji w dziale sprzedaży? 8. Stwórz nową tabelę przestawną. 9. Wstaw pole Miejsce kosztu do Etykiet wierszy. 10. Wstaw pole Nazwa konta do Etykiet kolumn. 11. Wstaw pole Numer konta do Wartości. 12. Przejdź do okna Ustawienia pola wartości dla pola Numer konta 13. Ustaw podsumowanie za pomocą Licznika 14. Porównaj ilość zapisów księgowych dotyczących zakupu materiałów w hali produkcyjnej 4, dla obu stworzonych tabel ch. 15. Stwórz nową tabelę przestawną. 16. Wstaw pole Miejsce kosztu do Etykiet wierszy. 17. Wstaw pole Nazwa konta do Etykiet kolumn. 18. Wstaw pole Nazwa konta do Wartości. 19. Przejdź do okna Ustawienia pola wartości dla pola Numer konta 20. Ustaw podsumowanie za pomocą Licznika

22 Przykład 4.2 Otwórz: Ustawienia pól/sposoby podsumowania 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Różne rodzaje podsumowań. Polecenie: Podsumuj dane na różne dostępne sposoby. Podsumuj dane za pomocą Średnia, Maksimum, Minimum, Licznik num. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Miejsce kosztu do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Nazwa konta do Etykiet kolumn. 4. Wstaw pole Kwota kosztu do Wartości. 5. Przejdź do okna Ustawienia pola wartości dla pola Kwota kosztu 6. Ustaw podsumowanie za pomocą Średnia 7. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaka była średnia wartość zapisu księgowego dla kosztów wody? b. Jaka była średnia wartość zapisu księgowego dla kosztów ZUS w dziale zakupów? c. Jaka była średnia wartość zapisu księgowego dla kosztów w dziale administracji? 8. Stwórz nową tabelę przestawną. 9. Wstaw pole Miejsce kosztu do Etykiet wierszy. 10. Wstaw pole Nazwa konta do Etykiet kolumn. 11. Wstaw pole Kwota kosztu do Wartości. 12. Przejdź do okna Ustawienia pola wartości dla pola Numer konta 13. Ustaw podsumowanie za pomocą Maksimum 14. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaki był największy zapis na koncie? b. Jaki był największy zapis na koncie dotyczących kosztów czynszu? c. Jaki był największy zapis na koncie dotyczących kosztów hali produkcyjnej 4? 15. Stwórz nową tabelę przestawną. 16. Wstaw pole Miejsce kosztu do Etykiet wierszy. 17. Wstaw pole Nazwa konta do Etykiet kolumn. 18. Wstaw pole Kwota kosztu do Wartości. 19. Przejdź do okna Ustawienia pola wartości dla pola Numer konta 20. Ustaw podsumowanie za pomocą Minimum 21. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaki był najmniejszy zapis na koncie? b. Jaki był najmniejszy zapis na koncie dotyczących kosztów wynagrodzenia? c. Jaki był najmniejszy zapis na koncie dotyczących kosztów dużego magazynu? 22. Stwórz nową tabelę przestawną. 23. Wstaw pole Miejsce kosztu do Etykiet wierszy. 24. Wstaw pole Nazwa konta do Etykiet kolumn. 25. Wstaw pole Kwota kosztu do Wartości. 26. Przejdź do okna Ustawienia pola wartości dla pola Numer konta 27. Ustaw podsumowanie za pomocą Licznik num. 28. Porównaj ilość zapisów dotyczących kosztów prądu w administracji, z tabelą przestawną, w której użyto Licznika, w polu Kwota kosztu

23 Przykład 4.3 Otwórz: Ustawienia pól/sposoby podsumowania 2.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Różne rodzaje podsumowań. Wielokrotne wstawianie pola do obszaru Wartości. Polecenie: Wyszukaj informacji na temat sprzedaży do poszczególnych krajów, uwzględniając sumę sprzedaży, ilość dokonanych transakcji oraz średnią wartość jednej transakcji. Do obszaru Wartości wstaw pole Kwota netto trzykrotnie, a następnie ustaw różne sposoby podsumowania. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Kierunek sprzedaży do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Kwota netto trzykrotnie do Wartości. 4. Przejdź do okna Ustawienia pola wartości dla pola Kwota kosztu znajdującego się na drugiej pozycji w obszarze Wartości 5. Ustaw podsumowanie za pomocą Licznik 6. Przejdź do okna Ustawienia pola wartości dla pola Kwota kosztu znajdującego się na trzeciej pozycji w obszarze Wartości 7. Ustaw podsumowanie za pomocą Średnia Przykład 4.4 Otwórz: Ustawienia pól/sposoby podsumowania 3.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Podsumowanie Licznikiem, dla różnych pól wartości. Polecenie: Sprawdź ile osób zapisanych jest w bazie, ile spośród nich wykorzystało urlop w 2013 roku, ile było na chorobowym oraz ile otrzymało premie uznaniowe. Do obszaru Wartości wstaw pola Pesel, Wykorzystany urlop z 2013 roku, Wykorzystane chorobowe, Premie uznaniowe i ustaw podsumowanie za pomocą Licznika. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Stanowisko do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pola Pesel, Wykorzystany urlop z 2013 roku, Wykorzystane chorobowe, Premie uznaniowe do Wartości. 4. Ustaw podsumowanie we wszystkich polach wartości za pomocą Licznik 5. Stwórz tabelę przestawną 6. Wstaw pole Stanowisko do Etykiet wierszy. 7. Wstaw pole Wykorzystany urlop z 2013 roku do Wartości. 8. Ustaw podsumowanie za pomocą Licznik 9. Wstaw pole Wykorzystany urlop z 2013 roku do Filtr raportu. 10. Ustaw kryterium filtrowania, tak aby zaznaczone były wszystkie wartości oprócz

24 4. Ustawienia pól Sposoby prezentowanie wyników tabeli przestawnej Okna Ustawienia pola wartości pozwala również na zaprezentowanie danych w stosunku do innych danych. Aby przejść do tych narzędzi wybierz zakładkę Pokazywanie wartości. Pierwsza zakładka pozwala na wskazanie w jaki sposób dane będą podsumowywane (sumowane, zliczane, obliczana średnia, itd.). Druga zakładka natomiast, pozwala na wskazanie w jaki sposób będą prezentowane, czyli czy będą prezentowane w porównaniu do innych wartości (np. jaką część jednej wartości stanowi druga wartość). Rys. Okno Ustawienia pola wartości zakładka Pokazywanie wartości. Dostępne opcje pokazywania wartości to: 1. Bez obliczeń domyślna opcja dane prezentowane bez żadnych porównań. 2. % sumy końcowej oblicza jaki udział sumy wartości całego pola, stanowi dana wartość (z danej komórki). 3. % sumy wiersza oblicza jaki udział sumy całego wiersza, stanowi dana wartość (z danej komórki znajdującej się w tym wierszu). Innymi słowy, cały wiersz stanowi 100% i na to 100% składają się wszystkie wartości z tego wiersza. 4. % sumy kolumny oblicza jaki udział sumy całej kolumny, stanowi dana wartość (z danej komórki znajdującej się w tej kolumnie). Innymi słowy, cała kolumna stanowi 100% i na to 100% składają się wszystkie wartości z tej kolumny. 5. % z oblicza procentowy stosunek wartości pola do wskazanej, konkretnej wartości (np. do sumy wynagrodzeń pracowników działu zakupów)

25 4. Ustawienia pól 6. % sumy wiersza nadrzędnego (dostępne tylko w Excel 2010) w sytuacji gdy do etykiet wierszy lub kolumn wprowadzono więcej niż jedno pole, ułożone one zostały hierarchicznie. Opcja to pozwala na przedstawienie danych udział wartości pola podrzędnego w polu nadrzędnym (np. polem nadrzędnym jest płeć pracowników, a polem podrzędnym jest ich wiek wówczas wynagrodzenie mężczyzn według wieku będzie się sumowało do 100% oraz wynagrodzenie kobiet według wieku będzie się sumowało do 100%). 7. % sumy kolumny nadrzędnej (dostępne tylko w Excel 2010) analogiczna opcja do powyższej. 8. % sumy elementu nadrzędnego (dostępne tylko w Excel 2010) w sytuacji gdy do etykiet wierszy lub kolumn wprowadzono więcej niż jedno pole, ułożone one zostały hierarchicznie. Opcja to pozwala to przedstawienie danych udział wartości pola podrzędnego we wskazanym elemencie nadrzędnym. 9. Różnica wyświetla różnica między wartościami pola, a wskazanym elementem. 10. % różnicy wyświetla różnicę między wartościami pola, a wskazanym elementem, w postaci względnej, czyli za pomocą wartości procentowych. 11. Suma bieżąca w wyświetla wartości w kolejnych wierszach lub kolejnych kolumnach wartości skumulowane (w drugim wierszu wyświetla sumę wartości odpowiadających wierszom od 1 do 2; w 5 wierszy od wiersza 1 do 5, itd.) 12. % sumy bieżącej (dostępne tylko w Excel 2010) kumuluje wartości według zasady opisanej powyżej i prezentuje je procent sumy całkowitej danej kolumny albo danego wiersza. 13. Porządkuj od najmniejszych do największych (dostępne tylko w Excel 2010) przyporządkowuje wartościom odpowiedni numer w zależności od wartości liczbowej (najmniejsza liczba ma numer 1 ). 14. Porządkuj od największych do najmniejszych (dostępne tylko w Excel 2010) przyporządkowuje wartościom odpowiedni numer w zależności od wartości liczbowej (największa liczba ma numer 1 ). 15. Indeks obliczany według następującej formuły: (wartość komórki x suma całkowita) / (suma wiersza x suma kolumny). W zakładce Pokazywanie wartości, wybór pewnych opcji wymaga zaznaczenia również odpowiedniego Pola podstawowego, a czasem również Elementu podstawowego. Poniżej znajdują się opcje podzielone na 3 grupy, w zależności od tego, co musi zostać oznaczone: Jedynie Pokaż wartości opcja jest jednoznaczna i nie wymaga wskazywania żadnych pól. 1. Bez obliczeń. 2. % sumy końcowej. 3. % sumy wiersza. 4. % sumy kolumny

26 4. Ustawienia pól 5. % sumy wiersza nadrzędnego. 6. % sumy kolumny nadrzędnej. 7. Indeks. Pole podstawowe należy wskazać, którego pola ma dotyczyć opcja. Musi to być jedno z pól znajdujących się w obszarze Etykiet wierszy lub Etykiet kolumn. 1. % sumy elementu nadrzędnego. 2. Suma bieżąca w. 3. % sumy bieżącej. 4. Porządkuj od najmniejszych do największych. 5. Porządkuj od największych do najmniejszych. Element podstawowy konieczne jest wskazanie konkretnej wartości, poprzez odniesienie się wpierw do pola (np. płeć), a następnie do konkretnego elementu tego pola (np. kobieta), w którym znajduje się wartość stanowiąca bazę do odniesień. 1. % z. 2. Różnica. 3. % różnicy

27 4. Ustawienia pól Przykład 5.1 Otwórz: Pokazywanie /Sposoby prezentacji 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Pokazywanie wartości procent innych wartości. Polecenie: Sprawdź jaki jest udział sprzedaży poszczególnych produktów, w różnych jednostkach produkcyjnych. Wykorzystaj zakładkę Pokazywanie wartości w oknie Ustawienia pola wartości aby zaprezentować dane procent wiersza, procent kolumny oraz procent całej sumy. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Nazwa jednostki do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Typ produktu do Etykiet kolumn. 4. Wstaw pole Kwota netto do Wartości. 5. Ustaw podsumowanie w polu wartości za pomocą Suma 6. Przejdź do zakładki Pokazywanie wartości w oknie Ustawienia pola wartości (patrz 5). 7. Z listy rozwijanej wybierz pozycję % sumy końcowej. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaką część całkowitej sprzedaży stanowi sprzedaż silników z jednostki F-1? b. Jaką część całkowitej sprzedaży stanowi sprzedaż przyłączy? c. Jaką część całkowitej sprzedaży stanowi sprzedaż produktów z jednostki A-5? d. Jaką część całkowitej sprzedaży stanowi sprzedaż filtrów z jednostki ZW-3? 8. Powtórz operacje z punktów Z listy rozwijanej wybierz pozycję % sumy kolumny. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaką część wszystkich sprzedanych filtrów sprzedano z jednostki F-2? b. Jaką część wszystkich sprzedanych produktów sprzedano z jednostki ZW-5? c. Jaką część wszystkich sprzedanych urządzeń pomiarowych sprzedano z jednostki A-1? 10. Powtórz operacje z punktów Z listy rozwijanej wybierz pozycję % sumy wiersza. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaką część całej sprzedaży z jednostki F-4 stanowi sprzedaż pomp? b. Jaką część całej sprzedaży z jednostki ZW-3 stanowi sprzedaż pojemników? c. Jaką część całej sprzedaży stanowi sprzedaż uszczelniaczy?

28 4. Ustawienia pól Przykład 5.2 Otwórz: Pokazywanie /Sposoby prezentacji 2.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Pokazywanie wartości procent innego elementu wybranego pola. Polecenie: Sprawdź jaki jest stosunek wartości udzielonych kredytów w poszczególnych województwach, do wartości kredytów w województwie dolnośląskim oraz jaki jest stosunek wartości kredytów różnego typu do kredytów obrotowych. Wybierz sposób prezentacji % z oraz wskaż pole Region, a element Dolnośląskie. Wybierz sposób prezentacji % z oraz wskaż pole Typ kredytu, a element Obrotowy. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Region do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Typ kredytu do Etykiet kolumn. 4. Wstaw pole Kwota kredytu do Wartości. 5. Ustaw podsumowanie w polu wartości za pomocą Suma 6. Przejdź do zakładki Pokazywanie wartości w oknie Ustawienia pola wartości (patrz 5). 7. Z listy rozwijanej wybierz pozycję % z. Wybierz pole Region oraz element Dolnośląskie. 8. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaki jest stosunek wartości kredytów udzielonych w województwie mazowieckim w stosunku do dolnośląskiego, biorąc pod uwagę kredyty mieszkaniowe? b. Jaki jest stosunek kredytów w województwie pomorski do kredytów w województwie dolnośląskim? c. Jaki jest stosunek wartości kredytów udzielonych w województwie małopolskim w stosunku do dolnośląskiego, biorąc pod uwagę kredyty studenckie? 9. Powtórz operacje z punktów Z listy rozwijanej wybierz pozycję % z. Wybierz pole Typ kredytu oraz element Obrotowy. 11. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaki jest stosunek wartości kredytów mieszkaniowych do kredytów obrotowych, biorąc pod uwagę województwo dolnośląskie? b. Jaki jest stosunek wartości kredytów mieszkaniowych do kredytów obrotowych? c. Jaki jest stosunek wartości kredytów samochodowych do kredytów obrotowych, biorąc pod uwagę województwo Opolskie?

29 4. Ustawienia pól Przykład 5.3 Otwórz: Pokazywanie /Sposoby prezentacji 3.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Pokazywanie wartości opcja Różnica. Polecenie: Sprawdź jaka jest różnica sprzedaży w poszczególnych województwach, w stosunku do województwa dolnośląskiego. Wybierz sposób prezentacji Różnica oraz wskaż pole Region, a element Dolnośląskie. Wykonaj operacje do podsumowania za pomocą Suma oraz za pomocą Licznik. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Region do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Wartość sprzedaży do Wartości. 4. Ustaw podsumowanie w polu wartości za pomocą Suma 5. Przejdź do zakładki Pokazywanie wartości w oknie Ustawienia pola wartości (patrz 5). 6. Z listy rozwijanej wybierz pozycję Różnica. Wybierz pole Region oraz element Dolnośląskie. 7. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaka jest różnica sprzedaży między województwem mazowieckim, a dolnośląskim? b. Jaka jest różnica sprzedaży między województwem pomorskim, a dolnośląskim? 8. Powtórz operacje z punktów Ustaw podsumowanie w polu wartości za pomocą Licznik 10. Przejdź do zakładki Pokazywanie wartości w oknie Ustawienia pola wartości (patrz 5). 11. Z listy rozwijanej wybierz pozycję Różnica. Wybierz pole Region oraz element Dolnośląskie. 12. Odpowiedz na poniższe pytania: a. Jaka jest różnica w ilości sprzedanych produktów pomiędzy województwem kujawsko-pomorskim, a dolnośląskim? b. Jaka jest różnica w ilości sprzedanych produktów pomiędzy województwem pomorskim, a dolnośląskim?

30 4. Ustawienia pól Przykład 5.4 Otwórz: Pokazywanie /Sposoby prezentacji 4.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Pokazywanie wartości opcja Różnica oraz % różnicy. Polecenie: Sprawdź jaka jest różnica sprzedaży kredytów różnych typów. Wybierz sposób prezentacji Różnica oraz % różnicy. Wskaż pole Typ kredytu, a element Mieszkaniowy. Wykonaj operacje do podsumowania za pomocą Suma. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Typ kredytu do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Kwota kredytu dwukrotnie do Wartości. 4. Ustaw podsumowanie w polu wartości za pomocą Suma 5. Przejdź do zakładki Pokazywanie wartości w oknie Ustawienia pola wartości (patrz 5). 6. Z listy rozwijanej wybierz pozycję Różnica. Wybierz pole Typ kredytu oraz element Mieszkaniowy. 7. Przejdź do zakładki Pokazywanie wartości w oknie Ustawienia pola wartości dla drugiego pola w obszarze Wartości (patrz 5). 8. Z listy rozwijanej wybierz pozycję % różnicy. Wybierz pole Typ kredytu oraz element Mieszkaniowy. 9. Odpowiedz na pytania: a. O ile procent różni się suma sprzedaży kredytów samochodowych w stosunku do kredytów mieszkaniowych?

31 4. Ustawienia pól Przykład 5.5 Otwórz: Pokazywanie /Sposoby prezentacji 5.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Pokazywanie wartości opcje porządkuj od najmniejszych do największych oraz porządkuj od największych do najmniejszych. Polecenie: Sprawdź, który kredyt sprzedaje się najlepiej. Sprawdź, w którym województwie kredyty sprzedają się najgorzej. Wybierz sposób prezentacji porządkuj od największych do najmniejszych, aby pokazać, które kredyty sprzedają się najlepiej wybierz pole Typ kredytu. Wybierz sposób prezentacji od najmniejszych do największych, aby pokazać, w którym województwie kredyty sprzedają się najgorzej wybierz pole Region. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Typ kredytu do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Region do Etykiet kolumn. 4. Wstaw pole Kwota kredytu do Wartości. 5. Ustaw podsumowanie w polu wartości za pomocą Suma 6. Przejdź do zakładki Pokazywanie wartości w oknie Ustawienia pola wartości (patrz 5). 7. Z listy rozwijanej wybierz pozycję porządkuj od największych do najmniejszych. Wybierz pole Typ kredytu. 8. Odpowiedz na pytania: a. Który kredyt sprzedaje się najlepiej? b. Który kredyt w województwie kujawsko-pomorskim sprzedaje się najgorzej? 9. Powtórz operacje z punktów Z listy rozwijanej wybierz pozycję porządkuj od najmniejszych do największych. Wybierz pole Region. 11. Odpowiedz na pytania: a. W którym województwie kredyty sprzedają się najgorzej? b. W którym województwie kredyty studenckie sprzedają się najlepiej?

32 Odświeżanie danych w tabeli przestawnej Dane źródłowe do tabeli przestawnej mogą ulegać zmianom. Tabela przestawna nie aktualizuje się automatycznie za każdym razem gdy dane źródłowe się zmienią. Aby dokonała się aktualizacja, należy wykonać to ręcznie, wybierając [Opcje pole Dane Odśwież]. Należy pamiętać, że tak dokonane odświeżenie (aktualizacja) danych dotyczy tylko zakresu komórek, który został pierwotnie, przy tworzeniu tabeli przestawnej, wskazany. Jeśli do źródłowej tabeli danych zostały dodane nowe wiersze lub kolumny, to operacja odświeżania, przedstawiona powyżej, nie jest wystarczająca. Należy na nowo wskazać zakres danych źródłowych, na których opierać ma się tabela przestawna. Aby to zrobić przejdź do [Opcje pole Dane Zmień źródło danych]. W oknie, które się wyświetli (Zmienianie źródła danych tabeli przestawnej) należy wskazać odpowiedni zakres komórek. Rys. Aktualizacja danych źródłowych. Przykład 6.1 Otwórz: Aktualizacja /Aktualizacja danych 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Odświeżanie tabeli przestawnej. Zmiana zakresu danych źródłowych. Polecenie: Uzupełnij tabelę źródłową o nowe dane i zaktualizuj tabelę przestawną. Wykonanie: Wstaw nowy wiersz danych oraz zmień jedną z danych w starym zakresie danych źródłowych. Odśwież dane. Zmień zakres danych źródłowych dla tabeli przestawnej. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Zmień wartość w komórce C6. 3. Dodaj jeden wiersz danych, w wierszu nr Odśwież tabelę przestawną 5. Zmień źródło danych tabeli przestawnej na zakres B4:C

33 Tworzenie wykresu na bazie tabeli przestawnej Aby móc w wygodny i przede wszystkim dynamiczny sposób prezentować dane tabel ch w graficznej formie, stworzono narzędzie o nazwie wykres. Działa on bardzo podobnie do standardowych wykresów programu Excel, ale posiada zaletę dynamicznego dostosowywania się do zawartości tabeli przestawnej. Aby wstawić wykres przejdź do [Opcje pole Narzędzia Wykres ]. Rys. Wstawianie wykresu przestawnego. Standardowy, a standardowy wykres prezentuje dane ze wskazanych komórek. Jeśli nowe wiersze zostaną dodane do tabeli danych wykres standardowy nie będzie ich obejmował. Odpowiedni zakres komórek może zostać nazwany, a nazwy tej może używać wykres. Możliwe jest wówczas w dynamiczny sposób określenie zakresu komórek, który wchodzi w skład utworzonej nazwy a tym samym sprawienie aby wykres dynamicznie odnosił się do wprowadzanych danych. Jest to jednak zadanie nietrywialne i wymagające pewnej ilości czasu. Wykresy przestawne są tak stworzone aby w każdej chwili prezentować dokładnie to co znajduje się w tabeli przestawnej w łatwy i szybki sposób. Tabela przestawna posiada wszystkie funkcje standardowego wykresu. Układ wykresu na osi poziomej wykresu umieszczone są kolejne etykiety wierszy. Etykiety kolumn natomiast, są traktowane kolejne serie danych i prezentowane są na układzie współrzędnych. Automatycznie na wykresie wstawione są narzędzia filtru, pozwalające filtrować po etykietach wierszy, etykietach kolumn oraz filtrze raportu. Interakcje z tabelą przestawną jeśli układ i dane prezentowane w tabeli przestawnej ulegną zmianie, automatycznie prezentacja ich na wykresie ulegnie uaktualnieniu. Filtr zastosowany na wykresie, stosowany jest automatycznie również w tabeli przestawnej

34 Rys. Budowa wykresu przestawnego. Dodatkowe opcje wykres posiada jedną dodatkową zakładkę o nazwie Analiza. Pozwala ona na wykonanie części podobnych czynności, jak opcje tabeli przestawnej (np. odświeżanie, ukrywanie listy pól). Możliwe jest z jej wykorzystaniem ukrycie przycisków pól na wykresie (odpowiedzialnych np. za filtrowanie). Aby to zrobić przejdź do [Analiza pole Pokazywanie/ukrywanie Przyciski pól]. Rys. Zakładka Analiza

35 Przykład 7.1 Otwórz: Wykresy /Wykresy przestawne 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Tworzenie wykresu przestawnego. Polecenie: Zobrazuj wykresem średnie wynagrodzenie pracowników na poszczególnych stanowiskach. Podsumuj wynagrodzenie za pomocą Średnia i stwórz wykres. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Stanowisko do Etykiety wierszy. 3. Wstaw pole Wynagrodzenie do Wartości. 4. Ustaw sposób podsumowania Średnia 5. Wstaw wykres 6. Posortuj wartości wynagrodzenia od najmniejszych do największych (naciśnij prawym przyciskiem na dowolnej wartości wynagrodzenia i wybierz Sortuj). Przykład 7.2 Otwórz: Wykres /Wykresy przestawne 2.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Tworzenie wykresu przestawnego. Filtrowanie danych na wykresie. Polecenie: Zobrazuj wykresem średni staż pracy pracowników w poszczególnych działa, w podziale na płeć. Podsumuj staż pracy za pomocą Średnia i stwórz wykres. Przefiltruj dane na wykresie, tak aby widoczne były jedynie dane dotyczące mężczyzn z działów sprzedaży, controllingu oraz zakupów. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Dział do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Płeć do Etykiet kolumn. 4. Wstaw pole Staż pracy do Wartości. 5. Ustaw sposób podsumowania Średnia 6. Wstaw wykres 7. Naciśnij na wykresie przycisk z napisem Dział i przefiltruj dane, tak aby zostały działy sprzedaży, controllingu oraz zakupów. 8. Naciśnij na wykresie przycisk z napisem Płeć i przefiltruj dane, tak aby zostały dane dla mężczyzn

36 Grupowanie danych w etykietach tabel ch Tabela przestawna pozwala na grupowanie danych w ramach etykiet wierszy lub etykiet kolumn. Użytkownik może potrzebować np. pogrupować dane według dat, ale jednostkę chce wybrać miesiące, a nie pojedyncze dni. W ten sposób otrzymuje tabelę z dwunastoma wierszami, odpowiadającymi kolejnym miesiącom, zamiast kilkuset wierszy gdzie każdy z nich odpowiada pojedynczemu dniowi. Grupowanie można zastosować dla różnych typów danych. 8.1 Daty Aby grupować daty, należy do etykiet wierszy lub etykiet kolumn wstawić pole z datami. Należy pamiętać o uwagach zapisanych w punktach oraz 1.3.8, czyli aby daty wprowadzone były w formacie, który Excel jest w stanie przeczytać daty oraz aby w polu z datami nie znajdowały się żadne teksty. Aby zgrupować dane należy nacisnąć prawym przyciskiem myszy na etykietę z datą i wybrać pozycję Grupuj. Pojawi się wówczas okno o nazwie Grupowanie. W pozycjach Początek oraz Koniec użytkownik powinien wstawić daty oznaczające okres, który go interesuje, i który powinien ulec grupowaniu. Wszystko co znajduje się poza tym okresem, zostanie przeniesione do dwóch osobnych kategorii: przed okresem oraz po okresie. Domyślnie granice ustawione są na najwcześniejszej i najpóźniejszej znalezionej dacie, tak by obejmowały one wszystkie daty. Aby wrócić do tych domyślnych ustawień, należy zaznaczyć pola wyboru znajdujące się obok Początek oraz Koniec

37 Rys. Okno Grupowanie grupowanie dat. Lista o nazwie Według, znajdująca się również w oknie Grupowanie, służy do wskazania poziomów grupowania. Jeśli użytkownik chce aby grupowanie dokonało się po miesiącach, wybiera opcje Miesiące, itd. Należy pamiętać, że wybranie jedynie opcji Miesiące będzie skutkowało tym, że Excel nie będzie zwracał uwagi na rok i dla okresu od 2000 do 2013, pod pozycję Styczeń, w tabeli przestawnej, wstawi wartości za styczeń dla wszystkich lat od 2000 do Innymi słowy wszystkie stycznie zostaną połączone. Aby tego uniknąć należy zaznaczyć zarówno opcję Miesiące jak i opcję Lata. Jeśli użytkownik chce grupować dane według przedziałów dni (np. przedziały 10-cio dniowe), powinien w oknie Grupowanie zaznaczyć opcję Dni (tylko tę opcję) i w polu Liczba dni, wskazać pożądany przedział, liczony w dniach. Jeśli użytkownik chce pozbyć się grupowania danych, powinien nacisnąć prawym przyciskiem dowolną etykietę daty, a następnie wybrać pozycję Rozgrupuj. 8.2 Liczby Aby grupować liczby, należy do etykiet wierszy lub etykiet kolumn wstawić pole z liczbami. Należy pamiętać o uwagach zapisanych w punktach oraz 1.3.8, czyli aby liczby wprowadzone były w formacie, które Excel jest w stanie przeczytać liczby oraz aby w polu z liczbami nie znajdowały się żadne teksty. Aby zgrupować dane należy nacisnąć prawym przyciskiem myszy na etykietę z liczbą i wybrać pozycję Grupuj. Pojawi się wówczas okno o nazwie Grupowanie. W pozycjach Początek oraz Koniec użytkownik powinien wstawić wartości oznaczające zakres, który go interesuje, i który powinien ulec grupowaniu. Wszystko co znajduje się poza tym zakresem, zostanie przeniesione do dwóch osobnych kategorii: mniejsze niż oraz większe niż. Domyślnie granice ustawione są na najmniejszej i największej znalezionej wartości, tak by obejmowały one wszystkie liczby. Aby wrócić do tych domyślnych ustawień, należy zaznaczyć pola wyboru znajdujące się obok Początek oraz Koniec

38 Rys. Okno Grupowanie grupowanie liczb. Pozycja o nazwie Według, znajdująca się również w oknie Grupowanie, służy do wskazania rozmiaru przedziałów grupowania. Użytkownik wpisuje tu rozmiar przedziałów, np. 100, co oznacza, że począwszy od liczby wskazanej początek, kolejne przedziały będę się kończyły i zaczynały przy wartości początkowej, zwiększonej o kolejne wielokrotności liczby 100. Jeśli użytkownik chce pozbyć się grupowania danych, powinien nacisnąć prawym przyciskiem dowolną etykietę liczby, a następnie wybrać pozycję Rozgrupuj. 8.3 Teksty Aby grupować teksty, należy do etykiet wierszy lub etykiet kolumn wstawić pole, w którym znajduje się przynajmniej jedna wartość tekstowa. Poniższy sposób grupowania można zastosować także do liczb i dat. Aby zgrupować dane, należy zaznaczyć etykiety wierszy lub etykiety kolumn, które mają ulec zgrupowaniu, a następnie nacisnąć prawy przycisk myszy i wybrać pozycję Grupuj. W tym momencie zostanie utworzone nowe pole o tej samej nazwie co pole grupowane, z dodaną liczbą 2. Utworzona zostaje odpowiednia hierarchia, tak jak w przypadku wstawienia więcej niż jednego pola do etykiet wierszy lub etykiet kolumn. Rys. Grupowanie tekstów

39 Aby pozbyć się grupowania, należy nacisnąć prawym przyciskiem myszy na nowo powstałą etykietę w tabeli przestawnej (grupującą dane szczegółowe) i wybrać opcję Rozgrupuj. Rozgrupować dane można również usuwając nowopowstałe pole. Należy nacisnąć jego nazwę w panelu pól, w obszarze, w którym się znajduje i wybrać opcję Usuń pole. Aby zmienić nazwę nowopowstałej grupy, należy zaznaczyć komórkę z nazwa i nacisnąć klawisz F2 (lub przejść do paska formuły) i wprowadzić nową nazwę. Przykład 8.1 Otwórz: Grupowanie/Grupowanie 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Grupowanie dat. Polecenie: Pogrupuj dane według miesięcy. Przejdź do okna grupowania i pogrupuj daty według miesięcy. Następnie pogrupuj daty ponownie według miesięcy oraz według lat. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Data do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Kwota do Wartości. 4. Ustaw sposób podsumowania Suma 5. Naciśnij prawym przyciskiem myszy na jednej z dat i otwórz okno grupowania dat 6. Ustaw grupowanie według miesięcy. 7. Powtórz operacje z punktów Ustaw grupowanie według miesięcy oraz według lat. Przykład 8.2 Otwórz: Grupowanie/Grupowanie 2.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Grupowanie dat. Grupowanie według określonej liczby dni. Grupowanie określonego okresu dat. Dostosowanie danych źródłowych. Polecenie: Pogrupuj dane według okresów 10-cio dniowych dla okresu od początku stycznia do końca kwietnia Dostosuj dane źródłowe, tak aby mogły być odczytane przez Excela daty. Przejdź do okna grupowania i pogrupuj daty według 10 dni. Ustal zakres dat do grupowania na od początku do 30 kwietnia Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Data sprzedaży do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Kierunek sprzedaży do Wartości. 4. Ustaw sposób podsumowania Licznik 5. Naciśnij prawym przyciskiem myszy na jednej z dat i otwórz okno grupowania dat 6. Jeśli pojawił się błąd, to przejdź do arkusza Dane, do komórki B36 i zamień ten zapis, na zapis czytelny dla Excela data. 7. Odśwież tabelę przestawną dwukrotnie. 8. Powtórz operację z punktu Zostaw domyślny początek grupowania (pierwsza odnaleziona data), ustaw koniec grupowania na Zaznacz jedynie dni jednostkę grupowania oraz ustaw okres 10-dniowy

40 Przykład 8.3 Otwórz: Grupowanie/Grupowanie 3.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Grupowanie liczb. Polecenie: Pogrupuj przedziały wynagrodzeń młodszych managerów z działu ści i wskaż ilu pracowników kwalifikuje się do poszczególnych przedziałów. Wstaw pola Stanowisko oraz Dział do Filtru raportu. Pole Wynagrodzenie wstaw do Etykiet wierszy, a następnie pogrupuj je, ustawiając przedział na liczbę Pole Wynagrodzenie umieść także w Wartościach. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Wynagrodzenie do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Wynagrodzenie do Wartości. 4. Wstaw pole Stanowisko oraz Dział do Filtru raportu. 5. Przefiltruj dane po wartościach: Młodszy manager oraz Dział ści. 6. Ustaw sposób podsumowania Licznik 7. Naciśnij prawym przyciskiem myszy na jednej z liczb w etykietach wierszy i otwórz okno grupowania liczb 8. Ustaw przedział grupowania na 1000, rozpoczynając od Przykład 8.4 Otwórz: Grupowanie/Grupowanie 4.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Grupowanie tekstów. Polecenie: Pogrupuj jednostki produkcyjne według określonych wskazań. Przedstaw wartość sprzedaży jedynie dla pomp i dla silników. Wstaw pole Nazwa jednostki produkcyjnej do Etykiet wierszy, zaznacz elementy które chcesz zgrupować, a następnie przejdź do okna grupowania 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Nazwa jednostki produkcyjnej do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Kwota brutto do Wartości. 4. Wstaw pole Typ produktu do Filtru raportu. 5. Przefiltruj dane po wartościach: pompa oraz silnik. 6. Ustaw sposób podsumowania Suma 7. Zaznacz komórki z nazwami zaczynającymi się na literę A. 8. Przejdź do grupowania tekstów 9. Powtórz polecenia 7-8 dla nazw zaczynających się na literę F oraz literę Z

41 Jak wyłączyć funkcję WEŹ Jeśli użytkownik chce wykorzystać wartości znajdujące się w tabeli przestawnej w formułach komórek spoza tej tabeli, istnieją dwa zasadnicze sposoby na wykonanie tego. Pierwszy sposób to z wykorzystaniem funkcji WeźDaneTabeli, drugi natomiast polega na wyłączeniu tej funkcji i postępowania zwyczajnie, tak jak przy tworzeniu formuł. 9.1 Czym jest WeźDaneTabeli Funkcja ta służy do odwoływania się do konkretnych miejsc (elementów) tabeli przestawnej. Dzięki niej użytkownik może odwoływać się do konkretnej wartości, nawet jeśli poprzez zmianę ustawień tabeli, ta wartość znajdzie się w innej komórce. Funkcja ta jest wpisywana w komórce znajdującej się poza obszarem tabeli przestawnej, tak jak każda inna funkcja. Przykład i budowa poniżej: =WEŹ("Cena";$A$3;"Szybkość druku (strony / minutę";39;"czy drukuje w kolorze";"nie";"rozmiar";"średnia") Argument 1 Pole danych należy określić z jakiego pola, umieszczonego w obszarze Wartości, funkcja powinna zwrócić wartość (np. Sprzedaż, Koszty, Wynagrodzenie, Wiek ). Argument 2 Tabela przestawna należy wskazać, z której tabeli przestawnej dane mają być pobierane. Aby to zrobić należy wskazać komórkę leżącą w ramach tabeli przestawnej. Najlepiej wskazać komórkę początkową, w której rozpoczyna się tabela przestawna, ponieważ po rekonfiguracji tabeli, w trakcie jej używania, tabela może zmieniać rozmiar i zajmować inne komórki niż pierwotnie. Argument 3 Pole 1 za pomocą tego argumentu należy zacząć wskazywać współrzędne wartości, do której użytkownik chce się odnieść. Użytkownik powinien podać nazwę pola, stanowiącego etykietę wiersza lub kolumny. Istotne jest aby podać pole, które jest używane w tabeli przestawnej. Funkcja WeźDaneTabeli działa tylko gdy szukana wartość jest widoczna, tak więc należy również wskazać pole, które jest używane aby dana wartość mogła być w tabeli wyświetlana

42 Argument 4 Element 1 jest to wskazanie konkretnego elementu w ramach pola podanego w poprzednim argumencie (np. polem była Płeć, natomiast elementem jest Mężczyzna ). Argument 5 Pole 2 wskazanie kolejnego pola, stanowiącego etykietę wiersza lub etykietę kolumny. Argument 6 Element 2 wskazanie konkretnego elementu w ramach pola z poprzedniego argumentu. Argument 7 Pole 3 należy wskazać tyle pól, przez ile dana wartość jest oznaczona innymi słowy tyle pól, ile jest umieszczonych w etykietach wierszy i etykietach kolumn. Argument 8 Element 3 dla każdego pola należy podać konkretny element. 9.2 Uruchomienie funkcji Domyślnie, gdy użytkownik chce w komórce zewnętrznej odwołać się do komórki wewnątrz tabeli przestawnej, uruchamia się automatycznie funkcja WeźDaneTabeli. Zamiast zwyczajnego odwołania się do komórki, wstawiana jest funkcja WeźDaneTabeli, z uzupełnionymi argumentami. Jeśli użytkownik nie chce aby funkcja ta była wprowadzana automatycznie, może ją wyłączyć przechodząc do [Opcje pole Tabela przestawna lista rozwijana Opcje Generuj funkcję WeźDaneTabeli]. Aby włączyć funkcję, należy ponownie przejść w to samo miejsce. Rys. Wyłączenie funkcji WeźDaneTabeli. Funkcja może również zostać wprowadzona ręcznie, bez względu na ustawienia powyżej opisanej opcji. Aby to zrobić należy wprowadzić funkcję do komórki tak samo jak wszystkie inne funkcje oraz uzupełnić jej kolejne argumenty. 9.3 Działanie funkcji Stosując funkcję WeźDaneTabeli, należy pamiętać o jej następujących cechach: 1. Odnosi się ona do wskazanego miejsca w tabeli przestawnej, a nie do konkretnej komórki w arkuszu. Z tego względu zmiana układu tabeli przestawnej nie zmieni wartości zwracanej przez funkcję. Warunkiem działania funkcji jest to, aby miejsce, do którego odnosi się funkcja było widoczne w obecnym układzie tabeli przestawnej (jeśli funkcja odnosi się do wynagrodzenia mężczyzn po 25 roku życia, a następnie pole płeć zostanie odrzucone z etykiet, to w tabeli przestawnej nie będzie widać podziału na płeć, a tym samym nie będzie widocznej wartości, do której odnosi się funkcja). 2. Funkcja ta nie przeciąga się nie można skopiować jej do kolejnych komórek, tak aby zastosować ją dla wielu wierszy lub wielu kolumn. Służy najczęściej do odnoszenia się do pojedynczych komórek

43 3. Może być używana w połączeniu z innymi funkcjami. 4. Gdy jej automatyczne wstawianie jest włączone, zaznaczenie kilku komórek w ramach innej funkcji (np. wstawienie zakresu do sumowania za pomocą funkcji SUMA) spowoduje zwykłe odwołanie się do komórek w tabeli przestawnej, bez wykorzystania WeźDaneTabeli. 5. Zamiast argumentu wskazującego element pola, użytkownik może wstawić odwołanie do konkretnej etykiety wiersza lub kolumny. Umożliwia to przeciąganie formuły, niemniej jednak przy rekonfiguracji tabeli przestawnej, funkcja może przestać wskazywać prawidłową wartość. Wynika to z odwołania się do konkretnej komórki arkusza, a nie konkretnego miejsca w tabeli przestawnej. Przykład 9.1 Otwórz: WEŹ/WeźDaneTabeli 1.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Działanie funkcji WeźDaneTabeli. Polecenie: Pobierz dane z tabeli przestawnej z wykorzystaniem funkcji WeźDaneTabeli oraz bez wykorzystania tej funkcji. Wstaw pola do odpowiednich obszarów. W komórce poza tabelą przestawną wstaw odniesienie do komórki tabeli przestawnej. Następnie wyłącz automatyczne uruchamianie tej funkcji i znów odwołaj się w komórce zewnętrznej do tabeli przestawnej. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Typ produktu do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Kwota netto do Wartości. 4. Wstaw kurs USD/PLN w arkuszu z tabelą przestawną (3,20) do dowolnej pustej komórki. 5. Przelicz kwotę brutto sprzedaży według kursu na dolary. 6. Wyłącz automatycznie włączanie funkcji WeźDaneTabeli. 7. Przelicz ponownie kwotę brutto na dolary

44 Przykład 9.2 Otwórz: WEŹ /WeźDaneTabeli 2.xlsx. Arkusz Dane. Ćwiczone zagadnienia: Działanie funkcji WeźDaneTabeli. Polecenie: Pobierz dane z tabeli przestawnej z wykorzystaniem funkcji WeźDaneTabeli i wstaw do tabeli prognozującej. Wstaw pola do odpowiednich obszarów. W zakładce Prognoza wstaw dane odpowiadające komórkom zaznaczonym na żółty kolor. 1. Stwórz tabelę przestawną 2. Wstaw pole Typ produktu do Etykiet wierszy. 3. Wstaw pole Data sprzedaży do Etykiet kolumn. 4. Wstaw pole Kwota netto do Wartości. 5. Pogrupuj daty według miesięcy i lat. 6. Uzupełnij żółte komórki, wartościami dla cylindrów i silników w czerwcu

45 Tworzenie własnych pól i elementów w tabeli przestawnej Tabela przestawna może być rozbudowana o kolejne kolumny i wiersze, których wartości zależeć będą od wartości danych z tabeli źródłowej. Służą do tego pola i elementy Pole Pole jest podobnym polem, do tych, które użytkownik ustawia w czterech różnych obszarach tabeli przestawnej. Różni się natomiast tym, że jest tworzone przez użytkownika już w tabeli przestawnej, tak więc nie ma swojego odwzorowania w tabeli źródłowej. Wartości pola go mogą zależeć od wartości innych pól obliczeniowych oraz od stałych wartości, wprowadzonych przez użytkownika. Aby wstawić pole, należy przejść do [Opcje pole Obliczenia Pola, elementy i zestawy Pole ]. Pojawi się wówczas okno Wstawianie pola go. W pierwszej pozycji, o nazwie Nazwa, wprowadzana jest nazwa nowego pola go. Następnie należy wprowadzić formułę, która będzie determinowała wartości tego pola. W formule wykorzystane mogą być inne pola tabeli przestawnej, połączone za pomocą działań arytmetycznych z liczbami stałymi lub z kolejnymi polami, np. obliczenie zysku może wyglądać tak: =Sprzedaż * 0,

46 Rys. Okno Wstawianie pola go. Aby wykorzystać wybrane pole w formule, należy zaznaczyć je na liście znajdującej się w oknie Wstawianie pola go, a następnie kliknąć przycisk Wstaw pole. Aby dodać nowe pole kliknij Dodaj lub Ok. Pole jest umieszczone automatycznie w obszarze Wartości i nie może zostać wstawione do żadnego innego obszaru (czyli do Etykiet wierszy, Etykiet kolumn ani Filtra raportu) Element obliczeniowy Element obliczeniowy stanowi nowy element wybranego pola, obliczony na podstawie formuły. Formuła, podobnie jak w przypadku pola go, opiera się na stałych liczbach, operacjach arytmetycznych oraz innych elementach tego samego pola (nie mogą to być elementy innych pól). Aby wstawić element obliczeniowy, należy zaznaczyć komórkę z etykietą wybranego pola, a następnie przejść do [Opcje pole Obliczenia Pola, elementy i zestawy Element obliczeniowy]. Wyświetli się wówczas okno Wstaw element obliczeniowy w Nazwa_pola. Do formuły można dodawać różne elementy, składające się na to pole. Elementy pozostałych pól nie są dostępne. Rys. Okno wstawiania elementu go. Aby móc dodać element obliczeniowy, dane muszą być rozgrupowane