Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia. Część 1

Transkrypt

1 Załącznik nr 1A do SIWZ i umowy Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Część 1 Kompleksowa organizacja (przygotowanie i obsługa) 3 dwudniowych wizyt studyjnych (Study Tour) po atrakcjach turystycznych województwa lubuskiego dla dziennikarzy ogólnopolskich mediów lifestylowych oraz mediów społecznościowych I. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja (przygotowanie i obsługa) trzech dwudniowych wizyt studyjnych (Study Tour) po atrakcjach turystycznych województwa lubuskiego dla dziennikarzy ogólnopolskich mediów lifestylowych oraz mediów społecznościowych. 2. Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację kampanii promocyjnych sektora turystycznego o zasięgu krajowym i międzynarodowym oraz regionalnych targów turystycznych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 1.4. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP, Poddziałanie Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP projekty realizowane poza formułą ZIT, zwany dalej Projektem. 3. Celem wizyt studyjnych będzie budowanie świadomości atrakcyjności turystycznej województwa lubuskiego jako miejsca wartego odkrycia przez cały rok. Wizyty studyjne będą dedykowane miejscom prezentującym możliwości uprawiania turystyki i spędzania czasu wolnego w trzech okresach związanych z poszczególnymi porami roku (jesień, zima, wiosna-lato). Wizyty studyjne będą odbywać się na terenie województwa lubuskiego, w miejscach prezentujących atrakcje turystyczne, uwzględniające potrzeby grup docelowych: poszukiwacze inności listopad 2017 r. i luty 2018 r. oraz turyści rodzinni maj 2018 r. 4. Wykonawca zobowiązany jest do organizacji odwiedzin 8 miejsc podczas jednej wizyty studyjnej, tj.: 4 miejsc jednego dnia i 4 miejsc drugiego dnia. 5. Terminy i założenia wizyt studyjnych: 1) Termin I: listopad 2017 r. i Termin II: luty 2018 r. Strona 1 z 5

2 Celem wizyt studyjnych w listopadzie i w lutym będzie prezentacja miejsc skierowana do świadomego, dojrzałego turysty, także z zagranicy, chcącego poznać historię i kulturę regionu, stawiającego na jakość usług noclegowych i gastronomicznych. W ramach wizyt studyjnych w listopadzie 2017 r. i w lutym 2018 r. prezentacja powinna obejmować m.in.: udział w imprezie pn. II Święto Lubuskiego Młodego Wina w Lubuskim Centrum Winiarstwa w Zaborze, które odbędzie się w listopadzie 2017 r., miejsca atrakcyjne pod względem aktywnego spędzania czasu wolnego jesienią i zimą, atrakcyjne i klimatyczne miejsca noclegowe typu dworki, pałace folwarki, hotele o wyższej kategoryzacji dla bardziej wymagającego klienta, miejsca z możliwością degustacji lokalnej kuchni, wina, produktów regionalnych, także tych wpisanych na listę produktów tradycyjnych, miejsca związane z historią i tradycją regionu, możliwość podróżowania po regionie w niecodzienny sposób, możliwość poznania gospodarzy wyjątkowych miejsc oraz lokalnego życia, miejsca niestandardowe, mało uczęszczane, mniej dotknięte cywilizacją z zachowaną kulturą lokalną. 2) Termin III: maj 2018 r. w ramach wizyty studyjnej prezentacja regionu powinna obejmować m. in.: miejsca atrakcyjne ze względu na spędzanie czasu aktywnie dla rodzin z dziećmi, atrakcje dla dzieci w różnym wieku, miejsca noclegowe dostosowane do rodzin z dziećmi, możliwość przeżycia niezapomnianych chwil w gronie rodzinnym. 6. Uczestnikami każdej wizyty studyjnej będą: 1) Przedstawiciele ogólnopolskich mediów lifestylowych podejmujących tematykę parentingową, podróży, wakacji, turystyki, miejsc przede wszystkim tematyczne serwisy internetowe, portale oraz opiniotwórcze magazyny drukowane, z włączeniem ich internetowych wydań i/lub oficjalnych kanałów w mediach społecznościowych, w szczególności: prasa kobieca poradnikowa, prasa kobieca lifestylowa, magazyny i serwisy turystyczne i podróżnicze, magazyny i serwisy lifestylowe slow life, magazyny i serwisy kulinarne podejmujące tematykę turystyczną 5 dziennikarzy z magazynów ogólnopolskich (w tym maksymalnie 1 z regionu województwa lubuskiego), Strona 2 z 5

3 2) Liderzy opinii w Internecie blogerzy/vlogerzy, którzy podejmują tematykę: parentingową turystyki, podróży, kulinariów o zasięgu prowadzonych przez siebie kanałów, blogów i vlogów 2 blogerów oraz 1 vloger (na facebooku, youtube, Instagramie), 3) Przedstawiciele ze strony Zamawiającego 2 osoby. II. Obowiązki Wykonawcy. 1. Wykonawca zapewni udział 5 dziennikarzy ogólnopolskich mediów lifestylowych (w tym maksymalnie 1 z regionu województwa lubuskiego), a także 2 blogerów oraz 1 vlogera. 2. Jako załącznik do oferty składanej w postępowaniu przetargowym Wykonawca przedstawi koncepcję programu każdej wizyty studyjnej, która będzie podlegała ocenie. Na etapie realizacji zadania Wykonawca dostarczy szczegółowy program każdej wizyty studyjnej po atrakcjach turystycznych województwa do akceptacji przez Zamawiającego. 3. W terminie do 7 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę dziennikarzy ogólnopolskich mediów lifestylowych, blogerów i vlogerów oraz ostateczny program każdej wizyty studyjnej. 4. Zamawiający w ciągu 10 dni, licząc od dnia przedstawienia przez Wykonawcę, listy dziennikarzy oraz programu, dokona weryfikacji i akceptacji lub naniesie swoje uwagi. 5. Wykonawca w ciągu 3 dni uwzględni uwagi Zamawiającego i dostarczy ostateczny program każdej wizyty studyjnej oraz ostateczną listę dziennikarzy. 6. Wykonawca zorganizuje trzy dwudniowe wizyty studyjne na podstawie, ostatecznie zaakceptowanego przez Zamawiającego, programu po atrakcjach turystycznych województwa lubuskiego dla dziennikarzy ujętych w zatwierdzonej liście. 7. Wykonawca zobowiązany jest do koordynacji merytorycznej i technicznej każdej wizyty studyjnej we własnym zakresie z lokalną administracją obiektów i miejsc objętych przedmiotowym zamówieniem. 8. Wykonawca zobowiązany jest do organizacji wizyt studyjnych w miejscach i obiektach prezentujących atrakcje turystyczne regionu na podstawie programu zaakceptowanego przez Zamawiającego. 9. W razie potrzeby Wykonawca pokryje koszty wstępu odwiedzanych miejsc/obiektów oraz płatnych atrakcji turystycznych. 10. Wykonawca dostarczy po zakończeniu każdej wizyty studyjnej raport końcowy, który będzie dokumentem stanowiącym podsumowanie każdej wizyty studyjnej. Strona 3 z 5

4 11. Dostarczony przez Wykonawcę raport końcowy będzie podzielony na dwie części: 1) Pierwsza część raportu końcowego powinna zawierać informacje dotyczące każdej wizyty studyjnej: a) termin realizacji, b) założenia i cel, c) program, d) minimum 40 zdjęć dokumentujących realizację każdej wizyty studyjnej zrealizowanej zgodnie z programem zaakceptowanym przez Zamawiającego. 2) Druga część raportu końcowego będzie zawierać informacje o planowanych publikacjach/efektach i/lub powstałych publikacjach z wizyt studyjnych objętych przedmiotowym zamówieniem. 12. Raport końcowy będzie podstawą do podpisania protokołu zdawczo odbiorczego przez Zamawiającego. 13. Wykonawca dostarczy raport końcowy w ciągu 7 dni po zakończeniu realizacji każdej wizyty studyjnej. III. Noclegi. 1. Wykonawca zapewni miejsca noclegowe dla uczestników (dla 10-ciu osób) podczas każdej wizyty studyjnej w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych z możliwością pojedynczego wykorzystania. 2. Pokoje będą zarezerwowane w obiekcie noclegowym typu: hotel zgodnie ze standaryzacją minimalną 3 gwiazdek. 3. Hotel musi znajdować się na terenie województwa lubuskiego. 4. Wykonawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie zakwaterowania uczestników każdej wizyty studyjnej w hotelach. 5. Opłata za noclegi uczestników każdej wizyty studyjnej leży po stronie Wykonawcy. 6. W ramach usługi noclegu każdej wizyty studyjnej musi być wliczone śniadanie w restauracji hotelowej oraz w miarę możliwości dostęp do Internetu w pokoju. 7. Koszty wszelkich dodatkowych usług hotelowych zamawianych indywidualnie, jak również koszty ewentualnych zniszczeń dokonanych przez gości hotelowych będzie pokrywana przez poszczególnych gości. Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów związanych z noclegiem i zakwaterowaniem gości. IV. Wyżywienie uczestników. Strona 4 z 5

5 1. Wykonawca zapewni i pokryje koszt wyżywienia dla wszystkich uczestników każdej dwudniowej wizyty studyjnej. Wyżywienie na każdej z dwudniowych wizyt studyjnych obejmuje: 1) posiłki regularne z uwzględnieniem preferencji żywieniowych uczestników (do wyboru danie jarskie lub mięsne) w szczególności: a) pierwszy dzień obiad/lunch, preferuje się, aby obiad/lunch odbył się w jednym z odwiedzanych miejsc objętych przedmiotowym zamówieniem, b) pierwszy dzień kolacja w jednym z odwiedzanych miejsc objętych przedmiotowym zamówieniem lub w restauracji hotelowej w miejscu noclegu; c) drugi dzień śniadanie w restauracji hotelowej w miejscu noclegu, d) drugi dzień obiad/ lunch, preferuje się, aby obiad/lunch odbył się w jednym z odwiedzanych miejsc objętych przedmiotowym zamówieniem, 2) posiłki specjalne: regionalne przekąski (podczas zwiedzania miejsc objętych przedmiotowym zamówieniem). V. Transport uczestników wizyty studyjnych. 1. Wykonawca zapewni i pokryje koszty transportu uczestników w ramach każdej dwudniowej wizyty studyjnej. 2. Wymagania dotyczące transportu: 1) Wykonawca zapewni transport uczestników (10 osób + podręczne bagaże osobiste). 2) Transport obejmować będzie całkowity zaakceptowany przez Zamawiającego program każdej wizyty studyjnej. Wymagania dotyczące środka transportu: 1) mikrobus/autokar lub samochód osobowy specjalnie przystosowany do przewozu osób; 2) rok produkcji: 2013 lub młodszy; 3) klimatyzacja, system audio, pasy bezpieczeństwa na wszystkich fotelach, szerokie fotele - odchylane, ABS; 4) ubezpieczenie NNW wszystkich pasażerów; 5) w razie awarii Wykonawca zapewni pojazd zastępczy; 6) pojazd powinien posiadać aktualny przegląd stanu technicznego oraz ubezpieczenie OC i NNW; Strona 5 z 5