Spis dokumentów: Nr karty Nazwa rozdziału Nazwa dokumentu Faktura, nota i inne dokumenty

Transkrypt

1 60 XIV. KARTY OBIEGU DOKUMENTÓW Spis dokumentów: Nr karty Nazwa rozdziału Nazwa dokumentu 1 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Faktura, nota i inne dokumenty 2 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Faktura korygująca 3 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Rachunek za wykonanie pracy wg umowy zlecenia i umowy o dzieło 4 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Wyrok sądu dotyczący wierzytelności Skarbu Państwa Wojewody Łódzkiego 5 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Polisa ubezpieczeniowa 6 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Nota obciążeniowa, rachunek 7 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Zwrot wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy 8 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Zwrot wniesionej opłaty paszportowej, opłaty za wydanie karty pobytu oraz opłaty za wydanie zezwolenia na pracę 9 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Wnioski o dofinansowanie zakupu okularów 10 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Rozliczenie biletów MPK na przejazdy służbowe 11 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Polecenie księgowania 12 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Lista płac wynagrodzeń (LP) 13 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży 14 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Wniosek na wyjazd służbowy za granicę i rozliczenie 15 V. Zasady gospodarki Dowód wpłaty kwitariusz przychodowy pieniężnej 16 V. Zasady gospodarki Dowód wpłaty KP dewizy pieniężnej 17 V. Zasady gospodarki pieniężnej Czek gotówkowy

2 61 Nr karty Nazwa rozdziału Nazwa dokumentu 18 V. Zasady gospodarki Dowód wypłaty KW pieniężnej 19 V. Zasady gospodarki Dowód wypłaty KW dewizy pieniężnej 20 V. Zasady gospodarki Bankowy dowód wpłaty pieniężnej 21 V. Zasady gospodarki Raport kasowy złotowy RK pieniężnej 22 V. Zasady gospodarki Raport kasowy złotowy RK dewizy pieniężnej 23 V. Zasady gospodarki Elektroniczne polecenia przelewu pieniężnej 24 V. Zasady gospodarki Polecenie przelewu pieniężnej 25 VI. Dokumentacja Wypłata kosztów zastępstwa procesowego zatrudnienia i płac 26 III. Dokumentacja finansowoksięgowa Zwrot niewykorzystanej opłaty za egzamin dla kandydatów na instruktorów nauki jazdy

3 62 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 1 FAKTURA, NOTA I INNE DOKUMENTY spełniające wymogi formalne stanowiące podstawę do dokonania zapłaty Komórka otrzymująca do wykonania Udokumentowanie zakupu (dostawy) towarów i usług Wydziały po dokonaniu opisu merytorycz nego przekazują do WFiB Liczba egzempl arzy Czas załatwie nia 1 na bieżąco w celu zapewni ania termino wego regulow ania zobowią zań Faktura jest potwierdzeniem zakupu (dostawy) towarów i usług. : 1. Fakturę wystawia dostawca lub wykonawca zgodnie z obowiązującymi przepisami z podaniem terminu i sposobu uregulowania zobowiązania. 2. Po doręczeniu dowodu księgowego do siedziby ŁUW, przekazywany jest on do komórki właściwej dla poświadczenia realizacji dostawy lub wykonania usługi, a następnie do komórki organizacyjnej nadzorującej gospodarowanie środkami finansowymi na realizację danego przedsięwzięcia w celu sporządzenia stosownego opisu merytorycznego, który powinien zawierać co najmniej: 1) wskazanie celu dokonania zakupu i/lub wykonania usługi, 2) stwierdzenie zgodności treści danego dowodu księgowego z zawartą umową lub zamówieniem (data i nr umowy/zamówienia), 3) potwierdzenie zgodności terminu płatności zapisanego na dowodzie księgowym z zapisami umowy/zamówienia, a w przypadku braku terminu płatności wskazanie go, 4) wskazanie źródła sfinansowania transakcji w szczegółowości podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych (rozdział, ) oraz w układzie zadaniowym (działanie), 5) potwierdzenie zgodności dokonanej transakcji z odpowiednią pozycją planu rzeczowo finansowego na dany rok budżetowy, 6) wskazanie właściwego trybu zamówienia publicznego lub podanie przyczyny nie zastosowania ustawy Prawo zamówień (pieczątka), 7) wskazanie, czy wydatek zaliczony został do wydatków strukturalnych (pieczątka). 3. Po potwierdzeniu pod względem merytorycznym przez Dyrektora Wydziału (pieczątka), faktura przekazywana jest do WFiB w celu realizacji zapłaty (nie później niż 5 dni przed terminem płatności). 4. Przekazanie dokumentu do OW ŁUW w dniu, w którym upływa termin płatności bądź po tym dniu, wymaga dołączenia pisemnego wyjaśnienia przyczyn przetrzymania dokumentu, podpisanego przez pracownika dokonującego sprawdzenia dokumentu oraz przez osobę zatwierdzającą dokonanie kontroli merytorycznej. 5. Upoważniony pracownik OW ŁUW sprawdza fakturę pod względem formalno rachunkowym (pieczątka), dokonuje dekretacji zdarzenia na odpowiednie konta księgowe wskazując właściwą podziałkę klasyfikacji budżetowej i działanie z układu zadaniowego (pieczątka) oraz sprawdza, czy dany wydatek ujęty jest w zatwierdzonym planie finansowym/projekcie planu finansowego (pieczątka). 6. Następnie faktura zatwierdzana jest do realizacji finansowej przez GKU i Dyrektora WFiB. 7. W przypadku, gdy faktura zawiera pomyłki dotyczące informacji wiążącej się ze sprzedawcą, nabywcą, terminem płatności, pracownik OW ŁUW przygotowuje notę korygującą, którą podpisuje GKU. 8. Do faktury dotyczącej zakupu materiałów, które przyjmowane są do magazynu, muszą być załączone dokumenty PZ, potwierdzające zgodność przyjętych materiałów z fakturą. 9. Za nieterminowe dokonanie płatności odpowiada pracownik, który dopuścił do zwłoki. 10. Do duplikatu faktury, musi być załączone wyjaśnienie Wydziału o przyczynach ponownego wystawienia przez dostawcę faktury. 11. Jeśli dostawca lub wykonawca nie jest płatnikiem VAT, może wystawić rachunek,

4 63 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 2 FAKTURA KORYGUJĄCA który podlega takiej samej procedurze, co faktura 12. Po dokonaniu zapłaty pracownik OW ŁUW umieszcza informację o dacie dokonania przelewu/wypłaty gotówkowej. Wystawienie faktury VAT zawierającej błędy formalno-rachunkowe Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzy Czas załatwienia Wydziały przekazują do WFiB 1 na bieżąco 1. Fakturę korygującą wystawia dostawca (sprzedawca) w przypadku, gdy wystawiona wcześniej faktura zawierała pomyłki dotyczące: 1) jednostki miary i ilości sprzedanych towarów (rodzaju usługi), 2) ceny jednostkowej netto, 3) stawki podatku, 4) sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku i zwolnionych od podatku, 5) kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto wg podziału na poszczególne stawki, 6) wartość sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe lub zwolnionych od podatku, 7) kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażonej cyfrowo i słownie. : 2. Fakturę korygującą dostawca lub wykonawca wystawia w dwóch egzemplarzach: oryginał otrzymuje nabywca, kopia pozostaje u dostawcy lub wykonawcy. 3. Na fakturze korygującej dostawca przedstawia wszystkie informacje przed korektą ujęte w fakturze, oraz informacje skorygowane i wynikający z tego wynik ogółem. 4. Wydział merytoryczny sporządza opis wskazujący przyczynę wystawienia korekty. 5. W przypadku faktury korygującej zwiększającej zobowiązanie obieg dokumentu i opis analogiczny jest jak w karcie obiegu dokumentu nr 1 faktury. 6. W przypadku korekty powodującej zmniejszenie zobowiązania: 1) pracownik OW ŁUW dokonuje dekretacji na odpowiednich kontach; 2) GKU wskazuje nr faktury i nr dowodu, przy którym dokonano rozliczenia nadpłaty lub umieszcza informację o przekazaniu nadpłaty na rachunek bieżący dochodów oraz wskazuje datę jej rozliczenia.

5 64 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 3 RACHUNEK ZA WYKONANIE PRACY WG UMOWY ZLECENIA i UMOWY O DZIEŁO Potwierdzenie wykonana pracy, protokół zdawczo odbiorczy, powykonawczy Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Wydziały przekazują do WFiB, wykonuje OP w WFiB Liczba egzemplarzy Czas załatwienia oryginał dla na bieżąco WFiB, pozostałe egzemplarze zgodnie z uregulowaniami umowy Dokument jest dowodem, na podstawie, którego dokonywana jest wypłata za wykonaną na rzecz ŁUW usługę, zgodnie z zawartą umową o dzieło lub umową zlecenia. : 1. Rachunek wystawia zleceniobiorca po wykonaniu umowy, celem realizacji zapłaty. 2. Rachunek zawiera następujące informacje: 1) imię i nazwisko wykonawcy, 2) przedmiot i symbol umowy, 3) kwotę cyfrowo oraz słownie, 4) dyspozycję odnośnie sposobu zapłaty (gotówka, przelew). Ponadto rachunek zawiera oświadczenie o odpowiedzialności karnej i skarbowej, które wystawiający rachunek podpisuje własnoręcznym podpisem. 3. Oświadczenie zwiera następujące informacje: 1) imię i nazwisko wykonawcy, 2) miejsce i datę urodzenia, 3) nr PESEL i NIP, 4) miejsce zamieszkania, ulica, nr domu, nr mieszkania, kod pocztowy, miejscowość, 5) nazwę urzędu skarbowego, 6) oświadczenie w zakresie ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego przypadku umowy zlecenia. 4. Wystawiony rachunek podpisuje wykonawca, a Dyrektor Generalny ŁUW lub upoważniony Dyrektor Wydziału merytorycznego potwierdza wykonanie zlecenia. 5. Rachunek (opisany i sprawdzony zgodnie z wytycznymi ujętymi w procedurach kontroli finansowej ŁUW) wraz z oryginałem umowy i protokołem zdawczo odbiorczym, jeśli jest taki wymóg wynikający z zawartej umowy cywilno - prawnej, składany jest do OP w WFiB, celem sporządzenia listy wynagrodzenia i naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 6. Dyspozycję zapłaty rachunku na podstawie listy płac zatwierdza GKU oraz Dyrektor WFiB lub upoważnione przez nich osoby. 7. Zapłata zobowiązania następuję na warunkach i w terminie określonym w umowie.

6 65 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 4 WYROK SĄDU DOTYCZĄCY WIERZYTELNOŚCI SKARBU PAŃSTWA WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Rozliczenie należności na rzecz wierzyciela w zakresie kwot zasądzonych wyrokiem Komórka przekazująca i otrzymująca do wykonania - symbol WPNiK przekazuje do WFiB Liczba egzemplarzy Czas załatwienia oryginał lub kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem w przypadku, gdy oryginał jest niezbędny w aktach sprawy. niezwłocznie, po skompletowaniu lub uzupełnieniu dokumentacji, nie później niż w terminie 14 dni od wpływu do ŁUW wyroku z klauzulą wymagalności lub wezwania do zapłaty Wyrok sądu lub postanowienie jest dokumentem źródłowym na podstawie, którego dokonywane jest rozliczenie zasądzonych kwot. 1. Wyrok wraz z niezbędną dokumentacją tj. uzasadnieniem wyroku, opinią prawną radcy prawnego w szczególności w zakresie: wymagalności oraz informacji o opodatkowania zasądzonych kwot podatkiem dochodowym, numerem rachunku bankowego powoda lub upoważnionego pełnomocnika oraz ewentualnie wezwaniem do zapłaty, przekazywany jest wraz z pismem przewodnim Dyrektora WPNiK do WFiB do windykacji lub uregulowania. 2. Windykacja prowadzona jest przez OD ŁUW zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Pracownik OW ŁUW sporządza rozliczenie należności na rzecz wierzyciela w zakresie kwot zasądzonych wyrokiem. 4. Rozliczenie zawiera co najmniej: 1) imię i nazwisko powoda, 2) sygnaturę akt sądowych, 3) rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej, z którego dokonywana będzie wypłata, 4) wyszczególnienie rodzaju należności (odszkodowanie, odsetki, koszty sądowe, renta), 5) kwoty zasądzone wyrokiem, według paragrafów, 6) podpis sporządzającego rozliczenie. 5. WFiB kieruje do Dyrektora Generalnego ŁUW wniosek o akceptację uregulowania wyroku, na gruncie art. 96 ustawy o finansach publicznych i przedstawia rozliczenie kwot należnych do zapłaty. 6. Po akceptacji przez Dyrektora Generalnego ŁUW, zatwierdzony do wypłaty wyrok przez GKU i Dyrektora WFiB realizowany jest w OW ŁUW w formie przelewu na rachunek powoda, przekazem pocztowym lub w kasie ŁUW. 7. Na podstawie rozliczenia i dokonanej zapłaty pracownik OW ŁUW przygotowuje wystąpienie Wojewody Łódzkiego do Ministra Finansów, o zwiększenie planu wydatków na wypłatę zasadzonych wyrokiem kwot. Wystąpienie parafuje GKU i Dyrektor WFiB. 8. Do wystąpienia załączona jest dokumentacja, w tym poświadczona za zgodność z oryginałem kopia wyroku, przygotowane przy udziale radcy prawnego uzasadnienie zaparafowane przez radcę prawnego i Dyrektora WPNiK oraz rozliczenie należnych powodowi kwot wraz z potwierdzeniem dokonania zapłaty. 9. Po podpisaniu przez Wojewodę Łódzkiego, wystąpienie przesyłane jest do Ministerstwa Finansów. 10. W przypadku wyroków zasądzających od ŁUW tylko koszty procesu nie jest wymagana procedura opisana w pkt 2-

7 66 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 5 9. POLISA UBEZPIECZENIOWA dotycząca ubezpieczenia osób oraz majątku ŁUW Ubezpieczenie osób w szczególności odbywających podróż za granicę oraz majątku ŁUW Komórka otrzymująca do wykonania - symbol WA-G lub Wydział organizujący wyjazd zagraniczny przekazuje do WFiB Liczba egzemplarzy Czas załatwienia oryginał lub kopia w sytuacji, gdy oryginał jest niezbędny do okazania w sprawie na bieżąco 1. Polisa ubezpieczeniowa wystawiana jest przez Towarzystwo Ubezpieczeniowe i przekazana do Wydziału merytorycznego (WAG, WZFE, BW lub WIPOC), celem dokonania opisu merytorycznego, a następnie przekazana do WFiB celem zapłaty. 2. Polisa powinna być przekazana do WFiB w terminie umożliwiającym terminowe uregulowanie zobowiązania. 3. Upoważniony pracownik OW ŁUW sprawdza polisę pod względem formalno rachunkowym (pieczątka), dokonuje dekretacji zdarzenia na odpowiednie konta syntetyczne i analityczne (pieczątka) oraz sprawdza, czy dany wydatek ujęty jest w zatwierdzonym planie finansowym, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową i zadaniową wydatku (pieczątka). 4. Następnie polisa zatwierdzana jest do realizacji finansowej przez GKU i Dyrektora WFiB. 5. W przypadku, gdy płatność realizowana jest na podstawie kserokopii, do polisy wystawiany jest dokument zastępczy polecenie księgowania PK, stanowiący podstawę do ujęcia w księgach.

8 67 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 6 NOTA OBCIAŻENIOWA, RACHUNEK druk (własny) Koszty obciążające kontrahenta z tytułu refundacji poniesionych wydatków przez ŁUW (np.za telefony, koszty eksploatacji, itp.) Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia OD ŁUW OW ŁUW 3 na bieżąco Nota obciążeniowa, rachunek wystawiana jest przez OW ŁUW, stosowana jest w rozrachunkach z kontrahentami i osobami fizycznymi. : 1. Nota obciążeniowa lub rachunek wystawiane są na podstawie faktury, załączonej specyfikacji lub dyspozycji wydziału merytorycznego, w której wskazano dyspozycje do obciążenia kosztami poniesionymi przez ŁUW w kwocie brutto. 2. Nota/rachunek wystawia się w trzech egzemplarzach: oryginał kierowany jest do kontrahenta, kopia pozostaje w aktach, 2-ga kopia zostaje zadekretowana i zaksięgowana jako należność na odpowiednich kontach syntetycznych i analitycznych kontrahenta. 3. Notę obciążeniową, rachunek podpisuje osoba sporządzająca, osoba sprawdzająca, akceptuje kierownik i podpisuje GKU oraz Dyrektor WFiB. 4. W przypadku braku wpłaty przez dłużnika w określonym terminie, upoważniony pracownik sporządza niezwłocznie (jednak nie później niż w ciągu 60 dni od terminu płatności należności) wezwanie do zapłaty. Dokument sporządzany jest w 2 egzemplarzach, przy czym oryginał wysyłany jest do dłużnika, a kopia pozostaje u wystawcy. 5. Wezwanie do zapłaty powinno zawierać co najmniej: datę wystawienia wezwania, nazwę i adres dłużnika, numer i datę wystawienia faktury, której dotyczy wezwanie, tytuł należności, kwotę transakcji wyrażoną kwotowo oraz słownie, nieprzekraczalny termin zapłaty wraz z należnymi odsetkami, numer rachunku bankowego, na który należy przekazać należność, pieczęć i podpis wystawiającego. 6. Jeżeli dłużnik nie ureguluje zobowiązania po wysłaniu trzech wezwań, pracownik przekazuje akta sprawy do WPNiK w celu skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

9 68 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 7 ZWROT WADIUM I ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Dyspozycja Wydziału merytorycznego Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia OW ŁUW 1 niezwłocznie 1. Zwrot wniesionego wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy następuje w oparciu o pismo WAG. 2. Zwrot wniesionego wadium tytułem uczestnictwa w rokowaniach dotyczących prywatyzacji następuje po przedstawieniu pisemnej dyspozycji Dyrektora WI. 3. W dyspozycjach Wydziałów winien być wskazany podmiot, numer rachunku bankowego i kwota do zwrotu. 4. Pracownik OW ŁUW sprawdza z wyciągiem bankowym z otrzymaną dyspozycją zgodność podmiotu, kwoty i numeru rachunku bankowego i sporządza polecenie przelewu na rachunek uczestnika przetargu. 5. Dyspozycje wypłaty podpisuje GKU i Dyrektor WFiB.

10 69 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 8 ZWROT WNIESIONEJ OPŁATY PASZPORTOWEJ, OPŁATY ZA WYDANIE KARTY POBYTU ORAZ OPŁATY ZA WYDANIE ZEZWOLENIA NA PRACĘ Nadpłata wniesionej opłaty paszportowej, opłaty za wydanie karty pobytu lub opłaty za wydanie zezwolenia na pracę na pracę Komórka przekazująca i otrzymująca do wykonania symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia WSOiC przekazuje dyspozycję do WFiB 3 na bieżąco 1. Pismo/dyspozycję wystawia WSOiC celem dokonania zwrotu nadpłaty opłaty. 2. Do zwrotu nadpłaty opłaty stosowany jest oryginał pisma podpisany przez Dyrektora WSOiC wraz z załączoną pisemną dyspozycją osoby, której dotyczy zwrot nadpłaty, co do sposobu jej zwrotu. 3. Pismo dotyczące wypłaty winno zawierać co najmniej imię i nazwisko, adres zamieszkania osoby, dla której wniesiono opłatę, ew. dane osoby uprawnionej do odbioru, datę dokonania wpłaty, wysokość opłaty i kwotę przeznaczoną do zwrotu. 4. W przypadku zwrotu całości środków przekazanych tytułem opłat paszportowych, do pisma/dyspozycji winien być załączony oryginał dokumentu potwierdzającego wpłatę. 5. Po ustaleniu pozycji księgowej wpłaty oraz sprawdzeniu zgodności danych personalnych osoby odbierającej nadpłatę, pracownik OD ŁUW podpisuje dokument pod względem formalno rachunkowym. 6. Na piśmie dotyczącym dyspozycji wypłaty nanosi się nr pozycji księgowej, wartość wpłaty, kwotę zwrotu, numer dokumentu KW, (jeśli wypłata nastąpi w kasie ŁUW) oraz datę dokonania operacji dzień-miesiąc-rok. 7. Dokonanie zwrotu zatwierdza GKU i Dyrektor WFiB.

11 70 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 9 1. WNIOSKI O DOFINANSOWANIE ZAKUPU OKULARÓW Komórka otrzymująca do wykonania - symbol zaświadczenie lekarskie, z którego wynika konieczność pracy w szkłach korekcyjnych, faktura lub rachunek potwierdzający zakup okularów korygujących wzrok wystawiony na pracownika. Liczba egzemplarzy Czas załatwienia Pracownicy ŁUW po akceptacji przez Dyrektora Generalnego Urzędu przekazują do WFiB 1 na bieżąco Dokument jest dowodem na podstawie, którego dokonywana jest w kasie ŁUW lub za pośrednictwem banku wypłata refundacji zakupionych przez pracownika okularów korygujących wzrok. : 1. Wniosek o dofinansowanie zakupu okularów korygujących wzrok do pracy przy obsłudze monitora wypisuje pracownik Wydziału, na podstawie zaświadczenia lekarskiego wskazującego pracę z komputerem w szkłach korekcyjnych. 2. Dyrektor Wydziału potwierdza na wniosku, iż czas pracy przy obsłudze monitora ekranowego zajmuje minimum 4 godz. dziennie. 3. Służba BHP sprawdza i opiniuje, czy pracownik wnioskujący o dofinansowanie zakupu okularów spełnia wymogi formalne określone w obowiązujących przepisach. 4. Zaopiniowany pozytywnie wniosek przez Dyrektora Wydziału, służby BHP wraz z zaświadczeniem lekarskim i rachunkiem imiennym potwierdzającym zakup okularów akceptowany jest przez Dyrektora Generalnego ŁUW. 5. Po akceptacji przez Dyrektora Generalnego ŁUW wniosek przekazywany jest do WFiB. 6. Pracownik OW ŁUW sprawdza wniosek pod względem formalno rachunkowym i przekazuje do zatwierdzenia. 7. Wniosek zatwierdza do wypłaty GKU i Dyrektor WFiB. 8. Bez względu na wartość faktury, rachunku, pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów za zakup okularów w wysokości określonej przez Dyrektora Generalnego ŁUW.

12 71 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 10 ROZLICZENIE BILETÓW MPK NA PRZEJAZDY SŁUŻBOWE ewidencja wykorzystania biletów do celów służbowych Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia Wydziały 2 oryginał dla OW ŁUW, kopia dla jednostki wystawiającej raz na kwartał Służy do rozliczenia zakupionych biletów MPK przeznaczonych na przejazdy służbowe pracowników. : 1. Zakupu biletów MPK dokonuje WAG na zlecenie Wydziału, zgodnie z wcześniejszym zapotrzebowaniem. 2. Pracownik Wydziału podpisuje otrzymane bilety MPK, a następnie ewidencjonuje je wpisując nominały biletów numery, ilość i wartość. 3. Wydając pracownikom bilety, osoba prowadząca ewidencję wpisuje ilość, numer biletu i wartość, a osoba pobierająca kwituje ich odbiór. 4. Sporządzone przez pracownika Wydziału po upływie kwartału rozliczenie biletów MPK, przesyłane jest do WFiB. 5. Pracownik OW ŁUW sprawdza rozliczenie i sporządza wewnętrzny dokument PK, celem zewidencjonowania rozliczenia w księgach rachunkowych ŁUW.

13 72 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 11 PK POLECENIE KSIĘGOWANIA Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Rozliczenia wewnętrzne, kserokopia dokumentu źródłowego jako dokument zastępczy lub korekta błędnego zapisu księgowego Liczba egzemplarzy Czas załatwienia OD ŁUW OWŁUW 1 na bieżąco Polecenie księgowania PK jest dowodem wewnętrznym i służy do dokonywania zapisów formalnych i porządkowych np.: sprostowania błędnego zapisu w księgach rachunkowych, dokonywania zapisu zbiorczego, oraz udokumentowania operacji popartych innymi dowodami np. amortyzacja, przeksięgowanie kosztów w końcu roku, wypłata gotówki z banku na podstawie czeku gotówkowego. : 1. Polecenie księgowania PK wystawia OP, OD ŁUW lub OW ŁUW w jednym egzemplarzu: 2. Dokument powinien zawierać co najmniej: 1) pieczęć jednostki, 2) numer kolejny i datę wystawienia, 3) wskazanie daty, pod którą należy dokonać księgowania, 4) dowód na podstawie, którego dokonane będzie księgowanie, 5)krótki opis operacji gospodarczej, 6) rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej i zadaniowej (jeżeli jest wymagane przy wprowadzaniu dowodu do ewidencji), 7) symbol i stronę konta Wn lub Ma, na którym zaewidencjonowana będzie kwota wynikająca z PK, 8) kwoty i ich sumy odzwierciedlające obroty na wskazanych kontach, 9) podpisy sporządzającego PK, sprawdzającego pod względem formalno rachunkowym, zatwierdzającego, którym jest GKU. 3. Dokument PK stanowi podstawę do ujęcia zdarzenia w księgach rachunkowych OD ŁUW lub OW ŁUW. 4. Numeracja dowodów PK jest prowadzona osobno dla: dowodów wystawianych przez OD ŁUW, dowodów wystawianych przez OP, dowodów wystawianych przez kasjera, dowodów wystawianych w przypadku wypłaty rent, dowodów wystawianych w ramach wyodrębnionych ewidencjach księgowych (sumy depozytowe i na zlecenie, fundusze celowe, ZFŚS), innych dowodów wystawianych przez OW ŁUW.

14 73 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 12 LISTA PŁAC WYNAGRODZEŃ (LP) druk własny, wystawiany w systemie KADRY-PŁACE lub wystawiany ręcznie (w przypadku niektórych wypłat z ZFŚS) Komórka otrzymująca do wykonania Wypłata świadczeń za wykonaną pracę Liczba egzemp larzy Czas załatwienia OP w WFiB 3 niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów lub po uzyskaniu uprawnienia przez pracownika, w przypadku wynagrodzeń według harmonogramu wypłat Dokumenty sporządzane są w OP w WFiB w celu udokumentowania wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń wypłacanych na podstawie list płac. : 1. OP w WFiB sporządza dla pracowników ŁUW: 1) listy wynagrodzeń na podstawie umowy o pracę, zgodnie z wcześniej zatwierdzonym harmonogramem wypłat, 2) dodatkowe listy z tytułu ekwiwalentu za urlop, odpraw emerytalnych, nagród jubileuszowych na podstawie pisemnej dyspozycji Oddziału Kadr w WPNiK, 3) dofinansowania do wypoczynku wypłacane z ZFŚS na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego ŁUW protokołu komisji socjalnej, 4) wynagrodzenia radcom prawnym z tytułu zastępstwa procesowego, na podstawie wyroku sądowego, dokumentu bankowego potwierdzającego wpłatę zasądzonej kwoty oraz umowy podpisanej przez Dyrektora Generalnego ŁUW, 5) inne wypłaty na podstawie pisemnej dyspozycji Wydziałów merytorycznych, do których załączone są dokumenty niezbędne do sporządzenia list wypłat. 2. OP sporządza również listy płac dla osób fizycznych nie będących pracownikami ŁUW, na podstawie oryginału umowy zlecenia lub umowy o dzieło oraz rachunku potwierdzonego przez Dyrektora Wydziału na rzecz którego wykonana została usługa. 3. Lista drukowana jest w systemie Kadry Płace w trzech egzemplarzach, a w przypadku wypłat z ZFŚS sporządzana ręcznie i sprawdzana pod względem formalno rachunkowym przez sporządzającego listę wypłat pracownika oraz kierownika OP. Następnie po potwierdzeniu pod względem merytorycznym przez kierownika Oddziału Kadr w WPNiK, zatwierdzana jest do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB. 4. Prawidłowo sporządzona lista płac z tytułu wypłat wynagrodzeń zawiera następujące informacje: nazwę i numer listy płac, datę sporządzenia, nazwę Wydziału, którego dotyczy, z dopiskiem za miesiąc..., lp., płacę zasadniczą, dodatek stażowy, dodatek stażowy chorobowy, dodatek służby cywilnej, wynagrodzenie chorobowe (art. 92), zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, inne przychody i kwotę brutto razem, potrącenia, tj.: składki ZUS, ubezpieczenie zdrowotne potrącane z podatku i wynagrodzenia, zaliczkę na podatek dochodowy, składkę PZU, składkę na Związki Zawodowe i Okręgową Izbę Radców Prawnych, ZFM, PKZP, OIL, inne potrącenia i potrącenia razem płacę netto oraz kwotę do wypłaty, konto, kasę, imię i nazwisko oraz rubrykę na podpis pracownika. 5. Lista jest podsumowana dla każdej komórki organizacyjnej oddzielnie. 6. Numeracja list wynagrodzeń i dodatkowych list jest chronologiczna. 7. Listy wypłat za umowy zlecenia i umowy o dzieło posiadają odrębną numerację.

15 74 8. Zatwierdzone listy płac są podstawą do wypłaty wynagrodzenia gotówką lub w formie bezgotówkowej poprzez wygenerowanie przelewów bankowych. KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 13 POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO I RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY Udokumentowanie decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i rozliczenie kosztów tej podróży Komórka otrzymująca Liczba do wykonania egzemplarzy Czas załatwienia pracownicy ŁUW przekazują do OW ŁUW 1 na bieżąco, wypłata lub zwrot nie później niż 14 dni od wpływu rozliczenia do OW ŁUW, Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej podróży. : 1. Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego następuję na podstawie decyzji Dyrektora Wydziału. 2. Wypełnione polecenie musi zawierać numer kolejny delegacji, imię i nazwisko, stanowisko, miejscowość, z której rozpoczyna się podróż i miejscowość docelową, okres trwania, cel wyjazdu, określenie środka lokomocji oraz datę wystawienia i podpis Dyrektora. 3. Dyrektor Generalny ŁUW podpisuje delegacje Dyrektorom Wydziałów oraz na przejazdy PKP I kl. i samochodem prywatnym, wszystkie pozostałe delegacje podpisują Dyrektorzy Wydziałów. 4. Pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do pobrania zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów podróży, na podstawie kalkulacji. 5. Dowodem kasowym będącym podstawą do wypłaty zaliczki jest odcinek polecenia wyjazdu służbowego, zatwierdzony do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB. 6. Dyrektor Wydziału potwierdza wykonanie polecenia wyjazdu służbowego, po sprawdzeniu prawidłowości wypełnienia przez delegowanego druku rozliczenia i załączenia wymaganych prawem dokumentów. 7. Rozliczenia kosztów podróży służbowej osoba delegowana dokonuje w ciągu 14 dni, zaś w przypadku otrzymania zaliczki na wyjazd służbowy w terminie 7 dni od daty zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży dołącza się oświadczenie zgodne ze wzorem określonym w załączniku do niniejszej Karty. Potwierdzenia wpływu oraz sprawdzenia rozliczenia pod względem formalno rachunkowym dokonuje pracownik OW ŁUW. 8. Kwotę do wypłaty lub zwrotu zatwierdza GKU i osoba upoważniona. 9. Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego kierowane jest do realizacji w kasie ŁUW, lub w przypadku dyspozycji na ROR delegowanego. 10. Do rozliczenia podróży służbowej w ostatniej dekadzie m-ca grudnia delegowany winien załączyć dyspozycję przekazania kwoty do wypłaty na ROR.

16 75 Załącznik do karty obiegu dokumentów Nr 13 OŚWIADCZENIE DO POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO nr z dnia (wypełnia delegowany) imię i nazwisko nazwa komórki organizacyjnej Oświadczam, że: 1. W trakcie trwania delegacji*: nocleg zapewnił organizator/sfinansował ŁUW w dniach nocleg sfinansowałam(em) ze środków własnych w dniach. przedkładam dowód księgowy proszę o wypłatę ryczałtu nie dotyczy 2. W trakcie trwania delegacji korzystałam(em)/nie korzystałam(em)* ze środków komunikacji miejskiej (w miejscu odbywania podróży służbowej) w dniach W trakcie trwania delegacji zapewniono bezpłatne wyżywienie (z uwzględnieniem wyżywienia opłaconego w ramach usługi hotelarskiej): w dniu. śniadanie/obiad/kolacja**; w dniu. śniadanie/obiad/kolacja**; w dniu. śniadanie/obiad/kolacja**; nie dotyczy Proszę o przekazanie należnej kwoty z tytułu rozliczenia podróży służbowej*: gotówką w kasie; na rachunek bankowy wskazany przy wypłacie wynagrodzenia za pracę; na rachunek bankowy nr.. Inne uwagi..... data sporządzenia oświadczenia podpis delegowanego (wypełnia komórka odpowiedzialna za sporządzenie opisu merytorycznego) 1. Koszty podróży służbowej finansowane ze środków.*** rozdział..... działanie 2. Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego w wysokości Obszar tematyczny Kod..... data podpis upoważnionego pracownika * zaznaczyć prawidłowe ** niepotrzebne skreślić ***ŁUW/CPR/PO PT/Zamykanie ZPORR/ Integracja Europejska itp.

17 76 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 14 WNIOSEK NA WYJAZD SŁUŻBOWY ZA GRANICĘ I ROZLICZENIE druk Udokumentowanie decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową za granicę i potwierdzenie kosztów tej podróży Komórka otrzymująca do wykonania symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia WZFE, Biuro Wojewody, WIPOC 1 na bieżąco Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową za granicę i rozliczenia kosztów tej podróży. : 1. Wniosek na wyjazd służbowy za granicę do krajów Unii Europejskiej wystawia pracownik WZFE lub WIPOC a do pozostałych krajów - pracownik Biura Wojewody. Wniosek zawiera co najmniej: cel wyjazdu, kraj, miejscowość, ilość dni pobytu za granicą, proponowany środek lokomocji, imię i nazwisko delegowanego pracownika oraz wyszczególnienie kosztów wyjazdu w przeliczeniu na walutę obowiązującą w kraju docelowym. Wniosek podpisuje Dyrektor Generalny ŁUW. 2. Wypełniony wniosek przekazany zostaje do OW ŁUW. 3. Pracownik w OW ŁUW sprawdza wniosek pod względem formalno-rachunkowym i jeżeli nie ma zastrzeżeń, przekazuje go do Wydziału organizującego wyjazd w celu sporządzenia do banku zlecenia sprzedaży zagranicznych środków płatniczych. Dokument podpisuje GKU i Dyrektor WFiB lub osoby upoważnione zgodnie z kartą wzoru podpisów. 4. Po otrzymaniu dewiz z banku kasjer wypłaca delegowanemu pracownikowi walutę z kasy wystawiając dokument KWdewizy. 5. Po odbyciu delegacji pracownik winien się rozliczyć z pobranych dewiz w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji. 6. Rozliczenia następuje na druku Rozliczenie, w którym pracownik określa kwotę dewiz pobranych z kasy i wykorzystanych w czasie wyjazdu. Rozliczenie podpisuje pracownik delegowany, Dyrektor WZFE, WIPOC lub Dyrektor Biura Wojewody i Dyrektor Generalny. 7. Rozliczenie pobranych i wykorzystanych dewiz sprawdza pracownik w OW ŁUW i w przypadku zwrotu przez delegowanego pracownika dewiz przekazuje rozliczenie do kasjera. Kasjer przyjmuje od delegowanego pracownika niewykorzystane dewizy i wystawia dokument KP-dewizy. 8. Kasjer niezwłocznie przekazuje zwrócone dewizy do banku 9. W przypadku konieczności dopłaty do kosztów delegacji dopłata dokonywana jest w przeliczeniu na PLN według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

18 77 Wniosek na wyjazd służbowy za granicę Nr Załącznik Nr 1 do karty obiegu dokumentu nr 14 Łódź, dnia.2013 r.. (nazwa komórki organizacyjnej wnioskującej o wyjazd) Cel wyjazdu:... Kraj:.. Miejscowość:. Czas pobytu za granicą: od (data, godzina) do (data godzina) ilość dni pobytu: w tym ilość noclegów. Proponowany środek lokomocji: Dane osób delegowanych Lp. Imię i nazwisko Miejsce zameldowania Stanowisko służbowe Nazwa komórki organizacyjnej

19 78 Lp. Przewidywane koszty: Waluta 1 Wyżywienie: W trakcie trwania delegacji będzie zapewnione całodzienne wyżywienie... W trakcie trwania delegacji nie będzie zapewnione wyżywienie... W trakcie trwania delegacji będzie zapewnione częściowe wyżywienie... 2 Noclegi ryczałty. 3 Noclegi limit.. 4 z dworca Ryczałt na dojazd na dworzec 5 Ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej 6 Inne wydatki: Razem 1 (EUR)= PLN wg tabeli kursów średnich walut obcych NBP. z dnia. Równowartość w PLN Koszty delegacji płatne z działu.., rozdziału.., działanie.. Inne koszty: (źródło finansowania: dział, rozdział, działanie) - (pieczątka imienna pracownika przygotowującego wniosek) Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym: Zatwierdzam:.. (podpis i pieczątka imienna Dyrektora Wydziału organizującego wyjazd).. (data, podpis i pieczątka imienna pracownika dokonującego kontroli formalno-rachunkowej).. (data, podpis i pieczątka imienna) *W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, kwotę diety należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. ( 14 ust. 3, Dz.U ) **niepotrzebne skreślić

20 79 Załącznik Nr 2 do karty obiegu dokumentu Nr 14 Rozliczenie Nr.../2013 do wniosku na wyjazd służbowy za granicę Nr /2013 Podróż służbowa do (kraj i miejscowość) Pobyt za granica trwał: od (data, godzina) do (data, godzina) Łódź, dnia.2013 r. Lp. Rozliczenie kosztów podróży Imię i nazwisko Imię i nazwisko Imię i nazwisko OGÓŁEM (w walucie) Przeliczenie na PLN wg tabeli kursów średnich NBP z dnia. (wypełnia OW ŁUW) 1. Wydatkowałem/am ogółem kwotę: (szczegółowe rozliczenie w załączniku Nr 1) 2. Dysponowałem/am kwotą: 3. Pozostało w walucie: (wiersz 2-1) 4. Do wypłaty (wiersz 1-2) WALUTA PLN (wypełnia OW ŁUW) Sprawdzono pod względem merytorycznym.. (podpis i pieczątka imienna Dyrektora Wydziału organizującego wyjazd) Zatwierdzam przedstawione rozliczenie:.... (podpisy delegowanych) Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym:.... (data, podpis i pieczątka imienna). (data, podpis i pieczątka imienna pracownika dokonującego kontroli formalno-rachunkowej) Zatwierdzono do wypłaty/zwrotu. (podpis i pieczątka imienna Głównego Księgowego Urzędu)

21 80 Załącznik Nr 1 do rozliczenia Nr Lp. Poniesione wydatki Imię i nazwisko Imię i nazwisko Imię i nazwisko Imię i nazwisko 1 Wyżywienie: W trakcie trwania delegacji zapewniono całodzienne wyżywienie W trakcie trwania delegacji nie zapewniono wyżywienia W trakcie trwania delegacji zapewniono częściowe wyżywienie 2 Noclegi - ryczałty 3 Noclegi wg rachunków 4 Ryczałt na dojazdy: z dworca na dworzec 5 Ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej 6 Inne wydatki:... (data sporządzenia oświadczenia) (podpisy delegowanych) (wypełnia komórka odpowiedzialna za sporządzenie opisu merytorycznego) 1. Koszty podróży służbowej finansowane ze środków.*** rozdział.... działanie Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego w wysokości.. Obszar tematyczny Kod.. (podpis upoważnionego pracownika) *W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, kwotę diety należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. ( 14 ust. 3, Dz.U ) **niepotrzebne skreślić ***ŁUW, POPT, Zamykanie ZPORR, Integracja Europejska

22 81 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 15 DOWÓD WPŁATY kwitariusz przychodowy (druk ścisłego zarachowania) Wpłata gotówkowa do kasy Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia Kasjer w WFiB 3 oryginał i 2 kopie, oryginał otrzymuje wpłacający, pierwsza kopia załączana jest do raportu kasowego, a druga kopia pozostaje w kwitariuszu. na bieżąco Stosowany jest w przypadkach wpłat gotówkowych dotyczących m.in. mandatów, spłat pożyczek na cele mieszkaniowe oraz innych wpłat do kasy ŁUW. : 1. Kasjer pobiera bloczki kwitariuszy przychodowych na podstawie pisma zaakceptowanego przez GKU i podpisanego przez Dyrektora WFiB od osoby w OT-A w WAG prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania. 2. Bloczki kwitariuszy przychodowych wprowadzane są do dokumentacji kasowej po zaakceptowaniu ich na pierwszej stronie przez GKU i Dyrektora WFiB. 3. Seria i numery kwitariuszy są naniesione fabrycznie. 4. Dowód wpłaty wypełnia kasjer. 5. Wystawiający określa w nim datę wpłaty, nazwisko i imię osoby wpłacającej, adres lub nazwę Wydziału w sytuacji, gdy wpłacającym jest pracownik, tytuł wpłaty oraz kwotę wpłaty cyfrą i słownie. 6. Gdy wpłacającym jest były pracownik dopuszcza się stosowanie w miejscu adresu oznaczenia: emeryt lub były pracownik. 7. Kasjer potwierdza swoim podpisem przyjęcie gotówki do kasy. 8. Wykorzystane bloczki kwitariuszy przychodowych kasjer przekazuje celem dokonania sprawdzenia kierownikowi OW ŁUW, a następnie, przy piśmie przewodnim podpisanym przez Dyrektora WFiB, przekazuje do komórki prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania w WAG.

23 82 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 16 DOWÓD WPŁATY KP - dewizy Przyjęcie do kasy zagranicznych środków płatniczych do kasy Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia Kasjer w WFiB 3 oryginał i 2 kopie, oryginał załączany jest do raportu kasowego, pierwsza kopia dla wpłacającego druga kopia pozostaje w kwitariuszu na bieżąco Stosowany jest w przypadkach wpłat waluty obcej do kasy ŁUW z tytułu rozliczenia pobranych zaliczek na delegacje zagraniczne. : 1. Kasjer pobiera bloczki dowodów KP na podstawie pisma zaparafowanego przez kierownika OW ŁUW oraz GKU i podpisanego przez Dyrektora WFiB, od osoby w OT-A w WAG prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania. 2. Bieżący numer KP - dewizy nadawany jest z zachowaniem ciągłości numerów druków ścisłego zachowania. 3. Dowód wpłaty wypełnia kasjer. 4. Wystawiający dowód KP określa w nim datę wpłaty, nazwisko i imię osoby wpłacającej, dokładnie określa tytułu wpłaty oraz kwotę wpłaty cyfrą i słownie, kasjer potwierdza swoim podpisem przyjęcie waluty do kasy. 5. Wykorzystane bloczki KP dewizy kasjer przekazuje za pokwitowaniem kierownikowi OW ŁUW, który po sprawdzeniu zgodności wpłat, przy piśmie przewodnim podpisanym przez Dyrektora WFiB przekazuje do komórki prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania w WA-G.

24 83 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 17 CZEK GOTÓWKOWY wzór bankowy Udokumentowanie podjęcia gotówki z banku Komórka otrzymująca do wykonania - Liczba egzemplarzy Czas załatwienia symbol Kasjer w WFiB 1 na bieżąco Służy do udokumentowania podjęcia gotówki z banku. : 1. Czek gotówkowy wystawiany jest przez kasjera na blankietach wydawanych przez bank, ujętych w książeczkach czekowych, zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego. 2. Czek wystawiany jest na kwotę załączonych rachunków, faktur, delegacji i innych dokumentów zaakceptowanych do wypłaty. 3. Czek podpisywany jest przez upoważnione osoby, zgodnie kartą wzoru podpisów złożoną w banku. Czek gotówkowy musi być wypełniony atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treść czeku nie może być przerabiana, wycierana lub usuwana w inny sposób. Odcinki czeków gotówkowych przechowywane są w kasie. Dowodem dokonania operacji załączanym do raportu kasowego jest polecenie księgowania.

25 84 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 18 DOWÓD WYPŁATY KW Wypłata gotówki z kasy Komórka otrzymująca do wykonania - symbol OD ŁUW lub OW ŁUW Liczba egzemplarzy Czas załatwienia 2 oryginał i kopia, na bieżąco oryginał pozostaje pod raportem kasowym, kopia pozostaje w kwitariuszu Stosowany jest w przypadku wypłat gotówkowych z kasy ŁUW dotyczących w szczególności: wypłaty wynagrodzenia nie podjętego w terminie, wypłaty rent wypłacanych gotówką, zwrotu nadpłat wynikających z dokumentów źródłowych. : 1. Kasjer pobiera bloczki dowodów KW na podstawie pisma zaparafowanego przez kierownika OW ŁUW oraz GKU i podpisanego przez Dyrektora WFiB od osoby w OT-A w WAG prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania. Bieżący numer KW nadawany jest z zachowaniem ciągłości numerów druków ścisłego zarachowania, 2. KW wystawia upoważniony pracownik OD ŁUW lub OW ŁUW w WFiB. 3. Wypłat z kasy dokonuje kasjer na podstawie dokumentów źródłowych, zatwierdzonych do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB. 4. Dokument KW dotyczący wypłaty gotówki musi zawierać co najmniej: numer kolejny i datę wystawienia, imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby na rzecz której następuje wypłata, tytuł wypłaty, kwotę zł..., słownie otrzymałem dnia..., podpis kasjera i pobierającego. 5. Wykorzystane bloczki KW kasjer przekazuje do sprawdzenia kierownikowi OW ŁUW, a następnie przy piśmie przewodnim podpisanym przez Dyrektora WFiB przekazuje do komórki prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania w WAG.

26 85 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 19 DOWÓD WYPŁATY KW dewizy Wypłata zagranicznych środków płatniczych z kasy Komórka otrzymująca do wykonania OD ŁUW lub OW ŁUW Liczba egzemplarzy Czas załatwienia 2 oryginał i kopia, na bieżąco oryginał pozostaje pod raportem kasowym, kopia pozostaje w kwitariuszu Stosowany jest w przypadku wypłaty waluty z kasy dla pracowników ŁUW wyjeżdżających w delegacje zagraniczną. : 1. Kasjer lub osoba go zastępująca pobiera bloczki dowodów KW na podstawie pisma zaparafowanego przez kierownika OW ŁUW oraz GKU i podpisanego przez Dyrektora WFiB od osoby w OT-A w WAG prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania. Bieżący numer KW nadawany jest z zachowaniem ciągłości numerów druków ścisłego zarachowania, 2. KW wystawia kasjer wypłacając walutę osobom delegowanym, na podstawie dokumentów źródłowych, zatwierdzonych do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB. 3. Dokument KW dotyczący wypłaty waluty musi zawierać co najmniej: numer kolejny i datę wystawienia, imię, nazwisko delegowanego pracownika, tytuł wypłaty, kwotę w walucie, słownie, datę wystawienia KW, podpisy kasjera i pobierającego. 4. Wykorzystane bloczki KW kasjer przekazuje do sprawdzenia kierownikowi OW ŁUW, a następnie przy piśmie przewodnim podpisanym przez Dyrektora WFiB przekazuje do komórki prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania w WAG.

27 86 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 20 BANKOWY DOWÓD WPŁATY wzór bankowy Udokumentowanie wpłaty gotówki z kasy do banku finansującego Komórka otrzymująca do wykonania - Liczba egzemplarzy Czas załatwienia symbol Kasjer w WFiB 2 na bieżąco Służy do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy do banku finansującego na rachunek dochodów, wydatków i innych rachunków bankowych zgodnie z odpowiednią klasyfikacją wpłat. : 1. Dokument wypełnia kasjer w 2 egzemplarzach zgodnie z przepisami obowiązującymi w banku. 2. Dokument przed przekazaniem do banku wraz z gotówką parafowany jest przez kierownika OW ŁUW lub OD ŁUW. 3. Dokonując wpłaty kasjer wszystkie egzemplarze bankowego dowodu wpłaty składa wraz z gotówką do banku. 3. Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje oryginał bankowego dowodu wpłaty dla siebie, pierwszą kopie przekazując osobie wpłacającejkasjerowi. 4. Dokument potwierdzony przez bank załączony jest do raportu kasowego w dniu, w którym nastąpiła wpłata. 5. Kserokopia wpłaty załączana jest do kwitariusza przychodowego.

28 87 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 21 RAPORT KASOWY ZŁOTOWY - RK - druk Ewidencja szczegółowa wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wpłat i wypłat złotowych dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie. Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia Kasjer w WFiB 2 co 5 dni w zakresie wydatków, dochodów, mandatów i nie rzadziej niż na koniec miesiąca w zakresie pozostałych rachunków. Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich operacji złotowych dokonywanych przez kasjera w kasie ŁUW. : 1. Raport kasowy sporządzany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem - oryginał dla OD ŁUW lub OW ŁUW,- kopia. pozostaje w kasie. 2. Bieżący numer raportu kasowego wpisywany jest z zachowaniem ciągłości numeracji w ramach roku sprawozdawczego. 3. Kasjer ewidencjonuje poszczególne dowody kasowe w raporcie kasowym chronologicznie i systematycznie w kolejności realizacji, wpisując symbol i numer dokumentu, w treści określa rodzaj operacji gotówkowej, kwotę wpłaty lub wypłaty. Sumując kolumny wpłat i wypłat ustala stan kasy na określony w raporcie dzień. 4. W przypadku raportu kasowego wydatków kasjer dodatkowo sporządza na raporcie rozliczenie pogotowia kasowego. 5. Po dokonaniu powyższych czynności raporty kasowe wraz z załączonymi dokumentami, kasjer przekazuje kierownikowi OD ŁUW lub OW ŁUW. 6. Po sprawdzeniu prawidłowości wpisów w raporcie kasowym przez kierownika OD ŁUW i OW ŁUW raport wraz z dokumentami źródłowymi przekazywany jest do pracownika OD ŁUW lub OW ŁUW celem zaksięgowania.

29 88 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 22 RAPORT KASOWY - RK - DEWIZY - druk Ewidencja szczegółowa wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wpłat i wypłat walutowych dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie Komórka otrzymująca Liczba do wykonania egzemplarzy Czas załatwienia Kasjer w WFiB 2 niezwłocznie po wpłatach i wypłatach. Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich operacji walutowych dokonywanych przez kasjera w kasie ŁUW. : 1. Raport kasowy sporządzany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach: oryginał dla OW ŁUW, kopia pozostaje w kasie. 2. Kasjer ewidencjonuje poszczególne dowody kasowe w raporcie kasowym chronologicznie i systematycznie w kolejności realizacji, wpisując symbol i numer dokumentu, w treści określa rodzaj operacji walutowej, kwotę wpłaty lub wypłaty w walucie oraz w PLN w równowartości wynikającej ze średniego kursu walut w NBP z dnia wypłaty zaliczki. Sumując kolumny wpłat i wypłat ustala stan kasy na określony w raporcie dzień. 3. Po dokonaniu powyższych czynności raporty kasowe wraz z załączonymi dokumentami, kasjer przekazuje do kierownika OW ŁUW, celem przeprowadzenia kontroli formalno - rachunkowej. 4. Po sprawdzeniu prawidłowości wpisów w raporcie kasowym przez kierownika OW ŁUW raport wraz z dokumentami źródłowymi przekazywany jest do pracownika OW ŁUW celem zaksięgowania.

30 89 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 23 ELEKTRONICZNE POLECENIA PRZELEWU - druk generowany w systemie komputerowym VIDEOTEL lub w aplikacji internetowej BGK@24BIZNES. Faktury lub inne dowody księgowe stanowiące podstawę do dokonania płatności Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia OD ŁUW lub OW ŁUW lub OP 1 na bieżąco Służy do przekazania środków finansowych bezgotówkowo na rachunek beneficjenta w banku. : 1. Pracownik OW ŁUW, OD ŁUW lub OP sporządza polecenie przelewu na podstawie dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, not, list płac i innych dowodów powodujących skutki finansowe dla ŁUW). Polecenia przelewów mogą być generowane z programów wykorzystywanych przez służby finansowo księgowe. 2. Po sporządzeniu przelewu drukowane jest zestawienie przelewów, które podpisywane jest przez pracownika sporządzającego przelew. 3. Zestawienie wraz z dowodem źródłowym przekazywane jest do sprawdzeniakierownikowi OW ŁUW, OD ŁUW lub OP. 4. Po sprawdzeniu przez kierownika zestawienie wraz z dokumentacją źródłową przekazywane jest do zatwierdzenia przez GKU i Dyrektora WFiB. 5. Po zatwierdzeniu dokumentu źródłowego przelewy podpisywane są przez dwie upoważnione osoby i wysyłane elektronicznie do banku. 6. Po zrealizowaniu przez bank operacji finansowych potwierdzenia zapłaty przelewów jak i wyciąg bankowy drukowany jest z programu VideoTel, natomiast w przypadku BGK informacja o wyciągu bankowym przekazywana jest do GKU za pośrednictwem poczty elektronicznej..

31 90 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 24 POLECENIE PRZELEWU - druk (dotyczy konta Funduszu Pracy). Faktury lub inne dowody księgowe stanowiące podstawę do dokonania płatności Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia OW ŁUW 2 na bieżąco Służy do przekazania środków finansowych bezgotówkowo na rachunek beneficjenta w banku. : 1. Dowód w 2-ch egzemplarzach sporządza pracownik OW ŁUW na podstawie dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, zestawienia potrzeb finansowych). 2. Dowody księgowe będące podstawą sporządzenia polecenia przelewu muszą być sprawdzone pod względem merytorycznym, opisane zgodnie z obowiązującymi procedurami kontroli finansowej i zatwierdzone do wypłaty przez GKU i Dyrektora WFiB. 3. Polecenia przelewów podpisywane są (na oryginale) przez osoby upoważnione zgodnie z kartą wzorów podpisów złożoną w banku. 4. Po zrealizowaniu przez bank operacji finansowych, jeden odcinek polecenia przelewu potwierdzony przez bank jest zwracany do jednostki w formie załącznika do wyciągu bankowego i stanowi dowód do wprowadzenia danych do ewidencji w urządzeniach księgowych.

32 91 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 25 Umowa z radcą prawnym WYPŁATA KOSZTÓW ZASTĘPSTWA PROCESOWEGO 2. Umowa o wypłatę kosztów zastępstwa procesowego 3. Komórka otrzymująca do Liczba wykonania - egzemplarzy symbol Czas załatwienia 1.WFiB do WPNiK przekazanie informacji o wpływie środków finansowych 2.WPNiK do WFiB przekazanie podpisanej umowy 1 na bieżąco 1. WPNiK sporządza wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, który przekazuje do WAG celem potwierdzenia środków finansowych na realizację przedmiotu zamówienia, a następnie do OW ŁUW celem potwierdzenia możliwości zabezpieczenia środków. 2. Po zabezpieczeniu przez GKU środków na realizację wniosku WPNiK przedkłada do WFiB projekt umowy z radcą prawnym. 3. Po potwierdzeniu zabezpieczenia środków na realizację umowy WPNiK przekazuje do WFiB oryginał wyroku wraz z uzasadnieniem oraz podpisaną umowę z radcą prawnym. 4. Pracownik OD ŁUW sprawdza, czy zobowiązany w wyroku wpłacił zasądzoną kwotę na rachunek ŁUW. 5. Pracownik OW ŁUW sprawdza, czy nie dokonywano płatności tytułem postępowania np. zaliczki na koszty biegłego. 6. Następnie sprawdzone oryginały dokumentów przekazywane są do OP, celem sporządzenia listy wypłat. 7. Po sporządzeniu listy przez OP, dokumentacja przekazywana jest do zatwierdzenia przez GKU i Dyrektora WFiB.

33 92 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 26 ZWROT NIEWYKORZYSTANEJ OPŁATY ZA EGZAMIN DLA KANDYDATÓW NA INSTRUKTORÓW NAUKI JAZDY Nadpłata wniesionej opłaty za egzamin dla kandydatów na instruktorów nauki jazdy Komórka przekazująca i otrzymująca do wykonania symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia WI przekazuje dyspozycję do WFiB 2 na bieżąco 1. Podstawą wypłaty jest: a) w przypadku wpłat dokonanych przed dniem 31 grudnia 2010 r. pismo osoby uprawnionej potwierdzone merytorycznie co do zasadności zwrotu przez WI; b) w przypadku wpłat dokonanych po dniu 31 grudnia 2010 r. na rachunek bieżący dochodów pismo/dyspozycja WI podpisane przez Dyrektora WI wraz z załączoną pisemną dyspozycją osoby, której dotyczy zwrot nadpłaty, ze wskazaniem sposobu jej zwrotu. 2. Pismo, o którym mowa w pkt 1 lit. b winno zawierać co najmniej imię i nazwisko, adres zamieszkania osoby, dla której wniesiono opłatę, ew. dane osoby uprawnionej do odbioru, datę dokonania wpłaty, wysokość opłaty i kwotę przeznaczoną do zwrotu. 3. W przypadku zwrotu całości środków przekazanych tytułem przedmiotowej opłaty do pisma/dyspozycji winien być załączony oryginał dokumentu potwierdzającego wpłatę. 4. W przypadku wpłat, o których mowa w pkt 1 lit. a, po sprawdzeniu zgodności dyspozycji z ewidencją księgową, pracownik OW ŁUW przekazuje pismo wraz z wydrukiem z ewidencji do OD ŁUW, celem zwrotu nadpłaty. Na podstawie otrzymanych dokumentów OD ŁUW sporządza dokument PK, który podpisywany jest pod względem formalno rachunkowym przez pracownika OW ŁUW. 5. W przypadku wpłat, o których mowa w pkt 1 lit. b, po ustaleniu pozycji księgowej wpłaty oraz sprawdzeniu zgodności danych personalnych osoby odbierającej nadpłatę, pracownik OD ŁUW podpisuje dokument pod względem formalno rachunkowym. Na piśmie dotyczącym dyspozycji wypłaty nanosi się nr pozycji księgowej, wartość wpłaty, kwotę zwrotu oraz datę dokonania operacji. 6. Dokonanie zwrotu zatwierdza GKU i Dyrektor WFiB.