INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH PARLAMENTU STUDENTÓW RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ (PSRP)

Transkrypt

1 1 INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH PARLAMENTU STUDENTÓW RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ (PSRP) I. DEFINICJE I OGÓLNE ZASADY: 1. Dokumentem finansowo-księgowym jest każdy dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegający ewidencji księgowej. Dokument ten stanowi podstawowe uzasadnienie zapisów księgowych. 2. Prawidłowy dokument finansowo-księgowy powinien zawierać co najmniej: a) określenie stron (nazwy, NIP, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, b) opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych, c) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, d) podpis wystawcy dowodu lub osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów (nie dotyczy dokumentów wystawionych elektronicznie). 3. Każdy dokument finansowo-księgowy, w szczególności dokumentujący wydatki budżetowe podlega kontroli pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym. 4. Kontroli dokonuje Przewodniczący PSRP, Dyrektor Biura oraz Księgowa. 5. Poszczególne osoby dokonują kontroli poprzez zatwierdzenie poświadczone złożeniem podpisu: a) pod względem formalnym - Dyrektor Biura, b) pod względem rachunkowym - Księgowa, c) pod względem merytorycznym - Przewodniczący PSRP. 6. Kontrola odbywa się poprzez podpisanie się na odwrocie dokumentu w miejscu wskazanym przez pieczęć (w przypadku delegacji w innym miejscu wyznaczonym na druku polecenia wyjazdu służbowego). 7. Osobą odpowiedzialną za uzyskanie wszystkich zatwierdzeń jest Dyrektor Biura. 8. Dyrektor Biura po uzyskaniu zatwierdzenia merytorycznego od Przewodniczącego, oraz zatwierdzeniu formalnym i zatwierdzeniu do wypłaty przekazuje dokumenty do Biura Rachunkowego najpóźniej 20 dnia każdego miesiąca.

2 2 9. Dokument finansowo-księgowy opisany i sprawdzony podlega dekretacji i zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych przez Księgową bądź osobę przez nią wskazaną, zgodnie z Polityką Rachunkowości przyjętą w drodze Zarządzenia Przewodniczącego PSRP. 10. Daty stanowiące potwierdzenie wpływu dokumentu do Biura Parlamentu stanowią daty, od których nalicza się termin płatności wynikający z danego dokumentu. 11. Ogólne zasady obiegu dokumentów finansowo-księgowych mają zastosowanie do wszystkich dokumentów finansowo-księgowych PSRP z uwzględnieniem szczególnych zasad dla określonych typów dokumentów (część II-VII). 12. W przypadku nieobecności osób wyznaczonych do wykonania czynności określonych w niniejszej Instrukcji, czynności tych dokonują osoby formalnie je zastępujące. II. Szczegółowa instrukcja dotycząca obiegu dokumentów finansowo-księgowych na podstawie zewnętrznych dokumentów obcych: - faktury zakupu, - rachunki, - inne dokumenty o równoważnej wartości formalnej do faktur, rachunków 1. Każdy dokument finansowo-księgowy stanowiący podstawę wypłaty powinien być wystawiony na Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej (, Warszawa, NIP ) zawierać analogiczne dane podmiotu wystawiającego dokument oraz opis operacji gospodarczej. 2. Każdy dokument finansowo-księgowy podlega opisowi merytorycznemu, który zawiera w szczególności: a) wskazanie okoliczności stanowiącej podstawę dokonania zakupu wraz ze szczegółowym opisem wydatków nazwa i tematyka zadania, data, miejsce, liczba osób, rodzaj kosztów (uzupełnia osoba składająca dokument), b) klasyfikację budżetową zgodnie z preliminarzem wydatków na dany rok budżetowy (uzupełnia Dyrektor Biura), 3. Sprawdzenia pod względem merytorycznym dokonuje wyznaczony w danej komórce merytorycznej pracownik lub Przewodniczący. Zatwierdzenia pod względem merytorycznym w zakresie realizowanych zadań dokonuje Przewodniczący. 4. Sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentu następuje bezzwłocznie, mając na uwadze termin płatności oraz dalsze czynności związane z przygotowaniem dokumentu do zapłaty.

3 3 Przekazanie dokumentu do Dyrektora Biura w dniu, w którym upływa termin płatności bądź po tym dniu wymaga dołączenia pisemnego wyjaśnienia przyczyn przetrzymania dokumentu podpisanego przez osobę dokonującą sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym. 5. Po zatwierdzeniu pod względem merytorycznym dowody finansowo-księgowe przekazywane są do Dyrektora Biura celem dokonania zatwierdzenia pod względem formalnym. 6. W przypadku stwierdzenia na dowodzie rażącego błędu w identyfikacji odbiorcy, wystawiana jest przez Dyrektora Biura nota korygująca, podpisywana przez niego i wysyłana dostawcy w celu potwierdzenia. 7. Sprawdzony dokument wg zasad określonych w pkt 1-6 podlega ostatecznej kontroli przez Dyrektora Biura w zakresie: czy dokument został sprawdzony zgodnie z zasadami niniejszej Instrukcji oraz czy został podpisany przez właściwe osoby. Potwierdzeniem dokonania kontroli przez Dyrektora Biura jest zatwierdzenie dokumentu do wypłaty. 8. Tak sprawdzony dokument podlega następnie zatwierdzeniu pod względem rachunkowym przez Księgową, która dokonuje dekretacji i kwalifikuje dokument do ujęcia w księgach rachunkowych. 9. Tylko Dyrektor Biura uprawniony jest do składania sprzedawcy oświadczeń związanych z dokonywanym zakupem.

4 4 Schemat nr 1 SCHEMAT OGÓLNY OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH DOKUMENTY FINANSOWO- KSIĘGOWE - WYDATKI BUDŻETOWE - PRZEWODNICZĄCY opis i zatwierdzenie pod względem merytorycznym (data, podpis) BIURO PSRP opis i zatwierdzenie pod względem formalnym (data, podpis) CZŁONEK WŁADZ STATUTOWYCH przedłożenie w Biurze PSRP (data, opis) INNA KOMÓRKA BIURA PSRP sprawdzenie pod względem merytorycznym (data, opis) niezidentyfikowane PRZEWODNICZĄCY zatwierdzenie pod względem merytorycznym (data, podpis) zidentyfikowane DYREKTOR BIURA zatwierdzenie pod względem formalnym kontrola zatwierdzenie do wypłaty KSIĘGOWA zatwierdzenie pod względem rachunkowymi dekretacja zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych

5 5 III. Szczegółowa instrukcja w sprawie obiegu umów/porozumień i dokumentów o podobnym charakterze 1. Umowa/porozumienie jest podstawowym dokumentem stanowiącym podstawę zaciągnięcia zobowiązań finansowych, kształtującym prawa i obowiązki stron, w tym zabezpieczającym interes PSRP uwzględniając zasady gospodarki finansowej, określone w Ustawie o finansach publicznych. 2. Umowy stanowiące o zatrudnieniu przygotowuje Biuro Prawne PSRP. 3. Wzór porozumienia o wolontariacie stanowi załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji. 4. Umowa/porozumienie podlega: a) zaparafowaniu przez Dyrektora Biura Prawnego lub Przewodniczącego na wszystkich stronach każdego egzemplarza co oznacza akceptację formalno-prawną umowy/porozumienia. b) zawarciu ze stroną umowy wolontariuszem lub pracownikiem. 5. Następnie umowa/porozumienie trafia niezwłocznie do Dyrektora Biura, który sprawdza dokument pod względem formalnym i przekazuje do Księgowej. 6. Księgowa sporządza obowiązujące deklaracje i informacje do ZUS i urzędów skarbowych w zakresie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, o których mowa. 7. Przewodniczący jest zobowiązany do bieżącej analizy ponoszonych kosztów zatrudnienia oraz do starannego dokumentowania rezultatów zawieranych umów zlecenia i o dzieło.

6 6 IV. Szczegółowa instrukcja w sprawie rozliczania podróży służbowych pracowników lub wolontariuszy w tym członków władz statutowych PSRP odbywanych na obszarze kraju. Podstawowym aktem prawnym w zakresie zasad rozliczania podróży służbowych na obszarze kraju jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990, ze zmianami), stanowiące załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. Z dotacji budżetowej na działalność statutową PSRP pokrywane są koszty związane z uczestnictwem osób wykonujących zadania na rzecz PSRP w spotkaniach, szkoleniach i konferencjach, których tematyka wpisuje się w cele statutowe PSRP. 1. Rozliczenie delegacji odbywa się na druku stanowiącym załącznik nr 2 do Instrukcji, będącym wzorem wewnętrznego dokumentu księgowego, na podstawie którego odbywa się rozliczenie podróży służbowej pracownika bądź wolontariusza na obszarze kraju. 2. Polecenie wyjazdu służbowego podlega rejestracji w Biurze PSRP. Potwierdzeniem dokonania rejestracji jest nadanie numeru delegacji i podpis Przewodniczącego. 3. Na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową pracownik bądź wolontariusz może otrzymać zaliczkę. Zaliczkę zatwierdza Przewodniczący. 4. Po odbyciu podróży służbowej pracownik bądź wolontariusz dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Prawidłowo wypełnioną delegację składa się w Biurze PSRP, gdzie podlega sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym. 5. Nie jest wymagane wypełnianie na druku polecenia wyjazdu służbowego rubryki Potwierdzenie pobytu służbowego. 6. Wydatek związany z wyjazdem należy udokumentować stosownie do poniesionych kosztów np. bilety; faktury (rachunki) za nocleg, inne dokumenty: - Faktury (rachunki) za nocleg opisuje i podpisuje delegowany, - Faktury (rachunki) dotyczące innych wydatków związanych z podróżą opisuje i zatwierdza Przewodniczący. 7. Za środki transportu uznaje się: - PKS - PKP (TLK, Ex, EIC, EC, IR, Os.) - Prywatni przewoźnicy (BUS) - samolot - taxi - samochód

7 7 8. W przypadku PKP zaleca się korzystać z przejazdu w klasie 2 niezależnie od typu pociągu. W przypadku przejazdów nocnych (zakończonych dnia kolejnego) oraz przejazdów powyżej 5 godzin osoba delegowana może skorzystać z przejazdu w przedziale klasy I z miejscami do leżenia bądź w wagonie sypialnym. 9. Zwrot kosztów biletu odbywa się po przedstawieniu oryginału biletu. 10. Jeżeli dołączenie biletu nie jest możliwe na sutek samowolnej zmiany przewidzianego środka transportu osoba delegowana dołącza do druku delegacji dokładnie wypełnioną ewidencję przebiegu pojazdu, której wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Instrukcji. Koszty będą ustalane w oparciu o tabelę opłat za bilety jednorazowe PKP IC zamieszczone na Wymieniona tabela określa cenę biletu za przejechanie określonej ilości kilometrów. Koszty przejazdu osób posiadających ulgi ustawowe wyliczane będą z ich zastosowaniem. 11. Polecenie wyjazdu służbowego samochodem, samolotem lub taxi wymaga pisemnego uzasadnienia delegowanego przed rozpoczęciem podróży. 12. Diety oraz ryczałt na dojazdy przyznawane są zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz.U. nr 236 poz. 1990). 13. Sprawdzona delegacja podlega zatwierdzeniu pod względem formalnym i zatwierdzeniu do wypłaty przez Dyrektora Biura. 14. Księgowa zatwierdza delegację pod względem rachunkowym, dokonuje dekretacji i kwalifikuje dokument do ujęcia w księgach rachunkowych. 15. Zwrot kosztów podróży na podstawie prawidłowo wypełnionej i rozliczonej delegacji nastąpi w terminie 7 dni na wskazany rachunek bankowy w formularzu osobowym przekazanym do Biura PSRP licząc od daty zatwierdzenia przez Dyrektora Biura. 16. Od terminu o który mowa w pkt 15 mogą zaistnieć odstępstwa, o których osoby delegowane będą informowane przed delegowaniem. 17. Schemat obiegu delegacji krajowych przedstawia schemat nr 2.

8 8 Schemat nr 2 Schemat obiegu delegacji służbowych pracowników na obszarze kraju PRZYGOTOWANIE DRUKU POLECENIA SŁUŻBOWEGO czytelne i pełne wypełnienie odpowiednich rubryk na druku określenie środka transportu oraz podpisanie polecenia wyjazdu służbowego przez Przewodniczącego DELEGOWAY uzupełnienie druku delegacji załączenie biletów i innych dokumentów finansowych przekazanie dokumentów do biura DYREKTOR BIURA rejestracja polecenia wyjazdu służbowego zatwierdzenie pod względem formalnym PRZEWODNICZĄCY PSRP sprawdzenie pod względem merytorycznym DYREKTOR BIURA zatwierdzenie do wypłaty rozliczenie kosztów podróży służbowej KSIĘGOWA zatwierdzenie pod względem rachunkowym dekretacja zakwalifikowanie dokument do ujęcia w księgach rachunkowych.

9 9 V. Szczegółowa instrukcja w sprawie rozliczania podróży służbowych pracowników lub wolontariuszy w tym członków władz statutowych Parlamentu Studentów RP odbywanych poza granicami kraju. Podstawowym aktem prawnym w zakresie zasad rozliczania podróży służbowych poza granicami kraju jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236 poz.1991 ze zmianami). 1. Polecenie wyjazdu służbowego odbywa się za zgodą Przewodniczącego (załącznik nr 3) oraz podlega obowiązkowemu sprawozdaniu. Delegowany lub właściwa komórka merytoryczna PSRP przedstawia w tym celu zaproszenie lub program pobytu określający wydatki pokrywane przez stronę zapraszającą i przedkłada je Przewodniczącemu. 2. Polecenie wyjazdu służbowego podlega rejestracji w Biurze PSRP. 3. Wydatki związane z wyjazdem należy udokumentować stosownie do poniesionych kosztów np. bilety, faktury (rachunki) za nocleg, inne dokumenty finansowo-księgowe: - Faktury (rachunki) za nocleg i koszty podróży opisuje i podpisuje delegowany, - Faktury (rachunki) dotyczące innych wydatków związanych z podróżą opisuje i zatwierdza Przewodniczący. 4. Druk stanowiący załącznik nr 4 do Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych jest wzorem wewnętrznego dokumentu księgowego, na podstawie którego odbywa się delegowanie oraz rozliczenie podróży służbowej pracownika bądź wolontariusza za granicą. 5. Po odbyciu podróży służbowej pracownik bądź wolontariusz dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Prawidłowo wypełniony druk polecenia wyjazdu służbowego łącznie ze sprawozdaniem merytorycznym oraz dokumentami związanymi z poniesionymi podczas podróży kosztami składa w terminie do 14 dni od zakończenia podróży służbowej w Biurze PSRP, gdzie podlega on zatwierdzeniu pod względem formalnym i zatwierdzeniu do wypłaty. 6. Księgowa zatwierdza dokument pod względem rachunkowym, dokonuje dekretacji i kwalifikuje dokument do ujęcia w księgach rachunkowych. 7. Zwrot kosztów podróży na podstawie prawidłowo wypełnionej i rozliczonej delegacji nastąpi w terminie 7 dni na wskazany rachunek bankowy w formularzu osobowym przekazanym do Biura PSRP licząc od daty zatwierdzenia. 8. Od terminu o który mowa w pkt. 7 mogą zaistnieć odstępstwa o których na bieżącą osoby delegowane będą informowane przed delegowaniem.

10 10 Schemat nr 3 Schemat obiegu delegacji służbowych pracowników bądź wolontariuszy odbywanych poza granicami kraju. PRZYGOTOWANIE DRUKU WYJAZDU SŁUŻBOWEGO zgoda Przewodniczącego na delegowanie DYREKTOR BIURA PSRP określenie środka transportu oraz polecenie służbowego przez Przewodniczącego BIURO SPRAW ZAGRANICZNCYH określenie środka transportu oraz polecenie służbowego przez Przewodniczącego DELEGOWANY rozliczenie kosztów podróży służbowej DYREKTOR BIURA zatwierdzenie po względem formalnym BIURO SPRAW ZAGRANICZNYCH zatwierdzenie merytoryczne sprawozdania z wyjazdu służbowego DYREKTOR BIURA zatwierdzenie do wypłaty zwrot kosztów podróży KSIĘGOWA zatwierdzenie pod względem rachunkowym dekretacja i zakwalifikowanie dokument do ujęcia w księgach rachunkowych.

11 11 VI. Szczegółowa instrukcja dotycząca sporządzania i obiegu list płac 1. Dokument finansowo-księgowy o nazwie lista płac sporządzany jest przez Księgową do 20 dnia każdego miesiąca oraz w zestawieniu rocznym i dotyczy: a) wypłaty wynagrodzeń pracowniczych, b) inne wypłaty wynagrodzeń rodzące obowiązek w zakresie rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS 2. Listy płac sporządza się na podstawie dokumentów źródłowych m.in.: umowa o pracę, postanowienie o przyznaniu dodatków do wynagrodzenia, przelewów. Listę płac, o której mowa w pkt 1 sporządza Księgowa oraz sprawdza pod względem merytorycznym Przewodniczący. 3. Listę płac, o której mowa w pkt 1 zatwierdza do wypłaty Przewodniczący bądź osoba przez niego upoważniona. 4. Ewidencji księgowej podlegają zbiorcze kwoty wynikające z list płac oraz deklaracji rozliczeniowych dla ZUS i urzędu skarbowego. VII. Instrukcja w sprawie obiegu sprawozdań budżetowych i finansowych 1. PSRP otrzymuje środki przyznawane w ramach dotacji na finasowanie funkcjonowania Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej, na podstawie art. 203 ust. 4 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, której szczegółowe zasady wydatkowania określa właściwy departament MNISW. 2. Wydatkowanie środków z dotacji na finansowanie funkcjonowania PSRP odbywa się na podstawie preliminarza wydatków ustalonego zarządzeniem Przewodniczącego po pozytywnym zaopiniowaniu przez Radę Studentów PSRP oraz zatwierdzonego przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego. 3. Wydatkowanie dotacji podlega sprawozdawczości okresowej kwartalnie oraz rocznie. 4. Sprawozdanie finansowe przygotowuje Dyrektor Biura, następnie podlega ono analizie księgowej oraz zatwierdzeniu przez Księgową oraz Przewodniczącego. 5. Sprawozdanie merytoryczne przegotowuje i zatwierdza Przewodniczący. 6. Sprawozdania kwartalne i roczne przekazywane są do MNISW w ciągu 30 dni od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego. 7. Sprawozdanie przyjęte przez MNISW podlegają publikacji w witrynie internetowej PSRP.

12 12 VIII. NADZÓR KOMISJI REWIZYJNEJ 1. Komisja Rewizyjna PSRP weryfikuje kwartalne sprawozdania finansowe po względem zgodności poniesionych kosztów z celami statutowymi PSRP 2. Nie rzadziej niż 2 razy w roku Komisja Rewizyjna dokonuje kontroli w zakresie prawidłowego stosowania zasad określonych niniejszą instrukcją.