Rachunkowość skomputeryzowana

Transkrypt

1 Rachunkowość skomputeryzowana Przemysław Lech, Uniwersytet Gdański Plan wykładu 1. Pojęcie i charakterystyka systemów informatycznych zarządzania 2. Typologia informatycznych systemów zarządzania 3. Charakterystyka zintegrowanych systemów zarządzania 4. Podsystem rachunkowości w zintegrowanym systemie zarządzania 5. Metodyka wyboru optymalnego systemu informatycznego 6. Wytyczne przy wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego Bibliografia: 1. Adamczewski P. (2003) Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, MIKOM, Warszawa 2. Lech P. (2003) Zintegrowane systemy zarządzania, Difin, Warszawa dostępna on-line na 3. Lenart A. (2005) Zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP, WUG, Gdańsk Definicje System informacyjny - wyodrębniony czasowo i przestrzennie układ przetwarzania informacji, będący zbiorem celowo ze sobą powiązanych elementów, którymi są: źródła danych, metody ich gromadzenia i przetwarzania, kanały przepływu informacji, środki materialne i ludzie realizujący to przetwarzanie oraz miejsca przeznaczenia informacji System informatyczny system informacyjny, w którym proces przetwarzania danych jest realizowany przez system komputerowy System informatyczny zarządzania (SIZ) - system informatyczny, którego przeznaczeniem jest wspomaganie procesu zarządzania organizacją 1

2 Typologia kryterium sposobu budowy System standardowy (powielarny) funkcjonalność ograniczona standardem prosta faza projektowania niższe nakłady na wdrożenie mała elastyczność na zmiany funkcjonalności System dedykowany potencjalnie nieograniczona funkcjonalność skomplikowana faza projektowania wysokie nakłady na wdrożenie duża elastyczność na zmiany funkcjonalności Preferowane podejście w sytuacji, w której większość wymagań może być spełniona za pomocą standardowej funkcjonalności: dla standardowych procesów gospodarczych branża produkcyjna, handlowa, usługowa Preferowane podejście w sytuacji, w której większość wymagań jest unikalna duże instytucje sektora publicznego, finansowego Typologia kryterium przeznaczenia Systemy transakcyjne Systemy analityczne Systemy ekspertowe Bazy wiedzy Służą do wspomagania operacyjnych procesów w przedsiębiorstwie Służą do wielowymiarowej analizy danych, znajdowania zależności pomiędzy danymi, analizy trendów Zastępują człowieka w podejmowaniu decyzji ERP, CRM, systemy best of breed Hurtownie danych, systemy Business Intelligence, analityczne CRM Dedykowane systemy, wspierające podejmowanie decyzji: np. analizy wniosków kredytowych Standardowe systemy zintegrowane klasy ERP standardowa funkcjonalność system posiada pewną standardową funkcjonalność, dostarczaną przy zakupie licencji parametryzowalność zmiany w sposobie funkcjonowania systemu dokonywane za pomocą ustawień parametrów systemu konfiguracji otwartość istnieje możliwość rozbudowy systemu poprzez dopisanie dodatkowego kodu bądź budowę interfejsu z innymi systemami 11 tysięcy przedsiębiorstw w Polsce użytkuje ERP, dwucyfrowa dynamika rynku 2

3 Prezentacja graficzna funkcjonalności systemu klasy ERP SAP ERP Central Component IFS Applications PP Planowanie Produkcji QM Zarządzanie Jakością SD Sprzedaż i Dystrybucja MM Gospodarka Materiałowa PM Gospodarka Remontowa HR Kadry i Płace SAP ERP Central Compontent SAP Net Weaver FI Rachunkowość Finansowa IS Rozwiązania Branżowe CO Controlling AA Zarządzanie Majątkiem Trwałym WF Workflow PS System Projektowy Integracja - przykład FI konta K/G Faktura zakupu CO MM mpk stan zapasów zlecenie AP Rozrachunki Zarząd Pracownicy Planowanie zasobów produkcyjnych - MRP Zapotrzebowanie na taborety wynosi 200 jednostek, oczekiwany termin dostawy: 2 tygodnie Specyfikacja materiałowa (Bill of material - BOM): nogi: 4 blat: 1 Dostępność materiałów w magazynie nogi: 80 blat: 20 Czas od zamówienia do dostawy 6 dni Marszruta technologiczna: nogi: tokarka (15/h) -> lakiernia (10/h) blat: heblarka (5/h) -> lakiernia (10/h) montaż (5/h) Czy przedsiębiorstwo jest w stanie wywiązać się z terminu dostawy? Jaki będzie najwcześniejszy możliwy termin dostawy? 3

4 Planowanie zasobów pieniężnych Przykład: Stan należności, zobowiązań i środków pieniężnych w m-cu styczniu Należności Zobowiązania Środki pieniężne Cash flow zł 000 zł zł zł zł zł zł zł zł zł zł Należności Zobowiązania Środki pieniężne Kwota Termin wymagalności Kwota Termin zapadalności Kwota Data stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia Należności Zobowiązania Środki pieniężne Inwestycje krótkoterminowe Kwota Termin wymagalności Kwota Termin zapadalności Kwota Data Kwota Termin zakończenia inwestycji stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia stycznia Budowa SIZ w zakresie rachunkowości Finanse: Księga Główna Rozrachunki z dostawcami Rozrachunki z odbiorcami Środki trwałe Środki pieniężne Controlling: Rachunek kosztów pośrednich (mpk) Rachunek kosztów produktu Rachunek rentowności Rachunek centrów zysku Budżetowanie FK Księga główna Konto zbiorcze Finanse R-ki z dostawcami Konto analityczne Kontrahent X faktura R-ki z dostawcami R-ki z odbiorcami 0001 Środki trwałe 0701 Amortyzacja ŚT Determinacja konta zbiorczego Determinacja konta zbiorczego R-ki z odbiorcami Konto analityczne Kontrahent Y faktura Środki trwałe Konto analityczne Kompensata Kartoteka środka X Faktura OT Automatyczne księgowanie Kalkulacja umorzenia 4

5 Wybór systemu funkcjonalność Analiza celów gospodarczych Cele wdrożenia Określenie celów informatyzacji Analiza procesów gospodarczych Model procesów Określenie wymagań wobec systemu Specyfikacja wymagań Przekazanie wymagań oferentom Studium wykonalności Porównanie ofert Analiza porównawcza Analiza procesów gospodarczych Cele: przedstawienie procesów gospodarczych oferentom, zrozumienie procesów gospodarczych przez pracowników, optymalizacja procesów gospodarczych Metodyki: UML Unified Modelling Language DFD Data Flow Diagram ARIS: Opis procesu: Obsługa zaliczek Powrót z delegacji (bez pobrania zaliczki) Po powrocie z delegacji krajowej pracownik przedkłada zatwierdzony merytorycznie druk rachunku kosztów podróży wraz z dokumentami związanymi z wyjazdem. Rozliczenie delegacji zostaje sprawdzone pod względem formalno rachunkowym. Po tej kontroli dokumenty zostają przekazane do księgowania i jednocześnie następuje rozliczenie delegacji: jeżeli pracownikowi należny jest zwrot pieniędzy, następuje wypłata z kasy rozliczonej kwoty oraz rejestracja wypłaty w systemie księgowym. W przypadku, gdy pracownik zobowiązany jest zwrócić nadwyżkę zaliczki, to dokonywana jest wpłata pieniędzy do kasy przez pracownika. Fakt ten rejestruje się w systemie księgowym. Przedłożenie przez pracownika dokumentów kosztowych i delegacji Dokumenty sprawdzone pod wzgledem formalno księgowym Obsługa dokumentów zewnętrznych Rozliczenie kosztów delegacji Należny zwrot Nalezna wpłata pracownikowi przez pracownika Wypłata pieniędzy Przyjecie wpłaty oraz oraz wystawienie i wystawienie i zarejestrowanie zarejestrowanie dokumentu IN dokumentu INP Wypłata/wypłata dokonana i dokumenty kasowe zarejestrowane 5

6 Specyfikacja wymagań Cele: przedstawienie wymagań wobec systemu oferentom/wykonawcom, priorytetyzacja wymagań, określenie zakresu wdrożenia, sformułowanie założeń do umowy wdrożeniowej Metodyka: optymalnym sposobem specyfikacji wymagań jest ich zwięzły opis (E. Yourdon) w bardziej skomplikowanych przypadkach opis powinien zostać poparty przykładem Metody priorytetyzacji: nadawanie wymaganiom rang: 1 krytyczne bez realizacji wymagania proces podlegający informatyzacji nie będzie mógł być wykonany nie więcej niż 50% wymagań 2 istotne bez realizacji wymagania wykonanie procesu będzie utrudnione nie więcej niż 30% wymagań 3 pomocnicze proces może być wykonany bez realizacji wymagania ( nice to have) 20% lub więcej wymagań przydzielenie oceniającym stałej liczby punktów, które przydzielają poszczególnym wymaganiom Specyfikacja wymagań 1.1 Waluta zaliczki System powinien umożliwiać ewidencję i rozliczanie zaliczek, wypłaconych w walucie polskiej oraz w walutach obcych. 1.2 Akceptacja zaliczek W systemie powinna być możliwość wstępnego wystawienia dokumentu wypłaty zaliczki, który dopiero po zaakceptowaniuprzez uprawnioną osobę powinien być zrealizowany. 1.3 Obsługa delegacji System powinien umożliwiać rejestrowanie i księgowanie kosztów, związanych z wyjazdami pracowników na delegacje krajowe i zagraniczne. Księgowanie kosztów delegacji powinno odbywać się przy zastosowaniu jednego dokumentu księgowego. Wszystkie faktury i rachunki związane z daną delegacją powinny stanowić załącznik do papierowegodokumentu delegacji. 1.4 Rejestracja dokumentów kasowych Systempowinienumożliwiaćrejestracjęi rozliczeniedokumentów kasowych, tj.: 1.KP (Kasa Przyjmie), 2.KW (Kasa Wyda). Dokumenty te muszą zawierać: 1.nr dokumentu, 2.daneo kontrahencie (nazwisko, numer pracownika), 3.tytuł wpłaty / wypłaty, 4.datę dokonania transakcji, 5.nr dokumentu kosztowego (jeśli wpłata / wypłata jest powiązanaz konkretnym dokumentem kosztowym). Fazy wdrożenia systemu ERP Analiza ma na celu poznanie specyfiki przedsiębiorstwa, określenie docelowego modelu procesów gospodarczych, wymagań funkcjonalnych i informacyjnych w stosunku do systemu. Produktem tej fazy jest projekt systemu Wdrożenie polega na parametryzacji systemu zgodnie z założeniami, zawartymi w projekcie, wykonaniu ewentualnych prac programistycznych i interfejsów. Produktem tej fazy jest sparametryzowany system Testy mają na celu sprawdzenie poprawności działania systemu. Wynikiem fazy jest system gotowy do startu produktywnego Szkolenie użytkowników końcowych transfer wiedzy o nowym systemie do jego odbiorców, umożliwiający im rozpoczęcie pracy Start produktywny i wsparcie system rozpoczyna działanie i podlega stabilizacji w pierwszych miesiącach pracy 6

7 Projekt systemu Projekt systemu określa, w jaki sposób wymagania, zawarte w specyfikacji wymagań będą zrealizowane w konkretnym środowisku informatycznym. W przypadku wdrożenia standardowego ZSIZ (np. systemu ERP) w projekcie technicznym określone muszą zostać następujące elementy: odwzorowanie struktury organizacyjnej w systemie dane podstawowe (plan kont, nabywcy, dostawcy, zapasy, środki trwałe, konta bankowe ) sposób realizacji procesów gospodarczych w systemie sposób prezentacji informacji (specyfikacja i wygląd raportów) specyfikacja interfejsów z innymi elementami środowiska informatycznego Wdrożenie Wdrożenie polega na parametryzacji systemu zgodnie z ustaleniami, zawartymi w projekcie Proces Konfiguracja Testy Wynikiem testów jest system wolny od błędów i gotowy do startu produktywnego Testy wykonywane są zgodnie z przygotowanymi wcześniej scenariuszami, obejmującymi swym zakresem zarówno przypadki typowe, jak i szczególne (w tym błędne) Testy wykonywane są w kilku iteracjach, pomiędzy którymi następuje poprawa błędów, zidentyfikowanych w poprzedniej sesji testowej Produktem fazy jest protokół z testów oraz protokół odbioru Scenariusz testowy - przykład 7