Zarządzanie ZasobamiLudzkimi

Transkrypt

1 Podstawowe procedury KS-ZZL Zarządzanie ZasobamiLudzkimi Instrukcja użytkownika Katowice 2015

2 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja Katowice Telefon: (0-32) Fax: (0-32) Internet: @kamsoft.pl

3 S P I S T R E Ś C I Podstawowe procedury w KS-ZZL 1. Wstęp Odczytywanie ścieżki dostępu Gdzie Procedury w module kadrowym Dodawanie nowego pracownika Zawieranie umowy Dodawanie aneksu Zwalnianie pracownika Czas pracy Wprowadzanie absencji Ręczna korekta absencji Tworzenie grafików Tworzenie szablonów grafików Tworzenie symboli czasu pracy Wybór symboli czasu pracy Przypisanie ośrodków kosztów Przypisanie ośrodka kosztów Skopiowanie ośrodka kosztów z innego wpisu Procedury w module płacowym Naliczanie wynagrodzenia Wynagrodzenia wypłacane w następnym miesiącu (do 10 - tego) Wynagrodzenia wypłacane w tym samym miesiącu (do 30 - tego) Przygotowanie przelewów Generowanie przelewów Paczki przelewów Dokumentacja do FK Ręczna korekta składników wynagrodzeń Ręczne wprowadzenie składnika na listę płac Korekta 30 krotności Procedury w module pożyczek Dodawanie nowej kasy Definiowanie operacji Dodawanie operacji pracownikom (innych niż udzielenie pożyczki) Udzielenie pożyczki Czynności wykonywane przy zmianie roku Wprowadzanie kalendarza na nowy rok Kontrola parametrów Raporty Konfiguracja i wydruk Rp Konfiguracja grupy składników do Rp Generowanie Rp Raporty ZUS Raporty US Raporty GUS Generowanie GUS Z Generowanie pozostałych raportów GUS i MZ iii

4 N O T A T K I iv

5 KS-ZZL Procedury

6 Podstawowe procedury w KS-ZZL 1. Wstęp Celem tej instrukcji jest zaprezentowanie, krok po kroku, wykonywania podstawowych zadań w programie KS ZZL. W odróżnieniu do ogólnej instukcji przedstawiającej opis wszystkich modułów wraz ze wszystkimi ich funkcjonalościami, niniejsza instrukcja ma charakter proceduralny, co oznacza, iż główny nacisk położono na zaprezentowanie schematu wykonywania czynności, od punktu wyjścia do punktu jej zakończenia. Opis poruszania się po systemie i wskazówki dotyczące skrótów klawiszowych zawarte zostały w ogólnej instrukcji obsługi dotyczącej programu KS ZZL. Niniejsza instrukcja została uporządkowana tematycznie, zgodnie z modułami w jakich wykonywane są określone procedury. Procesy jakie zostały zaprezentowane, to podstawowe i jednocześnie zadania najczęściej wykoywane w programie KS-ZZL. 2. Odczytywanie ścieżki dostępu Gdzie Opis każdej z czynności, co do zasady, poprzedzony został odpowiednią ścieżką dostepu (rozpoczynającą się od słowa Gdzie ). W przypadku, gdy przed opisem czynności brakuje ścieżki dostępu, wtedy należy sprawdzić jaka była poprzednia ścieżka dostępu (np. w poprzednio opisywanej procedurze) i w razie wątpliwości tę właśnie ścieżkę zastosować. Taka sytuacja może się zdarzyć wszędzie tam, gdzie możliwych jest kilka wariantów postepowania i są one po kolei zaprezentowane. Ze względu na fakt, iż wielu z naszych klientów posługuje się jeszcze starym widokiem programu KS-ZZL, ścieżka dostępu będzie podana w dwóch wersjach. Ścieżka rozpoczynająca się od słowa Gdzie-N dotyczy nowej wersji widoku Rys. 1. Ścieżka dostępu (wersja nowa) 2

7 Procedury Procedury (tzw. "wstążki"), a rozpoczynająca się od słowa Gdzie-S dotyczy starej wersji widoku. 3. Procedury w module kadrowym Głównym zadaniem modułu kadrowego jest ewidencjonowanie zdarzeń dotyczących pracowników. Podstawowymi zdarzeniami, które obsługuje ta część programu to między innymi: dodawanie nowych pracowników, zawieranie umów, sporządzanie aneksów, rejestrowanie zdarzeń związanych z czasem pracy oraz zwalnianie pracowników. Wykonywanie tych czynności zostanie przedstawione poniżej Dodawanie nowego pracownika W celu dodania nowej osoby do listy pracowników należy wykonać nastepujące czynności: Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Personel ikona Pracownicy Gdzie-S: Kadry klawisz C1 Pracownicy Na zakładce Początek ewidencji (zakładka Inne dane ): historię poprzednich umów wykorzystanie urlopu na dziecko do lat 14 wykorzystanie zwolnienia lekarskiego na pracownika wykorzystanie (dni zasiłku opiekuńczego) na dziecko do lat 14 wykorzystanie (dni zasiłku opiekuńczego) opieki nad dorosłym 4. Zatwierdzić (przycisk OK ) 3.2. Zawieranie umowy W celu zawarcia z pracownikiem pierwszej lub kolejnej umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej należy wykonać następujące czynności: Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Personel ikona Umowy Gdzie-S: Kadry klawisz C2 Umowy Rys. 2. Ikona Pracownicy 1. Dodać nową pozycję ( F2 Dodaj ) 2. Na karcie pracownika, na zakładce Dane osobowe należy wprowadzić datę ewidencji oraz imię i nazwisko pracownika (obowiązkowo) Informacje wskazane w punkcie 2 są niezbędne do utworzenia przez program rekordu w bazie danych. 3. Do poprawnego działania programu zaleca się również wypełnienie następujących danych: Na zakładce Dane osobowe : data urodzenia numer PESEL nnumer NIP tytuł zawodowy zawód wykaształcenie Na zakładce Adresy : adres numer rachunku bankowego Na zakładce Dodatkowe : Urząd Skarbowy oddział NFZ datę przystąpienia do NFZ członkowie rodziny Rys. 3. Ikona Umowy 1. Dodać nową pozycję ( F2 Dodaj ) 2. Na karcie umowy, na zakładce Ogólne należy wskazać (obowiązkowo): osobę (pracownika), z którą umowa ma być zawarta typ umowy datę początku obowiazywania umowy 3. Następnie należy wypełnić informację dotyczące czasu pracy: Dla każdego typu umowy można zdefiniować (w słowniku typów umów) domyślne ustawienia dotyczące czasu pracy, które będą podpowiadały się dla tej umowy. wprowadzić wymiar czasu pracy w postaci ułamka np. pełen etat 1/1, pół etatu 1/2 wypełnić średni pełnoetatowy czas pracy (poprzez podanie normy dziennej oraz tygodniowej) ustawić długość okresu rozliczeniowego Po zmianie wymiaru czasu pracy program podpowie, zgodnie z ustawionym średnioetatowym czasem pracy, normatywny czas pracy dla nowego wymiaru. 4. Kolejny krok to ustawienia dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (zakładka Ustawienia ): Dla każdego typu umowy można wskazać domyślne ustawienia dotyczące składek, które będą podpowiadały się dla tej umowy. 3

8 3. Procedury w module kadrowym sprawdzić czy naliczanie odpowiednich składek jest zaznaczone sprawdzić czy charakter składki został poprawnie zaznaczony (obowiązkowe lub dobrowolne) 5. Zaznaczyć do jakich staży ma być brany pod uwagę okres umowy (zakładka Ustawienia ) Dla każdego typu umowy można wskazać domyślne ustawienia dotyczące staży 6. Wprowadzić stanowisko pracy (zakładka Dodatkowe ): dodać nową pozycję ( F2 Dodaj ) wybrać stanowisko wprowadzić datę początku i końca 7. Wprowadzić składniki wynagrodzenia (zakładka Składniki wynagordzenia/potrącenia ): dodać nową pozycję w polu Składniki wynagrodzenia ( F2 Dodaj ) ustawić okres rozliczeniowy wybrać Typ składnika wybrać Rodzaj zmiany (domyślnie U-aktualizacja ) podać stawke dla pełnego etatu i nacisnąć symbol kalkuratora przy polu Stawka zatwierdzić ( OK ) 8. Wprowadzić potrącenia (zakładka Składniki wynagordzenia/potrącenia ): dodać nową pozycję w polu Potrącenia ( F2 Dodaj ) ustawić okres rozliczeniowy wybrać Typ potrącenia wybrać Rodzaj zmiany (domyślnie U-aktualizacja ) podać stawkę Wprowadzając wysokość stawki potrącenia należy pamiętać o wartościach w jakich określone potrącenie jest wyrażone np. Przelew na konto jest wyrażony w %. zatwierdzić (przycisk OK ) 9. Zatwierdzić wprowadzenie umowy (przycisk OK ) Aby system utworzył nowy rekord w bazie danych, informacje zawarte w punkcie 2 muszą być wprowadzone. Jednakże do prawidłowego działania programu muszą być wprowadzone również i inne informację dotyczące umowy w szczególności o naliczaniu składek oraz składnikach wynagrodzenia i potrąceniach Dodawanie aneksu W trakcie trwania umowy o pracę, zmian warunków pracy lub płacy dokonuje się poprzez aneksy do umowy. Aby dodać aneks do umowy należy wykonać następujące czynności: Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Personel ikona Umowy Gdzie-S: Kadry klawisz C2 Umowy 1. Należy odszukać z listy umów, umowę, dla której wprowadzany będzie aneks 2. Otworzyć kartę umowy w trybie edycji (przycisk F4 Popraw ) 3. Na karcie umowy, na zakładce Ogólne, w cześci Aneksy umowy dodać nową pozycję (przycisk F2 Dodaj ) 4. Wprowadzić datę, od której aneks ma obowiązywać 5. Wprowadzić zmiany w dotychczasowych warunkach umowy (np. wysokość wynagrodzenia, wymiar czasu pracy) 6. Zatwierdzić zmiany (przycisk OK ) Po wprowadzeniu aneksu do umowy, wchodząc na kartę umowy widoczny będzie aneks, natomiast aby przejrzeć pierwotne warunki umowy, należy w dolnej części zakładki Ogólne w polu Historia umowy wybrać odpowiedni wpis i użyć przycisk F3 Przegląd Zwalnianie pracownika Jeżeli nastąpi konieczność rozwązania umowy o pracę przed upływem okresu, na jaki została ona zawarta, wtedy należy wykonać następujące czynności: Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Personel ikona Umowy Gdzie-S: Kadry klawisz C2 Umowy 1. Z listy umów należy odszukać i wybrać umowę, która będzie rozwiązywana 2. Otworzyć kartę umowy w trybie edycji (przycisk F4 Popraw ) 3. Na zakładce Ogólne wprowadzić Typ rozwiązania umowy 4. Wprowadzić datę rozwiązania umowy 5. Zatwierdzić zmiany (przycisk OK ) 3.5. Czas pracy Podstawowymi czynnościami jakie wiążą się z czasem pracy są: wprowadzanie absencji oraz sporządzanie grafików Wprowadzanie absencji W celu wprowadzenia absencji należy wykonać następujące czynności: Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Ewidencja obecności ikona Absencje Gdzie-S: Kadry klawisz C3 Absencje 4

9 Procedury Procedury Rys. 4. Ikona Absencje 1. Wybrać pracownika, dla którego wprowadzana będzie absencja (pole Pracownik z rozwijalną listą) 2. Otworzyć kartę urlopu, zwolnienia ( F2 Dodaj ) 3. Wybrać Typ obecności (np. urlop wypoczynkowy) 4. Wprowadzić Datę początku oraz Datę końca 5. Zatwierdzić (przycisk OK ) Dla ułatwienia wprowadzania absencji chorobowych w programie KS ZZL stworzony został automat. Aby wprowadzić absencję przy pomocy automatu należy: 1. Wybrać pracownika, dla którego wprowadzana będzie absencja (pole Pracownik z rozwijalną listą) 2. Otworzyć dodawanie grupy zwolnień chorobowych ( SF2 Aut.CHR ) 3. Wybrać grupe chorobową 4. Wprowadzić Datę początku oraz Datę końca 5. Wprowadzić Datę wydania oraz Datę dostarczenia 6. Wprowadzić liczbę dni pobytu w szpitalu (jeżeli takie były) 7. Zatwierdzić (przycisk OK ) Ręczna korekta absencji Ręczną korektę można wprowadzić tylko wówczas gdy status listy obecności ustawiony jest na Otwarty (korekta wartości lub korekty) lub Możliwość korygowania (tylko korygowanie wcześniejszej korekty). W celu wprowadzenia ręcznej korekty należy wykonać następujące kroki: Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Ewidencja obecności ikona Lista obecności Gdzie-S: Kadry klawisz C4 Lista obecności 1. Wybrać Pracownika 2. Wybrać Okres 3. Z listy typów obecności wskazać absencję do korekty 4. Dodać korektę ( CK Korekta ) 5. Wskazać ilość dni korekty podstawowej lub korekty dodatkowej 6. Zatwierdzić korektę ( OK ) Korekty ręczne należy wykonywać przed naliczeniem wynagrodzeń Tworzenie grafików W przypadku gdy system czasu pracy, w którym pracuje pracownik, wymaga ułożenia dla niego niestandardowego harmonogramu czasu pracy, wtedy w programie KS-ZZL dla tego pracownika (lub pracowników) należy ułożyć grafik. W tym celu należy wykonać następujące czynności: Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Ewidencja obecności ikona Grafiki Gdzie-S: Kadry klawisz C5 Grafiki 1. Wybrać jednostkę struktury organizacyjnej lub zespół ZZL, do którego przypisany został pracownik (lub pracownicy) 2. Wybrać Rodzaj umowy (opcjonalnie) 3. Wskazać Datę od oraz Datę do 4. Zaznaczyć pracowników poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy w kolumnie Wybór (przy właściwym pracowniku) 5. Wybrać rodzaj grafiku, który będzie edytowany (przycisk F4 Projektuj ) 6. W oknie planowanego lub wykonanego grafiku należy, dla każdego dnia wybranego okresu, wskazać odpowiedni rodzaj dnia (wprowadzając odpowiedni symbol lub ręcznie edytując czas pracy przycisk F10 ) Wciśnięcie lewym przyciskiem myszy na polu określonego dnia w grafiku spowoduje, że rozwinie się lista dostępnych typów obecności. W przypadku, gdyby w Absencje została wprowadzona na jakiś dzień absencja, w grafiku będzie ona widoczna w postaci czerwonego trójkąta w lewym górnym rogu pola. Aby sprawdzić rodzaj absencji wystarczy zaznaczyć ten dzień, a w prawym górnym rogu formatki w polu Czas w wybranym dniu pojawi się odpowiednia informacja. 7. Po uzupełnieniu wszystkich dni w okresie zatwierdzić zmiany ( Zapisz ) nformację o ilości rozplanowanych godzin pracy względem normatywu obowiązującego pracownika znaleźć można w lewym górnym rogu formatki w oknie Rozliczenie godzin za okres Tworzenie szablonów grafików W celu ułatwienia pracy przy tworzeniu grafików, można w pierwszej kolejności stworzyć szablon grafiku. W celu utworzenia szablonu należy: Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Ewidencja obecności ikona Grafiki Gdzie-S: Kadry klawisz C5 Grafiki Rys. 5. Ikona Grafiki 5

10 3. Procedury w module kadrowym 1. Na formatce Grafiki nacisnąć klawisz F10 2. W nowym oknie użyć klawisza Szablony 3. W kolejnym oknie wcisnąć przycisk F2 Dodaj 4. Wybrać ilość dni cyklu (np. 7) i odświeżyć ( CF6 Odśwież ) 5. Dla każdego dnia cyklu ustawić odpowiedni rodzaj dnia Klikając na określonym dniu prawym przyciskiem myszy rozwinie się prosta lista z wykazem możliwych do wprowadzenia dni, natomiast klikając lewym przyciskiem myszy rozwinie się ta sama lista, ale w postaci graficznej. 6. Następnie należy wprowadzić nazwę szablonu 7. Wskazać oddział, dla którego możliwe będzie używanie szablonu Pozostawienie opcji <wszystkie oddziały> umożliwi używanie nowego szablonu dla wszystkich oddziałów Wybór symboli czasu pracy Każdy operator ma możliwość wyboru własnego zestawu symboli, których będzie używał przy układaniu grafików czasu pracy. Aby to wykonać należy: 1. Wejśc do modułu Kadry 2. Następnie na zakłądce Narzędzia główne wybrać ikonę Grafiki 3. Następnie użyć przycisku CF9 Symbole 4. Następnie z okna Symbole ukryte dla operatora należy za pomocą przycisku Przenieś przerzucić wybrany symbole do okna Symbole wybrane dla operatora 5. Po przeniesieniu wszystkich potrzebnych symboli zatwierdzić przyciskiem OK 3.6. Przypisanie ośrodków kosztów Gdzie-N: moduł Kadry zakładka Personel ikona Ośrodki kosztów Gdzie-S: moduł Kadry zakladka Personel opcja Ośrodki kosztów 8. Zatwierdzić szablon ( F9 ) Tworzenie symboli czasu pracy Aby wprowadzić nowy symbol czasu pracy, który bedzie miał zastosowanie w grafikach czasu pracy należy: 1. Wejśc do modułu Kadry 2. Następnie na zakłądce Narzędzia główne wybrać ikonę Grafiki 3. Następnie użyć przycisku CF9 Symbole 4. Nastepnie użyć przycisku F2 Dodaj 5. Na karcie edycji symbolu czasu pracy nalezy wprowadzić: dwuznakowy symbol opcjonalnie czy jest to symbol grupowy czas rozpoczęcia pracy czas zakończenia kolor symbolu typ obecności Rys. 6. Ikona Ośrodki kosztów Przypisanie ośrodka kosztów W celu przypisania pracownikowi ośrodka kosztów należy: 1. Wybrać pracownika z listy rozwijalnej (pole Pracownik ) 2. Użyć przycisk F2 Dodaj 3. Na karcie kosztów można zdefiniować: pracownika (podpowie się automatycznie, jeżeli wcześniej został wskazany) całośc umowy W przypadku, gdyby ośrodek kosztów miał być podpięty do konkretnej umowy fragment umowy/aneks W głównej instrukcji obsługi do programu KS-ZZL można zapoznać się co oznaczają poszczególne typy obecności. opis zastosowania wskazać jednostkę organizacyjną, w której będzie można stosować symbol opcja symbol aktywny (domyslnie zaznaczona) zatwierdzić (przycisk OK ) 6. Wychodząc z formatki Symbole czasu pracy w grafikach zatwierdzic poprzez OK W przypadku, gdyby ośrodek kosztów miał być podpięty do konkretnej części umowy numer listy płac W przypadku, gdyby ośrodek kosztów miał być podpięty do konkretnej listy płac. W przypadku wybrania listy płac należy wskazać również fragment umowy do której lista należy. ośrodek kosztów wagę okresy księgowania od do 6

11 Procedury Procedury 4. Zatwierdzić (przycisk OK ) Skopiowanie ośrodka kosztów z innego wpisu W celu skopiowania ośrodka kosztów z innego pracownika należy: 1. Wybrać pracownika z listy rozwijalnej (pole Pracownik ) 2. Użyć przycisk SF2 Kopiuj 3. Wybrać pracownika źródłowego 4. Wskazać aktualną umowę pracownika źródłowego 5. Wskazać okres księgowania, z którego ma być skopiowany ośrodek kosztów 6. Wskazać pracownika przeznaczenia (jeżeli został wybrany w kroku 1 podpowie się automatycznie) 7. Wybrać aktualną umowę pracownika przeznaczonego 8. Wskazać okresy księgowania 9. Zatwierdzić (przycisk OK ) 4. Procedury w module płacowym Głównym zadaniem modułu płacowego jest naliczenie i wypłata wynagrodzenia dla pracowników. Podstawowymi czynnościami jakie są z tym związane to: naliczenie wynagrodzenia, przygotowanie przelewów oraz przygotowanie dokumentacji do FK. Dodatkowo opisany został sposób ręcznego korygowania składników wynagrodzenia Naliczanie wynagrodzenia Ze względu na różną specyfikę firm przytoczone scenariusze są tylko przykładowymi procedurami postępowania Wynagrodzenia wypłacane w następnym miesiącu (do 10 - tego) 1. Zamknięcie grafików w przypadku prowadzenia grafików dla pracowników Kiedy: około 5 każdego miesiąca Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Personel ikona Grafiki Gdzie-S: Kadry klawisz C5 Grafiki Czynność do wykonania: Sprawdzenie poprawności grafików oraz ich zatwierdzenie 2. Bilansowanie czasu pracy i absencji Kiedy: przed obliczeniem listy płac Gdzie-N: Kadry zakładak Narzędzia główne lub Ewidencja obecności ikona Lista obecności Gdzie-S: Kadry klawisz C4 Lista obecności Rys. 7. Ikona Lista obecnosci Czynności do wykonania: na liście obecności: 1. wybrać poprzedni miesiąc (okres rozliczeniowy) 2. sprawdzić czy status listy obecności jest ustawiony na Możliwość korygowania - jeżeli nie to należy go zmienić 3. uruchomić funkcje Wpisz czas normatywny (przycisk CF6 Wpisz normatyw ) dla Wszyscy pracownicy 4. zmienić status (przycisk F11 Status ) na Dodatkowa korekta dla Wszyscy pracownicy 5. wybrać bieżący miesiąc (okres rozliczeniowy) 6. uruchomić funkcję Wpisz czas normatywny (przycisk CF6 Wpisz normatyw ) dla Wszyscy pracownicy 7. uruchomić funkcję Sumuj okres (przycisk CF5 Sumuj okres ) dla Wszyscy pracownicy 8. zmienić status ( F11 Status ) na Możliwość korygowania dla Wszyscy pracownicy 3. Generowanie korekt i składników, aktualizacja składników i potrąceń, ustawienie daty wyłaty Kiedy: przed obliczeniem wynagrodzeń Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Wynagrodzenia Gdzie-S: Płace klawisz C1 Wynagrodzenia Rys. 8. Ikona Wynagrodzenia Czynność do wykonania: 1. Krok 1 generowanie korekt z poprzedniego miesiąca: Przez: Okres rozliczeniowy Początek/koniec: <poprzedni miesiąc> (okres rozliczeniowy) Uruchomić funkcję Generowanie korekt według podstawowych korekt (przycisk Gener. korekt. ) W przypadku dodatkowych korekt sprzed dwóch miesięcy wybrać odpowiedni miesiąc i uruchomić funkcję Generowanie korekt według dodatkowych korekt. 2. Krok 2 generowanie składników z bieżącego miesiąca: Przez: Okres rozliczeniowy Początek/koniec: <bieżący miesiąc> Uruchomić funkcję Generowanie składników ( Alt + S ) 3. Krok 3 wprowadzenie nowych składników i potrąceń: 7

12 4. Procedury w module płacowym Uaktualnić stawki składników (średnie chorobowe, urlopowe, dodatki za godziny nocne, świąteczne, dyżury itp.) Uzupełnić składniki i potrącenia 4. Krok 4 ustawienie daty wypłaty: dla listy korygującej Przez: Okres rozliczeniowy Początek/koniec: <poprzedni miesiąc> Lista płac: lista korygująca (np. 3 lista korygująca) Zakładka: Zestawienie szczegółowe przycisk SF4 Parametry wszystkich list Opcja: Zmiana dat wypłat dla list bieżących Przez: Okres rozliczeniowy Początek/koniec: <bieżący miesiąc> Lista płac: pojedynczo wybrać listy płac, na których ma zostać wypłacone wynagrodzenie w danym okresie (np. 1 - lista podstawowa) Zakładka: Zestawienie szczegółowe przycisk SF4 Parametry wszystich list Opcja: Zmiana dat wypłat 4. Obliczanie wynagrodzeń Termin: przed 10-tym miesiąca wypłaty wynagrodzenia Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Wynagrodzenia Gdzie-S: Płace klawisz C1 Wynagrodzenia Przez: Daty wypłat z przedziału Początek/koniec: daty od do wypłaty wynagrodzeń Uruchomić funkcję Obliczanie wynagrodzeń (przycisk Obliczanie wynagr. ) 5. Kontrola i zamknięcie list płac Termin: po obliczeniu list płac Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Wynagrodzenia Gdzie-S: Płace klawisz C1 Wynagrodzenia Czynność do wykonania: 1. Krok 1: Kontrola poprawności wyliczonych wynagrodzeń Przez: Daty wypłat z przedziału Początek/koniec: od 1 do ostatniego dnia miesiąca wypłaty wynagrodzeń Zakładka: Zestawienie szczegółowe uruchomić funkcję Kontrola list płac uruchomić funkcję Kontrola potrąceń 2. Krok 2: Zamknięcie list płac Przez: Daty wypłaty z przedziału Początek/koniec: <daty od do wypłat wynagrodzeń> Gdzie-N: Zestawienie szczegółowe SF4 Parametry wszystkich list Zamknięcie list płac Gdzie-S: Zestawienie szczegółowe SF4 Parametry wszystkich list Zamknięcie list płac Wynagrodzenia wypłacane w tym samym miesiącu (do 30 - tego) 1. Zamknięcie grafików w przypadku prowadzenia grafików dla pracowników Kiedy: około 25 bieżącego miesiąca Gdzie-N: Kadry zakładka Narzędzia główne lub Personel ikona Grafiki Gdzie-S: Kadry klawisz C5 Grafiki Czynność do wykonania: sprawdzenie poprawności grafików oraz ich zatwierdzenie 2. Bilansowanie czasu pracy i absencji Kiedy: przed obliczeniem listy płac Gdzie-N: Kadry zakładak Narzędzia główne lub Ewidencja obecności ikona Lista obecności Gdzie-S: Kadry klawisz C4 Lista obecności Czynność do wykonania: na liście obecności: 1. wybrać poprzedni miesiąc (okres rozliczeniowy) 2. sprawdzić czy status listy obecności ustawiony jest na Możliwość korygowania jeżeli nie jest to należy go zmienić 3. uruchomić funkcje Wpisz czas normatywny (przycisk CF6 Wpisz normatyw ) dla Wszyscy pracownicy 4. uruchomić funkcje Sumuj okres (przycisk CF5 Sumuj okres ) dla Wszyscy pracownicy 5. zmień status ( F11 Status ) na Dodatkowa korekta dla Wszyscy pracownicy 6. wybrać bieżący miesiąc (okres rozliczeniowy) 7. uruchomić funkcje Wpisz czas normatywny (przycisk CF6 Wpisz normatyw ) dla Wszyscy pracownicy 8. uruchomić funkcje Sumuj okres (przycisk CF5 Sumuj okres ) dla Wszyscy pracownicy 9. zmień status ( F11 Status ) na Możliwość korygowania dla Wszyscy pracownicy 3. Generowanie korekt i składników, aktualizacja składników i potrąceń, ustawienie daty wypłaty Kiedy: przed obliczeniem listy płac Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Wynagrodzenia Gdzie-S: Płace klawisz C1 Wynagrodzenia Czynności do wykonania: 1. Krok 1 generowanie korekt z poprzedniego miesiąca: 8

13 Procedury Procedury Przez: Okres rozliczeniowy Początek/koniec: <poprzedni miesiąc> Uruchomić funkcje Generowanie korekt według podstawowych korekt (przycisk Gener. korekt ) W przypadku korekt sprzed 2 miesięcy wybrać odpowiedni miesiąc i uruchomić funkcje Generowanie korekt według dodatkowych korekt. 2. Krok 2 generowanie składników dla miesiąca bieżącego: Przez: Okres rozliczeniowy Początek/koniec: <bieżący miesiąc> Uruchomić funkcje Generowanie składników ( Alt + S ) 3. Krok 3 wprowadzanie nowych składników i potrąceń: Uaktualnić stawki składników (średnie chorobowe, urlopowe, dodatki za godziny nocne, świąteczne, dyżury itp.) Uzupełnić składniki i potrącenia 4. Krok 4 ustawienie daty wypłaty dla listy korygującej Przez: Okres rozliczeniowy Początek/koniec: <poprzedni miesiąc> Lista płac: lista korygująca (np. 3 lista korygująca) Zakładka: Zestawienie szczegółowe przycisk SF4 Parametry wszystkich list Opcja: Zmiana dat wypłat dla list bieżących Przez: Okres rozliczeniowy Początek/koniec: <bieżący miesiąc> Lista płac: pojedynczo wybrać listy płac, na których ma zostać wypłacone wynagrodzenie (np. 1 podstawowa lista płac) Zakładka: Zestawienie szczegółowe przycisk SF4 Parametry wszystkich list Opcja: Zmiana dat wypłat 4. Obliczanie wynagrodzeń Kiedy: około 30 każdego miesiąca Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Wynagrodzenia Gdzie-S: Płace klawisz C1 Wynagrodzenia Przez: Daty wypłat z przedziału Początek/koniec: <daty od do wypłaty wynagrodzenia> Uruchomić funkcje Obliczanie wynagrodzeń (przycisk Obliczanie wynagr. ) 5. Kontrola i zamknięcie list płac Kiedy: po obliczeniu list płac Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Wynagrodzenia Gdzie-S: Płace klawisz C1 Wynagrodzenia Czynność do wykonania: 1. Krok 1: kontrola poprawności wyliczonych wynagrodzeń Przez: Daty wypłat z przedziału Początek/koniec: od 1 do ostatniego dnia miesiąca wypłaty wynagrodzenia uruchomić funkcje Kontrola list płac uruchomić funkcje Kontrola potrąceń 2. Krok 2: Zamknięcie list płac Przez: Daty wypłat z przedziału Początek/koniec: <daty od do wypłaty wynagrodzenia> Gdzie-N: Zestawienie szczegółowe SF4 Parametry wszystkich list Zamknięcie list płac Gdzie-S: Zestawienie szczegółowe SF4 Parametry wszystkich list Zamknięcie list płac 4.2. Przygotowanie przelewów W celu wypłacenia pracownikom wynagrodzeń drogą przelewu na konto bankowe, należy wykonać nastepujące czynności: wygenerować przelewy oraz przygotować paczki do przelewów. Ważne! Pracownikom, którzy nie mają wprowadzonego, na karcie pracownika, numeru rachunku bankowego, nie da się wygenerować przelewu Generowanie przelewów W celu wygenerowania przelewów należy wykonać następujące czynności: Kiedy: Po obliczeniu i zamknięciu list płac Gdzie-N: Płace zakładka Przelewy ikona Generator przelewów Gdzie-S: Płace zakładka Płace opcja Generator przelewów Rys. 9. Ikona Generator przelewów Generowanie przelewów według parametrów: 1. Wybrać zakres dat wypłat list płac (np. od do ) 9

14 4. Procedury w module płacowym 2. Wybrać listy płac (domyślnie wszystkie listy) 3. Wybrać umowy (domyślnie wszystkie umowy) 4. Wybrać rodzaj przelewu (domyślnie wszystkie rodzaje) 5. Wykonać generowanie ( SF9 Wykonaj ) Generowanie przelewów według dokumentów płacowych: Aby można było wykorzystać ten sposób generowania przelewów wcześnie należy wykonać kompletowanie dokumentacji do FK (przy ręcznym kompletowaniu dokumentów). 1. Wybrać okres księgowy lub 2. Wybrać zakres dat wypłaty 3. Wybrać odpowiednie dokumenty płacowe poprzez zaznaczenie w kolumnie W 4. Wybrać rodzaj przelewu (domyślnie wszystkie rodzaje) 5. Wykonać generowanie ( SF9 Wykonaj ) Paczki przelewów W celu wydrukowania lub przekazania przelewów do realizacji poprzez aplikacje HomeBanking, należy utworzyć w KS-ZZL paczki przelewów. Czynności, które należy wykonać: Kiedy: po wygenerowaniu przelewów Gdzie-N: Płace zakładka Przelewy ikona Paczki przelewów Gdzie-S: Płace zakładka Płace opcja Paczki przelewów Rys. 10. Ikona Paczki przelewów 1. Dodać nową paczkę ( F2 Dodaj ) 2. Ustawić datę 3. Wybrać numer rachunku bankowego firmy (jeżeli jest ich kilka), z którego pójdą przelewy 4. Zatwierdzić ( OK ) 5. Dodać pracowników do paczki. W tym celu należy: Nacisnąć przycisk SF2 Pozycje Z listy pracowników wybrać tych, którzy mają być dołączeni do paczki (poprzez zaznaczenie w kolumnie S ) Użycie przycisku INS Zaznacz pozwala na grupowe zaznaczenie pracowników (między innymi można wybrać opcję <wszyscy pracownicy> ) dla odpowiedniego rodzaju przelewu. Przycisk CINS Odznacz działa odwrotnie (odznaczenie). Zatwierdzić wybór ( OK ) 6. Tak przygotowane paczki przelewów można wydrukować dla poszczególnych pracowników (przycisk F5 Drukuj ) lub dla wszystkich pracowników z paczki (przycisk SF5 Drukuj wszystko ) 7. Z tak przygotowanych paczek można również wygenrować pliki dla aplikacji HomeBanking (przycisk F10 HomeBank ) Aby możliwe było generowanie plików do aplikacji HomeBanking, przy rachunku bankowym firmy musi być wskazany format takiego pliku (np. Multicash, Elixir) Dokumentacja do FK W celu skompletowania dokumentów do programu FK należy wykonać następujące czynności: Kiedy: po obliczeniu i zamknięciu list płac Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Wynagrodzenia zakładka Zestawienie szczegółowe Gdzie-S: Płace klawisz C1 Wynagrodzenia zakładka Zestawienie szczegółowe Dla: <wszyscy pracownicy> 1. Otworzyć formatkę kompletowania dokumentacji do FK (przycisk ACF Komplet. FK ) 2. Dodać nowy dokument ( F2 Dodaj ) 3. Zweryfikować poprawność okresu księgowego (domyślnie ustawiony jest aktywny okres rozliczeniowy) 4. Wybrać rodzaj umowy (np. umowa o pracę) 5. Wybrać odpowiednią grupę umów lub list płac dla FK (w przypadku korzystania z tych funkcji) 6. Ustawić datę wypłaty list płac 7. Wygenerować nazwę dokumentu poprzez naciśnięcie przy cisku z trójkątem pola Nazwa 8. Zatwierdzić (przycisk OK ) znajdującego się po prawej stronie 9. Dołączyć listy płac do dokumentu (przycisk Dołącz l.płac do dokum. ) 10. Po dołączeniu list płac należy zamknąć dokumenty: Otworzyć formatkę kompletowania dokumentacji do FK ( ACF Komplet. FK ) Wybrać odpowiedni dokument Użyć przycisk F4 Popraw Zmienić status na Zamknięty Zatwierdzić (przycisk OK ) W przypadku różnych rodzajów umów (np. umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie) należy wygenerować kolejne dokumenty dla każdego rodzaju umowy (pkt 1-10). 10

15 Procedury Procedury 4.4. Ręczna korekta składników wynagrodzeń W programie KS-ZZL istnieje możliwość dwukrotnego skorygowania każdego składnika wynagrodzenia. Aby wprowadzić korektę ręczną składnika należy: Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Korekty składników wynagrodzenia Gdzie-S: Płace klawisz C4 Korekty składników Rys. 11. Ikona Korekty składników wynagrodzenia 1. Dodać nową pozycję (przycisk F2 Dodaj ) 2. Wybrać pracownika 3. Wybrać umowę 4. Wybrać składnik, który będzie korygowany 5. Wskazać Rodzaj korekty 6. Wybrać listę płac, na którą korekta ma być wygenerowana 7. Wybrać odpowiednie opcje: czy korygować stawkę (umożliwia korektę stawki o wybraną wartość) czy mnożyć stawkę razy wielokrotność czy korygować wielokrotność (umożliwia korektę wielokrotności o wybraną wartość) czy wielokrotność obliczać automatycznie 8. Zatwierdzić korektę ( OK ) 4.5. Ręczne wprowadzenie składnika na listę płac W celu ręcznego wprowadzenia składnika płacowego na listę płac należy: Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Wynagrodzenia zakładka Składniki wyn. Gdzie-S: Płace klawisz C1 Wynagrodzenia zakładka Składniki wyn. 1. Otworzyć formatkę Składniki wynagrodzenia (przycisk F10 ) 2. Dodać nową pozycję (przycisk F2 Dodaj ) 3. Wybrać pracownika i nacisnąć przycisk OK 4. Na karcie składnika wynagrodzenia należy wskazać: umowę, dla której dodawany jest składnik typ składnika liste płac, na którą składnik ma być dodany typ stawki stawkę wielokrotność czy mnożyć stawkę razy wielokrotność obowiazuje od (okres, od którego obowiązuje domyślnie wskazany aktywny okres rozliczeniowy) za ile miesięcy jeżeli składnik nie jest jednorazowy, nalezy rozważyć zaznaczenie opcji: Przechodzi do nastepnego miesiąca, Taka sama stawka w nastepnym miesiącu, Taka sama wielokrotność w nastepnym miesiącu 5. Zatwierdzić OK 4.6. Korekta 30 krotności W programie KS ZZL wprowadzony został automat ułatwiający zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie emerytalno rentowe w związku z przekroczeniem przez pracownika limitu 30 średnich wynagrodzeń w danym roku kalendarzowym. Mechanizm umożliwia rozliczenie z osobna każdego miesiąca, w którym nadpłacono wyżej wymienione składki. Możliwe jest również sporządzenie jednej listy płac i zwrócenie jednorazowo całej kwoty nadpłaconych w określonym roku składek, bez korygowania poszczególnych miesięcy. Wybór sposobu należy do użytkownika. Aby dokonać zwrotu nadpłaconych składek należy wykonać nastepujące czynności: Gdzie-N: Płace zakładka Narzędzia główne lub Płace ikona Wynagrodzenia zakładka Zestawienie szczegółowe Gdzie-S: Płace klawisz C1 Wynagrodzenia zakładka Zestawienie szczegółowe 1. W polu Pracownik wybrać pracownika 2. Użyć przycisku F12 Lista płac użytkownika 3. Wybrać opcję Dodaj korektę 30-krotności 4. W polu Lista płac wskazać opcję Specjalna ręczna 5. W polu Data wypłaty wskazać datę, na którą lista będzie wypłacona W przypadku zmiany miesiąca wypłaty program zapyta o zaktualizowanie okresu ZUS. Jeżli wybrana zostanie opcja Tak program zapyta czy w związku ze zmianą okresu ZUS ma przeliczyć składki. 6. W polu Okres ZUS wskazać odpowiedni okres Powinien być wprowadzony okres, którego dotyczy korekta (miesiąc, w którym nadpłacono składki), chyba że jednorazowo rozliczone zostaną nadpłacone składki za cały rok. Po każdej zmianie tego okresu system będzie pytał czy ma przeliczyć składki w związku ze zmianą okresu. 7. W polu Umowa należy wskazać aktualną umowę pracownika 8. W polu Opis można wprowadzić dowolną informację dodatkową 9. W sekcji Wartości korygowanych składek jest możliwość podania nastepujących kwot: podstawa, od której zostały nadpłacone składki suma zwracanych składek (pracownikowi i pracodawcy) suma składek zwracanych pracownikowi 11

16 5. Procedury w module pożyczek składki na ubezpieczenie emerytalne zwracane pracownikowi składki na ubezpieczenie rentowe zwracane pracownikowi W przypadku wprowadzania bądź też zmiany jednej z wymienionych wyżej kwot (poza pierwszą) program zapyta, czy przeliczyć podstawę zwracanych składek. Przy zmianie pierwszej z wymienionych kwot, program zapyta czy ma przeliczyć zwracane składki. suma składek zwracanych pracodawcy składki emerytalne zwracane pracodawcy składki rentowe zwracane pracodawcy W celu wyliczenia wszystkich pozycji na liście płac należy wprowadzić jedną z trzech kwot: podstawa, od której zostały nadpłacone składki, suma zwracanych składek lub suma składek zwracanych pracownikowi. 10. Zatwierdzić (przycisk OK ) W sekcji Wartości pozycji listy płac pozycje mają taką właściwość, że zmiana jednej powoduje przeliczenie w dół pozostałych pozycji na liście. W przypadku gdyby pracownik miał otrzymać część wynagrodzenia w gotówce należy wprowadzić odpowiednią kwotę w polu Wynagrodzenie płacone gotówką. Program automatycznie zmodyfikuje wartość w polu Wynagrodzenie płacone przelewem. W celu edycji wprowadzonej już listy płac dotyczącej korekty 30 krotności, należy z list płac danego pracownika wybrać tę listę i z opcji przycisku F12 Lista płac użytkownika wybrać Popraw. 5. Procedury w module pożyczek Moduł pożyczki służy do obsługi funduszy pracowniczych (np. Kasy Zapomogowo Pożyczkowej) oraz funduszy socjalnych (np. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych) funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Podstawowymi zadaniami związanymi z modułem pożyczek są: dodawanie nowej kasy, definiowanie operacji oraz dodawanie operacji pracownikom Dodawanie nowej kasy Gdzie-N: Pożyczki zakładka Narzędzia główne ikona Pożyczki Gdzie-S: Pożyczki klawisz C1 Pożyczki Rys. 12. Ikona Pożyczki 1. Rozwinąć listę dostępnych kas 2. Dodać nową pozycję (przycisk F2 ) 3. Zdefiniować nazwę (np. Fundusz/Kasa Mieszkaniowa) 4. Zaznaczyć opcję Ręczny zapis pracowników w celu umożliwienia ręcznego dopisywania pracowników do nowej kasy 5. Zatwierdzić (przycisk OK ) 5.2. Definiowanie operacji Gdzie-N: Pożyczki zakładka Narzędzia główne ikona Definice operacji Gdzie-S: Pożyczki klawisz C2 Definicje operacji Rys. 13. Ikona Definicje operacji 1. Dodać nową operację (przycisk F2 Dodaj ) 2. Wybrać kasę 3. Wybrać typ operacji 4. Wybrać typ potrącenia (dla operacji takich jak: spłata pożyczki, odsetki) 5. Zatwierdzić (przycisk OK ) 6. Przypisać operacje do kont: dodać nowe przypisanie ( SF2 Dodaj ) wybrać odpowiednie Konto Jeżeli w opcjach kont brakuje jakiegoś konta to należy je dodać używając przycisku F2 wskazując nazwę konta oraz czy ma być ono rozliczane na pracownika. wybrać Stronę księgowania opcjonalnie zaznaczyć opcję Sumuj po miesiącu operacji zatwierdzić (przycisk OK ) 5.3. Dodawanie operacji pracownikom (innych niż udzielenie pożyczki) Gdzie-N: Pożyczki zakładka Narzędzia główne ikona Pożyczki Gdzie-S: Pożyczki klawisz C1 Pożyczki 1. Z okna Pracownicy wybrać pracownika 2. Dodać nową operację ( F2 Dodaj ) 3. Wybrać typ operacji (pole Definicje operacji ) 4. Wprowadzić kwotę operacji 5. Zdefiniować datę operacji 6. Wprowadzić opis operacji (opcjonalnie) 7. Zatwierdzić dodanie operacji (przycisk OK ) 12

17 Procedury Procedury 5.4. Udzielenie pożyczki Gdzie-N: Pożyczki zakładka Narzędzia główne ikona Pożyczki Gdzie-S: Pożyczki klawisz C1 Pożyczki 1. Z okna Pracownicy wybrać pracownika 2. Dodać nową operację ( F2 Dodaj ) 3. Wybrać typ operacji Udzielenie pożyczki 4. Wprowadzić kwotę operacji 5. Zdefiniować datę operacji 6. Wprowadzić opis operacji (opcjonalnie) 7. Zdefiniować wysokość odsetek poprzez wpisanie procentu odsetek (z możliwością wyboru procentu W skali roku ) lub kwoty odsetek 8. Wprowadzić ilość rat 9. Zdefiniować datę początku spłaty 10. W przypadku wypłacenia kwoty pożycztki przelewem należy zaznaczyć Utworzyć przelew w wysokości kwoty pożyczki oraz zdefiniować tytuł przelewu 11. Na zakładce Umowa, poręczyciele można wygenerować dokument umowy pożyczki oraz wprowadzić poręczycieli 12. Zatwierdzić dodanie pożyczki (przycisk OK ) 6. Czynności wykonywane przy zmianie roku Zmiana roku kalendarzowego wymaga dokonania pewnych czynności w programie KS ZZL. Są to m.in.: wprowadzenie kalendarza na nowy rok oraz kontrola parametrów systemowych Wprowadzanie kalendarza na nowy rok Gdzie-N: Kadry zakładka Ewidencja obecności ikona Kalendarz Gdzie-S: Kadry zakładka Ewidencja obecności opcja Kalendarz Rys. 14. Ikona Kalendarz 1. Dodać nową pozycję (przycisk F2 Dodaj ) Program zawsze podpowiada rok następny po ostatnim roku z listy lat kalendarzowych 2. Wprowadzić dni ustawowo wolne od pracy (np. święta). W tym celu: Święta stałe (np. 1 maja) są automatycznie wstawiane na kalendarzu w momencie dodawania nowego roku. na odpowiednim dniu przycisnąć prawym przyciskiem myszy z listy wybrać rodzaj dnia (w tym przypadku Święto ) 3. Zatwierdzić ( OK ) 6.2. Kontrola parametrów W module Administrator znajduje się szereg ustawień i parametrów, które maja wpływ na zachowanie się programu przy wykonywaniu zadań. Część z nich ustawia się w momencie rozpoczęcia pracy z programem (jednorazowo), część z nich wymaga zmian w przypadku zmiany przepisów prawa, z których wynikają (np. procent składki na ubezpieczenie rentowe). Większość zmian w tym zakresie wchodzi w życie przeważnie z początkiem nowego roku kalendarzowego. Dlatego na przełomie roku kalendarzowego należy skontrolować i ewentualnie zmienić wartości odpowiednich parametrów. Gdzie-N: Administrator przycisk Parametry zakładki Parametry roczne, Parametry okresowe oraz Inne Gdzie-S: Administrator przycisk Parametry zakładki Parametry roczne, Parametry okresowe oraz Inne Pierwszą czynnością jaką należy zrobić przed zmianą jakichkolwiek parametrów jest ustawienie odpowiedniego roku w polu Obowiązują dla roku. W zakresie parametrów rocznych należy: 1. Sprawdzić/zmienić wartości na zakładce Podatki : progów i stawek podatkowych kosztów uzyskania przychodów ulgi podatkowej 2. Sprawdzić/zmienić wartości na zakładce Składki ubezpieczeniowe : funduszu emerytalnego funduszu chorobowego funduszu pracy funduszu gwarantowanych świadczeń pracowniczych funduszu emerytur pomostowych ubezpieczenia zdrowotnego 3. Sprawdzić/zmienić wartości na zakładce Podstawy wynagrodzeń i średnich : prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia minimalnego wynagrodzenia za pracę współczynnika do ekwiwalentu za urlop przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia publikowanego do celów emerytalnych wskaźnika waloryzacji podstawy świadczenia rehabilitacyjnego 4. Sprawdzić/zmienić wartości na zakładce Urlopy i czasy pracy w zakresie limitów urlopowych 13

18 7. Raporty W zakresie parametrów okresowych należy: 1. Sprawdzić/zmienić wartość funduszu rentowego pracownika (zakładka Fundusz rentowy pracownik ) 2. Sprawdzić/zmienić wartość funduszu rentowego pracodawcy (zakładka Fundusz rentowy pracodawca ) 3. Sprawdzić/zmienić wartość funduszu wypadkowego (zakładka Fundusz wypadkowy ) 4. Sprawdzić/zmienić wartość podstawy ubezpieczenia zdrowotnego dla osób na wychowawczym (zakładka Podst. ub. zdrow. dla os. na wych. ) 5. Sprawdzić/zmienić wartość najniższej emerytury W zakresie parametrów inne należy: 1. Kwot ograniczeń dla potrąceń 2. Kwot wolnych od potrąceń 3. Kwot zasiłków wolnych od potrąceń Ważne! Powyższy wykaz ma charakter informacyjny. Nie często zdarza się aby wszystkie parametry uległy zmianie w tym samym czasie. Poprawić należy tylko te wartości, które uległy zmianie. Jeżeli nic się nie zmieniło, system przepisze wartości z roku poprzedniego na nowy rok. 7. Raporty 7.1. Konfiguracja i wydruk Rp- 7 W celu prawidłowego wygenerowania Rp 7 należy wykonać konfiguracje grupy składników płacowych do Rp Konfiguracja grupy składników do Rp 7 W celu skonfigurowania grupy składników do Rp 7 należy: Gdzie-N: Płace zakładka Kartoteki ikona Słowniki opcja Grupy składników i potrąceń Gdzie-S: Płace zakładka Słowniki opcja Grupy składników i potrąceń 1. Sprawdzić czy nie została już skonfigurowana grupa i podgrupy składników do Rp 7 (np. RP7 SKŁADNIKI PŁACOWE ) jeżeli tak przejść do pkt Jeżeli nie ma grupy dla celów Rp 7 dodać nową grupę główną (przycisk SF2 Nowa gr. główna ) 3. Wprowadzić nazwę grupy (np. RP7 SKŁADNIKI PŁA- COWE ), symbol (np. SWNRP7 ) oraz rodzaj (np. RP7 ) 4. Zaznaczyć opcję zawiera typy składników 5. Kolejny krok to utworzenie podgrup odpowiadających rodzajom składników wykazywanych na Rp 7: dodać nową podgrupę ( F2 ) wprowadzić nazwę (np. STAŁE ) wprowadzić symbol (np. SWNRP7ST ) zatwierdzić ( OK ) 6. Czynności wymienione w pkt. 5 należy powtórzyć w celu wprowadzenia wszystkich wymaganych na Rp 7 składników (stałe, zmienne, inne, świadczenia w naturze oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy) 7. Po zdefiniowaniu powyższych podgrup należy do każdej z nich podpiąć odpowiednie składniki płacowe: wybrać odpowiednią podgrupę użyć przycisk F4 Popraw na karcie edycji grupy dodać nowy składnik (przycisk F2 Dodaj ) wybrać typ składnika i wcisnąć przycisk OK w podobny sposób wprowadzić wszystkie potrzebne składniki Generowanie Rp 7 W celu wygenerowania Rp 7 należy: Gdzie-N: Raporty zakładka Narzędzia główne ikona ZUS opcja Zaśw. o zatrudnieniu i zarobkach (ZUS Rp - 7) Gdzie-S: Raporty zakładka Raporty do urzędów opcja Zaśw. o zatrudnieniu i zarobkach (ZUS Rp 7) 1. Wskazać datę, na którą raport ma być wygenerowany 2. Wskazać pracownika, dla którego raport ma być wygenerowany 3. Podać stosowne informacje opisane na zakładce Dane 4. Przejśc na zakładkę Okresy 5. Wskazać sposób wybierania okresów 6. Wskazać okresy od do 7. W celu wyświetlania lat bez wynagrodzenia zaznaczyć wyświetlanie lat bez wynagrodzenia 8. Zaznaczyć lata, które mają być uwzględnione na raporcie Rp - 7 (klikając w kolumnie Wybór ) 9. Użyć przycisk F5 Drukuj 7.2. Raporty ZUS W celu wygenerowania pliku do pobrania przez program "Płatnik" zawierającego formularze zgłoszeniowe ZUS ZUA, ZCNA, ZWUA albo ZSWA lub deklaracje ZUS RZA, RCA, RSA, DRA należy: Gdzie-N: Raporty zakładka Narzędzia główne ikona ZUS opcja ZUS Gdzie-S: Raporty zakładka Raporty do urzędów opcja ZUS 1. Wskazać miesiąc (okres rozliczeniowy), za który mają być wygenerowane formularze lub deklaracje 2. W części Symbol wskazać rodzaj lub rodzaje deklaracji do wygenerowania (zaznaczając haczyk w polu obok nazwy) 3. Użyć przycisk SF9 Wykonaj 14

19 Procedury Procedury Gdzie-S: Raporty zakładka Raporty do urzędów opcja Z Raporty US Rys. 15. Ikona ZUS W celu wygenerowania formularzy PIT: 11, 40, 4R lub 8AR należy: Gdzie-N: Raporty zakładka Narzędzia główne ikona Urz. Skarbowy Gdzie-S: Raporty zakładka Raporty do urzędów opcja Urz. Skarbowy 1. Użyć przycisk F2 Dodaj 2. Wybrać rodzaj formularza PIT 3. Wskazać osobę tworzącą zestaw (domyślnie imie i nazwisko operatora) 4. Wskazać okres, za który jest tworzony zestaw 5. Użyć przycisku "OK" 1. Wskazać rok 2. Wskazać oddział 3. Wskazać, który program dokona losowania pracowników 4. Wskazać, co która osoba ma być wysłana do programu GUS Z Użyć przycisku CF6 Odśwież 6. W celu wyeksporotowania danych do pliku.csv użyć przycisk F11 Eksportuj Generowanie pozostałych raportów GUS i MZ Aby wygenerować GUS: DG-1, Z-02, Z-03, Z-05, Z-06 lub MZ: 11, 88, 89 należy: Gdzie-N: Raporty zakładka Narzędzia główne ikona GUS opcja Statystyka Gdzie-S: Raporty zakładka Raporty do urzędów opcja Statystyka 1. Wybrać rodzaj sprawozdania (z listy w polu Nazwa sprawozdania ) 2. Wybrać sposób uwzględniania wynagrodzeń (z listy w polu Wynagrodzenia wg ) 7.4. Raporty GUS Rys. 16. Ikona Urz. Skarbowy W tej części umieszczone zostały generatory sprawozdań statystycznych do GUS i MZ. Niektóre formularze powodują, że pole Wynagrodzenia wg staje się nie aktywne. 3. Wybrać oddział (pole Oddziały ) 4. Wskazać okres, za który ma być sporządzone sprawozdanie Rys. 17. Ikona GUS Generowanie GUS Z-12 Aby wygenerować GUS Z-12 należy: Gdzie-N: Raporty zakładka Narzędzia główne ikona GUS opcja Z-12 W zależności od rodzaju sprawozdania (roczne, miesięczne, kwartalne) aktywne będą odpowiednie pola umozliwiające wskazanie okresu. 5. Użyć przycisku CF6 Odśwież 15

20 N O T A T K I 16