Rachunek kosztów działań (ABC/M) w administracji publicznej

Transkrypt

1 Rachunek działań (ABC/M) w administracji publicznej Tomasz M. Zieliński ABC Akademia Sp. z o.o. Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu Kraków, Wszelkie prawa zastrzeżone -ABC Akademia Sp. z o.o.

2 Plan prezentacji Wprowadzenie Jaki powinien być rachunek w administracji publicznej Dokąd zmierza świat Procesy czy koszty -Oto jest pytanie! Rachunek działań (ABC/M) w administracji publicznej Podsumowanie 2

3 Tomasz M. Zieliński Prezes Zarządu ABC Akademia Sp. z o.o. Doktorant Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu Wykładowca Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu Wykładowca Uniwersytetu Łódzkiego Autor wielu publikacji i artykułów dotyczących controllingu i rachunkowości zarządczej 3 Wszelkie prawa zastrzeżone -ABC Akademia Sp. z o.o.

4 Tomasz M. Zieliński 4

5 Nowe Zarządzanie Publiczne New Public Management (NPM) New Public Management zakłada zastąpienie tradycyjnego biurokratycznego modelu zarządzania administracją przez model menedżerski, czyli zastosowanie w sektorze publicznym zasad i modeli zarządzania znanych i stosowanych z powodzeniem w sektorze prywatnym. Konieczność wprowadzenia nowego podejścia do zarządzania sektorem publicznym wynikała z rosnących oczekiwań obywateli co do jakości usług publicznych przy jednoczesnej dużej niechęci do podnoszenia podatków, czyli dążenia do otrzymywania coraz więcej za coraz mniej. 5

6 Nowoczesne narzędzia zarządzania współcześnie implementowane do sektora publicznego systemy zarządzania jakością (np. ISO), planowanie strategiczne, monitorowanie i ewaluacja, wieloletnie planowanie finansowe, zarządzanie ryzykiem, audyt wewnętrzny, kontrola zarządcza, system pomiaru dokonań (np. Strategiczna Karta Wyników), rachunek (np. ABC/RCA/GPK), budżetowanie zadaniowe. 6

8 Jaki powinien być rachunek w administracji publicznej?

9 Jaki powinien być rachunek w administracji publicznej? 1. Dokładny 2. Wiarygodny 3. Zrozumiały 4. Szczegółowy 5. Transparentny 9

11 Model 12 Poziomów Dojrzałości Rachunku Kosztów Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC), globalna organizacja zrzeszająca 164 organizacje księgowych i rewidentów w 125 krajach, opublikowała Model 12 Poziomów Dojrzałości Rachunku Kosztów. Model ten stanowi materiał uzupełniający do Międzynarodowych Wytycznych Dobrych Praktyk w zakresie Oceny i Ulepszenia Metod Kalkulacji Kosztów zarówno w sektorze komercyjnym, publicznym, edukacyjnym i nie działającym dla zysku. Level# Blind 1 bookkeeping Costing Continuum // Levels of Maturity DEMAND DRIVEN PLANNING withcapacity SENSITIVITY Simulation Resource Consumption Pull Time- Accounting Activitydriven 12 EXPENSE TRACKING, COST REPORTING based ABC Resource 11 Unlimatein andconsumptions RATES Unused Planning consumtion Capacity 10 rates Customer Aware RCA: Improved Demand 9 (TDABC); Level9 with Treatment Sensitive Forecast proportional ofindeirect (ABRP); driver costing at 8 Forecast quantitiesx directand Improved Costs driver time supportdepts. Output 7 Unused quantitiesx consumtion capacity Information/ unit rates; 6 costs consumption Approximate Level 6 with (estimeled) rates; Directcost Output Accuracy Channel& focus; Push customer Visibillity Activitybased Reporting; profitability Driver based Process budgeting Repetivitive 5 work costing Visibillity 4 conditions (ABC); Costto serve Standard Product 3 costing to costs 2 individual Directcostswho outputs; process& (3) andwith(4) lean supportcoststo Project accl; accounting outputgroups Job order Copyright July 2009 by the costing International Federation of Accountants (IFAC). Model 12 Poziomów Dojrzałości Rachunku Kosztów, jest doskonałym narzędziem benchmarkingowym, które może być wykorzystane przez organizacje do samooceny w zakresie: 1. aktualnego poziomu zaawansowania Rachunku Kosztów oraz 2. wytypowania, do którego z wyższych poziomów dojrzałości Rachunku Kosztów firma może aspirować w przyszłości. Wszelkie prawa zastrzeżone -ABC Akademia Sp. z o.o. 11

12 Poziom Ślepy 1 Księgowanie Kosztów Model 12 Poziomów Dojrzałości Rachunku Kosztów Etapów Procesu 2 Księgowanie Kosztów Etapów Procesu lean accounting KALKULACJA KOSZTÓW RZECZYWISTYCH, RAPORTOWANIE KOSZTÓW I STAWEK ZUŻYCIA ZASOBÓW grup produktowych i grup usług 3 4 Koszty bezpośrednie (3) oraz (4) uwzględnienie pośrednich Polepszona kalkulacja na poziomie pośrednich konkretnych (indeksów) produktów i usług z narzutem pośrednich 6 5 Rachunek standardowych projektowa / zleceniowa Push Activitybased costing (ABC) w kalkulacji poszczególnych produktów i usług obsługi i raportowanie rentowności klientów 12 Wszelkie prawa zastrzeżone -ABC Akademia Sp. z o.o. 7 Poziom 6 oraz kalkulacja i rentowności klientów oraz kanałów dystrybucji kosztu obsługi Cost-to-serve ofertowa Cost-Driven ABC Niewykorzystanych zasobów 8 Niewykorzystanych zasobów (PUSH Resource Consumption Accounting -RCA) PLANOWANIE KOSZTÓW I POTENCJAŁU ZASOBÓW Pull Activitybased Resource Planning 9 (ABRP); Prognozowane wartości nośników x stawki zużycia zasobów; Budżetowanie operacyjne oparte na nośnikach GPK Grenzplankostenrechnung Time-driven ABC 10 (TDABC); Prognozowane wartości nośników X czasy standardowe; Koncentracja na kosztach bezpośrednich Warunki powtarzalnych działań i procesów Resource Consumption Accounting 11 RCA: Poziom 9 z kalkulacją wydziałów podstawowych, pomocniczych i wspierających Symulacje 12 Najwyższy poziom dojrzałości w kalkulacji i planowaniu i rentowności Opracowane na podstawie International Federation of Accountants (IFAC), July 2009.

13 Ślepy 1 Księgowanie Kosztów Etapów Procesu 2 Model 12 Poziomów Dojrzałości Rachunku Kosztów Księgowanie Kosztów Etapów Procesu lean accounting grup produktowych i grup usług 3 4 Koszty bezpośrednie (3) oraz (4) uwzględnienie pośrednich na poziomie konkretnych (indeksów) produktów i usług z narzutem pośrednich 5 Rachunek standardowych projektowa / zleceniowa Polepszona kalkulacja pośrednich 6 Push Activitybased costing (ABC) w kalkulacji poszczególnych produktów i usług Niewykorzystanych obsługi i zasobów raportowanie rentowności klientów 7 Poziom 6 oraz kalkulacja i rentowności klientów oraz kanałów dystrybucji kosztu obsługi Cost-to-serve ofertowa Cost-Driven ABC 13 8 Niewykorzystanych zasobów Zasobowy Rachunek Kosztów (PUSH Resource Consumption Accounting - RCA) Pull Activitybased Resource Planning 9 (ABRP); Prognozowane wartości nośników x stawki zużycia zasobów; Budżetowanie operacyjne oparte na nośnikach Resource Consumption Accounting Time-driven ABC 10 (TDABC); Prognozowane wartości nośników X czasy standardowe; Koncentracja na kosztach bezpośrednich Warunki powtarzalnych działań i procesów 11 RCA: Poziom 9 z kalkulacją wydziałów podstawowych, pomocniczych i wspierających Symulacje 12 Najwyższy poziom dojrzałości w kalkulacji i planowaniu i rentowności

14 Dokąd zmierza świat 50-60% niemieckich przedsiębiorstw stosuje zaawansowane rachunki jak Grenzplankostenrechnung (GPK)[Kilger, Pampel, Vikas2004].Rachunek planowanych marginalnych (GPK) stał się standardem jeśli chodzi o kalkulację w Niemczech, co jest rezultatem silnej kultury controllingu w niemieckich przedsiębiorstwach [Sharman, Vikas 2004],. Ponad 50% anglo-amerykańskich przedsiębiorstw wdrożyła lub wdraża Activity Based Costing (ABC). Rachunek działań jest koncepcją, która doczekała się swoich wariantów jak Activity Based Resource Planning, Activity Based Budgeting[Antos, Brimson1999] czy Time-DrivenABC [Anderson, Kaplan 2008]. 14

15 Dokąd zmierza świat ACTIVITY BASED COSTING RESOURCE CONSUMPTION ACCOUNTING TRADYCYJNY RACHUNEK KOSZTÓW 15

17 Tradycyjny rachunek Przykład: Archiwum Urzędu MPK Archiwum Urzędu: Koszt rodzajowy Wynagrodzenia Świadczenia na rzecz pracowników Zużycie materiałów Czynsze i dzierżawy Leasing Amortyzacja Pozostałe Usługi obce Razem Koszt zł zł zł zł zł zł zł zł zł Jakie podejmiesz decyzje, których celem jest obniżenie? 17

18 Rachunek działań Przykład: Archiwum Urzędu MPK Archiwum Urzędu: Proces / działanie Przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w archiwum Składowanie dokumentów w archiwum Transportowanie dokumentów do archiwum Państwowego Reprodukowanie przechowywanych dokumentów Wydawanie odpisów dokumentacji Udostępnianie dokumentów zainteresowanym Przygotowywanie dokumetów do Archiwum Państwowego Likwidowanie dokumentacji niearchiwalnej Wydawanie wyciągów Generowanie raportów z działalności archiwum Razem Koszt zł zł zł zł zł zł zł zł zł zł zł Jakie podejmiesz decyzje, których celem jest obniżenie? 18

19 Zmiana myślenia procesowe postrzeganie organizacji Przykład: Archiwum Urzędu Tradycyjny rachunek Rachunek działań MPK Archiwum Urzędu: Koszt rodzajowy Wynagrodzenia Świadczenia na rzecz pracowników Zużycie materiałów Czynsze i dzierżawy Leasing Amortyzacja Pozostałe Usługi obce Razem Koszt zł zł zł zł zł zł zł zł zł MPK Archiwum Urzędu: Proces / działanie Przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w archiwum Składowanie dokumentów w archiwum Transportowanie dokumentów do archiwum Państwowego Reprodukowanie przechowywanych dokumentów Wydawanie odpisów dokumentacji Udostępnianie dokumentów zainteresowanym Przygotowywanie dokumetów do Archiwum Państwowego Likwidowanie dokumentacji niearchiwalnej Wydawanie wyciągów Generowanie raportów z działalności archiwum Razem Koszt zł zł zł zł zł zł zł zł zł zł zł Tradycyjne a nowoczesne zarządzanie kosztami! 19

20 Tradycyjny rachunek Przykład: Oddział Spraw Obywatelskich MPK Oddział Spraw Obywatelskich: Koszt rodzajowy Wynagrodzenia Świadczenia na rzecz pracowników Zużycie materiałów Czynsze i dzierżawy Leasing Amortyzacja Pozostałe Usługi obce Razem Koszt zł zł zł zł zł zł zł zł zł Jakie podejmiesz decyzje, których celem jest obniżenie? 20

21 Rachunek działań Przykład: Oddział Spraw Obywatelskich MPK Oddział Spraw Obywatelskich: Proces / działanie Wydawanie dowodów osobistych Wydawanie zaświadczeń: o wpisie do ew. dział. gosp. Prowadzenie postępowań administracyjnych Przyjmowanie zgłoszeń dot. zameldowania i wymeld. Wpisania i skreślenia z rejestru wyborców Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego Wydawanie zaświadczeń z akt ewidencji ludności Prowadzenie postępowań repatriacyjnych Prowadzenie ewidencji ludności Generowanie sprawozdań Razem Jakie podejmiesz decyzje, których celem jest obniżenie? Koszt zł zł zł zł zł zł zł zł zł zł zł 21

22 Zmiana myślenia procesowe postrzeganie organizacji Przykład: Oddział Spraw Obywatelskich Tradycyjny rachunek MPK Oddział Spraw Obywatelskich: Koszt rodzajowy Wynagrodzenia Świadczenia na rzecz pracowników Zużycie materiałów Czynsze i dzierżawy Leasing Amortyzacja Pozostałe Usługi obce Razem Koszt zł zł zł zł zł zł zł zł zł Rachunek działań MPK Oddział Spraw Obywatelskich: Proces / działanie Koszt Wydawanie dowodów osobistych zł Wydawanie zaświadczeń: o wpisie do ew. dział. gosp zł Prowadzenie postępowań administracyjnych zł Przyjmowanie zgłoszeń dot. zameldowania i wymeld zł Wpisania i skreślenia z rejestru wyborców zł Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego zł Wydawanie zaświadczeń z akt ewidencji ludności zł Prowadzenie postępowań repatriacyjnych zł Prowadzenie ewidencji ludności zł Generowanie sprawozdań zł Razem zł Tradycyjne a nowoczesne zarządzanie kosztami! 22

23 Procesy czy koszty? oto jest pytanie Sposób przedstawiania informacji kosztowych dyrektorom ma znaczenie Przedstawianie informacji kosztowych w ujęciu procesów i działań w sposób automatyczny kieruje kadrę kierowniczą do myślenia w kategoriach usprawnień a nie cięcia (redukowania zasobów); Menedżerowie zarządzają działaniami a nie kosztami, ponieważ to wykonywanie działań powoduje powstawanie ; Działania są naturalne dla człowieka, dlatego też informacja kosztowa przedstawiona w ujęciu czynnościowym jest doskonale rozumiana w całej organizacji; Procesowe ujęcie organizacji nastawione jest na przyszłość (wspiera rozwój), natomiast ujęcie kosztowe nastawione jest na redukowanie zasobów. 23

25 Rachunek działań a może więcej Rachunek działań (ABC) metoda pomiaru i efektywności działań, zasobów i obiektów. Koszty zasobów rozlicza się na działania a następnie koszty działań rozlicza się na obiekty na podstawie wykorzystania działań. [Miller 2000, s. 208] Zasobowo-Procesowy Rachunek Kosztów (Resource Consumption Accounting) rachunek oparty na jednoczesnym wykorzystaniu założeń Activity Based Costing (ABC) oraz Grenzplankostenrechnung (GPK) 25

26 Zasobowo-Procesowy Rachunek Kosztów - definicja Zasobowo-Procesowy Rachunek Kosztów jest zaawansowanym rachunkiem opartym na założeniach niemieckiego Grenzplankostenrechnung (GPK) i amerykańskiego Activity Based Costing (ABC), przetwarzającym zgodnie ze ściśle zdefiniowanymi regułami dane finansowe i operacyjne w przyczynowo -skutkowe informacje o kosztach zasobów, procesóworaz o kosztach i rentowności zarówno produktów, usług jak i klientów, przedstawionych w sposób wielowymiarowy z zachowaniem rozdzielczościinformacji kosztowych, zarówno w ujęciu rzeczywistychjak i planowanych, niezbędnych do wsparcia decyzji na wszystkich poziomach zarzadzania przedsiębiorstwem. Źródło: T.M. Zieliński Wszelkie prawa zastrzeżone -ABC Akademia Sp. z o.o. 26

27 Zasobowo-procesowy rachunek Resource Consumption Accounting (RCA) Analiza i zarządzanie wydajnością zasobów Analiza i zarządzanie procesami RESOURCE CONSUMPTION ACCOUNTING RCA Korzyści ujęcia zasobowego Korzyści ujęcia procesowego GRENZPLAN- KOSTENRECHNUNG GPK Koncentracja na wydajności zasobów ACTIVITY BASED COSTING 27 ABC Koncentracja na działaniach (procesach) Wszelkie prawa zastrzeżone -ABC Akademia Sp. z o.o. Źródło: RCA Institute

28 Zasobowo-Procesowy Rachunek Kosztów (RCA) Poziom Ślepy 1 Księgowanie Kosztów Etapów Procesu 2 Księgowanie Kosztów Etapów Procesu lean accounting KALKULACJA KOSZTÓW RZECZYWISTYCH, RAPORTOWANIE KOSZTÓW I STAWEK ZUŻYCIA grup produktowych i grup usług 3 4 Koszty bezpośrednie (3) oraz (4) uwzględnienie pośrednich na poziomie konkretnych (indeksów) produktów i usług z narzutem pośrednich 5 Rachunek standardowych projektowa / zleceniowa Polepszona kalkulacja pośrednich 6 Push Activitybased costing (ABC) w kalkulacji poszczególnych produktów i usług obsługi i raportowanie rentowności klientów Wszelkie prawa zastrzeżone -ABC Akademia Sp. z o.o. 7 Poziom 6 oraz kalkulacja i rentowności klientów oraz kanałów dystrybucji kosztu obsługi Cost-to-serve Świadomość Niewykorzystanych zasobów 8 8a Szacowanie Niewykorzystanych zasobów 8b Zasobowo- Procesowy Rachunek Kosztów Rzeczywistych Push Resource Consumption Accounting PLANOWANIE KOSZTÓW I POTENCJAŁU ZASOBÓW Pull Activitybased Resource Planning 9 (ABRP); Prognozowane wartości nośników x stawki zużycia zasobów; Budżetowanie operacyjne oparte na nośnikach Time-driven ABC 10 (TDABC); Prognozowane wartości nośników X czasy standardowe; Koncentracja na kosztach bezpośrednich Warunki powtarzalnych działań i procesów GPK Grenzplankostenrechnung Zasobowo- Procesowy Rachunek Kosztów Resource Consumption Accounting 11 RCA: Poziom 9 z podziałem na koszty stałe i zmienne oraz kalkulacją wydziałów podstawowych, pomocniczych i wspierających Zasobowo- Procesowy Rachunek Kosztów Planowanych Symulacje 12 Najwyższy poziom dojrzałości w kalkulacji i planowaniu i rentowności

29 Centra zasobów Procesy i Działania Finalne i Pośrednie Obiekty Kosztowe

31 Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) a sektor publiczny Organizacje sektora publicznego powinny stosować zaawansowane rachunki celem maksymalizacji poziomu usług w ramach założonego finansowania zasobów Preferowany jest rachunek pełnych (np. Activity Based Costing ABC czy Resource Consumption Accounting RCA) Potrzebna jest świadomość świadczonych usług aby zapewnić odpowiedni poziom finansowania środkami publicznymi Złożoność rachunków będąca efektem złożoności organizacji sektora publicznego wymaga stosowania specjalizowanych narzędzi do przetwarzania danych w ramach zaawansowanych rachunku. IFAC 2008, International Good Practice Guidance, Evaluating and Improving Costing in Organizations 31

32 Korzyści w obszarze zasobów Zwiększenie efektywności w zarządzaniu kosztami i poziomem zasobów organizacyjnych Skuteczne stosowanie outsourcingu zasobów Dopasowywanie zasobów do rozmiarów procesów i poziomu świadczonych usług Uporządkowanie informacji o kosztach komórek i zasobów organizacyjnych oraz możliwość skutecznej kontroli i śledzenia w ujęciu kilkuset pozycji centrów zasobów. Dostęp do informacji wspierających zarządzanie zasobami oraz benchmarking zasobów pomiędzy lokalizacjami Przyczynowo skutkowa wycena zasobów, stałych i zmiennych oraz niewykorzystanych zasobów Monitorowanie niewykorzystanych zasobów oraz benchmarking wykorzystania zasobów pomiędzy lokalizacjami 32

33 Korzyści w obszarze procesów Zwiększenie efektywności procesów i działań realizowanych w organizacji Zwiększanie efektywności świadczenia usług Skuteczne stosowanie outsourcingu procesów Uporządkowanie informacji o kosztach procesów oraz możliwość skutecznej kontroli i śledzenia w ujęciu kilkuset działań, Dostęp do informacji wspierających zarządzanie procesami oraz benchmarking procesów pomiędzy lokalizacjami Monitorowanie efektywności procesów. 33

34 Tomasz M. Zieliński 34

35 Dziękuję 35