Proces informacyjny. Janusz Górczyński

Transkrypt

1 Proces informacyjny Janusz Górczyński 1

2 Proces informacyjny, definicja (1) Pod pojęciem procesu informacyjnego rozumiemy taki proces semiotyczny, ekonomiczny i technologiczny, który realizuje co najmniej jedną z poniższych funkcji odnośnie informacji: 1) generowanie: 2) gromadzenie; 3) przechowywanie (pamiętanie, magazynowanie itd.); 4) przekazywanie (transmisja); 5) przetwarzanie; 6) udostępnianie; 7) interpretacja; 8) wykorzystywanie. Proces semiotyczny pod tym pojęciem rozumiemy proces produkcji i interpretacji informacji. 2

3 Proces informacyjny, definicja (2) W literaturze przedmiotu proces informacyjny rozpatruje się jako proces: a) semiotyczny; b) ekonomiczny; c) organizacyjno-technologiczny. Przy projektowaniu procesów informacyjnych powinno się w należytym stopniu zwracać uwagę kształtowaniu treści informacji, aspektom semiotycznym oraz funkcjom społecznym procesów informacyjnych jako procesów semiotycznych. Proces informacyjny powinien w pierwszym rzędzie spełniać określone wymogi semiotyczne, w drugiej kolejności wymogi ekonomiczne, a na końcu wymogi technologiczne. 3

4 Fazy procesu informacyjnego (1) Proces informacyjny może być także rozpatrywany jako sekwencja technologicznych faz odpowiadających poszczególnym jego funkcjom: 1) generowania informacji; 2) gromadzenia informacji; 3) przechowywania informacji; 4) transmisji informacji: 5) transformacji informacji; 6) udostępniania informacji; 7) interpretacji informacji; 8) wykorzystywania informacji. Jak widzimy każdej funkcji procesu informacyjnego odpowiada oddzielna faza procesu informacyjnego. 4

5 Fazy procesu informacyjnego (2) Można przyjąć, że fazy procesu informacyjnego następują sekwencyjnie po sobie, ale nie jest to regułą. Analizując proces informacyjny nie można utożsamiać tych dwóch podejść (funkcji i faz). Proces informacyjny realizuje swoje funkcje w określonym systemie społecznogospodarczym. Podstawowe pytania o funkcje procesu informacyjnego dotyczą tego, jakie to powinny być funkcje, czy są spełniane dobrze, a jeżeli nie, to dlaczego?. W przypadku faz procesu informacyjnego interesują nas odpowiedzi techniczne, np. jak są generowane informacje w danym procesie, czy sposób ich przechowywania gwarantuje ich bezpieczeństwo, jak są udostępniane itd. 5

6 Specjalizacja funkcjonalna procesów (1) Procesy informacyjne specjalizują się w realizacji jednej lub kilku funkcji w tym sensie, że te wybrane funkcje dominują nad pozostałymi w zakresie obsługiwanej informacji, sposobach jej odwzorowania, użytych metodach i technologiach. Przykładem może być archiwum, które jest systemem informacyjnym wyspecjalizowanym w realizacji funkcji przechowywania informacji. Organizacja, użyte technologie i przepisy prawne są zorientowane na tę wybraną funkcję, z reguły kosztem pozostałych funkcji (np. udostępniania informacji). Inny przykład to procesy informacyjne realizowane w środkach masowej komunikacji, z reguły bardziej są nastawione na udostępnianie informacji niż np. na jej gromadzenie i przetwarzanie. 6

7 Specjalizacja funkcjonalna procesów (2) W przedsiębiorstwach i innych podmiotach działających w gospodarce i społeczeństwie występuje wiele, wzajemnie z sobą powiązanych procesów informacyjnych, procesy te wzajemnie się uzupełniają. Procesy te są wyspecjalizowane w jednej lub kilku funkcjach, a razem tworzą system informacyjny przedsiębiorstwa czy innego podmiotu. Procesów tworzących spójny system informacyjny może być bardzo wiele, nawet kilka tysięcy (z reguły kilkadziesiąt). W takich złożonych systemach informacyjnych procesy są bardzo wyspecjalizowane: ktoś generuje informację, ktoś inny ją przekazuje, jeszcze ktoś inny ją przechowuje, ktoś inny ją przetwarza, ktoś inny interpretuje itd. 7

8 Specjalizacja funkcjonalna procesów (3) W systemie informacyjnym statystyki publicznej można wyróźnić ok procesów informacyjnych. Dane statystyczne gromadzone są w drodze ankiet czy kwestionariuszy, następnie gromadzone, przetwarzane, przechowywane i interpretowane. Można sformułować opinię, że te funkcje są dobrze realizowane przez urzędy państwa odpowiedzialne za statystykę publiczną. Z pewnością urzędy te w pełni kontrolują wykonywanie tych funkcji procesów informacyjnych. Inne funkcje procesów informacyjnych, a zwłaszcza wykorzystanie zgromadzonych informacji leży już poza kontrolą urzędów odpowiedzialnych za statystykę publiczną. 8

9 Normalizacja funkcji procesów informacyjnych (1) W każdym państwie, strukturze ponad państwowej czy w gospodarce funkcjonują określone reguły, które nazywamy ładem informacyjnym. Normy te określają zasady funkcjonowania procesów i systemów informacyjnych. Normy te dotyczą: a) wybranych rodzajów informacji; b) systemów społeczno-gospodarczych; c) procesów informacyjnych; d) systemów informacyjnych. Wiele norm bardzo szczegółowo reguluje procesy informacyjne i sposoby realizacji poszczególnych faz, dotyczy to zwłaszcza systemów informacji społeczno-gospodarczych. 9

10 Normalizacja funkcji procesów informacyjnych (2) Mogą to być normy dotyczące jednego tylko procesu informacyjnego i jednej jednostki organizacyjnej, częściej jednak są to normy ogólnokrajowe dotyczące wszystkich procesów informacyjnych należących do danej klasy. Przykładowo normami ogólnokrajowymi objęte są systemy ewidencyjne, rozliczeniowe, księgowe, archiwalne czy systemy biblioteczne. Szczegółowe regulacje określające prawa i obowiązki gromadzenia i udostępniania informacji dotyczą systemów gromadzących dane osobowe, statystyki publicznej, wymiaru sprawiedliwości czy też systemów informacji medycznej. W tym ostatnim przypadku zgromadzone informacje mogą być udostępniane ściśle określonej grupie odbiorców. 10

11 Normalizacja funkcji procesów informacyjnych (3) Normalizacja dotyczy także funkcji realizowanych przez poszczególne procesy informacyjne. Normy mogą nakazywać specjalizację określonych procesów w pewnych funkcjach, a jednocześnie zakazywać realizacji innych funkcji. Przykładowo można tu podać normy dotyczące systemów archiwalnych, które powinny być wyspecjalizowane w gromadzeniu, przechowywaniu i udostępnianiu informacji, ale z zakazem jej generowania i przetwarzania. Zdarza się, że pewne procesy realizują funkcje, które nie zostały im dozwolone w odpowiednich normach. Przykładowo środki masowej komunikacji w programach informacyjnych często wykraczają poza tę funkcję tworząc fakty, a więc zajmując się generowaniem informacji. 11

12 Faza generowania informacji Generowanie informacji jest pierwszą fazą każdego procesu informacyjnego. Polega ona na wygenerowaniu informacji w określonym języku i nadaniu jej formy wiadomości. Czynność tę wykonuje człowiek lub urządzenie mające zdolność produkowania wiadomości. Ludzi lub urządzenia generujące informacje w formie wiadomości nazywamy generatorami informacji. Sposób generowania informacji zależy od tego, co jest źródłem informacji. Będziemy rozróżniać trzy źródła informacji: a) pierwotne b) wtórne: c) pochodne.. 12

13 Pierwotne źródła informacji (1) Pierwotnymi źródłami informacji są realne obiekty, procesy lub zdarzenia społeczne czy ekonomiczne. Są one postrzegane przez generatora informacji (człowieka lub urządzenie), mającego właściwości postrzegania cech obiektów, zjawisk i procesów świata zewnętrznego, a także możliwość ich odwzorowania za pomocą znaków wybranego języka. Generator informacji wydziela pewną część świata zewnętrznego i określa jego granice czasowe i przestrzenne. Tę wydzieloną część będziemy nazywać obiektem. Obiekt, jako pierwotne źródło informacji jest tym samym wynikiem pewnej abstrakcji intelektualnej dokonanej przez generatora informacji na postrzeganej przez niego rzeczywistości. 13

14 Pierwotne źródła informacji (2) Abstrakcja ta zależy od: a) świadomej i celowej decyzji generatora informacji co do postrzegania jednych cech obiektu, a pomijania innych cech; b) możliwości technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych postrzegania rzeczywistości przez generatora informacji; c) norm informacyjnych, które umożliwiają lub zakazują generowania pewnych informacji. To, czy jakiś postrzegany, realny obiekt stanie się źródłem informacji pierwotnej czy też nie zależy wyłącznie od decyzji generatora informacji. Oznacza to, że generator informacji dokonuje selekcji postrzeganych zjawisk na te, które są źródłem informacji pierwotnej dla danego procesu informacyjnego oraz na te, które nie są takim źródłem. 14

15 Pierwotne źródła informacji (3) Zjawisko, które nie zostało zakwalifikowane jako źródło informacji pierwotnej w jednym procesie informacyjnym może zostać zakwalifikowane jako takie źródło w innym procesie. Decyzję o tym, czy jakiś obiekt jest pierwotnym źródłem informacji dla danego procesu informacyjnego czy też nie podejmuje z reguły nie generator informacji, lecz gestor systemu informacyjnego, którego częścią jest dany proces. Generator informacji realizuje decyzje gestora. U podstaw decyzji gestora leżą takie elementy jak funkcja procesu informacyjnego w ramach danego systemu informacyjnego oraz cele systemu informacyjnego. 15

16 Pierwotne źródła informacji (4) Przykładowo, dziennikarz czy reporter telewizyjny rzadko kiedy może samodzielnie decydować o doborze swoich rozmówców, z reguły decydują o tym władze czy właściciele danej stacji telewizyjnej. Selekcja obiektów jako źródeł informacji pierwotnej czasami jest bardzo głęboka. W niektórych procesach informacyjnych pomija się bardzo wiele zjawisk, a jako źródła pierwotne kwalifikuje się tylko nieliczne z nich. Daje to możliwość manipulowania informacją, którą trudno jest wtedy udowodnić. Selekcja pierwotnych źródeł informacji przyjmuje dwie formy: selekcji bieżącej lub preselekcji 16

17 Pierwotne źródła informacji (5) Selekcja bieżąca polega na eliminowaniu pewnych zjawisk przez generatora informacji w czasie realizacji procesu informacyjnego. Decyzja o pominięciu danego zjawiska jako pierwotnego źródła informacji podejmowana jest na podstawie oceny przydatności informacji pozyskanej przez generatora informacji. Obiekt taki może być wyeliminowany jednorazowo, na pewien okres lub na pewną liczbę cykli generowania informacji. Preselekcja polega na ustaleniu z góry dla danego procesu informacyjnego, że pewne klasy zjawisk nie będą brane pod uwagę w tym procesie. Użytkownik systemu informacyjnego powinien wiedzieć, jakie formy selekcji były stosowane w poszczególnych procesach informacyjnych. 17

18 Pierwotne źródła informacji (6) Generowanie informacji na podstawie dostępu do źródeł pierwotnych polega na tym, że najpierw identyfikowane jest zjawisko (obiekt, proces, zdarzenie), które przyjmuje się za istotny (relewantny) dla danego procesu informacyjnego. Na wydzielonym źródle pierwotnym generator informacji definiuje pewien system, w praktyce oznaczać to będzie, że interesować go będą tylko pewne, wybrane cechy. Przykładowo, dla kandydata na studia Jana Kowalskiego pracownik dziekanatu tworzy system Kowalski Jan interesując się takimi cechami jak dane personalne, data urodzenia, rok ukończenia szkoły średniej i rodzaj szkoły, uzyskane oceny maturalne itd. Z reguły na tym etapie pomijane są inne cechy, np. hobby. 18

19 Pierwotne źródła informacji (7) Inny przykład systemu pracownik banku dla potencjalnego kredytobiorcy definiuje system, który ma gromadzić informacje niezbędne do określenia zdolności kredytowej tego potencjalnego klienta. Naturalne jest, że taki system będzie pomijał inne, nieistotne z tego punktu widzenia cechy tego potencjalnego klienta. Umiejętność poprawnego definiowania systemu na obiekcie będącym pierwotnym źródłem informacji w istotny sposób określa zakres generowanej informacji. System, jaki określa generator informacji na obiekcie będącym źródłem informacji pierwotnej zależy od zainteresowań, od celów tego generatora. 19