Procesy informacyjne zarządzania

Transkrypt

1 Procesy informacyjne zarządzania Generowanie informacji w procesie informacyjnym dr inż. Janusz Górczyński 1

2 Klatka językowa (1) W każdym procesie informacyjnym generator informacji, po zdefiniowaniu na obiekcie pewnego systemu, definiuje jego model, który jest opisem tego obiektu w pewnym języku. W procesach informacyjnych w systemach społecznogospodarczych korzysta się najczęściej z wielu wyspecjalizowanych języków. Przykładowo, poza opisem obiektu w języku etnicznym stosuje się dla jakieś fragmentu opis w języku obowiązującego standardu księgowości, dołącza się jakieś mapy, schematy czy wykresy. Gromadzone informacje odwzorowujemy zawsze za pomocą języka. Zakres informacji, jaki możemy przekazać zależy od leksyki i semantyki języka, w jakim tę informację wyrażamy. 2

3 Klatka językowa (2) Warunkiem koniecznym odwzorowania informacji jest to, aby każdemu postrzeganemu zjawisku, obiektowi czy zdarzeniu odpowiadał znak lub ciąg znaków w języku, którym dysponuje generator informacji. Niespełnienie tego warunku oznacza, że może się zdarzyć taka sytuacja, w której generator postrzega pewne zdarzenie, obiekt czy zjawisko, ale nie potrafi go opisać w języku, którym dysponuje w danym procesie informacyjnym. Na tym właśnie polega klatka językowa w fazie generowania informacji. Będziemy mieli z nią do czynienia także wtedy, gdy postrzegana rzeczywistość wymaga opisów precyzyjnych (jednoznacznych), a dostępne języki nie są wystarczająco precyzyjne (są semantycznie rozmyte). 3

4 Normalizacja w generowaniu informacji (1) Podane na wcześniejszych slajdach ograniczenia w fazie generowaniu informacji, nazywane klatkami, determinują wspólnie zakres informacji możliwej do pozyskania w danym procesie informacyjnym. Można pozyskać tylko taką informację, która mieści się we wszystkich trzech klatkach. Poprzez podjęcie działań zmierzających do wyeliminowania pewnych ograniczeń można zwiększyć możliwości generowania informacji. Działania te mogą polegać na wprowadzeniu zmian organizacyjnych w zakresie realizacji procesu informacyjnego, wykorzystaniu nowych urządzeń i technologii, zapewniając potrzebne środki finansowe, szkoląc personel czy dbając o język opisu informacji. 4

5 Normalizacja w generowaniu informacji (2) Możliwe jest także działanie odwrotne, świadome lub nie, gdzie w wyniku podjętych działań następuje zwiększenie ograniczeń w dostępie do informacji. Ograniczenie środków finansowych na przeprowadzenie pewnych badań w zakresie statystyki publicznej może być przykładem takiej sytuacji. Innym przykładem może być stosowana do 2002 roku klasyfikacja językowa stosowana przy opracowywaniu budżetów państwa i samorządów terytorialnych, która skutecznie ograniczała możliwości specyfikacji dochodów i wydatków (klatka językowa). 5

6 Normalizacja w generowaniu informacji (3) Przy kształtowaniu procesów informacyjnych powinniśmy być świadomi możliwych ograniczeń w dostępie do informacji. Takie decyzje jak prawne określenie ram tajemnicy służbowej, państwowej czy statystycznej, wzory formularzy, rejestry, różnego rodzaju klasyfikacje, zasady identyfikacji czy środki finansowe przeznaczone na gromadzenie informacji tworzą ramy klatek determinujących dostęp do informacji. Ramy te powinny być dostosowane do funkcji, jakie w systemach społeczno-gospodarczych spełniają odpowiednie procesy informacyjne. 6

7 Gromadzenie informacji (1) Gromadzenie informacji w procesie informacyjnym polega na zbieraniu poszczególnych wiadomości, jakie pojawiają się w fazie generowania informacji w określonym: a) miejscu; b) czasie; b) technologii (w tym nośniku); d) języku. W fazie gromadzenia informacji w danym procesie informacyjnym można wyróżnić następujące czynności: 1. Identyfikacja miejsc generowania konkretnych wiadomości w postaci ich nośników materialnych; 2. Techniczne zebranie i transfer tych nośników do miejsc gromadzenia tych nośników; 7

8 Gromadzenie informacji (2) 3. Kontrola kompletności i jakości materialnych nośników informacji, selekcja i eliminowanie tych nośników, które nie spełniają norm jakościowych ustalonych dla danego procesu; 4. Kontrola kompletności wiadomości i kontrola jakości danych zawartych w poszczególnych wiadomościach, selekcja danych spełniających kryteria jakościowe, eliminowanie wiadomości, w których dane nie spełniają kryteriów jakościowych, korekta błędów; 5. Zorganizowanie zgromadzonych informacji w postaci zbiorów danych o określonej strukturze i formie technicznej. 8

9 Gromadzenie informacji (3) W procesie gromadzenia informacji możemy wyróżnić dwie jego strony: a. materialną, związaną z gromadzeniem materialnych nośników informacji; b. semiotyczną, związaną z gromadzeniem ciągów znaków danego języka tworzącego wiadomości. Te dwa procesy (strony) są z sobą ściśle powiązane i w pełni zintegrowane, ale każdy z nich ma swoją specyfikę. Proces gromadzenia informacji jest więc ciągiem operacji wykonywanych równolegle na materialnym i semiotycznym składniku każdej wiadomości, czyli na: a. materialnych nośnikach informacji; b. ciągach znaków danego języka utrwalonych w materialnym nośniku. 9

10 Gromadzenie informacji (4) W fazie gromadzenia informacji trzeba dysponować możliwościami oraz urządzeniami technicznymi do zbierania odpowiednich materialnych nośników informacji. Zazwyczaj systemy gromadzenia informacji korzystają z różnych technik: a) bezpośredniego zbierania nośników przez ankieterów; b) telefonicznego zbierania danych; c) gromadzenia zebranych informacji przez transfer zbiorów danych przez sieci telekomunikacyjne (w tym Internet). Gromadzenie informacji wymaga też organizacji, wzajemnie powiązanych osób i urządzeń uczestniczących w procesie gromadzenia informacji, wymaga ustalonych reguł ich współdziałania. 10

11 Gromadzenie informacji (5) Organizacja gromadzenia informacji jest integralną częścią każdego systemu informacyjnego, a reguły ją określające powinny być przejrzyste, stabilne i jednoznacznie określające funkcje każdego uczestnika procesu gromadzenia informacji. Szczególną rolę w gromadzeniu informacji w systemach społeczno-gospodarczych spełniają infrastrukturalne systemy informacyjne, których głównym zadaniem jest gromadzenie informacji na rzecz innych systemów. Ich utrzymanie i stabilne funkcjonowanie to warunek sine qua non sprawnego funkcjonowania państwa i gospodarki. 11

12 Gromadzenie informacji w procesie informacyjnym 12

13 Gromadzenie informacji a klasyfikacja procesów informacyjnych (1) Procesy informacyjne z punktu widzenia gromadzenia informacji dzielimy według: 1) miejsca; 2) czasu; 3) technologii; 4) języka. Biorąc pod uwagę liczbę miejsc pozyskiwania i gromadzenia informacji możemy wyróżnić następujące rodzaje procesów informacyjnych: 1) Proces typu 1:1, czyli jedno miejsce pozyskiwania informacji i jej przechowywania, np, opracowanie karty katalogowej w bibliotece; 13

14 Gromadzenie informacji a klasyfikacja procesów informacyjnych (2) 2) Proces typu M:1, czyli wiele miejsc generowania informacji i jedno miejsce ich przechowywania, przykładem mogą być różnego rodzaju badania ankietowe, których wyniki gromadzone są w jednej bazie danych; 3) Proces typu 1:N, czyli informacja jest generowana w jednym miejscu, a przechowywania w wielu miejscach, przykładem mogą być informacje o przyznanych dotacjach z budżetu państwa na rzecz samorządów terytorialnych; 4) Proces typu M:N, czyli wiele miejsc generowania informacji i wiele miejsc przechowywania zgromadzonych danych, przykładem mogą być rozliczenia międzybankowe. 14

15 Gromadzenie informacji a klasyfikacja procesów informacyjnych (3) Każdy z wymienionych typów procesów informacyjnych wymaga dostosowanej do swojej specyfiki organizacji jak i wymagań technologicznych. Dotyczy to w szczególności procesów typu M:1 i M:N, w których mamy do czynienia z bardzo dużą liczbą miejsc pozyskiwania informacji i względnie dużą liczbą miejsc ich gromadzenia w ostatnim z wymienionych typów. Przykładem mogą tu być procesy informacyjne związane z obsługą rachunków międzybankowych. Sprawna realizacja tych procesów wymaga rozległych i bezpiecznych sieci teleinformatycznych, wyposażenia banków w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, a także standardy postępowań. 15

16 Tryb, częstotliwość i czas gromadzenia informacji (1) Biorąc pod uwagę czas gromadzenia informacji możemy rozważać trzy jego aspekty: a) tryb (sposób); b) częstotliwość; c) czas. Z uwagi na kryterium czasu będziemy rozróżniać następujące tryby (sposoby) gromadzenia informacji: 1). Tryb ciągły spotykany w systemach automatycznej rejestracji procesów technologicznych, w stacjach meteorologicznych (pomiar temperatury, ciśnienia itd.), w systemach informatycznych (logi zdarzeń) itp. Także gromadzenie informacji w systemach finansowych jest traktowane jako przypadek trybu ciągłego. 16

17 Tryb, częstotliwość i czas gromadzenia informacji (2) 2). Tryb cykliczny informacja jest gromadzona w określonych w danym procesie terminach, przykładowo oceny semestralne studentów, raporty dzienne sprzedaży, raporty finansowe, składanie deklaracji typu PIT itd. 3). Tryb alertowy związany z gromadzeniem informacji w przypadku zaistnienia jakiejś nadzwyczajnej sytuacji (wypadek, katastrofa ekologiczna itd.). 4). Tryb jednorazowy związany z jednorazowym gromadzeniem informacji, do tego trybu zalicza się też takie sytuacje, jak spisy powszechne z uwagi na stosunkowo duże odstępy czasu między kolejnymi spisami i względną nieregularność. 17

18 Tryb, częstotliwość i czas gromadzenia informacji (3) Organizacja, technologia i nakłady na zbieranie informacji w danym procesie informacyjnym zależą od trybu gromadzenia informacji. W przypadku trybu ciągłego cały system gromadzenia informacji musi pracować non stop, 24 godziny na dobę, przez wszystkie dni w roku. W przypadku trybu jednorazowego całą organizację gromadzenia informacji tworzy się i uruchamia tylko na okres zbierania informacji. W przypadku trybu cyklicznego niezmiernie istotne w danym procesie informacyjnym jest określenie częstotliwości zbierania informacji. W wielu przypadkach częstotliwość ta określona jest normatywnie, czyli w formie odpowiednich przepisów prawnych. 18

19 Czas zbierania informacji (1) Ważnym wyróżnikiem procesu informatycznego jest czas zbierania informacji, dla wielu procesów jest on określany jako norma prawna. Może to być: 1). Konkretny moment, w którym informacja ma być zebrana (np. informacja o stanie wód); 2). Konkretny punkt czasowy (data), do którego informacja ma być zebrana (np. termin złożenia PIT, uzyskania zaliczeń); 3). Punkt czasowy, po którym informacja może być gromadzona (np. termin zakończenia sesji egzaminacyjnej); 4). Przedział czasu, w którym informacje mogą lub powinny być zbierane; 5). Przedział czasu, ale bez określania punktów krańcowych, w którym informacje mogą lub powinny być zbierane; 19

20 Czas zbierania informacji (2) Dla każdego procesu informacyjnego konieczne jest jednoznaczne określenie trybu zbierania informacji i dopuszczalnego czasu gromadzenia informacji. Tym wymogom powinna być podporządkowana organizacja, użyte technologie, kadry, podstawy prawne i środki finansowe potrzebne do gromadzenia informacji. W konkretnym procesie informacyjnym w odniesieniu do czasu gromadzenia informacji powinniśmy wyróżnić: 1) Czas minimalny czyli najkrótszy możliwy czas gromadzenia informacji w określonych warunkach prawnych, organizacyjnych technicznych i ekonomicznych danego procesu informacyjnego; 20

21 Czas zbierania informacji (3) 2) Czas dopuszczalny czyli taki czas, po upływie którego informacja traci swoją użyteczność i nie może być wykorzystana w dalszych fazach procesu informacyjnego; 3) Czas maksymalny określa maksymalny czas gromadzenia określonego zbioru informacji w danym procesie informacyjnym. Po jego upływie dalsze gromadzenie informacji staje się zbyteczne z uwagi na ograniczenia organizacyjne czy techniczne. Przykładowo informacje o szkodach powodziowych mogą być zbierane tak długo, jak długo te szkody istnieją. W praktyce dla każdego procesu informacyjnego można określić czas optymalny gromadzenia informacji. 21