Załącznik nr 1. Zapytanie ofertowe. Warszawa dn Inkubator Innowacyjności SGGW. Wydział Nauk o Zwierzętach

Transkrypt

1 Załąznik nr 1. Zapytanie ofertowe Warszawa n Inkuator Innowayjnośi SGGW Wyział Nauk o Zwierzętah Szkoła Główna Gospoarstwa Wiejskiego w Warszawie Ciszewskiego 8 u.23 p Zapytanie ofertowe (Proszę wyrać (tak/nie) w przypaku nie - uzasanić) otyzy kompleksowej organizaji imprezy konferenyjno-wystawiennizej pn. : Nauka la Biznesu- Inkuator Innowayjnośi SGGW zaplanowanej na zień 28 maja 2015 rok. Liza uzestników 200 osó. la projektowego projektu pn.: Inkuator innowayjnośi SGGW el wyarzenia impreza konferenyjno-wystawienniza ęzie zwieńzeniem ziałań prowazonyh pozas projektu. Jej zaaniem jest prezentaja wyników projektu tj. prezentaja ogólnyh osiągnięć, prezentaja pomysłoawów wraz z ieami iznesowymi z oszaru 13 wyziałów SGGW oraz konfrontaja pomysłoawów z firmami z otozenia iznesowego, tematyznie związanego z oszarem ziałania wyziału i potenjalnie zainteresowanyh komerjalizają przestawianyh iei iznesowyh. Część konferenyjna tj. wystąpienia prelegentów, prezentaja ogólnyh osiągnięć jak i zęść wystawienniza tj. prezentaja iei i konfrontaji ih z otozeniem gospoarzym musi oywać się równolegle w jenym pomieszzeniu. W związku z powyższym Zamawiająy ozekuje o Wykonawy:

2 LP. Cehy Tak/Nie 1 zagwarantowania miejsa (uwzglęniająego harakter i rangę spotkania). Impreza powinna się oyć w prestiżowym miejsu, nawiązująym swoim harakterem o iznesu oraz nauki, w którym oywały się wześniej np. konferenje naukowe, gale juileuszowe, kongresy i ęzie znajować się nie alej niż w promieniu 3 km o sieziy zamawiająego tj. Wyział Nauk o Zwierzętah ul. Ciszewskiego Warszawa 2 miejse musi spełnić następująe warunki: a sala główna musi pomieśić min. 200 osó wielkość sali głównej umożliwi ustawienie 200 krzeseł (ukła teatralny), z poziałem na rzęy z przejśiami mięzy rzęami nie mniejszym niż 100 m, e f w sali głównej musi znajować się poest/sena o wymiarah nie mniejszyh niż 10 m x 5 m lu też miejse na jej przegotowanie o poanyh wześniej wymiarah zaproponowane miejse umożliwi przygotowanie oraz poanie lunhu w formie ufetu la uzestników jaki i organizaję przerw kawowyh a wszystkie te wyarzenia ęą mieć miejse wewnątrz uynku miejse spełni inne wymogi niezęne o organizaji przemiotowej (min.: ostęp o źróła prąu, urzązenia sanitarne (toalety itp.) serwis sprzątająy, osługa elektryka i aministratora). sala musi yć ostępna minimum 4 goziny prze rozpozęiem wyarzenia oraz 2 goziny po zakońzeniu konferenji (montaż i emontaż), Wykonawa rozpoznie przygotowanie imprezy na tyle wześnie y na 2 h prze jej rozpozęiem uostępnił zamawiająemu salę główną o wgląu w elu ostateznej akeptaji lu wprowazenia ronyh zmian Miejsa sieząe ęą jenakowe gaarytowo, jenolite kolorystyznie ęą posiaały oparie. Ilość miejs sztuk Zapewnienie uziału prelegentów w elu zaprezentowania przez nih 30 min. Referatów na poniższe tematy: Rola ośroków innowaji w proesie komerjalizaji wyników aań naukowyh. Znazenie nauki w ponoszeniu konkurenyjnośi sektora rolno-spożywzego. 6 Zapewnienie konferansjera (ziennikarza/ziennikarki, aktora/aktorki lu prezentera/ prezenterki). Konferansjer powinien posiaać oświazenie w zakresie prowazenia tego typu wyarzeń tj. min. 3 lata w zakresie prowazenia konferenji lu sympozjum la min 200 osó. Spełnienie warunku ęzie weryfikowane oświazeniem popisanym przez prowaząego imprezę i uostępnionym o wgląu na żąanie Zamawiająego.

3 7 8 9 a Wykonawa zaprezentuje Zamawiająemu propozyję wóh osó, spełniająyh powyższe kryterium z spośró któryh Zamawiająy wyierze jeną osoę o poprowazenia Konferenji. Szalon la opisu konferansjerów stanowi załąznik nr 2 o zapytania ofertowego, który to załąznik Wykonawa ołązy o oferty. Zapewnienie występu artystyznego zespołu skłaająego się z o najmniej 5 muzyków z przygotowaniem konertowym oraz o najmniej 10 osó występująyh, grająyh repertuar luowy lu luowo-folkowy. Występ artystyzny musi nawiązywać i pozostawać w harakterze wyarzenia. Wykonawa przestawi Zamawiająemu wie konepje występu artystyznego, spośró któryh zostanie wyrana jena. Zapewnienie elektroniznej rejestraji uzestników Konferenji. Każy uzestnik imprezy ma otrzymać kartę hipową, zięki której zostanie wprowazony na listę uzestników i przyporząkowany o konkretnego sektora z miejsem sieząym zakres organizaji whozi przygotowanie stanowiska o rejestraji, list uzestników, ientyfikatorów oraz zapewnienie opowieniej ilośi osługi. Stanowisko powinno yć zyste, shlune i nawiązująe stylistyką o wyarzenia oraz jego konepji Zapewnienie przygotowania i rozesłania zaproszeń w formie papierowej o wskazanyh przez Zamawiająego gośi (100 sztuk). Wykonawa roześle zaproszenia nie później niż 30 ni prze atą imprezy. Treść zaproszenia jaki i formę przygotowania Wykonawa przestawi Zamawiająemu o akeptaji prze rozesłaniem. 10 Zapewnienie 3 hostess o pomoy m.in. osługi reepji, rejestraji, pakowania materiałów. Hostessy urane w jenakowe i opowienie o okoliznośi stroje (w tonaji iały szary zarny) makijaż i uzesanie. 11 Aranżaji seny, na której ęą występować prelegeni. W tym: Sena (z mównią oraz senografią) utrzymana w elegankim harakterze (przy a zastosowaniu nowozesnyh i oryginalnyh elementów), Na senie muszą znaleźć się logotypy programu, Na senie musi znaleźć się ekran zuowany z o najmniej 9 monitorów ezszwowyh o przekątnej panelu nie mniejszej niż 42 ale każy, min rozzielzość 1366 x 768. Wszystkie w/w elementy powinny posiaać wszelkie niezęne i oowiązująe atesty opuszzająe o użytkowania, któryh przestawienia ęzie wymagał Zamawiająy. Sprzęt i elementy senografizne muszą yć ostosowane o profesjonalnego i masowego użytkowania. Elementy senografizne powinny zostać wykonane z opowieniej, jakośi materiałów oraz prezentować, jakość wykonania zgoną ze sztuką. Elementy senografii powinny yć osługiwane przez oświazoną i profesjonalną osługę tehnizną.

4 12 13 Zapewnienie opowieniego i profesjonalnego oświetlenia seny, zyli zapewnienie sprzętu: światła punktowe typu spot o oświetlenia prelegentów na senie, ruhome głowy w ilośi min 2 sztuki, listwy leowe z systemem miksowania kolorów w ilośi min 12 szt., które ęzie nawiązywać o konepji i przeiegu Konferenji. Sprzęt oświetleniowy powinien zawierać w swoim skłazie elementy oświetleniowe w formie statyznej oraz ruhomej. Sprzęt musi yć ostosowany o profesjonalnego i masowego użytkowania i powinien posiaać niezęne atesty i zgoy na użytkowanie. Przestawienia atestów wymaga Zamawiająy. Sprzęt oświetleniowy powinien yć osługiwany przez oświazoną i profesjonalną osługę tehnizną. Doświazenie osługi ęzie weryfikowane na postawie oświazeń popisanyh przez powykonawę i ostarzonyh wraz z ofertą o Zamawiająego. Zapewnienie opowieniego i profesjonalnego nagłośnienia: Głośniki satelitarne o moy: 800 Wat/szt. min 4 szt. Głośniki suasy o moy: 1800 Wat/szt. min 3 szt. Profesjonalne statywy głośnikowe i mikrofonowe min 12 szt. Mikrofony ezprzewoowe ynamizne min 2 szt., Mikrofony przewoowe ynamizne min 2 szt. Otwarzaz CD-MD Player min 1 szt. Sprzęt i elementy senografizne muszą yć ostosowane o profesjonalnego i masowego użytkowania. Osługa nagłośnienia powinna yć realizowana przez profesjonalnego i oświazonego tehnika realizatora. Przestawienia atestów wymaga Zamawiająy. Doświazenie osługi ęzie weryfikowane na postawie oświazeń popisanyh przez powykonawę i ostarzonyh wraz z ofertą o Zamawiająego Wykonawa zapewni transport, montaż i emontaż niezęnego sprzętu o organizaji Konferenji, a także materiałów (np. roszur, folerów, materiałów rukowanyh, materiałów wyproukowanyh itp.) o/z miejsa organizaji Konferenji. Zapewnienie wszystkih niezęnyh elementów przerwy kawowej w gozinah: la 200 uzestników Konferenji. 16 W pakieie przerwy kawowej powinno znaleźć się: a Kawa - o najmniej jena filiżanka kawy na osoę, Herata - o najmniej jena filiżanka heraty na osoę (Wykonawa powinien zapewnić o najmniej 3 rozaje herat w torekah o wyoru), e f 17 Woa mineralna (gazowana oraz niegazowana), o najmniej 0,25 l woy mineralnej na osoę, Soki owoowe min. 3 rozaje w tym, o najmniej sok pomarańzowy, jałkowy oraz z zarnej porzezki - o najmniej 0,25 l (100% soku owoowego) na osoę, Wyór iastek kruhyh i iast krojonyh min. 4 rozaje, np.: rogaliki franuskie, aezki z kremem lu inne w ilośi min. 4 sztuki na osoę oraz min 50 g iastek kruhyh na osoę oatki kawowe tj.: śmietankę/mleko o kawy, ukier iały, słozik, ytrynę pokrojoną w plastrah Zapewnienie lunhu w formie ufetu w gozinah: la 250 uzestników Konferenji. Lunh ufetowy oejmuje min 1050 g na osoę:

5 a e f 18 a Zestaw przekąsek na zimno min. 4 rozaje, Zupa (poawana na gorąo) min 200 ml na osoę, Dania główne na gorąo 4 rozaje; w tym 2 ania mięsne, 1 anie ryne, 1 anie wegetariańskie, Wyór sałatek min. 4 rozaje, Zestaw oatków - o najmniej 3 rozaje oatków iepłyh m.in. zapiekane ziemniaki z ziołami, warzywa na iepło oraz piezywo et. Deser min. 4 rozaje iast. Zapewnienie profesjonalnego sprzętu ateringowego oraz osługę kelnerską Wykonawa zapewni: stoły (o ustawienia ufetu szwezkiego),. jenolite gaarytowo o wymiarah 150 x 75 m w tym stoły koktajlowe jenolite gaarytowo o wysokośi min. 110 m śreniy min. 80 m (wraz z nakryiem la około 30-40% ostateznej lizy uzestników) o konsumpji, orusy i serwetki w kolorze iałym Wykonawa zapewni pozas lunhu osługę kelnerską w ilośi min 5 osó o osługi kelnerskiej. Osługa kelnerska ęzie urana w jenolite uniformy tj. strój o harakterze ofijalnym, opasowany o rangi i harakteru spotkania. Strój la kelnerów/kelnerek powinien skłaać się z: iałej koszuli z ługim rękawem, muhy lu krawatu (o uzgonienia), iemnej kamizelki lu marynarki, iemnyh sponi garniturowyh/iemnej spóniy oraz iemnyh skórzanyh sznurowanyh pantofli (w przypaku koiet zółenka). Wykonawa zapewni ekoraje kwiatowe znajująe się na stołah z kwiatów sezonowyh o wysokośi nie mniejszej niż 40 m w lizie 5 sztuk na stole utrzymane w harakterze i konepji Konferenji. Każa z kompozyji skłaać się ęzie z min 10 łoyg kwiatowyh. Wykonawa przestawi Zamawiająemu najpóźniej 7 ni prze konferenją pełne menu o akeptaji. Zamawiająy ęzie miał możliwość zmiany zaproponowanego menu. Wszystkie ania oraz napoje gorąe zostaną poane w nazyniah eramiznyh nie jenorazowego użytku, napoje zimne serwowane ęą w szklankah, a o konsumpji zostaną przygotowane metalowe sztuće. Użyta zastawa oraz stoły i orusy ęą zyste i nieuszkozone. Wykonawa zapewni transport, ostarzy usługę na miejse jej świazenia, zapewni osługę tehnizną w zakresie przygotowania, a także uprzątnięia. Ponato, Wykonawa zapewni osługę kelnerską w trakie trwania lunhu ufetowego oraz osługę kelnerską w trakie kawy powitalnej (o uprzątnięia na ieżąo runyh nazyń oraz uzupełnienia raków na stołah), Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawę muszą yć świeże, estetyznie poane i serwowane na szkle, przyrzązone z najwyższą starannośią a te które powinny yć oane na iepło/gorąo w opowieniej temperaturze. Wykonawa zapewni oenośi osó prezentująyh wyrane ieę iznesowe w gozinah: Osoy te zostaną wskazane przez Zamawiająego

6 25 Wykonawa zapewni aranżaję (oprawę) 14 stanowisk wystawiennizyh la wyranyh pomysłoawów i ih iei iznesowyh przypisanyh o konkretnyh wyziałów SGGW oraz CITT. Aranżaja umiejsowiona ęzie sali, w której oywa się konferenja. Aranżaja powinna yć: a nowozesna i oryginalna: skłaająa się z trzeh śian o wysokośi min. 180 m z zastosowaniem sprzętu multimeialnego uwzglęnia logotypy wyranyh wyziałów SGGW jak i logotypy projektu. Wszystkie logotypy ostarza Zamawiająy. z miejsami sieząymi mni. 2 oraz stolikiem, z możliwośią ekspozyji materiałów rukowanyh. Zapewnienie właśiwego oznakowania/komunikaji prze Salą Główną w postai anneru lu śianki lu wyruku wieloformatowego ( nieprzezrozystego) o wymiarah min 140 m x 200 m w ilośi min 2 szt. Zapewnienie właśiwego oznakowania w Sali Konferenyjnej. Oznakowanie musi zawierać informaje o projekie (nazwa projektu, logo). 28 Zapewnienie serwisu sprzątająego prze, w trakie i po Konferenji. 29 Wykonawa przygotuje materiały Konferenyjne, zgonie z poniższą speyfikają: zeszyt 16 kartkowy o wymiarah 14.5x21.0m w kratkę w miękkiej oprawie w kolorze a pomarańzowym, ługopisem z oznakowaniem/logotypami w ilośi 200 szt., tory wykonanej z przetworzonego aneru o wymahah nie mniej niż 30x35 m w ilośi 200 szt. z oznakowaniem logotypami kamizelki olaskowej w kolorze pomarańzowym w ilośi 200 szt. z oznakowaniem logotypami Broszur z harmonogramem imprezy w ilośi 200 szt z opowienim ologowaniem Przygotowanie materiału filmowego stanowiąego relaję z Konferenji (profesjonalny, 30 ynamizny montaż filmowy off-line w tehnologii full HD). 31 Przygotowanie okumentaji fotografiznej/relaji z przeiegu Konferenji. Postawowe zasay współpray: Wykonawa wyznazy jeną osoę o koorynaji realizaji zaania, która ęzie 32 współpraowała z osoami wskazanymi przez Zamawiająego W trakie realizaji zaania Wykonawa ęzie na ieżąo współpraował z Zamawiająym lu innymi osoami wskazanymi przez Zamawiająego, nieęąymi praownikami Zamawiająego. Przy realizaji zamówienia Zamawiająy opuszza możliwość porozumiewania się z Wykonawą rogą mailową oraz za pomoą telefonów. Wykonawa w trakie realizaji zaania zoowiązuje się o przestrzegania przepisów ustawy o ohronie anyh osoowyh z nia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

7 36 37 Zamawiająy pozostawia soie prawo wprowazenia zmian m.in. w senariuszu wyarzenia, konepji kreatywnej oraz w projektah, tj. seny, materiałów rukowanyh po popisaniu umowy. Wykonawa zastosuje wszystkie uwagi wprowazone przez Zamawiająego. Wszystkie materiały, które zostaną zaprojektowane (powstaną) w trakie realizaji umowy muszą yć przestawione o ostateznej akeptaji Zamawiająego prze wyproukowaniem. Ewentualne poprawki i zmiany Zamawiająy ęzie zgłaszał w wersji elektroniznej w iągu 2 ni roozyh (przez ni rooze Zamawiająy rozumie ni o ponieziałku o piątku z wyłązeniem świąt). Wykonawa ęzie zoowiązany o wprowazenia poprawek również w iągu 2 ni roozyh następująyh kolejno po soie. Cena ałego zamówienia netto.... Cena ałego zamówienia rutto Jeynym kryterium wyoru mięzy ofertami spełniająymi wszystkie wymagania jest ena ałego zamówienia. Zamawiająy informuje o raku możliwośi okonywania przepłaty. Zamawiająy wymaga faktury z 21 niowym terminem płatnośi. Tak/nie Tak/nie Uzupełnioną ofertę można przesyłać o nia goz. 9:00 wraz z opowienimi oświazeniami (oryginał lu skan): rogą mailową na ares inkuator_innowayjnosi@sggw.pl z opiskiem Konferenja Inkuator SGGW lu osoiśie w iurze projektu Inkuator Innowayjnośi SGGW Katera Szzegółowej Hoowli Zwierząt Zakła Hoowli Była Wyział Nauk o Zwierzętah SGGW w Warszawie Buynek 23 pokój 1032 piętro pierwsze z opiskiem Konferenja Inkuator SGGW

8 Osoy, które złożyły zapytania ofertowe zostaną poinformowane o wyorze Wykonawy w niu o goz. 12:00 Kontakt: inkuator_innowayjnośi@sggw.pl Tel