WYJAŚNIENIE nr 1 SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Szczecin, dnia r. AKADEMIA SZTUKI W SZCZECINIE Pl. Orła Białego Szczecin Dotyczy: Przetarg nieograniczony na przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej dla projektu Akademia ZMIENIA Szczecin Modernizacja Pałacu pod Globusem w Szczecinie Znak postępowania: AS/BZP/02/EU/2013 WYJAŚNIENIE nr 1 SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA W toku prowadzonego postępowania wpłynęły do Zamawiającego zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Treść zapytań (w dosłownym brzmieniu otrzymanym od pytającego) wraz z odpowiedziami zamawiającego przedstawia się następująco: Pytanie nr 1: otyczy wykonania zdjęć do projektu. rosimy o doprecyzowanie terminów oraz i ości zdjęć. rzedstawiona w Z i ość szt w tygodniu wydaje się zbyt mała biorąc pod uwagę rozmach przedsięwzięcia. zy zamawiający ma na myś i wykonywanie zdjęć od czerwca do grudnia roku co tydzień po szt Odpowiedź na pytanie nr 1: Zamawiający z eca wykonanie minimum jednej sesji fotograficznej w tygodniu przez cały czas obowiązywania umowy oraz w momentach przełomowych i w czasie wydarzeń promocyjnych - co oznacza: 1. wykonanie minimum jednej sesji w każdym tygodniu od momentu podpisania umowy do końca roku wykonanie minimum jednej sesji w przełomowych momentach związanych z modernizacją, (tj. na przykład: stawianie rusztowania na e ewacji, demontaż dachu, inne wnoszące istotne zmiany prace remontowe, usta one w porozumieniu z wykonawcą modernizacji), 3. wykonanie minimum jednej sesji fotograficznej w trakcie każdego wydarzenia promocyjnego, zap anowanego w harmonogramie wydarzeń promocyjnych. Minima na i ość zgromadzonych w trakcie każdej sesji zdjęć to sztuk. Pytanie nr 2: Dotyczy wykonanie animacji 10 szt. Prosimy o okreś enie terminu wykonania poszczegó nych animacji i opisanie w większej szczegółowości ich zawartości. Odpowiedź na pytanie nr 2: Terminy wykonania poszczegó nych animacji: czerwiec 2013r. (1 szt.), lipiec 2013r. (2 szt.), sierpień r. ( szt.), wrzesień r. ( szt.), październik r. ( szt.), istopad r. ( szt.), grudzień r. ( szt.)

2 Zamawiający wymaga, by treścią animacji były postępy prac modernizacyjnych w ałacu pod G obusem, a zatem: trwające prace modernizacyjne poszczegó nych przestrzeni ałacu pod G obusem, ich przebieg i efekty. Animacje mają na ce u promocję prowadzonej modernizacji poprzez przyb iżenie odbiorcy przebiegu prac budow anych za pomocą krótkiej formy video z wykorzystaniem animowanej postaci. Pytanie nr 3: otyczy fi my w technice time- apse prosimy o rozwinięcie tego punktu i wyjaśnienie jak mają wyg ądać fi my i co maja przedstawiać. Odpowiedź na pytanie nr 3: Zamawiający wymaga, by treścią fi mów promocyjnych wykonanych w technice time- apse były postępy prac modernizacyjnych w ałacu pod G obusem, a zatem: trwające prace modernizacyjne poszczegó nych przestrzeni ałacu pod G obusem, ich przebieg i efekty ub przeprowadzane zgodnie z harmonogramem wydarzenia promocyjne. Filmy promocyjne wykonane w technice time- apse mają na ce u promocję prowadzonej modernizacji poprzez przyb iżenie odbiorcy przebiegu prac budow anych za pomocą krótkiej formy video, gotowej do umieszczenia na stronie www promującej projekt, stronie www Akademii ztuki oraz w kanałach społecznościowych. Zamawiający wymaga, by do produkcji fi mów promocyjnych w technice time- apse wykorzystać potencjał studentów Akademii ztuki, to jest zaangażować studentów w charakterze aktorów/statystów przedmiotowych fi mów, ub autorów scenariuszy przedmiotowych fi mów, ub autorów scenografii wykorzystanej w trakcie produkcji przedmiotowych fi mów, ub autorów muzyki do przedmiotowych fi mów. Pytanie nr 4: otyczy produkcja fi mów do te ewizji minut - odcinków. Termin 7 na przygotowanie 4 pierwszych scenariuszy oraz 8 dni na pozostałe jest rea ny z uwagi na skąpe informacje dotyczące przedmiotu fi mów. Tym bardziej, że treść fi mów będzie uza eżniona od postępów modernizacji oraz terminów poszczegó nych wydarzeń. nioskujemy w tym miejscu o zmianę tych założeń. Odpowiedź na pytanie nr 4: Z uwagi na harmonogram prac modernizacyjnych oraz harmonogram działań promocyjnych rea izowanego projektu, terminy przygotowania powyższych e ementów są konieczne do zachowania. Zamawiający wymaga, by treścią programów te ewizyjnych były postępy prac modernizacyjnych w ałacu pod G obusem, a zatem: trwające prace modernizacyjne poszczegó nych przestrzeni ałacu pod Globusem, ich przebieg i efekty lub przeprowadzane zgodnie z harmonogramem wydarzenia promocyjne. Zarówno prace modernizacyjne, jak działania promocyjne są szczegółowo zap anowane w harmonogramie, zatem można z góry zap anować ich promocję w mediach, w tym w telewizji. Pytanie nr 5: otyczy wypowiedzi sekundowych do fi mów promocyjnych przedstawiony czas wypowiedzi jest stanowczo za krótki. Rea ny czas to min minuty.

3 Odpowiedź na pytanie nr 5: Zamawiający okreś ił re acje jako minimum sekundowe. kontekście minutowego programu te ewizyjnego, zawierającego p ansze sponsorskie, czołówkę, tyłówkę, rozmowę w studio z gośćmi, czas sekund jest wystarczający d a prezentacji re acji z modernizowanego ałacu pod G obusem bądź przeprowadzanego wydarzenia promocyjnego. rezentacja dwuminutowej relacji zaburzyłaby proporcje programu. Pytanie nr 6: Dotyczy wykonanie projektu witryny w terminie dni od podpisania umowy.- o Zamawiający ma na myś i pisząc: ykonawca wykona projekt graficzny witryny w postaci przekroju ałacu pod G obusem z ukazanymi graficznie modernizowanymi w ramach projektu przestrzeniami o ma składać się na przekroje rysunek ałacu Zdjęcia przypadku tego pierwszego termin dni wydaje się mało rea ny do zrea izowania. Narysowanie ałacu w przekroju ze szczegółami w terminie 14 dni jest nierealne. To samo dotyczy uruchomienia witryny do 30 czerwca 2013 roku, biorąc pod uwagę iż przedmiotowe postępowanie prawdopodobnie zakończy się pod koniec maja. Odpowiedź na pytanie nr 6: Z uwagi na harmonogram prac modernizacyjnych oraz harmonogram działań promocyjnych rea izowanego projektu, terminy przygotowania powyższych e ementów są konieczne do zachowania. oprzez sformułowanie: Wykonawca wykona projekt graficzny witryny w postaci przekroju ałacu pod G obusem z ukazanymi graficznie modernizowanymi w ramach projektu przestrzeniami Zamawiający rozumie przekrój ałacu w ujęciu graficznym (rysunek), symbo icznym, nie pełny architektoniczny przekrój budynku. ymbo iczny przekrój ałacu pod G obusem ma stać się ikoną kampanii promocyjnej. o podpisaniu umowy Zamawiający udostępni ykonawcy identyfikację wizua ną projektu, która stanowić będzie podstawę d a projektu graficznego witryny www. Pytanie nr 7: otyczy programu w rozgłośni radiowej. rosimy o wyjaśnienie co ma być przedmiotem programu. aki ma być czas trwania programu. aka ma być iczba emisji programu. rosimy o precyzyjne opisanie co wchodzi w skład działań promocyjnych w radio z podziałem na terminy oraz poszczegó ne działania. Ze szczątkowego opisu przedstawionego w Z ciężko wywnioskować jak to ma wyg ądać. jaki sposób ma być zorganizowany konkurs radio. o ma być jego treścią. zy otrzymamy od zamawiającego treść pytań konkursowych. ydaje się wątp iwe, aby nagrody ufundowała radiostacja. Odpowiedź na pytanie nr 7: Zamawiający wymaga, by przedmiotem radiowej kampanii promocyjnej były postępy prac modernizacyjnych w ałacu pod G obusem, a zatem: trwające prace modernizacyjne poszczegó nych przestrzeni ałacu pod G obusem, ich przebieg i efekty oraz przeprowadzane zgodnie z harmonogramem wydarzenia promocyjne. Zgodnie z informacjami zawartymi w Z, kampania ma mieć edycji, każda edycja ma trwać od poniedziałku do piątku włącznie, w wybranym tygodniu w następujących miesiącach: czerwiec r., sierpień r., październik r., istopad r., grudzień r.

4 Każda kampania musi zawierać: 1. minimum 8 spotów każdego dnia trwania kampanii; spot sekundowy promujący modernizację ałacu pod G obusem, informujący o p anowanych wydarzeniach promocyjnych lub o konkursie sms-owym; spoty emitowane w ciągu dnia od 8: do :. 2. sekundowe wejście każdego dnia trwania kampanii w audycji porannej, informujące o trwających pracach modernizacyjnych w ałacu pod G obusem, ich przebiegu i efektach oraz o przeprowadzanych zgodnie z harmonogramem wydarzeniach promocyjnych oraz o konkursie sms-owym. 3. konkurs radiowy - treścią poszczegó nych konkursów będzie wiedza o ałacu pod G obusem, jego historii oraz o przebiegu działań modernizacyjnych i promocyjnych. ytania konkursowe dostarczy Zamawający. wycenie kampanii radiostacja uwzg ędni nagrody w konkursach w postaci i adów mini ( i adów mini). Pytanie nr 8: otyczy przeprowadzenia wydarzeń promocyjnych punkt a. Zamawiający napisał w punkcie, iż ykonawca ma zorganizować uroczystą inaugurację modernizacji ałacu pod G obusem. rosimy o doprecyzowanie jak ma wyg ądać ta inauguracja. Zamawiający wymaga bowiem od ykonawcy przedstawienia scenariusza a jednocześnie narzuca z góry pewne e ementy tego wydarzenia. jaki sposób ma wyg ądać raut. o ma wchodzić w jego zorganizowanie ( np. jakiś poczęstunek, catering itp.). Zamawiający napisał iż zapewni sa e na raut. zy mamy rozumieć iż Afer arty d a studentów i mieszkańców zczecina ma być osobnym wydarzeniem Gdzie ma zostać zorganizowane Zamawiający oczekuje wynajęcia a i przez wykonawcę. Gdzie ta sa a ma się znajdować Trudno jest wycenić to zadanie nie znając jego szczegółów. Odpowiedź na pytanie nr 8: Odpowiedź dotycząca wątp iwości związanych z istniejącym scenariuszem wydarzeń promujących projekt Modernizacja ałacu pod G obusem. zczegółowa kampania promocyjna wraz z harmonogramem jej przeprowadzenia została przygotowana przez firmę H concept i stanowi załącznik nr do niniejszego postępowania. szystkie wydarzenia promocyjne są rozmieszczone w czasie, do końca roku. Zadaniem ykonawcy jest rea izacja zap anowanych wydarzeń zgodnie z istniejącą koncepcją, rejestracja ich przeprowadzenia oraz promocja zarówno przed przeprowadzeniem wydarzenia (zaproszenie mieszkańców zczecina), w trakcie wydarzenia (rozdawanie u otek, prezentacja ogotypów R O), oraz po wydarzeniu (umieszczenie relacji foto i video na witrynie www, w mediach społecznościowych, w kampanii te ewizyjnej, na podstronie radiowej). zczegółowy p an rea izacji wydarzeń, o którym mowa w Z, musi zawierać dokładne daty rea izacji wydarzeń, miejsca ich rea izacji, osoby odpowiedzia ne za rea izację oraz p anowany przebieg wydarzeń promocyjnych.

5 Inauguracja: Raut d a zaproszonych gości (7 osób) w udostępnionym przez Akademię ztuki pomieszczeniu w formie swobodnego spotkania. oczęstunek w postaci ampki wina i truskawek w formie stołu szwedzkiego. After party d a studentów i mieszkańców zczecina w oko icy p acu Orła Białego jest osobnym wydarzeniem. ynajęcie sa i d a osób po stronie ykonawcy. a a w od egłości maksyma nie minut spacerem od p acu Orła Białego. Muzykę zapewni Zamawiający. Pytanie nr 9: otyczy przeprowadzenia wydarzeń promocyjnych punkt b. Zamawiający napisał iż w gestii ykonawcy jest zorganizowanie pianin do spontanicznej modernizacji o zamawiający ma na myś i pod tym sformułowaniem. O jakie pianina chodzi zy mają to być instrumenty grające rosimy o doprecyzowanie tego punktu gdyż podobnie jak wyżej Zamawiający wymaga przedstawienia scenariusza przez ykonawcę a jednocześnie z góry na rzuca pewne e ementy wydarzenia. o ma na ce u powyższe wydarzenie? Odpowiedź na pytanie nr 9: ianina przeznaczone do modernizacji przez przechodniów muszą być instrumentami grającymi. deą ich istnienia w przestrzeni pub iczej ma być między innymi moż iwość zagrania na nich. nnymi formami spontanicznej modernizacji są np. ma owanie pianin farbami, ok ejanie tapetą, itp. ydarzenie iano week ma na ce u promocję modernizacji ałacu pod G obusem, poprzez skupienie uwagi mieszkańców zczecina na wydarzeniu o charakterze artystycznym oraz prezentację informacji o projekcie na banerze z siatki, rozpowszechnianie informacji o projekcie poprzez dystrybucję u otek informacyjnych. Pytanie nr 10: otyczy przeprowadzenia wydarzeń promocyjnych punkt c. rosimy o precyzyjniejszy opis tego wydarzenia. aka iczbę kasków ma zapewnić ykonawca Z czego mają być one wykonaneparametry techniczne. ak oznakowanie- ko orystyka. Kto ma zapewnić zdjęcia na to wydarzenie w jaki sposób mają być one wyeksponowane. Odpowiedź na pytanie nr 10: ykonawca ma za zadanie zaprosić mieszkańców zczecina oraz studentów Akademii ztuki na wydarzenie za pomocą wirtyny www, kanałów społecznościowych. Zakładana i ość uczestników: osób. ykonawca zapewni kasków opatrzonych na epką z ogotypem projektu zawierającym oznakowania zgodne z ytycznymi R O Z. Kaski spełniające normę EN 97. Nalepka z ogotypem musi być spó na z identyfikacją graficzną projektu. Zdjęcia wykonane przez uczestników wydarzenia hoto day zostaną opub ikowane na witrynie www kampanii oraz w kanałach społecznościowych. Pytanie nr 11: otyczy przeprowadzenia wydarzeń promocyjnych punkt d. rosimy o wyjaśnienie co Zamawiający ma na myś i pisząc przygotowanie fi mu dokumenta nego o Marii iodorownie. zy Zamawiający udostępni wykonawcy jakieś materiały merytoryczne, zdjęcia potrzebne do rea izacji tego zadania. O ma być treścią fi mu ycie Marii iodorowny eś i w fi mie maja wystąpić

6 aktorzy i statyści to zapewne ubrani w stroje z epoki Marii iodorowny aki jest związek Marii iodorowny z modernizacją ałacu pod G obusem Gdzie miałyby odbyć się zdjęcia do fi mu. Bez szczegółowego opisu tego wydarzenia nie ma moż iwości jego profesjona nej wyceny. Odpowiedź na pytanie nr 11: Treścią fi mu o Marii iodorownej ma być ałac pod G obusem, przestrzenie, które w ramach modernizacji zostaną odnowione oraz zmiana, jaka dokona się w budynku, w kontekście historycznej postaci, która mieszkała w ałacu pod G obusem - Marii iodorownej. Zamawiający zapewnia konsu tacje merytoryczne dotyczące osoby i twórczości Marii iodorownej. ystępujące postaci historyczne powinny być w strojach historycznych oraz w historycznych przestrzeniach (umeb owanie). Zdjęcia do fi mu powinny się odbyć w ałacu pod G obusem i na p acu Orła Białego. ednym z ce ów projektu Modernizacja ałacu pod G obusem jest wzrost iczby turystów i mieszkańców OM korzystających z oferty turystyczno-ku tura nej ałacu pod G obusem, dzięki powiązaniu faktu modernizacji ałacu z historyczną postacią Marii iodorownej. Pytanie nr 12: otyczy przeprowadzenia wydarzeń promocyjnych punkt e. jaki sposób mają wyg ądać opisane bardzo szczątkowo cyk iczne wydarzenia happeningowe. Gdzie mają się odbywać Kto ma w nich brać udział. Odpowiedź na pytanie nr 12: yk iczne działania happeningowe ( działań w wybranych miesiącach, zgodnie z harmonogramem) zostaną zap anowane we współpracy ze studentami Akademii ztuki. Będą się odbywały w ałacu pod G obusem bądż na p acu Orła Białego. zczegółowy scenariusz happeningów jest w przygotowaniu. Sumaryczny budżet wszystkich działań nie przekroczy 10. złotych. Pytanie nr 13: Zamawiający napisał: ykonawca zobowiązuje się przygotować i przeprowadzić wszystkie wydarzenia promocyjne zgodnie ze szczegółową koncepcją przedstawioną przez Zamawiającego i we współpracy z jej autorem oraz wskazanymi przez niego osobami i podmiotami. obec powyższego prosimy o przedstawienie szczegółowej koncepcji wszystkich wydarzeń gdyż ty ko wtedy istnieje moż iwość profesjona nej ka ku acji i wyceny. Odpowiedź na pytanie nr 13: zczegółowa koncepcja stanowi załącznik nr do niniejszego postępowania. Pytanie nr 14: Zamawiający napisał: ykonawca zobowiązuje się jak najszerzej rozpowszechnić informacje o p anowanych wydarzeniach, między innymi za pomocą emitowanych programów te ewizyjnych i radiowych, na witrynie projektu oraz w mediach społecznościowych co Zamawiający ma na myś i pod tym pojęciem. Jak ma wyg ądać propagowanie informacji o wydarzeniach nie związane z przedmiotem zamówienia zy mają to być dodatkowe działania

7 Odpowiedź na pytanie nr 14: Zamawiający wymaga, by informacje o p anowanych wydarzeniach pojawiły się każdorazowo na każdym po u komunikacji (witryna www, kanały społecznościowe, kampania te ewizyjna, podstrona radiowa). Zamawiający wymaga, by re acja z każdego wydarzenia pojawiła się każdorazowo na wskazanych wyżej po ach komunikacji. Pytanie nr 15: otyczy przygotowanie gadżetów promocyjnych.- Prosimy o doprecyzowanie parametrów technicznych oraz sposobu znakowania w tym i ości ko orów następujących gadżetów: t-shirty, torby promocyjne. Odpowiedź na pytanie nr 15: Koszu ki: % bawełna 7 gram, krój s im fit, miękki nadruk farbami wodnymi ko ory, metka z logo projektu. Torby: % surówka bawełniana 8 gram, nadruk farbą p astizo ową ko ory, metka z ogo projektu. Pytanie nr 16: otyczy wykonanie tab icy promocyjnej- prosimy o precyzyjne parametry tab icy promocyjnej bez których trudno wycenić to zadanie. Odpowiedź na pytanie nr 16: Tablica informacyjna: rozmiar 70cmx90cm płyta H ub V o grubości mm płyta ok ejona fo ią; nadruk na fo ii jednostronny fu co or, techniką cyfrową fo ia aminowana, odporna na działania czynników zewnętrznych i promieniowania UV płyta z otworami dostosowanymi do montażu uchwytów mocujących tab icę do rusztowania ustawionego przy elewacji budynku do płyty dołączone cztery uchwyty mocujące Pytanie nr 17: rosimy o udostępnienie identyfikacji wizua nej projektu. Odpowiedź na pytanie nr 17: dentyfikacja wizua na zostanie udostępniona przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. Pytanie nr 18: nioskujemy o informację o szacunkowym kwocie tego postępowania. Odpowiedź na pytanie nr 18: Zamawiający informuje, że szacunkowa kwota przeznaczona na rea izację zamówienia będzie ujawniona na otwarciu ofert (zgodnie z zapisami działu X Z: w dniu 09 maja 2013r. o godz w siedzibie Zamawiającego ( ac Orła Białego, Szczecin), w pok. nr 207.

8 Pytanie nr 19: Zwracamy się również z wnioskiem o przedłużenie terminu do złożenia oferty z uwagi na iczne pytania i wątp iwości do SIWZ. Odpowiedź na pytanie nr 19: Zamawiający informuje, że termin i miejsce składania ofert pozostają bez zmian. Zgodnie z zapisem w dziale X SIWZ: oferty na eży złożyć najpóźniej w dniu 09 maja 2013r. o godz , w siedzibie Zamawiającego ( ac Orła Białego, Szczecin), Sekretariat Kanclerza, pok. 208 (przejście przez pokój 6), piętro. Zawarte w niniejszym piśmie wyjaśnienia Z zostały dokonane na podstawie oraz w trybie art. 38 ust. 1 obowiązującej ustawy rawo zamówień pub icznych. Niniejsze odpowiedzi na pytania modyfikujące Z wraz z jej załącznikami stanowią część Z. przypadku wystąpienia sprzeczności pomiędzy Z i jej załącznikami, a odpowiedziami i modyfikacjami wskazywanymi w niniejszym piśmie zastosowanie mają zapisy niniejszego pisma. Termin składania i otwarcia ofert pozostaje bez zmian. - na oryginale właściwy podpis -