Systemy Informatyczne w Zarządzaniu

Transkrypt

1 Systemy Informatyczne w Zarządzaniu Czas zyskany dzięki automatyzacji zadań, jest odwrotnie proporcjonalny do czasu programowania. Zyskany czas Z można określić następującym wzorem: Z=1/(1+(PxH)) P- czas potrzebny na programowanie H- częstotliwość występowania zadania

2 Definicje (1) 1. MŚP Małe i Średnie Przedsiębiorstwa firmy zatrudniające odpowiednio do 49 oraz pracowników (wytwarzają łącznie ponad 50%PKB, zatrudniają ponad 60% ogółu zatrudnionych w gospodarce, około 3mln MŚP) 2. INFORMATYZACJA - informatyzacja (na wzór automatyzacja od łc. informare, -atum obrazowo opisać ) tech., infor. szerokie wykorzystanie nowoczesnych metod przetwarzania informacji w gospodarce, technice itp.; zaopatrywanie pracowników danego przedsiębiorstwa w sprzęt i oprogramowanie komputerowe, często tworzenie tam sieci komputerowych; komputeryzowanie. 3. STRATEGIA INFORMATYZACJI skrystalizowana wizja stanu docelowego wraz ze szczegółowo opisanymi metodami jej osiągnięcia

3 Definicje (2) Obszary działalności MŚP: usługowa, produkcyjna, handlowa, doradcza Cechy przedsiębiorstw doskonałych 1. skłonność do działania: raczej robić coś - cokolwiek - niż poddać zagadnienie kolejnym cyklom analiz i sprawozdań komitetów, 2. trzymać się blisko klienta: poznanie jego preferencji i zaspokajanie ich oczekiwań, 3. autonomia i przedsiębiorczość: rozbicie koncernu na wiele filialnych przedsiębiorstw oraz zachęcanie ich do samodzielności przedsiębiorczości, 4. wydajność dzięki ludziom - wytworzenie u wszystkich pracowników świadomości, że ich możliwie najlepsza praca ma zasadnicze znaczenie i że będą mieli udział w korzyściach wynikających z sukcesu firmy,

4 Definicje (3) Cechy przedsiębiorstw doskonałych 5. bezpośredni kontakt, motywacja przez wartości - naleganie, aby kierownicy trzymali się blisko podstawowej działalności firmy, 6. trzymanie się swojej specjalności - pozostawanie w dziedzinie, na której forma zna się najlepiej, 7. prosta struktura, nieliczny sztab, niewiele szczebli zarządzania, niewielu ludzi na wyższych szczeblach, 8. jednoczesna dyscyplina i swoboda - tworzenie klimatu, w którym oddaniu podstawowym wartościom firmy towarzyszy tolerancja wobec wszystkich pracowników, przyjmujących te wartości za swoje.

5 MŚP w Polsce i na Świecie (1) TYPOWE MŚP 1. Intuicyjne zarządzanie przez właścicieli praktyków 2. Przejście z sukcesem okresu prób i błędów 3. Specjaliści we własnej dziedzinie produkcyjnej lub usługowej wielu samouków wyedukowanych w zupełnie innych dziedzinach 4. Bazują na własnym wyobrażeniu (na szczęście modyfikowalnym) na temat: zarządzania, marketingu, biznesplanów czy kierowania projektami 5. Zacofanie organizacyjne i mentalnościowe trudne wejście do UE Najpierw pomyśl co zrobić, a gdy już nic nie wymyślisz, to zrób co się da!!

6 MŚP w Polsce i na Świecie (2) POPRAWA EFEKTYWNOŚCI DZIAŁANIA MŚP 1. Nadrobienie wiedzy merytorycznej w zakresie organizacji i zarządzania 2. Wsparcie działalności MŚP poprzez wdrożenie odpowiednich (adekwatnych do indywidualnych potrzeb) rozwiązań informatycznych wspomagających zarządzanie. Im większa wyspa wiedzy, tym dłuższe wybrzeże zwątpienia!!

7 MŚP w Polsce i na Świecie (3) INFORMATYKA W POLSKICH MŚP Badania Polish Market Review (PMR) (próba firm osób) - 91% posiada 1-4 komp. stac. 6% posiada 25 i > stanowisk - przede wszystkim branża telekomunikacyjna, informatyczna, finansowa najmniej produkcyjna i usługowa. - 85% polskich MŚP ma dostęp do INTERNETU. - dominacja systemu Windows ale bez MRP II / ERP, (najczęściej spotyka się zastosowania aplikacji biurowych) - Rozwiązania dziedzinowe nie zapewniające przepływu danych pomiędzy oddziałami jak i aplikacjami (nawet w trybie tekstowym.) z trudnym i drogim dostosowywaniem się do zmian prawnych (Cząstkowość rozwiązań, pochodzenie aplikacji z różnych źródeł) Im większa wyspa wiedzy, tym dłuższe wybrzeże zwątpienia!!

8 MŚP w Polsce i na Świecie (4) Przedsięborstwa USA wyróżnia je 1. obsesja działania wyrażająca się w szybkiej analizie pojawiających się problemów, znajdowaniu właściwych odpowiedzi i niezwłocznym wdrażaniu projektowanych rozwiązań, 2. stosowanie kompleksowego marketingu, 3. ścisły kontakt z klientami, 4. niezależność i przedsiębiorczość, 5. terminowe załatwianie spraw, Nawet jeżeli będę robił bądź co, zrobię więcej niż bym nie robił nic!!

9 MŚP w Polsce i na Świecie (5) Przedsięborstwa USA wyróżnia je 6. bezpośrednie kontakty menedżerów z pracownikami, 7. maksymalizacja wydajności pracy, 8. zajmowanie się tym, na czym przedsiębiorstwo zna się najlepiej, 9. prosta, mało rozczłonkowana struktura organizacyjna, 10. jednoczesna centralizacja i decentralizacja władzy i autorytetu według ustalonych kryteriów

10 MŚP w Polsce i na Świecie (6) Próby naprawy sytuacji < życie własnym życiem MŚP w Polsce brak rynku oprogramowania, produktami rynkowymi stają się zestawy makroinstrukcji Excela, inne półamatorskie twory < pojawienie się specjalistycznego oprogramowania (CDN, Simple, itp.) niezgodność logiki systemowej i formatów danych) < opanowanie rynku firm dużych (ponad 250 stanowisk rozwiązania informatyczne potentatów SAP Oracle, IFS) < od ~2001 zauważono średnie i małe bogate firmy pojawiają się rozwiązania MBS (Microsoft Busines Solution) SAP Busines One, mysap All-in-One, Oracle Special Edition (Oracle E-Business Suite) ceny $ za osobo/dzień konsultanta ogromne koszty: oprogramowania (na stanowisko), wdrożenie, szkolenie (od osoby), aktualizacje (ustawowe i na życzenie), wsparcie techniczne (przez określony czas)

11 Przyczyny upadku (dogorywania) MŚP 1. Brak jasnej, długofalowej wizji celów i kierunków działalności, zbilansowanej z możliwościami właścicieli 2. Brak spójnej, powiązanej z rzeczywistością strategii działania powiązanej odpowiednią organizacją firmy 3. Nieprecyzyjne określenie źródeł zysków i strat prowadzące do utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa 4. Brak zagwarantowania powiązań poszczególnych procesów biznesowych, tworzenie procesów oderwanych, nie tworzących wartości dodanej 5. Pozbawienie firmy środowiska informacyjnego, brak jego identyfikacji

12 Przyczyny upadku (dogorywania) MŚP 6. Oderwanie firmy od klienta poprzez brak identyfikacji klientów i ich potrzeb 7. Brak wiedzy i narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie 8. Niewłaściwe wykorzystanie zasobów ludzkich, sprzętowych i programowych (Informatyka na końcu) Środowisko biznesowe OTOCZENIE INFORMACYJNE określa cele, zadania i oczekiwania biznesowe generuje pytania i zadania wsparcie Rozwiązywane przez systemy informatyczne

13 Koncepcja biznesowa tworzy platformę obsługiwaną przez dostosowane do niej środowisko informatyczne Systemy Informatyczne w Zarządzaniu Potrzeby i oczekiwania MŚP źródło pierwotne OTOCZENIE INFORMACYJNE środowisko biznesowe miejsce powstawania pytań i zadań źródło wtórne środowisko informatyczne Miejsce wsparcia tworzące odpowiedzi na pytania Punktem wyjścia poprzedzającym wyposażenie MŚP w rozwiązania informatyczne powinno być opracowanie precyzyjnej koncepcji biznesowej, uwzględniającej niezbędne środowisko informacyjne

14 Potrzeby i oczekiwania MŚP Czynniki strategiczne warunkujące skuteczną informatyzację Obszar relacji biznesowych W praktyce obszary przenikają się na różnych poziomach tworząc wzajemne powiązania obszarów Obszar relacji informacyjnych Obszar Infrastruktury informatycznej Uwaga! czynniki wtórne często są elementami istotnie ograniczającymi informatyzację firmy nadrzędność obszaru relacji biznesowych

15 Powiązanie czynników informatyzacji MŚP Obszar relacji biznesowych otoczenie informacyjne Zarząd funkcja lub proces obszar infrastruktury informatycznej obszar relacji informacyjnych funkcja lub proces funkcja lub proces - Inicjujące działania obszarów biznesowych zasilanie obszaru relacji informacyjnych dalej pośrednio kanałami relacji biznesowych lub bezpośrednio do obszaru infrastruktury informatycznej która z kolei zasila obszar biznesowy kończąc cykl przepływu informacji

16 Strategia informatyzacji MŚP (Obszar relacji biznesowych) 1. Zdefiniowanie misji i przełożenie jej na cele i zadania firmy 2. Spójność relacji biznesowych w firmie umiejętność sporządzania biznesplanów racjonalne i efektywne planowanie działań zbilansowanych w zakresie zasobów materiałowych, finansowych i ludzkich, przeprowadzenie pełnej analizy rynku i płynących stąd zagrożeń i szans, przeprowadzenie analizy finansowo-ekonomicznej dla dłuższych horyzontów czasowych dla pozyskania środków finansowych. umiejętność zarządzania przedsięwzięciami (projektami) prawidłowe określenie celu, zakresu i metodologii planowania przedsięwzięcia, kierowania zespołem projektowym i przepływem informacji. Planować i analizować ryzyko, zarządzać zmianami i kontrolować postępy prac Nie wystarczy postawienie komputera z wgranym pakietem MS Projekt!!

17 Strategia informatyzacji MŚP (Obszar relacji informacyjnych) Obszar ten dotyczy zasilania kanałów wewnętrznych i zewnętrznych gwarantujących szeroko rozumiany przepływ informacji gospodarczej przedsiębiorstwa, spełniający wymogi: informacja o systemach, procesach i zjawiskach zachodzących w przedsiębiorstwie i otoczeniu informacja służąca podejmowaniu decyzji gospodarczych, wykorzystywana w sterowaniu procesami lub funkcjami realizowanymi w przedsiębiorstwie informacja obiegająca w przedsiębiorstwie i otoczeniu zewnętrznym, niezbędna do funkcjonowania i istnienia przedsiębiorstwa informacja powodująca określone skutki ekonomiczne Reasumując: dla przedsiębiorstwa powinien być stworzony system informacyjny, rozumiany jako zbiór powiązanych procesów informacyjnych, wyspecyfikowanych i opisanych w oparciu o przyjęte kryteria

18 Strategia informatyzacji MŚP (Obszar infrastruktury informatycznej) 1. Zależna od wielkości firmy w wielu przedsiębiorstwach niewystarczająca lub nadmiarowa 2. Dla firm najmniejszych najczęściej brak infrastruktury informatycznej (jedna do kilku osób stąd rozwiązania cząstkowe brak perspektywy rozwoju firmy rodzinne) 3. Jedynym sensownym rozwiązaniem dla MŚP jest wybranie skalowalnej, w pełni zintegrowanej aplikacji dostosowanej do bieżących potrzeb, ale umożliwiającej w miarę rozwoju firmy i jej potrzeb dołączanie wszystkich nowych funkcjonalności i wszystkich nowych użytkowników

19 Od firmy tradycyjnej do RTE (Real-Time Enterprise) RTE wymaga narzędzi IT do zarządzania w czasie rzeczywistym - przekształcaj kapitał finansowy w kompetencje organizacji -kreuj nowe strategie biznesowe stymulowane czynnikami wewnętrznymi lub zew. -zmieniaj idee w rzeczywiste produkty i usługi -generuj efektywne reakcje na zagrożenia zewnętrzne firmy -wyznaczaj cele organizacji dla: ludzi, umiejętności, struktury pracy -wykorzystaj informację (raporty, analizy, dane) w działaniu -zamawiaj i płać: kontroluj łańcuchy dostaw, dokonuj selekcji dostawców -sprzedawaj i inkasuj gotówkę skracaj maksymalnie cykle rozliczeniowe -wyznaczaj wartości wewnętrzne działalności, dbaj o procesy planowania -kreuj popyt na usługi, dbaj o taktykę marketingu, pozyskiwanie klientów i kampanie promocyjne

20 Cele wdrożenia CRM (Client Resources Management) (Costumer Relationship Management) CRM filozofia działania firmy (strategia) systematyzacja opracowań rynkowych (klient baza danych) Pozyskiwanie nowych klientów i wzmocnienie więzi z już zdobytymi Wzrost efektywności sprzedaży Skrócenie czasu reakcji (szybsze reagowanie na zlecenia i zapytania) Zintegrowane dalsze przetwarzanie raz zdobytych danych - logistyka Sukces wdrożenia CRM Akceptacja przez wszystkich użytkowników, a zwłaszcza osoby biorące udział w kontaktach bezpośrednich to przecież przede wszystkim system wspomagania pracy naszych pracowników

21 Rozwór ZSI Formułowanie i wdrażanie strategii działania przedsiębiorstwa łącznie ze strategią rozwoju informatycznego wspomagania koniec lat 80 Opracowanie metodologii łączenia tych dwóch strategii z uwzględnieniem na poziomie strategicznym elementów: misja i produkty P, rynki, klienci analiza otoczenia - koncepcja pięciu sił Portera analiza potencjału firmy w tym informatycznego analiza technologii informatycznej Obejmuje analizę misji, monitorowanie otoczenia i analizę potencjału wewnętrznego w kontekście informatycznego wspomagania zarządzania procedura łączonego formułowania strategii przedsiębiorstwa i technologii informatycznej Analiza SWOT (Strengths Weaknesses Opportunities Threats mocne strony obiektu, słabe strony obiektu, szanse w otoczeniu, zagrożenia w otoczeniu)

22 Źródło [5] Analiza SWOT badanie otoczenia szanse i zagrożenia misja przedsiębiorstwa (Strengths Weaknesses Opportunities Threats) Badanie przedsiębiorstwa (mocne i słabe strony) wiedza o rynku trendy technologiczne szczegółowa struktura łańcucha wartości działania strategiczne Strategia rozwoju przedsiębiorstwa Strategia informatyzacji

23 Zadania systemów informatycznego zarządzania (SIZ) Istota: rozwiązanie organizacyjno-sprzętowo-programowe Wspomaganie procesów zarządzania przedsiębiorstwem rozumianego jako wieloetapowy sekwencyjny proces podejmowania decyzji Gwałtowny rozwój SIZ ich właściwości strukturalnych i funkcjonalnych, stymulowany rozwojem metod i środków technicznych informatyki wykształcił grupy systemów klasyfikowanych wg: problemów zastosowania człowiek i jego otoczenie rodzaj użytkowników (centralni, terenowi ) zakres realizowanych funkcji (planistyczne, ewidencyjne, rozliczeniowe) rodzaju i rozmieszczenia sprzętu komputerowego technologii przetwarzania danych (klasyczne zbiory, bazy danych)

24 Rozwój systemów informatycznego zarządzania (SIZ) Ewolucyjny charakter taki jak zagadnień informatyzacji systemy ewidencyjno transakcyjne - lata 60 systemy informacyjno-decyzyjne - lata 70 systemy wspomagania decyzji - lata 80 systemy eksperckie - lata 90 systemy sztucznej inteligencji - lata roku 2000 zintegrowane systemy informatyczne - lata roku 2000