Szczegóły usługi: W ramach udziału w imprezach targowych wykonawca zobowiązuje się do następujących działań:

Transkrypt

1 Wieliczka, UKSW/XXXVIII/ 2 /2013 POLEXPO Exhibitions Sp. z o.o. ul. Słoneczna Michałowice biuro@polexpo.pl Bartosz Baronowski (22) ZAPYTANIE OFERTOWE NA REALIZACJĘ DZIAŁAŃ W RAMACH Branżowego programu promocji branży turystyki medycznej Tytuł projektu: Promocja Turystyki Medycznej w Kopalni Soli Wieliczka na rynkach międzynarodowych. Kopalnia Soli Wieliczka Trasa Turystyczna sp. z o.o. (Uzdrowisko Kopalnia Soli Wieliczka ) uzyskała dofinansowanie z Unii Europejskiej projektu pn. Promocja Turystyki Medycznej w Kopalni Soli Wieliczka na rynkach międzynarodowych. w ramach Poddziałania Wsparcie udziału przedsiębiorców w programach promocji PO IG W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o przedstawienie oferty na realizację następujących działań w ramach projektu współfinansowanego ze środków unijnych: TARGI Zorganizowanie przez wykonawcę udziału w następujących imprezach targowo-wystawienniczych: a) International Medical Travel Exhibition and Conference 2013 (IMTEC 2013) w Monaco, b) Destination Health. The Health & Medical Tourism Show 2013 w Londynie, Wielka Brytania, c) World Medical Tourism Global Healthcare Congress 2013 w Las Vegas, U.S.A. Szczegóły usługi: W ramach udziału w imprezach targowych wykonawca zobowiązuje się do następujących działań:

2 1. Wynajem powierzchni i zabudowy wystawienniczej (najem dla Wnioskodawcy powierzchni wystawienniczej o wielkości niezbędnej do indywidualnej prezentacji jego potencjału eksportowego (min 9 m 2 ); zaprojektowanie i wykonanie we współpracy zabudowy stoiska (stand, zabudowa, tablica z nazwą) oraz zapewnienie niezbędnego wyposażenia stoiska tj.: prąd, woda, TV, wykładzina, stolik, krzesła, internet, materiały zgodne z normą EN , zapewnienie utrzymania i obsługi technicznej stoiska, dokonanie czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska w celu transportu i montażu stoiska, zapewnienie ubezpieczenia stoiska; wykonanie demontażu stoiska; ubezpieczenie stoiska). 2. Kompleksową organizację przez Wykonawcę uczestnictwa przedsiębiorców w każdych targach w zakresie opracowania projektu stoisk poprzez: a. zaprojektowanie i wykonanie zabudowy stoisk o wielkości niezbędnej do prezentacji potencjału eksportowego uczestnika targów. Na stoisku przewiduje się prowadzenie prezentacji produktów ekspozycyjnych oraz materiałów informacyjnych. Projekt stanowiska powinien być opracowany we współpracy z przedsiębiorcą; b. zapewnienie o ile jest taka techniczna możliwość, dostępu do bezprzewodowego Internetu na każdym z stoisku dla wystawców stoiska (przedsiębiorców), bądź jeżeli Internet bezprzewodowy jest niedostępny dostępu do Internetu stacjonarnego za pośrednictwem routera Wi-Fi; c. zapewnienie utrzymania i obsługi technicznej stoisk poprzez zapewnienie sprawności urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stanowiska, niezwłoczne usuwanie wszystkich wad i usterek itp., przez cały czas trwania targów oraz bieżące utrzymanie czystości i estetyki stoiska; d. dokonanie czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska w celu transportu oraz montażu stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem targów). Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej powinien w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem stoiska; e. zapewnienie ubezpieczenia każdego stoiska od odpowiedzialności cywilnej na kwotę ,00 PLN, od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów. Okres ubezpieczenia powinien się rozpoczynać od momentu wejścia ekipy montującej stoisko do całkowitego zakończenia demontażu stoiska. Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca przedłoży odpowiedni dokument ubezpieczenia OC do wglądu; f. wykonanie demontażu stoisk zgodnie z warunkami organizatora targów w miejscu odbywania się targów; g. zapewnienie przy projektowaniu stoiska, dostawie elementów stoiska oraz przy jego montażu stosowania warunków technicznych dla wystawców podczas targów, w szczególności Wykonawca zobowiązany jest stosować materiały zgodne z normą EN oraz normami wymienionymi w warunkach technicznych dla wystawców; h. Zobowiązanie się do stosowania przepisów uwzględnionych przez organizatora targów w instrukcji bezpieczeństwa wystawcy i zgłoszenia faktu montażu stoiska organizatorowi wraz z działaniami towarzyszącymi na pliku instalacyjnym. 3. Zapewnienie opłaty rejestracyjnej dla przedsiębiorców, wpisu przedsiębiorców do katalogu targowego, karty wystawcy dla przedsiębiorców. 4. Zapewnienie reklamy w mediach targowych tj. :wpis do katalogu towarowego, logo na www targowym i broszurze oraz reklama w formacie A5, promocja na miejscu, mailing do uczestników przed i po imprezie, wejściówki na imprezę 5. Zakwaterowania dla przedstawicieli przedsiębiorców (proszę podać warunki dla 1 oraz dla 2 uczestników) w okresie nie dłuższym niż dwa dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po dniu zakończenia działań promujących.

3 6. Zapewnienie transportu dla przedstawicieli przedsiębiorców do miejsca odbywania się targów (Polska-dany kraj-polska)proszę podać warunki dla 1 oraz dla 2 uczestników) 7. Zapewnienie transportu dla 2 przedstawicieli przedsiębiorców na terenie miasta, w którym odbywają się targi. MISJE Zorganizowanie przez Wykonawcę po jednej (1) misji gospodarczej do każdego z następujących krajów w 2013 roku: USA- październik, Niemcy- listopad. 1. Organizacja misji obejmuje w szczególności: a. zorganizowanie dla uczestników misji noclegu w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym (proszę podać warunki dla 1 oraz dla 2 uczestników) w okresie nie dłuższym niż 1 dzień przed rozpoczęciem misji i 1 dzień po zakończeniu. b. zakup biletów lotniczych dla uczestników (proszę podać warunki dla 1 oraz dla 2 uczestników) c. zarezerwowanie usług transportowych dla uczestników. Firma transportowa wybrana przez Wykonawcę musi dysponować pojazdem wyposażonym w klimatyzację i miejsce na bagaż. Pojazd musi pozostawać w dyspozycji uczestników misji od momentu ich przyjazdu do momentu ich wyjazdu d. zorganizowanie transportu materiałów promocyjnych, na które będą składały się ulotki i foldery reklamowe, zapewniającego dostarczenie ich na miejsce przed rozpoczęciem misji e. przygotowanie udziału w imprezie poprzez spełnienie wszystkich niezbędnych wymagań formalnych stawianych przez organizatora imprezy dotyczących rejestracji i uczestnictwa przedstawicieli przedsiębiorców imprezie (np. wypełnienie i wystawienie zgłoszeń, zapisy na wskazane sesje podczas imprezy, itp.) f. zorganizowanie minimum jednego (1) spotkania matchmakingowego z przedstawicielami środowisk medycznych. Spotkania odbędą się w dniach, w których uczestnicy misji nie będą brali udziału w innym działaniu promującym. Powyższe spotkania będą odbywały się według następujących zasad: 2. Wykonawca wyszuka co najmniej po dwóch (2) potencjalnych partnerów gospodarczych zainteresowanych współpracą z przedsiębiorcą 3. Wykonawca zapewni miejsce do odbycia spotkań. SZKOLENIA 1. Zorganizowanie przez wykonawcę dwudniowego szkolenia w roku 2013 dla 1 przedstawiciela Zamawiającego zakresu obsługi klienta i komunikacji z nim. Szkolenie powinno obejmuje minimum szesnaście (16) godzin szkoleniowych. W ramach organizacji szkolenia Wykonawca zobowiązany jest do: a. Opracowania autorskiego programu szkolenia z uwzględnieniem specyfiki grupy docelowej oraz jego realizację; szkolenie będzie prowadzone w formie

4 interaktywnego treningu umiejętności praktycznych z danego obszaru z dobrą podbudową teoretyczną. Stosowane będą takie formy nauczania jak: wywiady, analizy przypadków, symulacje, ćwiczenia, demonstracje i prezentacje, testy, ankiety oraz dyskusje kierowane. b. Opracowania, zakupu identyfikatorów oraz materiałów informacyjnych dla uczestników c. Zapewnienia cateringu podczas szkolenia, obejmującego: i. Dwie przerwy kawowe każda w formie otwartego bufetu. Podczas przerw powinny być udostępnione: napoje gorące (kawa, herbata) i zimne (woda gazowana i nie gazowana minimum trzy rodzaje soków), mleko, cukier, ciastka kruche oraz wyroby cukiernicze (ciasta i rogaliki francuskie) ii. Dwudaniowy lunch (w każdym dniu trwania szkolenia) w formie otwartego bufetu, serwowanego w pomieszczeniu znajdującym się w pobliżu Sali wykładowej, w tym samym budynku. Lunch w formie otwartego bufetu powinien obejmować: dwa rodzaje zup, dwa rodzaje dań mięsnych, jedno danie jarskie, dwa rodzaje dodatków skroniowych, minimum dwa rodzaje sałatek, gotowane jarzyny oraz owoce. W trakcie lunchu powinny być serwowane napoje zimne i gorące zgodnie z opisem przedstawionym dla przerw kawowych. iii. Zapewnienie minimum dwóch (2) osób, które poprowadzą szkolenie, posiadających minimum 3-letnie doświadczenie na stanowisku wykładowcy i/lub trenera, które uczestniczyły w realizacji minimum trzech (3) szkoleń z zakresu marketingu i promocji na rynkach zagranicznych oraz obsługi pacjenta, jak również komunikacji z nim w przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność z zakresu turystyki medycznej. iv. Zapewnienia obsługi szkolenia, obejmującej rejestrację uczestników szkolenia, potwierdzenie delegacji służbowych, dystrybucję materiałów informacyjnych i identyfikatorów nadzorowanie prawidłowego działania sprzętu multimedialnego obsługującego szkolenia oraz prawidłowej obsługi kolacji, przerw kawowych i przerw obiadowych.

5 PROCEDURA WYBORU WYKONAWCÓW: Oferty w których zawarte będą: cena + VAT oraz informację nt. doświadczenia w organizacji podobnych przedsięwzięć prosimy składać w formie na adres: beata.cieciel@kopalnia.pl, najpóźniej do dnia 15 lutego 2013 r. do godziny: 12:00. Kryteria jakimi będziemy kierować się przy obiektywnym porównaniu ofert 1).Cena (70 pkt) 2)Doświadczenie (30 pkt) Ocena łączna stanowi sumę punktów uzyskanych w ramach ww. kryteriów. Ostateczna ocena badanej oferty jest sumą ocen częściowych poszczególnych kryteriów wg następuj ącego wzoru: K = D + C gdzie: K ocena końcowa oferty, D ocena doświadczenia (Targi+Misje+Szkolenia) C ocena ceny całkowitej oferty Oferta o najwyższej ocenie K uznana zostanie za najkorzystniejszą. Przyznawanie ilości punktów poszczególnym ofertom odbywać się będzie wg następujących zasad: D - Ocena doświadczenia. Wykonawca może otrzymać maksymalnie 30 pkt z czego: a. Za zorganizowanie każdego wyjazdu na targi zagraniczne polskiej firmie-1 pkt. ale w sumie nie więcej niż 10 pkt (Wykonawca podaje liczbę targów, na które w okresie zorganizował wyjazd) b. Za zorganizowanie każdego wyjazdu na zagraniczne misję gospodarczą polskiej firmie- 1 pkt, ale w sumie nie więcej niż 10 pkt (Wykonawca podaje liczbę misji, na które w okresie zorganizował wyjazd) c. Za zorganizowanie każdego szkolenia polskiej firmie- 0,5 pkt, ale w sumie nie więcej niż 10 pkt (Wykonawca podaje liczbę szkoleń które zorganizował w okresie )

6 C - Cena oferty Wykonawca może otrzymać maksymalnie 70 pkt z czego: 70 pkt uzyska Wykonawca, który przedstawi najniższą cennę netto za całość zamówienia (3 moduły: targi+misje+szkolenia), 60 pkt uzyska Wykonawca, który przedstawi drugą najniższą cennę netto za całość zamówienia (3 moduły: targi+misje+szkolenia), 50 pkt uzyska Wykonawca, który przedstawi trzecią najniższą cennę netto za całość zamówienia (3 moduły: targi+misje+szkolenia), Udzielenie zamówienia; Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą w świetle opisanych powyżej kryteriów oceny ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny oraz do wystą pienia do Oferenta z zapytaniem dotyczącym dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnie ń. Wybrany wykonawca będzie zobowiązany do zawarcia umowy zgodnie z wzorem z załącznika nr 1