Zapytanie ofertowe nr 3/WS/BdR - MBE/03/13

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe nr 3/WS/BdR - MBE/03/13 dotyczące wynajmu sali na szkolenia i warsztaty w ramach projektu Bioenergia dla Regionu Manager Budownictwa Energooszczędnego na podstawie umowy nr UDA-POKL /11-00 o dofinansowanie I. Wiadomości ogólne o projekcie Projekt Bioenergia dla Regionu Manager Budownictwa Energooszczędnego realizowany jest przez Stowarzyszenie pod nazwą Centrum Badań i Innowacji Pro-Akademia. Głównym celem projektu jest podniesienie i dostosowanie kwalifikacji i umiejętności pracujących osób dorosłych z województwa łódzkiego do potrzeb regionalnej gospodarki w zakresie budownictwa energooszczędnego i zastosowania OZE, z wykorzystaniem nowoczesnej metodologii andragogiki i e-learningu. Grupą docelową projektu jest 200 pracujących osób dorosłych. Projekt realizowany jest w terminie od do II. Zamawiający: Stowarzyszenie Centrum Badań i Innowacji Pro-Akademia, z siedzibą w Łodzi, Łódż, ul. Piotrkowska 238, wpisane do rejestru przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , REGON: , NIP: III. Przedmiot zamówienia: 1. Wynajem sali szkoleniowej o standardzie szczegółowo opisanym w punkcie IV.2.1. zapytania ofertowego, na szkolenia i warsztaty dla max.4 grup uczestników 1.1. Szkolenia będą odbywały się w dni robocze w godz. 16:45 20:00, zaś warsztaty w weekendy w godz.9:00-16: Ogólna liczba godzin wynajęcia sali na szkolenia dla jednej grupy wynosi 84h, zaś na warsztaty- 32h 2. Szczegóły dotyczące terminów wynajęcia sali znajduja się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej zmiany terminów szkoleń/warsztatów. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby godzin wynajęcia sal na szkolenia/warsztaty w przypadku nie zebrania się grupy szkoleniowej. 4. Zapytanie dotyczy całościowego zamówienia na wynajem sali, które może być realizowane przez 1 Oferenta 5. Oznaczenie kodu Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): CPV Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne IV. Warunki zamówienia 1. Termin wykonania usługi: Zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, z uwzględnieniem zastrzeżen opisanych w pkt. III podpunkt 2 i 3 2. Standardy dotyczące wynajmu sali szkoleniowej: 2.1. Sala do przeprowadzenia szkoleń i warsztatów, którą zapewni Oferent powinna: a) spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy, akustyczne oraz oświetleniowe (dostęp do światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie,pisanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej. Sala nie może znajdować się w suterenie, w podpiwniczeniu ani na poddaszu; b) posiadać nieograniczony dostęp do zaplecza sanitarnego w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej;

2 c) być ogrzewana w okresie zimowym; d) być wyposażona w odpowiednią liczbę krzeseł i stołów ustawionych w podkowę (min. na 23 uczestników + ekspert); e) być wyposażona w projektor multimedialny, laptop, ekran do rzutnika, flipchart, flamastry; f) być wyposażona w komputer stacjonarny/ lub laptop dla każdego uczestnika szkolenia (zajęcia z wykorzystaniem komputera dla 1 grupy- 12 godz. ); g) być dostępna w terminach i godzinach określonych w załączniku nr 1; h) być zamykana na klucz podczas przerw; i) być wyposażona w wieszaki na odzież wierzchnią uczestników szkolenia/warsztatów; j) mieć dostęp do bezpłatnego internetu wi-fi; k) mieć powierzchnię nie mniejszą niż 40 m2; l) posiadać miejsce na umieszczenie serwisu kawowego (2 duże stoły); m) posiadać miejsce na oznakowania i oplakatowania pomieszczenia, zgodnie z wytycznymi realizacji projektów POKL oraz postawienie banera informacyjnego, który zostanie dostarczony przez Zamawiającego Miejsce położenia sali szkoleniowej : Łódż Centrum, w odległości nie większej niż 250 m od przystanku komunikacji miejskiej Oferent powinien zapewnić bezpłatne miejsca parkingowe dla min 30 samochodów uczestników projektu, w odległości nie większej niż 50 m od budynku, w których znajdują się sale szkoleniowe Budynek wraz z salami szkoleniowymi powinien być przystosowany dla osób niepełnosprawnych, w tym poruszających się na wózkach inwalidzkich (sale szkoleniowe na parterze z podjazdem lub na piętrze z windą o wielkości pozwalającej na swobodne poruszanie się wózka inwalidzkiego) 2.5. Oferent powinien dysponować min. 2 salami szkoleniowymi odpowiadającymi standardom wymienionym w pkt , udostępnianymi Zamawiającemu w tym samym czasie Oferent powinien zapewnić dodatkową salę przeznaczona na lunch dla uczestników, wyposażoną w krzesła i stoły dla min. 43 uczestników 3. Na potwierdzenie spełnienia warunków, wymienionych w pkt IV 2 zapytania ofertowego Oferent przekłada oświadczenie (załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego).w razie niespełnienia któregokolwiek z warunków określonych w pkt. IV. 2 oferta złożona przez Oferenta podlegać będzie odrzuceniu bez badania ceny złożonej oferty. 4. Oferent zobowiązuje się: 4.1. Zapewnić miejsce zamykane na klucz w celu przechowywania dokumentacji szkoleniowej (dzienniki zajęć i listy obecności oraz materiałów szkoleniowych) Ponoszenia, w ramach opłat za wynajem sali, kosztów energii elektrycznej, ogrzewania, dostaw wody i odprowadzania ścieków oraz utrzymania czystości i porządku w pomieszczeniach, z których korzystają uczestnicy szkolenia/warsztatów Zapewnić interwencję osobistą w ciągu maksymalnie 15 min. od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek problemów z salą W przypadku problemów z urządzeniami niezbędnymi dla przeprowadzenia szkoleń dostarczyć w ciągu maksymalnie 15 min. od momentu zgłoszenia, urządzeń i sprzętów wolnych od wad jako zamienniki niesprawnego sprzętu będącego na wyposażeniu sali 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej zaoferowanych przez Oferenta sal celem sprawdzenia wymogów, opisanych w pkt.2. W razie zamiaru wykonania wizji Oferent ma obowiązek umożliwienia Zamawiajacemu jej dokonania. W razie

3 uniemożliwienia zamawiającemu sprawdzenia jakości sal, bądź niespełnienia opisanych wymogów przez Oferenta, oferta ulega odrzuceniu. 6. Wynajem sali będzie realizowany na podstawie umowy najmu. 7. Ustalona stawka za godzinę szkolenia/warsztatu nie może ulec zmianie w trakcie trwania umowy najmu. V. Opis sposobu dokonywania oceny złożonej oferty i sposobu wyboru oferty najkorzystniejszej 1. Zamawiający dokonuje oceny spełnienia warunków określonych w pkt. IV.2 zgodnie ze złożonym przez Oferenta oświadczeniem wg. załącznika nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Ocena dokonywana jest metodą SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA. W razie niespełnienia któregokolwiek z warunków określonych w pkt. IV.2. i oceny końcowej NIE SPEŁNIA, oferta nie podlega badaniu w zakresie wskazanej przez Oferenta ceny i podlega odrzuceniu. 2. Wybór oferty najkorzystniejszej spośród ofert spełniających warunki określone w pkt. IV. 2. następuje w oparciu o kryterium : Cena za wynajem sali szkoleniowej 100 % Sposób przyznawania wag punktowych Punkty za cenę będą obliczane według następującego wzoru Najniższa cena brutto oferty wynajmu sali w postępowaniu Cx = x 100 Cena brutto oferty danego oferenta Uwagi: Oferent w podanej cenie powinien uwzględnić wartość brutto za wynajem sali wraz z wyposażeniem i zapewnieniem dodatkowej sali, przeznaczonej na lunch dla uczestników projektu. Zamawiający ma przyznane we wniosku o dofinansowanie projektu skalkulowane koszty na poziomie brutto za cały okres trwania projektu. Ewentualne zmiany stawki podatku VAT muszą być wliczone przez Oferenta w cenie brutto, która nie może ulec zmianie przez cały okres trwania projektu. W przypadku uzyskania przez dwóch lub więcej Oferentów takiej samej ilości punktów, z Oferentami zostaną przeprowadzone negocjacje. VI. Sposób przygotowania oferty 1. Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z Formularzem ofertowym (Załącznik nr 2) do Zapytania ofertowego. 2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 3. Oferta powinna być podpisana przez Oferenta lub osobę upoważnioną do podpisania oferty. 4. Oferent może złożyć tylko 1 ofertę. 5. Złożenie oferty niepoprawnej formalnie (bez podania ceny brutto, na innym niż wskazany w zapytaniu ofertowym formularzu, nie wypełnionej we wszystkich częściach formularza ofertowego, nie odpowiadającej specyfice określonej w pkt.iv. 2, etc) skutkować będzie odrzuceniem oferty 6. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz ich uzupełnienia. 7. Do oferty Oferent dołącza wymagane załączniki do zapytania ofertowego (załącznik nr 2 i załącznik nr 3) oraz dokumenty poświadczające statut firmy (aktualny KRS, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej)

4 VII. Miejsce i termin składania ofert. 1. Termin składania ofert upływa roku o godz. 13:00 (liczy się data i godzina otrzymania). Oferty otrzymane po terminie nie będą podlegały ocenie. 2. Sposób składania ofert Oferty należy przesłać w wersji elektronicznej (scan opieczętowanych i podpisanych dokumentów) na adres: stojan@proakademia.eu lub papierowej na adres: Centrum Badań i Innowacji Pro-Akademia, Łódź, ul. Piotrkowska 238 z dopiskiem: Zapytanie ofertowe nr 3/WS/BdR - MBE/03/13 VIII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Oferentami oraz wskazanie osoby uprawnionej do porozumiewania się z Oferentami. Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści zawartych w niniejszym zapytaniu. Zamawiający udzieli wyjaśnień wszystkim zainteresowanym drogą elektroniczną, pod warunkiem, że prośba o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do zamawiającego nie później niż do dnia r. do godz. 16:00. Zamawiający będzie udzielał odpowiedzi drogą elektroniczną na wpływające zapytanie w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania zapytania. Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Oferentami jest Monika Stojan, specjalista ds.rekrutacji, monitoringu i ewaluacji, stojan@proakademia.eu w godzinach 8:00-16:00 od poniedziałku do piątku IX. Tryb i termin ogłoszenia wyników zapytania ofertowego Ogłoszenie wyników zapytania ofertowego nastąpi w dniu r. na stronie internetowej Zamawiającego X. Zakres wykluczenia Oferentów z udziału w postępowaniu ofertowym Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważniającymi do zaciągania zobowiązań, w imieniu Zamawiającego lub osób wykonujących w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spólki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnienia funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli XI. Warunki udziału w postepowaniu 1. Oferent ubiegający się o zamówienie musi dysponować salami szkoleniowymi odpowiadającymi standardom określonym w części IV zapytania ofertowego(pkt. 2) 2. Nie jest dopuszczalne składanie ofert przez agencje czy pośredników, nie posiadających bezpośredniego prawa do dysponowania wskazanymi w ofercie salami szkoleniowymi. 3. Oferenci ubiegający się o zamówienie zobowiązani są do wskazania w ofercie miejsca, w którym realizowana będzie usługa objęta zapytaniem ofertowym. XII. Procedura odwoławcza: Nie przewidziano procedury odwoławczej Jednocześnie informujemy, że: 1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz z późn. zm.). 2. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu Zasad Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

5 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od zawarcia umowy z Oferentem, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, jeżeli cena oferty będzie przewyższała kwotę, którą zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, zgodnie z budżetem projektu. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postepowania bez podawania przyczyny. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. O dokonanych zmianach Zamawiający poinformuje niezwłocznie wszystkich Oferentów, do których zostało wystosowane zapytanie ofertowe. O dokonanych zmianach Zamawiajcy poinformuje również na stronie internetowej. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, danych, informacji. 7. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, co do których wskutek sprawdzenia wiarygodności ofert poweźmie informacje o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, co do której zachodzi podejrzenie nisko rażącej ceny. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji ze wszystkimi oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu niniejszego zapytania. 11. Zamawiający nie zwraca kosztów przygotowania oferty dla celów niniejszego Zapytania ofertowego 12. Nie odsyłamy nadesłanych ofert 13. Zapytanie ofertowe zostało umieszczone na stronie Zamawiającego w dniu r. Załączniki: Załącznik nr 1 Harmonogram szkoleń i warsztatów Załącznik nr 2 Formularz ofertowy Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku wykluczenia