ZAPYTANIE OFERTOWE. dotyczące:

Transkrypt

1 Gdańsk, r. ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące: utworzenia strony www europejskiej konferencji CompNanoTox2015 wraz z opcjonalną aplikacją do rejestracji on-line uczestników konferencji oraz także z opcjonalną aplikacją do rejestracji abstraktów naukowych, pobierającą abstrakty i wklejającą je bezpośrednio do formatki książki abstraktów Zamówienie jest realizowane w ramach projektu NanoPUZZLES, (zwanego dalej Projektem), finansowanego ze środków 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej. I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO 1. InnoBaltica Spółka z o.o. Tel.: Fax: innobaltica@innobaltica.eu 2. Osobami uprawnionymi do kontaktów z oferentami jest: Katarzyna Dembowska oraz Joanna Leliwa InnoBaltica Sp. z o. o., k.dembowska@innobaltica.eu; j.leliwa@innobaltica.eu tel II. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Zamówienie zostanie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania trybów ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Zapytanie ofertowe zostało przesłane do minimum 3 potencjalnych oferentów oraz upublicznione na stronie internetowej Zamawiającego. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Zamówienie obejmuje utworzenie strony www konferencji CompNanoTox2015 w języku angielskim, wraz z opcjonalną funkcjonalnością aplikacji do rejestracji on-line uczestników konferencji, a także z opcjonalną aplikacją do rejestracji abstraktów naukowych, która będzie

2 automatycznie wklejała zarejestrowane przez uczestników konferencji abstrakty w formatkę książki abstraktów; w szczególności zamówienie obejmuje: a) Wykonanie i instalacja na serwerze docelowym strony www konferencji, wraz z wprowadzeniem z góry ustalonej treści, w oparciu o ustaloną formę wizualną, graficzną i następującą strukturę informacji: A. Główna strona w stylu "one pager" z górnym menu podzielonym na następujące sekcje: Welcome (ekran powitalny z najważniejszymi informacjami) Organisation Venue Programme Registration & Abstracts Accommodation Transportation Contact us z mapą wydarzenia B. Podstrony, tak jak wymieniono wyżej, strona z rejestracją, panel administracyjny z dostępem do systemu zarządzania treścią i rejestracji uczestników. C. Opcjonalnie: wdrożenie systemu rejestracji uczestników zdolnego do zbierania informacji o gościach (m.in. imię, nazwisko, firma/instytucja, kontakt), drukowanie listy uczestników, opcjonalnie rozesłanie i z przypomnieniem o terminach, a także D. Opcjonalne wdrożenie systemu rejestracji zgłaszanych abstraktów konferencyjnych, z automatycznym systemem ich wklejania do stworzonej (także w ramach tego zamówienia) formatki książki abstraktów (format do uzgodnienia z Zamawiającym); E. Zastosowanie systemu zarządzania treścią (CMS) Wordpress. Informacje dodatkowe: 2. Przebieg usługi: Wyznaczenie i opieka osób odpowiedzialnych ze strony Oferenta za kontakt i współpracę z Zamawiającym; Wykonawca złoży min. 2 propozycje projektów przedmiotu zamówienia do wyboru przez Zamawiającego; Jeżeli żaden z projektów nie spełni wymagań Zamawiającego, Wykonawca dostarczy 2 nowe projekty do wyboru Zamawiającego; Zamawiający będzie miał prawo do zgłaszania ewentualnych uwag do projektu, a gdy te wystąpią, Wykonawca naniesie je do projektu; Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia treści do wypełnienia strony.

3 3. KOD PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA w oparciu o Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi internetowe IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Realizacja zamówienia nastąpi w okresie: 24 lipca 14 sierpnia 2015 r. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Oferent ubiegający się o przedmiotowe zamówienie musi spełniać wszystkie niżej wymienione warunki: a. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień (ocena na podstawie złożonego Oświadczenia wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego), b. Dysponuje potencjałem i zasobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia (ocena na podstawie złożonego Oświadczenia wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego) c. Oferent posiada pięcioletnie doświadczenie w zakresie tworzenia stron internetowych, zaprojektował i zrealizował minimum 15 projektów stron internetowych, w tym min. 3 usługi o wartości min. 5 tys. złotych. d. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia (ocena na podstawie złożonego Oświadczenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego). Ocena spełnienia w/w warunków odbędzie się poprzez analizę i ocenę treści oferty i dokumentów dostarczonych przez Oferenta, metodą SPEŁNIA/ NIE SPEŁNIA. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poproszenia Oferentów o złożenie dodatkowych dokumentów, potwierdzających spełnienie w/w warunków, na co wyznaczy maksymalny termin roboczy. Oferent, który nie spełni któregokolwiek z w/w warunków zostanie odrzucony w postępowaniu. 2. Wykluczenia: Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

4 d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oferent jest zobowiązany dołączyć do składanej oferty podpisane oświadczenie wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. VI. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT Oferty będą podlegały ocenie zgodnie z przyjętymi kryteriami. Kryterium - Cena netto całego zamówienia (+ VAT) - waga 100 % oferty będą ocenione zgodnie ze wzorem: Liczba punktów = cena najniższa / ceny oferty badanej x 100% Do porównania ofert będzie brana pod uwagę cena całego zamówienia netto (+ VAT). Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w wyniku oceny otrzyma największą liczbę punktów. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy składać w formie pisemnej w języku polskim. 2. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej: pełną nazwę oferenta, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu oraz numer NIP, informacje dotyczące zamówienia - opis nawiązujący do cech wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym, cenę oferty (wyrażoną w PLN, którą kupujący jest obowiązany zapłacić wykonawcy za przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem podatku od towarów i usług VAT). Istotne jest, aby cena uwzględniała wykonanie wszystkich elementów zamówienia oraz zawierała wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, zgodnie z elementami wymienionym w punkcie III.2 niniejszego Zapytania ofertowego, posiadane certyfikaty oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje oraz doświadczenie Wykonawcy, termin realizacji zamówienia, warunki płatności, termin ważności oferty (nie krótszy niż 60 dni kalendarzowych), oferta musi zawierać informacje potwierdzające spełnienie warunków, o których mowa w punkcie V.1 niniejszego Zapytania ofertowego, do oferty muszą zostać dołączone Oświadczenia zgodne z treścią Załącznika nr 1 i Załącznika nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego, oferta musi być sporządzona na papierze firmowym oferenta lub opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczęciami imiennymi.

5 3. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych i częściowych tzn. złożona oferta musi obejmować cały zakres zamówienia, wyszczególniony w niniejszym zapytaniu ofertowym. Złożenie oferty częściowej powoduje jej wykluczenie z udziału w postępowaniu. 4. Zamawiający odrzuci ofertę jeśli: - jej zakres nie odpowiada treści zapytania ofertowego, - zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od oferentów wyjaśnień treści złożonych ofert. 6. Na podstawie treści oferty wyłonionej w toku postępowania, zostanie przygotowana umowa, która będzie dokumentem wiążącym obie strony w zakresie warunków realizacji zamówienia. VIII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Termin składania ofert upływa 20 lipca 2015 r. o godzinie Oferty należy składać osobiście lub przesłać na adres Zamawiającego za pośrednictwem poczty tradycyjnej na nazwisko Katarzyna Dembowska/Joanna Leliwa (w tym przypadku decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres j.leliwa@innobaltica.eu oraz k.dembowska@innobaltica.eu IX. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi drogą mailową wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, o wynikach postępowania. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od procedury wyboru oferenta, unieważnienia procedury wyboru, uznania, że procedura nie dała rezultatu i bez konsekwencji prawnych i finansowych z tego wynikających. W w/w przypadkach zamawiający poinformuje zainteresowane strony o zmianach i zamieści stosowne informacje na swojej stronie internetowej.