SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Ogłoszenia znak sprawy: 21/DPS/US/2016 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji i obsługi dwudniowej, międzynarodowej konferencji podsumowującej realizację Programu Operacyjnego PL14 Przeciwdziałanie przemocy w rodzinie i przemocy ze względu na płeć. I. Przedmiot zamówienia 1) Liczba uczestników: maksymalnie 130 osób, w tym maksymalnie 30 gości zagranicznych. 2) Termin realizacji konferencji - Preferowany termin organizacji wydarzenia: 7-8 grudnia 2016 r. lub inny termin zaproponowany przez Wykonawcę w ofercie (wybrane dwa dni robocze, nie wcześniej niż od 5 grudnia 2016 r. i nie później niż do dnia 16 grudnia 2016 roku). 3) Rodzaj wydarzenia - dwudniowa, międzynarodowa konferencja kończąca Program Operacyjny PL14 pn. Przeciwdziałanie przemocy w rodzinie i przemocy ze względu na płeć, to wydarzenie mające na celu podsumowanie realizacji Programu, przedstawienie wybranych projektów zrealizowanych w ramach Funduszu Małych Grantów, prezentację dobrych praktyk oraz wymianę doświadczeń w obszarze przeciwdziałania przemocy w rodzinie. W konferencji wezmą udział między innymi goście zagraniczni, przedstawiciele strony Darczyńców, Przedstawiciele podmiotów zaangażowanych we wdrażanie Programów i Projektów współfinansowanych z Funduszy Norweskich, w tym Beneficjenci Projektów Predefiniowanych, Beneficjenci Projektów realizowanych w ramach Funduszu Małych Grantów. Konferencja poprowadzona będzie przez moderatora, prelegentów, gości zagranicznych oraz przedstawicieli Zamawiającego. 4) Miejsce organizacji konferencji: Warszawa, ścisłe centrum miasta, tj. w odległości nie przekraczającej 1 km od Dworca Centralnego, (odległość mierzona od Dworca Warszawa Centralna, ul. Aleje Jerozolimskie 54, (00-024) Warszawa, za pomocą za pomocą portalu Google maps, metodą pomiaru odległości). Wykonawca zapewnieni realizację wszystkich usług związanych z organizacją konferencji, w tym: noclegów, usług restauracyjnych, cateringowych i konferencyjnych) w tym samym obiekcie hotelowym dla wszystkich uczestników. 5) Standard miejsca realizacji konferencji: Wykonawca zapewni realizację konferencji w hotelu posiadającym przyznaną kategorię co najmniej czterogwiazdkową, posiadającym zaplecze konferencyjne i zaplecze noclegowo-restauracyjne (kategoryzacja obiektów konferencyjno-hotelowych/hoteli uzyskana zgodnie z wymaganiami ustawy z 29 sierpnia z 1997 r. oraz Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169) 6) Wymagania dotyczące zakwaterowania w hotelu- Wykonawca zapewni jeden nocleg dla 130 osób. Uczestnicy zostaną zakwaterowani w pokojach jednoosobowych lub

2 dwuosobowych do pojedyńczego wykorzystania. Zamawiający nie będzie ponosić żadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych przez uczestników i gości konferencji w trakcie całego pobytu w obiekcie hotelowym (np. koszty połączeń telefonicznych, korzystanie z płatnego barku, itp.). 7) Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i wyposażenia. Wykonawca zapewnieni salę konferencyjną (o powierzchni co najmniej 300 m 2 dla 130 uczestników, klimatyzowaną, widną (z dostępem do światła dziennego) oraz następujące wyposażenie : a) ekran, rzutnik multimedialny ze wskaźnikiem laserowym i pilotem, laptop, tablicę typu flipchart, nagłośnienie, mikrofon ze stelażem i mównicą, trzy mikrofony bezprzewodowe, stół prezydialny dla min. 5 osób, wraz z przykryciem i dekoracją ze świeżych kwiatów; b) kabinę do tłumaczeń symultanicznych wraz z wymaganym sprzętem dla wszystkich uczestników; c) 2 banery (wykonane w oparciu o projekt graficzny przekazany przez Zamawiającego) o wymiarach: 198 cm x 88 cm do oznakowania sali i recepcji konferencji; d) ściankę prezentacyjną o konstrukcji aluminiowej i nadruku wykonanym techniką eko-solwentową zabezpieczonym laminatem (druk grafiki w oparciu o projekt przekazany przez Zamawiającego) o wymiarach 204 x 200 cm, wadze nie większej niż 8 kg. i sposobie montażu niewymagającym użycia narzędzi; e) stojak metalowy z flagami: Polski, Norwegii, Rady Europy, Islandii o wymiarach ok. 285 x 190 cm; f) 2 proporczyki na stół prezydialny z flagami - Polski, Norwegii, Rady Europy, Islandii o wymiarach ok. 16 x 23 cm. Sala konferencyjna musi być udostępniona w następujących godzinach: pierwszy dzień konferencji 9:00 18:30; drugi dzień konferencji 9:00-13:00. Wymagane ustawienie krzeseł teatralne. Sala konferencyjna musi być usytuowana w tym samym hotelu, w którym świadczone będą usługi restauracyjne oraz usługi noclegowe dla uczestników konferencji. 8) Rekrutacja uczestników. W ramach rekrutacji uczestników konferencji Wykonawca zobowiązany będzie do: a) opracowania ostatecznej, imiennej listy uczestników, gości oraz prelegentów wraz z nazwami reprezentowanych instytucji oraz pełnionymi funkcjami; b) opracowania treści zaproszeń na konferencję w polskiej i angielskiej wersji językowej; c) weryfikacji oraz aktualizacji przekazanych przez Zamawiającego danych teleadresowych uczestników, gości i prelegentów; d) przedstawienia do akceptacji Zamawiającego treści zaproszeń wraz z ich projektem graficznym; e) druku oraz wysyłki imiennych zaproszeń wraz ze wstępnym draftem Programu konferencji, pocztą tradycyjną i elektroniczną do wszystkich wskazanych na liście osób; f) uzyskanie potwierdzenia uczestnictwa w konferencji od każdego uczestnika/gościa /prelegenta;

3 g) podsumowanie nadesłanych zgłoszeń i dokonanie dodatkowego naboru uczestników (w przypadku niepełnej rekrutacji z udziałem zaproszeń); h) rozesłanie pocztą elektroniczną potwierdzeń uczestnictwa w konferencji do uczestników/gości/prelegentów. 9) Obsługa rejestracji, materiały konferencyjne. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie: a) Przygotowanie we współpracy z Zamawiającym szczegółowego programu konferencji, opracowanie listy prelegentów, gości zagranicznych oraz uczestników. b) Przygotowanie i prowadzenie niezależnej od recepcji hotelowej rejestracji uczestników, usytułowanej przed wejściem do sali konferencyjnej, wyposażonej w 2 stoły prostokątne przykryte suknem, 3 krzesła z oparciami oraz roll-up konferencyjny. Rejestracja musi być gotowa do obsługi uczestników co najmniej 1,5 godz. przed rozpoczęciem konferencji. Wymagana ilość osób do obsługi rejestracji - co najmniej 3 osoby. Do zakresu obowiązków osób obsługujących rejestrację należy: prowadzenie list obecności, rozdanie identyfikatorów, dystrybucja materiałów konferencyjnych i promocyjnych, wypełnianie druków delegacji służbowych, udzielanie informacji dotyczących spraw organizacyjnych. Osoby prowadzące rejestrację obecne będą w rejestracji przez cały czas trwania konferencji. Wykonawca przekaże Zamawiającemu listę obecności oraz listę potwierdzającą odbiór materiałów konferencyjno-promocyjnych po zakończeniu imprezy. c) Zapewnienie dla wszystkich uczestników konferencji następujących materiałów: programu konferencji w formie dwustronnego, kolorowego wydruku na papierze formatu A4, o objętości ok. 50 stron, zbindowane, prezentacji prelegentów w formie dwustronnego, kolorowego wydruku na papierze formatu A4, o objętości ok. 50 stron, zbindowanych, długopisów plastikowych z nazwą konferencji oraz logo NMF/ EOG oraz MRP i PS, obrotowego pendriva typu twister o wymiarach 5,5 x 1,9 x 1,1 cm, o pojemności 2GB, wykonanego z plastiku i metalu, oznakowanego nazwą konferencji, logo MRPiPS oraz NMF/ EOG jednostronnie na blaszkach w kolorze srebrnym, plastikowe wizytowniki dla prelegentów na stół prezydialny oraz imienne identyfikatory na smyczach z nazwą konferencji i logo MRPiPS oraz NMF/EOG dla uczestników d) Zamawiający zakupi i dostarczy na miejsce organizacji konferencji pozostałe artykuły promocyjne wraz z opakowaniami zbiorczymi. Do zadań Wykonawcy należeć będzie spakowanie pojedynczych artykułów promocyjnych oraz materiałów konferencyjnych w zestawy konferencyjne, które rozdane zostaną uczestnikom konferencji za potwierdzeniem odbioru. e) Po zakończeniu konferencji Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu niewykorzystanych zestawów konferencyjnych, którego dokona na podstawie listy potwierdzającej odbiór zestawów konferencyjnych przez uczestników konferencji.

4 Wykonawca pokryje koszt transportu niewykorzystanych zestawów wraz z załadunkiem i rozładunkiem do wskazanego miejsca w siedzibie Zamawiającego. f) Wykonawca zapewni bezpieczne, zamykane na klucz pomieszczenie, do przechowania materiałów konferencyjnych i promocyjnych, znajdujące się w bliskim sąsiedztwie sali konferencyjnej. Pomieszczenie powinno być udostępnione na co najmniej 2 dni przed oraz 1 dzień po zakończeniu imprezy. g) Oznakowania sali konferencyjnej, rejestrację, salę restauracyjną i ciągi komunikacyjne za pomocą stand-upów lub stojaków konferencyjnych z ramką rozmiaru A3 i właściwą informacją. 10) Catering/usługi gastronomiczne śniadanie i obiady serwowane będą w restauracji hotelowej. Kolacja musi być zorganizowana w sali bankietowej. Menu wszystkich zaplanowanych posiłków opracowane musi być w oparciu o wytyczne Zamawiającego zawarte w pkt 14 i wymagać będzie ostatecznej jego akceptacji przed zawarciem umowy. Usługi gastronomiczne muszą spełniać następujące wymagania: a) śniadania zgodnie z ofertą hotelową; b) catering ciągły (dwa dni) z uzupełnianiem na bieżąco potraw na bufecie, trwający od godziny 9:00 do momentu podania obiadu oraz po obiedzie do czasu zakończenia obrad - zorganizowany przed salą konferencyjną w wydzielonych i oznakowanych miejscach; c) obiad - dwa dni konferencji; d) kolacja zorganizowana pierwszego dnia konferencji, w wydzielonej sali restauracyjnej lub bankietowej, dla maksymalnie 130 osób, przy okrągłych stołach 8-10 osobowych, z zapewnieniem obsługi kelnerskiej. Gorące danie główne serwowane będzie do stolików, pozostałe przekąski podane zostaną w formie bufetu szwedzkiego. Stoły muszą być udekorowane, nakryte obrusami, zastawą stołową. Wykonawca zapewni oprawę muzyczną podczas trwania kolacji, oraz nagłośnienie wraz z obsługą techniczną i sprzętem niezbędnym do powitania gości. 11) Zapewnienie personelu do obsługi konferencji Do obsługi konferencji Wykonawca zapewni następujący personel: a) dwóch koordynatorów posługujących się biegle językiem angielskim, dbających o terminową i właściwą realizację wszystkich działań, oraz odpowiedzialnych za bieżący kontakt z przedstawicielami Zamawiającego, gośćmi i prelegentami; b) moderatora, prowadzącego konferencję, biegle władającego językiem angielskim, c) trzy osoby do obsługi rejestracji (niezależnej od hotelowej) oraz dwie osoby na sali konferencyjnej do obsługi mikrofonu, d) minimum czterech tłumaczy anglojęzycznych, posiadających udokumentowane doświadczenie w dokonywaniu tłumaczeń z zakresu pomocy społecznej, znających biegle terminologię związaną z problematyką przemocy w rodzinie, w tym: dwie osoby do tłumaczeń symultanicznych oraz dwóch tłumaczy do

5 dokonywania tłumaczeń konsekutywnych w trakcie przerw, spotkań, a także w trakcie uroczystej kolacji. e) osoby ze znajomością języka angielskiego w stopniu komunikatywnym, odpowiedzialne za osobisty, indywidualny odbiór gości, zagranicznych z lotniska oraz ich dowóz taksówkami do hotelu w dniu przyjazdu, oraz z hotelu na lotnisko w dniu odjazdu. 12) Zapewnienie udziału prelegentów zagranicznych Zapewnienie udziału w konferencji prelegentów zagranicznych poprzez: wystosowanie zaproszeń do 5 wskazanych przez Zamawiającego prelegentów oraz uzyskanie potwierdzenia uczestnictwa w konferencji, pokrycie kosztów podróży prelegentów w tym: zakup (lub zwrot kosztów) biletów lotniczych w klasie ekonomicznej (w obydwie strony) oraz innych ewentualnych kosztów związanych z podróżą prelegentów na miejsce konferencji, pokrycie kosztów wynagrodzeń prelegentów za wygłoszenie prezentacji, Przy dokonywaniu wyceny z tytułu ww. usług, w ofercie należy uwzględnić ryczałtową, łączną kwotę w wysokości ,00 zł brutto. Rozliczenie kosztów udziału prelegentów zagranicznych nastąpi na podstawie faktycznie poniesionych przez Wykonawcę kosztów, w tym kosztów podróży oraz kosztów wynagrodzeń. Kwota wydatków poniesionych z tytułu uczestnictwa prelegentów w konferencji zostanie wykazana jako odrębna pozycja w fakturze Wykonawcy, do której dołączone zostaną dokumenty potwierdzające poniesione przez Wykonawcę koszty takie jak: kopie imiennych biletów lotniczych, kopie umów z prelegentami, rachunki itp. 13) Pozostałe obowiązki Wykonawcy Transfer taksówkami osobowymi z lotniska do hotelu oraz z hotelu na lotnisko, gości i prelegentów w asyście osoby towarzyszącej, oddelegowanej do tego celu przez Wykonawcę. Zapewnienie bezpłatnego parkingu hotelowego dla nie więcej niż 30 samochodów osobowych. Ścisła współpraca i bieżący kontakt koordynatorów Wykonawcy z przedstawicielami Zamawiającego przy organizacji konferencji. 14) Wymagania dotyczące menu (proponowane menu do ustalenia z Zamawiającym) 1. Śniadania: szwedzki bufet, zgodnie ze standardem hotelowym. 2. Przerwy kawowe serwowane w sposób ciągły od godz. 9:00 do rozpoczęcia obiadu: oraz po zakończeniu obiadu do godziny 17:00, w tym woda mineralna w butelkach szklanych gazowana (w ilości co najmniej 1 x 0,33 l na osobę) i niegazowana (w ilości co najmniej 1 x 0,33 l na osobę), kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata (do wyboru spośród 6 rodzaju herbat w torebkach), soki owocowe 100% (co najmniej 3 rodzaje soku do wyboru w ilości co najmniej 0,33 l na osobę), mleko do kawy podawane w dzbankach szklanych bądź ceramicznych, cytryna do herbaty, cukier, serwetki, wykałaczki

6 pakowane pojedynczo, mini tartinki z dodatkami - 3 sztuki na osobę, mini ciasteczka 3 rodzaje, w ilości co najmniej 2 kawałki na osobę owoce filetowane (4 rodzaje owoców w ilości co najmniej 150 g na osobę). 3. Obiady w formie szwedzkiego bufetu musi składać się minimum z: dwóch rodzajów zup; sześciu różnych dań gorących, w tym: co najmniej jedno danie rybne; dwa różne dania mięsne np. z wieprzowiny, drobiu, cielęciny jagnięciny; lub wołowiny; dwa dania bezmięsne ryż, ziemniaki (gotowane, smażone lub zapiekane) kluski, makaron, kasza; 6 rodzajów dodatków warzywnych, w tym: sałatki, surówki, warzywa gotowane itp.; 3 rodzajów deserów( np. lody, krem, ciasta, torty itp.); owoce filetowane; soki,napoje zimne, woda mineralna, kawa, herbata 4. Kolacja serwowana z obsługą kelnerską składająca się minimum z: 8 różnych zimnych przystawek; zupy(serwowanej do stolików); dania głównego (serwowanego do stolików) ;bezmięsnego lub mięsnego: z wieprzowiny, drobiu, cielęciny jagnięciny lub wołowiny z dodatkami i sałatką ( do wyboru) deser; napoje zimne: soki, woda mineralna, lampka wina białego lub czerwonego do wyboru