IBM TRIRIGA Wersja 10 Wydanie 4.2. Podręcznik zarządzania umowami nieruchomości wynajmowanych i własnych IBM

Transkrypt

1 IBM TRIRIGA Wersja 10 Wydanie 4.2 Podręcznik zarządzania umowami nieruchomości wynajmowanych i własnych IBM

2 Uwaga Przed użyciem niniejszych informacji i produktu, którego one dotyczą, należy zapoznać się z treścią sekcji Uwagi na stronie 57. Ta edycja dotyczy wersji 10, wydanie 4, modyfikacja 2 produktu IBM TRIRIGA i wszystkich kolejnych wydań i modyfikacji, o ile nie zaznaczono inaczej w nowych wydaniach. Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

3 Spis treści Rozdział 1. Zarządzanie umowami wynajętych nieruchomości lub nieruchomości będących własnością.. 1 Rozdział 2. Zarządzanie umową przegląd Przepływy procesu umowy Role dot. umowy Administrator aplikacji Analizator nieruchomości Menedżer umów dot. nieruchomości Menedżer ds. rozliczeń najmu Menedżer zasobów Rozdział 3. Konfigurowanie umów... 7 Konfigurowanie pól i rekordów Klasyfikacje Listy Lokalizacje Kontakty Konfigurowanie szablonów Tworzenie szablonów Edytowanie szablonów Usuwanie szablonów Konfigurowanie informacji domyślnych o najmie Konfigurowanie wartości domyślnych w streszczeniu warunków najmu Konfigurowanie wartości domyślnych rozliczeń najmu 11 Konfigurowanie narzędzi OSCRE Przegląd procesów OSCRE Konfigurowanie pliku właściwości Konfigurowanie procesów administratora Konfigurowanie ustawień aplikacji Rozdział 4. Tworzenie streszczeń warunków najmu Rekordy streszczenia warunków najmu Tworzenie rekordów streszczenia warunków najmu Ustawianie wartości domyślnych w sekcji korekt indeksowych Uzupełnianie wartości domyślnych w sekcji korekt indeksowych Tworzenie rekordów streszczenia warunków najmu poprzez wysyłanie formularzy offline Tworzenie rekordów streszczenia warunków najmu poprzez wysyłanie plików.xml OSCRE Eksportowanie rekordów streszczenia warunków najmu poprzez wysyłanie plików.xml OSCRE Importowanie rekordów streszczenia warunków najmu poprzez wysyłanie plików.xml OSCRE Rozdział 5. Tworzenie najmów Przegląd procesu tworzenia najmu Rekordy najmu nieruchomości Rekordy najmu zasobów Pojęcia związane z kartą Rozliczenia Okresy prawdopodobne Opcje prawdopodobne Założenia Amortyzacja Pozycje wiersza fiskalnego Obliczenia liniowe Streszczenie warunków najmu dla procesu najmu nieruchomości Tworzenie rekordów najmu nieruchomości Tworzenie rekordów najmu zasobów Rozdział 6. Tworzenie umów dot. nieruchomości własnych Rekordy umowy dot. nieruchomości własnych Tworzenie rekordów umowy dot. nieruchomości własnych 31 Rozdział 7. Obsługa umów Obsługa umowy przegląd Obsługa umowy Powiadomienia do umowy Zlecanie zmian danych nieruchomości Zlecanie zmian w umowie najmu zasobu Zlecanie zmian założenia dot. najmu Rozdział 8. Zarządzanie płatnościami 39 Zarządzanie fakturami Tworzenie faktur nieruchomości Tworzenie faktur dot. zasobów Zarządzanie zobowiązaniami Przetwarzanie płatności Zwalnianie płatności Unieważnianie płatności Wstrzymywanie płatności Rozliczanie wydatków operacyjnych Obliczanie korekt indeksowych Obliczenia w raportach zmian procentowych czynszu 42 Zarządzanie należnościami Przetwarzanie faktur za najem Przetwarzanie opłat z tytułu najmu Przykłady zarządzania płatnościami Obliczanie płatności częściowych Obliczanie płatności częściowych podczas generowania harmonogramów płatności dla obliczeń liniowych.. 45 Aktualizowanie instrukcji płatności w celu przekazania do organizacji nowego odbiorcy płatności Korygowanie daty początkowej harmonogramu płatności Korygowanie daty początkowej i końcowej harmonogramu płatności Rozdział 9. Wyświetlanie raportów Portal główny Copyright IBM Corp. 2011, 2015 iii

4 Wyświetlanie raportu Moje raporty Wyświetlanie karty Raporty Rozdział 10. Przegląd założeń najmu.. 53 Przegląd procesu przeglądu założeń Proces przetwarzania pojedynczego najmu Proces masowego tworzenia Przegląd pojedynczych rekordów najmu nieruchomości. 55 Przegląd wielu rekordów najmu nieruchomości Przegląd pojedynczych rekordów najmu zasobów Przegląd wielu rekordów najmu zasobów Uwagi Strategia ochrony prywatności Znaki towarowe iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015

5 Rozdział 1. Zarządzanie umowami wynajętych nieruchomości lub nieruchomości będących własnością Korzystając z produktu IBM TRIRIGA Real Estate Manager można zarządzać umowami dot. nieruchomości i umowami najmu zasobów. Możliwe jest również zapisywanie dokumentacji dot. umowy, warunków, klauzul, opcji i transakcji finansowych w jednym centralnym repozytorium. Aplikacja udostępnia automatyczne powiadomienia i alerty dotyczące zbliżających się dat wygaśnięcia najmu i innych dat krytycznych. W celu uniknięcia nadpłat i opłat za spóźnienie aplikacja wskazuje również stosowne czynności i opcje umowy. Użytkownik może również korzystać z narzędzi aplikacji, pozwalających na tworzenie sprawozdań finansowych, zarządzanie procesami płatności oraz spełnienie wymagań określonych przepisami dotyczących rozliczania najmu i przydziałów. Copyright IBM Corp. 2011,

6 2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

7 Rozdział 2. Zarządzanie umową przegląd Przepływy procesu umowy Korzystając z aplikacji IBM TRIRIGA Real Estate Manager można skonfigurować przepływ procesu w aplikacji, tak aby dostosować go do obowiązującego przepływu procesu biznesowego. Możliwe jest również skonfigurowanie ról aplikacji, szablonów formularzy oraz domyślnych ustawień odpowiednio do potrzeb związanych z zarządzaniem umowami dot. nieruchomości oraz umowami najmu zasobów. W przypadku nabycia nieruchomości lub najmu zasobu można rozpocząć tworzenie dokumentacji dot. umowy w aplikacji, wprowadzać poprawki i śledzić płatności. Czynności te realizowane są w ramach procesów zarządzania umową i rozliczania najmu, które mają miejsce po zakończeniu procesu planowania. Rysunek 1. Diagram przepływu biznesowego dla poszczególnych etapów procesu zarządzania umową Pierwszym etapem procesu zarządzania nieruchomością jest planowanie strategii i celów dotyczących portfela nieruchomości. Drugi etap polega na określeniu scenariuszy transakcji dla portfela, planowaniu transakcji nieruchomościowych na podstawie scenariuszy i pozyskiwaniu lub zwalnianiu nieruchomości. Po zakończeniu planowania, trzecim etapem jest utworzenie dokumentacji dotyczącej klauzul, opcji i warunków dla transakcji najmu lub zakupu poprzez utworzenie stosownych rekordów w aplikacji. Czwarty etap dotyczy obsługi umów, polegającej na wysyłaniu i odbieraniu powiadomień o zbliżających się datach oraz tworzeniu korekt poszczególnych najmów poprzez wprowadzane proponowanych zmian i poprawek. Ostatnim etapem jest zarządzanie harmonogramami płatności, płatnościami jednorazowymi, płatnościami w przebiegu, korektami płatności, zobowiązaniami oraz należnościami. Dwa pierwsze etapy obejmują planowanie transakcji i projektów dotyczących nieruchomości. Kolejne trzy etapy dotyczą natomiast zarządzania umowami i rozliczania najmu w ramach umów dot. nieruchomości oraz najmów zasobów. Przepływ procesu biznesowego w danej organizacji może nieco różnić się od przepływu procesu biznesowego lub przepływu procesu aplikacji prezentowanego w aplikacji IBM TRIRIGA. Narzędzia dotyczące budynków dostępne w programie IBM TRIRIGA Application Platform umożliwiają modyfikowanie przepływów procesów, tak aby spełniały one standardy i strategie obowiązujące w danym przedsiębiorstwie. Copyright IBM Corp. 2011,

8 Role dot. umowy Po zalogowaniu się do aplikacji wyświetlana jest strona główna użytkownika. Strona główna umożliwia dostęp do aplikacji. Ze strony głównej można przeglądać portal główny lub używać systemu menu do otwierania portali procesów dostępnych dla roli użytkownika. Pasek menu umożliwia otwieranie innych dostępnych portali. W zależności od roli aplikacja może składać się z jednego portalu lub większej liczby portali. Konfiguracja strony głównej IBM TRIRIGA jest określona w sekcji Domyślny portal rekordu profilu użytkownika. Portal główny lub portale procesów mogą się różnić w zależności od roli użytkownika w przedsiębiorstwie oraz uprawnień dostępu i licencyjnych. Niezależnie od tego portale użytkownika składają się z komponentów i typów sekcji opisanych w tej dyskusji. Każdy portal składa się z sekcji portalu. Każda sekcja portalu służy określonej funkcji i wyświetla informacje dostosowane do roli biznesowej użytkownika. W danym portalu sekcje są konfigurowane przez administratora aplikacji dla roli użytkownika w systemie. Administrator aplikacji Administrator aplikacji to rola użytkownika, który instaluje i konfiguruje aplikacje. Podstawowym obowiązkiem administratora aplikacji jest zarządzanie aplikacją IBM TRIRIGA w przedsiębiorstwie. Do jego obowiązków należy tworzenie i zarządzanie licencjami i grupami uprawnień, konfigurowanie dostępu użytkowników i obsługa standardów poziomu systemu i aplikacji, takich jak wartości klasyfikacji i list. Po zalogowaniu się użytkownika z rolą administratora aplikacji portalem głównym jest portal Administrator aplikacji. Przykładowy portal Administrator aplikacji obejmuje następujące sekcje: v Przypomnienia - Administrator aplikacji v Ostatnio odwiedzone v Administrowanie aplikacjami v Licencja i zabezpieczenia v Administrowanie aplikacją - Narzędzia Analizator nieruchomości Analizator nieruchomości lub menedżer analiz nieruchomości to rola użytkownika, który zwykle tworzy podsumowania szczegółowych informacji na temat umowy dot. nieruchomości (RE) w celu wprowadzenia tych danych do aplikacji. Podstawowym obowiązkiem analizatora nieruchomości jest utworzenie podsumowania lub streszczenia warunków najmu nieruchomości dla przedsiębiorstwa. Do pozostałych obowiązków należy interpretowanie języka najmu i tłumaczenie informacji w tym języku na język aplikacji. Zadania związane ze streszczeniem warunków najmu mogą być również realizowane przez zasób zewnętrzny, pełniący rolę analizatora. Po zalogowaniu się użytkownika z rolą analizatora nieruchomości portalem głównym jest portal Analizator nieruchomości. Przykładowy portal Analizator nieruchomości obejmuje następujące sekcje: v Strony pokrewne - opis nieruchomości v Streszczenia warunków najmu w opracowaniu 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

9 Menedżer umów dot. nieruchomości Menedżer umów dot. nieruchomości lub administrator umowy to rola użytkownika, który zwykle monitoruje szczegóły i działania związane z umową dotyczące właściwości nieruchomości (RE). Podstawowym obowiązkiem menedżera umów dot. nieruchomości jest zarządzanie umowami dot. najmu nieruchomości oraz nieruchomości własnych na rzecz przedsiębiorstwa. Do obowiązków należy sprawdzanie, czy płatności są dokonywane, czy wykorzystywane jest prawo do opcji oraz czy wykonywana jest ocena odnowień. Do pozostałych obowiązków należy interpretowanie języka najmu, sprawdzanie danych budynku, streszczanie warunków najmu oraz tłumaczenie tych informacji na język aplikacji. Zadania związane ze streszczeniem warunków najmu mogą być również realizowane przez zasób zewnętrzny, pełniący rolę analizatora. Po zalogowaniu się użytkownika z rolą menedżera umów dot. nieruchomości portalem głównym jest portal Menedżer umów dot. nieruchomości. Przykładowy portal Menedżer umów dot. nieruchomości obejmuje następujące sekcje: v Przypomnienia - Menedżer umów dot. nieruchomości v Metryki wydajności - Menedżer umów dot. nieruchomości v Strony pokrewne - Menedżer umów dot. nieruchomości v Ostatnio odwiedzone v Zobowiązania wynikające z najmu v Wygaśnięcia najmu v Wskaźnik wykorzystania/umowa dot. nieruchomości v Powierzchnia na osobę (umowa dot. wykorzystania powierzchni) Menedżer ds. rozliczeń najmu Menedżer ds. rozliczeń najmu lub rozliczający najem to rola użytkownika, który zwykle zarządza szczegółami rozliczeń i działaniami z nimi związanymi obejmujące najmy nieruchomości (RE) i zasobów. Podstawowym obowiązkiem menedżera ds. rozliczeń najmu jest zarządzanie danymi FASB (Financial Accounting Standards Board) oraz danymi IASB (International Accounting Standards Board). Do obowiązków należy sprawdzanie, czy przeprowadzana jest kontrola założeń, czy opcje są planowane oraz czy wykonywana jest ocena odnowień. Po zalogowaniu się użytkownika z rolą menedżera ds. rozliczeń najmu lub rozliczającego najem portalem głównym jest portal Menedżer ds. rozliczeń najmu. Przykładowy portal Manager ds. rozliczeń najmu obejmuje następujące sekcje: v Przypomnienia Menedżer ds. rozliczeń najmu v Strony pokrewne Menedżer ds. rozliczeń najmu v Ostatnio odwiedzone v Założenia dot. wynajmu z przekroczonym terminem v Moje przeglądy wynajmu v Podsumowanie harmonogramu amortyzacji v Sprawozdanie finansowe 10K Menedżer zasobów Menedżer zasobów to rola użytkownika, który zwykle zarządza zdefiniowaną klasą zasobów, taką jak sprzęt komputerowy, urządzenia biurowe, wyposażenie punktu sprzedaży i meble. Rozdział 2. Zarządzanie umową przegląd 5

10 Podstawowym obowiązkiem menedżera zasobów jest określenie produktów i zaopatrzenie w produkty zgodnie z ograniczeniami budżetowymi i normami jakości określonymi w przedsiębiorstwie. Do obowiązków należy zarządzanie całkowitymi kosztami związanymi z własnością i amortyzacją zasobu, zarządzanie umowami i gwarancjami dot. najmu zasobu oraz zapewnienie prawidłowej obsługi nabytych zasobów. Po zalogowaniu się użytkownika z rolą menedżera zasobu portalem głównym jest portal Menedżer zasobów. Przykładowy portal Menedżer zasobów obejmuje następujące sekcje: v Przypomnienia - Menedżer zasobów v Strony pokrewne - Menedżer zasobów v Wartość zasobów wg klasy specyfikacji v Ostatnio odwiedzone v Szybkie znajdowanie (gospodarka magazynowa) v Szybkie znajdowanie (zainstalowane/przypisane zasoby wg typu) v Moje zamówienia 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

11 Rozdział 3. Konfigurowanie umów Przed rozpoczęciem procesu przetwarzania umowy konieczne jest wykonanie kilku czynności, które pozwolą przygotować aplikację do obsługi umów dot. nieruchomości, umów najmu zasobów lub obu tych opcji. Działania w ramach konfiguracji skupiają się na dopasowaniu szablonów, klasyfikacji, list, lokalizacji i kontaktów do potrzeb organizacji. Działania te mogą również obejmować ustawianie wartości domyślnych streszczenia warunków najmu i konfigurowanie interfejsu OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate). Konfigurowanie pól i rekordów W celu przygotowania aplikacji do obsługi umów dot. nieruchomości lub umów najmu zasobów konieczne jest skonfigurowanie klasyfikacji, list, lokalizacji i kontaktów odpowiednio dla danej organizacji. Klasyfikacje Klasyfikacje to rekordy przedstawiane w sposób hierarchiczny. Jeśli klasyfikacja stanowi typ pola, jako wartość pola można wybrać rekord z hierarchii klasyfikacji. Umowy dot. nieruchomości i umowy najmu zasobu zawierają kilka pól klasyfikacji, które ułatwiają opis każdego rekordu. Na przykład najem nieruchomości obejmuje następujące klasyfikacje: v Rodzaj powierzchni v Klauzula kategorii sekcji v Typ klauzuli v Status umowy v Rodzaj umowy v Indeks kosztów v Przekazane w najem v Typ opłaty za spóźnienie v Klasa najmu v Typ najmu v Priorytet serwisowy v Typ opcji v Typ organizacji v Typ tranzytu v Rodzaj zapłaty v Ocena dostawcy v Strona odpowiedzialna v Role v Strefa czasowa v Rok Klasyfikacja typu klauzuli zawiera pole Kategoria klauzuli. Ponieważ wartości w polach są definiowane przez administratora aplikacji, nie należy zmieniać ani dodawać wartości. W polu dostępne są następujące wartości: Copyright IBM Corp. 2011,

12 v Dodatek v Prowizja v Współnajem v Domyślne v Godziwa stawka rynkowa v Postanowienia dot. energii odnawialnej v Ubezpieczenie v Prawa wynajmującego v Prawo i finanse v Inne v Parking v Tranzyt v Czynsz odsetkowy v Wynajem v Odpowiedzialność v Prawa v Depozyt v Podatek v Prawa najemcy v Użycie/Ograniczenia Pole Kategoria klauzuli w formularzu klauzuli działa wg logiki pokaż/ukryj. Po dodaniu typu klauzuli i ustawieniu kategorii klauzuli odpowiednie sekcje formularza są wyświetlane lub ukrywane bez wpływu na przepływ pracy. Listy Aplikacja udostępnia listy wstępnie zdefiniowanych wartości dla wielu pól dostępnych w umowach dot. nieruchomości i umowach najmu zasobu. Listy te zawierają ważne dane, dzięki czemu można wybrać wymaganą wartość z listy zamiast jej wpisywania. Ta metoda poprawia integralność danych, ograniczając dane w polach do zatwierdzonych wartości z listy. Aplikacja obsługuje następujące typy list: v listy przełączników, v listy pól list z wartościami statycznymi, v listy dynamiczne, tworzone na podstawie wartości z bazy danych IBM TRIRIGA oraz v listy zależne, w przypadku których wybór z jednej listy powoduje zastosowanie filtru w innej liście. Na przykład najem nieruchomości obejmuje następujące listy: v Rodzaj rozliczenia v Reguła obliczania v Grupa konwersji v Kraj v Waluta v Odpowiedzialność za usługi w ramach najmu v Typ notatki v Typ pozycji płatności 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

13 v Metoda płatności v Harmonogram płatności v Typ harmonogramu Lokalizacje Każda lokalizacja używana w aplikacji wymaga zdefiniowania w hierarchii lokalizacji. Korzystając z rekordów streszczenia warunków najmu można dodać lokalizację do hierarchii, klikając czynność Utwórz nową lokalizację w sekcji Adres główny. Hierarchia lokalizacji zawiera następujące elementy: v Budynek v Zewnętrzna lokalizacja handlu detalicznego v Kondygnacja v Teren v Kategoria lokalizacji v Nieruchomość v Proponowana lokalizacja handlu detalicznego v Proponowany ośrodek v Centrum sprzedaży detalicznej v Lokalizacja handlu detalicznego v Powierzchnia v Grupa powierzchni v Konstrukcja v Szyb pionowy Kontakty Każdy rekord umowy dot. nieruchomości lub rekord najmu zasobów zawiera informacje o różnych osobach kontaktowych, do których należy się zwracać w sprawie tego rekordu. Kontakty można zdefiniować wcześniej, a następnie dokonać wyboru podczas tworzenia lub aktualizowania rekordu umowy. Ta metoda pozwala zapewnić lepszą integralność danych, ponieważ ogranicza możliwości wyboru kontaktów do wstępnie zdefiniowanego zbioru. Wpisywanie danych można ograniczyć, korzystając z funkcji automatycznego uzupełniania lub wyszukiwania. W celu wcześniejszego zdefiniowania kontaktów należy wprowadzić stosowne informacje kontaktowe w portalu Osoby aplikacji IBM TRIRIGA. Do elementów zawartych w portalu Osoby należą: v Konsultant v Pracownik v Zewnętrzna osoba kontaktowa Konfigurowanie szablonów Szablony umożliwiają szybkie tworzenie rekordów, pozwalają uniknąć zbędnego wprowadzania danych i zapewniają spójność wielu rekordów. Na przykład, można szybko dodać dane, które zwykle występują w wielu rekordach, np. wewnętrzne osoby kontaktowe, klauzule, terminy i warunki. W przypadku korzystania z szablonu szczegóły w nim wprowadzone są replikowane w nowym rekordzie. Rozdział 3. Konfigurowanie umów 9

14 Tworzenie szablonów Utworzone szablony mogą stanowić podstawę do szybkiego tworzenia rekordów. Proces tworzenia jest podobny dla wszystkich szablonów. W poniższym przykładzie posłużono się szablonem klauzuli najmu. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi się zalogować jako administrator aplikacji lub menedżer umów dot. nieruchomości. O tym zadaniu Do szablonów używanych w procesie zarządzania umowami dot. nieruchomości należą: v Szablon streszczenia warunków najmu v Szablon klauzuli najmu v Szablon opcji v Szablon umowy dot. nieruchomości posiadanej v Szablon najmu nieruchomości Do szablonów używanych w procesie zarządzania umowami najmu zasobów należą: v Szablon klauzuli wynajmu zasobu v Szablon najmu zasobów v Szablon opcji 1. Wybierz kolejno opcje Umowy > Konfiguracja > Szablony > Klauzula najmu. 2. Kliknij czynność Dodaj. 3. Określ szczegóły. 4. Utwórz szablon. Co dalej Karty, sekcje i pola w szablonach odzwierciedlają strukturę rekordów, które reprezentują. Podczas tworzenia szablonów stanowiących podstawę dla rekordów zarządzania umową jako modelu należy użyć standardowych szablonów IBM TRIRIGA. Inaczej mówiąc, zamiast aktualizowania standardowego szablonu można go skopiować i utworzyć nowy szablon na podstawie oryginalnego. Edytowanie szablonów Po utworzeniu i zapisaniu szablonów można je w razie konieczności edytować. Proces edytowania jest podobny dla wszystkich szablonów. W poniższym przykładzie posłużono się szablonem klauzuli najmu. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi się zalogować jako administrator aplikacji lub menedżer umów dot. nieruchomości. 1. Wybierz kolejno opcje Umowy > Konfiguracja > Szablony > Klauzula najmu. 2. Kliknij odsyłacz szablonu klauzuli najmu, jaki zamierzasz edytować. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

15 3. Określ szczegóły. 4. Zapisz szablon. Usuwanie szablonów Po utworzeniu i zapisaniu szablonów można je w razie konieczności usunąć. Proces usuwania jest podobny dla wszystkich szablonów. W poniższym przykładzie posłużono się szablonem klauzuli najmu. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi się zalogować jako administrator aplikacji lub menedżer umów dot. nieruchomości. 1. Wybierz kolejno opcje Umowy > Konfiguracja > Szablony > Klauzula najmu. 2. Zaznacz pole wyboru szablonu klauzuli najmu, jaki zamierzasz usunąć. 3. Usuń szablon. Konfigurowanie informacji domyślnych o najmie Wiele parametrów używanych w różnych obliczeniach i porównaniach można ustawić w jednym miejscu dla całej aplikacji. Domyślne parametry najmu można ustawić w rekordzie ustawień aplikacji. Konfigurowanie wartości domyślnych w streszczeniu warunków najmu Aby aktywować niektóre czynności w rekordzie streszczenia warunków najmu, można w rekordzie ustawień aplikacji ustawić wartości domyślne w streszczeniu warunków najmu. Do informacji domyślnych w streszczeniu warunków najmu należą: organizacja nadrzędna dla organizacji wewnętrznej, organizacja zewnętrzna i lokalizacja. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi zalogować się jako administrator aplikacji. O tym zadaniu W rekordzie streszczenia warunków najmu w sekcji Adres główny dostępna jest czynność Utwórz nową lokalizację, natomiast w sekcjach Najemca, Wynajmujący, Firma zarządzająca i Poręczyciel dostępna jest czynność Utwórz nową organizację. Czynności te wymagają określenia rekordu nadrzędnego w hierarchii i automatycznie stają się domyślne dla tego rekordu. 1. Wybierz opcje Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Ustawienia aplikacji. 2. Na karcie Ogólne przejdź do sekcji Wartości domyślne w streszczeniu warunków najmu. 3. Określ ustawienia. 4. Zapisz rekord. Konfigurowanie wartości domyślnych rozliczeń najmu Aby uprościć wprowadzanie informacji dotyczących najmu nieruchomości lub zasobów, w rekordzie ustawień aplikacji można określić wartości domyślne dla najmu. Do domyślnych Rozdział 3. Konfigurowanie umów 11

16 wartości dla najmu należą założenia przeglądu, założenia dot. wzrostu ceny najmu, założenia dot. składnika czynszu, okresy amortyzacji, strefa czasowa harmonogramu płatności oraz standard rozliczeń finansowych. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi zalogować się jako administrator aplikacji. O tym zadaniu Informacje dotyczące przeglądu założeń można również zastosować w dzienniku audytu założeń, jeśli najem nieruchomości jest tworzony na podstawie ukończonego streszczenia warunków najmu. 1. Wybierz opcje Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Ustawienia aplikacji. 2. Na karcie Ustawienia rozliczeń najmu określ ustawienia. 3. Zapisz rekord. Konfigurowanie narzędzi OSCRE Aby można było korzystać z narzędzi streszczenia warunków najmu zgodnie ze standardem OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate), serwer użytkownika i serwer innej firmy muszą być skonfigurowane. Konfiguracja pliku właściwości, procesów konsoli administratora oraz rekordów ustawień aplikacji zwykle przeprowadzana jest przez administratora aplikacji. Przegląd procesów OSCRE Zwykle do wysyłania i odbierania rekordów streszczenia warunków najmu OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) wymagana jest komunikacja dwóch serwerów aplikacji. Na przykład załóżmy, że użytkownik zatrudnił organizację analizatora innej firmy, który będzie wykonywał streszczenia na własnym komputerze. Przyjmijmy, że serwer aplikacji ma nazwę Serwer analizatora, a serwer aplikacji użytkownika ma nazwę Serwer klienta. Poniższy przegląd zawiera opis procesu. Konfigurowanie Po zakończeniu konfiguracji aplikacja IBM TRIRIGA jest gotowa do obsługi wszystkich czynności zgodnych ze standardem streszczenie warunków najmu OSCRE: v wysyłanie streszczenia warunków najmu, v akceptowanie streszczenia warunków najmu, v odrzucanie streszczenia warunków najmu, v prośba o wyjaśnienie dot. streszczenia warunków najmu, v udzielenie wyjaśnienia dot. streszczenia warunków najmu. Analizator wysyła streszczenie warunków najmu Analizator tworzy rekord streszczenia warunków najmu na własnym serwerze IBM TRIRIGA, nazywanym Serwerem analizatora. Rekord zapisywany jest jako zewnętrzna wersja robocza, a następnie edytowany i przesyłany do przeglądu. Rekord jest zatwierdzany. Następnie rekord streszczenia warunków najmu jest ponownie otwierany i wysyłany na konto poczty przychodzącej serwera klienta. Na serwerze analizatora status rekordu jest 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

17 aktualizowany na Wysłany, a rekord jest wysyłany w postaci wiadomości . Rysunek 2. Diagram przepływu dla wysyłania streszczenia warunków najmu wg standardu OSCRE Użytkownik odbiera streszczenie warunków najmu Użytkownik odbiera rekord streszczenia warunków najmu ze statusem Otrzymany na swoim serwerze IBM TRIRIGA nazywanym serwerem klienta. Może teraz otworzyć rekord i zatwierdzić go, odrzucić lub poprosić o wyjaśnienia. v W przypadku zatwierdzenia rekordu jego status zmienia się na Zaakceptowany. Teraz użytkownik może edytować i aktywować rekord streszczenia warunków najmu na serwerze klienta. v W przypadku odrzucenia status rekordu zmienia się na Odrzucony. v W przypadku prośby o wyjaśnienie status rekordu zmienia się na Oczekujące wyjaśnienia. Użytkownik wysyła informację o statusie streszczenia Serwer klienta wysyła informację o statusie rekordu na konto poczty przychodzącej serwera analizatora. v Jeśli serwer analizatora otrzyma informację o akceptacji, status rekordu zmienia się na Zaakceptowany. v Jeśli serwer analizatora otrzyma informację o odrzuceniu, status rekordu zmienia się na Odrzucony. v Jeśli serwer analizatora otrzyma informację o prośbie o wyjaśnienie, status rekordu zmienia się na Zażądano wyjaśnień. Rozdział 3. Konfigurowanie umów 13

18 Rysunek 3. Diagram przepływu dla wysyłania zgody wg standardu OSCRE Analizator wysyła wyjaśnienie Jeśli analizator podejmie decyzję o udostępnieniu wyjaśnienia, wówczas ponownie otwiera rekord, którego dotyczy prośba o wyjaśnienie, aktualizuje go w razie konieczności i wysyła. Status rekordu zmienia się na Udzielono wyjaśnień. Rysunek 4. Diagram przepływu dla udzielania wyjaśnień wg standardu OSCRE Użytkownik otrzymuje wyjaśnienie Po odebraniu na serwerze klienta udzielonego wyjaśnienia status rekordu zmienia się na Udzielono wyjaśnień. Użytkownik może podjąć decyzję, czy zaakceptować rekord, odrzucić go czy ponownie poprosić o wyjaśnienie. Przetwarzanie OSCRE każdego rekordu streszczenia warunków najmu na dwóch serwerach IBM TRIRIGA można kontynuować do czasu podjęcia decyzji o zaakceptowaniu rekordu. Po zatwierdzeniu rekordu streszczenia warunków najmu można go edytować lub aktywować. Konfigurowanie pliku właściwości W przypadku standardów OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) konieczna jest konfiguracja kilku właściwości w pliku TRIRIGAWEB.properties. Właściwości te 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

19 należy skonfigurować przed wysłaniem rekordów streszczenia warunków najmu lub przed zastosowaniem narzędzi streszczenia warunków najmu OSCRE po raz pierwszy. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi być administratorem IBM TRIRIGA. 1. Skonfiguruj następujące właściwości pliku TRIRIGAWEB.properties na swoim serwerze: Właściwość mail.smtp.host mail.smtp. .domain DATACONNECT _SLEEP_TIME DC_HISTORY _RETENTION_DAYS Opis Serwer poczty SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Adres IP (Internet Protocol) serwera poczty SMTP. Jest to czas, przez jaki narzędzie DataConnect oczekuje przed aktywacją w celu sprawdzenia, czy dostępne są kolejne zadania do przetworzenia. Wartość domyślna to 10 minut. Określa wiek zakończonych lub przestarzałych zadań do skasowania przez narzędzie DataConnect. Wartość domyślna to 5 dni. 2. Skonfiguruj te same właściwości na serwerze innej firmy. Konfigurowanie procesów administratora W przypadku standardów OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) konieczna jest konfiguracja kilku procesów. Procesy te należy skonfigurować za pośrednictwem konsoli administratora przed wysłaniem rekordów streszczenia warunków najmu lub przed zastosowaniem narzędzi streszczenia warunków najmu OSCRE po raz pierwszy. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi być administratorem IBM TRIRIGA. 1. Do skonfigurowania następujących procesów na serwerze należy użyć konsoli administratora IBM TRIRIGA: a. Narzędzia.xml OSCRE wymagają uruchomienia agentów łączenia danych (DataConnect) oraz poczty przychodzącej. Jeśli nie zostały jeszcze uruchomione, uruchom je za pośrednictwem konsoli administratora. Procesy te można również skonfigurować w pliku TRIRIGAWEB.properties, tak aby uruchamiały się automatycznie. b. Aby rejestrowanie w trakcie przetwarzania pliku.xml OSCRE było bardziej szczegółowe, włącz rejestrowanie dla łączenia danych (DataConnect), poczty przychodzącej, przetwarzania ETL lub zastosuj dowolną kombinację tych opcji. 2. Skonfiguruj te same procesy na serwerze innej firmy. Konfigurowanie ustawień aplikacji W przypadku standardów OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) konieczne jest wprowadzenie kilku ustawień poczty elektronicznej i aplikacji. Ustawienia te należy skonfigurować przed wysłaniem rekordów streszczenia warunków najmu lub przed zastosowaniem narzędzi streszczenia warunków najmu OSCRE po raz pierwszy. Rozdział 3. Konfigurowanie umów 15

20 Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi być administratorem IBM TRIRIGA. 1. Na serwerze należy skonfigurować następujące ustawienia: a. Skonfiguruj adres IP i sprawdź poprawność konta poczty przychodzącej danego serwera. b. W rekordzie konfiguracji systemu wybierz adres , stanowiący system źródłowy lub docelowy podczas wysyłania streszczenia warunków najmu. Rekord ten można otworzyć, wybierając kolejno opcje Narzędzia > Konfiguracja systemu > Integracja > Konfiguracja systemu. c. Skonfiguruj grupy użytkowników, którym zostanie przydzielona odpowiednio rola analizatora warunków najmu nieruchomości w produkcie IBM TRIRIGA oraz rola menedżera streszczenia warunków najmu nieruchomości w produkcie IBM TRIRIGA. d. Skonfiguruj powiadomienia dotyczące streszczenia warunków najmu dla konkretnej roli użytkownika: zaakceptowane, udzielono wyjaśnień, zażądano wyjaśnień, otrzymane i odrzucone. Rekordy te można otworzyć i sprawdzić, wybierając kolejno opcje Narzędzia > Zatwierdzenia i powiadomienia > Powiadomienia > Wymagania powiadomień. e. Sprawdź, czy istnieją rekordy treści transformacji dla wszystkich procesów OSCRE, np. zatwierdzanie, odrzucanie, wysyłanie, prośba o wyjaśnienie i udzielanie wyjaśnień. Rekordy te można utworzyć lub otworzyć, wybierając kolejno opcje Narzędzia > Programy narzędziowe do obsługi danych > Import XML OSCRE. f. Sprawdź w rekordzie ustawień aplikacji, czy istnieją wszystkie pliki treści transformacji dla wszystkich procesów OSCRE, np. zatwierdzanie, odrzucanie, wysyłanie, prośba o wyjaśnienie i udzielanie wyjaśnień. Rekord ten można otworzyć, wybierając kolejno opcje Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Ustawienia aplikacji. Sekcja Transformacja streszczeń warunków najmu jest dostępna na karcie Ogólne. 2. Skonfiguruj te same ustawienia na serwerze innej firmy. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

21 Rozdział 4. Tworzenie streszczeń warunków najmu Zapisanie danych dotyczących najmu w postaci cyfrowej może ułatwić aktualizowanie i tworzenie zapytań, jednak wprowadzenie pełnej treści umowy najmu jest czasochłonne. Zamiast tego można tworzyć rekordy streszczenia warunków najmu podsumowujące warunki najmu wprowadzając dane ręcznie, za pośrednictwem plików.xml OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) lub formularzy offline. Rekordy streszczenia warunków najmu W celu skrócenia czasu, jaki jest konieczny do wprowadzenia informacji na temat umów najmu, można utworzyć streszczenie lub podsumowanie ich pełnej treści, korzystając z rekordów streszczenia warunków najmu. Rekord streszczenia warunków najmu może zawierać dowolną liczbę szczegółów dotyczących najmu, odpowiadającą preferencjom i standardom obowiązującym w organizacji. Przepływ procesu tworzenia umowy Rysunek 5. Diagram przepływu procesu tworzenia streszczenia warunków najmu Tworzenie streszczenia warunków najmu Analizator warunków najmu może wskazać całą umowę najmu i dołączyć ją w postaci pliku lub też streścić kluczowe kwestie związane z umową najmu. Dostępnych jest kilka technik wprowadzania danych: v można wprowadzić rekordy streszczenia warunków najmu do systemu IBM TRIRIGA, v analizator dostawcy (w innym systemie IBM TRIRIGA) określa rekordy streszczenia warunków najmu, a następnie wysyła je do odpowiedniego użytkownika w postaci plików OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) w formacie.xml, v analizator dostawcy (poza systemem IBM TRIRIGA użytkownika) określa rekordy streszczenia warunków najmu za pośrednictwem formularza offline, a następnie wysyła ten formularz do użytkownika, korzystając z poczty elektronicznej. Copyright IBM Corp. 2011,

22 W ramach umowy obustronnej rekord streszczenia warunków najmu stanowi formalny rekord warunków najmu nieruchomości. Po aktywowaniu, zatwierdzeniu i zakończeniu rekordu streszczenia warunków najmu tworzona jest wersja robocza warunków najmu nieruchomości, którą można wykorzystać w przyszłych transakcjach. W wyniku tego utworzenie drugiego rekordu umożliwia rozdzielenie zabezpieczeń związanych z zewnętrznymi i wewnętrznymi zasobami, stanowiącymi streszczenia warunków najmu. Poza wymienionymi technikami rekord streszczenia warunków najmu można również utworzyć na etapie zakończenia projektu wynajmu nieruchomości. Karty, sekcje i pola rekordu streszczenia warunków najmu mają taką samą ważność, niezależnie od metody zastosowanej do określenia zawartych w nich danych. Rekord streszczenia warunków najmu należy zapisać po określeniu w nim danych i przed przejściem do następnej karty. Tworzenie rekordów streszczenia warunków najmu W celu podsumowania kluczowych informacji zawartych w umowie najmu możliwe jest ręczne utworzenie rekordów streszczenia warunków najmu. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi zalogować się jako analizator nieruchomości lub jako menedżera umów dot. nieruchomości. 1. Dodaj streszczenie warunków najmu. Rola Analizator nieruchomości Menedżer umów dot. nieruchomości Czynność W sekcji portalu Streszczenia warunków najmu w opracowaniu kliknij czynność Dodaj nowe streszczenie. Wybierz kolejno opcje Umowy > Najmy. W sekcji portalu Strony pokrewne - Najmy wg umów kliknij odsyłacz Streszczenia warunków najmu. Kliknij czynność Dodaj. 2. Określ ogólne szczegóły. 3. Utwórz wersję roboczą. 4. Określ szczegóły klauzul najmu, harmonogramów, rozliczania i pozostałe informacje. 5. Zapisz rekord. Ustawianie wartości domyślnych w sekcji korekt indeksowych W sekcji Korekty indeksowe na karcie Wynajem można również ustawić wartości, które będą wartościami domyślnymi dla innych kart. 1. Wybierz kartę Wynajem. 2. W polu Typ korekty najmu wybierz opcję korekty indeksowej. 3. Określ wartości w sekcji Korekty indeksowe. 4. Zapisz rekord. Wyniki Wartości z sekcji Korekty indeksowe na karcie Wynajem są ustawiane jako wartości domyślne w innych kartach, zawierających tę sekcję. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

23 Uzupełnianie wartości domyślnych w sekcji korekt indeksowych Po ustawieniu wartości domyślnych w sekcji Korekty indeksowe na karcie Wynajem wartości zawarte w tej sekcji mogą uzupełnić pola na innych kartach. Zanim rozpoczniesz Sprawdź, czy wartości domyślne w sekcji Korekty indeksowe na karcie Wynajem zostały ustawione. 1. Kliknij kartę, w której tworzysz klauzulę. Na przykład kliknij kartę Ubezpieczenie. 2. Zaznacz pole wyboru Zawiera korektę indeksową. 3. Określ pozostałe szczegóły klauzuli. 4. Kliknij czynność Dodaj klauzulę. Wyniki Na karcie w sekcji klauzul zostanie wyświetlona nowa klauzula. Na przykład na karcie Ubezpieczenie nowa klauzula zostanie wyświetlona w sekcji Klauzule ubezpieczeń. W tej sekcji nowej klauzuli zostaną również wprowadzone wartości zawarte w sekcji Korekty indeksowe na karcie Wynajem. Tworzenie rekordów streszczenia warunków najmu poprzez wysyłanie formularzy offline W niektórych przypadkach najlepszym rozwiązaniem może okazać się wysłanie danych dotyczących najmu jako załączników do wiadomości . Zamiast bezpośredniego określania rekordów streszczenia warunków najmu można wysłać formularze offline Microsoft Excel za pośrednictwem poczty elektronicznej na skonfigurowane adresy . Po odebraniu formularza offline w aplikacji docelowej dane są wprowadzane do nowego rekordu streszczenia warunków najmu. Zanim rozpoczniesz Konieczne jest uzyskanie od administratora aplikacji formularza offline Streszczenie warunków najmu nieruchomości oraz docelowego adresu . Identyfikator najmu (Id.) dla rekordu streszczenia warunków najmu musi być unikalny. Aplikacja docelowa odrzuci zaimportowany rekord streszczenia warunków najmu, którego identyfikator najmu będzie zgodny z rekordem streszczenia warunków najmu istniejącym już w bazie danych. 1. W programie Microsoft Excel otwórz formularz offline Streszczenie warunków najmu nieruchomości dla danego rekordu streszczenia warunków najmu. 2. Wprowadź w formularzu offline informacje dotyczące najmu. 3. Po wypełnieniu formularza offline sprawdź w aplikacji, czy wartość z pola Identyfikator najmu nie istnieje. Jeśli wartość z pola Identyfikator najmu istnieje, popraw identyfikator. 4. Kliknij czynność Formularz offline Sprawdź, czy temat wiadomości to FORMULARZ STRESZCZENIA WARUNKÓW NAJMU. Rozdział 4. Tworzenie streszczeń warunków najmu 19

24 Tworzenie rekordów streszczenia warunków najmu poprzez wysyłanie plików.xml OSCRE W niektórych przypadkach najlepszym rozwiązaniem może okazać się wysłanie danych dotyczących najmu z aplikacji źródłowej do aplikacji docelowej. Zamiast bezpośredniego określania rekordów streszczenia warunków najmu można przesyłać pliki.xml OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) pomiędzy aplikacjami. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi zalogować się jako analizator nieruchomości lub jako menedżera umów dot. nieruchomości. 1. Dodaj streszczenie warunków najmu. Rola Analizator nieruchomości Menedżer umów dot. nieruchomości Czynność W sekcji portalu Streszczenia warunków najmu w opracowaniu kliknij czynność Dodaj nowe streszczenie. Wybierz kolejno opcje Umowy > Najmy. W sekcji portalu Strony pokrewne - Najmy wg umów kliknij odsyłacz Streszczenia warunków najmu. Kliknij czynność Dodaj. 2. Określ szczegóły. 3. Kliknij czynność Utwórz zewnętrzną wersję roboczą. 4. Kliknij czynność Uruchom streszczenie. Status rekordu zmieni się na W toku. 5. Określ pozostałe dane i kliknij czynność Prześlij do przeglądu. Status rekordu ulega zmianie na wartość Przegląd w toku. 6. Po zmianie statusu rekordu na Zatwierdzone otwórz rekord streszczenia warunków najmu. 7. Kliknij czynność Wyślij. Wprowadź komentarz, określ aplikację źródłową i aplikację docelową. 8. Kliknij czynność Wyślij. Status rekordu ulega zmianie na wartość Wysłany. Eksportowanie rekordów streszczenia warunków najmu poprzez wysyłanie plików.xml OSCRE Użycie narzędzia eksportu plików.xml dla OSCRE Open Standards Consortium for Real Estate) jest alternatywnym rozwiązaniem dla czynności Wyślij w rekordzie streszczenia warunków najmu. Na przykład użytkownik może chcieć utworzyć pakiet kilku rekordów w celu ich jednoczesnego wysłania po tym, jak zostały przesłane do przeglądu i zatwierdzenia. Zwykle rekordy streszczenia warunków najmu wyeksportowane za pośrednictwem OSCRE są odbierane bezpośrednio na serwerze IBM TRIRIGA poprzez adresy poczty przychodzącej. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi zalogować się jako administrator aplikacji. Ponadto należy sprawdzić, czy obiekt biznesowy streszczenia warunków najmu nie zawiera pola o nazwie, w której występuje którykolwiek z następujących znaków specjalnych: ~`!#$%&*()_+-={} []\: ;'<>?,./ Jeśli w nazwie występuje znak specjalny, proces nie wygeneruje pliku.xml OSCRE. W razie konieczności należy poprawić i ponownie opublikować obiekt biznesowy. 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

25 1. Wybierz kolejno opcje Narzędzia > Programy narzędziowe do obsługi danych > Eksport XML OSCRE. 2. Kliknij czynność Dodaj. 3. Określ szczegóły. 4. Utwórz rekord eksportu. 5. Przetwarzaj rekord eksportu. Importowanie rekordów streszczenia warunków najmu poprzez wysyłanie plików.xml OSCRE Użycie narzędzia eksportu plików.xml dla OSCRE Open Standards Consortium for Real Estate) jest alternatywnym rozwiązaniem dla odbierania rekordu streszczenia warunków najmu za pośrednictwem poczty z innego serwera. Na przykład rekord streszczenia warunków najmu można wysłać jako załącznik na adres użytkownika zamiast na adres poczty przychodzącej serwera IBM TRIRIGA. Plik.xml z załącznika można później wysłać na serwer. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi zalogować się jako administrator aplikacji. 1. Wybierz kolejno opcje Narzędzia > Programy narzędziowe do obsługi danych > Import XML OSCRE. 2. Kliknij czynność Dodaj. 3. Określ szczegóły. 4. Utwórz rekord importu. 5. Przetwarzaj rekord importu. Po przetworzeniu rekordu importu będzie on miał jeden z następujących statusów: Status Oczekiwanie na proces DC Proces DC zakończony Niepowodzenie ETL Opis Oznacza, że przetwarzanie ETL (rozpakowanie, przekształcenie i załadowanie) powiodło się. Oznacza to również, że plik.xml oczekuje na przetworzenie przez narzędzie IBM TRIRIGA DataConnect (DC). Oznacza, że przetwarzanie DataConnect (DC) powiodło się, a plik.xml został zaimportowany. Oznacza, że przetwarzanie ETL nie powiodło się. Więcej informacji zawiera dziennik serwera. Rozdział 4. Tworzenie streszczeń warunków najmu 21

26 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

27 Rozdział 5. Tworzenie najmów Aby tworzenie aktualizacji i zapytań było bardziej skuteczne, można zapisać dane dotyczące najmu w sposób cyfrowy poprzez utworzenie rekordów najmu. Rekordy najmu nieruchomości można utworzyć ręcznie lub zatwierdzając i uzupełniając rekordy streszczenia warunków najmu. Rekordy najmu zasobu można utworzyć, wprowadzając dane ręcznie. Przegląd procesu tworzenia najmu Po wprowadzeniu i zapisaniu rekordów najmu rekordy te są prezentowane w postaci formularzy najmu, które dostępne są na różnych kartach. Dostępny jest formularz Najem nieruchomości oraz formularz Najem zasobów. Formularze zawierają następujące karty: Klauzule, opcje i warunki oraz Rozliczanie. Rekordy najmu nieruchomości W celu zapisania danych dotyczących najmu w postaci cyfrowej można wprowadzić treści do rekordów najmu. Rekord najmu nieruchomości może zawierać dowolną liczbę szczegółów dotyczących najmu, odpowiadającą preferencjom i standardom obowiązującym w organizacji. Przepływ procesu tworzenia umowy Rysunek 6. Diagram przepływu tworzenia najmu nieruchomości Tworzenie najmu nieruchomości Użytkownik pełniący rolę menedżera umów dot. nieruchomości może określić całą umowę najmu i załączyć ją w postaci pliku lub utworzyć streszczenie kluczowych aspektów tej umowy. Rekordy najmu nieruchomości można wprowadzić do aplikacji IBM TRIRIGA lub można zatwierdzić i zakończyć rekord streszczenia warunków najmu, który jest już dostępny w aplikacji. Copyright IBM Corp. 2011,

28 W ramach umowy obustronnej rekord streszczenia warunków najmu stanowi formalny rekord warunków najmu nieruchomości. Po aktywowaniu, zatwierdzeniu i zakończeniu rekordu streszczenia warunków najmu tworzona jest wersja robocza warunków najmu nieruchomości, którą można wykorzystać w przyszłych transakcjach. W wyniku tego utworzenie drugiego rekordu umożliwia rozdzielenie zabezpieczeń związanych z zewnętrznymi i wewnętrznymi zasobami, stanowiącymi streszczenia warunków najmu. Karty, sekcje i pola rekordu najmu nieruchomości mają taką samą ważność, niezależnie od metody zastosowanej do określenia zawartych w nich danych. Rekord najmu nieruchomości należy zapisać po określeniu w nim danych i przed przejściem do następnej karty. Rekordy najmu zasobów W celu zapisania danych dotyczących najmu w postaci cyfrowej można wprowadzić treści do rekordów najmu. Rekord najmu zasobu może zawierać dowolną liczbę szczegółów dotyczących najmu, odpowiadającą preferencjom i standardom obowiązującym w organizacji. Przepływ procesu tworzenia umowy Rysunek 7. Diagram przepływu tworzenia najmu zasobu Tworzenie najmu zasobu Menedżer ds. najmu zasobu może określić całą umowę najmu i załączyć ją w postaci pliku lub utworzyć podsumowanie kluczowych aspektów umowy. Rekordy najmu zasobów można wprowadzić do aplikacji IBM TRIRIGA. Rekord najmu zasobu należy zapisać po określeniu w nim danych i przed przejściem do następnej karty. Pojęcia związane z kartą Rozliczenia Ta karta formularza najmu umożliwia określenie informacji FASB (Financial Accounting Standards Board) i IASB (International Accounting Standards Board). Informacje te obejmują szczegóły rozliczeniowe, stopę procentową pożyczki, założenia dotyczące wzrostu, zakładane składniki czynszu oraz opcję prawdopodobnego okresu. Na tej karcie wyznaczany jest również sposób traktowania najmu wg FASB jako Inwestycja lub Operacyjne. Formularz 24 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

29 zawiera tę kartę tylko wtedy, gdy użytkownik w ramach licencji na produkt Real Estate Manager ma uprawnienia dostępu odpowiadające roli Menedżer ds. rozliczeń najmu. Okresy prawdopodobne Okres prawdopodobny to ważne pojęcie z zakresu standardów rozliczania najmu FASB (Financial Accounting Standards Board) i IASB (International Accounting Standards Board). Zgodnie z tymi standardami płatności muszą być amortyzowane w całym prawdopodobnym okresie najmu. Taka amortyzacja umożliwia przeprowadzenie dokładniejszej analizy wpływu finansowego dla najmów w ramach portfela biznesowego. Okres prawdopodobny najmu to obliczony czas trwania od daty rozpoczęcia do daty zakończenia prawdopodobnego okresu dla najmu. Obliczenie przeprowadzane jest w następujący sposób: v (Data zakończenia data rozpoczęcia) = Okres prawdopodobny (czas trwania) v Data rozpoczęcia określana jest w polu Data rozpoczęcia. v Data zakończenia określana jest w polu Data wygaśnięcia prawdopodobnego okresu. Opcje prawdopodobne W oparciu o przyczyny biznesowe określone umową lub nieuwzględnione w umowie lub w wyniku nieoczekiwanych warunków ekonomicznych konieczna może być zmiana przewidywanego terminu najmu. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, można kliknąć czynność Przejrzyj założenia, aby określić opcję prawdopodobną lub opcję najmu, skorzystanie z której jest najbardziej prawdopodobne. Określona opcja determinuje nową datę zakończenia dla prawdopodobnego okresu. Lista opcji jest filtrowana w celu wyświetlenia jedynie aktywnych możliwości wyboru i jedynie obowiązujące możliwości wyboru dla pola Rodzaj opcji są używane do określenia prawdopodobnego okresu: opcja odnowienia, zakończenia lub zakupu. Po wybraniu opcji prawdopodobnej do wykorzystania aplikacja ustawia nową wartość w polu Data wygaśnięcia prawdopodobnego okresu zgodnie z następującą logiką: v W przypadku wybrania opcji zakupu aplikacja rozszerza amortyzację, ustawiając w polu Data wygaśnięcia prawdopodobnego okresu wartość określoną w polu Koniec okresu użyteczności ekonomicznej. v W przypadku wybrania opcji odnowienia aplikacja rozszerza amortyzację, ustawiając w polu Data wygaśnięcia prawdopodobnego okresu wartość określoną w polu Data wygaśnięcia odnowienia. v W przypadku wybrania opcji zakończenia aplikacja rozszerza amortyzację, ustawiając w polu Data wygaśnięcia prawdopodobnego okresu wartość określoną w polu Prawdopodobna realizacja zakończenia. v Jeśli skorzystanie z żadnej z opcji nie jest prawdopodobne, wówczas jako wartość w polu Data wygaśnięcia prawdopodobnego okresu aplikacja stosuje wartość określoną w polu Data wygaśnięcia dla najmu podstawowego. Założenia Podczas wyznaczania harmonogramu amortyzacji stosowane są modele założeń, pozwalające opracować prognozę dla najlepszego oszacowania przyszłych zobowiązań z tytułu płatności dla prawdopodobnego okresu najmu. W przedsiębiorstwach modele założeń umożliwiają określenie wpływu najmów na bilans finansowy. Standardy rozliczania najmu wg FASB (Financial Accounting Standards Board) i IASB (International Accounting Standards Board) definiują konkretne pola i procesy dla założeń. Rozdział 5. Tworzenie najmów 25

30 Na przykład zmiana typu założenia musi być zarejestrowana w dzienniku lub rekordzie historii. Dzienniki te można udostępnić w razie kontroli finansowej. Taki rekord jest nazywany dziennikiem audytu założeń. Założenia można podzielić na kilka kategorii głównych, które mają wpływ na generowanie harmonogramów amortyzacji i pozycji wiersza finansowego. Krańcowa stopa procentowa Stopa procentowa lub stawka upustu umożliwia określenie upustu dla przyszłych szacowanych płatności za najem. Stawka upustu ma zastosowanie w wartości bieżącej netto (NPV) wraz z wartością czynszu liniowego rocznie do wyznaczenia bieżącej wartości czynszu. Założenia wzrostu procentowego Założenia wzrostu procentowego zawierają reguły umożliwiające określenie, czy założenie dotyczy danego najmu. Jeśli założenie wzrostu oparte na indeksie lub godziwej wartości rynkowej (FMRV) nie ma zastosowania, odpowiednie pole formularza jest ukrywane. W przypadku założenia wzrostu wskaźnika można stosować dowolny indeks kosztu lub ceny, z uwzględnieniem następujących przykładów: v Indeks cen towarów i usług (ang. Consumer Price Index, CPI) określa średnią zmianę w czasie cen, jakie użytkownicy zapłacili za artykuły konsumpcyjne lub usługi. v Indeks kosztów budowy (ang. Construction Cost Index, CCI) to wskaźnik cyklu biznesowego, który przedstawia trend kosztów ponoszonych przez przedsiębiorcę budowlanego w procesie budowy. v Indeks cen dóbr produkcyjnych (ang. Producer Price Index, PPI) określa średnią zamianę w czasie cen sprzedaży ustalanych przez producentów dla wytwarzanych przez nich produktów. Ceny objęte indeksem PPI ustalane są dla pierwszej transakcji handlowej wielu produktów i niektórych usług. Zakładane składniki czynszu Zakładane składniki czynszu dotyczą najmów brutto i uwzględniają składniki najmu i składniki usług w płatnościach za wynajem. Wg FASB-IASB te składniki płatności wymagają jednak rozbicia kosztów. Takie rozbicie pozwala najemcy wykluczyć składniki związane z usługami z harmonogramu amortyzacji (pozycje wiersza fiskalnego) oraz z raportów finansowych lub raportów dot. odpowiedzialności. Zwykle w przypadku najmów brutto najemca płaci jedną kwotę, która uwzględnia wydatki czynszowe i operacyjne. Najemca może jednak amortyzować jedynie tę część kwoty, która dotyczy czynszu, wyznaczaną na podstawie rozbicia procentowego określonego przez wynajmującego. Część płatności za usługi jest wykluczana z obliczeń finansowych dot. czynszu. Założenia te mają zastosowanie, jeśli w polu Kategoria najmu wybrano wartość zawierającą termin brutto, np. pełna obsługa brutto lub brutto zmodyfikowane. Jeśli nie jest to najem brutto, sekcja Zakładane składniki czynszu w formularzu jest ukrywana. Amortyzacja Amortyzacja to proces spłacania zadłużenia w czasie poprzez systematycznie zaplanowane płatności. Płatności z tytułu najmu są amortyzowane w prawdopodobnym okresie najmu metodą liniową. Zgodnie z wymogami FASB (Financial Accounting Standards Board) i IASB 26 Copyright IBM Corp. 2011, 2015