Portal Pracowniczy. Opis głównego interfejsu oraz modułów dostępnych dla pracowników. Maj 2021 INFORMATYKI UŁ 20 21

Transkrypt

1 Portal Pracowniczy Opis głównego interfejsu oraz modułów dostępnych dla pracowników Maj 2021 INFORMATYKI UŁ 20 21

2 Opis głównego interfejsu oraz modułów dostępnych dla pracowników Spis treści 1. WPROWADZENIE INTERFEJS GŁÓWNY ZATRUDNIENIE WYNAGRODZENIE WYNAGRODZENIE PODSUMOWANIE ROCZNE WYNAGRODZENIE RACHUNKI PITY URLOPY I NIEOBECNOŚCI KARTOTEKA Z SYSTEMU KADROWO PŁACOWEGO INFORMACJE O ZATRUDNIENIU HISTORIA ZATRUDNIENIA UPRAWNIENIA PRACOWNIKA W SYSTEMIE CENTRUM INFORMATYKI UŁ

3 1. Wprowadzenie Portal Pracowniczy jest systemem przeznaczonym dla pracowników Uniwersytetu Łódzkiego, który umożliwia: podgląd pracownikowi swoich danych z zakresu kadrowo-płacowego m.in. informacji o zatrudnieniu, urlopach, wynagrodzeniu, pobrania dokumentów PIT; dostarcza kompendium informacji w Bazie wiedzy pracownika dotyczących Uczelni; tworzenie i procesowanie elektronicznych dokumentów na Uczelni, w tym dokonywanie ich akceptacji poprzez złożenie podpisu elektronicznego Certyfikatem UŁ (niekwalifikowanym). Grupa elektronicznych dokumentów w Portalu Pracownicy jest sukcesywnie rozbudowywana obejmuje m.in. wnioski urlopowe, wnioski socjalne, delegacje krajowe, umowy cywilno- prawne i rachunki do umów, faktury zakupowe (krajowe i zagraniczne) oraz wiele innych. 2. Interfejs główny Pracownik z podstawowymi uprawnieniami po zalogowaniu Pracowniczego widoczną ma następującą stronę główną: do aplikacji Portalu Portal Pracowniczy - widok strony głównej Z lewej strony wyświetlane są kafelkowo Aktualności dotyczące bieżących spraw pracowniczych oraz Uczelni. Moderatorem aktualności są wyznaczeni uprawnieni pracownicy. Po prawej stronie w panelu głównym znajduje się menu z wyciągniętymi najważniejszymi dla pracownika zakładkami z aplikacji. Po kliknięciu na + przy nazwie zakładki wyświetlane są skrócone informacje i pomocne linki dla danej sekcji: CENTRUM INFORMATYKI UŁ

4 Zatrudnienie zawiera podstawowe informacje o zatrudnieniu pracownika (kod i zajmowane stanowisko) oraz przekierowanie do szczegółowego widoku z informacją o zatrudnieniu. Urlopy zawiera skrócone informacje o liczbie przysługujących i wykorzystanych dniach urlopowych pracownika. Z sekcji można również przejść do widoku szczegółowego urlopów i nieobecności oraz złożyć elektroniczny wniosek o urlop wypoczynkowy oraz urlop na żądanie. Wynagrodzenie z sekcji tej można pobrać bieżący pasek płacowy oraz przejść do szczegółowego widoku dla wynagrodzenia. Sprawy socjalne w sekcji tej pracownik może zapoznać się z instrukcją składania wniosków DSS w systemie oraz złożyć elektroniczny wniosek o dofinansowanie do świadczeń socjalnych. PITy sekcja umożliwia pobranie ostatniego PITa oraz przejście do widoku szczegółowego zawierającego deklaracje podatkowe z lat wcześniejszych. W prawym górnym rogu strony znajduje się link do strony Uniwersytetu Łódzkiego oraz obrazek, po kliknięciu, którego mamy dostęp do linków stron: Uniwersytetu Łódzkiego, USOSweb i poczty uniwersyteckiej oraz profilu pracownika i opcji wylogowania się z systemu. W środkowej górnej części strony znajduje się okno wyszukiwarki, umożliwiające po wpisaniu szukanej frazy wyszukanie informacji o pracowniku, jednostce czy pliku umieszczonym w systemie. W lewym górnym rogu strony znajdują się nazwa systemu - Portal Pracowniczy, po kliknięciu której pracownik może powrócić do strony głównej aplikacji nie zależnie od miejsca w którym się znajduje oraz MENU z szczegółowymi modułami aplikacji. Po kliknięciu w MENU pracownik ma dostęp do: Kolumna Moje skróty przekierowanie do najczęściej wykorzystywanych modułów w systemie: Dodaj dokument moduł zawierający sekcje do tworzenia obsługi elektronicznych dokumentów. Zakres dostępnych sekcji regulowany jest uprawnienia pracownika oraz czy zajmuje stanowisko kierownicze. Lista zadań - zawiera dokumenty znajdujące się na koncie pracownika i wymagające wykonania na nich akcji - najczęściej jest to akceptacja lub wypełnienie dokumentu oraz przesłanie go dalej. Wynagrodzenie przekierowanie do strony wynagrodzenie, która zawiera szczegółowe informacje o naszym wynagrodzeniu oraz możliwość pobrania paska płacowego w PDF za dany miesiąc. Urlopy i nieobecności przekierowanie do strony z szczegółowymi informacjami dotyczącymi urlopów i nieobecności pracownika. Wniosek urlopowy moduł umożliwiający pracownikowi szybkie utworzenie i wysłanie wniosku urlopowego wypoczynkowego do przełożonego. Mój profil moduł zawierający dane o pracowniku (zajmowanym stanowisku w jednostce, współpracownikach oraz danych kontaktowych). CENTRUM INFORMATYKI UŁ

5 Instrukcje przekierowanie do strony Helpdesk UŁ zawierającej instrukcje dotyczące systemu Portal Pracowniczy. Edytuj profil moduł służący do edycji profilu pracownika. Edytuj jednostki moduł służący do edycji profilu jednostki, widoczny tylko dla kierowników/ dyrektorów jednostek. Opis wypełniania profili pracownika i jednostek znajduje się w osobnej instrukcji. Wyloguj się opcja wylogowania się z systemu. Kolumna Nawigacja zbiór modułów i sekcji w systemie: Strona główna - przekierowanie do strony głównej systemu. Zatrudnienie moduł umożliwiający pracownikowi podgląd jego informacji kadrowo- płacowych (szczegółowy opis pkt.3 w instrukcji) Sprawy socjalne moduł służący do obsługi świadczeń socjalnych dla pracownika; umożliwia pracownikowi złożenie wniosku DSS elektronicznie (obieg wniosku w systemie Portal Pracowniczy) oraz wygenerowanie papierowego wniosku DSS (obieg poza systemem w wersji papierowej). Opis wniosków socjalnych w odrębnej instrukcji. Baza wiedzy pracownika moduł zawierający dostęp do Bazy Aktów Własnych, Benefitów Pracowniczych, BHP, danych badawczych, etyki badań, ewaluacji, konferencji, ochrony technologii, poradnika naukowca, wynajmu oraz zamówień publicznych. Baza wiedzy sukcesywnie jest rozbudowywana. Dokumenty moduł zawierający sekcje do tworzenia obsługi elektronicznych dokumentów. Zakres dostępnych sekcji regulowany jest uprawnienia pracownika oraz czy zajmuje stanowisko kierownicze: o Dodaj sekcja służąca do tworzenia nowych dokumentów z elektronicznym obiegiem. Typy dokumentów które można procedować w aplikacji to: delegacje krajowe, noty, wnioski urlopowe, wnioski socjalne, umowy cywilno-prawne, faktury oraz inne. Grupa elektronicznych dokumentów w Portalu Pracownicy jest sukcesywnie rozbudowywana, opisy tworzenia i obiegu dokumentów znajdują się w osobnych instrukcjach. o Lista zadań (widok prosty i złożony) zawiera dokumenty będące na koncie pracownika i wymagające wykonania przez niego akcji najczęściej jest to akceptacja lub wypełnienie dokumentu oraz przesłanie go dalej. o Moje dokumenty (widok prosty i złożony), sekcja dla autora dokumentów. Zawiera podgląd dokumentów aktywnych w systemie utworzonych przez pracownika (autora dokumentu) i będących w obiegu. Z tej sekcji nie można wykonać akcji wypełniania i akceptacji dokumentu. o Dokumenty powiązane (widok prosty i złożony), sekcja dla pracowników uczestniczących w obiegu dokumentu ale nie będących jego autorem. Zawiera podgląd dokumentów aktywnych w systemie utworzonych przez innego pracownika w którego obiegu dany pracownik (nie autor dokumentu) uczestniczy. Z tej sekcji nie można wykonać akcji wypełniania i akceptacji dokumentu. o Moje archiwum (widok prosty i złożony), sekcja dla autora dokumentów. Zawiera podgląd dokumentów zarchiwizowanych w systemie utworzonych przez pracownika (autora dokumentu). W CENTRUM INFORMATYKI UŁ

6 archiwum znajdują się dokumenty, których obieg został zakończony lub je usunięto. Z tej sekcji nie można wykonać akcji wypełniania lub akceptacji dokumentu. Dokumentu zarchiwizowanego nie można przywrócić do obiegu i edycji. o Archiwum dokumentów powiązanych (widok prosty i złożony), sekcja dla pracowników uczestniczących w obiegu dokumentu ale nie będących jego autorem. Zawiera podgląd dokumentów zarchiwizowanych w systemie. W archiwum znajdują się dokumenty, których obieg został zakończony lub je usunięto. Z tej sekcji nie można wykonać akcji wypełniania lub akceptacji dokumentu. Dokumentu zarchiwizowanego nie można przywrócić do obiegu i edycji. o Wyszukiwanie (proste i złożone), dostęp do wyszukiwarki mają pracownicy wg. nadanych im uprawnień. Sekcja ta umożliwia pracownikowi odszukanie wprowadzonego do systemu dokumentu wg. wybranych atrybutów. Pracownik z uprawnieniami sekretariatu może odszukać dokumenty, których był autorem oraz dokumenty utworzone przez innych pracowników z tej samej jednostki zatrudnienia. o Eksport danych delegacji krajowej do pliku płatności krajowych sekcja służąca do eksportu wypłat zaliczek za delegacje krajowe, dostęp do sekcji mają uprawnienie pracownicy Administracji Centralnej. o Panel administratora sekcja widoczna i dostępna tylko dla wyznaczonych uprawnionych pracowników będących administratorami systemu Portal Pracowniczy. o Zarzadzanie zastępstwami sekcja widoczna dla kierowników o jednostek. Zawiera informacje o bieżących, przyszłych, zakończonych i usuniętych zastępstwach w systemie podległych kierownikowi pracowników. Umożliwia kierownikowi ustawianie i moderowanie zastępstwami na czas nieobecności pracowników w jego jednostce. Opis sekcji znajduje się w osobnej instrukcji. Instrukcje przekierowanie do strony Helpdesk UŁ zawierającej instrukcje dotyczące systemu Portal Pracowniczy. Szczegółowy opis modułu Dokumenty z powyższymi sekcjami znajduje się w osobnej instrukcji. Oferty pracy moduł zawierający oferty pracy w jednostce zatrudnienia pracownika, widoczny tylko dla kierowników / dyrektorów jednostek. Moi pracownicy moduł dostępny tylko dla kierowników/ dyrektorów jednostek, zawierający szczegółową informację o urlopach i nieobecnościach pracowników w danej jednostce oraz profile pracowników tej jednostki (możliwość edycji profilu pracownika przez jego przełożonego). Ochrona danych UŁ moduł zawierający informacje o polityce ochrony danych osobowych w UŁ oraz instrukcje sprawdzeń zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych w UŁ i wskazówki IOD UŁ dotyczące udostępniania przez jednostki organizacyjne UŁ informacji, w tym danych osobowych, ochrony danych osobowych w badaniach naukowych prowadzonych w UŁ, ochrony danych osobowych w związku z organizacją wydarzeń w UŁ i inne. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

7 Modernizacja moduł widoczny i dostępny tylko dla wyznaczonych uprawnionych pracowników będących moderatorami lub administratorami systemu Portal Pracowniczy. MENU widok Moje skróty i Nawigacja 3. Zatrudnienie Moduł umożliwiający pracownikowi podgląd jego informacji płacowego. Znajdują się w nim sekcje: z zakresu kadrowo Wynagrodzenie Wynagrodzenie podsumowanie roczne Wynagrodzenie - rachunki PITy Urlopy i nieobecności Kartoteka z systemu Kadrowo Płacowego Informacje o zatrudnieniu Historia zatrudnienia CENTRUM INFORMATYKI UŁ

8 3.1. Wynagrodzenie Sekcja prezentuje podgląd wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu i roku. Widoczny jest nagłówek z formularzem wyboru okresu rozliczeniowego oraz jego szczegóły. Dane pochodzą z systemy Kadrowo Płacowego. Po wskazaniu w nagłówku stanowiska zatrudnienia, miesiąca oraz roku w części szczegóły wyświetlany jest podgląd listy płac (lista główna oraz listy dodatkowe jeśli w w danym miesiącu występują) tabela zawierająca rozbicie na poszczególne składniki wynagrodzenia za dany okres. Okresy rozliczeniowe można kolejno zmieniać za pomocą bocznych strzałek znajdujących w nagłówku (lewa poprzedni okres, prawa następny okres) W prawej górnej części nagłówka znajduje się przycisk generujący dokument PDF - "Pobierz PDF" z listą płac za wskazany okres. Pod listą płac wyświetlane są informacje dodatkowe zawierające: dochód narastający, narastające koszty uzyskania z tytułu praw autorskich w UŁ (w zależności od charakteru umowy), narastającą podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe w UŁ, wysokość składki PPE (jeżeli pracownik przystąpił) lub inne. Dodatkowo u dołu strony, jeżeli pracownik spłaca pożyczkę od pracodawcy, widzi dodatkową część - pożyczki. Jest to tabela z opisem pożyczki oraz kwotą jaka pozostała do spłacenia pracownikowi. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

9 Moduł Zatrudnienie sekcja Wynagrodzenie przykładowa lista płac CENTRUM INFORMATYKI UŁ

10 3.2. Wynagrodzenie podsumowanie roczne Strona prezentuje podgląd rocznego podsumowania zarobków pracownika. Widoczne jest skrócone roczne podsumowanie oraz zestawienie miesięczne. Dane można filtrować względem danego stanowiska lub umów cywilno-prawnych. Można również wybrać rok, za który będą prezentowane dane. Informacje pochodzą z systemy Kadrowo Płacowego. W pierwszej części Twoje zarobki widoczne jest podsumowanie zarobków za dany rok rozliczeniowy, zawiera ono skrócone informacje w zakresie: przycisk pobrania PIT-u za dany rok (jeśli dokument został już wystawiony); listę wyboru roku; średnią pensję brutto w danym roku; sumę rocznego wynagrodzenia; kwotę pobranych świadczeń socjalnych w danym roku; kwotę wynagrodzenia z tytułu umów cywilno-prawnych w danym roku. W kolejnej części Zestawienie miesięczne znajduje się tabela z listą wypłat posortowaną chronologicznie i pogrupowaną względem miesięcy. Dla każdego miesiąca, wyświetlane są dane list płac do niego podpiętych. Jeżeli w danym miesiącu jest ich kilka, to pierwszy wiersz będzie zawierał listę główną a pod nim listy dodatkowe np. trzynastka. Kwoty wynagrodzenia w poszczególnych miesiącach również wyświetlane są w wartościach brutto. W nagłówku zestawienia miesięcznego widoczna jest lista filtrów zawierająca wszystkie stanowiska, dla których w wybranym roku wypłacono pracownikowi wynagrodzenie oraz dodatkowo pozycję Umowy cywilno-prawne jeżeli w danym roku były wypłacone. Widoczne dane można więc ograniczyć do konkretnego stanowiska lub umów cywilnoprawnych. Przeliczone zostanie podsumowanie oraz zawężona będzie lista wypłat. Każda z list płac może być wyróżniona tagiem kategorii. Rozróżniane są tagi: Szczegóły zawiera go każda z list płac, po kliknięciu nastąpi przekierowanie na stronę szczegółów wynagrodzenia za dany miesiąc lub szczegółów wynagrodzenia z tytułu umów cywilno-prawnych. Pensja standardowa lista płac. Trzynastka lista płac z trzynastką. Nagroda lista płac ze specjalną nagrodą (na przykład Rektora). Godziny lista płac z wynagrodzeniem za godziny ponad limitowe. Rachunki lista płac z wynagrodzeniem z tytułu umów cywilno-prawnych. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

11 Moduł Zatrudnienie sekcja Wynagrodzenie podsumowanie roczne przykład CENTRUM INFORMATYKI UŁ

12 3.3. Wynagrodzenie rachunki Sekcja jest dostępna dla pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie z tytułu umów cywilno-prawnych. Prezentuje ona krótkie podsumowanie rachunków w danym roku oraz ich miesięczne zestawienie. Widok strony jest bardzo podobny do podsumowania rocznego. Informacje pochodzą z systemy Kadrowo Płacowego. W części Twoje rachunki widoczne jest podsumowanie zawierające: łączną sumę rachunków w wybranym roku; liczbę rachunków wypłaconych w wybranym roku; średnią kwotę rachunku w danym roku; listę wyboru roku, za który prezentowane są dane. Lista lat będzie zawierała tylko te, w których nastąpiły wypłaty rachunków. W części Zestawienie miesięczne widoczna jest tabela z chronologiczną listą wypłat rachunków pogrupowaną względem miesięcy. Dla każdego miesiąca, wyświetlane są dane rachunków do niego podpiętych. Jeżeli w danym miesiącu jest ich kilka, to pierwszy wiersz będzie "głównym" będzie inaczej wyróżniony (białe tło oraz wytłuszczona nazwa miesiąca). Każdy z wierszy miesięcy wyświetla: nazwę miesiąca (jeżeli jest to główny wpis miesiąca), datę wypłaty, opis wynagrodzenia (będzie tam typ i opis zawartej umowy) oraz kwotę wypłaty. Moduł Zatrudnienie sekcja Wynagrodzenie rachunki przykład CENTRUM INFORMATYKI UŁ

13 3.4. PITy Na stronie Moje PITy wyświetlona jest lista deklaracji podatkowych z lat wcześniejszych. Każdą deklarację można pobrać w wersji PDF. Dokumenty pochodzą z systemu Kadrowo Płacowego. Moduł Zatrudnienie sekcja PITy przykład 3.5. Urlopy i nieobecności Sekcja zawiera podgląd informacji z systemu Kadrowo Płacowego w zakresie urlopów i nieobecności pracownika. Z lewej strony Urlopy i nieobecności widoczna jest tabela obecności z dniami dla bieżącego miesiąca. Za pomocą przycisków nawigacyjnych nad tabelą można zmienić widok na poprzedni rok, poprzedni lub następny miesiąc. Każda nieobecność (np. zwolnienie lekarskie, urlop wypoczynkowy) pracownika naniesiona jest na tabelę. Z prawej strony znajduje się Podsumowanie z tabelami zawierającymi szczegółowe informacje w zakresie: Urlop wypoczynkowy: do wykorzystania, wykorzystano, wniosek urlopowy, pozostało (z podziałem na należny i zaległy) dla wskazanego roku kalendarzowego; Dodatkowe informacje z wykazem nieobecności pracownika przysługujących mu do wykorzystania w danym roku kalendarzowym: UŻ - urlop wypoczynkowy na żądanie, DM dzień dla matki z dzieckiem, CH zwolnienie lekarskie, wynagrodzenie - bez kodu; Pozostałe nieobecności z listą nieobecności wyżej nie ujętych i wykorzystanych przez pracownika w danym roku kalendarzowym np. OP zasiłek opiekuńczy, DE wyjazdy służbowe. Pod tabelą z obecności znajduje się część Widok tabelaryczny, po kliknięciu której rozwija się lista z zarejestrowanymi wszystkimi nieobecnościami we wskazanym roku kalendarzowym. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

14 Moduł Zatrudnienie sekcja Urlopy i Nieobecności przykład 3.6. Kartoteka z systemu Kadrowo Płacowego Sekcja zawiera podgląd informacji kadrowych o pracowniku z systemu Kadrowo Płacowego. Dane podzielone są na zakładki: Dane podgląd danych osobowych pracownika w tym dokumenty tożsamości, badania profilaktyczne, stopnie niepełnosprawności, uprawnienia do PPE; CENTRUM INFORMATYKI UŁ

15 Adres podgląd danych adresowych pracownika: adres stały, tymczasowy, korespondencyjny oraz adres do PIT; Rodzina podgląd członków rodziny pracownika: stan cywilny, małżonek, dzieci; Kontakt podgląd danych kontaktowych pracownika / lub członka rodziny pracownika; Wykształcenie podgląd danych z zakresu wykształcenia i posiadanych tytułów przez pracownika; Dodatkowe zatrudnienie podgląd danych dotyczących dodatkowego zatrudnienia pracownika (poza Uczelnią). Moduł Zatrudnienie sekcja Kartoteka z systemu Kadrowo Płacowego - przykład CENTRUM INFORMATYKI UŁ

16 3.7. Informacje o zatrudnieniu Sekcja zawiera podgląd informacji o bieżącym zatrudnieniu pracownika na Uczelni z systemu Kadrowo Płacowego. Moduł Zatrudnienie sekcja Informacje o zatrudnieniu - przykład 3.8. Historia zatrudnienia Sekcja zawiera podgląd historii zatrudnienia pracownika na Uczelni z systemu Kadrowo Płacowego. Historia zatrudnienia jest posortowana w dwóch zakładkach Zatrudnienie po umowach oraz Zatrudnienie po stanowiskach. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

17 Moduł Zatrudnienie sekcja Historia zatrudnienia - przykład CENTRUM INFORMATYKI UŁ

18 4. Uprawnienia pracownika w systemie Dla prawidłowego procedowania dokumentów w systemie oraz określenia, kto może wykonywać konkretne zadania na danym dokumencie (mieć do niego pogląd, edytować, wyszukać etc.), każdy pracownik w Portalu Pracowniczym ma przypisany odpowiedni poziom uprawnień nadane role: 1. Rola użytkownika modułu edm jest to podstawowa rola, nadawana automatycznie każdemu pracownikowi UŁ, która daje uprawnienia do: a. tworzenia nowych dokumentów: wniosków urlopowych, wniosków socjalnych, delegacji krajowych (tylko gdy pracownik- wnioskodawca jest delegowanym), rejestracji faktur na poziomie kancelaryjnym (krok 1), b. edytowania dokumentów ze swojej Listy zadań, c. akceptowania dokumentów ze swojej Listy zadań, d. przekazywania do poprawy dokumentów ze swojej Listy zadań, e. usuwania dokumentów ze swojej Listy zadań, f. wykonywania akcji dodatkowych na dokumentach powiązanych (czyli na dokumentach w których obiegu pracownik uczestniczy). Natomiast pracownik z rolą użytkownika nie ma dostępu do: a. wyszukiwarki dokumentów, b. obsługi faktur na poziomie sekretariatu jednostki, c. wystawiania umów cywilno-prawnych i rachunków d. wystawiania delegacji innym pracownikom UŁ 2. Rola sekretariatu dla modułu edm jest nadawana na pisemny wniosek przełożonego pracownika UŁ i uprawnia do: a. wszystkich działań zawartych w roli użytkownika oraz b. dostępu do wyszukiwarki dokumentów w obrębie jednostki zatrudnienia pracownika, c. wystawiania umów cywilno-prawnych i rachunków pracownikom UŁ i osobom spoza UŁ d. wystawiania delegacji pracownikom UŁ i osobom spoza UŁ W przypadku wystawiania przez pracownika delegacji krajowych lub umów cywilnoprawnych innym pracownikom UŁ, dodatkowo osoba ta musi mieć nadane w systemie upoważnienia do wystawiania dokumentów innym pracownikom UŁ. Upoważnienia nadawane są na pisemny wniosek przełożonego pracownika UŁ, należy wskazać konkretnych pracowników lub jednostkę w której zatrudniona jest dana grupa pracowników którym będą wystawiane dokumenty. W sytuacji, gdy pracownik powierzone ma zadania obsługa faktur na poziomie sekretariatu jednostki również wymagane jest nadanie dodatkowych uprawnień w systemie. Upoważnienia nadawane są na pisemny wniosek przełożonego pracownika UŁ, należy wskazać jednostkę lub jednostki do obsługi przez pracownika. W celu nadania pracownikowi dodatkowych ról z uprawnieniami w systemie, upoważnień do wystawiania przez pracownika dokumentów innym pracownikom lub uprawnień do obsługi faktur na poziomie sekretariatu jednostki, przełożony pracownika powinien wysłać CENTRUM INFORMATYKI UŁ

19 zgłoszenie mail lub za pośrednictwem platformy HD do Helpdesk w Centrum Informatyki UŁ. 3. Rola administracji centralnej dla modułu edm jest nadawana grupie pracowników administracji centralnej UŁ powiązanych z procesem obiegu dokumentu w systemie, na pisemny wniosek przełożonego. Rola uprawnia do: a. wszystkich działań zawartych w roli użytkownika oraz b. pełnego dostępu do wyszukiwarki (możliwość wyszukania wszystkich typów dokumentów), c. wykonywania akcji dodatkowych bez powiązania osoby z dokumentem, d. dodawania uwag do dokumentów bez powiązania osoby z dokumentem, e. dostępu do akcji eksportu plików płatności krajowych (wypłata zaliczek z delegacji krajowych, uprawnienie dla wąskiej grupy pracowników administracji centralnej) 4. Rola Helpdesk i rola administratora modułu edm jest przeznaczona dla pracowników w Centrum Informatyki UŁ administrujących systemem. Rola uprawnia do: a. wszystkich działań zawartych w roli administracji centralnej oraz b. dostępu do panelu administratora (akcje dla administratora). 5. Sztuczny pracownik rola ta jest nadawana pracownikom UŁ nieetatowym (zatrudnienie inne niż umowa o pracę), którzy w zakresie pełnionych obowiązków prowadzą obsługę sekretariatu jednostki i zajmują się obsługą dokumentów w systemie. Możliwe nadanie poziomu uprawnień do roli sekretariatu dla modułu edm. Założenie konta w Portalu Pracowniczym i nadanie uprawnień pracownikowi nieetatowemu pisemnie zgłasza jego przełożony. 6. Administrator modułu aktualności, Moderator aktualności, Administrator modułu Baza Wiedzy, Administrator ofert pracy, Administrator komunikacji etc. dodatkowe role przeznaczone dla uprawnionych pracowników UŁ umożliwiające moderowanie danymi w poszczególnych modułach w Portalu Pracowniczym. Zakres działań możliwych do wykonania na dokumencie został podzielony na: 1. Podstawowe, które może wykonywać pracownik obecnie obsługujący dokument (ma go na liście zadań), należą do nich: a. edycja, b. akceptacja, c. odrzucenie, d. przesłanie do poprawy. 2. Dodatkowe, które może wykonywać administracja centralna oraz pracownik powiązany z dokumentem (uczestniczący w jego obiegu), należą do nich: a. podgląd dokumentu, b. podgląd historii, CENTRUM INFORMATYKI UŁ

20 c. podgląd eksportu do ERP, d. wydruki. CENTRUM INFORMATYKI UŁ