LEM dyfuzja innowacji wśród MSP

Transkrypt

1 LEM dyfuzja innowacji wśród MSP Instrukcja użytkownika modułu efirma Strona 1 z 109

2 1 Koncepcja systemu zarządzania firmą Kartoteki Grupy kontrahentów Kontrahenci Grupy asortymentowe Asortyment Magazyny Dokumenty handlowe Dokumenty sprzedaży Faktura VAT sprzedaży Przychody inne Opis Lista dokumentów Przychód inny Dodawanie dokumentu Przychód inny Szczegóły dokumentu Przychód inny Rachunki sprzedaży Korekty dokumentów sprzedaży Korekta faktury VAT sprzedaży Płatności Zamówienia Zakupy i koszty Opis Dodanie dokumentu wydatku rodzaju Faktura VAT zakupu Dodanie dokumentu wydatku rodzaju Faktura VAT zakupu grupowego Dodanie rachunku zakupu Dodanie korekty dokumentu zakupu Opis Przykładowy przebieg Dowody wewnętrzne Lista dowodów wewnętrznych Dodanie składki ZUS Dodanie wynagrodzenia Dodanie kosztu innego Majątek Ewidencja środków trwałych Zakup środka trwałego wprowadzanego na podstawie Faktury VAT Zakup środka trwałego wprowadzanego na podstawie rachunku zakupu Dodanie środka trwałego wprowadzonego bez dowodu zakupu Ulepszenie środka trwałego wprowadzone na podstawie dokumentu zakupu Ulepszenie środka trwałego bez dokumentu zakupu Zarządzanie odpisami amortyzacyjnymi środka trwałego Generowanie i podgląd planu amortyzacyjnego środka trwałego Amortyzacja środków trwałych lista odpisów amortyzacyjnych Likwidacja środka trwałego Opis Zużycie lub kradzież/zaginięcie środka trwałego Sprzedaż środka trwałego Usunięcie z ewidencji środka trwałego Pojazdy Wykaz pojazdów prywatnych (niefirmowych) Dodawanie pojazdu prywatnego Ewidencja Przebiegu pojazdów - Kilometrówka Lista kilometrówek dla pojazdów prywatnych Strona 2 z 109

3 Dodawanie kilometrówki dla pojazdu prywatnego Księgowość Zamknięcie miesiąca Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) Generowanie i podgląd KPiR Utworzenie pliku w formacie PDF do wydruku KPiR Rejestr sprzedaży VAT Generowanie i podgląd Rejestru sprzedaży VAT Rejestr zakupów VAT Generowanie i podgląd Rejestru zakupów VAT Deklaracje VAT Zaliczki na podatek dochodowy Ustawienia Konfiguracja parametrów dla księgowości Opis Dane podstawowe Podatki Wyniki finansowe z poprzednich lat Dane do KPiR Deklaracja ZUS Rejestr VAT sprzedaży Rejestr VAT nabycia Działy firmy Pracownicy Słowniki Jednostki miary asortymentu Formy płatności Numeracja dokumentów Zarządzanie użytkownikami Raporty Opis Zestawienie dokumentów handlowych Sprzedaż w okresie Sprzedaż według asortymentu Sprzedaż według kontrahentów Sprzedaż według grup asortymentów Wykres sprzedaży Rejestr należności Płatności według kontrahentów Cennik Stany magazynowe Eksport dokumentów handlowych Opis Eksport do Excela Spis rysunków Strona 3 z 109

4 1 Koncepcja systemu zarządzania firmą Prezentowana platforma dedykowana jest głównie dla firm MSP. Jej zadaniem jest wsparcie pracowników firm w prowadzeniu większości procesów zachodzących w ich organizacji. Dla tej grupy firm podstawą są dokumenty handlowe (przychody, wydatki) i dokumenty księgowe i wszystkie działania z tym związane. System zrealizowano jako aplikację WWW w technologii Java/GWT dostępną dla użytkowników w standardowych przeglądarkach WWW (Microsoft Internet Explorer, Mozilla FireFox, Safari, Opera). Dzięki zastosowaniu tej technologii rozwiązanie dostarcza użytkownikowi: prowadzenie przedsiębiorstwa z dowolnego miejsca, wykorzystując dowolne urządzenie posiadające dostęp do Internetu w tym rozpowszechnione smartphony, tworzy zintegrowany system informatyczny dla przedsiębiorstw, wspiera filozofię "firma bez papieru", pozwalając na przepływ oraz zarządzanie dokumentami i danymi w formie elektronicznej, redukuje nakłady finansowe niezbędne do wdrożenia narzędzi informatycznych poprzez brak potrzeby zakupu serwerów, licencji na oprogramowanie systemowe, jak również zatrudnienia wykwalifikowanej kadry informatycznej, eliminuje kosztowny proces wdrożenia systemu po otrzymaniu konta i wprowadzeniu podstawowych danych system jest gotowy do pracy, bez potrzeby instalacji lokalnej oprogramowanie jest dostępne przez przeglądarkę internetową, bezpieczeństwo danych za dane biznesowe odpowiada operator, który jest przygotowany do tego zadania w sposób lepszy niż statystyczny przedsiębiorca, którego dane z reguły są przechowywane na komputerach słabo chronionych. Wszystkie funkcjonalności opracowane są jako funkcje wpierające przychody, wydatki i księgowość co oznacza również, że system ewidencjonuje dane firmowe (zawierające również parametry konfiguracyjne dla księgowości), dane kontrahentów, dane towarów i usług (wraz z cennikami). Na podstawie wprowadzonych dokumentów handlowych możliwe jest generowanie dokumentów księgowych niezbędnych do rozliczeń związanych z prowadzoną działalnością. Strona 4 z 109

5 Rysunek 1 Główne okno modułu efirma aplikacji LEM dyfuzja innowacji wśród MSP 2 Kartoteki 2.1 Grupy kontrahentów Zakładka GRUPY KONTRAHENTÓW umożliwia przechowywanie danych o grupach, które użytkownik przypisał poszczególnym kontrahentom. Standardowo do systemu sugeruje się wprowadzenie następujących grup: podstawowa dodatkowa specjalna inna. Okno główne zakładki udostępnia następujące klawisze edycyjne: Strona 5 z 109

6 Dodaj - umożliwia dodanie nowej grupy kontrahentów. Uruchamia okno edycyjne GRUPA KONTRAHENTÓW. Zmień - Klawisz ten umożliwia edycję wybranej z tabeli grupy kontrahentów. Uruchamia okno edycyjne GRUPA KONTRAHENTÓW (musi być wybrany element w tabeli). Usuń - umożliwia usunięcie wybranej z tabeli nazwy grupy (musi być wybrany element z tabeli). Rysunek 2 Dodawanie grupy kontrahentów Wstawienie grupy polega na wypełnieniu danych w oknie dialogowym oraz zatwierdzenie przyciskiem OK. 2.2 Kontrahenci Serwis KONTRAHENCI zarządza kartoteką kontrahentów. Dane poszczególnych kontrahentów, są wykorzystywane w innych usługach programu: w FAKTURACH VAT, ZAMÓWIENIACH, RACHUNKACH oraz KOREKTACH FAKTUR VAT. W oknie głównym serwisu prezentowane są następujące informacje: nazwa kontrahenta, NIP, adres (ulica, numer domu, numer lokalu), nazwa miejscowości. Korzystając z serwisu KONTRAHENCI, można: dodać dane nowego kontrahenta, poprawić dane kontrahenta, usunąć dane kontrahenta. Okno dialogowe DANE KONTRAHENTA jest wywoływane, gdy użytkownik chce dodać nowe dane lub edytować już istniejące. Składa się ono z trzech zakładek: Dane podstawowe, Dane handlowe i Inne. Strona 6 z 109

7 Rysunek 3 Dane kontrahenta - zakładka Dane podstawowe NAZWA KONTRAHENTA- skrócona nazwa lub symbol kontrahenta. Ważne jest, by symbol jednoznacznie wskazywał, o jakiego kontrahenta chodzi. Symbol może być ciągiem różnych znaków, może być również nazwą. Na przykład skrót D LU KON może oznaczać detalistę z województwa lubuskiego z firmy KonkRET. Symbol kontrahenta powinien być niepowtarzalny. Maksymalnie można wpisać 30 znaków. PEŁNA NAZWA- Należy wpisać pełną nazwę kontrahenta, która będzie wyświetlana na dokumentach handlowych PDF. Maksymalnie można wpisać 255 znaków. KLASYFIKACJA Z selektora można wybrać grupę, do której kontrahent został przypisany, np. dystrybutorzy, stali klienci, dostawcy margaryny. W pozostałe rubryki zakładki Dane podstawowe, należy wprowadzić dane teleadresowe takie, jak: nazwa ulicy, miejscowości, NIP (podczas podawania NIP system sprawdza, czy jest to numer unikatowy), REGON i inne. ADRES WWW Adres strony internetowej kontrahenta (np. ADRES Adres poczty elektronicznej kontrahenta. W tabeli kontakty można wprowadzać dane kontaktowe pracowników kontrahenta. Strona 7 z 109

8 Rysunek 4 Dane kontrahenta - zakładka Dane handlowe Zakładka Dane handlowe zawiera informacje dotyczące domyślnych wartości Kontrahenta wykorzystywanych w procesie sprzedaży wpływających na dobór cennika oraz elementów związanych z płatnością dokumentu. Ta część okna dialogowego może być wykorzystywana do wszelkiego rodzaju rozliczeń finansowych z kontrahentem. W odpowiednie rubryki należy wprowadzić numer rachunku bankowego kontrahenta, domyślną cenę, rabat, formę i termin płatności. Strona 8 z 109

9 Rysunek 5 Dane kontrahenta - zakładka Inne Zdefiniowany w powyższym oknie komunikat ma za zadanie sygnalizować pewne dane dotyczące kontrahenta jako domyślna wiadomość pokazywana przy każdorazowym wystawieniu dokumentu sprzedażowego dla tego Kontrahenta. 2.3 Grupy asortymentowe W oknie głównym zakładki GRUPY ASORTYMENTOWE można gromadzić nazwy przypisane towarom i usługom. UWAGA: Grupa towarów lub usług to jednostka klasyfikacyjna obejmująca pewną liczbę tych elementów, które łączy wspólna cecha. Przykładowo: grupa artykułów spożywczych, grupa produktów przemysłowych, grupa soków owocowych, grupa usług wykonywanych u klienta. Standardowo proponuje się umieszczenie następujących grup asortymentu: podstawowa, dodatkowa, specjalna, inna. Strona 9 z 109

10 Rysunek 6 Zakładka Grupy asortymentowe W oknie głównym zakładki znajdują się następujące klawisze edycyjne: Dodaj - Klawisz ten umożliwia dodanie nowej grupy towarów lub usług. Uruchamia okno edycyjne NOWA GRUPA ASORTYMENTOWA. Zmień - Klawisz ten umożliwia poprawienie wybranej z tabeli grupy towarów. Uruchamia okno edycyjne EDYCJA GRUPY ASORTYMENTOWEJ. Usuń Klawisz ten umożliwia usunięcie wybranej z tabeli grupy asortymentowej. Rysunek 7 Edycja grupy asortymentowej 2.4 Asortyment W kartotece towarów i usług można przechowywać ważne informacje o sprzedawanych towarach i usługach. Główne okno modułu zawiera tabelę, która prezentuje: Nazwa asortymentu, typ, Strona 10 z 109

11 grupa asortymentowa, cena netto, cena brutto, opis. Korzystając z serwisu Asortyment, można: dodać dane nowego asortymentu, usługi, edytować (zmienić) dane asortymentu, usługi, usunąć dane towaru, usługi. Rysunek 8 Zakładka Asortyment z listą asortymentów Okno dialogowe Asortyment jest wywoływane, gdy użytkownik chce dodać nowe dane lub edytować już istniejące. Składa się ono z trzech zakładek: Dane podstawowe, magazyn i Inne. Strona 11 z 109

12 Rysunek 9 Zakładka Dane podstawowe - dodawanie nowego asortymentu NAZWA W to pole należy wprowadzić symbol towaru (usługi). Symbol towaru (usługi) powinien być niepowtarzalny. Warto ustalić jeden obowiązujący w firmie system nadawania niepowtarzalnych symboli. Powinien być on na tyle czytelny, by każdy symbol jednoznacznie wskazywał na konkretny towar. Serek Danone może być identyfikowany zarówno przez symbol typu SERDAN, jak i SDAN, S/D, S05. Wszystko zależy od tego, jakiego rodzaju symbole najlepiej pełnią swoją funkcję w danej firmie. PEŁNA NAZWA Nazwa towaru lub usługi. Będzie ona figurowała na wszystkich listach i we wszystkich tabelach związanych z towarami (usługami). TYP Zaznaczając jedną pozycję przełącznika, można określić czy edytowana pozycja asortymentowa jest towarem czy usługą. GRUPA ASORTYMENTOWA Za pomocą selektora można wybrać grupę towaru (usługi). Grupy wprowadza się do systemu za pomocą funkcji GRUPY ASORTYMENTOWE. JEDNOSTKA Należy wprowadzić tu podstawową jednostkę miary, która jest stosowana przy sprzedaży danego towaru (usługi). Standardowo program podpowiada jednostkę miary, którą użytkownik określił w SŁOWNIKACH, w zakładce USTAWIENIA. STAWKA VAT W polu tym dostępna jest lista stawek podatku VAT. Należy z niej wybrać stawkę przypisaną do danego towaru. Domyślną stawkę VAT podaje się w SŁOWNIKACH, w zakładce USTAWIENIA. PKWiU Należy w tym polu określić kod przypisany do danego towaru w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług. CENY W tej części należy wprowadzić cenę zakupu i ceny sprzedaży (ceny sprzedaży są stałe). Cenę zakupu można podać, korzystając z kalkulatora.w wypadku gdy edytowaną pozycją jest usługa, pola: CENA ZAKUPU oraz w tabeli: NARZUT, MARŻA, ZYSK będą niedostępne. Strona 12 z 109

13 Rysunek 10 Zakładka Dane podstawowe wybór magazynu i definiowanie jego stanu STAN MAGAZYNOWY ilość dostępnego na danym magazynie asortymentu ZAMÓWIONE ilość zamówionego zarezerwowanego asortymentu. MAGAZYN - W tej części należy wybrać Magazyn, na stanie którego wstawiana jest ilość danego towaru. Lista magazynów budowana jest po przez uzupełnienie informacji dotyczących Magazynów. Brak przypisania magazynu do asortymentu oznacza, że sprzedaż danego asortymentu będzie prowadzona w trybie bezmagazynowym, czyli nieuwzględniającym stanów magazynowych. Wybór konkretnego magazynu oznacza, że dany asortyment znajduje się w tym magazynie w ilości określonej stanem magazynowym. Strona 13 z 109

14 Rysunek 11 Zakładka Inne dodawanie nowego asortymentu OPIS Jest to pole przeznaczone do wprowadzenia rozbudowanych informacji o towarze. Opis może okazać się bardzo pomocny w sytuacji, kiedy ani symbol, ani nazwa produktu nie informują o jego pewnych cechach, np. kolorze, smaku. POWIADOMIENIE Po zaznaczeniu opcji Włącz powiadomienie przy wyborze asortymentu wprowadzony poniżej komunikat będzie wyświetlany podczas dodawania asortymentu do zamówień, rachunków i faktur Magazyny System efirma pozwala prowadzić ewidencję danych teleadresowych magazynów firmy oraz zarządzać stanami magazynowymi. Przypisanie asortymentu do magazynu oraz ewidencja stanów magazynowych prowadzona jest z poziomu formularza asortymentu. Aby takie powiązanie mogło być zrealizowane należy wcześniej wprowadzić firmowe magazyny do systemu. Strona 14 z 109

15 Rysunek 12 Dodawanie nowego magazynu dla asortymentu 3 Dokumenty handlowe 3.1 Dokumenty sprzedaży Faktura VAT sprzedaży Faktura VAT (faktura sprzedaży) jest dokumentem będącym dowodem transakcji kupna/sprzedaży wystawianym odbiorcy. Faktury mogą wystawiać zarejestrowani podatnicy posiadający numer identyfikacji podatkowej lub posługujący się numerem tymczasowym. Serwis FAKTURY VAT udostępnia zarządzanie tymi dokumentami sprzedaży. W oknie głównym serwisu wprowadzone dokumenty są wyświetlane w następujących kolumnach: numer dokumentu, data wystawienia faktury, dane kontrahenta, na którego faktura jest wystawiana, wartość netto z dokumentu, wartość brutto z dokumentu, pozostała kwota jaką kontrahent musi zapłacić opis Korzystając z serwisu FAKTURY VAT, można: dodać nową fakturę, poprawić fakturę, usunąć fakturę, wydrukować fakturę VAT, rozliczyć fakturę VAT generującą należności. Strona 15 z 109

16 Rysunek 13 Szczegóły faktury VAT sprzedaży Faktury VAT wystawiane przez program są wyświetlane w taki sposób, by jak najbardziej przypominały papierowe formularze. Okno dialogowe FAKTURA VAT składa się z części nagłówkowej, tabeli specyfikacji towarowej oraz pozostałych informacji podzielonych na dwie zakładki: PŁATNOŚĆ, UWAGI. Wszystkie zakładki zawierają niezmienny element, czyli część okna przeznaczoną na dane kontrahenta oraz tabelę specyfikacji towarowej. Okno FAKTURA VAT zawiera również pasek narzędzi wyposażony w klawisze i selektory. Zostanie on opisany poniżej. FAKTURA VAT pole określające numer dokumentu. Domyślnie numer nadawany jest automatycznie przez system. Ze względu na to, że system pozwala na równoczesną pracę wielu użytkowników, którzy w tym samym czasie mogą wprowadzać faktury numer nadawany jest dopiero podczas zapisu. Użytkownik ma możliwość ręcznego ustawienia numeru, w tym celu należy zastąpić napis auto numerem dokumentu. Jednak tą funkcję należy stosować tylko w szczególnych przypadkach, na co dzień należy korzystać z numeracji automatycznej. Więcej informacji na temat numeracji dokumentów można znaleźć w rozdziale Ustawienia -> Słowniki -> Numeracja dokumentów DATA WYSTAWIENIA Program automatycznie wprowadza datę wystawienia dokumentu na podstawie daty systemowej w komputerze. Datę tę można zmienić, wpisując ją ręcznie lub korzystając z kalendarza uruchamianego ikoną. DATA SPRZEDAŻY Zawarta tu jest data sprzedaży, która pojawi się też na wydruku (domyślnie jest ona taka sama, jak data wystawienia dokumentu). Użytkownik może ją edytować. KONTRAHENT Pole przeznaczone na dane kontrahenta. Od tego pola system proponuje rozpocząć wypełnianie formularza. Wybranie właściwego kontrahenta ułatwia lista kontrahentów, którą można wywołać, klikając ikonę lub rozwijana lista, która pojawi się po wpisaniu kilku znaków. TABELA SPECYFIKACJI TOWAROWEJ W tym miejscu można wprowadzać towary (usługi), z których obrotem związany jest wystawiany dokument. LP Automatycznie podawane są tu kolejne liczby porządkowe. Pole jest zablokowane dla użytkownika. Strona 16 z 109

17 NAZWA W tym polu musi pojawić się nazwa właściwego towaru lub usługi. Dostępna jest lista towarów i usług, którą można uruchomić ikoną. ILOŚĆ Wprowadzona tu wartość wyraża ilość towaru w określonej jednostce miary. Liczba 50 będzie więc mówiła o innej ilości towaru, jeśli w polu J.M. będzie figurował zapis kg, innej, jeśli pojawi się tam tona. J.M. jednostka w której wyrażono ilość asortymentu CENA NETTO Pole zostaje wypełnione automatycznie w chwili wprowadzenia do specyfikacji towaru lub usługi. Cena zostanie odczytana z kartoteki towarowej na podstawie typu i rodzaju wybranego z paska narzędzi. Wartości te system odczytuje z funkcji PARAMETRY. RABAT Rabat od wartości dokumentu można wprowadzać dla pojedynczych pozycji znajdujących się w tabeli specyfikacji towarowej. VAT To pole jest nieedycyjne. Znajduje się tu określona dla danego towaru wysokość stawki VAT. WARTOŚĆ BRUTTO To pole jest wyliczane przez program i jest nieedycyjne. Dolna część okna dialogowego zmienia się w zależności od wybranej zakładki. Zakładka PŁATNOŚĆ zawiera następujące rubryki: FORMA PŁATNOŚCI Ten selektor pomaga ustalić formę płatności, czyli sposób, w jaki klient będzie regulował należność. Znajdują się tu nazwy form płatności określone na poziomie funkcji SŁOWNIKI (standardowo znajdują się tu następujące formy płatności: przelew, raty, gotówka, karta). Jeśli danemu kontrahentowi została przypisana domyślna forma płatności (okno KONTRAHENT, zakładka dane HANDLOWE), to pojawi się tu ona automatycznie. W razie potrzeby użytkownik może zmienić podpowiadane tu zapisy i dostosować w ten sposób daną formę płatności do bieżących potrzeb. Forma płatności jest domyślnie ustawiana w SŁOWNIKACH. TERMIN PŁATNOŚCI W tym polu domyślnie pojawi się termin płatności, jaki danemu kontrahentowi został przypisany (okno KONTRAHENT, zakładka DANE HANDLOWE). W razie potrzeby użytkownik może zmienić podpowiadane tu zapisy i dostosować w ten sposób dany termin płatności do bieżących potrzeb. Termin płatności jest podawany w dniach, z których jest wyliczana data (od daty wystawienia). Jeżeli data w terminie płatności będzie nieprawidłowa (np. wcześniejsza niż data wystawienia dokumentu), to system wyświetli ją na czerwono. ZAPŁACONO W polu użytkownik ustala część zapłaconego dokumentu ( na podstawie formy płatności). W drugim polu program wyliczy wartość. POZOSTAŁO Wartość, która może się znaleźć w tym polu, jest przez wyliczana przez system, jeżeli wartość w polu ZAPŁACONO jest mniejsza niż wartość znajdująca się w polu DO ZAPŁATY. Jeśli wartość ta jest większa od zera, system automatyczne generuje należności nierozliczone. W momencie rozliczenia tych należności wartości w polach ZAPŁACONO i POZOSTAŁO zostaną automatycznie zaktualizowane. WYSTAWIŁ Pole automatycznie wypełniane przez system danymi zalogowanego użytkownika ODEBRAŁ W rubrykę tę można wprowadzić dane osoby uprawnionej do odebrania dokumentu sprzedaży. W zakładce UWAGI można tez wpisać uwagi do dokumentu, które pojawią się później na wydruku. Strona 17 z 109

18 Rysunek 14 Podgląd faktury VAT sprzedaży do wydruku Przychody inne Opis Przychód inny jest dokumentem sprzedaży. Zakładka Przychody inne jest przeznaczony do zarządzania tymi dokumentami. W oknie głównym serwisu można prezentować następujące dane: numer dokumentu, data wystawienia, wartość kwoty przychodu, opis Korzystając z serwisu Przychody inne, można: dodać nowy przychód inny, zmodyfikować przychód inny, usunąć przychód inny Lista dokumentów Przychód inny Strona 18 z 109

19 Rysunek 15 Zakładka Przychody inne z listą dokumentów Dodawanie dokumentu Przychód inny Przebieg: Rysunek 16 Dodawanie dokumentu Przychód inny Strona 19 z 109

20 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Dokumenty handlowe lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Dokumenty handlowe. 4. Z menu bocznego wybierz zakładkę Przychody inne. Wyświetli się domyślnie lista wszystkich dokumentów Przychód inny. 5. Z menu dolnego akcji rozwiń listę akcji Dodaj 6. Wybierz akcję Dodaj przychód inny. 7. Do pola Data wystawienia wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę 8. Wybierz ikonę wyszukiwania kontrahenta. 9. Zaznacz myszką pozycję na liście Kontrahenci. 10. Wybierz przycisk Wybierz. 11. Do pola Kwota przychodu wprowadź wartość liczbową (z max dwoma miejscami po przecinku). 12. Zaznacz pole wyboru w panelu Rodzaj przychodu:. 13. Wybierz przycisk Zapisz. Na liście dokumentów na ekranie Przychody inne pojawi się nowa pozycja z dokumentem o numerze automatycznie utworzonym przez system (na podstawie zdefiniowanej maski dla numerów typu Przychód inny ) Szczegóły dokumentu Przychód inny Rysunek 17 Szczegóły dokumentu Przychód inny Rachunki sprzedaży Rachunek jest dokumentem sprzedaży detalicznej. Serwis RACHUNKI jest przeznaczony do zarządzania tymi dokumentami sprzedaży. W oknie głównym serwisu można prezentować następujące dane: numer dokumentu, data wystawienia rachunku, wartość netto z dokumentu, wartość brutto z dokumentu Korzystając z serwisu RACHUNKI, można: dodać nowy rachunek, poprawić rachunek, usunąć rachunek, wydrukować rachunek. Strona 20 z 109

21 Rysunek 18 Szczegóły rachunku Rachunki wystawiane przez program - podobnie jak faktury - są wyświetlane w taki sposób, by jak najbardziej przypominały papierowe formularze. W górnej części okna dialogowego RACHUNEK znajduje się pasek narzędzi wyposażony w klawisze. RACHUNEK - pole określające numer dokumentu. Domyślnie numer nadawany jest automatycznie przez system. Ze względu na to, że system pozwala na równoczesną pracę wielu użytkowników, którzy w tym samym czasie mogą wprowadzać faktury numer nadawany jest dopiero podczas zapisu. Użytkownik ma możliwość ręcznego ustawienia numeru, w tym celu należy zastąpić napis auto numerem dokumentu. Jednak tą funkcję należy stosować tylko w szczególnych przypadkach, na co dzień należy korzystać z numeracji automatycznej. Więcej informacji na temat numeracji dokumentów można znaleźć w rozdziale Ustawienia -> Słowniki -> Numeracja dokumentów DATA WYSTAWIENIA Program automatycznie wprowadza datę wystawienia dokumentu. Datę tę można zmienić, wpisując ją ręcznie lub korzystając z kalendarza uruchamianego ikoną. TABELA SPECYFIKACJI TOWAROWEJ W tym miejscu można wyliczyć wszystkie towary, z których obrotem związany jest wystawiany dokument. - LP Automatycznie podawane są tu kolejne liczby porządkowe. Pole jest zablokowane dla użytkownika. - NAZWA W tym polu musi pojawić się nazwa właściwego towaru lub usługi. Dostępna jest lista towarów i usług, którą można uruchomić ikoną. - ILOŚĆ Wprowadzona tu wartość wyraża ilość towaru w określonej jednostce miary. Liczba 50 będzie więc mówiła o innej ilości towaru, jeśli w polu J.M. będzie figurował zapis kg, innej, jeśli pojawi się tam tona. - J.M. jednostka miary w której wyrażono ilość asortymentu - CENA JEDNOSTKOWA Pole zostaje wypełnione automatycznie w chwili wprowadzenia do specyfikacji towaru lub usługi. - RABAT Rabat od wartości dokumentu można wprowadzać dla pojedynczych pozycji znajdujących się w tabeli specyfikacji towarowej. - WARTOŚĆ To pole jest wyliczane przez program i jest nieedycyjne. Strona 21 z 109

22 Rysunek 19 Podgląd rachunku sprzedaży do wydruku Korekty dokumentów sprzedaży Korekta faktury VAT sprzedaży Korekta faktury VAT jest dokumentem sprzedaży. Faktury korygujące wystawia się w sytuacji, gdy po wystawieniu dokumentu: udzielono rabatów (upustów), podwyższono cenę, stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, zakupiony towar został zwrócony. Dokument korygujący jest dla podatnika sprzedawcy podstawą do dokonania korekty obrotu opodatkowanego i należnego podatku od towarów i usług. Przepisy określają, że sprzedawca powinien posiadać potwierdzenie odbioru przez nabywcę wystawionej korekty. W oknie głównym serwisu są zaprezentowane następujące informacje o wystawionych korektach: numer korekty data wystawienia korekty numer oryginału kontrahent wartość dokumentu. Strona 22 z 109

23 Korzystając z serwisu KOREKTY FAKTURY VAT, można: dodać korektę faktury VAT, poprawić, usunąć, wydrukować rozliczyć korektę płatną w terminie późniejszym. Rysunek 20 Formularz do korekty faktury VAT sprzedaży faktura korygująca Okno to zawiera informacje związane ze wskazanym na liście faktur do korygowania dokumentem. Okno dialogowe KOREKTA FAKTURY VAT składa się z części nagłówkowej, tabeli specyfikacji towarowej oraz pozostałych informacji podzielonych na dwie zakładki: PŁATNOŚĆ, UWAGI. Wszystkie zakładki zawierają niezmienny element, czyli część okna przeznaczoną na dane kontrahenta oraz tabelę specyfikacji towarowej. Okno KOREKTA FAKTURY VAT zawiera również pasek narzędzi wyposażony w klawisze i selektory. Zostanie on opisany poniżej. Korekty faktur VAT wystawiane przez program są wyświetlane w taki sposób, by jak najbardziej przypominały papierowe formularze. Zakładka korekty faktury VAT jest bardzo podobna do dokumentu faktury VAT, zawiera takie same pola. Część z nich jest tylko nieedycyjna (np. w kolumnie tabeli specyfikacji towarowej). Dokument korekty faktury VAT zawiera dodatkowo numer oraz datę wystawienia dokumentu, do którego wystawiana jest korekta. W górnej części okna KOREKTY znajdują się następujące pola: KOREKTA Numer korekty VAT można nadać ręcznie lub automatycznie (wówczas w polu znajdzie się napis AUTO). Numery są nadawane w postaci maska/dzień/miesiąc/rok/numer (numerów nie można "łamać" przez dodatkowe prefiksy, np. 17/dk/2001). Ręczne wprowadzanie numeru polega po prostu na wprowadzeniu odpowiednich cyfr po ustawieniu kursora w rubryce. Jeśli użytkownik wprowadzi numer, który już został nadany, wówczas program wyświetli komunikat z odpowiednią informacją. Jeśli natomiast to program ma nadawać numer, to w rubrykę tę wprowadzi pierwszy wolny numer w ramach użytkowanego roku (patrz: rubryka DATA WYSTAWIENIA). Mechanizm automatycznego nadawania numerów jest mechanizmem domyślnym, nigdy nie doprowadzi on do powstawania luk w numeracji. Należy pamiętać o tym, że w trybie AUTO program ostatecznie nadaje numer dokumentowi po zatwierdzeniu danych, czyli w chwili wybrania przez użytkownika klawisza. Jest to wymagane ze względu na pracę w sieci (kilku użytkowników jednocześnie korzysta z programu). Strona 23 z 109

24 Wówczas przy jednoczesnym zatwierdzeniu wprowadzonych faktur program, porządkując dokumenty, może nadać prawidłowy numer tylko w momencie zapisywania dokumentu. Warto pamiętać o tym, że użytkownik - wprowadzając własny numer - może ustalić początek automatycznej numeracji dokumentów w bieżącym roku (kolejny wprowadzany do programu dokument będzie oznaczony numerem większym o 1). Np. jeśli użytkownik ustalił numer 10, program automatycznie przyzna następnemu dokumentowi numer 11 itd. Automatyczne nadawanie numerów nie eliminuje ręcznego nadawania numerów mniejszych. Użytkownik może ręcznie nadać kolejnemu dokumentowi numer mniejszy, jeśli jest on "wolny". DATA WYSTAWIENIA Program automatycznie wprowadza datę wystawienia dokumentu na podstawie daty systemowej w komputerze. Datę tę można zmienić, wpisując ją ręcznie lub korzystając z kalendarza uruchamianego ikoną. KONTRAHENT Pole edycyjne, w którym znajduje się nazwa kontrahenta, dla którego będzie wystawiany dokument korekty faktury VAT. TABELA SPECYFIKACJI TOWAROWEJ Wyglądem przypomina tabelę z formularza faktury VAT. Ma te same kolumny, tylko każdy ze znajdującej się na niejtowarów posiada 3 rodzaje wierszy: o PRZED Obrazuje stan dokumentu przed korektą; o KOREKTA Tu można wprowadzić zmiany np. ilości, ceny, stawki, VAT. Nowa o wartość zostanie wyliczona przez program; o PO Obrazuje stan po korekcie. Warto pamiętać, że użytkownik może wprowadzać zmiany zarówno w polu KOREKTA, jak i PO po wpisaniu danych w jednym polu, program automatycznie zaktualizuje pozostałe pola. Program automatycznie zmieni je w drugim. Zakładka PŁATNOŚĆ zawiera następujące rubryki: FORMA PŁATNOŚCI Ten selektor pomaga ustalić formę płatności, czyli sposób, w jaki klient będzie regulował należność. Znajdują się tu nazwy form płatności określone na poziomie funkcji SŁOWNIKI (standardowo znajdują się tu następujące formy płatności: przelew, raty, gotówka, karta). TERMIN W zależności od domyślnych danych wprowadzonych w serwisie KONTRAHENCI- (okno KONTRAHENT zakładka DANE HANDLOWE) w polu tym automatycznie program wstawi odpowiednią liczbę. Termin płatności jest podawany w dniach, z których jest wyliczana data (od daty wystawienia). Jeżeli data w terminie płatności będzie nieprawidłowa (np. wcześniejsza niż data wystawienia dokumentu), to system wyświetli ją na czerwono. ZAPŁACONO W polu użytkownik ustala część zapłaconego dokumentu (na podstawie formy płatności). W polu POZOSTAŁO program wyliczy wartość. POZOSTAŁO Wartość, która może się znaleźć w tym polu, jest wyliczana przez system, jeżeli wartość w polu ZAPŁACONO jest mniejsza niż wartość znajdująca się w polu RAZEM. Jeśli wartość ta jest większa od zera, system automatyczne generuje należności nierozliczone. W momencie rozliczenia tych należności wartości w polach ZAPŁACONO i POZOSTAŁO zostaną automatycznie zaktualizowane. WYSTAWIŁ Pole to jest przeznaczone na wprowadzenie danych osoby wystawiającej dokument sprzedaży. Dane osób wystawiających dokument wprowadza się do tej rubryki ręcznie i po zapisaniu formularza można je wybierać z selektora rozwijającego listę. System zapamiętuje kilka wprowadzonych ostatnio nazwisk. ODEBRAŁ W rubrykę tę można wprowadzić dane osoby uprawnionej do odebrania dokumentu sprzedaży. Nazwisko osoby odbierającej jest odczytywane z danych kontrahenta. CENA Pole to jest nieedycyjne, znajduje się w nim informacja o tym, w jakich cenach została wystawiona korygowana faktura Płatności Systemie umożliwia kontrolę płatności, inaczej uregulowania zobowiązań płatniczych przez kontrahentów za wystawione dokumenty sprzedaży. Funkcjonalność ta jest dostępna w module Finanse w zakładce Rozrachunki lub poprzez akcję Zapłać dla wybranego dokumentu sprzedaży. Strona 24 z 109

25 Rysunek 21 Przykładowy formularz Nowy rozrachunek do wprowadzania kwoty zapłaty dla dokumentu sprzedaży 3.2 Zamówienia Dokumenty zamówień wystawiane są po to, aby możliwa była obsługa transakcji sprzedaży, które zostaną zrealizowane w przyszłości. Jeśli więc klient zamawia towar, sytuacja taka musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w wygenerowaniu dokumentu zamówienie od klienta. Towar zamawiany na tych dokumentach może być rezerwowany (nawet poniżej aktualnego stanu magazynowego), ale nie musi. Towar zarezerwowany nie może zostać sprzedany innemu klientowi. Rysunek 22 Szczegóły zamówienia Strona 25 z 109

26 3.3 Zakupy i koszty Opis Zakładka Zakupy i koszty jest przeznaczona do zarządzania dokumentami wydatków (zakupy i koszty). W oknie głównym serwisu można prezentować następujące dane: numer dokumentu, data wystawienia, data otrzymania, wartość netto, wartość brutto, wartość podatku, rodzaj, opis. Korzystając z serwisu Zakupy i koszty, można: dodać nowy dokument wydatku, zmodyfikować dokument wydatku, dodać dokument korygujący dokument wydatku, usunąć dokument wydatku. Dla dokumentów wydatków należy: Faktura VAT zakupu Faktura VAT zakupu grupowego Rachunek zakupu Korekta dokumentu zakupu Dowody wewnętrzne Rysunek 23 Przykładowa lista dokumentów Zakupy i koszty Dodanie dokumentu wydatku rodzaju Faktura VAT zakupu Strona 26 z 109

27 Rysunek 24 Formularz dodawania dokumentu Faktura VAT zakupu Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Dokumenty handlowe lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Dokumenty handlowe. 4. Z menu bocznego wybierz zakładkę Zakupy i koszty. 5. Z menu dolnego akcji rozwiń listę akcji Dodaj 6. Wybierz akcję Dodaj fakturę VAT zakupu. 7. Do pola Numer Faktury: wprowadź numer dokumentu otrzymanego od kontrahenta. 8. Do pól: Data wystawienia, Data otrzymania wprowadź daty lub wybierz je z kalendarza klikając na ikonę (zgodnie z dokumentem otrzymanym od kontrahenta). 9. Wybierz ikonę wyszukiwania kontrahenta. 10. Zaznacz myszką pozycję na liście Kontrahenci. 11. Wybierz przycisk Wybierz. 12. Na formularzu Faktura VAT zakupu z rozwijanej listy (znajduje się po lewej stronie przycisku Dodaj ) wybierz opcję: pozycja asortymentowa. 13. Wybierz przycisk Dodaj. Strona 27 z 109

28 Rysunek 25 Tworzenie pozycji asortymentowej przy dodawaniu Faktury VAT zakupu wybór asortymentu 14. Zaznacz myszką pozycję na liście Asortyment. 15. Wybierz przycisk Wybierz. Rysunek 26 Tworzenie pozycji asortymentowej przy dodawaniu Faktury VAT zakupu pozycja asortymentowa 16. Wypełnij pole Ilość. 17. Wybierz przycisk Zatwierdź. 18. Na formularzu Faktura VAT zakupu z rozwijanej listy (znajduje się po lewej stronie przycisku Dodaj ) wybierz opcję: koszt inny. 19. Wybierz przycisk Dodaj. Strona 28 z 109

29 Rysunek 27 Formularz dodawania pozycji z opcją koszt inny 20. Wypełnij pola formularza: Nazwa:, Wartość netto, Stawka VAT:. 21. W panelu Rodzaj odliczenia VAT zaznacz pole wyboru. 22. Jeśli koszt dotyczy pojazdu zaznacz pole Koszt związany z pojazdem prywatnym i z listy Pojazd wybierz odpowiednią pozycję. 23. Wybierz przycisk Zapisz. 24. Na formularzu Faktura VAT zakupu z rozwijanej listy (znajduje się po lewej stronie przycisku Dodaj ) wybierz opcję: koszt uboczny zakupu. 25. Wybierz przycisk Dodaj. Rysunek 28 Formularz dodawania pozycji z opcją koszt uboczny zakupu 26. Wypełnij pola formularza: Nazwa:, Wartość netto, Stawka VAT:. 27. Wybierz przycisk Zapisz. 28. Na formularzu Faktura VAT zakupu z rozwijanej listy (znajduje się po lewej stronie przycisku Dodaj ) wybierz opcję: zakup środka trwałego. 29. Wybierz przycisk Dodaj. Strona 29 z 109

30 Rysunek 29 Formularz dodawania pozycji z opcją zakup środka trwałego 30. Wypełnij pola formularza: Nazwa:, Wartość netto, Stawka VAT:, Stawka amortyzacji (%):. 31. Do pola Kategoria wprowadź kod kategorii ręcznie lub wypełnij to pole z drzewa kategorii klikając na ikonę. 32. Z listy Metoda amortyzacji wybierz odpowiednią pozycję. 33. Jeśli wybrałeś metodę amortyzacji degresywna to wypełnij pole Współcz. Degresji: 34. Do pola Data wprowadzenia wprowadź faktyczną datę rozpoczęcia użytkowania środka trwałego w firmie (datę możesz również wybrać z kalendarza klikając na ikonę. 35. Wybierz przycisk Zapisz. 36. Na formularzu Faktura VAT zakupu z rozwijanej listy (znajduje się po lewej stronie przycisku Dodaj ) wybierz opcję: zakup środka trwałego. 37. Wybierz przycisk Dodaj. Rysunek 30 Formularz dodawania pozycji z opcją ulepszenie środka trwałego 38. Wypełnij pola formularza: Nazwa:, Wartość netto, Stawka VAT:. 39. Z listy Środek trwały: wybierz odpowiednią pozycję. 40. Wybierz przycisk Zapisz. Strona 30 z 109

31 Rysunek 31 Szczegóły faktury VAT zakupu z dodanymi pozycjami o różnych opcjach 41. Jeśli faktura zakupu jest rozliczona z kontrahentem to zaznacz pole Zapłacona. 42. Wybierz przycisk Zapisz. Na liście dokumentów na ekranie Zakupy i koszty pojawi się nowa pozycja Dodanie dokumentu wydatku rodzaju Faktura VAT zakupu grupowego Strona 31 z 109

32 Rysunek 32 Formularz dodawania dokumentu Faktura VAT zakupu grupowego Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Dokumenty handlowe lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Dokumenty handlowe. 4. Z menu bocznego wybierz zakładkę Zakupy i koszty. 5. Z menu dolnego akcji rozwiń listę akcji Dodaj 6. Wybierz akcję Dodaj fakturę VAT zakupu grupowego. 7. Do pola Numer Faktury: wprowadź numer dokumentu otrzymanego od kontrahenta. 8. Do pól: Data wystawienia, Data otrzymania wprowadź daty lub wybierz je z kalendarza klikając na ikonę (zgodnie z dokumentem otrzymanym od kontrahenta). 9. Wybierz ikonę wyszukiwania kontrahenta. 10. Zaznacz myszką pozycję na liście Kontrahenci. 11. Wybierz przycisk Wybierz. 12. Na formularzu Faktura VAT zakupu grupowego kliknij myszą w kolumnie Wartość netto dla pozycji ze stawką VAT 0% i wprowadź odpowiednią wartość. 13. Na formularzu Faktura VAT zakupu grupowego kliknij myszą w kolumnie Wartość netto dla pozycji ze stawką VAT 5% i wprowadź odpowiednią wartość. 14. Na formularzu Faktura VAT zakupu grupowego kliknij myszą w kolumnie Wartość netto dla pozycji ze stawką VAT 8% i wprowadź odpowiednią wartość. 15. Na formularzu Faktura VAT zakupu grupowego kliknij myszą w kolumnie Wartość netto dla pozycji ze stawką VAT 23% i wprowadź odpowiednią wartość. 16. Na formularzu Faktura VAT zakupu grupowego kliknij myszą w kolumnie Wartość netto dla pozycji ze stawką VAT zwolniony i wprowadź odpowiednią wartość. Strona 32 z 109

33 Rysunek 33 Szczegóły faktury VAT zakupu z grupowego 17. Jeśli faktura zakupu jest rozliczona z kontrahentem to zaznacz pole Zapłacona. 18. Wybierz przycisk Zapisz. Na liście dokumentów na ekranie Zakupy i koszty pojawi się nowa pozycja Dodanie rachunku zakupu Strona 33 z 109

34 Rysunek 34 Formularz dodawania rachunku zakupu Tworzenie rachunku zakupu odbywa się analogicznie jak dla faktury VAT zakupu tylko formularze nie zawierają pól dotyczących VAT Dodanie korekty dokumentu zakupu Opis Dla każdego dokumentu zakupu (który nie ma jeszcze korekty) można utworzyć jego korektę. Skorygowanie (modyfikacja) dokumentu zakupu spowoduje utworzenie również dokumentu wydatku. Sposób korygowania elementów (pozycji) dokumentu zakupu oczywiście zależy od postaci poprawianej pozycji w oryginalnym dokumencie Przykładowy przebieg 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Dokumenty handlowe lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Dokumenty handlowe. 4. Z menu bocznego wybierz zakładkę Zakupy i koszty. 5. Na liście dokumentów zakupy i koszty zaznacz pozycję z dokumentem, dla którego chcesz dokonać korekty. 6. Z menu dolnego akcji rozwiń listę akcji Dodaj. 7. Wybierz akcję Dodaj korektę dokumentu zakupu. Strona 34 z 109

35 Rysunek 35 Formularz dodawania korekty faktury VAT zakupu 8. W panelu pozycji dokumentu zaznacz tę, którą chcesz poprawić. 9. Wybierz przycisk Zmień. Rysunek 36 Korekta pozycji asortymentowej faktury VAT zakupu 10. Dokonaj modyfikacji pozycji dokumentu zakupu. 11. Wybierz przycisk Zatwierdź. Strona 35 z 109

36 Rysunek 37 Wygląd faktury VAT zakupu po korekcie pozycji asortymentowej 12. Wybierz przycisk Zapisz. Na liście Zakupy i koszty pojawi się nowa pozycja. 3.4 Dowody wewnętrzne Zakładka Dowody wewnętrzne jest przeznaczona do zarządzania dokumentami o szczególnych rodzajach wydatków jak: Składki ZUS Wynagrodzenie (dla pracowników firmy) Inne koszty (bez VAT) Lista dowodów wewnętrznych Strona 36 z 109

37 Rysunek 38 Przykładowa lista dowodów wewnętrznych Dodanie składki ZUS Strona 37 z 109

38 Rysunek 39 Formularz dodawania składek ZUS za wybrany miesiąc Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Dokumenty handlowe lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Dokumenty handlowe. 4. Z menu bocznego wybierz zakładkę Dokumenty wewnętrzne. 5. Z menu dolnego akcji rozwiń listę akcji Dodaj 6. Wybierz akcję Dodaj składkę ZUS. Uwaga: Pola Ubezpieczenie społeczne:, Ubezpieczenie zdrowotne:, z tego odliczane od podatku:, Fundusz pracy: wypełnione są domyślnie wartościami ustawionymi w zakładce Deklaracja ZUS na ekranie Konfiguracja parametrów dla księgowości. 7. Wypełnij pola Ubezpieczenie społeczne:, Ubezpieczenie zdrowotne:, z tego odliczane od podatku:, Fundusz pracy:. Uwaga: Wartości wprowadzonego do pól: Ubezpieczenie społeczne:, Ubezpieczenie zdrowotne:,, Fundusz pracy: nie mogą być mniejsze od wartości domyślnych. 8. W panelu Okres rozliczeniowy wybierz z rozwijanych list odpowiedni rok i miesiąc. 9. Do pola Data zaksięgowania wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę. 10. Jeśli składki ZUS zostały faktycznie zapłacono to zaznacz pole zapłacono. 11. Wybierz przycisk Zapisz. Na liście dowodów wewnętrznych pojawi się nowa pozycja Dodanie wynagrodzenia Strona 38 z 109

39 Rysunek 40 Formularz dodawania wynagrodzenia Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Dokumenty handlowe lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Dokumenty handlowe. 4. Z menu bocznego wybierz zakładkę Dokumenty wewnętrzne. 5. Z menu dolnego akcji rozwiń listę akcji Dodaj 6. Wybierz akcję Dodaj wynagrodzenie. 7. Do pola Data zaksięgowania wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę. 8. Do pola Wynagrodzenie brutto wprowadź wartość liczbową. 9. Wypełnij pole Opis. 10. Możesz wypełnić pole Składki ZUS opłacane przez pracodawcę:. 11. Wybierz przycisk Zapisz. Na liście dowodów wewnętrznych pojawi się nowa pozycja Dodanie kosztu innego Przebieg: Rysunek 41 Formularz dodawania kosztu innego Strona 39 z 109

40 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Dokumenty handlowe lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Dokumenty handlowe. 4. Z menu bocznego wybierz zakładkę Dokumenty wewnętrzne. 5. Z menu dolnego akcji rozwiń listę akcji Dodaj 6. Wybierz akcję Dodaj koszt inny. 7. Do pola Numer dokumentu wprowadź numer dokumentu. 8. Jeśli koszt związany jest z kontrahentem to dokonaj jego wyboru. 9. Do pola Data wystawienia wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę. 10. Do pola Kwota rozchodu wprowadź wartość liczbową. 11. W panelu Rodzaj kosztu: zaznacz odpowiednie pole wyboru. 12. Jeśli koszt związany jest z pojazdem to zaznacz pole Koszt związany z pojazdem prywatnym i z listy Pojazd: wybierz odpowiednią pozycję. 13. Wypełnij pole Opis. 14. Wybierz przycisk Zapisz. Na liście dowodów wewnętrznych pojawi się nowa pozycja. 4 Majątek Do majątku firmy zaliczamy środki trwałe i pojazdy prywatne (nie firmowe). Środki trwałe dzielimy na dwie grupy: 1. Środki trwałe podlegające klasyfikacji zgodnej z rejestrem KŚT Wartości niematerialne i prawne, nie podlegające kategoryzacji. System w każdym formularzu dodawania środka trwałego, umożliwi użytkownikowi zakwalifikowanie przedmiotu do odpowiedniego typu. W procesie zarządzania środkami trwałymi wyróżniamy następujące czynności: Zakup środka trwałego wprowadzanego na podstawie Faktury VAT Zakup środka trwałego wprowadzanego na podstawie rachunku zakupu Dodanie środka trwałego wprowadzonego bez dowodu zakupu Ulepszenie środka trwałego wprowadzone na podstawie dokumentu zakupu Ulepszenie środka trwałego wprowadzone bez dokumentu zakupu Zarządzanie odpisami amortyzacyjnymi środka trwałego Generowanie i podgląd planu amortyzacyjnego środka trwałego Likwidacja środka trwałego Usunięcie z ewidencji środka trwałego Dla pojazdów prowadzona jest EPP (ewidencja przebiegu pojazdu) tzw. kilo metrówka. System również umożliwia ewidencję kosztów i wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu prywatnego Ewidencja środków trwałych Strona 40 z 109

41 Rysunek 42 Ewidencja środków trwałych Wykaz środków trwałych Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Ewidencja środków trwałych. 5. Wybierz przycisk Drukuj. Rysunek 43 Ewidencja środków trwałych - plik w formacie PDF do wydruku Strona 41 z 109

42 4.2 Zakup środka trwałego wprowadzanego na podstawie Faktury VAT Opisano w punkcie Dodanie dokumentu wydatku rodzaju Faktura VAT zakupu. Znajduję się tam również rysunek z formularzem dodawania pozycji faktury VAT zakupu z opcją zakup środka trwałego. Zakupiony środek trwały znajdzie się w ewidencji środków trwałych. 4.3 Zakup środka trwałego wprowadzanego na podstawie rachunku zakupu Wprowadzenie środka trwałego poprzez zakup przebiega podobnie dla faktury VAT z tym, że wartość jest bez kwoty VAT. Zakupiony środek trwały znajdzie się w ewidencji środków trwałych. Rysunek 44 Formularz zakupu środka trwałego na rachunku zakupu 4.4 Dodanie środka trwałego wprowadzonego bez dowodu zakupu Strona 42 z 109

43 Przebieg: Rysunek 45 Formularza dodawania środka trwałego wprowadzonego bez dowodu zakupu 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Ewidencja środków trwałych. 5. Z menu dolnego wybierz akcję Dodaj. 6. Do pola Data wprowadzenia wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę. 7. Do pola Wartość początkowa wprowadź wartość liczbową. 8. Wypełnij pola formularza: Nazwa:, Typ, Stawka VAT:, Stawka amortyzacji (%):. 9. Do pola Kategoria wprowadź kod kategorii ręcznie lub wypełnij to pole z drzewa kategorii klikając na ikonę. 10. Z listy Metoda amortyzacji wybierz odpowiednią pozycję. 11. Jeśli wybrałeś metodę amortyzacji degresywna to wypełnij pole Współcz. Degresji: 12. Do pola Data wprowadzenia wprowadź faktyczną datę rozpoczęcia użytkowania środka trwałego w firmie (datę możesz również wybrać z kalendarza klikając na ikonę. 13. Jeśli środek trwały był już wcześniej użytkowany to zaznacz pole użytkowany wcześniej i do pola Umorzenie początkowe wprowadź wartość liczbową. 14. Wybierz przycisk Zapisz. 4.5 Ulepszenie środka trwałego wprowadzone na podstawie dokumentu zakupu Opisano w punkcie Dodanie dokumentu wydatku rodzaju Faktura VAT zakupu. Znajduję się tam również rysunek z formularzem dodawania pozycji faktury VAT zakupu z opcją ulepszenie środka trwałego. Ulepszenia są dostępne w ewidencji środków trwałych na szczegółach środka trwałego w zakładce Ulepszenia.. Strona 43 z 109

44 Rysunek 46 Formularz kosztów ulepszenia środka trwałego na rachunku zakupu 4.6 Ulepszenie środka trwałego bez dokumentu zakupu Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Ewidencja środków trwałych. 5. Na liście środków trwałych zaznacz myszka odpowiednią pozycję. 6. Z menu dolnego wybierz akcję Zarządzaj. 7. Na ekranie Środek trwały wybierz zakładkę Ulepszenia. Strona 44 z 109

45 Rysunek 47 Środek trwały lista ulepszeń 8. Wybierz przycisk Dodaj. Rysunek 48 Formularz dodawania ulepszenia dla środka trwałego 9. Do pola Data: wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę. 10. Do pola Wartość: wprowadź wartość liczbową. 11. Wypełnij pole Opis/Dokument. 12. Wybierz przycisk Zapisz. 4.7 Zarządzanie odpisami amortyzacyjnymi środka trwałego Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. Strona 45 z 109

46 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Ewidencja środków trwałych. 5. Na liście środków trwałych zaznacz myszką odpowiednią pozycję. 6. Z menu dolnego wybierz akcję Zarządzaj. 7. Na ekranie Środek trwały wybierz zakładkę Odpisy. Rysunek 49 Środek trwały lista odpisów amortyzacyjnych 8. Z listy Amortyzuj wybierz Odpis miesięczny. Rysunek 50 Formularz dodawania miesięcznego odpisu amortyzacyjnego dla środka trwałego 9. Do pola Data księgowania: wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę. 10. Do pól Kwota odliczenia i Kwota umorzenia wprowadź wartości liczbowe. Uwagi: - pola te wypełnione są domyślnie na podstawie planu amortyzacyjnego - wartość w polu Kwota odliczenia nie może być większa od wartości w polu Kwota umorzenia 11. Wybierz przycisk Zapisz. Strona 46 z 109

47 4.8 Generowanie i podgląd planu amortyzacyjnego środka trwałego Przebieg: Rysunek 51 Miesięczny plan amortyzacyjny dla wybranego środka trwałego 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Ewidencja środków trwałych. 5. Na liście środków trwałych zaznacz myszka odpowiednią pozycję. 6. Z menu dolnego wybierz akcję Zarządzaj. 7. Na ekranie Środek trwały wybierz zakładkę Plan amortyzacji. 8. Z listy rok wybierz odpowiedni rok. 9. Wybierz przycisk Pokaż. 10. Wybierz przycisk Drukuj. Strona 47 z 109

48 Rysunek 52 Plan amortyzacji wybranego środka trwałego przykładowy fragment pliku w formacie PDF do wydruku 4.9 Amortyzacja środków trwałych lista odpisów amortyzacyjnych Strona 48 z 109

49 Rysunek 53 Amortyzacja środków trwałych Lista odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych za wybrany okres (rok i miesiąc) Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Amortyzacja środków trwałych. 5. W panelu Okres rozliczeniowy: wybierz z list odpowiedni rok i miesiąc. 6. Wybierz przycisk Drukuj. Strona 49 z 109

50 Rysunek 54 Amortyzacja środków przykładowy fragment pliku w formacie PDF do wydruku 4.10 Likwidacja środka trwałego Opis Wykreślenie środka trwałego z rejestru może nastąpić z czterech powodów: 1) Element został zamortyzowany 2) Nastąpiło zużycie środka uniemożliwiające dalsze funkcjonowanie 3) Element został skradziony lub uszkodzony 4) Środek trwały został sprzedany Zmiana stanu elementu z zarejestrowany na zamortyzowany (pkt. 1) występuje automatycznie, po dokonaniu odpisu amortyzacyjnego zerującego wartość elementu. Pkt. 2,3,4 są przypadkami likwidacji środka trwałego i wymagają stworzenia protokołu likwidacji. Strona 50 z 109

51 Rysunek 55 Likwidacja środka trwałego Zużycie lub kradzież/zaginięcie środka trwałego Rysunek 56 Likwidacja środka trwałego utworzenie protokołu zużycia środka trwałego Strona 51 z 109

52 Rysunek 57 Likwidacja środka trwałego utworzenie protokołu kradzieży/zaginięcia środka trwałego Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Ewidencja środków trwałych. 5. Na liście środków trwałych zaznacz myszka odpowiednią pozycję. 6. Z menu dolnego wybierz akcję Zarządzaj. 7. Na ekranie Środek trwały wybierz zakładkę Likwidacja. 8. Wybierz przycisk Utwórz. 9. Do pola Data likwidacji: wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę. 10. Z listy Sposób likwidacji: wybierz zużycie lub kradzież/zaginięcie. 11. Możesz zmienić domyślną wartość w polu Wartość końcowa. 12. W polu Skład komisji: wprowadź imiona i nazwiska osób komisji. 13. Możesz wypełnić pole Uwagi:. 14. Wybierz przycisk Zapisz. 15. Wybierz przycisk Drukuj. Strona 52 z 109

53 Rysunek 58 Przykładowy Protokół likwidacji środka trwałego Sprzedaż środka trwałego Strona 53 z 109

54 Przebieg: Rysunek 59 Likwidacja środka trwałego utworzenie protokołu sprzedaży środka trwałego 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Ewidencja środków trwałych. 5. Na liście środków trwałych zaznacz myszka odpowiednią pozycję. 6. Z menu dolnego wybierz akcję Zarządzaj. 7. Na ekranie Środek trwały wybierz zakładkę Likwidacja. 8. Wybierz przycisk Utwórz. 9. Do pola Data likwidacji: wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę. 10. Z listy Sposób likwidacji: wybierz sprzedaż. 11. Możesz zmienić domyślną wartość w polu Wartość końcowa. 12. W polu Skład komisji: wprowadź imiona i nazwiska osób komisji. 13. Możesz wypełnić pole Uwagi:. 14. Wybierz przycisk Zapisz. Wyświetli się komunikat okienkowy: 15. Wybierz przycisk OK. Pojawi się formularz dokumentu sprzedaży: Strona 54 z 109

55 Rysunek 60 Formularz faktury VAT sprzedaży z pozycją asortymentową środka trwałego 16. Wypełnij pola formularza na ekranie Faktura VAT. 17. Wybierz przycisk Zapisz. 18. Z menu głównego wybierz zakładkę Dokumenty handlowe. 19. Wybierz zakładkę Dokumenty sprzedaży. Na liście dokumentów pojawi się dokument sprzedaży środka trwałego Usunięcie z ewidencji środka trwałego Strona 55 z 109

56 Rysunek 61 Usuwanie środka trwałego z ewidencji Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Ewidencja środków trwałych. 5. Na liście środków trwałych zaznacz myszka odpowiednią pozycję. 6. Z menu dolnego wybierz akcję Usuń. 7. Wybierz przycisk OK. Uwagi - Jeśli środka trwały posiada ulepszenia i/lub odpisy amortyzacyjne to należy je najpierw usunąć. - Nie można usunąć zlikwidowanego środka trwałego, należy usunąć protokół likwidacji - Jeśli środek trwały był zakupiony lub ulepszony to należy w dokumencie zakupu usunąć pozycję dotyczącą środka trwałego lub usunąć cały dokument. Z wykazu środków trwałych zniknie pozycja z usuniętą pozycją Pojazdy Wykaz pojazdów prywatnych (niefirmowych) Strona 56 z 109

57 Rysunek 62 Wykaz pojazdów prywatnych (niefirmowych) Dodawanie pojazdu prywatnego Rysunek 63 Formularz dodawania pojazdu prywatnego z rozwiniętą listą typów pojazdu Strona 57 z 109

58 Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Pojazdy. 5. Z menu dolnego wybierz przycisk Dodaj. 6. Wypełnij pola Nazwa:, Numer rejestracyjny:. 7. Z listy Typ pojazdu: wybierz odpowiednią pozycję. 8. W polu Stawka za kilometr możesz zmienić domyślną wartość (parametr administracyjny ustawiony w zależności od typu pojazdu). 9. Wybierz przycisk Zapisz Ewidencja Przebiegu pojazdów - Kilometrówka Lista kilometrówek dla pojazdów prywatnych Rysunek 64 Wykaz kilometrówek dla pojazdów prywatnych Strona 58 z 109

59 Dodawanie kilometrówki dla pojazdu prywatnego Przebieg: Rysunek 65 Formularz dodawania kilometrówki dla wybranego pojazdu prywatnego 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Majątek lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Majątek. 4. Wybierz zakładkę Kilometrówka. 5. Z menu dolnego wybierz przycisk Dodaj. 6. Z listy Pojazd: wybierz odpowiednią pozycję. 7. Wypełnij pola Kierowca, Cel wyjazdu:, Opis trasy, Dystans w km:. 8. Do pola Data wyjazdu: wprowadź datę lub wybierz ją z kalendarza klikając na ikonę. 9. Wybierz przycisk Zapisz. Na ekranie Kilometrówka pojawi się pozycja z nowym wpisem kilometrówki dla wybranego pojazdu. 5 Księgowość Osoba prowadząca księgowość powinna zwrócić szczególną uwagę na poprawne wprowadzanie dokumentów handlowych do systemu. Po wygenerowaniu i wydruku dokumentu księgowego np. KPiR musi zarejestrować zależność numerów kolejnych pozycji od dokumentów. W celu zapewnienia nadzoru nad poprawnością i niezmiennością dokumentów księgowych, wprowadzono pojęcie okresu zamkniętego. Użytkownik dbający o poprawność dokumentów w systemie, po zakończeniu wprowadzania dokumentów w danym miesiącu, powinien dokonać zamknięcia okresu rozliczeniowego podatku dochodowego i oddzielnie VAT. Dokumenty wprowadzone w okresach uznanych za zamknięte, są chronione przed niezamierzoną zmianą. Jeżeli użytkownik chce wprowadzić zmiany w dokumencie z okresu zamkniętego system zażąda potwierdzenia wykonywanej takiej operacji. W przypadku akceptacji operacji, system otworzy okres w którym nastąpiła zmiana i wszystkie okresy późniejsze. Zachowanie takie spowoduje pojawienie się ostrzeżeń przy próbie wydruku KPIR i na zestawieniu deklaracji VAT. Generowanie i wydruk dokumentów księgowych jest możliwe po wybraniu zakładki Księgowość (lub ikony dla księgowości) w module efirma. Po wybraniu tej funkcji pojawią następujące zakładki: Księga Przychodów i Rozchodów Rejestr sprzedaży VAT Rejestr Zakupów Zaliczki na podatek dochodowy Deklaracje VAT 7 Zamknięcie miesiąca Strona 59 z 109

60 5.1.1 Zamknięcie miesiąca Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Księgowość lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Księgowość. 4. Wybierz zakładkę Zamknięcie miesiąca. Rysunek 66 Formularz początkowy do zamykania okresu (miesiąca) dla podatku dochodowego i VAT 5. Wybierz przycisk Zamknij podatek dochodowy. Rysunek 67 Zamknięcie miesiąca dla podatku dochodowego 6. Z rozwijanych list Rok i Miesiąc wybierz odpowiedni rok i miesiąc. 7. Wybierz przycisk OK. 8. Wybierz przycisk Zamknij podatek VAT. Rysunek 68 Zamknięcie miesiąca dla podatku VAT 9. Z rozwijanych list Rok i Miesiąc wybierz odpowiedni rok i miesiąc. 10. Wybierz przycisk OK. Na ekranie Zamknięcie miesiąca pojawi się informacja o ostatnich zamkniętych miesiącach dla podatku dochodowego i VAT Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) Generowanie i podgląd KPiR Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. Strona 60 z 109

61 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Księgowość lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Księgowość. 4. Wybierz zakładkę Księga Przychodów i Rozchodów. Rysunek 69 Wybór okresu dla generowanej KPiR 5. Na ekranie Wybierz okres z listy Rok wybierz odpowiedni rok. 6. Z listy Miesiąc od wybierz początkowy miesiąc okresu. 7. Z listy Miesiąc do wybierz końcowy miesiąc okresu. 8. Wybierz przycisk OK. Strona 61 z 109

62 Rysunek 70 Podgląd wygenerowanej KPiR z komunikatami ostrzeżeń Uwaga: W panelu Ostrzeżenia mogą pojawić się komunikaty ostrzegające różnego rodzaju: KPiR jest generowany za nie zamknięty okres (miesiąc). Brak opłaconych składek ZUS za dany miesiąc czyli inaczej brak dowodu wewnętrznego z opcją Składka ZUS. Porównanie kilometrówki pojazdu prywatnego z kosztami jego użytkowania Utworzenie pliku w formacie PDF do wydruku KPiR Po wygenerowaniu KPiR wybierz akcję Drukuj. Spowoduje to utworzenie pliku w formacie PDF. Taki plik można wydrukować. Poniżej przedstawiono przykładową, wydrukowaną księgę KPIR za okres miesiąca. Strona 62 z 109

63 Rysunek 71 Podgląd wydruku przykładowej KPiR za okres miesiąca Rejestr sprzedaży VAT Generowanie i podgląd Rejestru sprzedaży VAT Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Księgowość lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Księgowość. 4. Wybierz zakładkę Rejestr sprzedaży VAT. Rysunek 72 Wybór okresu dla generowanego Rejestru sprzedaży VAT 5. Na ekranie Wybierz miesiąc z listy Miesiąc wybierz odpowiedni miesiąc a z listy Rok wybierz odpowiedni rok. 6. Wybierz przycisk OK. Strona 63 z 109

64 Rysunek 73 Podgląd wygenerowanego Rejestru sprzedaży VAT Po wygenerowaniu Rejestru sprzedaży VAT wybierz akcję Drukuj. Spowoduje to utworzenie pliku w formacie PDF. Taki plik można wydrukować. Poniżej przedstawiono przykładową, wydrukowany Rejestr sprzedaży VAT za okres miesiąca. Strona 64 z 109

65 Rysunek 74 Podgląd wydruku przykładowego Rejestru sprzedaży VAT za okres miesiąca Rejestr zakupów VAT Generowanie i podgląd Rejestru zakupów VAT Przebieg: 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Księgowość lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Księgowość. 4. Wybierz zakładkę Rejestr zakupów. Rysunek 75 Wybór okresu dla generowanego Rejestru zakupów VAT 5. Na ekranie Wybierz miesiąc z listy Miesiąc wybierz odpowiedni miesiąc a z listy Rok wybierz odpowiedni rok. 6. Wybierz przycisk OK. Strona 65 z 109

66 Rysunek 76 Podgląd wygenerowanego Rejestru zakupów VAT Po wygenerowaniu Rejestru zakupów VAT wybierz akcję Drukuj. Spowoduje to utworzenie pliku w formacie PDF. Taki plik można wydrukować. Poniżej przedstawiono przykładową, wydrukowany Rejestr zakupów VAT za okres miesiąca. Rysunek 77 Podgląd wydruku przykładowego Rejestru zakupów VAT za okres miesiąca Deklaracje VAT 7 Przebieg: dodanie nowej deklaracji VAT 7 dokonanie wpłatą zaliczki na podstawie kwoty podatku VAT do zapłacenia dokonanie korekty deklaracji VAT 7 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Księgowość lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Księgowość. 4. Wybierz zakładkę Deklaracje VAT 7. Strona 66 z 109

67 5. Z menu dolnego wybierz akcję Nowa deklaracja. Rysunek 78 Lista deklaracji VAT 7 6. Wybierz przycisk OK. Rysunek 79 Wybór okresu dla generowanej deklaracji VAT 7 Strona 67 z 109

68 Strona 68 z 109

69 Strona 69 z 109

70 Rysunek 80 Podgląd przykładowej wygenerowanej deklaracji VAT 7 7. Wypełnij pola edytowalne formularza Deklaracja VAT Wybierz przycisk Zapisz. 9. Otwórz wygenerowany plik w formacie PDF do wydruku deklaracji VAT 7. Strona 70 z 109

71 Strona 71 z 109

72 Rysunek 81 Podgląd wydruku przykładowej deklaracji VAT Zamknij plik PDF utworzonej deklaracji VAT 7. Strona 72 z 109

73 Rysunek 82 Lista deklaracji VAT 7 z dodaną nową deklaracją 11. Zaznacz na liście Deklaracje VAT 7 utworzoną deklarację VAT Z menu dolnego wybierz akcję Zapłać. Rysunek 83 Formularz wpłaty zaliczki dla kwoty z deklaracji VAT Wprowadź wartość liczbową do pola Kwota zapłaconej zaliczki. 14. Wybierz przycisk Zapisz. 15. Zaznacz na liście utworzoną deklarację VAT Z menu dolnego wybierz akcję Pokaż deklarację. 17. Zaznacz pole wyboru Korekta deklaracji. 18. Dokonaj poprawek w polach edycyjnych formularza Deklaracja VAT Wybierz przycisk Zapisz Zaliczki na podatek dochodowy Przebieg: Strona 73 z 109

74 1. Zaloguj się do systemu LEM-dyfuzja innowacji wśród MSP. 2. Wybierz zakładkę dla modułu efirma. 3. Z menu górnego wybierz zakładkę Księgowość lub z zestawu ikon w panelu Moduły wybierz ikonę Księgowość. 4. Wybierz zakładkę Zaliczki na podatek dochodowy. 5. Z menu dolnego wybierz akcję Oblicz zaliczkę. Rysunek 84 Lista zaliczek na podatek dochodowy 6. Wybierz przycisk Zapisz. Rysunek 85 Podgląd składników do wyliczania kwoty do zapłaty dla podatku dochodowego za wybrany miesiąc Strona 74 z 109

75 Rysunek 86 Lista zaliczek na podatek dochodowy z nową pozycją 6 Ustawienia Konfiguracja parametrów dla księgowości Opis Przed rozpoczęciem korzystania z systemu księgowości użytkownik musi koniecznie wprowadzić (ustawić) niezbędne parametry konfiguracyjne na podstawie dokumentów księgowych z poprzednio prowadzonej działalności gospodarczej. System księgowości uwzględnia następujące parametry konfiguracyjne: Forma prawna prowadzenia działalności przez podmiot, określona na podstawie danych identyfikacyjnych firmy wprowadzonych w profilu i docelowo w module efirma: - Jednoosobowa działalność gospodarcza - Spółka cywilna - Spółka jawna Data rejestracji działalności gospodarczej przez podmiot Data rozpoczęcia księgowania w aktualnym systemie Czy podmiot jest płatnikiem VAT Dane z ostatniej Księgi Przychodów i Rozchodów. Dane znajdują się na ostatniej stronie KPiR. Dane z ostatniej pozycji strony Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów prowadzonej od początku roku Strona 75 z 109

76 do dnia rozpoczęcia prowadzenia księgowości zostaną przeniesione do system księgowości dla modułu efirma. Remanent początkowy Dane dla podatku dochodowego Dane dla podatku VAT Zadeklarowane składki ZUS Wyniki finansowe podmiotu z poprzednich lat Określenie dat rozpoczęcia księgowania w systemie jest opcjonalne. Jeżeli użytkownik nie ustali dat ostatnich rozliczonych okresów dla podatku dochodowego i VAT, system zastosuje datę rejestracji działalności jako moment rozpoczęcia funkcjonowania w systemie Dane podstawowe Rysunek 87 Konfiguracja parametrów dla księgowości Dane podstawowe Podatki Strona 76 z 109

77 Rysunek 88 Konfiguracja parametrów dla księgowości Podatki Wyniki finansowe z poprzednich lat Strona 77 z 109

78 Rysunek 89 Konfiguracja parametrów dla księgowości Wyniki finansowe z poprzednich lat Dane do KPiR Strona 78 z 109

79 Rysunek 90 Konfiguracja parametrów dla księgowości Dane do KPiR Deklaracja ZUS Strona 79 z 109

80 Rysunek 91 Konfiguracja parametrów dla księgowości Deklaracja ZUS Rejestr VAT sprzedaży Strona 80 z 109

81 Rysunek 92 Konfiguracja parametrów dla księgowości Rejestr VAT sprzedaży Rejestr VAT nabycia Strona 81 z 109

82 Rysunek 93 Konfiguracja parametrów dla księgowości Rejestr VAT nabycia Działy firmy System efirma pozwala na ewidencjonowanie danych teleadresowych działów firmy oraz na przypisywanie pracowników firmy do działu. Strona 82 z 109

83 Rysunek 94 Dodawanie nowego działu firmy Pracownicy W oknie głównym zakładki PRACOWNICY można gromadzić dane pracowników. Lista pracowników zawiera podstawowe dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz przynależność do działu firmy. Rysunek 95 Zakładka Pracownicy z listą pracowników firmy W oknie głównym zakładki znajdują się następujące klawisze edycyjne: Dodaj - Klawisz ten umożliwia dodanie nowego pracownika. Uruchamia okno edycyjne NOWY PRACOWNIK. Zmień - Klawisz ten umożliwia poprawienie wybranego z tabeli pracownika. Uruchamia okno edycyjne EDYCJA DANYCH PRACOWNIKA. Usuń - Klawisz ten umożliwia usunięcie wybranego z tabeli pracownika. Strona 83 z 109

84 Rysunek 96 Dodawanie nowego pracownika w dziale firmy W formularzu PRACOWNIK należy wprowadzić dane osobowe pracownika takie jak imiona, nazwisko, płeć, stan cywilny, identyfikatory (NIP, PESEL). Można także zapisać informacje o dowodzie tożsamości jakim posługuje się pracownik (dowód osobisty/paszport) Słowniki Funkcja SŁOWNIKI umożliwia wprowadzenie do programu danych, które będzie można wykorzystywać w różnych miejscach programu Jednostki miary asortymentu Rysunek 97 Jednostki miary asortymentu Strona 84 z 109

85 Formy płatności Rysunek 98 Formy płatności Numeracja dokumentów Rysunek 99 Zarządzanie numeracją dokumentów Wpisy do słownika Numeracja dokumentów dodawane są przez system automatycznie, ale mogą być modyfikowane i usuwane przez użytkownika. Użytkownik ma też możliwość dodania własnej numeracji. Procedura nadawania numeru jest następująca: 1. System najpierw sprawdza w ustawieniach firmy, jaki jest wybrany typ numeracji (ustawienia -> Dane firmy -> Rodzaj numeracji dokumentów) 2. Następnie w słowniku Numeracja dokumentów, szukana jest odpowiednia numeracja. Jest ona dobierana wg daty, przy czym: a. dla numeracji rocznej sprawdzany jest tylko rok, b. dla numeracji miesięcznej rok i miesiąc, c. dla numeracji dziennej rok, miesiąc i dzień. Strona 85 z 109

86 W wartościach niesprawdzanych powinno być zero. Maska numeracji składa się z przedrostka, który jest zawsze na początku numeru i powinien być związany z typem dokumentu. Liczba znaków # oznacza z ilu cyfr ma się składać numer dokumentu. Przekłada się to na liczbę zer przed właściwym numerem. 3. Jeżeli w słowniku nie ma odpowiedniej numeracji to jest dodawana nowa. Każdy wpis w słowniku związany jest z kolejnym okresem numeracji. W zależności od typu numeracji jest to rok/miesiąc/dzień. Gdy zmienia się okres, dodawany jest nowy wpis z wyzerowanym ostatnim numerem. W związku z powyższym przy ustawionej numeracji miesięcznej, w ciągu roku dodanych zostanie 12 numeracji. (zakładając, że w każdym miesiącu były wystawiane faktury lub rachunki). Przykłady nadawanych numerów: Numeracja absolutna, o dla maski FA/###### FA/ FA/ FA/ Numeracja roczna o dla maski FA/###### FA/2010/ FA/2010/ FA/2010/ FA/2011/ FA/2011/ FA/2011/ Numeracja miesięczna o dla maski FA/###### FA/1/2011/ FA/2011/02/ FA/2011/02/ FA/2011/02/ Numeracja dzienna o dla maski FA/###### FA/1/1/2011/ FA/2011/01/01/ FA/2011/01/01/ FA/2011/01/02/ FA/2011/01/02/ FA/2011/01/02/ FA/2011/02/01/ FA/2011/02/01/ FA/2011/02/01/ FA/2012/01/01/ Strona 86 z 109

87 o FA/2012/01/01/ dla maski FVAT/### FVAT /2011/01/001 FVAT /2011/01/002.. FVAT /2011/01/121.. FVAT /2011/02/001 FVAT /2011/02/ FVAT /2011/02/ FVAT /2012/01/001 FVAT /2012/01/002.. FVAT /2012/01/ Zarządzanie użytkownikami System wyposażony został w obsługę wielu kont użytkowników. Administrator biznesowy profilu aplikacji głównej LEM ma możliwość dodania nowego użytkownika, przydzielenia mu loginu i zdefiniowaniu domyślnego hasła. Z każdym użytkownikiem związany jest profil uprawnień, określający do jakich funkcji programu użytkownik ma dostęp, a do jakiego nie. Z poziomu serwisu ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI można aktywować/deaktywować dostęp wybranego użytkownika do poszczególnych serwisów. Rysunek 100 Zarządzanie uprawnieniami użytkownika odbieranie uprawnienia Strona 87 z 109

88 Rysunek 101 Zarządzanie uprawnieniami użytkownika przydzielanie uprawnienia 7 Raporty 7.1 Opis Moduł RAPORTY umożliwia wygenerowanie następujących raportów: BILANS SPRZEDAŻ W OKRESIE SPRZEDAŻ WG ASORTYMENTU SPRZEDAŻ WG KONTRAHENTÓW SPRZEDAŻ WG GRUP ASORTYMENTU WYKRES SPRZEDAŻY REJESTR NALEŻNOŚCI PŁATNOŚCI WG KONTRAHENTÓW CENNIK STANY MAGAZYNOWE Każdy raport generowany jest do pliku w formacie PDF, który może być zapisany i wydrukowany przez użytkownika. Każde raport posiada swój własny zbiór parametrów, dzięki którym użytkownik może określać zakres prezentowanych danych. 7.2 Zestawienie dokumentów handlowych Po wybraniu raportu Zestawienie dokumentów handlowych, użytkownik może zdecydować, z jakiego okresu mają pochodzić dokumenty uwzględniane w raporcie. Strona 88 z 109

89 Rysunek 102 Kryteria generowania raportu Zestawienie dokumentów handlowych Datę można szybko i wygodnie ustawić korzystając z kalendarza. W tym celu należy kliknąć ikonę znajdującą się obok pola daty. Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Bilans to zestawienie wszystkich dokumentów sprzedaży z danego okresu. Tabela bilansu zawiera następujące kolumny: Data sprzedaży, Numer dokumentu, Typ dokumentu, Kwota netto oraz Kwota brutto. Tabela kończy się podsumowaniem kwot netto i brutto. Rysunek 103 Przykładowy raport Zestawienie dokumentów handlowych 7.3 Sprzedaż w okresie Strona 89 z 109

90 Rysunek 104 Kryteria generowania raportu Sprzedaż w okresie Datę można szybko i wygodnie ustawić korzystając z kalendarza. W tym celu należy kliknąć ikonę znajdującą się obok pola daty. Na liście można zaznaczyć, które typy dokumentów mają być uwzględnione w raporcie. Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Rysunek 105 Przykładowy raport Sprzedaż w okresie Sprzedaż w okresie to zestawienie wszystkich dokumentów sprzedaży z danego okresu. Tabela zestawienia zawiera następujące kolumny: Data sprzedaży, Numer dokumentu, Typ dokumentu, Kwota netto oraz Kwota brutto. Tabela kończy się podsumowaniem kwot netto i brutto. 7.4 Sprzedaż według asortymentu Strona 90 z 109

91 Rysunek 106 Kryteria generowania raportu Sprzedaż według asortymentu Datę można szybko i wygodnie ustawić korzystając z kalendarza. W tym celu należy kliknąć ikonę znajdującą się obok pola daty. Z rozwijanych list można wybrać typ asortymentu oraz grupę asortymentu. Na liście można zaznaczyć, które typy dokumentów mają być uwzględnione w raporcie. Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Rysunek 107 Przykładowy raport Sprzedaż według asortymentu Sprzedaż według asortymentu to zestawienie, w którym podsumowana jest sprzedaż asortymentu, który był sprzedawany w wybranym okresie. Tabela zestawienia posiada następujące kolumny: Nazwa asortymentu, Grupa asortymentu, Ilość sprzedanego asortymentu, Wartość VAT, Wartość netto oraz Wartość brutto. Tabela jest zakończona podsumowaniem. 7.5 Sprzedaż według kontrahentów Datę można szybko i wygodnie ustawić korzystając z kalendarza. W tym celu należy kliknąć ikonę znajdującą się obok pola daty. Z rozwijanych list można wybrać typ asortymentu oraz grupę asortymentu. Na liście można zaznaczyć, które typy dokumentów mają być uwzględnione w raporcie. Strona 91 z 109

92 Rysunek 108 Kryteria generowania raportu Sprzedaż według kontrahentów Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Rysunek 109 Przykładowy raport Sprzedaż według kontrahentów Sprzedaż według kontrahentów to zestawienie, w którym podsumowana jest sprzedaż dla poszczególnych kontrahentów. Tabela zestawienia posiada następujące kolumny: Nazwa kontrahenta, Adres kontrahenta, Wartość VAT, Wartość netto oraz Wartość brutto. Tabela jest zakończona podsumowaniem. Strona 92 z 109

93 7.6 Sprzedaż według grup asortymentów Rysunek 110 Kryteria generowania raportu Sprzedaż według grup asortymentu Datę można szybko i wygodnie ustawić korzystając z kalendarza. W tym celu należy kliknąć ikonę znajdującą się obok pola daty. Na liście można zaznaczyć, które typy dokumentów mają być uwzględnione w raporcie. Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Rysunek 111 Przykładowy raport Sprzedaż według grup asortymentu Sprzedaż według grup asortymentu to zestawienie, w którym podsumowana jest sprzedaż dla poszczególnych grup asortymentu. Tabela zestawienia posiada następujące kolumny: Nazwa grupy, Indeks katalogowy, Ilość, Wartość VAT, Wartość netto oraz Wartość brutto. Tabela jest zakończona podsumowaniem. Strona 93 z 109

94 7.7 Wykres sprzedaży Rysunek 112 Kryteria generowania raportu Wykres sprzedaży Datę można szybko i wygodnie ustawić korzystając z kalendarza. W tym celu należy kliknąć ikonę znajdującą się obok pola daty. Z listy można wybrać jaka ma być szczegółowość raportu: Dzień, Miesiąc czy Rok. Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Strona 94 z 109

95 Rysunek 113 Przykładowy raport Wykres sprzedaży Raport Wykres Sprzedaży zawiera wykres sprzedaży netto i brutto w wybranym okresie, wartość sprzedaży jest podsumowana zgodnie z wybraną szczegółowością. Ponadto raport zawiera zestawienie w postaci tabeli o następujących kolumnach: Data, Kwota netto, Kwota brutto. Strona 95 z 109

96 7.8 Rejestr należności Rysunek 114 Kryteria generowania raportu Rejestr należności Datę można szybko i wygodnie ustawić korzystając z kalendarza. W tym celu należy kliknąć ikonę znajdującą się obok pola daty. Z rozwijanej listy można wybrać czy zestawienie ma uwzględniać wszystkie dokumenty czy tylko spóźnione. Na liście można zaznaczyć, które typy dokumentów mają być uwzględnione w raporcie. Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Rysunek 115 Przykładowy raport Rejestr należności Rejestr należności to zestawienie, w którym wyszczególniono dokumenty pochodzące z wybranego okresu wraz z kwotami, które pozostały do zapłaty. Tabela zestawienia posiada następujące kolumny: Numer Strona 96 z 109

97 dokumentu, Data sprzedaży, Kontrahent, Wartość, Kwota do zapłaty. Tabela jest zakończona podsumowaniem. należności 7.9 Płatności według kontrahentów Datę można szybko i wygodnie ustawić korzystając z kalendarza. W tym celu należy kliknąć ikonę znajdującą się obok pola daty. Z rozwijanej listy można wybrać grupę kontrahentów. Na liście można zaznaczyć, które typy dokumentów mają być uwzględnione w raporcie. Rysunek 116 Kryteria generowania raportu Płatności według kontrahentów Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Strona 97 z 109

98 Rysunek 117 Przykładowy raport Płatności według kontrahentów Płatności według kontrahentów to zestawienie, w którym wyszczególniono kontrahentów wraz z podsumowaniem należności. Tabela zestawienia posiada następujące kolumny: Nazwa kontrahenta, Adres kontrahenta, Wartość netto, Wartość brutto oraz sumę należności. Tabela jest zakończona podsumowaniem Cennik Rysunek 118 Kryteria generowania raportu Cennik Z rozwijanych list można wybrać rodzaj ceny, typ asortymentu oraz grupę asortymentu. Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Strona 98 z 109

99 Rysunek 119 Przykładowy raport Cennik Cennik to zestawienie asortymentu wybranego na podstawie kryteriów określonych w parametrach. Tabela zestawienia zawiera następujące kolumny: Grupa, Nazwa, Cena oraz Jednostka miary Stany magazynowe Rysunek 120 Kryteria generowania raportu Stany magazynowe Z listy można wybrać, które grupy asortymentowe mają być uwzględnione w raporcie. Naciśnięcie przycisku Generuj spowoduje wygenerowanie raportu w postaci pliku PDF i wyświetlenie go w nowym oknie przeglądarki. Strona 99 z 109

100 Rysunek 121 Przykładowy raport Stany magazynowe Raport Stany magazynowe to zestawienie, w którym prezentowana jest ilość wyrażona w odpowiednich dla danego asortymentu jednostkach miary. Tabela zestawienia zawiera następujące kolumny: Nazwa, Grupa, Cena zakupu, Stan, Zamówione i Zapotrzebowanie. 8 Eksport dokumentów handlowych 8.1 Opis Moduł efirma umożliwia wymianę dokumentów z zewnętrznymi systemami. Możliwy jest zapis dokumentów w dwóch formatach: CSV (.csv) pliki obsługiwane m.in. przez program Excel INSERT EDI ++ (.epp) format firmy INSERT używany w komunikacji z programami wspomagającymi prowadzenie księgowości Służy do tego funkcja Eksport dokumentów dostępna w kontekście listy Dokumentów handlowych z serwisu Sprzedaż. Formularz eksportu dokumentów handlowych zawiera następujące pola: Strona 100 z 109

101 ZAKRES DAT pole obowiązkowe, definiuje okres, w którym muszą się mieścić daty wystawienia dokumentów do eksportu FORMAT EKSPORTU pole obowiązkowe, określa format pliku, w jakim zostaną zapisane wyeksportowane dane NUMER DOKUMENTU opcjonalny filtr pozwalający wskazać pojedyńczy dokument przy pomocy numeru GRUPA KONTRAHENTÓW opcjonalny filtr wybierający dokumenty wystawione dla kontrahentów z określonej grupy KONTRAHENT opcjonalny filtr wybierający dokumenty wystawione dla wskazanego kontrahenta LISTA TYPÓW DOKUMENTÓW pole obowiązkowe, pozwala wybrać jakie typy dokumentów mają być eksportowane Wypełniony formularz należy zatwierdzić przyciskiem Generuj. W efekcie przeglądarka rozpocznie pobieranie pliku wynikowego. Poniższe zrzuty ekranu demonstrują wczytywanie wygenerowanego pliku w programie Rachmistrz GT. Strona 101 z 109

102 Strona 102 z 109

103 Strona 103 z 109

104 8.2 Eksport do Excela Program Excel potrafi odczytywać pliki CSV. Po otwarciu takiego pliku konieczne jest jeszcze podzelenie wczytanych wierszy na kolumny. W Excel 2007 służy do tego funkcja Text to Columns z zakładki Data. Należy wskazać, że kolumny są rozdzielone separatorem. Strona 104 z 109