Strona1. Nr 3/ POKL G98/13/Wizyta Studyjna w Hiszpanii

Transkrypt

1 Fundacja Europejskie Centrum Przedsiębiorczości ul. Kopernika 34, Warszawa tel , fax eucp.pl, NIP: , REGON KRS DATA: r. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 3/ POKL G98/13/Wizyta Studyjna w Hiszpanii świadczenie kompleksowej usługi organizacji zagranicznej wizyty studyjnej do Hiszpanii dla 10 uczestników projektu: przedstawicieli organizacji pozarządowych reprezentujących środowiska gospodarcze, przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego z woj. mazowieckiego oraz 3 przedstawicieli ze strony Zamawiającego Fundacja Europejskie Centrum Przedsiębiorczości (zwany dalej Zamawiającym) zwraca się z prośbą o przedstawienie Państwa oferty z uwzględnieniem poniższych wymagań: I. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania (zgodnego z wytycznymi Zamawiającego) zagranicznej wizyty studyjnej do Hiszpanii dla 13-osobowej grupy studyjnej składającej się z uczestników projektu Mazowieckie Centrum Dialogu i Partycypacji Środowisk Gospodarczych : członków i pracowników organizacji pozarządowych, reprezentujących i/lub działających na rzecz środowisk gospodarczych w województwie mazowieckim 6 osób, jak również do pracowników administracji publicznej z terenu województwa mazowieckiego (pracownicy Urzędu Marszałkowskiego oraz jednostek administracyjnych i zależnych od samorządu WM) oraz pracowników administracji publicznej w województwie mazowieckim szczebla powiatowego i gminnego (pracownicy urzędów gmin i powiatów oraz ich jednostek organizacyjnych), zajmujących się w swojej działalności zawodowej tematyką gospodarczą i współpracą ze środowiskiem gospodarczym, a w szczególności rozwojem przedsiębiorczości i tworzeniem nowych miejsc pracy 4 osoby oraz 3 członków personelu projektu - wg listy przedstawionej przez Zamawiającego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. II. Źródło finansowania: Wizyta studyjna realizowana jest w ramach projektu Mazowieckie Centrum Dialogu i Partycypacji Środowisk Gospodarczych, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. III. Kody i klasyfikacja CPV: Usługi hotelarskie Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi podróżne Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą Usługi w zakresie publicznego transportu drogowego Usługi regularnego transportu lotniczego Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych Usługi ubezpieczeniowe Usługi szkoleniowe Strona1

2 IV. Miejsce i termin realizacji zamówienia: W terminie od 27 stycznia do 20 lutego 2015 r. przy założeniu, że wyjazd będzie trwał 4 dni licząc dzień przylotu i wylotu. Ostateczny termin do uzgodnienia z Zamawiającym. V. Warunki ogólne: 1. Zapytanie ofertowe nie jest prowadzone zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych i nie podlega przepisom tej ustawy. 2. Ilekroć w Zapytaniu Ofertowym użyto zwrotu Zamawiający, należy przez to rozumieć: Fundację Europejskie Centrum Przedsiębiorczości, Warszawa, ul. Kopernika 34, tel.: , faks: , eucp@eucp.pl, NIP: , REGON Ilekroć w Zapytaniu Ofertowym użyto zwrotu Wykonawca, należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, a która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła Umowę w sprawie zamówienia. 4. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Ofertę sporządza się w języku polskim i składa, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. Uznaje się, że forma elektroniczna spełnia wymóg formy pisemnej. 5. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego. 6. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 7. Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub Zapytaniem Ofertowym spowoduje odrzucenie oferty. 8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. VI. Warunki udziału: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego, określonymi w niniejszym dokumencie; 2. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 3. przedstawią pisemne Oświadczenie o braku przesłanek do wykluczenia z Zapytania ofertowego, stanowiące Załącznik nr 7 do niniejszego dokumentu; 4. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) - jej treść nie będzie odpowiadać treści niniejszego Zapytania Ofertowego; b) - nie będzie zgodna z obowiązującymi przepisami prawa; 5. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. VII. Szczegółowe warunki udziału: 1. W ramach kryteriów podmiotowych Wykonawca musi posiadać doświadczenie w organizacji zagranicznych wizyt studyjnych. Doświadczenie to musi być poparte co najmniej 3 przykładami tego typu Strona2

3 wyjazdów, zorganizowanych na przestrzeni ostatnich 3 lat, dla min. 15 osób i o budżecie min PLN każdy. Na poparcie rzetelnej realizacji takich usług wymagane są stosowne referencje. 2. Wykonawca przedstawi swoje doświadczenie w formie tabelki, stanowiącej Załącznik nr 4 do niniejszego dokumentu, w której, oprócz syntetycznego opisu zawartości merytorycznej zorganizowanej wizyty zagranicznej, zawrze następujące dane: nazwę instytucji zlecającej, wartość zlecenia, datę i miejsce wyjazdu oraz liczbę uczestników. VIII. Ocena ofert oraz sposób rozstrzygania: 1. Ocena ofert ma charakter niejawny. 2. Ocena punktowa prowadzona będzie w sposób następujący. W pierwszej kolejności nastąpi ocena formalna, potem merytoryczna na podstawie kryteriów z pkt 5 poniżej. Ze wszystkich zgłoszonych ofert komisja wybierze minimum trzy najlepsze i dokona oceny finansowej projektów. 3. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta zawierająca najwyższą liczbę punktów. 4. Wybór wykonawcy zostanie dokonany przez trzyosobową komisję, powołaną przez zarząd Fundacji Europejskie Centrum Przedsiębiorczości. Ocena ofert ma charakter niejawny. 5. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Kryterium Wymiar procentowy Maksymalna liczba punktów A. merytoryczna zawartość 60% 60 pkt programu wizyty studyjnej B. cena brutto 30% 30 pkt C. propozycja zakwaterowania i transportu lotniczego 10% 10 pkt A. Kryterium Merytoryczna zawartość programu wizyty studyjnej będzie oceniane następująco: Merytoryczna zawartość programu wizyty studyjnej Liczba punktów max. 60 Ocena dotyczy zgodności zaproponowanych spotkań z celem, założeniami i tematyką przedstawioną w opisie przedmiotu zamówienia. Max. liczba punktów 30 możliwość dogłębnego poznania trzech przedmiotowych płaszczyzn, wymienionych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia: 10 pkt przedstawienie jednej z przedmiotowych płaszczyzn 20 pkt przedstawienie dwóch z przedmiotowych płaszczyzn 30 pkt przedstawienie trzech z przedmiotowych płaszczyzn 0-30 Ocena dotyczy prezentacji obszarów przedstawionych w trakcie spotkań, a w szczególności przykładów dobrych praktyk współpracy pomiędzy administracją a NGO w zakresie trzech płaszczyzn: 1 - tworzenia polityk publicznych; 2 realizowania zadań publicznych; 3 tworzenia warunków dla społecznej aktywności, w oparciu o rzeczywiste przykłady inicjatyw/projektów omawiających każdy z w/w obszarów dodatkowo max. 6 pkt za każdą inicjatywę/projekt. Ocena dotyczy udziału przedstawicieli stron uczestniczących w procesie dialogu i partycypacji (tworzenie i realizacja strategii) w ocenianych obszarach, a więc jednostek samorządu terytorialnego oraz NGOs zajmujących się tematyką gospodarczą, którzy podzielą się z Strona3

4 uczestnikami/uczestniczkami wiedzą i doświadczeniem dodatkowy 1 pkt za obecność każdego przedstawiciela. Max. 12 punktów wg. nast. schematu: 3 płaszczyzny x 4 przedstawicieli stron x 1 pkt B. Kryterium Cena brutto będzie oceniane następująco: za podstawę kalkulacji uznaje się ofertę, która otrzyma maksymalną liczbę punktów za przedstawienie najniższej cenę spośród wszystkich ofert uznanych za ważne i przyjęte do oceny przez Zlecającego. Pozostałe oferty będą oceniane zgodnie z poniższym wzorem: cena oferty najtańszej liczba punktów = x 30 cena oferty ocenianej C. Kryterium Propozycja zakwaterowania, transportu będzie oceniane następująco: Propozycja zakwaterowania i transportu lotniczego Liczba punktów max. 10 zakwaterowanie 0-5 ocena dotyczy standardu hotelu oraz jego lokalizacji względem odwiedzanych miejsc/inicjatyw lub instytucji, w których odbędą się spotkania 2 pkt hotel 3-gwiazdkowy 3 pkt hotel 4-gwiazdkowy 4 pkt hotel 5-gwiazdkowy dodatkowy 1 pkt odległość hotelu od inicjatyw/instytucji < 10 km transport lotniczy 0-5 ocena dotyczy łącznej długości podróży samolotem (oczekiwanie na lot i czas przelotu) oraz godziny wylotu/przylotu na trasie Warszawa/port docelowy w Hiszpanii 1 pkt łączny czas podróży < 7 h 2 pkt łączny czas podróży < 6 h 3 pkt - łączny czas podróży < 5 h dodatkowe 2 pkt wylot do Hiszpanii po godz. 9:00 rano, przylot do Warszawy przed godz. 21:00 wieczorem IX. Dokumenty wymagane od Wykonawcy: 1. Wypełniona i podpisana oferta zgodnie z Załącznikiem nr Wykaz wykonanych usług wraz z referencjami lub świadectwa należytego wykonania, potwierdzające spełnienie wymagań względem Wykonawcy (kryteria podmiotowe) zgodnie z Załącznikiem nr 4 3. Program wizyty studyjnej zgodnie z Załącznikiem nr 3 4. Wypełnione i podpisane Załączniki nr 5, 6, 7 X. Osoba ze strony Zamawiającego uprawniona do kontaktu: Kierowniczka Projektu - Barbara Kaznowska, tel , bkaznowska@eucp.pl XI. Ofertę należy przekazać w terminie do: 7 stycznia 2015 roku do godz. 10:00. Strona4

5 Ofertę można: a. przesłać kurierem na adres: Fundacja Europejskie Centrum Przedsiębiorczości, ul. Kopernika 34, Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji; b. przesłać em na adres: bkaznowska@eucp.pl decyduje data i godzina wysłania oferty na serwer Zamawiającego; c. dostarczyć osobiście do Kancelarii Zamawiającego na adres: Fundacja Europejskie Centrum Przedsiębiorczości, ul. Kopernika 34, Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji. XII. Inne postanowienia 1. Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o kryteria oceny ofert. 2. Wynagrodzenie za wykonanie usług, będących przedmiotem Zapytania Ofertowego, określone będzie w Umowie podpisanej z wybranym Wykonawcą i wypłacone zostanie na podstawie przedłożonych faktur/rachunków, pod warunkiem dostępności środków na subkoncie Zamawiającego. 3. Oferowana cena pokrywa wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania Umowy. 4. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z Wykonawcą, którego oferta została wybrana. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieskorzystania z otrzymanej oferty bez podania przyczyny oraz do wystąpienia z zapytaniem odnośnie dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego Zapytania, w szczególności w zakresie terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany zostaną przekazane niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, do których zostało wystosowane Zapytanie Ofertowe i jest ono dla nich wiążące. 8. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi zobowiązania Fundacji Europejskie Centrum Przedsiębiorczości do zawarcia umowy. 9. Termin związania ofertą: 60 dni od zakończenia terminu składania ofert. 10. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie Wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 7 dni od wezwania do podpisania umowy Wykonawca nie zawrze umowy, zamawiający może podjąć negocjacje z Wykonawcą, którego oferta była następna w kolejności 11. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołania. XIII. Załączniki: Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 Formularz Oferty Załącznik nr 3 Program Wizyty Studyjnej Załącznik nr 4 - Formularz doświadczenia Wykonawcy Strona5

6 Załącznik nr 5 Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem Załącznik nr 6 Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym Załącznik nr 7 Oświadczenie o braku przesłanek do wykluczenia Załącznik nr 8 Wzór umowy Strona6