Organizowanie rachunkowości w przedsiębiorstwie 412[01].Z1.01

Transkrypt

1 MINISTERSTWO EDUKACJI i NAUKI Marianna Biernacik-Bartkiewicz Teresa Stolarek Organizowanie rachunkowości w przedsiębiorstwie 412[01].Z1.01 Poradnik dla ucznia Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy Radom 2005

2 Recenzenci: mgr Zofia Sepkowska mgr Monika Szczerbak Konsultanci: mgr inż. Maria Majewska Opracowanie redakcyjne: Katarzyna Maćkowska Korekta: Joanna Iwanowska Edyta Kozieł Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 412[01].Z1.01. Organizowanie rachunkowości w przedsiębiorstwie zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu technik rachunkowości. Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy, Radom

3 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie Wymagania wstępne Cele kształcenia Materiał nauczania Polityka rachunkowości w jednostce gospodarującej Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Zasady wyceny aktywów i pasywów Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Inwentaryzacja Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Dowody księgowe Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Księgi rachunkowe Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Konta księgi głównej Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Konta ksiąg pomocniczych Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Poprawianie błędów księgowania Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Dokumentowanie systemu przetwarzania i ochrony danych

4 Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Otwieranie i prowadzenie ksiąg rachunkowych w programie komputerowym Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Sprawdzian osiągnięć Literatura

5 1. WPROWADZENIE Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy i umiejętności z zasad rachunkowości. W poradniku zamieszczono: - wymagania wstępne, w których wskazano umiejętności jakie powinieneś posiadać przed rozpoczęciem pracy z poradnikiem, - cele kształcenia, które z kolei wskazują jakie umiejętności powinieneś opanować w procesie kształcenia w danej jednostce modułowej, - materiał nauczania - podzielono na 10 tematów, ściśle z sobą powiązanych i realizowanych w logicznej kolejności. Nabyte umiejętności w tej jednostce modułowej ułatwiają a niekiedy warunkują opanowanie umiejętności w kolejnych jednostkach modułowych, w module Z1 Ewidencja księgowa działalności przedsiębiorstwa i Z3 - Specyficzne i szczególne zasady rachunkowości. Treści zawarte w materiale nauczania mają na celu rozszerzenie posiadanych już przez Ciebie umiejętności i ukształtowanie nowych. W materiale nauczania zostały omówione również treści dotyczące obsługi użytkowych programów komputerowych, zarządzania danymi komputerowymi, zabezpieczania ich przed osobami nieuprawnionymi oraz ich archiwizowania. Są to głównie bardzo istotne wskazówki praktyczne, które umożliwią Ci wykorzystanie różnych programów komputerowych w pracy zawodowej. Pytania sprawdzające umożliwią Ci ocenę przygotowania do wykonania ćwiczeń potwierdzających nabycie umiejętności. Negatywna odpowiedź na pytanie jest dla Ciebie wskazówką w jakim zakresie musisz uzupełnić wiedzę. Ćwiczenia zawierają polecenie, sposób wykonania i wyposażenie stanowiska pracy. Poziom Twojej wiedzy po wykonaniu ćwiczeń, ocenisz wykonując sprawdzian postępów. Pozytywny wynik pozwoli Ci na realizację następnego tematu. W przypadku trudności, wątpliwości, niejasności poproś o pomoc nauczyciela. - sprawdzian osiągnięć, który znajduje się po zrealizowaniu wszystkich tematów jednostki modułowej pozwoli Ci ocenić poziom ukształtowanych umiejętności w całej jednostce modułowej, - literatura umożliwi Ci pogłębienie wiedzy i umiejętności z zakresu jednostki modułowej, które są wykazane w wymaganiach wstępnych. 4

6 SCHEMAT UKŁADU JEDNOSTEK MODUŁOWYCH 412[01].Z1 Ewidencja księgowa działalności przedsiębiorstwa 412[01].Z1.01 Organizowanie rachunkowości w przedsiębiorstwie 412[01].Z1.02 Ewidencjonowanie rozrachunków i obsługa płatności 412[01].Z1.03 Ewidencjonowanie zmian w zasobach rzeczowych przedsiębiorstwa 412[01].Z1.04 Prowadzenie ewidencji procesów gospodarczych 412[Z1].O1.05 Sporządzanie sprawozdań rocznych 5

7 2. WYMAGANIA WSTĘPNE Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: korzystać z różnych źródeł informacji, posługiwać się podstawową terminologią z zakresu rachunkowości, identyfikować podmioty i przedmiot rachunkowości, charakteryzować funkcje rachunkowości, korzystać z przepisów ustawy o rachunkowości, rozróżniać i klasyfikować majątek oraz źródła jego finansowania w przedsiębiorstwach o różnych formach organizacyjno - prawnych, rozróżniać typy operacji gospodarczych, wskazywać wpływ bezwynikowych operacji gospodarczych na poszczególne składniki aktywów i pasywów, sporządzać dowody księgowe, stosować procedury przygotowania dowodów do księgowania i archiwizowania, charakteryzować zakres oraz podstawowe zadania i metody inwentaryzacji, poruszać się w oknach systemu Windows i DOS, wykonywać podstawowe operacje na plikach i folderach, stosować podstawowe zasady obsługi programów w środowisku Windows, sterować miejscem zapisu danych na dysku i dyskietkach. 6

8 3. CELE KSZTAŁCENIA W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: rozróżniać i zastosować standardy rachunkowości, zidentyfikować podmiot i przedmiot rachunkowości, zastosować zasady rachunkowości, zastosować zasady wyceny aktywów i pasywów, zaprojektować instrukcję inwentaryzacyjną, wskazać uwarunkowania prawne, zakres rzeczowy, terminy oraz procedurę przebiegu inwentaryzacji aktywów i pasywów, sklasyfikować dowody księgowe, wskazać zakres i przedmiot kontroli dowodów księgowych, zaprojektować obieg dowodów księgowych, zastosować zasady przechowywania i zabezpieczania dowodów księgowych, sporządzić wykaz ksiąg rachunkowych, wskazać moment otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych, otworzyć księgi rachunkowe, zidentyfikować elementy zapisu księgowego, zmodyfikować konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych, zastosować zasady księgowania bilansowych operacji gospodarczych w ewidencji syntetycznej, założyć ewidencję na kontach pomocniczych, ustalić powiązania ewidencji analitycznej z kontami księgi głównej, poprawić błędy w zapisach księgowych, sporządzić dokumentację systemu przetwarzania i ochrony danych, zarejestrować nową firmę w programie, ustawić parametry pracy w programie, zmodyfikować konta w programie na potrzeby firmy, utworzyć kartoteki kontrahentów, pracowników, urzędów w programie, wprowadzić i zatwierdzić bilans otwarcia w programie, wprowadzić rozrachunki do bilansu otwarcia, zdefiniować dokumenty typu wyciąg bankowy, PZ i WZ w programie, zdefiniować rejestr sprzedaży i rejestr zakupu w programie, wypełnić dokumenty zakupu, sprzedaży i raport kasowy w programie, zaksięgować dokumenty w programie, wydrukować zestawienia księgowań w programie. 7

9 4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1. Polityka rachunkowości w jednostce gospodarującej Materiał nauczania Rachunkowość to system gromadzenia, przetwarzania, interpretacji i prezentacji informacji o sytuacji majątkowo - finansowej jednostki gospodarującej, przedsiębiorstwa. Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia rachunkowości w Polsce jest Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z późniejszymi zmianami. 1 Rachunkowość finansowa zgodnie z Art. 4 ust.3 Ustawy o rachunkowości obejmuje: 1. przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, 2. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, 3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 4. wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, 5. sporządzanie sprawozdań finansowych, 6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą, 7. poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą. 2 Do stosowania przepisów Ustawy o rachunkowości zgodnie z Rozdz. I, Art. 2, zobowiązane są następujące podmioty: - spółki handlowe oraz inne osoby prawne z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego, - osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej EURO. Walutę polską przelicza się na EURO po średnim kursie ustalonym przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. W przypadku niższych obrotów podmioty te mogą stosować zasady rachunkowości określone ustawą, po zawiadomieniu o tym zamiarze naczelnika właściwego urzędu skarbowego, przed rozpoczęciem roku obrotowego, - jednostki działające na podstawie Prawa bankowego, Prawa o publicznym obrocie papierami wartościowymi i funduszach powierniczych, - jednostki budżetowe i ich gospodarstwa pomocnicze, zakłady budżetowe, fundusze celowe, - zagraniczne osoby prawne i fizyczne prowadzące działalność na terytorium Polski, - jednostki otrzymujące dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki. W przypadku gdy kierownikiem jest organ wieloosobowy a nie została 1 Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. tekst ujednolicony w Dz. U. Nr 76, poz. 794 z 2002 r. z późniejszymi zmianami 2 tamże 8

10 wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Może to być również odpowiedzialność karna w postaci grzywny lub kary pozbawienia wolności do lat 2, albo obie kary łącznie. Polska wykorzystując wytyczne zawarte w Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR nr1), których stosowanie umożliwia porównywanie sprawozdań finansowych nie tylko w skali naszego kraju, opracowała metody i reguły postępowania w zakresie rachunkowości, które nazwano zasadami rachunkowości. Oparte są one na wieloletnich doświadczeniach uogólnionych przez doświadczonych teoretyków rachunkowości oraz przez praktykujących księgowych. Prawo nadaje im cechę obowiązku, aby dzięki temu zapewnić poprawne i jednolite w skali danego kraju ujmowanie zjawisk gospodarczych w ewidencji. Ustawa o rachunkowości zawiera zasady rachunkowości, do których zalicza się między innymi zasady: - wyższości treści nad formą, - ciągłości, - kontynuacji działania, - memoriałową i współmierności, - ostrożnej wyceny, - istotności, 1. zasada wyższości treści nad formą, według której zdarzenia ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu zgodnie z ich treścią ekonomiczną, 2. zasada ciągłości, która dotyczy: - ciągłości metod i oznacza, że przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach jednakowego grupowania operacji, wyceny majątku, ustalania wyniku działalności, sporządzania sprawozdań z działalności tak, aby za kolejne lata informacje w nich zawarte były porównywalne. Jednostka może zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, ale bez względu na datę podjęcia tej decyzji zmianę musi zastosować ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, - ciągłości bilansowej, która oznacza, że wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany majątku i źródeł jego pochodzenia należy ująć w tej samej wysokości w księgach otwartych na rok następny, 3. zasada kontynuacji działania przyjmuje założenie, że jednostka będzie kontynuowała działalność w dającej się przewidzieć przyszłości w nie zmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji. Ustalając zdolność do kontynuowania działalności kierownik jednostki uwzględnia wszystkie dostępne informacje obejmujące okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego, 4. zasada memoriałowa nakazuje jednostce ująć wszystkie swoje przychody i koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do majątku lub źródeł jego pochodzenia danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione, 5. zasada współmierności, według której dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do majątku lub źródeł jego pochodzenia danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione, 6. zasada ostrożnej wyceny (ostrożności), według której poszczególne składniki majątku i źródeł jego pochodzenia wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie 9

11 (wytworzenie) ceny, koszty, z zachowaniem zasady ostrożności. W tym celu należy uwzględnić przy obliczaniu wyniku finansowego, zmniejszenie wartości użytkowej majątku w wyniku zużycia, innej utraty wartości, wartości handlowej w wyniku zmniejszenia ceny możliwej do uzyskania na rynku. Również zgodnie z tą zasadą w wyniku finansowym należy uwzględnić wyłącznie niewątpliwe przychody i zyski oraz grożące straty, 7. zasada istotności, według której dokonując wyboru rozwiązań dopuszczalnych ustawą i dostosowując je do potrzeb jednostki należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich istotnych zdarzeń do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Omówione zasady mają charakter merytoryczny. Aby rachunkowość przedstawiała autentyczne, realne, rzetelne i ścisłe dane winny być również stosowane zasady o charakterze technicznym, które zależą od poprawności działań ludzkich. Do zasad tych zaliczyć można: - zasadę rzetelności, oznaczającą odzwierciedlenie zjawisk gospodarczych w ewidencji zgodnie z prawdą oraz wykazywanie w sprawozdaniach informacji zgodnych z zapisami w ewidencji, - zasadę przejrzystości, to jest zapewnienie jednoznacznej treści zapisów w ewidencji, - zasadę periodyzacji, która polega na stosowaniu jednakowych przedziałów czasowych, z reguły jest to okres roku obrachunkowego, - zasadę kompletności, czyli ujmowania w ewidencji wszystkich zaistniałych w danym okresie zdarzeń. Dokumentację opisującą zasady rachunkowości w jednostce (politykę rachunkowości) ustala w formie pisemnej jej kierownik. Powinna zawierać: - określenie roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, - rodzaje działalności podstawowej i pomocniczej, - zasady wyceny rzeczowych składników aktywów obrotowych, - zasady odpisów z tytułu trwałej utraty wartości aktywów, - kryteria kwalifikowania, zasady rozliczania i ewidencjonowania kosztów operacyjnych i rozliczeń międzyokresowych, - określenie operacji, które będą zaliczane do strat i zysków nadzwyczajnych, - metody wyceny aktywów finansowych, - zasady tworzenia i rozliczania rezerw, - metody, stawki i terminy amortyzowania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, - wskazanie głównego banku, z którego usług jednostka korzysta, - zasady wyceny zagranicznych środków pieniężnych, - metody kalkulowania kosztów wytworzenia produktów, - wersję rachunku zysków i strat, - wykaz stosowania dowodów zastępczych oraz operacji gospodarczych, dla których mogą być stosowane, - wytyczne w zakresie inwentaryzacji, - instrukcję obiegu dokumentów, - zasady ewidencji operacji nietypowych Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie podmioty zobowiązane są do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości? 10

12 2. Kto ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w jednostce gospodarującej? 3. Na czym polega zasada ciągłości? 4. W czym wyraża się zasada memoriałowa, współmierności i ostrożnej wyceny? 5. Co musi zawierać dokumentacja opisująca zasady rachunkowości w jednostce? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Uzupełnij zdania. Jeżeli uczęszczasz do szkoły publicznej, to jej rachunkowość jest prowadzona zgodnie z zasadami, ponieważ jest to.. finansowana przez. Jeżeli uczęszczasz do szkoły niepublicznej, to jej rachunkowość jest prowadzona zgodnie z.. ponieważ otrzymuje dotacje z W Spółdzielni X, w dniu 30 czerwca 2005 roku postanowiono zmienić stosowaną dotychczas metodę wyceny materiałów. Zmianę tę Spółdzielnia może wprowadzić w dniu, ze skutkiem od dnia Dla zachowania zasady ciągłości stan majątku wykazany na dzień 1 stycznia musi być równy stanowi wykazanemu na. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy o rachunkowości, jednostka może stosować krajowe. W przypadku braku krajowych uregulowań może stosować. Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości. Ćwiczenie 2 Oblicz wartość majątku znajdującego się w magazynie przedsiębiorstwa X, w dniu 31 grudnia 2005 r., uwzględniając zasadę ostrożnej wyceny, mając dane: Tabela Wykaz majątku przedsiębiorstwa X Lp. Wyszczególnienie Ilość w sztukach Jednostkowy koszt Cena rynkowa Wycena Wartość wytworzenia 1. Sukienki model X 10 40,00 50,00 2. Sukienki model Y 20 60,00 50,00 3. Bluzki damskie 10 30,00 40,00 4. Garsonki damskie ,00 110,00 5. Komputer x x x x 6. Razem x x x x W magazynie znajduje się również wykorzystywany dla potrzeb przedsiębiorstwa komputer wraz z monitorem i drukarką zakupiony przed 2 laty za kwotę 4500,00 zł. Będzie on mógł być wykorzystywany w zakładzie jeszcze przez rok. 11

13 Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) wstawić właściwą cenę w tabelę - w kolumnie wycena, 2) obliczyć wartość poszczególnych składników majątku, 3) obliczyć łączną wartość majątku. Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, kalkulator. Ćwiczenie 3 Oblicz kwotę przychodów brutto ze sprzedaży, które zobowiążą Pana X do stosowania w następnym roku obrotowym przepisów ustawy o rachunkowości, mając dane: Pan X jest właścicielem zakładu krawieckiego. Jego wyroby są objęte 22% stawką podatku VAT. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) wykorzystać przepisy ustawy o rachunkowości w odniesieniu do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, 2) dokonać aktualizacji kursu EURO. Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, literatura z rozdziału 6 poradnika, komputer z dostępem do Internetu, kalkulator. Ćwiczenie 4 Sporządź uproszczoną dokumentację opisującą zasady rachunkowości w małej jednostce gospodarującej. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) wykorzystać przepisy ustawy o rachunkowości, 2) wzorować się na otrzymanej od nauczyciela dokumentacji. Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, literatura z rozdziału 6 poradnika, komputer z dostępem do Internetu, przykładowa dokumentacja opisująca zasady rachunkowości w małej jednostce. 12

14 Sprawdzian postępów Czy potrafisz: 1) zdefiniować pojęcia: rachunkowość, zasady rachunkowości? 2) zidentyfikować elementy składowe rachunkowości finansowej? 3) wymienić podmioty rachunkowości? 4) zinterpretować zasady rachunkowości, a w szczególności: ciągłości bilansowej, ciągłości metod, memoriałową, ostrożnej wyceny? 5) wycenić majątek jednostki stosując zasadę ostrożnej wyceny? 6) obliczyć przychód zobowiązujący wybrane podmioty do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości? 7) sporządzić uproszczoną dokumentację opisującą zasady rachunkowości w jednostce gospodarujące? Tak Nie 13

15 4.2. Zasady wyceny aktywów i pasywów Materiał nauczania W rachunkowości ewidencja zachodzących w jednostkach gospodarujących zdarzeń odbywa się w jednostkach pieniężnych. Wynika stąd konieczność właściwej wyceny. Zależy od niej wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, a także wynik działalności. Do wyceny majątku i kapitałów Ustawa o rachunkowości definiuje i przewiduje stosowanie różnych mierników, w zależności od wycenianego składnika. Miernikami tymi mogą być: - cena zakupu cena zapłacona kontrahentowi, - cena nabycia jest to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, powiększona o koszty związane z zakupem i przystosowaniem do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu (transportu, załadunku, wyładunku, składowania, ubezpieczenia w transporcie), a obniżona o rabaty i opusty, - cena (wartość) sprzedaży netto za którą przyjmuje się możliwą do uzyskania na dzień bilansowy cenę sprzedaży, bez podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, pomniejszoną o rabaty i opusty oraz koszty związane z przystosowaniem do sprzedaży i sprzedażą, - koszt wytworzenia - do którego zalicza się koszty bezpośrednie (wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją i doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca w jakim się znajduje w dniu wyceny), oraz uzasadnioną część kosztów pośrednich (zmienne pośrednie koszty produkcji oraz tę część kosztów stałych pośrednich, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych), - wartość godziwa - kwota za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązania uregulowane na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, nie powiązanymi ze sobą stronami, - kurs kupna stosowany w tym dniu przez bank, z którego usług korzysta jednostka, nie wyższym jednak od kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski, - kurs sprzedaży stosowany w tym dniu przez bank, z którego usług korzysta jednostka, nie niższym jednak od kursu średniego stosowanego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski, - cena rynkowa zgłoszona na aktywnym rynku oferta kupna. 3 Wycena składników bilansu powinna uwzględniać zmiany ich wartości spowodowane: - zmianami kursów walut, które mają wpływ na sposób wyceny papierów wartościowych, należności, zobowiązań i środków pieniężnych w walucie obcej, - postępem technicznym, który powoduje, że wyroby później produkowane są często doskonalsze od znajdujących się w magazynie, - zmianami mody, które wpływają na wycenę wyrobów i towarów już niemodnych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zawartymi w Ustawie o rachunkowości poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się następująco: 3 Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. tekst ujednolicony w Dz. U. Nr 76, poz. 794 z 2002 r. z późniejszymi zmianami 14

16 - środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny) pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, - środki trwałe w budowie - w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, - inwestycje długoterminowe według ceny nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej wartości lub według wartości godziwej, - inwestycje krótkoterminowe według ceny (wartości) nabycia, nie wyżej jednak niż cena (wartość) rynkowa, - rzeczowe składniki aktywów obrotowych według cen nabycia lub kosztów wytworzenia (materiały i towary również w cenach zakupu), nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy, - należności i udzielone pożyczki w kwocie wymagającej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, - zobowiązania w kwocie wymagającej zapłaty, a zobowiązania finansowe, których uregulowanie następuje drogą wydania innych aktywów finansowych niż środki pieniężne, według wartości godziwej, - składniki aktywów wyrażone w walutach obcych po kursie kupna, - składniki pasywów wyrażone w walutach obcych po kursie sprzedaży. 4 Trwała utrata wartości występuje wtedy, gdy istnieje prawdopodobieństwo, że dany składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Może ona mieć charakter: - planowany - wskutek zużycia (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne), - nieplanowany - czynniki technologiczne, techniczne, zmiany mody, zmiany kursu walut Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co rozumiesz przez: a) cenę zakupu, b) cenę nabycia, c) cenę sprzedaży netto, d) koszt wytworzenia, e) wartość godziwą, f) kurs kupna, g) kurs sprzedaży, h) cenę rynkową, i) trwałą utratę wartości. 2. Czy wytworzony przez nas produkt będzie miał zawsze taką samą cenę bezpośrednio po wytworzeniu i po odpowiednim okresie magazynowania? 3. Jakie zmiany należy uwzględnić przy wycenie składników majątku? 4. Jakie mierniki należy stosować przy wycenie poszczególnych składników aktywów i pasywów, zgodnie z ustawą o rachunkowości? 4 Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. tekst ujednolicony w Dz. U. Nr 76, poz. 794 z 2002 r. z późniejszymi zmianami 15

17 Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Uzupełnij zdania. Rzeczowe składniki majątku wycenia się w wysokości rzeczywistych cen ich..., lub rzeczywistych kosztów ich... Wartość nabycia lub koszt wytworzenia składników majątku trwałego jest pomniejszana o... Natomiast wartość nabycia lub koszt wytworzenia zapasów zaliczanych do aktywów obrotowych nie powinna być wyższa na dzień bilansowy od ich... Zapasy, które na skutek długotrwałego przechowywania utraciły częściowo pierwotną wartość użytkową lub stały się technicznie przestarzałe, wycenia się na dzień bilansowy w wysokości... Nadmierne zapasy materiałów, których część jednostka zamierza upłynnić należy wycenić po... Natomiast te zapasy materiałów, które pozostaną w jednostce z przeznaczeniem do produkcji, należy wycenić według... Zapasy towarów lub wyrobów, które stały się już niemodne należy wycenić po... Krótkoterminowe papiery wartościowe wykazuje się w bilansie w cenach..., nie wyższych od... Jeżeli w ostatnim dniu roku obrotowego kurs giełdowy danych papierów wartościowych jest niższy od ich ceny nabycia, to należy je wycenić po... Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, literatura z rozdziału 6 poradnika. Ćwiczenie 2 Oblicz wartość majątku przedsiębiorstwa X, w dniu 31 grudnia 2005 r., mając dane: majątek zakupiono w dniu 1 stycznia 2004 roku, kurs giełdowy akcji w dniu r wynosi - X - 220,00; Z - 480,00 Tabela Wykaz majątku przedsiębiorstwa X z uwzględnieniem stawek zużycia. Lp. Wyszczególnienie Ilość w sztukach Cena nabycia Roczna stawka zużycia w % Wycena 1. Budynek ,00 2,5% 2. Maszyny krawieckie ,00 15% 3. Zestaw komputerowy ,00 30% 4. Samochód dostawczy ,00 20% 5. Akcje spółki X ,00 x 6. Akcje spółki Z ,00 x 7. Razem x x x x Wartość 16

18 Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) wstawić właściwą cenę w tabelę - w kolumnie wycena, 2) obliczyć wartość poszczególnych składników majątku, 3) obliczyć łączną wartość majątku. Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, literatura zgodna z punktem 6 poradnika, kalkulator Sprawdzian postępów Czy potrafisz: 1) zdefiniować pojęcia: cena zakupu, cena nabycia, cena sprzedaży netto, koszt wytworzenia, wartość godziwa, kurs kupna, kurs sprzedaży, cena rynkowa, trwała utrata wartości? 2) obliczyć wartość zużycia rzeczowych składników majątku trwałego? 3) zastosować właściwą cenę dla wyceny poszczególnych składników majątku? 4) wycenić: należności, zobowiązania, papiery wartościowe, składniki aktywów wyrażone w walutach obcych, składniki pasywów wyrażone w walutach obcych? Tak Nie 17

19 4.3. Inwentaryzacja Materiał nauczania W języku potocznym pojęcia inwentaryzacja, spis z natury, remanent, bywają używane zamiennie. Jednak każde z tych pojęć jest inne, chociaż podobne. Istota różnic tkwi w ich pojemności znaczeniowej. Inwentaryzacja to zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych w danej jednostce. W pojęciu tym mieszczą się nie tylko czynności spisu, ale również uzgodnienie sald aktywów i pasywów oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Remanent to stan zapasów, stan tego co pozostało i nie zawiera w swoim pojęciu czynności związanych ze spisywaniem tego stanu. Spis z natury jest jedną z metod przeprowadzania inwentaryzacji, polegającą na liczeniu, mierzeniu, ważeniu rzeczowych i pieniężnych składników majątku. Ustawa o rachunkowości przewiduje trzy sposoby przeprowadzania inwentaryzacji: - spis z natury - przeprowadzany jest przez specjalnie do tego celu powołaną komisję, która ujmuje poszczególne składniki na arkuszach spisowych ustalając ich stan przez przeliczenie, mierzenie, ważenie oraz wycenę, porównuje ustalony stan rzeczywisty ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, wyjaśnia i rozlicza ewentualne różnice. Spisem z natury obejmuje się wszystkie znajdujące się w jednostce aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i tych środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony), maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Spisem z natury należy również objąć przedmioty: objęte ewidencją księgową, choć odpisane w 100%, stanowiące obcą własność, ale przechowywane, przyjęte w komis, do naprawy, przerobu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne, - uzgodnienie i potwierdzenie sald polega na uzyskaniu od kontrahentów i banków pisemnych informacji o stanie środków pieniężnych i należności. Drogą uzgodnień inwentaryzuje się aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, należności, w tym udzielone pożyczki, oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów. Stany środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, w tym lokat, powinny być potwierdzone wyciągiem bankowym, którego sporządzenie należy do banku. Z inicjatywą potwierdzenia należności, w tym udzielonych przez jednostkę pożyczek, występuje wierzyciel, wysyłając do dłużnika wyciąg z jego konta wykazujący stan należności lub pożyczki. Nie ma obowiązku potwierdzeń stanu: należności spornych i wątpliwych, należności od osób fizycznych nie prowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych. - weryfikacja polegająca na porównaniu danych wynikających z ewidencji z odpowiednimi dokumentami, oraz sprawdzeniu realnej wartości tych składników. Drogą weryfikacji inwentaryzuje się: 18

20 te składniki aktywów i pasywów, których z natury rzeczy nie da się zinwentaryzować wcześniej omówionymi sposobami kapitały własne, rezerwy, rozliczenia międzyokresowe, wartości niematerialne i prawne, grunty oraz środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, jak np. budowle inżynierii lądowej i wodnej, zbiorniki, silosy, magazyny podziemne, środki trwałe, maszyny i urządzenia w toku budowy oraz zapasy objęte ewidencją ilościowo wartościową, znajdujące się na dzień bilansowy tego roku, na który nie przypada obowiązek ich spisania z natury, na terenie, względnie składowisku strzeżonym, należności sporne i wątpliwe, należności od osób fizycznych nie prowadzących ksiąg rachunkowych, należności publicznoprawne, zobowiązania, o których uzgodnienie nie wystąpił wierzyciel. Inwentaryzację przeprowadza się w wyznaczonych przez przepisy ustawy o rachunkowości terminach i z określoną częstotliwością. Jednostka zobowiązana jest do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego: - aktywów pieniężnych, - papierów wartościowych, - produktów w toku, Termin ostatniego dnia roku obrotowego dla pozostałych składników aktywów uważa się za dotrzymany jeżeli inwentaryzację: rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda, zwiększeń i zmniejszeń jakie nastąpiły między tymi datami. Inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo wartościową, można przeprowadzać raz w ciągu 2 lat. Inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym, można przeprowadzać raz w ciągu 4 lat. 5 Inwentaryzację należy również przeprowadzić na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. Za organizację i przebieg inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, który reguluje tę kwestie w jednostce gospodarującej odpowiednimi zarządzeniami wewnętrznymi. Przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji powierzone jest komisji inwentaryzacyjnej, która może dzielić się na zespoły spisowe. W skład komisji nie mogą wchodzić osoby materialnie odpowiedzialne, ani spokrewnione z nimi. Kierownik jednostki wyznacza przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i zatwierdza plan inwentaryzacji. W jednostkach gospodarujących opracowuje się instrukcję inwentaryzacyjną, która między innymi powinna zawierać: - nazwę jednostki, której dotyczy, - cel inwentaryzacji, - osobę odpowiedzialną za organizację inwentaryzacji, - metody inwentaryzacji, 5 Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. tekst ujednolicony w Dz. U. Nr 76, poz. 794 z 2002 r. z późniejszymi zmianami 19

21 - wskazanie jakimi metodami inwentaryzowane będą poszczególne składniki aktywów i pasywów, - terminy inwentaryzacji, - częstotliwość inwentaryzowania poszczególnych składników, - przypadki nieplanowanych inwentaryzacji, - sposób powoływania komisji inwentaryzacyjnej, - dokumentowanie inwentaryzacji, - procedurę rozliczania różnic inwentaryzacyjnych Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co rozumiesz przez: a) inwentaryzację, b) spis z natury, c) remanent. 2. Jakimi metodami należy inwentaryzować poszczególne składniki aktywów i pasywów? 3. Jakie są obowiązujące terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji? 4. Co powinna zawierać instrukcja inwentaryzacyjna? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Uzupełnij zdania. Maszyny znajdujące się w hali produkcyjnej inwentaryzuje się w drodze..., maszyny znajdujące się w trudno dostępnych magazynach w drodze..., maszyny wydzierżawione innej jednostce inwentaryzuje się poprzez... Raz na dwa lata można inwentaryzować zapasy...,...,...,..., jeżeli objęte są ewidencją... i znajdują się na terenie... Należności będące przedmiotem sporu pomiędzy przedsiębiorstwem a kontrahentem inwentaryzuje się w drodze... Składniki majątku, które zostały przekazane kontrahentowi do użytkowania na podstawie umowy najmu inwentaryzuje się u właściciela w drodze..., natomiast na kontrahencie ciąży obowiązek inwentaryzacji w drodze... Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, literatura z rozdziału 6 poradnika. Ćwiczenie 2 Dobierz właściwą metodę inwentaryzacji do wyszczególnionego przez właścicielkę zakładu krawieckiego, składnika. 20

22 Tabela Wykaz składników majątku i zobowiązań zakładu krawieckiego. Lp. Wyszczególnienie Metoda inwentaryzacji 1. środki pieniężne na rachunku bieżącym 2. maszyny krawieckie 3. materiały 4. kredyt bankowy 5. należności od odbiorców 6. zestaw komputerowy 7. samochód dostawczy 8. akcje spółki x 9. zobowiązania wobec pracowników 10. grunty 11. należności od budżetu 12. zobowiązania wobec dostawców 13. środki pieniężne w kasie 14. wyroby gotowe 15. kapitał właściciela Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, literatura z rozdziału 6 poradnika. Ćwiczenie 3 Sporządź instrukcję inwentaryzacyjną w jednostce gospodarującej. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zastosować przepisy ustawy o rachunkowości, 2) wzorować się na otrzymanej od nauczyciela dokumentacji. Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, literatura z rozdziału 6 poradnika, komputer z dostępem do Internetu, przykładowa instrukcja inwentaryzacyjna. 21

23 Sprawdzian postępów Czy potrafisz: 1) zdefiniować pojęcia: remanent, spis z natury, inwentaryzacja? 2) wskazać zadania komisji inwentaryzacyjnej? 3) zastosować właściwą metodę inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów? 4) sporządzić instrukcję inwentaryzacyjną? 5) wyznaczyć właściwy termin przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów? Tak Nie 22

24 4.4. Dowody księgowe Materiał nauczania Podstawą zapisów w urządzeniach księgowych są dokumenty księgowe odzwierciedlające zaistniałe operacje gospodarcze. Ustawa o rachunkowości w Artykule 21 wymienia elementy, które co najmniej powinien zawierać dowód księgowy: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych, - opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określenie także w jednostkach naturalnych, - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu, - podpis wystawcy dowodu, - stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,. 6 Ustawa o rachunkowości w Artykule 20 dokonuje klasyfikacji dowodów księgowych dzieląc je na: źródłowe (pierwotne) potwierdzające zaistniałą operację gospodarczą, które w zależności od jednostki wystawiającej i otrzymującej można podzielić na: zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki, Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera za równoważne z dokumentami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według programu na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki: - uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, - możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, - stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów, - dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. wtórne wystawione przez daną jednostkę, które mogą być: zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 6 Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. tekst ujednolicony w Dz. U. Nr 76, poz. 794 z 2002 r. z późniejszymi zmianami 23

25 korygujące poprzednie zapisy, zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 7 Uwzględniając treść ekonomiczną operacji zawartych na dokumentach można je podzielić między innymi na dotyczące: obrotu pieniężnego: KP (kasa przyjmie) potwierdzający przyjęcie gotówki do kasy, KW (kasa wypłaci) zastępczy dokument potwierdzający wypłatę gotówki z kasy, RK (raport kasowy) zbiorczy dokument sporządzany na podstawie dokumentów potwierdzających wpłatę i wypłatę gotówki z kasy i będący podstawą do rejestrowania zmian w stanie kasy, WB (wyciąg z rachunku bieżącego) sporządzany przez bank i potwierdzający zmiany zachodzące w stanie rachunku bieżącego, - obrotu materiałowego, towarowego, wyrobami gotowymi: Faktury VAT otrzymywane od dostawców za zakupione materiały, wykonane usługi lub wystawiane dla odbiorcy za sprzedane towary, wyroby gotowe, usługi, Faktury VAT korygujące wystawiane przez wystawcę faktury VAT w przypadkach wystąpienia błędów we wcześniej wystawionych Fakturach VAT, Faktury VAT MP wystawiane przez dostawców, którzy mają prawo do kasowej zasady rozliczania podatku VAT. Możliwość taką mają przedsiębiorcy, których przychód netto ze sprzedaży w danym roku nie przekroczył równowartości ,00 EURO, Pz (przyjęcie materiału) potwierdza przyjęcie materiałów, towarów, wyrobów do magazynu, Rw (pobranie materiału) potwierdzający wydanie materiałów do zużycia, Zw (zwrot materiału) z produkcji do magazynu, Wz (wydanie na zewnątrz) potwierdzający rozchód materiałów, towarów, wyrobów na zewnątrz, rozrachunków z pracownikami: Lista płac potwierdzająca wyliczenie składników płac i potrąceń z tytułu podatku dochodowego, składek ZUS i innych potrąceń, Wniosek o zaliczkę sporządzany w przypadku pobierania przez pracownika zaliczki do rozliczenia, Polecenie wyjazdu służbowego potwierdzające odbycie podróży służbowej i poniesione w związku z tym koszty. Szczególnym rodzajem dokumentu własnego jest PK Polecenie Księgowania, wystawiane dla tych zapisów księgowych, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych, np. przeniesienie kosztów i przychodów w zbiorczych sumach na wynik finansowy, poprawianie błędów w księgowaniu, przeniesienie stanów z bilansu na poszczególne składniki, łączenie jednorodnych operacji w zbiorcze zapisy. Dokumenty księgowe zgodnie z Artykułem 22 Ustawy o rachunkowości powinny przedstawiać operacje gospodarcze zgodnie z ich przebiegiem, powinny być sporządzone 7 Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. tekst ujednolicony w Dz. U. Nr 76, poz. 794 z 2002 r. z późniejszymi zmianami 24

26 starannie, czytelnie. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych, obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dokument lub więcej niż jeden egzemplarz dokumentu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu. 8 Dokumenty przed ich wpisaniem do ksiąg podlegają kontroli, którą przeprowadza się pod względem: - merytorycznym sprawdza się czy operacja zawarta na dokumencie faktycznie zaistniała, była celowa i zgodna z przepisami, - formalnym sprawdza się poprawność sporządzenia dokumentu pod względem technicznym, zgodności z odpowiednimi przepisami, - rachunkowym sprawdza się poprawność obliczeń. Skontrolowane dokumenty podlegają dekretacji. Dekretacja polega na wskazaniu sposobu zaksięgowania danej operacji w księgach, nadaniu dokumentom odpowiedniego symbolu i numeru. Dokumenty księgowe, zgodnie z Artykułami 73 i 74 Ustawy o rachunkowości, należy przechowywać (archiwować) w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przechowuje się je w siedzibie jednostki, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Czas ich przechowywania uzależniony jest od rodzaju, w większości przypadków wynosi 5 lat. Inne terminy dotyczą między innymi: - karty wynagrodzeń pracowników, bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż 5 lat, - dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych, - zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Zanim dokument trafi do archiwowania jest wykorzystywany w różnych jednostkach organizacyjnych przedsiębiorstwa. Zasady postępowania z dokumentami w poszczególnych komórkach jednostki wyznacza instrukcja obiegu dokumentów, do której sporządzenia zobowiązany jest kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. Instrukcja obiegu dokumentów powinna zawierać: - sposób rejestrowania wpływu obcych dokumentów, - kolejne etapy drogi dokumentów w jednostce, - określenie dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach, 8 Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. tekst ujednolicony w Dz. U. Nr 76, poz. 794 z 2002 r. z późniejszymi zmianami 25

27 - osoby odpowiedzialne za wystawianie poszczególnych dowodów własnych, kontrolę, terminowość ich przekazywania, - zasady i sposób archiwizowania dokumentów. Podstawą opracowania instrukcji jest struktura organizacyjna danej jednostki, określająca rolę i zadania poszczególnych komórek. Każde ogniwo obiegu dokumentów powinno mieć wyznaczone czynności, do których zaliczyć można: - przyjmowanie dowodów z zewnątrz lub ich sporządzanie, - gromadzenie i wstępna kontrola, - kontrola pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, - przetwarzanie danych i tworzenie nowych dokumentów, - wykorzystywanie danych do ewidencji księgowej, statystyki i analizy, - przechowywanie, - archiwizowanie. Sekretariat BD Komórka operacyjna 1D Komórka kontroli dokumentów 1D Księgowość (oryginały) BD Komórka informacyjna i analiz 1D Komórka rejestru VAT 3D Zarząd firmy 2D Archiwum Rys Podstawowe ogniwa w przykładowym systemie obiegu faktur VAT przychodzących; BD - bieżący dzień; 1D - jeden dzień; 2D - dwa dni Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co rozumiesz przez: a) dowód księgowy, b) kontrolę dokumentów, c) dekretację dokumentów, 2. Jakie elementy powinien zawierać dowód księgowy? 3. Jakie są kryteria klasyfikowania dokumentów? 4. Jakie są zasady poprawiania błędów w dowodach księgowych? 5. Od czego zależy okres przechowywania dowodów księgowych? 6. Co powinna zawierać instrukcja obiegu dokumentów? 26

28 Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Uzupełnij zdania. Dokumenty księgowe powinny zawierać wyczerpujące informacje o dokonanych operacjach. W związku z tym powinny informować między innymi o jednostce... i jednostce..., miejscu i dacie..., treści... Dokument wystawiony w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie.. po kursie... Faktura od kontrahenta za zakupione materiały będzie dokumentem zewnętrznym..., natomiast faktura wystawiona kontrahentowi za sprzedane produkty będzie dokumentem... Uwzględniając podstawę wystawienia dokumenty księgowe można podzielić na... i... Błędy w fakturze za sprzedane produkty, wysłanej do kontrahenta można poprawić poprzez... Jeżeli w liście płac sporządzonej w naszej jednostce zauważymy błąd, to możemy go poprawić poprzez... Dokumenty księgowe poddaje się kontroli pod względem...,... i... Dekretowanie dokumentów polega na wskazaniu sposobu, oraz nadaniu dokumentowi... Przechowywanie dokumentów przez wyznaczony przepisami okres nazywa się... Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, literatura zgodna z punktem 6 poradnika. Ćwiczenie 2 Wpisz do tabeli nazwę dokumentu, który powinien odzwierciedlać wymienione operacje gospodarcze. Tabela Wykaz operacji gospodarczych w przedsiębiorstwie X Lp. Treść operacji Dokument 1. Zużyto materiały przy wykonywaniu usług. 2. Naliczono wynagrodzenia pracownikom wykonującym usługi. 3. Otrzymano fakturę za energię zużytą przy wykonywaniu usługi. 4. Bank pobrał z rachunku bieżącego prowizję za prowadzenie rachunku. 5. Bank doliczył do rachunku bieżącego odsetki od środków tam zgromadzonych. 6. Wystawiono odbiorcy fakturę za wykonaną usługę. 7. Odbiorca wpłaca należność na rachunek bieżący. 8. Wypłacono płace pracownikom na ich konta w banku. 9. Spłacono z rachunku bieżącego zobowiązanie za zużytą energię. 10. Pracownik przedstawia rozliczenie kosztów podróży służbowej. 11. Wydano sprzedane, zbędne materiały. 12. Przyjęto do magazynu zakupione od dostawcy materiały. 27

29 Wyposażenie stanowiska pracy: przybory do pisania, literatura z rozdziału 6 poradnika. Ćwiczenie 3 Zaprojektuj obieg 2 dokumentów księgowych: zewnętrznego obcego w przedsiębiorstwie produkcyjnym, wewnętrznego w przedsiębiorstwie handlowym. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zastosować przepisy ustawy o rachunkowości, 2) wzorować się na Rys Wyposażenie stanowiska pracy: przybory do pisania, struktury organizacyjne przedsiębiorstwa produkcyjnego i handlowego, literatura z rozdziału 6 poradnika. Ćwiczenie 4 Sporządź instrukcję obiegu dokumentów we wskazanej przez nauczyciela jednostce. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zastosować przepisy ustawy o rachunkowości, 2) wzorować się na otrzymanej od nauczyciela dokumentacji. Wyposażenie stanowiska pracy: przepisy ustawy o rachunkowości, literatura z rozdziału 6 poradnika, struktura organizacyjna przykładowej jednostki gospodarującej, komputer z dostępem do Internetu, przykładowa instrukcja obiegu dokumentów. Ćwiczenie 5 Sporządź wykaz i obieg dokumentów własnych we wskazanej przez nauczyciela jednostce, uwzględniając elementy wyszczególnione w tabeli: Tabela Przykładowy wzór tabeli wykazu i obiegu dokumentów Lp. Nazwa dokumentu Ilość egzemplarzy Dokument sporządza i podpisuje (termin) Kontrola merytoryczna (termin) Dokument podpisuje (zatwierdza ) Dokument otrzymuje 28