Dokumenty i inwentaryzacja

Transkrypt

1 Dokumenty i inwentaryzacja

2 Zapisy w księgach Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub 2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane poprzez zapisy korygujące

3 Dowody księgowe Elementy dowodu księgowego: określenie rodzaju dowodu, wiarygodne określenie wystawcy i wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji można wyrazić w jednostkach naturalnych, data dokonania operacji, data sporządzania dowodu, gdy został on wystawiony w innym dniu, własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczych i jej prawidłowe udokumentowanie, stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za to wskazanie, numer identyfikacyjny dowodu.

4 Dowody księgowe Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

5 Dowody księgowe Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

6 Dowody księgowe Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

7 KRYTERIUM PODZIAŁ CHARAKTERYSTYKA Pojedyńcze Dotyczą jednej operacji Ilość operacji Zbiorowe - zestawienia Dotyczą kilku operacji jednego rodzaju Źródło Zastosowanie Wystawca Odbiorca Pierwotne - źródłowe Wtórne Dyspozycyjne Wykonawcze Dyspozycyjno wykonawcza Obce Własne Wewnętrzne Zewnętrzne Podstawą wystawienia jest operacja gospodarcza Podstawą wystawienia jest dokument pierwotny Polecenie wykonania operacji gospodarczej Informacja o przebiegu operacji gospodarczej Zawiera polecenie przeprowadzenia, a następnie informacje o przebiegu tych operacji Wystawiane przez jednostki zewnętrzne: kontrahentów, instytucje, banki itp. Wystawiane przez komórki własne jednostki Użytkownikami dokumentów są własne komórki organizacyjne jednostki wystawiającej Są one przekazywane na zewnątrz jednostki wystawiającej: do kontrahentów, instytucji

8 Rodzaj operacji Obrót zapasami Obrót majątkiem trwałym Siła robocza Środki pieniężne Rozrachunki Dokumentujące przyjęcie składnika majątkowego na stan ewidencyjny: Pz - dowód magazynowy przyjęcia do magazynu (materiałów, towarów) z dostaw; Rw - dowód magazynowy pobrania z magazynu (materiałów, towarów, produktów) na potrzeby wewnętrzne; Zw - związane ze zwrotem do magazynu; Mm - dotyczy przemieszczenia w ramach tego samego podmiotu; Wz - dowód magazynowy wydania z magazynu (materiałów, towarów, produktów) na zewnątrz; faktury i rachunki - związane ze sprzedażą danych składników majątkowych PT - dowód przekazania - wydania środka trwałego; OT - dowód przyjęcia - otrzymania środka trwałego; LT - dowód likwidacji środka trwałego Listy obecności, karty pracy, karty wynagrodzeń, raporty, listy płac i inne Dokumentujące obrót gotówkowy: KP - asygnata Kasa Przyjmie; KW - asygnata Kasa Wypłaci; RK - raport kasowy; oraz związane z obrotem bezgotówkowym: Pp - polecenie dokonania przelewu środków pieniężnych z rachunku bankowego; WB - stwierdzający dokonanie operacji wpływu bądź wypływu środków pieniężnych w oparciu o rachunek bankowy; czeki i weksle Fa - faktura; R-k - rachunek; noty księgowe

9

10

11

12 Inwentaryzacja Wszystkie posiadane w przedsiębiorstwie aktywa, jak i zobowiązania podlegają inwentaryzacji. Treść art. 4 ust. 1 UR stwierdza, że podmioty gospodarcze zobowiązane są do wykorzystywania zasad rachunkowości w sposób prawidłowy, zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz zaprezentowanie wyniku finansowego. 12

13 Istota inwentaryzacji Istotą inwentaryzacji jest aby każdy składnik aktywów i pasywów był przed sporządzeniem sprawozdania finansowego zinwentaryzowany. Składniki aktywów i pasywów muszą przedstawiać realne i prawdziwe wartości każdej jednostki aktywów lub pasywów. 13

14 Kiedy przeprowadzamy inwentaryzację i jaką metodę stosujemy 1/3 Przedmiot inwentaryzacji Aktywa pieniężne i papiery wartościowe w postaci materialnej, Produkty będące w toku produkcji, Materiały, towary i produkty gotowe (nie objęte bieżącą ewidencją) odpisane w dniu zakupu lub wytworzenia w koszty, lecz znajdujące się w tym dniu w zapasie (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych). Częstotliwość inwentaryzacji 1 raz w roku ( na ostatni dzień roku obrotowego) Metoda inwentaryzacji Spis z natury => Znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych. Znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów) 1 raz w roku (3 miesiące przed końcem roku do 15 dnia po końcu roku obrotowego) Spis z natury Znajdujące się na terenie niestrzeżonym maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Składniki aktywów, będące własnością innych jednostek powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania, używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu z wyjątkiem jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne itd,

15 Kiedy przeprowadzamy inwentaryzację i jaką metodę stosujemy 2/3 Przedmiot inwentaryzacji Częstotliwość inwentaryzacji Metoda inwentaryzacji Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, Papiery wartościowe w postaci zdematerializowanej Należności, w tym udzielone pożyczki ( z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, a także należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także inne aktywa i pasywa, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe) Powierzone kontrahentom własne składniki aktywów, => Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów - znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo wartościową. 1 raz w roku W dniu bilansowym. (3 miesiące przed końcem roku do 15 dnia po końcu roku obrotowego) 1 raz na 2 lata (w dowolnym dniu roku obrotowego) W drodze uzyskania potwierdzenia sald Spis z natury Środki trwałe, oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym. Nieruchomości zaliczone do inwestycji inne niż grunty 1 raz na 4 lata (w dowolnym dniu roku obrotowego) Spis z natury

16 Kiedy przeprowadzamy inwentaryzację i jaką metodę stosujemy 3/3 Przedmiot inwentaryzacji Częstotliwość inwentaryzacji Metoda inwentaryzacji Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, Grunty, prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawo do lokali mieszkalnych i użytkowych,, też zaliczone do inwestycji Należności i zobowiązania sporne, wątpliwe, Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, Należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych, Inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe: -środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń, -wartości niematerialne i prawne, -inwestycje finansowe zaliczone do aktywów trwałych, -rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, -kapitały własne, -rezerwy, -fundusze specjalne, -pozostałe aktywa i pasywa, -aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo. 1 raz w roku (3 miesiące przed końcem roku do 15 dnia po końcu roku obrotowego) Albo na koniec roku pasywa W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów

17 Wymogi wobec inwentaryzacji Istotne jest ażeby inwentaryzacja spełniała wymóg: rzetelności, prawidłowości i kompletności, bezbłędności i sprawdzalności posiadanych aktywów i pasywów. 17