Zasady (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Kościerzyna

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 26/2012 Wójta Gminy Kościerzyna z dnia r. Zasady (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Kościerzyna 1 1. Urząd Gminy Kościerzyna prowadzi kompleksową obsługę komputerową systemu FKB RADIX w zakresie rachunkowości dla budżetu i jednostki budżetowej umożliwiając m.in.: prowadzenie kartoteki obrotów księgowych z możliwością jej przeglądania, przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranych z planu koncie analitycznym w podanym okresie czasu, przeglądanie i drukowanie wykazów stanu kont w żądanym okresie ujęciu analitycznym i syntetycznym, prowadzenie kartoteki planów finansowych z możliwością sporządzenia wykazów zawierających stopień wykonania planu w dowolnym okresie czasu, wykonanie analizy rozrachunkowej kont. Na koniec każdego m-ca sporządza się: zestawienie obrotów i sald księgi głównej, zestawienie obrotów i sald kont analitycznych, miesięczny dziennik obrotów. Na koniec roku sporządza się zestawienie: sald wszystkich kont pomocniczych, zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów i pasywów. Zapisy w dzienniku są automatycznie numerowane i mają powiązanie z dowodami księgowymi, które są numerowane ręcznie. 2. System współpracuje z systemem kasa. 3. System FKB ze względu na odmienne plany kont funkcjonuje w dwóch podsystemach: podsystem dla zarządu FKZ, podsystem dla Jednostki FKY, kartoteka obrotów. 4. Urząd Gminy posiada program Bestia wersja JST, który funkcjonuje w zakresie: uchwał budżetowych, sprawozdawczości. 5. Przechowywanie i ochrona danych. Szczególnej ochronie przed zniszczeniem i uszkodzeniem poddane są: sprzęt komputerowy używany w dziale księgowym, księgowy system komputerowy RADIX,

2 księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania budżetowe i finansowe. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych: regularne wykonywanie kopi na nośnikach komputerowych odpornych na zagrożenie, archiwizowanie danych, zabezpieczenie przed awarią oprogramowania (opieka przez firmy RADIX), fizyczne zabezpieczenie danych kopi na taśmie STREAMERA w kasie Urzędu Gminy, zabezpieczenie przed profilaktyką antywirusową, systemy podtrzymujące napięcia sieci energetycznej UPS. 6. Księgi rachunkowe prowadzi się w miejscu siedziby Urzędu Gminy Kościerzyna, ul. Strzelecka 9, kod Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. W skład roku obrachunkowego wchodzą następujące okresy sprawozdawcze: każdy kolejny miesiąc kalendarzowy, każdy kolejny kwartał roku obrotowego, I półrocze roku budżetowego, rok budżetowy. Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, za które sporządza się: deklarację ZUS, deklarację o podatku dochodowym od osób fizycznych, deklarację o podatku od towarów i usług (VAT) sprawozdanie Rb 27 S sprawozdanie Rb 28 S Wszystkie sprawozdania budżetowe sporządza się według rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Organ finansowy sporządza sprawozdania zbiorcze z podległych jednostek łącznie z bilansem skonsolidowanym wg w/w rozporządzenia. Jednostki podległe to: Urząd Gminy, Zakład Komunalny, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Zakład Sportu, Kultury i Turystyki, Zakład Oświaty Gminy Kościerzyna, Instytucja Kultury Biblioteka Publiczna 8. Podstawą księgowań są dowody źródłowe (dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej):

3 a. dowody kasowe: dowód wpłaty KP, dowód wypłaty KW, polecenie księgowania PK, polecenie wpłaty, wypłaty, listy płac, faktury, rachunki, wnioski o zaliczkę, rozliczenie wyjazdów służbowych, rozliczenie zaliczki, raport kasowy, b. dowody bankowe: wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu, nota bankowa, c. dowody księgowe rozliczeniowe: nota księgowa zewnętrzna, nota księgowa wewnętrzna, polecenie księgowania PK, nota uznaniowa, nota obciążeniowa, nota rozliczeniowa dotycząca przeksięgowań, d. dowody dotyczące majątku Gminy: OT przyjęcie środka trwałego jest wystawiany w dniu przyjęcia środka trwałego w dwóch egzemplarzach: 1. oryginał do księgowości, 2. kopia do użytkownika PT Protokół zdawczo- odbiorczy środka trwałego służy do przekazania środka trwałego innej jednostce. Sporządzany jest w 4 egzemplarzach (2 dla jednostki otrzymującej, która po potwierdzeniu odbioru zwraca 2 egz.) LT Likwidacja środka trwałego wystawia się go na skutek zużycia, zniszczenia, likwidacji lub sprzedaży. Sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. Ewidencja sprzedaży. Do udokumentowania operacji sprzedaży w Urzędzie służą: 1. faktury VAT, 2. faktury korygujące VAT, 3. rachunki Wszystkie dowody księgowe wystawiane są w sposób czytelny, trwały i rzetelny. Błędy w dowodach źródłowych korygowane są przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie. Natomiast w dowodach

4 wewnętrznych poprzez skreślenie błędnej treści, kwoty lub liczby i wpisanie treści poprawnej oraz złożenie parafki podpisu osoby do tego upoważnionej. 9. Aktywa i pasywa wycenia się rzadziej niż na dzień bilansowy w sposób następujący: środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne według cen nabycia lub kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych) pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu utraty wartości, środki trwałe w budowie w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczone do aktywów trwałych według wartości godziwej; wartość w cenie nabycia można przeszacować do wartości w cenie rynkowej, a różnicę z przeszacowania rozliczyć zgodnie z art. 35 ust.4 ustawy o rachunkowości, udziały w jednostkach podporządkowanych według zasad określonych w pkt 3, z tym, że udziały zaliczane do aktywów trwałych mogą być wycenione metodą praw własności, z uwzględnieniem zasad wyceny określonych w art. 63 ustawy o rachunkowości, inwestycje krótkoterminowe - według ceny (wartości) rynkowej albo według ceny nabycia lub ceny (wartości) rynkowej, zależnie od tego, która z nich jest niższa, a krótkoterminowe inwestycje, dla których nie istnieje aktywny rynek, w inny sposób określonej wartości godziwej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy, należności i udzielone pożyczki w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności, rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów mają nieistotną wartość i dlatego nie są rozliczane w czasie lecz od razu powiększają koszty działalności, zobowiązania w kwocie wymaganej zapłaty, rezerwy w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości, kapitały (fundusze) własne oraz pozostałe aktywa i pasywa w wartości nominalnej. Na dzień nabycia lub powstania ujmuje się w księgach rachunkowych nabyte lub powstałe: zapasy rzeczowych składników aktywów obrotowych według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, należności i zobowiązania, w tym również z tytułu pożyczek według wartości nominalnej, środki trwałe tzw. podstawowe zalicza się składniki majątkowe trwałego użytku o wartości początkowej powyżej zł, które się umarza przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Do tej grupy środków trwałych prowadzi się ewidencję na koncie 011 środki trwałe. Zakupiony środek trwały wprowadza się do ewidencji o wartości obejmującą: 1. cenę zakupu,

5 2. podatek VAT, 3. koszty montażu, 4. koszty transportu. Wprowadzenie środka trwałego z inwestycji o wartości początkowej, podwyższenia wartości, ulepszenia, aktualizacji wyceny. Ewidencję szczegółowa prowadzi się w formie karty środka trwałego i księgi środków trwałych i umorzenia. pozostałe środki trwałe finansowane z wydatków bieżących i umarzane są w 100% jednorazowo przez spisanie w koszty z chwilą zakupu i przyjęcia ich do użytkowania, są to wartości nieprzekraczające kwotę zł. Ewidencję szczegółową prowadzi się na koncie 013 Pozostałe środki trwałe (Księga inwentarzowa ilościowo wartościowa). grunty nie umarza się, materiały objęte są ewidencją ilościową. Urząd prowadzi księgi materiałowe i objęte są na koniec roku obrotowego inwentaryzacją. Należności i zobowiązania wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości, z tym, że nie wytworzy się rezerwy na należności z tytułu dochodów i wydatków budżetowych, odsetki od należności do których stosuje się przepisy ustaw o zobowiązaniach podatkowych ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału. Odsetki od pozostałych należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. 10. Ustalenie wyniku finansowego i wyniku wykonania budżetu. wynik finansowy ustala się następująco: W końcu roku obrotowego na stronie Wn konto 860ujmuje się sumę: 1. poniesionych kosztów, w korespondencji z kontem 400,401, 402,403, 404, 405 i 409; 2. kosztów operacji finansowych w korespondencji z kontem 751 oraz pozostałych kosztów operacyjnych, w korespondencji z kontem 761, 3. strat nadzwyczajnych w korespondencji z kontem 771, na stronie Ma ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę: 1. uzyskanych przychodów w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7, 2. zwiększeń stanu produktów oraz rozliczeń międzyokresowych w stosunku do stanu na początek roku, w korespondencji z kontem 490, 3. zysków nadzwyczajnych w korespondencji z kontem 770, wynik wykonania budżetu nadwyżka lub niedobór wykazany w bilansie z wykonania budżetu ustalony jest na koncie 961 Wynik wykonania budżetu ustala się za dany rok budżetowy poprzez zrealizowane dochody budżetowe na koncie 901 i wydatki budżetowe 902 oraz 904

6 Niewygasajace wydatki. Po zatwierdzeniu sprawozdania z wykonania budżetu wynik przenosi się na konto 960 Skumulowany wynik budżetu. 11. Przechowywanie i archiwizacja : w sposób trwały, (nie krótszy niż 50 lat) przechowywane są zatwierdzone sprawozdania finansowe, a także dokumentacja płacowa (listy płac, koszty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować w Urzędzie Gminy (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS, tj. Dz. U. z Nr 153 poz z późn. zm.). dowody księgowe dotyczące pożyczek, kredytów i innych umów, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym i podatkowym przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone i przedawnione, dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu ich ważności, księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty przez okres 5 lat, dokumentacja związana z projektami finansowymi ze środków Unii Europejskiej i innych państw oraz organizacji międzynarodowych jest przechowywana przez okres określony w wytycznych zawartych w dokumentach odpowiedniego programu lub instrukcjach dotyczących źródeł finansowania danego projektu albo w umowie o dofinansowanie, chyba, że przepisy krajowe zakładają dłuższy okres przechowywania niektórych z nich, to dla tych dokumentów stosuje się odpowiednio przepisy krajowe. powyższe terminy oblicza się od początku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory i dokumenty dotyczą. 12. Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki ma miejsce: w siedzibie Urzędu po uzyskaniu zgody Wójta lub upoważnionej przez niego osoby, poza siedzibą Urzędu po uzyskaniu pisemnej zgody Wójta i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów. 13. Udostępnienie danych osobom trzecim musi być zgodne z obowiązującymi przepisami, w tym również z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych.