Zadanie. Przygotowanie i zorganizowanie pobytu uczestników 3 - dniowej konferencji.

Transkrypt

1 Zadanie Przygotowanie i zorganizowanie pobytu uczestników 3 - dniowej konferencji. Pracownik Firmy AZ-konferencje i szkolenia, na zlecenie Dyrektora ZSZ nr 1 w Szczęśliwcach Adama Wybranieckiego złożył 20 grudnia 2013 roku pisemne zamówienie na usługi hotelarskie w jednym z hoteli znajdujących się w Górach Świętokrzyskich - przygotowanie i zorganizowanie pobytu uczestników 3-dniowej konferencji nt.: Zawodowe praktyki zagraniczne odpowiedzią na zapotrzebowanie lokalnego rynku pracy. Zamówienie obejmowało: - zakwaterowanie 30 osób (w tym 5 osób w apartamentach każda w osobnym) - wyżywienie: pierwszego dnia: obiad, kolacja oraz przerwa kawowa drugiego dnia: trzy posiłki (w tym bankiet), przerwa kawowa trzeci dzień: śniadanie Planowana trzydniowa konferencja ma mieć charakter szkoleniowo-rekreacyjny i odbywać się będzie w miesiącu marcu 2014 roku. Dyrektor Wybraniecki oczekuje, że podczas pobytu personel hotelu: zapewni usługę noclegową zapewni usługę żywieniową zarezerwuje bilety do zaplanowanych atrakcji kulturalnych i rekreacyjnych wyśle zaproszenia do uczestników konferencji przygotuje salę konferencyjną oraz niezbędny sprzętu przedstawi harmonogram konferencji, uwzględniający: - jednodniową, ok. dwu - trzygodzinną sesję szkoleniową na temat; Zawodowe praktyki zagraniczne odpowiedzią na zapotrzebowanie lokalnego rynku pracy - czterogodzinną dyskusję panelową z przerwą kawową - dwudniową część rekreacyjno - kulturalna w tym: bankiet w drugim dniu pobytu atrakcje rekreacyjno-kulturalne (jedna atrakcja kulturalna, jedna atrakcja rekreacyjna). Ponadto w dniu przyjazdu, dyrektor Adam Wybraniecki pozostawi w depozycie gotówkę niezbędną do uregulowania należności wynikającej z wystawionej przez hotel faktury VAT. Depozyt odbierze w dniu wyjazdu. Prosi także o rezerwację miejsc parkingowych dla wszystkich uczestników konferencji oraz wystawienie faktury VAT na swoje nazwisko. Twoje zadanie:

2 Wyobraź sobie, że jesteś pracownikiem hotelu. Opracuj projekt realizacji prac związanych z kompleksową obsługą gości oraz przygotowaniem wyżej opisanego spotkania: Etapy projektu I. Przedstaw wykaz działań pracowników hotelu związanych z przyjęciem zamówienia oraz przygotowaniem jednostek mieszkalnych dla gości II. Przedstaw wykaz działań pracowników hotelu związanych z przyjęciem gości w obiekcie, pobytem oraz wymeldowaniem III. Przygotuj program konferencji do przedłożenia dyrektorowi. Korzystając z Internetu uwzględnij autentyczne atrakcje rekreacyjno-kulturalne dostępne w wyznaczonym czasie na terenie, na którym ma odbyć się spotkanie. IV. Opracuj wzory dokumentów i pism związanych z rezerwacją usług, zameldowaniem, pobytem gości w hotelu, rozliczeniem usług oraz organizacją konferencji. Dokumenty związane z zameldowaniem i pobytem gości w hotelu należy wypełnić tylko dla pana Adama Wybranieckiego V. Opracuj listę potrzebnych przedmiotów i wymaganego sprzętu. VI. Przygotuj kalkulację kosztów organizacji spotkania uwzględniając: - wszystkie koszty wynikające z organizacji konferencji; - cenniki autentycznych firm, z których usług należy skorzystać przy organizacji spotkania, w tym celu posłuż się Internetem, - cenniki mają stanowić załącznik do kalkulacji (w każdym załączniku podaj link do strony, na której znalazłeś ofertę) Termin oddania 10 marzec 2014 r. 24 marzec 2014 r. 24 marzec 2014 r. 31 marzec 2014 r. 31 marzec 2014 r. 7 kwiecień 2014 r. Forma Punkty oddania 12 MsWord lub PowerPoint 12 MsWord lub PowerPoint 15 MsWord lub PowerPoint 24 MsWord lub PowerPoint 2 MsWord lub PowerPoint 20 Excel lub MsWord Etap I - Opracowanie wykazu działań pracowników hotelu związanych z przyjęciem zamówienia oraz przygotowaniem jednostek mieszkalnych

3 Wykaz działań pracowników hotelu Czynności pracowników recepcji związane z przyjęciem zamówienia: wypełnienie karty rezerwacji sprawdzenie obłożenia hotelu w grafiku wpisanie rezerwacji w grafik zamówienie usług dodatkowych (bilety do atrakcji kulturalnych i rekreacyjnych, rezerwacja sali konferencyjnej, parkingu, biletu na basen, SPA) sporządzenie i wysłanie potwierdzenia rezerwacji przygotowanie listu powitalnego dla VIP (w przypadku gościa VIP) poinformowanie pracowników służby pięter o przyjeździe gościa do konkretnej jednostki mieszkalnej sporządzenie i wysłanie zaproszeń Czynności pracowników służby pięter związane z przygotowaniem jednostek mieszkalnych dla gości: odsłonięcie zasłon i firan otwarcie okna opróżnienie popielniczki i koszy, zapalenie wszystkich świateł, sprawdzenie urządzeń, sprawdzenie, czy goście niczego nie pozostawili w pokoju zmiana pościeli, zaścielenie łóżka wytarcie kurzy odkurzanie uzupełnienie ulotek, wieszaków przygotowanie wstawki VIP (w przypadku gościa VIP) posprzątanie łazienki zamkniecie okna, zasunięcie firan ułożenie zasłon Etap II - Opracowanie wykazu działań pracowników hotelu związanych z przyjęciem gości w obiekcie, pobytem oraz wymeldowaniem

4 Wykaz działań pracowników hotelu Czynności pracowników hotelu wykonywane w dniu przyjazdu gości do obiektu sprawdzenie rezerwacji w grafiku zameldowanie gości poinformowanie o usługach świadczonych przez hotel wydanie kluczy i kart pobytu wydanie kwitu parkingowego przyjęcie depozytu od pana Adama Wybranieckiego otwarcie rachunku gości Czynności pracowników hotelu wykonywane w trakcie pobytu gości świadczenie usług objętych zamówieniem: noclegi wyżywienie wydanie biletów do atrakcji turystycznych i rekreacyjnych udostępnienie sali konferencyjnej, parkingu przyjęcie gotówki do depozytu świadczenie usług nie objętych zamówieniem: spełnianie życzeń udzielanie informacji Czynności pracowników recepcji wykonywane w dniu wyjazdu gości z hotelu sprawdzenie realizacji zamówionych usług płatnych podliczenie wstępnego rachunku i przedstawienie do akceptacji odebranie kluczy wydanie gotówki z depozytu wystawienie i wręczenie faktury panu Adamowi Wybranieckiemu pobranie należności zamknięcie rachunku Etap III. - Przygotowanie programu konferencji

5 Ramowy program konferencji Dzień I 13 marca 2014 (czwartek) 12:00-13:00 Przyjazd uczestników oraz ich zakwaterowanie 13:00-14:00 Obiad 14:00-15:00 Sesja szkoleniowa na temat Zawodowe praktyki zagraniczne odpowiedzią na zapotrzebowanie lokalnego rynku pracy 15:00-15:30 Przerwa kawowa 15:30-17:00 Ciąg dalszy sesji szkoleniowej na temat Zawodowe praktyki zagraniczne odpowiedzią na zapotrzebowanie lokalnego rynku pracy Kolacja 18:00-21:30 Spektakl teatralny,, Piaf w Teatrze Powszechnym w Radomiu Dzień II 14 marca 2014 (piątek) 8:00-8:30 Śniadanie 8:30-10:30 Spacer po okolicy 10:30-12:30 Dyskusja panelowa 12:30-13:00 Przerwa kawowa 13:00-14:30 Dalsza część dyskusji panelowej 14:30-15:30 Obiad 15:30-18:30 Korzystanie z oferty Strefy Relaksu, SPA w hotelu: panowie squash, siłownia panie masaż relaksacyjny wszyscy basen, sauna, jacuzzi 19:00-22:00 Bankiet dla uczestników konferencji Dzień III 15 marca 2014 (sobota) 8:00-8:30 Śniadanie 8:30-10:00 Spacer po okolicy 10:00-11:00 Oficjalne zakończenie konferencji 11:00-12:00 Wymeldowanie oraz rozjazd uczestników konferencji Etap IV - Opracowanie dokumentów oraz pism Formularz rezerwacyjny

6 KARTA REZERWACJI Termin Ilość osób 30 Firma zamawiająca Firma AZ-konferencje i szkolenia ul. Szkolna Raj Jan Kwiatkowski- przedstawiciel firmy NOCLEGI 2 Apartamenty 5 Pokoje 1-osobowe Pokoje 2-osobowe 13 Śniadania r godz , 60 szt. Obiady godz , 30 szt godz , 30 szt. Kolacje godz , 30 szt. Bankiety godz osób Sala konferencyjna godz , 3h godz h Przerwa kawowa godz , 30 szt godz , 30 szt. Usługi dodatkowe godz. 18:00-21:30 rezerwacja biletów na Spektakl teatralny,, Piaf w Teatrze Powszechnym w Radomiu godz. 15:30-18:30 Strefa Relaksu, SPA w hotelu (panowie - squash, siłownia, panie - masaż relaksacyjny, wszyscy- basen, sauna, jacuzzi Forma i termin płatności gotówka, Kontakt reprezentanta firmy zamawiającej Tel.: Fax: jan.k@wp.pl r XYZ Data I podpis recepcjonisty Starachowice, r

7 POTWIERDZENIE REZERWACJI Potwierdzamy rezerwację dla: liczba osób: 30 nazwisko i imię zamawiającego: Jan Kwiatkowski data przyjazdu: r data wyjazdu: r noclegi: 5x Apt zł/doba (2 doby) 12x DBL - 384zł/doba (2 doby) 1 x DBL - dla 1 osoby zł/doba (2 doby) wyżywienie: śniadania: r godz (60 szt.) w cenie noclegu obiady: r godz , r. godz (60 szt.) 12 zł/os. kolacje: r. godz (30 szt.) 34 zł/os. bankiet: r. godz (30 szt.) 70 zł/os. usługi dodatkowe: r.: 14:00 17:00 - wynajęcie Sali konferencyjnej (3h) 60 zł/h 15:00 15:30 - przerwa kawowa ( 30 osób) 37 zł/os. 18:00 21:30 - rezerwacja biletów na spektakl,, Piaf Teatr Powszechny w Radomiu (30 szt.) 40 zł/szt, r: 10:30 14:30 - wynajęcie Sali konferencyjnej (4 h) 60 zł/h 12:30 13:00 - przerwa kawowa (30 osób) 37 zł/os. 15:30 18:30 - skorzystanie z oferty Strefy Relaksu, SPA w hotelu: squash 6 os. panowie (1h) 50zł/h siłownia 6 os. panowie (1h) 20 zł/os. masaż relaksacyjny całego ciała (18 os.) panie, 140zł/h basen, sauna, jacuzzi 30 osób (2h) 25zł/h r r: Depozyt gotówka- kwota do zapłacenia za organizację konferencji Parking - Volkswagen Touran, nr rejestracyjny: WSZ Cena za dobę obejmuje śniadanie, parking oraz podatek VAT. Termin zapłaty: r Forma płatności: gotówka Prosimy o podpisanie tego pisma i odesłanie go na nasz adres, tak aby obie strony były zobowiązane umową. Jednocześnie informujemy, że doba hotelowa rozpoczyna się o godz i kończy o W przypadku późniejszego przybycia do hotelu prosimy o powiadomienie. Serdecznie zapraszamy i życzymy miłego pobytu. XYZ podpis recepcjonisty Potwierdzenie rezerwacji Zaproszenie

8 Starachowice r. ZAPROSZENIE Pan Dariusz Wrona ul. Graniczna 6/ Szczęśliwice Szanowny Panie, Jest nam niezmiernie miło zaprosić Pana w imieniu Dyrektora ZSZ nr 1 w Szczęśliwcach Adama Wybranieckiego na 3- dniową konferencję nt.: Zawodowe praktyki zagraniczne odpowiedzią na zapotrzebowanie lokalnego rynku pracy, która odbędzie w Hotelu Europa w terminie marzec 2014r. Informuję, że zostanie Pan zakwaterowany w pokoju jednoosobowym oraz ma Pan zagwarantowane całodzienne wyżywienie. Ponadto zarezerwowano dla Pana : spektakl,, Piaf w Teatrze Powszechnym w Radomiu (18:00 21:30) skorzystanie z oferty Strefy Relaksu, SPA w hotelu (15:30 18:30) squash siłownia basen, sauna, jacuzzi Hotel Europa**** business & SPA położony jest w sercu południowo wschodniej Polski u podnóża malowniczych gór świętokrzyskich w Starachowicach. Położenie obiektu na obrzeżach miasta i otoczenie kameralnego parku leśnego gwarantują ciszę i spokój. Hotel Europa to nowoczesny obiekt konferencyjno - biznesowy, z bogatym zapleczem gastronomicznym i rozbudowaną, ponadczasową Strefą Relaksu. Z niecierpliwością czekamy na Pana przybycie i zapraszamy do skorzystania z naszych usług. Z wyrazami szacunku XYZ recepcjonista dysponent Księga meldunkowa

9 KSIĘGA MELDUNKOWA Lp. Nazwisko i imię Imiona rodziców Data i miejsce urodzenia Adres stały Data przybycia Zamierzony czas pobytu Dokument tożsamości Nr pokoju 1. Adam Wybraniecki Karol Lena Szcześliwice ul. Słoneczna Szczęśliwice ADA Karta meldunkowa KARTA MELDUNKOWA REGISTRATION FORM Numer pokoju/ Room no 202 Nazwisko/ Family Name Wybraniecki Data przyjazdu/check in Imię/ First Name Adam Data wyjazdu/ Check out Data urodzenia/date of Birth Obywatelstwo/ Nationality polskie Nr paszportu/passport No Adres/ Address ul. Słoneczna Szczęśliwice Forma płatności/ Method of payment gotówka/cash o karta kredytowa/credit card o przelew/tranfer Numer karty kredytowej/ Credit card no Wybraniecki Adam podpis gościa Karta pobytu

10 KARTA POBYTU NASZYM GOŚCIOM ŻYCZYMY PRZYJEMNEGO POBYTU W HOTELU SERDECZNIE WITAMY Pan/Pani Adam Wybraniecki Numer pokoju 202 Cena 2 50 PLN /doba Data przybycia Data wyjazdu Wybraniecki Adam podpis gościa XYZ podpis recepcjonisty Kwit parkingowy KWIT PARKINGOWY Nazwisko i imię: Adam Wybraniecki Okres: Od: Do: Samochód marki: Volkswagen Touran Nr rejestracyjny: WSZ Numer pokoju: 202 Wystawił: XYZ Karta kontrolna skrytki sejfowej

11 KARTA KONTROLNA SKRYTKI SEJFOWEJ Skrytka nr: 15 Numer pokoju: 202 Imię i Nazwisko: Adam Wybraniecki Adres domowy: ul. Słoneczna Szczęśliwice Numer dowodu tożsamości: ADA Historia operacji Rodzaj operacji: przyjęcie depozytu Data: Opis przedmiotów: Gotówka Wartość przedmiotu: Kwota do zapłacenia za organizację konferencji.... Podpis Gościa: Podpis recepcjonisty Wybraniecki Adam XYZ Rodzaj operacji: wydanie depozytu Uwagi: Oświadczam, że otrzymałam (em) zwrot depozytu sejfowego Data: Podpis wydającego: XYZ Podpis gościa: Wybraniecki Adam Etap V - Opracowanie listy potrzebnych do przeprowadzenia konferencji przedmiotów i wymaganego sprzętu

12 Lista niezbędnych przedmiotów i wymaganego sprzętu do przeprowadzenia konferencji tablica interaktywna dostęp do Internetu laptop/komputer rzutnik mikrofon sprzęt nagłaśniający flipchart materiały szkoleniowe segregatory teczki papierowe notesy zakreślacze, długopisy kwiaty mównica stoły miejsca do siedzenia ulotki reklamowe Etap VI - Kalkulacja kosztów organizacji spotkania

13 KALKULACJA KOSZTÓW Starachowice, r Zespół Szkół Zawodowych nr Szczęśliwice ul. Kwiatowa 3/10 Adam Wybraniecki - dyrektor szkoły L.p. Wyszczególnienie J.m. Ilość Cena jednostkowa brutto Wartość brutto 1. nocleg APT doba , ,00 2. nocleg DBL doba , ,00 3. nocleg DBL dla 1 osoby doba 2 296,0 592,00 4. obiad szt , ,00 5. kolacja szt , ,00 6. bankiet szt , ,00 7. przerwa kawowa os 60 37, ,00 8. sala konferencyjna wraz ze h 7 60,00 420,00 sprzętem multimedialnym 9. bilety na spektakl szt , , squash os 6 50,00 300, siłownia os 6 20,00 120, masaż relaksacyjny os , , basen, sauna, jacuzzi os 60 25, , materiały piśmiennicze (segregator, długopis, notatnik, zakreślacz, kpl ,00 750,00 teczka) 15. bukiet kwiatów(mały) szt. 5 20,00 100, bukiet kwiatów(duży) szt. 1 50,00 50,00 RAZEM 31058,00.