Załącznik nr 1 do SIWZ opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 21/PNE/DOT/2013 Załącznik nr 1 do SIWZ opis przedmiotu zamówienia Rozbudowa systemu wspomagania zarządzania Wojewódzkim Szpitalem Specjalistycznym nr 5 im. Św. Barbary w Sosnowcu w oparciu o nowoczesne technologie informatyczne Zakup i wdroŝenie systemu automatycznej dystrybucji leków wraz z integracją z systemem AMMS I. SCENTRALIZOWANY, W PEŁNI AUTOMATYCZNY SYSTEM PAKOWANIA, PRZECHOWYWANIA ORAZ WYDAWANIA INDYWIDUALNYCH DAWEK LEKU 1. Specyfikacja System dawek jednostkowych (unit-dose) musi być automatycznym systemem zarządzania lekami, umoŝliwiającym wyodrębnienie pojedynczych jednostek leku (tabletek, kapsułek, fiolek, ampułek i ampułkostrzykawek), zapakowanie ich do pojedynczych torebek oraz wydawanie indywidualnych dawek leku ściśle według indywidualnej terapii pacjenta lub zamówienia z oddziału szpitalnego. W skład systemu musi wchodzić magazyn automatyczny obsługujący równieŝ leki w opakowaniach fabrycznych, o większych wymiarach. Takie urządzenie moŝe być równieŝ magazynem dawek jednostkowych, oczekujących na załadunek do systemu wytwarzającego indywidualne dawki do farmakoterapii dla poszczególnych pacjentów. 2. Pakowanie System musi wyodrębnić i zapakować pojedyncze jednostki leku z: blistrów o róŝnym kształcie, pojemników zbiorczych, zwykłych opakowań, itd. do pojedynczych torebek. System musi zapewniać zapakowanie właściwego leku, poprzez uŝycie elektronicznej kontroli na kaŝdym etapie procesu przygotowania unit-dose. System musi mieć zdolność zapakowania leków o róŝnych wymiarach, poprzez automatyczne dopasowanie wielkości torebki do rozmiaru leku. Zapakowaniu leków do standardowych torebek musi towarzyszyć odpowiednie ich etykietowanie. Następujące dane muszą być wydrukowane bezpośrednio (bez dodatkowej nalepki, etykiety itp.), na kaŝdej torebce z dawką jednostkową: - Nazwa handlowa leku - Nazwa generyczna - Postać - Dawka (mg, ml, ml/ml, ) - Ilość - Numer serii (partii) - Data przydatności - Wolne miejsce, ok. 30 znaków (np.: informacja o sposobie uŝycia) Dodatkowo, na kaŝdej torebce musi się znaleźć kod kreskowy (lub równowaŝny), w celu jednoznacznej identyfikacji kaŝdej dawki jednostkowej przy uŝyciu skanera kodów. Kod musi zawierać następujące dane: Unikalny numer identyfikacyjny do śledzenia kaŝdej dawki leku w całym procesie logistycznym, aŝ do podania pacjentowi (z nr serii i datą waŝności). Na torebce z dawką jednostkową nie mogą być umieszczone dane pacjenta, poniewaŝ uniemoŝliwiłoby to zwrot leku do apteki. Wprowadzanie nowych produktów/leków do obrotu szpitalnego musi być wykonywane przez personel apteki i nie moŝe wymagać dodatkowych czynności ze strony dostawcy systemu. Zewnętrzne cechowanie pojemników na leki nie będzie akceptowane. KaŜda torebka z dawką jednostkową wytworzona przez system, musi być automatycznie ładowana do magazynku dawek jednostkowych. 3. Magazyn System powinien mieć przynajmniej lokalizacji na umieszczenie tam około

2 torebek z dawkami jednostkowymi leków. System musi automatycznie zarządzać wszystkimi dawkami jednostkowymi znajdującymi się w maszynie. Oprogramowanie zarządzające systemem, musi gwarantować zapewnienie odpowiedniego stanu magazynowego kaŝdego leku. Oprogramowanie to musi równieŝ posiadać i dostarczać pełną wiedzę dotyczącą numerów serii oraz dat przydatności. Minimalny/Maksymalny stan magazynowy kaŝdego leku, powinien być kalkulowany w oparciu o statystyczne zuŝycie wydawanych leków lub według zdefiniowanego wcześniej określonego stanu magazynowego. System musi powiadamiać operatora w przypadku osiągnięcia minimalnego stanu magazynowego przez jakikolwiek lek. System musi przechowywać leki z tej samej serii oraz z taką samą data przydatności w tych samych lokalizacjach. System musi równieŝ dostarczać operatorowi informacje dotyczące lokalizacji kaŝdego leku w magazynie (włącznie z nr serii oraz ilością). System musi informować operatora, jeŝeli zbliŝa się data przydatności jakiegokolwiek leku. System powinien równieŝ sporządzać raporty o lekach, które nie były wydane od jakiegoś zdefiniowanego czasu. System musi równieŝ przechowywać leki w opakowaniach oryginalnych oraz leki, których wymiary uniemoŝliwiają umieszczenie ich w torebkach. Powinien słuŝyć do tego automatyczny magazyn w postaci np. szafy z odpowiednią ilością szuflad (wg. Receptariusza szpitalnego). Magazyn ten musi mieć ograniczony dostęp (tylko dla wyznaczonych osób z personelu Apteki Szpitalnej). W celu uzyskania szybkiego dostępu do znajdujących się leków, magazyn ten musi mieć moŝliwość automatycznego dostarczenia do punktu odbiorczego szuflady z zapotrzebowanymi lekami. 4. Wydawanie System musi automatycznie kompletować wszystkie torebki z dawkami jednostkowymi tworzącymi indywidualny zestaw leków dla kaŝdego pacjenta oraz zbierać je w pakiet przy uŝyciu plastikowego pierścienia lub innego równowaŝnego. Torebki z dawkami jednostkowymi muszą być ułoŝone w kolejności podawania danemu pacjentowi. Liczba torebek na kaŝdym plastikowym pierścieniu zaleŝy od indywidualnie przepisanego sposobu leczenia dla danego pacjenta. System musi dołączyć do kaŝdego zestawu leków etykietę z danymi pacjenta (np. nazwisko pacjenta, nazwę/kod oddziału, nr pokoju i wiek). Ta etykieta powinna równieŝ zawierać listę leków tworzących dzienny zestaw leków pacjenta oraz czas podania poszczególnych leków. Nie dopuszcza się umieszczania danych personalnych pacjenta bezpośrednio na torebce z dawką jednostkową, poniewaŝ utrudniłoby to łatwy i bezpieczny zwrot leku i ponowne wydanie innemu pacjentowi. System musi mieć moŝliwość wydawania leków na oddziały w celu uzupełnienia stanu magazynu oddziałowego. System automatycznie musi odrzucić leki z wycofanych dostaw oraz wyładować z automatycznego magazynku dawek jednostkowych leki, których data przydatności minęła. Oprogramowanie zarządzające magazynkiem dawek jednostkowych musi równieŝ zarządzać lekami, które nie są przechowywane w magazynku (np. narkotyki, leki w lodówkach, o duŝej objętości itp.) Dla kaŝdego zamówienia z oddziału oprogramowanie powinno być moŝliwe przygotowania listy pobrań leków do realizacji przez obsługę w trybie ręcznym. Musi być moŝliwe jednoczesne wykonywanie ładowania i rozładowania. JeŜeli stan magazynowy któregoś z leków wynosi zero, system musi przekazać tą informację bezpośrednio do operatora przed rozpoczęciem procesu produkcji i dystrybucji. System musi wydawać leki według dat przydatności: leki z najkrótszym okresem przydatności muszą być wydawane w pierwszej kolejności Data przydatności i numer partii muszą być sprawdzane automatycznie przed wydaniem leków do pacjenta/na odział W wyniku procesu wydawania, leki dla kaŝdego z pacjentów muszą być ułoŝone w kolejności chronologicznej odpowiadającej recepcie/godzinie podania. Wszystkie dawki pobrane przez system z magazynu muszą być automatycznie sprawdzone poprzez skanowanie kodu kreskowego w celu potwierdzenia poprawności wydania kaŝdego z nich (wewnątrz systemu 2

3 składowania i pobierania leków). Po wdroŝeniu systemu nie będzie konieczne manualne sprawdzanie dawek przez farmaceutę. System zarządzania musi być zdolny do śledzenia kaŝdej z dawek jednostkowych leków wraz z ich historią (kod leku, lokacja magazynowa, nr serii, data przydatności) przy uŝyciu kodu kreskowego. W przypadku zwrotów, system zarządzania magazynem musi przy pomocy kodu kreskowego zidentyfikować odział oraz pacjenta, któremu dawka jednostkowa nie została wydana (całkowita identyfikacja). System musi równieŝ pozwolić na obsługę oraz śledzenie leków, które nie mają postaci dawek jednostkowych 5. Zarządzania zwrotami Zwrot niewykorzystanych dawek jednostkowych musi obejmować całkowicie automatyczne sprawdzenie daty waŝności oraz numeru serii. System musi uaktualnić stan magazynowy i przesłać informację do szpitalnego/aptecznego systemu informatycznego. Poprzez odczyt kodu kreskowego na dawce jednostkowej system musi rozpoznać, który oddział i pacjent nie otrzymał leku. 6. Zarządzanie błędami oraz system bezpieczeństwa System musi być wyposaŝony w system bezpieczeństwa, który uniemoŝliwi ręczny dostęp w trakcie pracy. Jeśli nastąpi próba ręcznego dostępu, maszyna powinna zatrzymać się natychmiast. Urządzenie umoŝliwi w takim przypadku włączenie alarmu i zapis logów zdarzenia w bazie danych rejestrujące działanie urządzenia. W przypadku jakiejkolwiek zaburzeń w procesie produkcyjnym wszystkie dane muszą być zachowane w oprogramowaniu zarządzającym systemem. System musi zapewnić moŝliwość wznowienia procesu produkcyjnego po usunięciu problemów technicznych. W przypadku wystąpienia któregoś z alarmów system musi przekazać do operatora komunikat o błędzie zawierający szczegółowe informacje na temat błędu i informacje dotyczące sposobu usunięcia problemu. W przypadku wystąpienia problemów technicznych podczas wydawania leków, oprogramowanie musi zapewnić moŝliwość przełączenia procesu na inne urządzenie tego typu. Jeśli system zawiera tylko jedno takie urządzenie, wszystkie moduły istotne dla procesu wydawania powinny być zdublowane wewnątrz tego urządzenia. W szczególności system musi zapewniać zdolność do wydawania leków przez dwa całkowicie niezaleŝne roboty w ramach tego samego urządzenia. Wykonawca przygotuje i wdroŝy awaryjne procedury dla Apteki Szpitalnej gwarantujące jej nieprzerwane funkcjonowanie w przypadku awarii całego systemu lub jego elementu, z uwzględnieniem awarii polegających na problemach na styku z systemem klasy HIS (Asseco AMMS). W razie wystąpienia awarii obowiązkiem Wykonawcy jest zapewnienie Aptece moŝliwości nieprzerwanej bieŝącej pracy oraz pełne rozwiązanie problemu. 7. Oprogramowanie kontrolne systemu System powinien obejmować urządzenia IT (w razie konieczności urządzenia bezprzewodowe wraz z punktem dostępu bezprzewodowego), oprogramowanie wraz z centralnym systemem zarządzania oraz niezbędne interfejsy (do systemów informatycznych szpitala, system recept elektronicznych i systemu apteki centralnej). Dla systemu musi być opracowana procedura awaryjna w przypadku wystąpienia problemów technicznych. Oprogramowanie powinno posiadać przyjazny graficznie i funkcjonalnie interfejs uŝytkownika w języku polskim. Dokumentacja uŝytkownika oraz techniczna powinna być w języku polskim (równieŝ na nośniku zewnętrznym CD- ROM). Oprogramowanie musi umoŝliwiać generowanie statystyk dotyczących pracy systemu (informacje nt. obiegu leków, ilości zwrotów, usterek lub awarii, itp.) Wykonawca zapewni bieŝące generowanie i obsługę kopii zapasowych danych systemowych w stopniu zapewniającym moŝliwość ich pełnego przywrócenia w razie awarii oprogramowania systemu. Wykonawca zapewni zasilanie awaryjne dla systemu gwarantujące jego pracę w razie przerwy w dostawie energii elektrycznej. 3

4 8. Rodzaje zarządzanych leków System pakowania powinien dawać moŝliwość pakowania leków o róŝnych wymiarach poprzez automatyczne dopasowywanie wielkości torebek do wymiarów leków. Leki luzem (tabletki doustne luzem) Ten rodzaj leków stanowi 20% wszystkich leków przepakowanych i wydawanych z urządzenia. Podczas procesu przepakowania w maszynie nie moŝe zaistnieć ryzyko kroskontaminacji (skaŝenia krzyŝowego). Nie mogą być wykorzystane te same przenośniki, ścieŝki lub rynny do transportu róŝnych leków. W opisie systemu naleŝy szczegółowo przedstawić sposób w jaki urządzenie zapobiega ryzyku skaŝenia. Leki w blistrach Ten rodzaj typologii leków stanowi 50% wszystkich leków pakowanych i wydawanych z maszyny. WyróŜniamy 4 rodzaje blistrów Blister dawek jednostkowych (wstępnie przycięte) przygotowane przed dostawcę leków Blister jednorzędowy Blister dwurzędowy z równoległym ułoŝeniem Inne formy blistrów Urządzenie musi obsługiwać przycięte fabrycznie blistry. Blistry wielorzędowe (blistry jednorzędowe i blistry dwurzędowe) muszą być automatycznie pocięte przez urządzenie. Ze względów bezpieczeństwa urządzenie do cięcia powinno znajdować się wewnątrz urządzenia. Nie jest dopuszczalne wykorzystanie zewnętrznych urządzeń tnących znajdujących się poza maszyną (z wyjątkiem ręcznego ciecia blistrów nietypowych). Ampułki, fiolki, saszetki, czopki i strzykawki Ten rodzaj leków stanowi 30% wszystkich leków pakowanych i wydawanych z maszyny. Urządzenie musi mieć moŝliwość przepakowania: Ampułek Fiolek Saszetek Czopków Strzykawek 9. Materiały eksploatacyjne Materiały eksploatacyjne konieczne do pakowania(wydawania) leków na okres 3 miesięcy przy załoŝeniu 600 pacjentów dziennie x 8 dawek dziennie/pacjent tj dawek/kwartał II. REALIZACJA MODUŁU UNIT DOSE W POSIADANYM PRZEZ ZAMAWIAJAĆEGO SYSTEMIE KLASY HIS (Asseco AMMS) PRZY WSPOŁPRACY Z SYSTEMEM ZEWNĘTRZNYM (SZ) SZ to moduł automatyzujący proces kompletowania leków do wydania. Leki, tzw. paczki leków identyfikowane są przy pomocy etykiet z kodem paskowym etykiety te są generowane i drukowane przez SZ. Na etykiecie pojedynczego leku musi być umieszczona dodatkowo informacja z nazwą (wraz z nazwą międzynarodową), dawką oraz datą przydatności leku. Na etykiecie paczki (zestaw leków dla pojedynczego pacjenta) umieszczona jest informacja o oddziale, pacjencie, data podania całej paczki, rozpisane godziny podania poszczególnych leków (leki w paczce sortowane są według godzin podania w celu szybkiej weryfikacji prawidłowości podania leku) A. Wymagania dla modułu obsługi UnitDos (UD) 1. UD komunikuje się z HIS przy pomocy protokołu HL7. 4

5 1.1. PowyŜsza komunikacja jest dwukierunkowa: UD przyjmuje informacje (zlecenia) z HIS, HIS przykazuje raporty i komunikaty z UD 1.2. Komunikacja pomiędzy HIS a UD jest realizowana poprzez jednoznaczne rozkazy (definicje tych rozkazów oraz szczegóły parametrów są jawne i zawarte w dostarczonej przez UD dokumentacji) 2. UD pozwala na jednoznaczną identyfikację poszczególnych elementów słowników podstawowych (leków, pacjentów, jednostek organizacyjnych) UD umoŝliwia zasilenie swojej bazy danych o informacje podstawowe umoŝliwiające identyfikację i opisanie poszczególnych elementów słowników podstawowych a) Identyfikatorem leku jest indeks leku w HIS b) identyfikatorem pacjenta jest unikalny numer pacjenta w HIS c) Identyfikatorem jednostki jest kod jednostki w HIS 2.2. UD ma zdefiniowane komunikaty potrzebne do dodania, usunięcia i modyfikacji poszczególnego elementu słownika podstawowego jak i komunikaty pozwalające na grupowe operacje UD umoŝliwia drukowanie etykiet leków przy wykorzystaniu kodów kreskowych. Kody te są jednoznaczne (bazujące na identyfikatorach przekazanych z HIS) 3. Obrót lekami 3.1. UD pozwala na przyjęcie leku a) leki przyjmowane są na podstawie raportu generowanego przez HIS i wysłanego b) po przyjęciu leku do UD zostanie wysłany komunikat do HIS z potwierdzeniem przyjęcia leku w UD (fizyczne przyjęcie leku) 3.2. UD przyjmuje zlecenia na wydanie leku. Na podstawie odpowiednich komunikatów HL7 UD przechowuje informacje o zleconych lekach/ a) UD pozwala na przyjęcie zlecenia podania leku (zlecenia na pacjenta, zlecenia na pacjenta doraźne, zlecenia wydania na oddział) zlecenia na pacjenta: zbiór leków z dawkami przypisanych pacjentowi rozpisane na dni i godziny podań poszczególnych leków zlecenia doraźne: zbiór leków przypisanych doraźne dla danego pacjenta zlecenia na oddział: zbiór leków zamówiony przez oddział do apteczki oddziałowej b) UD na podstawie zebranych zleceń sortuje je według priorytetów i określa plan ich realizacji (produkcji paczek ) c) zlecanie leków moŝe odbywać się przy pomocy mobilnej aplikacji 3.3. Produkcja paczek leków UD produkuje paczki leków na podstawie wcześniej przyjętego harmonogramu produkcji paczek. a) KaŜda paczka leków identyfikowana jest przy pomocy unikalnego identyfikatora a informacja ta drukowana jest przez UD na etykiecie. Na wydruku umieszczany jest kod kreskowy pozwalający HIS na łatwą jego identyfikację przy pomocy czytnika kodów kreskowych. Etykieta paczki zawiera podstawowe informacje (co najmniej) identyfikator paczki wraz z kodem kreskowym Nazwisko i imię pacjenta (dla zleceń leków na pacjenta) Oddział Zleconą datę podania paczki (dla zleceń leków na pacjenta) Listę leków w paczce wraz z informacją o godzinie podania Etykieta leku zawiera co najmniej: identyfikator leku wraz z kodem kreskowym Nazwę leku Nazwę międzynarodową leku Dawkę leku Datę waŝności leku Serię b) Informacja o wyprodukowaniu kaŝdej paczki przekazywana jest do HIS wraz z pełną informacją o paczce (patrz punkt 4.1) 5

6 3.4. Zwroty leków a) Leki nie podane pacjentowi są zwracane do UD. UD realizuje funkcjonalność przyjęcia zwrotu leku. Informacja o zwrocie leku przekazywana jest do HIS. B. Wymagania dla systemu HIS w zakresie obsługi UD 1. HIS umoŝliwia wydrukowanie dla pacjenta opaski informacyjnej 1.1. Opaska informacyjna pacjenta musi zawierać co najmniej: a) Identyfikator pacjenta wraz z kodem kreskowymi b) Imię i nazwisko c) Datę urodzenia d) Datę przyjęcia do szpitala 1.2. HIS umoŝliwia przy pomocy czytnika kodów kreskowych jednoznaczną identyfikację pacjenta (jego wyszukanie w dowolnym miejscu systemu). 2. HIS komunikuje się z UD przy pomocy protokołu HL7. 3. HIS zasila UD informacjami o słownikach (leków, pacjentów, oddziałów) zgromadzonych w HIS w celu wspólnej identyfikacji. 4. HIS prowadzi kontrolę stanów magazynowych (takŝe UD). HIS wprowadza identyfikację leków rozszerzoną o informację o moŝliwości obsługi leku przez UD 5. Obrót lekami 5.1. Dostawy a) przyjęcie leków realizowane jest w HIS. Na podstawie podziału na leki obsługiwane i nie obsługiwane przez UD generowany jest komunikat informujący UD o przyjęciu leku (wysyłany jest odpowiedni komunikat do UD) b) Fizyczne dostarczenie leku do UD potwierdzane jest odpowiednim komunikatem zwrotnym Zlecenia podania leków a) HIS wysyła do UD informację o zleconych lekach dla pacjentów b) HIS wysyła do UD informację o zleceniach doraźnych c) HIS wysyła do UD informację o zleceniach leków na oddział UD zwrotnie informuje HIS o przyjętym zleceniu Wyprodukowane paczki rejestrowane są w HIS (na podstawie odpowiedniego komunikatu z UD). System HIS zapisuje te informacje w harmonogramie podań leków. Jeśli leki nie są obsługiwane przez UD leki te zostają obsłuŝone przez HIS Przyjęcie leków na oddziale: a) Leki przyniesione na oddział są weryfikowane przez HIS przy pomocy czytnika kodów kreskowych (kody kreskowe widocznych na etykietach paczek i leków) 5.5. Podanie leków: HIS umoŝliwia identyfikację podawanych leków przy pomocy dostępnych na etykietach kodów kreskowych. Wraz z kodami kreskowymi na opaskach pacjentów HIS kontroluje poprawności podawanych leków z dokładnością do godziny i dawki podawanego leku. a) HIS umoŝliwia ręczną rejestrację podania leków b) HIS umoŝliwia automatyczną rejestrację podania leków (przy wykorzystaniu czytnika kodów kreskowych podpiętego do stacji roboczej) c) HIS umoŝliwia automatyczną rejestrację podania leków przy wykorzystaniu mobilnej aplikacji (tablet, pda itp.) 5.6. Zwroty leków: HIS umoŝliwia wygenerowanie raportu nie podanych leków HIS rejestruje fizyczny zwrot leku do UD (UD przysyła komunikat o zwrocie leku) Wykonawca inicjuje i odpowiada za poprawne przeprowadzenie pełnego procesu integracji z posiadanym systemem Asseco AMMS w powyŝszym zakresie, ponadto w razie wystąpienia późniejszych problemów na styku systemów podczas ich pracy będzie podmiotem inicjującym, prowadzącym i finalizującym działania serwisowe przywracające powyŝszy poziom integracji. Integracja systemów jest integralnym elementem niniejszego postępowania i jako taka podlega gwarancji zgodnie z umową. 6