EDCL Moduł 3 Przetwarzanie tekstów

Transkrypt

1 EDCL Moduł 3 Przetwarzanie tekstów 3.1. Praca z aplikacją Pierwsze kroki w przetwarzaniu tekstu Uruchomienie edytora tekstu. Zakończenie pracy z edytorem tekstu. W systemie Windows każdy program można uruchomić na kilka sposobów np.: Uruchamianie edytora tekstu z menu Start na Pasku zadań Start/Wszystkie programy/microsoft Office/ Microsoft Word 2003 (rys1 strzałka czerwona). Uruchamianie edytora tekstu z menu Start na Pasku zadań z pierwszego okna najczęściej używanych programów. Uruchamianie edytora tekstu za pomocą skrótu utworzonego na pulpicie (po dwukrotnym kliknięciu). Zamknąć program można też na wiele sposobów np.: Wybierając na Pasku menu Plik/Zakończ Wybierając na Pasku tytułu po prawej stronie ikonę z krzyżykiem (rys.2). Używając skrótu klawiszowego Alt+F Otwieranie jednego i wielu dokumentów. Warunkiem otwarcia dokumentu jest jego wcześniejsze stworzenie i zapisanie na dysku twardym lub w innej pamięci masowej. Otwieramy w sposób następujący na Pasku menu Plik/Otwórz, pokazuje się okno Otwórz z umożliwiające poruszanie się po zasobach komputera wybieramy odpowiedni katalog (folder) następnie plik dwukrotnie klikamy lub zaznaczamy żądany plik i wskazujemy przycisk Otwórz (np. rozwijamy listę okna Otwórz z /dysk C/Folder roboczy (np. modul_3) wybieramy plik) Otwieramy w sposób następujący skrót klawiszowy Ctrl+O (litera o) pojawia się okno dalej j/w Otwieramy w sposób następujący klikamy na ikonę (kartki ) na Pasku narzędzi dalej j/w Otwieramy w sposób następujący na Pasku menu Plik pod czwartą kreską mamy listę ostatnio edytowanych dokumentów, jeśli szukany plik znajduje się na liście wystarczy kliknąć w nazwę. Otwieramy w sposób następujący w Okienku zadań pod paskiem Otwórz znajduje się lista ostatnio edytowanych dokumentów, szukamy na liście i klikamy. Przycisk Więcej prowadzi nas do menu Otwórz z dalej j/w Word zezwala na jednoczesne otwarcie wielu dokumentów, ich lista pojawia się na dole ekranu na Pasku zadań. Nazwa aktualnie edytowanego dokumentu znajduje się na górze okna na Pasku tytułu obok wersji programu Tworzenie nowego dokumentu (opartego na domyślnym lub jednym z dostępnych szablonów). Aby utworzyć nowy dokument oparty na domyślnym lub jednym z dostępnych szablonów należy wybierać na Pasku menu Plik/Nowy po prawej stronie ekranu pojawi się Okienko zadań, wybieramy Na moim komputerze, co spowoduje otwarcie okna Szablony (rys.3) a tu możemy wybrać rodzaj gotowca oraz zdecydować czy będzie to nowy dokument czy nowy szablon. W zależności od wyboru stworzymy nowy dokument lub nowy szablon. 1-14

2 Zapisywanie dokumentu w określonym miejscu na dysku. Zapisać dokument można w dwojaki sposób klikając ikonę dyskietki na Pasku narzędzi lub Plik/Zapisz jako. W obu przypadkach otwiera się okienko pozwalające wybrać miejsce na dysku, w którym chcemy zapisać plik. Należy rozwinąć okno Zapisz w wybrać odpowiedni katalog (folder) otworzyć go i nacisnąć klawisz Enter lub przycisk Zapisz mieszczący się na dole po prawej stronie okna. Jeżeli w czasie pracy chcemy aktualizować dokument, bez zmiany nazwy, wystarczy skorzystać ze skrótu Ctrl+S Zapisywanie dokumentu pod inną nazwą. Proces zapisywania odbywa się j/w tylko dodatkowo w okienku Nazwa pliku zmieniamy wyświetlającą się nazwę na inną (domyślne rozszerzenie program dopisze sam). Należy pamiętać, że w nazwie pliku nie wolno używać znaku: kropki, przecinka; zalecane jest też nieużywanie polskich znaków i spacji, zamiast tej ostatniej wstawiamy podkreślnik _ (klawisz Shift+kreska nad -) Zapisywanie dokumentu jako pliku typu: tekstowego, formatowanego RTF, HTML, szablonu Program Word pozwala zapisać dokument w różnych formatach w zależności od tego jak później dokument będzie wykorzystywany. Proces zapisu z innym formatem/rozszerzeniem odbywa się j/w tylko dodatkowo w oknie Zapisz jako typ znajdującym się poniżej okna Nazwa pliku należy wybrać odpowiednie rozszerzenie (*.rtf dla pliku tekstowego sformatowanego,*.txt dla pliku tekstowego niesformatowanego, *.dot dla szablonu, *.html dla strony sieci Web) Poruszanie się pomiędzy otwartymi dokumentami. Ponieważ Word zezwala na jednoczesne otwarcie wielu dokumentów, ich lista pojawia się na dole ekranu na Pasku zadań. Aby przenosić/poruszać się pomiędzy dokumentami wystarczy na Pasku zadań kliknąć w wybrany dokument (ramka na rys.4). Nazwa aktualnie edytowanego dokumentu znajduje się na górze okna na Pasku tytułu obok wersji programu. Między otwartymi dokumentami można poruszać się także wykorzystując menu Okno, po rozwinięciu pod paskiem znajduje się lista aktualnie otwartych dokumentów. Można też jednocześnie oglądać wiele dokumentów, w tym celu na Pasku menu klikamy w Okno/Rozmieść wszystko Wykorzystanie dostępnej funkcji Pomoc. Jeżeli natkniemy się na problemy, możemy wpisać zapytanie w oknie znajdującym się w prawym górnym oknie dokumentu lub skorzystać z Pomocy na Pasku menu lub ikony znak zapytania na Pasku narzędzi lub naciskając klawisz F1 na klawiaturze pojawi się wówczas Okno zadań gdzie będzie można wpisać pytanie lub skorzystać ze spisu treści (rys.4). Można też skorzystać z pomocy Asystenta (animowana kontekstowa forma pomocy) pomoc Zmiana powiększenia widoku dokumentu widok dokumentu Rys

3 Zamykanie dokumentu. Dokument zmykamy klikając na znak krzyżyka (mały czarny) w górnym prawym rogu Paska menu lub Plik/Zamknij Ustawienia programu Zmiana trybu wyświetlania edytowanego dokumentu (widoku dokumentu). Dostępne widoki dokumentu Edytor tekstu oferuje pięć sposobów wyświetlania dokumentu: Normalny uproszczony widok dokumentu (brak marginesów, nagłówka i stopki, obiektów). wyświetla tekst przewijany w sposób ciągły. Pozwala na najszybsze oglądanie i edycję tekstu. Układ sieci Web powoduje wyświetlanie dokumentu tak, aby jego czytanie na ekranie było jak najłatwiejsze. Tekst wyświetlany jest większą czcionką, dopasowuje się do wielkości okna i nie zachowuje marginesów i wcięć Układ wydruku pokazuje stronę dokładnie tak jak będzie wydrukowana (nagłówek i stopka, marginesy, obiekty). Układ do czytania nowy tryb prezentuje dokument tak jak gdyby był wydrukowany w książce (rozkładówka) Konspekt pokazuje hierarchię dokumentu na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika nagłówków. Użytkownik ma możliwość zmian dostępnych widoków: Z menu Widok wybór żądanego widoku. Za pomocą ikon umieszczonych w lewym dolnym rogu ekranu. (Patrz rys.4 obszar zaznaczony owalem) Powiększenie wyświetlania dokumentu. Powiększyć wyświetlany dokument można wybierając wielkość powiększenia w okienku numerycznym na Pasku narzędzi. (Rys.4 jaśniejsza strzałka) Wyświetlanie, ukrywanie pasków narzędziowych. Aby wyświetlić/ukryć paski narzędzi należy wybrać Widok/Paski narzędzi i zaznaczyć lub zlikwidować zaznaczenie paska, (jeżeli pasek jest widoczny w oknie programu, to wówczas obok jego nazwy na Pasku narzędzi znajduje się znak Wyświetlanie, ukrywanie znaków formatowania. Pracując z dokumentem potrzebujemy czasami obejrzeć znaki formatowania (niedrukowalne) tzn. spacje, tabulatory, znak końca akapitu itd. W programie Word mamy do nich prosty dostęp na Pasku narzędzi znajduje się ikona w postaci znaku końca akapitu, wystarczy ją kliknąć, aby znaki formatowania wyświetlić na ekranie. Ponowne kliknięcie ikony spowoduje, że znaki formatowania znikną Modyfikacja podstawowych ustawień programu i preferencji użytkownika: nazwisko użytkownika, domyślne katalogi (odczyt, zapis dokumentu). Na Pasku menu rozwijamy zakładkę Narzędzia/Opcje pojawia się okno Opcje, w którym wybieramy zakładkę Lokalizacja plików/modyfikacja (rys. 5), Wybieramy rodzaj pliku np. Dokumenty (wybrane typ plików jest podświetlony kolorem ), a następnie w oknie Nazwa folderu wpisujemy nazwę katalogu (folderu), w którym będą się domyślnie zapisywały pliki. Rys

4 W przypadku zmiany domyślnych danych dla użytkownika, należy przełączyć się do zakładki Użytkownik i wprowadzić swoje dane w oknie Nazwa Podstawowe operacje Wpisywanie danych Pisanie tekstu zgodnie z zasadami strukturyzacji i edycji tekstu. W edytorze wprowadzamy tekst za pomocą klawiatury. Aby uzyskać wielkie litery przytrzymujemy wciśnięty klawisz Shift i żądaną literę, aby uzyskać literę z ogonkiem lub akcentem przytrzymujemy klawisz Alt i wpisujemy znak (np. litra ą = Alt + litera a), aby uzyskać wielką literę z ogonkiem lub akcentem przytrzymujemy klawisze Shift i Alt jednocześnie i zaznaczamy żądaną literę. W edytorze tekstu treść wprowadzamy w sposób ciągły oznacza to, że po dojściu do marginesu tekst sam przepłynie do następnego wiersza. Dla zwiększenia czytelności tekstu powinien on być podzielony na akapity. Nowy akapit tworzymy w sposób następujący: stawiamy kursor wybranym miejscu, klikamy lewy przycisk myszki, klikamy klawisz Enter tekst poniżej zacznie się od nowego wiersza. Akapity wyróżniamy w dwojaki sposób: stosując wcięcie akapitowe stosując odsunięcie przed lub po akapicie. Wprowadzając tekst pamiętamy, że wcięcia akapitowego nie robimy za pomocą wielokrotnego użycia klawisza spacji, a przez wcięcie pierwszego wiersza (jego wartość wynosi dla standardowej wielkości czcionki (10-12 pt) 5 mm). Wcięcie akapitowe można wprowadzić bezpośrednio w dokumencie przemieszczając o żądaną wartość suwak wcięcia pierwszego wiersza znajdujący się na linijce lub otwierając z paska narzędzi zakładkę Format/Akapit i wpisując wartość w oknie numerycznym obok okna opisanego Specjalne. Odstęp po akapicie nie powinien być uzyskiwany przez wstawienie pustych wierszy. Należy wejść w Format/Akapit i w części odstępy wpisać żądaną wartość w okienkach numerycznych przed lub/i po. Duży wpływ na czytelność tekstu ma również interlinia (odległość kolejnych wierszy). Przyjmuje się, że standardowa interlinia to 20% wielkości czcionki, przykładowo dla czcionki 10 pt 20% to 2 pkt, czyli w zakładce interlinia wpiszemy 10+2=12pt. Word oferuje nam możliwość wyboru ustawień predefiniowanych w rozwijalnej zakładce na Pasku formatowania na górze okna lub w zakładce Format/Akapit. Domyślnie dokumenty Worda mają ustawienie interlinii pojedyncze odstępy, (co oznacza interlinię 0). Dla zwiększenia przejrzystości dokumentu możemy fragmenty tekstu odsunąć od lewego lub/i prawego marginesu. Służą do tego suwaki wcięcia z lewej i prawej znajdujące się na linijce. Ten sam efekt można uzyskać korzystając z zakładki Format/Akapit/Wcięcia od lewej/prawej. Zakładka Format/Akapit pozwala nam ponad to na ustawienia opcji przepływu tekstu: kontrolę bękartów i wdów, zachowanie wierszy razem, dzieleniem lub nie wyrazów oraz na wprowadzanie tabulatorów. Jeśli chcemy, aby wyrazy były dzielone w całym dokumencie automatycznie wybieramy Narzędzia/Język/Dzielenie wyrazów w otwartym oknie zaznaczamy opcje Dziel wyrazy automatycznie oraz Ograniczaj kolejne przenoszenia do (tu wpisujemy wartość od 1 do 4). Należy pamiętać, że dla tak zdefiniowanego dzielenia wyrazów należy używać łącznika nierozdzielającego Ctrl+ minus dla liczb o zapisie zapobiegnie to nieprawidłowemu przenoszeniu liczby. Poprawna edycja tekstu nie zezwala na pozostawianie na końcu wiersza jednoliterowych wyrazów, można temu zapobiec stosując zamiast zwykłej spacji tzw. twardą spację uzyskujemy ją korzystając z menu Wstaw/Symbol/Znaki specjalne lub skrótu Ctrl+Shift+spacja lub skrótu lewy Alt+0160 na klawiaturze numerycznej. Jeśli w tekście musimy wstawić nowy akapit wówczas naciskamy klawisz Enter. Natomiast, jeśli chcemy przenieść tekst do nowej linii bez tworzenia nowego akapitu, wówczas naciskamy kombinację klawiszy Shift+Enter Wstawianie znaków specjalnych i symboli. Do tekstu możemy wprowadzić znak lub symbol, robimy to w sposób następujący na Pasku narzędzi wybieramy Wstaw/Symbol i w oknie, które się nam otworzy wskazujemy żądany znak, a następnie przycisk Wstaw (w oknie tym mamy możliwość przeglądania dostępnych czcionek). Okno Symbol posiada drugą zakładkę Znaki specjalne, znajdują się w niej znaki niedostępne z klawiatury np. znak towarowy czy półpauza (popularny myślnik często mylnie reprezentowany przez łącznik, czyli klawiaturowy minus). Znaki specjale wstawiamy tak, jak symbole lub korzystając ze skrótów klawiaturowych np. znak towarowy Ctrl + Alt+ t. (Patrz też wyżej.) Zaznaczanie danych Zaznaczanie pojedynczych znaków, słów, linii, akapitów, całego tekstu. W edytowanym tekście możemy zaznaczać pojedyncze litery, wyrazy, wiersze, akapity, cały tekst. W każdym przypadku tekst można zaznaczyć klikając lewym przyciskiem myszy i przeciągając po tekście nie zwalniając go do momentu aż zaznaczymy potrzebny fragment. Tekst powinien ukazać się nam w kontrze (na czarnym tle). Ponadto dwukrotnie klikając w tekście zaznaczymy wyraz, trzykrotnie akapit. Klikając myszką w obrębie lewego marginesu raz zaznaczymy wiersz, dwa razy akapit, trzy razy cały tekst. Wstawiając kursor myszy w tekst, a następnie przytrzymując klawisz Shift i korzystając z klawiszy kursora (strzałki na klawiaturze) możemy poszerzać zaznaczenie góra/dół prawo/lewo od punktu wstawienia. Dodatkowo cały tekst można zaznaczyć wstawiając kursor w dowolnym miejscu tekstu i używając skrótu Ctrl+A 4-14

5 Edycja danych Edycja tekstu przez wstawianie nowych znaków i słów w istniejącym tekście, zastępowanie znaków w tekście. Edytor tekstu pozwala nam na swobodną modyfikację zawartości dokumentu. W każdej chwili możemy dodać nowy tekst (wstawiamy kursor i dopisujemy/wklejamy żądany fragment), zamienić istniejący tekst na inny (wstawiamy kursor, zaznaczamy tekst do zamiany i wpisujemy/wklejamy nowy) lub wstawiamy kursor, przyciskamy klawisz Insert i nadpisujemy tekst na istniejącym wprowadzany tekst zjada poprzedni. Do poruszania się po dokumencie można wykorzystywać kursory (strzałki) znajdujące się na klawiaturze, pozwalają one przesunąć punk wstawienia o jeden znak prawo/lewo lub jeden wiersz góra/dół (w tym wypadku kursor znajdzie się o jeden wiersz wyżej/ niżej od pkt wstawienia. Jeżeli do tej operacji dodamy klawisz Ctrl, to wówczas kursor będzie się przemieszczał o jedno słowo prawo/lewo lub jeden wiersz góra/dół, ale tym razem punkt wstawienia zostanie przeniesiony na początek wiersza powyżej/poniżej. Użycie klawisza End na klawiaturze powoduje przeniesienie punktu wstawienia do końca wiersza, a jeżeli przytrzymamy klawisz Ctrl to na koniec tekstu. Użycie klawisza Home powoduje przeniesienie na początek wiersza, a kombinacji Ctrl+Home na początek tekstu Użycie funkcji Cofnij i Ponów. Program Word zezwala na wielokrotne cofnięcie czynności lub ich przywrócenie. Do cofania służy skrót Ctrl+Z lub ikona strzałki zawinięta w lewo na Pasku narzędzi lub Edycja/Cofnij. Do przywracania służy ikona strzałki zawinięta w prawo na Pasku narzędzi lub Edycja/Wykonaj ponownie Kopiowanie, przenoszenie, usuwanie Kopiowanie, przenoszenie tekstu w jednym dokumencie i między wieloma otwartymi dokumentami. Kopiować, wycinać, wklejać zaznaczony tekst można na wiele sposobów; korzystając z ikon na Pasku narzędzi, korzystając Edycja/Kopiuj, Edycja/Wklej, Edycja/Wytnij za pomocą skrótów: Ctrl+C kopiuj, Crtl+X wytnij, Ctrl+V wklej klikając prawym klawiszem myszy po zaznaczeniu tekstu i wybierając z podręcznego menu żądaną opcję. Word pozwala na kopiowanie i przenoszenie tekstu zarówno w jednym jak i pomiędzy wieloma otwartymi dokumentami. Różnica pomiędzy kopiowaniem a przeniesieniem. Tekst kopiowany pozostaje w miejscu zaznaczenia i jego kopia jest wklejana w inne miejsce dokumentu lub do innego dokumentu. Tekst przenoszony zostaje usunięty z miejsca zaznaczenia i wstawiony/wklejony w innym miejscu dokumentu lub w innym dokumencie. W obrębie jednego dokumentu, jeżeli chcemy skopiować, to zaznaczamy tekst, wciskamy klawisz Ctrl, zaznaczamy kursorem i przesuwamy w żądane miejsce, po puszczeniu myszy w miejscu wstawienia pojawi się kopia, jeżeli chcemy przenieść zaznaczony fragment, to należy po zaznaczeniu tekstu przytrzymać klawisz Shift, zaznaczyć tekst kursorem i przeciągnąć w żądane miejsce, tekst zostanie przeniesiony. Można w ten sposób przenosić/kopiować fragmenty tekstu pomiędzy dokumentami (przy tej metodzie nie zawsze poprawnie przenosi się formatowanie tekstu) Usuwanie tekstu. Jeżeli chcemy usunąć fragment tekstu, należy zaznaczyć tekst, a następnie kliknąć klawisz Delete lub Edycja/Wyczyść Zawartość Szukanie i zamiana tekstu Wyszukiwanie podanego słowa, frazy. Do znajdowania określonego słowa/frazy w dokumencie służy zakładka Edycja/Znajdź na Pasku narzędzi. Jej zaznaczenie powoduje otwarcie okna umożliwiającego wpisanie słowa/frazy i po zatwierdzeniu odnajdzie słowo/frazę w tekście (zaznaczy na czarno) Zastosowanie prostego zastępowania określonego słowa, frazy. Odnalezione słowo/frazę można w prosty sposób zamienić. Należy przejść do zakładki Zamień i w oknie Zamień wpisać żądane słowo/frazę 3.3. Formatowanie Formatowanie tekstu Zmiana wyglądu tekstu: kroju i wielkości czcionki. Word w prosty sposób pozwala zmienić krój i wielkość czcionki (fontu). Wystarczy w tym celu, na Pasku formatu rozwinąć listę dostępnych czcionek i dokonać wyboru, a następnie przejść do okna obok, rozwinąć je i wybrać rozmiar. Gdyby w oknie nie było żądanego rozmiaru czcionki należy go wpisać (Word zezwala na wpisanie wartości z dokładnością do jednego miejsca po przecinku np. 13,5 pkt.), a następnie zatwierdzić klikając klawisz Enter. Można tych zmian dokonać także rozwijając menu Format/Czcionka, w pojawiającym się oknie Czcionka. 5-14

6 Zmiana stylu czcionki: pogrubiona, pochylona (kursywa), podkreślona. Korzystając z Paska formatu można także zmienić styl czcionki: pogrubić (wyboldować/wytłuścić) litera B, pochylić (italik/kursywa) litera I, podkreślić litera U. Można też jak w przypadku powyżej skorzystać z menu Format/Czcionka pojawi się okno, w którym będziemy mogli dodatkowo wybrać kolor (inny niż kolor tekstu) oraz styl (np. linia przerywana, linia podwójna ) dla linii podkreślenia Wstawianie indeksów górnych i dolnych. Aby wstawić indeksy górny lub dolny należy rozwinąć menu Format/Czcionka a następnie w efektach wybrać (zaznaczyć) żądaną opcję. W tym miejscu można jeszcze wybrać opcje: przekreślenie, przekreślenie podwójne, kontur, cień, uwypuklenie, wgłębienie, wersaliki (wielkie litery), kapitaliki. Można także fragment tekstu ukryć Zastosowanie dużych znaków (kapitaliki, wersaliki). Wyróżnienie w postaci wersalików i kapitalików stosuje się najczęściej dla tytułów. Nie powinno się w ten sposób wyróżniać dużych fragmentów tekstu, ponieważ staje się on trudnoczytelny. Wyróżnienie w postaci WERSALIKÓW i KAPITALIKÓW jest dostępne z menu Format/Czcionka/Czcionka Zmiana koloru czcionki. Word pozwala także na zmianę koloru tekstu. Można to zrobić z Paska formatu (ikona z literą A rozwijamy strzałkę i wybieramy kolor z palety) lub z menu Format/Czcionka/Kolor czcionki Kopiowanie formatu tekstu z jednego fragmentu do innego (innych) fragmentów tekstu. Kopiować formatowanie tekstu można w dwojaki sposób: za pomocą ikony Kopiuj format (malarza formatów) znajdującej się na Pasku narzędzi. Zaznaczamy obszar w tekście, z którego będziemy pobierać formatowanie, wybieramy ikonę Pędzel na Pasku formatowania (po przesunięci nad tekst kursor zmieni się na pędzel) a teraz malujemy żądany obszar, któremu chcemy przypisać wcześniej wskazane formatowanie. za pomocą styli program Word oferuje listę styli predefiniowanych, które instalują się wraz z programem. Dostęp do nich mamy poprzez menu Format/Style i formatowanie pojawi się w Oknie zadań lista dostępnych styli. Można je wykorzystać, modyfikować, jak również tworzyć swoje własne Zastosowanie istniejącego stylu do słowa, linii, akapitu. Jeżeli istniejący styl chcemy zastosować do litery słowa lub linii to musimy najpierw żądany fragment zaznaczyć a następnie wskazać styl na liście styli. Jeżeli styl ma być przypisany do jednego akapitu wystarczy wstawić kursor w dowolnym miejscu akapitu i wybrać styl. Gdyby styl miał być przypisany większej liczbie akapitów wówczas przed jego wskazaniem należ je zaznaczyć. Uwaga!!! Aby zaznaczyć obszary, które nie sąsiadują ze sobą należy najpierw przytrzymać klawisz Ctrl a następnie zaznaczać rozdzielne obszary Użycie automatycznego dzielenia wyrazów. Automatycznego dzielenia wyrazów powinniśmy używać tylko dla tekstu obustronnie wyrównanego (wyjustowanego) poprawia to jego wygląd i czytelność, zapobiega tworzeniu się dziur (zbyt dużych przerw między wyrazami) w wierszu. W pozostałych przypadkach wyrównania (w tzw. chorągiewkę ) wyrazy nie powinny być dzielone. Automatyczne dzielenie wyrazów ustawiamy menu Narzędzia/Język/Dzielenie wyrazów pojawia się okno, w którym ustawiamy automatyczne dzielenie wyrazów Formatowanie akapitu Wstawianie i usuwanie znaczników akapitu. Znak akapitu wstawiamy klikając klawisz Enter, usuwamy klawiszem Backspace Wstawianie i usuwanie znaków przejścia do nowej linii. Znak przejścia do nowej linii wstawiamy za pomocą kombinacji klawiszy Shift+Enter, usuwamy j/w Wyrównanie tekstu: do lewej, do prawej, do lewej i prawej (justowanie), wyśrodkowanie. Wyrównanie tekstu do lewej/prawe /obustronnie/do środka (wyśrodkowanie) możemy uzyskać bezpośrednio z Paska formatowania korzystając z ikon lub menu Format/Akapit/Ogólne wyrównanie rozwijamy okno i wybieramy odpowiednią opcję Wcięcia akapitu: od lewej, od prawej, wcięcie pierwszego wiersza, podział wierszy akapitu. 6-14

7 Wcięcie akapitu od lewej lub/i od prawej wprowadzamy w celu zwężenia kolumny. Wcięcie akapitu od lewej stosujemy w numerowaniu i wypunktowaniu w celu wyrównania wierszy zawijanych do tekstu a nie numeru lub znaku wypunktowania, a także wtedy, gdy chcemy utworzyć wiersz wysunięty (wiszący) w tym celu wybieramy menu Format/Akapit/Wcięcia i odstępy/wcięcia w oknie Specjale wybieramy wysunięcie i w numerycznym oknie obok wpisujemy wartość. Wcięcia akapitowe można również uzyskać za pomocą suwaków znajdujących się na górnej linijce, gdy jest ona wyświetlana. Zasady tworzenia wcięcia akapitowego, jak w punkcie powyżej. Podział wiersza w dowolnym miejscu robimy za pomocą skrótu Shift+Enter. Można też wprowadzić lub zapobiegać podziałowi akapitu między stronami dokumentu, w tym celu w menu Format/Akapit/Podział wiersza i strony wybieramy odpowiednie opcje. Kontrola bękartów i wdów: zgodnie z zasadami składu tekstu niedopuszczalne jest, aby ostatni wiersz na stronie był pierwszym wierszem nowego akapitu (bękart*) zgodnie z zasadami składu tekstu niedopuszczalne jest, aby pierwszy wiersz na stronie był ostatnim wierszem go akapitu (wdowa**) *Bękart jest pierwszym wierszem akapitu drukowanym u dołu strony. **Wdowa jest ostatnim wierszem akapitu drukowanym u góry następnej strony Włączenie tej opcji zapobiega takiej sytuacji, jest ona domyślnie włączona. Jeśli chcemy, aby wiersze jednego akapitu pozostały na tej samej stronie należy je zaznaczyć a następnie zaznaczyć okno Zachowaj wiersze razem. Jeśli chcemy, aby wiele akapitów pozostało na jednej stronie należy je zaznaczyć a następnie zaznaczyć okno Razem z następnym. Jeśli chcemy wymusić, aby tekst od pewnego akapitu znalazł się na następnej stronie, należy zaznaczy akapit, który ma się znaleźć na następnej stronie a następnie zaznaczyć okno Podział strony przed Stosowanie pojedynczego, podwójnego odstępu pomiędzy wierszami akapitu. W zależności od potrzeb możemy ustawiać odstępy między wierszami akapitu (interlinia). Pojedynczy odstęp oznacza, że iterlinia=0. Tak sformatowany tekst może być trudny do czytania, ponieważ dolne wydłużenia liter mogą pokrywać się z akcentami. Podwójny odstęp jest symulacją tradycyjnej maszyny do pisania, gdzie na stronie standardowego maszynopisu mieściło się zawsze 1800 znaków widzialnych i niewidzialnych (spacje) rozmieszczonych po60 znaków w 30 wierszach. Najczęściej stosowaną interlinią w edycji tekstu jest interlinia 20% (wysokości wiersz) lub interlinia stała +2 pkt Ustawianie odstępów przed i po akapicie. Dla wyróżnienia akapitów składanych bez wcięcia akapitowego stosuje się odstęp przed i po akapicie (najczęściej w stylach nagłówkowych). Odstęp po akapicie nie powinien być uzyskiwany przez wstawienie pustych wierszy. Uzyskujemy je z menu Format/Akapit i w części Odstępy wpisujemy żądaną wartość w okienkach numerycznych przed lub/i po (wartość jest zależna od wielkości czcionki) Wstawianie, usuwanie i użycie tabulatorów (tabulator lewy, prawy, środkowy, dziesiętny). Należy pamiętać, że do ustawiania tekstu w kolumnach nie wykorzystujemy wielokrotnie klawisza spacji, a korzystamy z tabulatorów. Tabulatory wprowadzamy za pomocą klawisza Tab (domyśla wartość dla klawisza Tab=1,25 cm, każdy następny ma wartość o tyle wyższą) i ustawiamy w dwojaki sposób: korzystając z linijki wybieramy rodzaj tabulatora po lewej stronie linijki, wybieramy pozycję na linijce i klikamy lewym przyciskiem myszy, czynność powtarzamy tyle razy ile tabulatorów chcemy wstawić (wybieramy rodzaj tabulatora/klikamy na linijce). Jeśli chcemy usunąć pojedynczy tabulator należy zaznaczyć go myszką a następnie nie zwalniając lewego przycisku ściągnąć w dół poza obszar linijki. Gdy zamierzamy usunąć wszystkie tabulatory należy skorzystać z menu Format/Akapit/Tabulatory i postępować jak opisane poniżej. 7-14

8 korzystając z menu Format/Akapit/Tabulatory w oknie położenie tabulatorów wpisujemy wartość, wybieramy rodzaj tabulatora i klikamy przycisk Ustaw (wartość wpisuje się do okna poniżej). Czynność powtarzamy tyle razy ile tabulatorów chcemy ustawić. Jeśli chcemy usuwać tabulatory pojedynczo należy w oknie położenie tabulatorów zaznaczyć tabulator do usunięcia (zostanie podświetlony ) i nacisnąć przycisk Wyczyść, czynność powtarzamy. Gdy mamy zamiar usunąć wszystkie tabulatory wystarczy kliknąć przycisk Wyczyść wszystko. W tak przygotowanym dokumencie wprowadzamy tabulatory za pomocą klawisza Tab. Word umożliwia wstawienie następujących tabulatorów; tabulator lewy po zastosowaniu tego tabulatora tekst wpisuje się z wyrównaniem do lewej. tabulator środkowy po zastosowaniu tego tabulatora tekst wpisuje się z wyrównaniem wyśrodkowany (będzie nam przybywał jednocześnie na lewo i prawo od punktu wstawienia) tabulator prawy po zastosowaniu tego tabulatora tekst wpisuje się z wyrównaniem do prawej (oznacza to, że będzie dopisywał się na lewo od punktu wstawienia, w przeciwnym kierunku niż wpisujemy tekst). Jeśli tabulator prawy nie jest ostatnim tabulatorem w linii to jego działanie widzimy dopiero po wstawieniu kolejnego tabulatora. tabulator dziesiętny stosuje się do prawidłowego ustawiania liczb z wartościami dziesiętnymi, jako punkt wstawienia tabulatora dziesiętnego Word rozpoznaje zarówno kropkę jak i przecinek ( części całkowite dopisują się na lewo a części dziesiętne na prawo od punktu wstawienia) tabulator paskowy jest interpretowany przez pionową kreskę w kolorze tekstu na wysokość wiersza, pojawia się w dokumencie z chwilą wstawienia Zastosowanie znaków wypunktowania, numerowania dla prostej listy (z jednym poziomem zagłębienia). Usuwanie znaczników wypunktowania i numerowania z listy. Numerowanie i wypunktowanie w tekście można wprowadzić z Paska formatowania wybierając ikonę Numerowanie/Wypunktowanie a następnie w zależności od potrzeb ikonę Zwiększ wcięcie/zmniejsz wcięcie (regulacja zagłębienia kolejnych poziomów). Sposób numerowania/wypunktowania jest zależny od ostatnio użytych w menu Format/Punktury i numeracja/punktowe lub numerowane. z menu Format/Punktury i numeracja Wybieramy sposób numerowania/wypunktowania z dostępnej listy lub klikamy przycisk Dostosuj i wybieramy żądane opcje (patrz rysunek poniżej). Opis do rysunku: Dostosowanie listy punktowej znak punktora znakiem tym może być czcionka (po kliknięciu otworzy się nam okno Czcionka menu Format), znak (po kliknięciu otworzy się nam zakładka Symbole), obraz (po kliknięciu otworzy się zakładka Obraz punktora). Możemy zdecydować, jaki punktor pojawi się na naszej liście pozycja punktora/wcięcie określa na ile znak punktora zostanie odsunięty od lewego marginesu położenie tekstu/odstęp tabulatora po pokazuje jak tekst będzie odsunięty od lewego marginesu położenie tekstu/wcięcie odpowiada za przepływ wierszy w wypunktowanym tekście. Jeżeli wartość wcięcia będzie równa wartości odstępu tabulatora to zawijany tekst pojawi się dokładnie pod pierwszą literą wypunktowanego tekstu, jeżeli wartość będzie mniejsza to zawijane wiersze będą bliżej lewego marginesu niż wiersz pierwszy, jeżeli wartość będzie większa to zawijany tekst będzie oddalony od lewego marginesu bardziej niż wiersz pierwszy. Dostosowanie listy numerowanej format numeracji jest to interaktywne okno podglądu format numeracji/czcionka przełącz nas do zakładki Czcionka menu Format format numeracji/styl numeracji pozwala nam zdecydować czy będą to cyfry arabskie czy rzymskie, z kropką przecinkiem czy nawiasem itd. format numeracji/rozpocznij od pozwala rozpocząć numerację od dowolnej wartości pozycja numeru pozwala określić jak będzie wyrównywany numer (w przypadku liczb powyżej 9-ciu, wskazane jest ustawieni do prawej) pozycja numeru/wyrównanie określa odległość numeru od lewego marginesu położenie tekstu jak dla wypunktowania Zmiana znaków wypunktowania i numerowania dla listy prostej. Patrz rysunek obok i tekst powyżej. 8-14

9 Obramowanie od góry, dołu, wokół akapitu. Cieniowania akapitu. Oprócz omówionych wcześniej sposobów, zaznaczony tekst/akapit można dodatkowo wyróżnić kolorowym tłem lub obramowaniem. Obramowanie dla akapitu w kolorze tekstu można uzyskać z Paska formatowania ikona. Kolorowe tło dla zaznaczonego tekstu można uzyskać wybierając kolor z rozwijalnego paska ikony Dodatkowo wszystkie opcje są dostępne z menu Format/Obramowanie i cieniowanie w trzech wariantach dla zaznaczonego tekstu i dla akapitu oraz dla strony. Można tu wybrać styl, grubość, kolor obramowania i cieniowania oraz ustalić odległość tekstu od w/w elementów. Obramowanie może stanowić linia nad/pod/z prawej/lewej/dookoła. Mamy tu także przycisk Linia pozioma, który umożliwia wstawienie edytowalnej linii w tekst Formatowanie dokumentu Zmiana orientacji strony dokumentu: pozioma, pionowa. Zmiana rozmiaru strony. Domyślnie w Wordzie mamy pionową orientację strony i domyślny rozmiar A4 (standard biurowy). Możemy te ustawienia zmienić za pomocą menu Plik/Ustawienia strony w otwartym oknie mamy do wyboru trzy zakładki zakładka Marginesy umożliwia zmianę marginesów + margines na oprawę, zmianę orientacji strony, oraz ustawienie kilku stron (opcje do wyboru to standardowo, marginesy lustrzane, 2 karki na stronę, kartka składana jak książka). Wybór zależy od charakteru edytowanego dokumentu. zakładka Papier pozwala ustalić nam wielkość dokumentu (mamy szereg wielkości predefiniowanych oraz opcję Rozmiar niestandardowy umożliwiającą wprowadzenie dowolnych wymiarów np. 10 na 10 cm) oraz pozwala przejść do opcji druku. zakładka Układ pozwala określić początek sekcji, obszar na nagłówek i stopkę, pozwala określić wyrównanie w pionie tekstu na stronie, pozwala też wprowadzić numery wierszy oraz obramowanie i cieniowanie Zmiana wielkości marginesów w całym dokumencie: margines górny, dolny, lewy, prawy. Patrz punkt powyżej. Uwaga! Dla dokumentów wielostronicowych marginesy nie powinny być równe. Zgodnie z zasadami redakcji technicznej powinny być w stosunku lewy do prawego, górny do dolnego jak 3 do 5 (np. L=12 mm, P=20, G=18, D=30) Wstawianie i usuwanie znaczników końca strony w dokumencie. Podział strony można uzyskać posługując się menu Widok/Wstaw/Podział/Typ podziału/ podział strony (rys obok). Zaznaczając odpowiednie przycisk określamy, w którym miejscu program ma dokonać podziału strony. Word domyślnie dokonuje podziału dokumentu na strony wstawia tzw. miękki podział strony. Usuwanie wstawiamy punkt wstawienia w miejscu znacznika podziału strony, zaznaczamy i naciskamy klawisz Delete Wstawianie i modyfikacja tekstu w nagłówku i stopce dokumentu. Nagłówek i stopkę wstawiamy w dokumencie za pomocą menu Widok/Nagłówek i stopka. Pojawia się pasek Nagłówek/stopka, dzięki któremu możemy edytować te obszary. W momencie uaktywnienia tego menu możemy edytować tylko nagłówek lub stopkę, dokument jest niedostępny. W nagłówku umieszczamy najczęściej stałe elementy jak np. autora i tytuł pracy w stopce najczęściej nr strony. Nagłówek i stopka oprócz tekstu mogą zawierać również elementy graficzne. Po zakończeniu edycji należy zamknąć zakładkę Nagłówek i stopka, gdyż dopiero wtedy możemy ponownie przejść do edycji dokumentu. 9-14

10 Wstawianie w nagłówku lub stopce dokumentu: daty, numeracji stron, lokalizacji dokumentu. Po uaktywnieniu paska Nagłówek i stopka dostajemy dostęp do listy gotowców, które możemy wykorzystać. Możemy je również edytować Stosowanie automatycznej numeracji stron. Aby automatycznie ponumerować strony w dokumencie możemy też skorzystać z menu Wstaw/Numer strony w rozwiniętej zakładce możemy określić położenie numeru (góra/dół strony), wyrównanie (do prawej, lewej, do środka, do wewnątrz na zewnątrz) oraz format numeracji (cyfry arabskie czy rzymskie czy litery itd.) 3.4. Obiekty Tabele Tworzenie tabeli. Tworzenie tabeli w Wordzie odbywa się: za pomocą menu Tabela/Rysuj tabelę pojawia się ołówek, którym możemy narysować tabelę dokładnie tak jak byśmy robili to na kartce papieru, w dowolnym miejscu dokumentu za pomocą menu Tabela/Wstaw/Tabela pojawia się tabelka, w której możemy wybrać różne opcje między innymi możemy zdecydować ile tabela będzie miała wierszy i kolumn czy komórki będą stałej szerokości itd., w punkcie wstawienia (tam gdzie miga kursor wstawienia) za pomocą ikon na Pasku narzędzi Wyświetl pasek narzędzi obramowania powoduje wyświetlenie Paska narzędzi tabele i krawędzie, na którym znajdują się wszystkie niezbędne narzędzia do edycji i formatowania tabeli (tabela rysuje się, tak jak przy użyciu opcji Tabela/Rysuj tabelę), w dowolnym miejscu dokumentu Tabela wstaw ogólne pojawia się okienko, w którym zaznaczamy żądaną ilość wierszy i kolumn (tak uzyskana tabela ma komórki o jednakowej szerokości i długości), w punkcie wstawienia Wstaw tabelę programu Exel pojawia się okienko, w którym określamy żądaną ilość wierszy i kolumn, tylko, że tak uzyskana tabela otwiera się nam w arkuszu (patrz rys. poniżej i edytuje się jak arkusz kalkulacyjny, pojawi się w punkcie wstawienia za pomocą menu Tabela/Konwertuj/Przekształć tekst na tabelę po wybraniu tego wariantu tworzenia tabeli pojawia się okno umożliwiające określenie wielkości tabeli, szerokości kolumn i zezwala na określenie separatora, dzięki któremu tekst zostanie przypisany do właściwych komórek tabeli (patrz rysunek obok)

11 Tabela wstawiona do dokumentu (oprócz tabeli Exelowej) ma następujący wygląd Wstawianie tekstu do tabeli, edycja danych w tabeli. Sposoby wstawienia tekstu/danych do tabeli to: postawić kursor w obrębie komórki kliknąć lewym przyciskiem myszy i wpisywać wstawić tekst/dane ze schowka przeciągnąć tekst/dane z innej części dokumentu Znak tabulacji można wprowadzić do komórki klikając Shift+Tab Zaznaczanie wierszy, kolumn, komórek, całej tabeli. Aby zaznaczyć całą tabelę należy kliknąć na uchwyt do przesuwania tabeli. Aby zaznaczyć wiersz/kolumnę należy wstawić kursor w pierwszej komórce wiersza/kolumny i przeciągnąć z wciśniętym lewym klawiszem myszy, a następnie zwolnić przycisk. Jeśli mamy problem z precyzyjnym zaznaczaniem wystarczy wstawić kursor w pierwszej komórce a następnie przytrzymać klawisz Shift i rozszerzyć zaznaczenie za pomocą kursorów znajdujących się na klawiaturze. Aby zaznaczyć pojedynczą komórkę wystarczy umieścić w niej kursor i kliknąć. Aby zaznaczyć obszary rozłączne należy dokonywać zaznaczenia z wciśniętym klawiszem Ctrl Wstawianie, usuwanie wierszy i kolumn tabeli. Aby wstawić kolumnę/wiersz postępujemy w sposób następujący: Zaznacz kolumnę/wiersz w sąsiedztwie, którego chcesz dokonać wstawienia. Wybierz polecenie Tabela/Wstaw/ Kolumny lub Wiersze odpowiednio Kolumny lewo/prawo/, Wiersze góra/dół. Program wstawi nam we wskazanym miejscu kolumnę/wiersz. Jeśli zaznaczymy większą liczbę kolumn/wierszy to program wstawi nam jednocześnie taką samą liczbę kolumn/wierszy. Ponad to, jeśli w ostatniej komórce ostatniego wiersza użyjemy klawisza Tab to program automatycznie doda nam nowy wiersz Aby usunąć kolumnę/wiersz zaznacz kolumnę/wiersz do usunięcia i wybierz polecenie Tabela/Usuń kolumnę lub wiersz. Opcje wstawiania i usuwania są także dostępne z menu podręcznego pod prawym przyciskiem myszy ( wiersz tym sposobem zawsze dodaje się nad wierszem zaznaczonym a kolumna na lewo od zaznaczonej kolumny) Zmiana szerokości kolumn i wysokości wierszy. Word pozwala zmienić szerokość kolumny/wiersza na trzy sposoby Ręcznie Ustawiamy kursor na prawej krawędzi kolumny, której szerokość chcemy zmienić. Kursor powinien zmienić wygląd na podwójną linię ze strzałkami w prawo/lewo. Przytrzymujemy lewy przycisk myszy i przeciągamy prawo/lewo. W przypadku wiersza postępujemy analogicznie tylko, że zaznaczamy dolną krawędź i przeciągamy góra/dół. Wysokość wiersza nie może być mniejsza niż wysokość tekstu wpisanego w komórkę. Zmiana wysokości wiersza zawsze powoduje zmianę wysokości tabeli. Ta metoda nie powoduje zmiany szerokości całej tabeli, zmiana odbywa się kosztem sąsiedniej komórki Jeśli chcemy, aby zmianie podlegała cała szerokość tabeli, a rozmiar komórek obok nie ulegał zmianie należy zmienić położenie uchwytu Przenoszenia kolumny tabeli znajdującego się na linijce. Za pomocą okna dialogowego Tabela/Właściwości tabeli zaznaczamy kolumnę/wiersz i otwieramy okno dialogowe. W zakładce Kolumna lub Wiersz w okienku numerycznym wpisujemy żądaną wartość. Dodatkowo za pomocą przycisków Następny, Poprzedni możemy przejrzeć ustawienia wszystkich kolumn/wierszy. Aby w jednym kroku zmienić ustawienia szerokości kolumny i wysokości wiersza należy wybrać i zaznaczyć komórkę na przecięciu kolumny i wiersza, które chcemy zmieniać. Za pomocą Autodopasowania tabeli wybieramy na Pasku menu, Tabela/Atodopasowanie tabeli, zaznaczamy i otwiera się okno dialogowe (rys obok),w którym możemy określić, którego z dostępnych automatów chcemy użyć. Automatycznie dopasuj do zawartości automatycznie ustawia minimalną szerokość kolumny, aby zmieścić całą zawartość. Automatycznie dopasuj do okna zmienia szerokość tabeli tak, aby zajmowała całą szerokość łamu między marginesami

12 Szerokość ustalonych kolumn blokuje szerokość wskazanych kolumn i uniemożliwia ich zmianę w przyszłości. Rozłóż wiersze równomiernie nadaje wierszom jednakową wysokość Rozłóż kolumny równomiernie nadaje kolumną jednakową szerokość Zmiana szerokości obramowania komórki tabeli, stylu i koloru linii obramowania. Aby tabela była bardziej czytelna można jej nadać obramowanie, zróżnicować grubość i styl linii obrysu, wybrać kolor dla linii. Dokonać tego możemy na kilka sposobów: za pomocą ikony znajdującej się na Pasku formatowania, po wcześniejszym ustaleniu grubości, stylu i koloru linii. za pomocą menu Widok/Paski narzędzi/tabele i krawędzie, z dostępnego paska narzędziowego Tabele i krawędzie wybieramy opcje dotyczące krawędzi ich grubości, stylu i koloru za pomocą menu Format/Obramowanie i cieniowanie wybieramy z zakładki Obramowanie odpowiednie opcje Wprowadzanie cieniowania komórek tabeli. Komórki tabeli można wyróżnić także dodając im tło jednolite lub wzorek. Można to uzyskać w następujący sposób: za pomocą menu Widok/Paski narzędzi/tabele i krawędzie, z dostępnego paska narzędziowego Tabele i krawędzie wybieramy opcje dotyczące wypełnienia komórki za pomocą menu Format/Obramowanie i cieniowanie wybieramy z zakładki Cieniowanie odpowiednie opcje Obrazy, rysunki, wykresy Wstawianie obrazów, grafik, wykresów do dokumentu. Do dokumentu można wstawić obiekty w postaci clipartów (grafika wektorowa), obrazów (grafika bitmapowa np. zdjęcie), wykresów. Robimy to za pomocą polecenia Wstaw/Obraz i odpowiednio ClipArt, Z pliku, Wykres. ClipArt skieruje nas do domyślnego katalogu z biblioteką rysunków programu Word Z pliku umożliwia na m wybranie folderu, w którym znajdują się przygotowane do wstawienia rysunki lub obrazy Wykres powoduje wstawienie wykresu powstałego na podstawie zaznaczonych danych w tabeli Zaznaczanie obrazów, grafik i wykresów w tekście. Aby zaznaczyć w tekście grafikę, obraz, wykres czy inny obiekt należy wskazać i kliknąć w obszar obiektu. Wokół pojawią się czarne lub białe uchwyty, które pozwalają na edycję (zmianę rozmiaru, położenia) obiektów Kopiowanie obrazów, grafik i wykresów w obrębie jednego dokumentu i pomiędzy otwartymi dokumentami. Kopiowanie obiektów w obrębie jednego i pomiędzy wieloma dokumentami odbywa się analogicznie jak innych elementów edytowanych w programie (np. tekst) Przenoszenie obrazów, grafik i wykresów w obrębie jednego dokumentu i pomiędzy otwartymi dokumentami. Przenoszenie obiektów w obrębie jednego i pomiędzy wieloma dokumentami odbywa się analogicznie jak innych elementów edytowanych w programie (np. tekst) Zmiana rozmiaru obrazów, grafik i wykresów. Aby zmienić rozmiar obiektu wystarczy wskazać i przytrzymać jeden z na uchwytów następnie przeciągnąć do środka, jeśli chcemy pomniejszyć lub na, zewnątrz jeśli chcemy powiększyć obiekt. Jeżeli zmiana ma być proporcjonalna należy przytrzymać wciśnięty klawisz Shift Usuwanie obrazów, grafik i wykresów. Należy kliknąć w obiekt, aby go zaznaczyć a następnie klawisz, Beckspace aby go usunąć 3.5. Korespondencja seryjna Podstawy i zasady tworzenia korespondencji seryjnej Znajomość pojęcia korespondencja seryjna i zasad wstawiania danych z innego źródła do dokumentu głównego takiego jak list lub etykieta adresowa. Korespondencja seryjna to narzędzie służące do przygotowania dokumentu dla wielu odbiorców. Dokumenty tego typu różnią się w bardzo nielicznych miejscach np zwrotem grzecznościowym czy adresatem. Podstawą tworzenia dokumentu korespondencji seryjnej jest dokument główny i zestaw wartości wyróżnionych, zmiennych pól. Korespondencja seryjna wymaga utworzenia lub pobrania z innego źródła danych np adresowych. Tabele te mogą być przygotowane w Wordzie i nie muszą zawierać obramowania ani innych elementów formatowania, istotne jest, aby składały się z pierwszego wiersza z nagłówkami oraz z wierszy z danymi. Za źródło danych mogą posłużyć różnego rodzaju bazy danych przygotowane np. w arkuszu kalkulacyjnym czy programie bazodanowym. Dokument główny korespondencji seryjnej, to najprościej list, zaproszenie, ogólnie pismo, które ma być rozesłane do wielu adresatów i różni się tylko zwrotami grzecznościowymi Pan/Pani oraz danymi adresowymi, pozostałe elementy treść podstawowa są niezmienne

13 Dokumentem głównym może być również koperta lub etykieta Otwarcie, przygotowanie dokumentu głównego korespondencji seryjnej przez wstawienie pól korespondencji seryjnej. Dokument główny korespondencji seryjnej najprościej przygotować korzystając z menu Widok/Paski narzędzi/korespondencja seryjna otworzy nam się pasek z narzędziami. Pierwsza ikona pozwala nam wybrać typ dokumentu (o ile nie jest to dokument bieżący) np. list czy koperta. Kolejna ikon pozwala nam określić źródło danych, (jeżeli nie mamy gotowego źródła danych musimy skorzystać z menu Narzędzia/Listy i dokumenty wysyłkowe/korespondencja seryjna, otworzy się okienko zadań i tu będzie można utworzyć nową listę adresową). W momencie, kiedy zdecydowaliśmy, jakie pismo i do kogo będziemy wysyłać musimy w dokumencie głównym wstawić pola korespondencji seryjne (oznacza to, że zamiast słów Anna Malinowska Warszawa pojawią się pola «Imię» «Nazwisko» «Miasto»). Tak przygotowany dokument główny jest gotów do rozpowszechniania Otwarcie, przygotowanie listy adresowej (źródła danych) korespondencji seryjnej, również innego typu niż dokument tekstowy. Aby skojarzyć dokument główny z listą adresową należy go otworzyć lub utworzyć. Baza danych nie musi być dokumentem tekstowym, może być dokumentem arkusza kalkulacyjnego czy programu bazodanowego Łączenie listy adresowej z dokumentem głównym: listem lub etykietą adresową. Kidy mamy już gotową bazę danych i przygotowany dokument główny pozostaje tylko scalenie (połączenie bazy danych z polami korespondencji seryjnej w dokumencie). Teraz musimy zdecydować czy będziemy od razu drukować, czy wykonamy korespondencję seryjną do dokumentu (powstanie nowy dokument zawierający na oddzielnych stronach, spersonalizowane wersje dokumentu głównego) 3.6. Drukowanie dokumentu Przygotowanie do druku Znajomość zasad prawidłowego wyglądu dokumentu: układ tekstu na stronie, właściwy dobór kroju i wielkości czcionki, wielkości marginesów, kontrola zasad pisowni. Zasady te zostały omówione w punkcie i dalszych Sprawdzanie poprawności ortograficznej i gramatycznej, poprawa błędów, usuwanie powtórzonych wyrazów. Przed rozpowszechnianiem należy dokument sprawdzić pod względem poprawności ortograficznej i gramatycznej. Służy do tego narzędzie sprawdzanie ikona na Pasku narzędzi. Kiedy ją włączymy program zacznie sprawdzać poprawność tekstu. Na czerwono zaznacza błędy ortograficzne, na zielono gramatyczne. Po znalezieniu błędu proponuje jego poprawę, jeżeli zgadzamy się z sugestią klikamy zmień, jeśli nie ignoruj. Może się zdarzyć, że mimo prawidłowej pisowni program wyświetla błąd. Dzieje się tak w przypadku wyrazów, których brakuje w słowniki. Jeśli jakiegoś wyrazu będziemy często używali warto jest dodać go do słownika klikając przycisk Dodaj Dodawanie słów do słownika użytkownika. Jeżeli używamy słów charakterystycznych (specyficznych) dla np. jakiejś dziedziny wiedzy, to warto wtedy dodać te słowa do słownika. Tworzymy w ten sposób swój własny słownik użytkownika Podgląd wydruku dokumentu. Aby przekonać się jak nasz dokument będzie prezentował się na papierze możemy włączyć podgląd wydruku (Plik/Podgląd wydruku) Wydruk dokumentu Wybór opcji drukowania: cały dokument, wybrane strony, liczba kopii, wydruk do pliku. Aby pracę upowszechnić należy ją wydrukować możemy to zrobić w sposób następujący: menu Plik/ Drukuj otworzy się okienko jak na rysunku ikona drukarki na Pasu narzędzi Uwaga! wybranie tej opcji spowoduje wysłanie dokumentu bezpośrednio na drukarkę bez możliwości zmiany domyślnych ustawień (nie otwiera się okno pokazane obok) menu Plik/Ustawienia strony/ Przycisk Drukuj W Drukowanie możemy ustawić wszystkie niezbędne parametry, aby druk arkuszy przebiegał zgodnie z naszymi oczekiwaniami. W tym celu należy wykonać następujące czynności: wybrać drukarkę na, której będziemy drukować, jeżeli żądana drukarka jest dla nas niedostępna, zaznaczamy okienko Drukuj do pliku określamy Zakres wydruku, czy będziemy drukować wszystkie strony, czy tylko wybrane. Wówczas należy podać zakres stron do druku, wpisujemy je odpowiednio w okienka od do 13-14

14 Drukuj tu określamy jakie elementy arkusza mają być drukowane: zaznaczenie tylko zaznaczone komórki, aktywne arkusze drukuje zaznaczone arkusze, cały skoroszyt drukuje wszystkie arkusze, na których znajdują się dane. Liczba kopii wpisujemy liczbę żądanych kopii wydruku, a w okienku poniżej zaznaczamy sposób drukowania, czy najpierw zostanie wydrukowany cały dokument i potem kolejne, czy będą drukowane kopie poszczególnych stron ( np chcemy 3 kopie dokumentu: w pierwszym przypadku wydrukuje się cały dokument potem następny i kolejny, w drugim przypadku najpierw wydrukują się 3 strony pierwsze potem 3 strony drugie itd ). jeśli chcemy zmienić ustawienia drukarki należy wcisnąć przycisk Właściwości i zmienić ustawienia Gdy wybraliśmy opcję drukowania do pliku, to w momencie naciśnięcia przycisku OK otworzy się okno Drukowania do pliku, w którym należy wpisać nazwę pliku z rozszerzeniem prn np. raport.prn Drukowanie dokumentu na zainstalowanej drukarce z zastosowaniem wprowadzonych lub domyślnych opcji drukowania. Jeżeli dokument będzie powielany na drukarce lokalnej to możemy wykorzystać ustawienia domyśle i wykonać druk klikając na ikonę drukarki na Pasku narzędzi. (opisane powyżej) 14-14