PROCEDURA ORGANIZACYJNA

Transkrypt

1 Centralny Instytut Ochrony Pracy -Państwowy Instytut Badawczy LAB PROCEDURA ORGANIZACYJNA WYDANIE 7 SYMBOL: PORG-9 EGZEMPLARZ NR: 2 STRONA/STRON: 1/3 DATA WDROśENIA: OSTATNIA ZMIANA: POSTĘPOWANIE Z PRÓBKAMI DO BADAŃ 1. Cel Celem procedury jest zapewnienie właściwego postępowania z próbkami przeznaczonymi do badań, uniemoŝliwiającego ich zamianę, udostępnienie osobom niepowołanym, zagubienie oraz uszkodzenie w czasie przechowywania. 2. Sposób postępowania 2.1. Sposoby pobierania próbek oraz ich przygotowania do badań określają w sposób szczegółowy procedury badawcze odpowiednio do obiektu badań Próbki mogą być dostarczone do Centralnego Instytutu Ochrony Pracy Państwowego Instytutu Badawczego pocztą lub mogą być przywiezione przez przedstawiciela klienta Próbki dostarczane do Centralnego Instytutu Ochrony Pracy - Państwowego Instytutu Badawczego pocztą przekazywane są do zakładów przez kancelarię Sekcji Dystrybucji Materiałów zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Próbki przekazywane są następnie do odpowiedniej pracowni wiodącej zgodnie z dekretacją kierownika zakładu Poszczególne egzemplarze lub zestawy próbek dostarczonych do Centralnego Instytutu Ochrony Pracy Państwowego Instytutu Badawczego są odnotowywane w wewnętrznym rejestrze pracowni wykonującej badania przez osobę wyznaczoną przez kierownika zakładu do postępowania z próbkami (przyjmowania, rejestrowania, oznaczania, przechowywania, niszczenia lub przekazywania próbek do klienta) Do rejestru próbek są wpisywane następujące dane: kolejne numery rejestracyjne próbek lub zestawów próbek, data dostarczenia próbek do pracowni, określenie próbek (nazwa, model, typ, numer fabryczny, itp.), nazwa klienta dostarczającego próbki do badań, numer zlecenia wewnętrznego związanego z badaniem dostarczonych próbek, liczba poszczególnych egzemplarzy próbek dostarczonych jednorazowo przez klienta, daty pobrania próbek do badań i zwrotu próbek po badaniach, miejsce prowadzenia badań, nazwisko i podpis osoby pobierającej próbki do badań, data zniszczenia próbek lub przekazania do klienta po badaniach. Przyjmowanie próbek na przechowanie przed badaniami, przyjmowanie po badaniach oraz niszczenie lub przekazywanie do klienta po badaniach są potwierdzane w rejestrze podpisem przez osobę upowaŝnioną do postępowania z próbkami. Formularz F01-PORG-09 karty wewnętrznego rejestru próbek prowadzonego w pracowniach załączono do niniejszej procedury W przypadku realizacji badań z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów w systemie Workflow, próbki do badan są rejestrowane w bazie Rejestr próbek w programie Lotus Notes EGZEMPLARZ ELEKTRONICZNY

2 PORG-9 DATA WDROśENIA: OSTATNIA ZMIANA: STRONA/STRON: 2/3 2.7 Próbki są oznaczane odpowiednią etykietą (przez przyklejenie nalepki). W przypadku próbek o szczególnej konstrukcji, uniemoŝliwiającej oznaczenie ich etykietą, znaki identyfikacyjne wykonuje się w innej formie, np. przez oznaczenie farbą olejną lub przymocowanie tabliczki identyfikacyjnej Oznaczenie próbek zawiera następujące informacje: symbol pracowni, do której zostały skierowane próbki, numery rejestracyjne identyczne z numerami próbek w wewnętrznym rejestrze pracowni, oznaczenia poszczególnych egzemplarzy próbek. W Załączniku nr 2 do niniejszej procedury przedstawiono wzór etykiety do oznaczania próbek do badań Próbki po dostarczeniu do Instytutu i oznaczeniu przechowuje się w specjalnie wyznaczonych miejscach, stosując odpowiednie środki zabezpieczające je przed zamianą, zniszczeniem lub zmianą ich właściwości fizycznych mogących mieć wpływ na dokładność i wiarygodność wyników badań przez niewłaściwe warunki zewnętrzne Próbki o małych rozmiarach przechowuje się w oddzielnych pojemnikach, zamykanych w specjalnie do tego celu przeznaczonych szafach. Próbki o duŝych rozmiarach są przechowywane pod przykryciem w zamkniętych pomieszczeniach. Próbki są przechowywane w wyznaczonych do tego celu i odpowiednio zabezpieczonych miejscach Próbki do badań mogą pobierać wyłącznie osoby z zespołu wyznaczonego do przeprowadzenia badań potwierdzając pobranie odpowiednim wpisem w rejestrze. Osoba pobierająca próbki dokonuje oceny ich przydatności do badań, tzn. zgodności ich liczby, kompletności i stanu z ustaleniami zawartymi (według procedury organizacyjnej PORG-8) w zleceniu wykonania badań. W przypadku stwierdzenia braku przydatności próbek do badań główny wykonawca badań porozumiewa się z klientem w celu dalszych uzgodnień. Ustalenia z klientem są dokumentowane zapisami W przypadku zlecenia badań podwykonawcy próbki do badań są pobierane przez głównego wykonawcę (co potwierdza on odpowiednim wpisem w rejestrze) celem przekazania ich do podwykonawcy. Próbki mogą teŝ zostać odebrane przez upowaŝnionego do ich pobrania przedstawiciela podwykonawcy Osoba upowaŝniona do postępowania z próbkami załącza do rejestru próbek pisemne potwierdzenie podwykonawcy o przyjęciu próbek, a po zwrocie próbek potwierdzenie to dołącza do dokumentów dotyczących realizowanego badania zgodnie z procedurą organizacyjną PORG Próbki po badaniach oznacza się czerwonymi etykietami z napisem "PRÓBKA ZBADANA" (których wzór jest przedstawiony w Załączniku nr 3 do niniejszej procedury). Oznaczenia tego dokonują osoby z zespołu badawczego bezpośrednio na stanowiskach badawczych lub główny wykonawca bezpośrednio po dostarczeniu próbek przez podwykonawcę Po wykonaniu badań i sporządzeniu sprawozdania, z próbkami postępuje się w sposób ustalony i zapisany w zleceniu wykonania badań (według procedury organizacyjnej PORG-8). JeŜeli próbki są zwracane klientowi, to do czasu ich przekazania są one przechowywane z zachowaniem wymagań ustalonych w punktach 2.8 i 2.10 niniejszej procedury W przypadku nie odebrania próbek przez klienta w terminie do 30 dni od daty przekazania sprawozdania z badań (o ile nie zostały zawarte inne ustalenia w zleceniu wykonania badań) są one przekazywane do zniszczenia. EGZEMPLARZ ELEKTRONICZNY

3 PORG-9 DATA WDROśENIA: OSTATNIA ZMIANA: STRONA/STRON: 3/ Przeznaczone do zniszczenia próbki po badaniach nie stwarzające zagroŝenia dla zdrowia ludzi i środowiska naturalnego są przekazywane do Miejskiego Przedsiębiorstwa Oczyszczania Pozostałości po badaniach próbek substancji chemicznych oraz innych mogących stwarzać zagroŝenie dla zdrowia ludzi lub środowiska naturalnego są przekazywane do zniszczenia w zaleŝności od rodzaju substancji przez spalanie lub neutralizację do odpowiednich instytucji przygotowanych technicznie do realizacji tego typu zadań zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia oraz ochrony środowiska naturalnego Na Ŝyczenie klienta (wyraŝone pisemnie w zleceniu wykonania badań) próbki po badaniach pakuje się i wysyła do klienta wliczając koszty wysyłki do opłaty za wykonane badania. 3. Osoby odpowiedzialne 3.1. Za zapewnienie właściwego postępowania z próbkami są odpowiedzialni kierownicy pracowni Za właściwe postępowanie z próbkami podczas badań są odpowiedzialni główni wykonawcy tych badań Za właściwe rejestrowanie i przechowywanie próbek przed i po badaniach są odpowiedzialne osoby prowadzące rejestry próbek wyznaczone przez kierowników zakładów. 4. Dokumenty związane 4.1. Norma PN-EN ISO/IEC 17025:2005 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących Zarządzenie nr 13/2005 Dyrektora Centralnego Instytutu Ochrony Pracy Państwowego Instytutu Badawczego z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w Centralnym Instytucie Ochrony Pracy Państwowym Instytucie Badawczym Procedura organizacyjna PORG-8: Uzgadnianie warunków badań i obieg dokumentów związanych z realizacją badań Procedura organizacyjna PORG-14: Przechowywanie dokumentów i zapisów dotyczących badań i wzorcowań. mgr inŝ. Kinga Makuła SPRAWDZIŁ dr inŝ. Daniel Podgórski ZATWIERDZIŁ Załączniki: nr 1: Rozdzielnik procedury organizacyjnej PORG-9. nr 2: Wzory etykiet do oznaczania próbek przed badaniami i po badaniach. Formularze: F01 PORG-09: Karta rejestru próbek EGZEMPLARZ ELEKTRONICZNY

4 Załącznik nr 1 do procedury organizacyjnej PORG-9 strona 1 z 1 Data ostatnie zmiany: Rozdzielnik procedury organizacyjnej PORG-9 Egz. nr 1 Egz. nr 2 - Kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych SLB, - wersja elektroniczna: Procedury, formularze i załączniki.

5 Załącznik nr 2 do procedury organizacyjnej PORG-9 strona 1 z 1 Data ostatnie zmiany: Wzór etykiety do oznaczania próbek przed badaniami: PRÓBKA DO BADAŃ Symbol pracowni Nr rejestracyjny Nr kolejny próbki Wzór etykiety do oznaczania próbek po badaniach: PRÓBKA ZBADANA

6